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Almacen

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ELEMENTOS DEL ALMACEN1.6 ELEMENTOS DE CONTROL DEL ALMACN.

Control Cuantitativo Control cuantitativoEl objetivo de este punto es plantear los documentos fundamentales que deben serconsiderados en el almacn de acuerdo a las regulaciones establecidas por losOrganismos rectores para el control cuantitativo de los medios de rotacin. Estosdocumentos son los siguientes:En las entradas:Facturas o Conduces.Informes de Recepcin.Informes de Reclamacin por faltantes.Devoluciones al almacn de materiales despachados anteriormente.Entradas por Transferencias entre almacenes.Durante el almacenamiento:Tarjetas de Estibas.Durante las salidas:Solicitud de Materiales.Vale de Entrega de Materiales.Actas de Mermas, Roturas, Deterioros o Prdidas.Salida por Transferencia entre almacenes.Control cualitativoControl CualitativoEl objetivo de este punto es definir los aspectos que deben considerarse para controlar lacalidad con que se reciben y se entregan los diferentes materiales que son sometidos alproceso de almacenamiento.Una va para controlar es a travs del control de aceptacin del producto, que tienecomo objetivo, comprobar que el producto sometido a control cumpla con los requisitosestablecidos. En el control de aceptacin deben ser considerados los lotes en los querecibe o enva cada articulo o grupo de artculos definiendo si la inspeccin a realizarser por muestreo o al 100%.Esta decisin depende de varios factores entre los que se encuentran:Confiabilidad en el suministrador y en el transportista de la mercanca.Costo que requiere la inspeccin, considerando la necesidad de destruccin deenvases y embalajes del propio artculo.Costo por identificar un artculo en malas condiciones en el momento de larecepcin o el despacho.Generalmente en los almacenes se utiliza el control por muestreo.Los planes de inspeccin por muestreo se basan en: tomar una muestra (n) de artculosde los (N) artculos recibidos o a despachar y decidir la calidad del lote sobre la base del comportamiento que ha tenido la muestra durante la inspeccin.

Las caractersticas de calidad de los artculos que deben ser controladas durante elalmacenamiento, en general, son expresadas cualitativamente y las unidades seclasifican en buenas o malas partiendo de la presencia de algn defecto en lartculo. A este tipo de inspeccin se le denomina por atributos, presentando lasventajas siguientes:Es una inspeccin rpida y poco costosa.No requiere de personal de alta calificacin para aplicar el plan de muestreo yobtener los resultados del mismo.Evala varias caractersticas de un mismo plan de muestreo.

Control de ubicacin y localizacinControl de ubicacin y localizacinEste proceso contribuye a identificar y controlar la posicin en que se ubica y localizacada lote de un mismo artculo durante el almacenamiento. De forma tal que pueda sercumplido el principio Primero que entra primero que sale.Resulta necesario para el desarrollo de este proceso zonificar al almacn, es decir,establecer una direccin para cada espacio en el que pueda ser ubicado un artculo. Estadireccin debe establecerse de forma tal que cada espacio tenga una nica direccin ycada direccin corresponda a un nico espacio.La forma ms comn de identificar dicha direccin es utilizando cdigos que designen alas zonas del almacn, pasillos de trabajo, estibas, estantes, medios unitarizadores oalojamientos de estanteras en dependencia de la tecnologa que se haya decidido y laconformacin espacial de las estibas y estantes.En este proceso deben definirse el mtodo a seguir para ubicar y localizar los artculos yel mtodo para controlar la ubicacin y la localizacin.

REGISTRO DE ALMACENES

REGISTROS DE ALMACNEl conocimiento exacto de qu materiales estn disponibles es esencial para el funcionamiento del departamento de control de produccin, y en consecuencia un registro de existencias es parte o est muy relacionado con este departamento.

Estas tarjetas se colocan en lugares especficos que registran los movimientos de las existencias del almacn. En ausencia de un registro actualizado de existencias la tarjeta de compartimiento es esencial, dado que es la nica constancia de existencias en la compaa. Un mtodo mejor para el conteo de existencias es por medio de un inventario peridico y si ste se realiza, los almacenes no necesitan tener las tarjetas de compartimiento.

De esta manera los registros de existencias se conservan en archivos de computadora, teniendo acceso a ellos por medio de terminales remotas.

UBICACIN DE ALMACENESLa firma Price water house coopers recomienda que la localizacin de los almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:

Una visin general del mercado: Para acotarse geogrficamente a un rea amplia.Una visin local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las zonas acotadas en la visin general.

Afortunadamente, existen diferentes polticas que garantizan la exactitud de los registros de inventarios.Las principales polticas se detallarn a continuacin:

Asignar a personal especfico las responsabilidades de recepcin, despacho y registro de los materiales.Mantener el almacn bajo control.Concientizar al personal sobre la importancia de su participacin en la exactitud de los registros.Aplicar un sistema de control y seguimiento de inventario.

En cuanto a la medicin de la exactitud de registros de inventarios se utiliza el indicador ERI como medida de la confiabilidad del almacn. Este indicador cuyas siglas significan exactitud de registro de inventario se puede calcular en unidades monetarias o cantidades.

a) Clculo en unidades monetariasMide el costo de las mercancas registradas versus el inventario fsico valorizado con el objetivo de asegurar que el registro en libros y declaraciones de impuesto sea el mismo.

b) Clculo en cantidadesMide la cantidad de inventario registrado versus el inventario fsico con el objetivo de asegurar que la cantidad que figura en el sistema y fsica es exactamente la misma.

Para finalizar, la importancia de la exactitud de inventarios tiene mltiples razones, entre las que destacan:a) Razones financierasLos impuestos dependen a menudo del valor del inventario, por tanto, se podran dar pagos en exceso o en defecto.

b) Razones operativasEntre las principales tenemos:

Puede originar desabastecimiento, lo cual incrementa los costos, interrumpe la produccin y retrasa las entregas. Requisito para los sistemas Material Requirements Planning (MRP) y Enterprise Resource Planning (ERP). Reduce la necesidad de realizar inventarios fsicos anuales

Diseo y Lay-out de los almacenes: Una vez que los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales ms eficiente y efectivo dentro de los almacenes.

Gestin de Inventarios - Mantenimiento de registros exactosLa gestin del inventario incluye dos cuestiones fundamentales: cmo se clasifican los artculos del inventario y cmo se mantiene con precisin los registros de inventario.

Mantenimiento de registros exactos de inventario

Los registros de inventario son documentos impresos en papel o en formato electrnico que reflejan cunto y qu tipos de inventario posee una compaa, ya sea disponible, comprometido, en proceso y ordenado.La exactitud de los inventarios se refiere al nivel de concordancia entre los registros de inventario y el conteo fsico real. Su importancia reside en el hecho que nicamente cuando una empresa sabe exactamente de lo que dispone, puede tomar decisiones acertadas en el corto, mediano y largo plazo.

Existen mltiples factores que afectan la exactitud de inventarios:a)Falta de conocimiento del personalb)Falta de atencin del personalc)Proveedoresd)Empresa y otros departamentos

PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes transversales que representan los procesos principales- Planificacin y Oraganizacin y Manejo de la informacin - y tres subprocesos que componen la gestin de actividades y que abarca la recepcin, el almacn y el movimiento.TECNOLOGIAS PARA LA GESTION DE ALMACENESLas nuevas tecnologas y los sistemas de informacin para la Gestin de Almacenes estn experimentando una vertiginosa evolucin en los ltimos aos, siendo una de las reas logsticas que mayor integracin han conseguido. Las actividades que se desarrollan en el almacn no aportan un valor aadido al producto como lo hacen otras reas de la empresa y por ello, se ha trabajado intensamente en la automatizacin de las mismas.IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENESDescribir la importancia y los objetivos de una gestin dependen directamente de los fundamentos y principios que enmarcan la razn de ser de la misma, el "debe ser almacenado" quien formula las cuestiones de fundamento y principio es la gestin de inventario o existencia, y en estas se basa la gestin de almacenes para tener una gran importancia y unos claros objetivos.

Los objetivos que debe plantearse una gestin de almacenes son:

OBJETIVOSRapidez de entregasFiabilidadReduccin de costesMaximizacin del volumen disponibleMinimizacin de las operaciones demanipulacin y transporte

BENEFICIOSReduccin de tareas administrativasAgilidad del desarrollo del resto de procesos logsticosOptimizacin de la gestin del nivelde inversin del circulanteMejora de la calidad del productoOptimizacin de costesReduccin de tiempos de procesoNivel de satisfaccin del cliente

Son dos las principales vas de codificacin automtica que se utilizan en la empresa: Codificacin de barras. Etiquetas electrnicas. La gestin de almacenes basada en cdigo de barras permite un control exhaustivo de los productos. El cdigo de barras es un sistema de codificacin internacional de los productos que ofrece grandes posibilidades para maximizar la eficiencia en la gestin de l