El Diagnóstico Organizacional: elementos, métodos y técnicas (paráfrasis)Publicado en septiembre 1, 2013

Un diagnóstico organizacional consta de ciertos aspectos, aspectos que lo hacen ser lo que es. El

diagnóstico es una forma analítica de proveerle a las organizaciones oportunidades para su

mejora, todo esto mediante un análisis profundo que permita conocer las debilidades y fortalezas

de la empresa u organización.

Durante el diagnóstico se pretende examinar y mejorar las formas de entablar una buena

comunicación de manera interna o externa en la organización y en todos los niveles posibles, así

como todos los productos que se utilizan dentro y fuera de la organización con la finalidad de

comunicar algo, propias de cada uno de los sujetos que la conforman. Para la realización del

diagnóstico se usa una gran cantidad y variedad de herramientas, siempre y cuando se ajuste a las

necesidades de la empresa, es decir la cantidad y la variedad dependerán de lo que se desee

saber, de los medios disponibles y de los grupos o niveles en los que serán utilizados.

Por lo tanto, se puede objetar que el diagnóstico es el primer movimiento en esencia que es

necesario para moldear el sistema funcional de comunicación en una organización.

Ahora bien, ¿Bajo qué condiciones se de llevar a cabo el diagnostico organizacional, que

elementos son los que lo conforman y cuáles son los objetivos, métodos y técnicas que utiliza?

El diagnostico organizacional debe darse bajo las mejores condiciones y para que esto sea posible,

son necesarios ciertos requisitos:

Primero y antes de que inicie el procedimiento, es necesario que se cuente con la seguridad de

que se quiere un cambio, comprometiendo al cliente a ser una fuerza de apoyo y a respaldar los

resultados del diagnóstico, poniendo por hecho los cambios que resulten de este; Segundo, que el

cliente interesado le brinde al consultor las facilidades a la hora de obtener la información

necesaria, con la finalidad de no interferir con el proceso de diagnóstico; Tercero, el consultor que

lleve a cabo la recaudación de la información, la manejara de forma confidencial, de tal manera

que al entregar los resultados no se den a conocer la fuente del cual fue obtenido; Cuarto,; de

igual forma deberá proporcionar una retroalimentación a las fuentes de la cual obtuvo los

recursos necesarios, donde dará a conocer los resultados que obtuvo con la investigación; por

último, todo dependerá de los acuerdos entre el cliente y el consultor, puesto que, de ello

resultara el éxito o fracaso.

Por otra parte, el diagnostico organizacional consta de tres etapas, estas etapas las constituyen:

1.-Recoleccion de la información.

2.- Organización de la información.

3.- Análisis e interpretación de la información.

La primera etapa abarca a su vez tres aspectos; la búsqueda de herramientas, información y

procedimientos a utilizar; los métodos para la recolección de la información es decir, cuestionario

y entrevistas planteados al cliente y los utilizados mediante la observación; finalmente la

frecuencia y la facilidad con la que se pueda obtener la información dependerá en gran medida de

la estabilidad del sistema.

La segunda abarca el diseño de los procedimientos para procesar la información, el

almacenamiento adecuado de los datos, y el ordenamiento adecuado de la información, con la

finalidad de acceder a ella de una manera más fácil y rápida.

Finalmente la última etapa pretende analizar y examinar cada parte de la información

recolectada, con el propósito de dar respuesta a las preguntas planteadas al inicio de la

investigación.

El diagnostico organizacional se divide en dos tipos de diagnóstico; cultural y funcional, cada uno

consta de objetivos métodos y técnicas que se complementan entre sí, aludiendo a método y

técnicas con las cuales se complementa para poder lograr sus objetivos.

En resumen, un diagnóstico organizacional debe cubrir ciertos aspectos. El diagnóstico es una

forma analítica de proveerle a las organizaciones oportunidades para su mejora, todo esto

mediante un análisis profundo que permita conocer las debilidades y fortalezas de la empresa u

organización.

Durante el diagnóstico se pretende examinar y mejorar las formas de entablar una buena

comunicación de manera interna o externa en la organización y en todos los niveles posibles, así

como todos los productos que se utilizan dentro y fuera de la organización con la finalidad de

comunicar algo, propias de cada uno de los sujetos que la conforman. Para la realización del

diagnóstico se usa una gran cantidad y variedad de herramientas, siempre y cuando se ajuste a las

necesidades de la empresa, es decir la cantidad y la variedad dependerán de lo que se desee

saber, de los medios disponibles y de los grupos o niveles en los que serán utilizados.

El diagnostico funcional como su nombre lo indica, examina la parte formal e informal de la

comunicación, que tienen que ver con la producción, la satisfacción del personal, el

mantenimiento de la organización y la innovación. En esta, el auditor asume la responsabilidad

casi de manera completa de su diseño y conducción. Tiene como propósitos evaluar los

andamiajes internos formales e informales del sistema de comunicación y sus diferentes canales,

a nivel interpersonal, grupal, departamental e interdepartamental, externo de la organización,

entidades públicas y privadas con las cuales hay interdependencia y evaluar el papel, la eficiencia

y la necesidad de la tecnología de la comunicación global, es decir, evaluar la forma en la que los

procesos de comunicación causan impacto en la satisfacción del trabajo, en la producción , el

compromiso y el trabajo en equipo.

En cuanto a los métodos y técnicas que el diagnostico funcional utiliza, se encuentran la

entrevista , los cuestionarios, análisis de redes de comunicación, la entrevista grupal, el análisis de

experiencias criticas de comunicación, y el análisis de la difusión de mensajes.

La entrevista y el cuestionario son complementarios y nos permiten recolectar información que

puede ser investigada minuciosamente en una conversación personal con los miembros de una

organización, el cuestionario a su vez puede recolectar mucha más información de una manera

más rápida y económica, y facilita el análisis estadístico. El análisis de difusión de mensajes

permite llegar desde el punto donde se originó hasta los puntos donde pretende llegar, da a

conocer el tiempo, su proceso, los posibles bloqueos y la forma en la que se procesa la

comunicación. El análisis de las experiencias críticas, permiten conocer los aspectos positivos y

negativos en la organización y sus posibles efectos. El análisis de las redes de comunicación

permite conocer el andamiaje de la comunicación de una organización y su eficacia, es decir

quienes conforman los diversos grupos, los que sirven de intermediarios, el contenido y la

cantidad de información que se difunde dentro de la organización. Finalmente mediante la

entrevista grupal se selecciona a un determinado grupo de sujetos que representen la

organización, centrándose en aspectos negativos y críticos de la comunicación organizacional.

E diagnostico cultural por su parte es un procedimiento que pretende conocer aquellos valores y

principios bases de una organización, así como que tanto las conocen y comparten los miembros

y la congruencia que tienen con el comportamiento de la organización. Sus objetivos van desde

evaluar el papel en la creación, mantenimiento y desarrollo de la cultura hasta evaluar los

contenidos de las conversaciones de los miembros, ritos, mitos, valores, etc. Y verlo desde la

perspectiva de los mismos. Esto se puede enriquecer de una mejor forma analizando las diversas

áreas, entre las que se encuentran la parte espiritual (simbología, filosofía, mitología e historia); la

conductual como el lenguaje, el comportamiento no verbal, rituales y formas de interacción; la

estructural donde intervienen las políticas y los procedimientos, normas y sistemas de estatus

internos, estructura del poder; y las materiales con el uso tecnológico, de instalaciones, mobiliario

y equipo.

Las herramientas que utiliza el diagnostico cultural se basan en los enfoques cualitativo y

cuantitativo , primero para buscar la medida precisa de ciertas variables preestablecidas y su

comparación posterior y segundo para la agudeza perceptiva del investigador al analizar los datos,

aplicando técnicas tales como:

La observación, que puede ser utilizada pretendiendo ser un miembro más del grupo, procurando

no interferir, ni entorpecer las actividades cotidianas del grupo, ganándose su confianza lo más

posible u observando desde el exterior. Las entrevistas individuales pretenden establecerse en un

clima de confianza, simpatía, comprensión y afinidad emocional, entre el entrevistador y el

entrevistado. Los análisis de documentos pretenden extraer la mayor información de una

colección de documentación que antecede a la organización que requieren ser interpretados, es

decir la historicidad y caracterización de esta, que la llevaran a inferir algunos aspectos

importantes de la cultura de la organización. De igual manera la discusión de grupos pequeños, la

dramatización que proporciona lo referente a la percepción que las personas presentan ante

ciertos roles, relaciones y circunstancias de trabajo. Las técnicas proyectivas presentan a sujetos

un material poco estructurado, con instrucciones vagas y pidiéndoles que la organicen a su modo,

lo cual no pueden realizar sin proyectar la estructura de su propia personalidad.

Por otro lado las técnicas cuantitativas aplicables tales como: la encuesta ayudan a conocer y a

identificar la magnitud de los problemas que supuestamente hay o se conocen en forma parcial o

imprecisa, todo mediante un cuestionario.