EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La ms relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que l pueda realizar sus funciones y desempearse de manera correcta, debe realizar la organizacin documental, aplicando los criterios archivsticos para la organizacin de archivos de gestin e implementacin el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la informacin documental, permitiendo el fcil acceso a la informacin. El Gua de Aprendizaje tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa ser auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr mejoras frente a las diferentes problemticas.

1) COMO DEBE COMENZAR A ORGANIZAR EL ARCHIVO ARNULFO?Arnulfo debe organizar el archivo de acuerdo a la importancia de los documento, al el orden cronolgico esto puede ser por fecha etc. Puede ser de manera alfabtica de esta manera los archivo pueden ser organizados de una manera fcil para que los encargados la puedan encontrar rpidamente. 2) CUALES SON LAS CAUSAS QUE ORIGINARON ESTA SITUACIN?Las causa que originaron esta situacin son la falta de conocimiento del personal administrativo sobre como se debe gestionar y manejar el sistema documental ya que estos segn el nivel de importancia se deben ubicar para as obtener una organizacin optima. 3) DEBE APLICAR EL CICLO DE VITAL DEL DOCUMENTO Y COMO GESTIONARLO? Si se debe aplicar el ciclo vital del documento debido a que de esta manera el este se puede gestionar y controlar de manera efectiva la organizacin esto conlleva a la consecucin de un nivel de rendimiento satisfactorio de la empresa esto le permite gestionar de manera eficiente. 4) ARNULFO CUENTA EN LOS FONDOS ACUMULADOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE ARCHIVO CMO DEBE SER ARCHIVADO ESOS DOCUMENTOS Los documentos deben ser organizados de forma virtual y que se encuentren en el mismo formato.

5) COMO DEBE APLICAR LOS TRD PARA FACIL ACCESO A LA IMFORMACION debe aplicar la retencin documental atreves en los archivos esto le facilita e acceso ala informacin debido a los nmeros de series que y sub series que la TRD tiene. 6) DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVSTICO. CUAL ES LA IMPORTANCIA DEL USO DE LAS TRD?la importancia del uso de la tabla de retencin documental radica en llevar un respectivo control de los archivos esto con el fin de sistematizar los documentos de una organizacin para de esa manera realizar las consultas del archivo sea mas rpida y la informacin esta mas segura. 7) SEGN SU CRITERIO CUAL ES EL RETO DE ARNULFO?El mayor reto de Arnulfo es darle sus respectivas series y subseries a cada documento debido a la importancia de cada uno de los documentos y su debida historia patrimonial.