99Unidad 17 - Información al ciudadano. Archivos y registros

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1 >> Derechos y deberes de los ciudadanos ante la Administración

1·· ¿Podemos conocer en cualquier momento el estado de un procedimiento aunqueno seamos interesados en el mismo?

No, ya que los ciudadanos sólo tienen derecho a conocer, en cualquier momento, el es-tado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesa-dos, y obtener copias de documentos contenidos en ellos.

2·· ¿Estamos obligados en todos los casos a comparecer ante la Administración?

La comparecencia de los ciudadanos ante las oficinas públicas sólo será obligatoria cuan-do así esté previsto en una Ley.

En los casos en que proceda la comparecencia, la correspondiente citación hará constarexpresamente el lugar, fecha, hora y objeto de la comparecencia, así como los efectosde no atenderla.

Las Administraciones Públicas, a solicitud del interesado, le entregarán certificación ha-ciendo constar la comparecencia.

2 >> El derecho a la información, atención y participacióndel ciudadano

3·· ¿Cuál es la norma jurídica que regula los servicios de información administrativa yatención al ciudadano?

La Ley establece el derecho a la información de los ciudadanos en el Real Decreto208/1996, por el que se regulan los Servicios de Información Administrativa y Atención alCiudadano.

4·· Para obtener información de carácter general, ¿tenemos que acreditar algún tipode legitimación?

La información general es la que los ciudadanos tienen necesidad de conocer en sus re-laciones con las Administraciones Públicas, en su conjunto, o con alguno de sus ámbitosde actuación.

Por ejemplo, la relativa a los fines, funcionamiento y localización de organismos y unida-des administrativas; o la referente a la tramitación de procedimientos, servicios públicosy prestaciones. La información general se facilitará obligatoriamente a los ciudadanos, sinque tengan que acreditar ningún tipo de legitimación.

5·· La información relativa a la localización de dependencias y funcionarios, ¿a quétipo de función de atención al ciudadano corresponde?

De recepción y acogida a los ciudadanos, al objeto de facilitarles la orientación y ayudaque precisen en el momento de su visita, y, en particular, la relativa a la localización dedependencias y funcionarios.

6·· ¿Qué funciones realiza el Centro de información administrativa?

El Centro de información administrativa del Ministerio para las Administraciones Públicasactúa realizando funciones de información, actualización y formación en materia admi-nistrativa, tanto en su sede como en la web de la Red 060: www.060.es.

Solucionario a las actividades propuestas

Red 060

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100Unidad 17 - Información al ciudadano. Archivos y registros

3 >> Los archivos y registros públicos

7·· ¿Qué funciones se realizan en los registros públicos?

Los órganos administrativos deben llevar un registro general en el que se hará el corres-pondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba encualquier unidad administrativa propia. También se anotarán en el mismo, la salida de losescritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares.

8·· ¿Qué son los registros telemáticos?

Se pueden crear registros telemáticos para la recepción o salida de solicitudes, escritosy comunicaciones que se transmitan por medios telemáticos. Los registros telemáticos per-mitirán la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del añodurante las veinticuatro horas.

4 >> El derecho de acceso a los archivos y registrospúblicos

9·· ¿Dónde se regula el derecho de acceso a los archivos y registros públicos?

El derecho de acceso a los archivos y registros públicos, se encuentra regulado en el ar-tículo 37 de la LRJPAC.

10·· ¿Quién puede acceder a los documentos que contengan datos referentes a la in-timidad de las personas?

El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las perso-nas estará reservado a éstas.

.: CONSOLIDACIÓN :.

1·· ¿Debe la Administración ofrecernos información técnica sobre un proyecto o soli-citud que queremos presentar?

Sí, ya que los ciudadanos tenemos derecho a obtener información y orientación acerca delos requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes impongan a los proyec-tos, actuaciones o solicitudes que se propongan realizar.

2·· ¿Cuáles son los deberes que tenemos los ciudadanos respecto de la Administración?

– Colaboración con la Administración:

• Los ciudadanos están obligados a facilitar a la Administración informes, inspeccionesy otros actos de investigación, pero sólo en los casos previstos por la Ley.

• Los interesados en un procedimiento que conozcan datos que permitan identificar aotros interesados que no hayan comparecido en él tienen el deber de proporcionár-selos a la Administración.

– Comparecencia:

• La comparecencia de los ciudadanos ante las oficinas públicas sólo será obligatoriacuando así esté previsto en una Ley.

• En los casos en que proceda la comparecencia, la correspondiente citación hará cons-tar expresamente el lugar, fecha, hora y objeto de la comparecencia, así como losefectos de no atenderla. Las Administraciones Públicas, a solicitud del interesado, leentregarán certificación haciendo constar la comparecencia.

Solucionario a las actividades finales

101Unidad 17 - Información al ciudadano. Archivos y registros

3·· ¿Cómo protege la Administración los datos de carácter personal en los documen-tos administrativos?

La información sobre documentos que contengan datos de carácter personal que afectende alguna forma a la intimidad o privacidad de las personas físicas está reservada a laspersonas a que se refieran con las limitaciones y en los términos establecidos en la LeyOrgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del Tratamiento Automatizado de losDatos de Carácter Personal.

4·· ¿Qué tipos de oficinas de información y atención al ciudadano existen?

Para poder llevar a cabo las funciones anteriores, la Administración General del Estadodispone de:

– Las oficinas centrales de información y atención al ciudadano, que radican en la sedede cada Ministerio.

– Las oficinas de información y atención al ciudadano de los organismos públicos queofrezcan información especializada.

También disponen de oficinas de información y atención al ciudadano las respectivasDelegaciones del Gobierno.

En cada Comunidad Autónoma y en muchos Municipios, existen también oficinas de infor-mación y atención al ciudadano.

El Centro de información administrativa del Ministerio para las Administraciones Públicasactúa realizando funciones de información, actualización y formación en materia admi-nistrativa, tanto en su sede como en la web de la Red 060.

5·· ¿Qué son las oficinas integradas de información? ¿Quiénes las componen?

La Red Integrada de Atención a los Ciudadanos, Red 060, es un nuevo modelo de serviciopúblico, en el que los ciudadanos pueden realizar gestiones o recibir información de cual-quiera de las tres administraciones involucradas en el proyecto, a través de varios cana-les: atención presencial en oficinas, telefónica (060), a través de internet (www.060.es),y mediante otras vías como la telefonía móvil y la televisión digital terrestre. La compo-nen las administraciones del Estado, de las Comunidades Autónomas y de las entidadeslocales.

6·· ¿Cómo se denominan las oficinas de información y atención al ciudadano situadasen la sede de cada Ministerio?

Oficinas centrales de información y atención al ciudadano.

7·· ¿De qué manera podemos participar en la Administración?

Si un ciudadano tiene alguna iniciativa o sugerencia para mejorar la calidad de los servi-cios públicos, puede hacerla llegar por escrito o personalmente, a los organismos, auto-ridades o funcionarios que tengan atribuidas las competencias en la materia. Los ciuda-danos pueden participar en la mejora de los servicios que prestan las Administraciones através de la presentación de quejas, reclamaciones y sugerencias.

8·· ¿Se puede denegar el derecho de acceso a archivos y registros públicos?

El ejercicio del derecho de acceso puede ser denegado cuando prevalezcan razones de in-terés público, por intereses de terceros más dignos de protección o cuando así lo dispon-ga una Ley, debiendo, en estos casos, el órgano competente dictar resolución motivada.

Tampoco podrá ser ejercido respecto a los siguientes expedientes:

– Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de lasComunidades Autónomas, en el ejercicio de sus competencias constitucionales no suje-tas a Derecho Administrativo.

– Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado.

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– Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera ponerse en peligro laprotección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las investiga-ciones que se estén realizando.

– Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial. – Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria.

9·· ¿Puedo entregar en el registro de una Comunidad Autónoma una documentaciónque he de presentar a la Administración General del Estado?

Sí, ya que las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los ór-ganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse:

En los registros de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la AdministraciónGeneral del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas, o ala de alguna de las Entidades que integran la Administración Local si, en este último caso,se hubiese suscrito el oportuno Convenio.

.: APLICACIÓN :.

1·· Pon cinco ejemplos de derechos de los ciudadanos ante la Administración.

– A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos enlos que tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidosen ellos.

– A identificar a las autoridades y al personal al servicio de las Administraciones Públicasbajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos.

– A obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los ori-ginales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar enel procedimiento.

– A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autónoma, de acuerdocon lo previsto en la Ley y en el resto de Ordenamiento Jurídico.

– A formular alegaciones y a aportar documentos en cualquier fase del procedimiento an-terior al trámite de audiencia, que deberán ser tenidos en cuenta por el órgano com-petente al redactar la propuesta de resolución.

2·· Señala las diferencias entre la información general y la particular.

La información general es la que los ciudadanos tienen necesidad de conocer en sus re-laciones con las Administraciones públicas, en su conjunto, o con alguno de sus ámbitosde actuación.

Por ejemplo, la relativa a los fines, funcionamiento y localización de organismos y unida-des administrativas; o la referente a la tramitación de procedimientos, servicios públicosy prestaciones. La información general se facilitará obligatoriamente a los ciudadanos, sinque tengan que acreditar ningún tipo de legitimación.

La información particular es la concerniente al estado o contenido de los procedimien-tos en tramitación, y a la identificación de las autoridades y personal al servicio de lasAdministración bajo cuya responsabilidad se tramiten aquellos procedimientos.

Esta información sólo podrá ser facilitada a las personas que tengan la condición de inte-resados en cada procedimiento.

3·· Busca cinco ejemplos de funciones de atención al ciudadano.

– De gestión, que comprenderá la recepción de la documentación, así como las actuacio-nes de trámite y resolución de cuestiones.

– De recepción de las iniciativas o sugerencias formuladas por los ciudadanos, o por lospropios empleados públicos para mejorar la calidad de los servicios.

– De recepción de las quejas y reclamaciones de los ciudadanos.– De asistencia a los ciudadanos en el ejercicio del derecho de petición, orientando a los

ciudadanos sobre la naturaleza y el modo de ejercer este derecho, así como sobre lasautoridades y órganos a los que hayan de dirigirse.

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– De orientación e información, con el fin de ofrecer las aclaraciones y ayudas de prácti-cas que los ciudadanos requieren sobre procedimientos, trámites, o para acceder al dis-frute de un servicio público o beneficiarse de una prestación.

4·· Pon dos ejemplos de archivos que tengan una regulación específica de acceso.

Registro Civil y Archivos Históricos.

5·· Realiza un esquema de los casos en los que no podemos ejercer el derecho de ac-ceso a archivos y registros públicos.

El derecho de acceso a los archivos y registros públicos no podrá ser ejercido respecto alos siguientes expedientes:

– Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de lasComunidades Autónomas, en el ejercicio de sus competencias constitucionales no suje-tas a Derecho Administrativo.

– Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado. – Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera ponerse en peligro la

protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las investiga-ciones que se estén realizando.

– Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial. – Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria.

1·· ¿Conocías la existencia de la Red 060? Si no la conoces, visita su página web:www.060.es

Respuesta libre.

2·· ¿Has utilizado alguna vez los servicios que ofrece dicha Red? ¿Qué tipo de infor-mación ofrece?

Respuesta libre.

3·· ¿Te parece positivo que las diferentes Administraciones se coordinen para ofrecerservicios conjuntos de información administrativa?

Respuesta libre.

Solucionario a las actividades de la revista administrativa

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Red 060