Enfoque de auditoria para la revisión de operaciones de ciclos transaccionales y control interno
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Economy & Finance
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APLICACIÓN PROCESOS DE
AUDITORÍA
ENFOQUE DE AUDITORÍA PARA LA
REVISIÓN DE OPERACIONES DE
CICLOS TRANSACCIONALES
1. Ciclo de Ingresos
•Venta de bienes y servicios a terceros a cambio de dinero.
2. Ciclo de compras
•Adquisición de activos de capital, mano de obra , servicios y materiales a cambio de efectivo.
3. Ciclo de nómina o personal
•Erogaciones y transacciones de los recursos humanos
4. Ciclo de tesorería
•Manejo de fondos de la empresa, incluye la distribución del efectivo y retorno de este.
5. Ciclo de producción
•Transformación de activos adquiridos en bienes y servicios para la venta
6. Ciclo de información financiera
•Preparación de estados financieros que resumen el resultado de las actividades del negocio
CICLO DE
INGRESOS
Funciones lógicas
Asientos contables comunes
Formas y documentos
importantes
Bases usuales de datos
Enlaces con otros ciclos
Objetivos
Funciones Típicas
Otorgamiento de crédito
Toma de pedidos
Entrega o embargue de mercancía y / o prestación de servicio
Facturación
Contabilización de garantías
Cuentas por cobrar
Cobranzas
Ingreso del
efectivo
Ajuste a facturas y/o n/c
Determinación del
Costo de Vta..
• Ventas
• Costo de Ventas
• Ingreso de caja
• Devoluciones y rebajas sobre ventas
• Descuentos por pronto pago
• Provisiones para cuentas de cobro dudoso
• Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables
• Gastos de comisiones
• Creación de pasivos por el impuesto a las ventas
• Provisión para gastos por ventanilla
Asientos Contables
FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES
Pedidos de clientes
Órdenes de venta y embarque
Conocimiento de embarque
Facturas de venta
N/C por devoluciones y rebajas sobre ventas
Avisos de remesas de clientes
Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes
BASES USUALES DE DATOS
Bases de referencia
• Listas y/o archivos maestros de clientes y de créditos
• Catálogos de productos y listados o archivos de precios
Bases dinámicas
• Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtir
• Auxiliares de clientes
• Estadísticas de ventas
• Diarios de ventas
ENLACES CON
OTROS CICLOS
Ingresos de caja -ciclo de
tesorería
Embarques de productos-ciclo de producción
Concentración de actividades-ciclo informe
financiero
OBJETIVOS
Autorización
Cumplimiento de políticas y criterios
establecidos por la administración
Procesamiento y Clasificación
Asegura el correcto
reconocimiento, procesamiento,
clasificación, registro e
informe de las transacciones de
una empresa
Verificación y evaluación
Verifica y evalúa paródicamente los saldos que se informan, la
integridad de los sistemas de
procesamiento
Salvaguardar física
Control de acceso a los
activos, registros, formas
importantes, lugares de proceso y
procedimientos de procesos
Objetivos de autorización
Políticas adecuadas
establecidas por la
administración
1. Clientes deben autorizarse
2. Autorización clientes
3. Cuentas y ajustes a los
ingresos, costo de ventas gastos de
venta y cuentas de clientes
4. Procedimientos del proceso de
ciclos de ingresos
OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN
DE TRANSACCIONES
5. Aprobación de pedidos de clientes
6. Solicitud o pedido aprobado
7. Pedido autorizado de
embarque
8. Embarques efectuados y
servicios prestados facturados
9. Facturación correcta
10. Control del efectivo
11. Facturas clasificadas, concentradas
OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES
12. Costos de mercancías , servicios vendidos así
como gastos relativos de las ventas clasificados
13. Efectivo recibido
14. Ajustes de ingresos, costo de ventas, gastos de ventas y cuentas de
clientes clasificados
15. Facturas, cobros y ajustes exactos y
correctamente aplicados
16. Asientos contables para facturación, costos
de ventas, efectivo recibido y ajustes
mercancías y servicios vendidos, gastos relativos
a las ventas, efectivo recibido y ajustes
17. Contable del ciclo de ingresos resumido y
clasificación de transacciones
18. Información de impuestos originados de actividades de ingresos
OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
19. Verificación y evaluación de
cuentas por cobrar y
transacciones relativas
OBJETIVOS DE SALVAGUARDIA FISICA
20. Acceso al efectivo recibido deber permitirse de acuerdo a controles
establecidos por gerencia
CICLO DE COMPRAS
Adquisición De bienes y
servicios
Pago de adquisiciones
anteriores
Clasificar, resumir e
informes lo que se
adquirir y lo que se pagó
Inventarios
Activos Fijos
Servicios externos
Suministros o
abastecimientos
CICLO DE COMPRAS
CICLO DE COMPRAS
1. • Funciones lógicas
2. • Asientos contables comunes
3. • Formas y documentos importantes
4. • Bases usuales de datos
5. • Enlaces con otros ciclos
6. • Objetivos
Desembolso de efectivo
Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados
Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos
Recepción de mercancías y suministros
Función específica de compras
Preparación de solicitudes de compra
Selección de proveedores
FUNCIONES TÍPICAS
ASIENTOS CONTABLES COMUNES
Compras
Desembolso de efectivo
Pagos anticipados
Acumulaciones de pasivos
Ajustes de compras
FORMAS Y DOCUEMNT
OS IMPORTANT
ES
Requisiciones de
compra
Ordenes de compra y contratos
Documentos de
recepción de
mercancías
Facturas de proveedore
s
Notas de cargo y de
crédito
Solicitudes de cheques
Recibos de servicios
Póliza cheque
BASES USUALES DE DATOS
Archivos de proveedores
Archivos de cuentas por pagar
Pedidos a proveedores pendientes de surtir
ENLACE CON OTROS CICLOS
Desembolsos de efectivo
Ciclo de tesorería
Resumen de actividad
Ciclo de informe
financiero
Recepción de bienes,
mercancías y servicios
Ciclo de producción
OBJETIVOS
OBJETIVOS DE AUTORIZACIÓN
1. Autorización de proveedores
2. Precio y condiciones de los
bienes., mercancías y servicios
3. Distribución de cuentas y los ajustes a los
desembolsos de efectivo y cuentas de proveedores,
pagos anticipados y pasivos acumulados
4. Pagos por bienes, mercancías y
servicios recibidos
5. Procedimientos de proceso del ciclo
de compras
OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES
6.Aprobarse ordenes de compra a
proveedores de bienes, mercancías o servicios
7. Solo deben aceptarse mercancías
y servicios que se hayan solicitado
8. Bienes, mercancías y servicios recibidos,
deben informarse
9.Montos adecuados a proveedores por
bienes, mercancías y servicios recibidos
10. Pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos basados en
un pasivo
11. Importes adecuados a
proveedores y acreedores
OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES
12. Pagos y ajustes a compras
13.Pasivos incurridos, pagos efectuados y ajustes
relativos
14. Asientos contables por las cantidades adeudadas
a proveedores y acreedores
15. Asientos contables de compras
16. Determinar bases de impuestos derivada de las
actividades de compra
OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y
EVALUACIÓN
17. Saldos registrados de cuentas por
pagar y actividades de transacciones
relativas.
18. Registro de compras, recepción y pagos, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso
OBJETIVOS DE SALVAGUARDIA
FISICA
3.Ciclo de Nomina o Personal
Contiene contratación,
utilización y pago de servicios personales
Como por ejemplo nómina de mano de obra directa, mano
de obra directa, ejecutiva, etc.
Incluye funciones
Contratación y Utilización de mano de
obra
Pago de mano de obra
Clasificar, resumir e
informar lo utilizado en
mano de obra
Funciones Típicas del
Ciclo de Nomina o Personal
Reclutamiento y selección de
personal
Contratación de personal
Llevar las relaciones laborales
Preparar informes de asistencia
Registro, información y control de la
nomina
Desembolso de efectivo
Promoción y evaluación de
personal
Pagos de Nómina
Anticipos de sueldos y
préstamos al personal
Distribuciones de mano
de obra
Otras prestaciones al personal
Ajustes de Nomina
Asientos Contables Comunes del Ciclo de
Nómina
Formas y Documentos Importantes
Solicitud de empleo
Contratos de trabajo
Informes de tiempo
Tarjetas de reloj
Autorización de ajustes de
nómina
Autorización de pagos
especiales
Recibos de pagos
Cheques
Bases usuales de datos
Están representadas pro archivos,
catálogos, listas,
auxiliares, etc.
De acuerdo al uso que se les de pueden clasificarse en :
Bases de referencia
Bases Dinámicas
Las bases usuales de datos para nóminas podrán se las
siguientes
Archivos maestros de
personal conteniendo nombres e
información de referencia,
tipos de retribución, etc.
Registros de salarios de empleados
Enlaces con otros ciclos
Desembolsos de efectivo
que se enlazan con el ciclo de tesorería
Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de producción
Resumen de actividades
que se enlazan con el ciclo de informe
financiero
De autorización
De procesamiento y clasificación
de transacciones
De verificación y evaluación
De salvaguarda
física
Objetivos
El personal contratrado
Los tipos de retribución y las deducciones de nómina
Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados
Todos los pagos de nómina
Los procedimientos del ciclo de nóminas
Objetivos de autorización
Tratan todo aquellos controles que deben establecerse para
asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios
establecidos por la administración.
Objetivos de procesamient
o
Aprueban solicitudes de uso de mano de obra acorde a las políticas
La mano de obra utilizada deben informarse con exactitud y en forma
oportuna
Los montos adecuados al personal se calculan con
exactitud y en forma oportuna
Pagos relacionados con la nómina deben basarse en
un pasivo reconocido y con exactitud
Importes adecuados al personal deben
clasificarse, concentrarse y forma oportuna
Pagos y ajustes relativos a nóminas deben
clasificarse, concentrarse y forma oportuna
Los pasivos incurridos, pagos efectuados y
ajustes relativos deben aplicarse con exactitud
Preparar asientos contables por cantidades
adeudas al personal, pagos efectuados y
ajustes relativos
Asientos contables de la nómina deben
concentrarse y clasificarse acuerdo a las políticas
Información para determinar bases de
impuestos derivada de las actividades de nomina
Objetivos de verificación y evaluación
• Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas nóminas y las transacciones relativas.
Objetivos de salvaguarda
física
• El acceso a los registros de personal, nominas, formas, documentos importantes y lugares de proceso deben permitirse únicamente de acuerdo con las políticas
4. Ciclo de Tesorería
Incluye aquellas funciones que tratan sobre la
estructura y rendimientos de
capital
La mayor parte de las funciones
relacionadas con el ciclo de tesorería
pueden efectuarse en la tesorería de la
empresa
Incluye funciones
Reconocimiento de las
necesidades de efectivo
Distribución del efectivo
disponible las operaciones productivas
Devolución del efectivo a
los inversionistas y acreedores
Funciones Típicas
Relaciones con sociedades financieras y
de crédito
Relaciones con accionistas
Administración del efectivo y
las inversiones
Acumulación, cobro y pago de intereses y
dividendos
Custodia física del efectivo y los valores
Funciones Típicas
Administración de monedas extranjeras incluyendo
riesgos cambiarios
Administración y vigilancia de
la deuda
Administración financiera de
planes de beneficio a empleados
Operaciones de Inversión y
Financiamiento
Administración de seguros
Asientos Contables Comunes
Obtención y pago de
financiamiento
Emisión y retiro de acciones
Compra y venta de
inversiones de valores
Acumulación, cobros y pagos de
intereses y dividendos
Amortización de
descuentos, gastos y primas
diferidos en relación con
deudas e inversiones
Cambios en los valores
según libros de inversiones
y deuda
Compra y venta de moneda
extranjera
Formas y Documentos Importantes
Certificados provisionales de acciones
Acciones emitidas
Obligaciones, bonos, papel
comercial
Acciones, bonos y otros
dtos. adquiridos
(inversiones)
Títulos de crédito
(cheques , pagarés, cartas de
crédito, etc.)
Contratos de cambio de moneda
extranjera para entrega futura
Fideicomiso o Convenios para
el plan de beneficios a empleados
Pólizas de seguros
Bases usuales de datos
Están representadas pro archivos,
catálogos, listas, auxiliares, etc.
Contiene información
necesaria para procesar
transacciones de un ciclo o resultado de
un proceso
De acuerdo al uso que se les de pueden clasificarse en :
Bases de referencia
Archivo maestro de los accionistas, Cédula de trabajo de intereses y dividendos, Libros de
registro de accionistas y utilidades y cuestionario de
cumplimiento de estipulaciones de
préstamos
Bases Dinámicas
Saldos de las cuentas bancarias, Carteras de inversiones y saldos de mayores auxiliares de
inversionistas y acreedores
Enlaces con otros ciclos
Desembolsos de efectivo
que se enlazan con el
ciclo de tesorería
Debido al ingreso y
desembolso de efectivo
Ciclo de Tesorería
Desembolsos de Efectivo con el
ciclo de compras
Ingresos de efectivo con el
ciclo de ingresos
Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de
compras e ingresos
Beneficios al personal (bonos o
prestaciones adicionales con el ciclo de nómina)
De autorización
De procesamiento y clasificación
de transacciones
De verificación y evaluación
De salvaguarda
física
Objetivos
Las fuentes de inversión y financiamiento
Los importes, momento y condición de las transacciones de deuda y capital
Los importes, momento y condiciones de las transacciones de deuda y capital
Los ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos, primas, diferidos y distribución contable
Los procesos del ciclo de Tesorería
Objetivos de autorización
Tratan todo aquellos controles que deben establecerse para
asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios
establecidos por la administración.
Objetivos de procesamiento
Asegurarse de reconocer, procesar, clasificar, registrar e
informar transacciones
Aprueban solicitudes de obtención o entrega
se ajusten a las políticas
Aprueban solicitudes de compra-venta de inversiones que se
ajusten a las políticas
Producto de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma
oportuna
Las compras y ventas de inversiones deben
informarse con exactitud y en forma
oportuna
Objetivos de procesamiento
Gastos financieros de los recursos de capital, entrega recursos a inversionistas y acreedores informan con
exactitud y forma oportuna
Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores se informa con exactitud y forma
oportuna
Las cantidades adeudadas a, por entidades en que se en que se
invierte, corredores y otros, distribución contable calculan con
exactitud y registran forma oportuna
Los PCGA requieren efectuar cambios en las inversiones deben calcularse con exactitud y forma
oportuna
Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores,
entidades en que se invierte, corredores y otros, y los ajustes
relativos deben clasificarse , concentrarse e informarse correcta y oportunamente
Objetivos de procesamiento
Recursos obtenidos, productos de estos
recursos y entrega de los mismos se aplica
correcta y oportunamente.
Compra y venta de inversiones, sus
productos y ajustes relativos se aplica
correcta y oportunamente
Preparar asientos contables por las
cantidades que se adeudan, o las que se tienen que cobrar, y los
ajustes relativos
Asientos contables de tesorería deben
concentrar y clasificar las transacciones acorde las
políticas
Información determinar bases de impuestos
derivados de actividades tesorería producen
correctamente y oportunamente
Objetivos de
verificación y
evaluación
• Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas nóminas y las transacciones relativas.
Objetivos de
salvaguarda física
• El acceso al efectivo y valores es acorde las políticas administrativas
• El acceso a los registros de accionistas, tenedores de deuda, de inversiones lugares, y de procesos es acorde las políticas administrativas
5. Ciclo de Producción
Recursos adquiridos
AlmacenanConvierten Procesan
Ciclo de Producción
Materiales
Mano de obra
directa
Costos indirectos
Artículo terminado
FUNCIONES TÍPICAS
Contabilidad de costos
Control de fabricación
Administración de inventarios
Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo
ASIENTOS CONTABLES
COMUNES
Transferir de inventarios
Aplicación del costo de mano de obra
Aplicación de gastos de fabricación
Depreciación y amortización de
inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos
diferidos
Variaciones
Cambios en el valor en libros de inventarios,
inmuebles, maquinaria y otros costos diferidos
Retiros o venta de inmuebles, maquinaria
y equipo
FORMAS Y DOCUMENTOS
IMPORTANTES
Ordenes de producción
Requisición de materiales
Tarjetas de tiempo
Informe de producción
Informe de desperdicios
Hojas de trabajo aplicación de gastos
de fabricación
Hojas de costo
BASES USUALES DE DATOS
Bases de referencia
• Información utilizada para el proceso de las transacciones.
Bases dinámicas
• Información resultante del proceso de las transacciones y se ha modificado constantemente.
BASES DE REFERENCIA
Información de los elementos del costo
Relaciones de materiales
Hojas de ruta e ingeniería del producto
BASES DINAMICAS
Auxiliares de inventarios
Hojas de costo
Listados de valuación de inventarios
Archivo maestro de inmuebles, maquinaria y equipo.
Análisis de otros costos amortizables
ENLACES CON OTROS
CICLOS
Ciclo de compras Ciclo de ingresos
Ciclo de nóminasCiclo de informe
financiero
Ciclo de Producción
OBJETIVOS
Autorización
Procesamiento y clasificación
de transacciones
Verificación y evaluación
Salvaguarda física
OBJETIVOS DE
AUTORIZACIÓN
CONTROLES
CUMPLIMIENTO DE
POLITICAS
ESTABLECIDOS POR LA
ADMINISTRACIÒN
OBJETIVOS DE
AUTORIZACIÓN1. Plan de producción
2. Método de valuación de inventarios
3. Método de valuación de inmuebles
4. Métodos y periodos de depreciación
5. Condiciones de las ventas
6. Ajustes de los inventarios
OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO
Y CLASIFICACIÓN DE
TRANSACCIONES
CONTROLES
CORRECTO: PROCESAMIEN
TO CLASIFICACIÓN REGISTRO
INFORME
DE TRANSACCIONES Y AJUSTES
7. Establecer y mantener
procedimientos ciclo de producción
8. Aprobar solicitudes de uso de
recursos acorde a políticas
9. Procesar solicitudes de venta de activos acorde a
políticas
10. Informar de recursos utilizados en la producción
11. Informar de producción
terminada a tiempo
12. Informar de venta y disposición
de bienes
13. Calcular correctamente
costos de materiales, mano de obra y CIF
14. Calcular correctamente
costos de mercadería y la
distribución del costo
15. Calcular correctamente la
depreciación
OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES
16. Contabilizar correctamente el valor
neto en libros de activos fijos vendidos
17. Clasificar, resumir e informar los costos de fabricación y ajustes
18. Clasificar, resumir e informar los costos de
mercaderías producidas
19. Clasificar, resumir e informar la depreciación
de activos fijos y amortización de diferidos
20. Clasificar, resumir e informar el costo de
operaciones de ventas , bajas o retiros de bienes
y la utilidad o pérdida
21. Aplicar a las cuentas apropiadas los recursos utilizados, producción
terminada, embarques y ventas
22. Preparar asientos contables para los costos de materiales, mano de
obra y CIF utilizados para cada periodo
23. Resumir y clasificar las transacciones en asientos contables acorde al plan de la
administración
24. Informar correctamente los
impuestos derivados de la actividad de producción
OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES
CONTROLES
VERIFICACIÓN Y
EVALUACIÓN DE BASES DE
DATOS, SALDOS DE
INVENTARIOS
INTEGRIDAD DE SISTEMAS
DE PROCESAMIE
NTO
OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y
EVALUACIÓN
OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y
EVALUACIÓN
25. Verificar y evaluar periódicamente bases de datos, saldos de inventarios, inmuebles y equipos y las actividades de transacciones relativas
26.Revisar periódicamente la distribución de costos de inventarios, propiedades y otras cuentas de costos diferidos
OBJETIVOS DE SALVAGUARDA
FÍSICA
CONTROLES
ACCESO DE ACTIVOS,
REGISTROS, FORMAS
IMPORTANTES
LUGARES Y PROCEDIMIENT
OSDE PROCESO
OBJETIVOS DE SALVAGUARDA
FÍSICA
27. Permitir el acceso exclusivo a encargados del inventario y propiedades acorde a adecuadas políticas establecidas.
28. Permitir el acceso exclusivo a encargados de los registros de producción, contabilidad de costos, de inventarios y de propiedad así como a las formas los documentos de control lugares y procedimientos de proceso acorde a adecuadas políticas establecidas.
6. CICLO DE INFORMACIÓN
FINANCIERAFUNCIONES TÍPICAS
Preparación de asientos de diario
Registros en los libros contables
Recolección de información suplementaria para preparación de informes
Preparación de informes
Mantenimiento de los registros contables
FORMAS Y DOCUMENTOS
TÍPICOS
Comprobantes de diario
Estados financieros y otros anexos
INFORMACIÓN DE SOPORTE
INFORMACIÓN SOPORTE
1. Código de cuentas
2. Presupuestos
3. Libros de contabilidad
4. Registros auxiliares
ASIENTOS CONTABLES
COMUNES
1. Ajustes por inflación
2. Eliminaciones y reclasificaciones ,
si es aplicable