GESTIN DE PROYECTO LA CLAVE DEL XITO

Si piensas que puedes o piensas que no puedes, tienes razn

Henry Ford

Desde el momento en el que se identifica alguna necesidad especfica en una

empresa u organizacin, se propone la realizacin de un proyecto como la mejor

manera de dar solucin a esta necesidad. Se propone que desde el inicio del

proyecto se tengan presentes elementos tales como la organizacin, la clara

definicin de los objetivos y de los resultados esperados y finalmente, identificar

los participantes y responsables que se involucren en el proyecto. Todo proyecto

debe generar un entregable, el cual pueda ser verificable y fcilmente identificable.

Se determina que es necesario que exista una unidad de control para que

realmente el proyecto pueda llegar a un feliz trmino. Todas estas razones dan

inicio al concepto de gerencia de proyectos, la cual es definida segn (Cano,

2003) como: La disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal

que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de

alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Todo proyecto tiene ciertas

caractersticas entre ellas tenemos: su duracin, la entrega de resultados nicos,

realizarse de forma gradual y llevarse a cabo en todos los niveles de la

organizacin donde puede involucrar desde una sola persona hasta un grupo de

ellas.

La gestin de integracin rene las actividades y los procesos que se requieran

para cada etapa de ejecucin del proyecto. La excelente consolidacin de

integracin en las actividades del proyecto puede garantizar el cumplimiento final.

Un proyecto inicia con el acta de constitucin que suscribe directrices para el

gerente del proyecto y es patrocinado por un agente externo, cualquiera que sea.

De igual manera, el proyecto tiene un cierre de sus actividades y producto

entregables con verificacin del proceso para satisfaccin del cliente en tiempo y

recursos. La gestin general del proyecto amerita el desarrollo de un plan de

gestin que determine los procesos de direccin, el nivel de implementacin de

cada proceso seleccionado y la supervisin y control que permite hacer

correcciones o tomar prevenciones en el avance del proceso y quien se encarga

de llevarla a cabo es el gerente o director general.

Una segunda etapa dentro del proyecto, es el alcance, que debe ser definido

analizando la informacin de base que se tenga en lnea con los objetivos

planteados por la empresa y el proyecto a ejecutar. El enunciado del alcance debe

tener en cuenta aspectos de objetivos, requisitos y caractersticas, criterios de

aceptacin, lmites y requisitos del producto y proyecto. El alcance total del

proyecto se organiza con la Estructura de Divisin del Trabajo; la divisin consiste

en desglosar por etapas o fracciones de actividades y debe tener en cuenta

algunos aspectos como lo es cada proceso que integra una organizacin, el

enunciado que demarque el impacto para la organizacin, elaboracin de plan de

gestin que tenga en cuenta las reas financieras, de planificacin, operativa y de

control.

Por su parte el plan de gestin del tiempo, es tan importante como los dems

planes, puesto que determina el cabal cumplimiento a fecha prudente conforme a

lo planeado. La entrega final a tiempo de un proyecto depende del cumplimiento o

retraso que se presente en cada actividad planteada; algunos retrasos se pueden

causar por afectacin del entorno, por retrasos de actividades anteriores que no

puedan ejecutarse sin la terminacin de la anteriormente interrelacionada en la

ruta o con dependencias que pueden ser de tipo obligatoria, discrecional y

externa. El cumplimiento en tiempo del proyecto implica la supervisin de avance

de riesgos posibles, la implementacin de cambios aprobados; as mismo, la

ejecucin alterna de otro proyecto puede interferir en la fecha de terminacin. Para

realizar la gestin de tiempo en un proyecto es indispensable la elaboracin de un

cronograma que permite planear y programar las tareas del proyecto, contiene

elementos que muestran herramientas e instrucciones para definir el proyecto,

definir perodos laborables generales, crear una lista de las tareas, organizar las

tareas en fases y programarlas, vincular o adjuntar ms informacin sobre las

mismas, establecer fechas lmite y delimitarlas, identificar riesgos del proyecto,

agregar documentos al proyecto. Planeadas las tareas se asignan al rea de

Recursos para la creacin del equipo de trabajo y asignacin respectiva de

personas a cada tarea.

Para la realizacin del cronograma se requiere definirlo, publicarlo, monitorearlo y

actualizarlo y el xito de su ejecucin requiere una estructura de divisin del

trabajo, comnmente conocido por su siglas (EDT) la cual requiere de informacin

histrica de otros proyectos, para identificar las influencias de actividades.

Las actividades de un proyecto se pueden representar en diagramas, de los

cuales se destacan el diagrama de red, diagrama de Gantt, en los cuales se

ingresa el tiempo de duracin que se estima para el desarrollo de las actividades.

A la hora de definir duracin de actividades se estima la ruta crtica que revela las

actividades ms importantes puesto que un retraso en alguna de ellas, retrasa la

entrega final del proyecto.

En la planificacin de un proyecto, no se puede olvidar una parte fundamental que

es la planificacin de los costos y su clculo para aprobacin de inversin. Para la

gestin de costos se han mencionado tres aspectos fundamentales que son la

estimacin de costos, la determinacin del presupuesto y el control de los mismos

con el objeto de aproximar la totalidad de recursos necesarios para el desarrollo

de cada actividad del proyecto. El elemento de la estimacin del costo presume

los costos ameritados de manera ptima reconociendo riesgos, recursos y

benefactores, lo cual se va actualizando en su tiempo de desarrollo. PMBOK

brinda herramientas o tcnicas para dicha determinacin que son el juicio de

expertos, estimacin anloga, estimacin paramtrica, estimacin ascendente,

estimacin por tres valores, costo ms optimista, costo ms probable y costo ms

pesimista. El elemento de determinacin de presupuesto estima la totalidad en

recursos de las actividades que se plantean desarrollar, siempre y cuando se deje

una lnea base de costo sea clara en caso de imprevistos. El elemento control de

costos, determina las variaciones que se presenten en el presupuesto planeado

teniendo claridad que en caso de algn cambio en los costos debe estar

autorizado.