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Erick Omar Velásquez Ruano. 0928-02-10112
Sistema de Información Gerencial Cámara de Comercio de Guatemala.
El crecimiento y la expansión que han tenido últimamente las empresas en
el mercado, ocasionado por la globalización, ha provocado que estas se
encuentren saturadas con mucha información de todo tipo, provocando
dificultades y en algunas ocasiones serios problemas; es por ello que se han
visto con la necesidad de dividir la información que poseen, para saber cuál es
la que necesitan y cuál es la prioritaria para la correcta y oportuna toma de
decisiones, que permita ser competitivos y tomar ventajas en el mundo de los
negocios.
Tomando en cuenta que se necesita depurar la información y así tener
aquella que es necesaria, muchas de las empresas se han valido de la
tecnología para poder lograrlo, tecnología que les permita tener información al
instante; debido al problema de mucha información se han creado programas
que faciliten la fluidez de la información y que se adapten al giro del negocio de
las múltiples cantidades de empresas que existen.
La empresa Cámara de Comercio de Guatemala, como todas las empresas
tiene información que es necesaria conocerla de forma oportuna para que el
negocio se mantenga en constante competición, debido al giro del negocio, que
son los préstamos para los micro y pequeños empresarios. Por tal razón hace
seis años decidieron modernizar el sistema de información que tenían, con el
que contaban anteriormente ya no era del todo funcional. Es por ello que se
decidió adquirir un sistema al cual han denominado Microsmart-bantotal; dicho
sistema fue creado con la asesoría de una empresa extranjera especialista en
requerimientos de esa naturaleza.
El sistema debía de ser funcional y satisfacer las necesidades de
información de la empresa en todos y cada uno de los procesos, como: el inicio
de relaciones de los clientes por medio de créditos, hasta el retiro de un cliente
de la institución. No solamente debía de satisfacer la necesidad de información
para la empresa sino también de sus clientes, quienes solicitan información de
sus saldos y de cada uno de los pagos que han hecho a favor de la empresa.
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PROGRAMA: MICROSMART-BANTOTAL
Herramienta útil para crear Inicio de Relación de un cliente.
Al hablar de inicio de relación de un cliente con la institución nos referimos a
un cliente potencial; este sistema permite poder ingresar datos de futuros
clientes, para realizar sus investigaciones respectivas, datos que obtiene un
empleado al que se le denomina “asesor”, como los son la solicitud de crédito;
luego hacer una evaluación crediticia y que el sistema pueda realizar un
análisis financiero, determinando de esa forma el monto de crédito a otorgar y
la cuota que el futuro cliente podrá pagar sin ningún problema.
Luego el sistema lo cataloga como un cliente constante. En esta fase el
sistema brinda información acerca de: registros del cliente (dirección domiciliar,
número o números de teléfono, cónyuge, etc.), nombre del cliente y datos
personales, saber qué contrato se firmó, en esta parte también informa acerca
de el monto del crédito que se le otorgó, el plazo, cuanto será la cuota
mensual, la fecha en que se le otorgo, la fecha de pago de cada una de las
cuotas, la tasa de interés, cuanto de saldo de capital le quedará al momento de
pagar cada una de sus cuotas, el código del empleado responsable de darle
seguimiento al cliente.
Opciones con las que cuenta el Sistema:
Cartera Activa, Cartera Morosa, Cartera Productiva
La cartera activa representa el total de los clientes que posee la institución
en ciertas áreas, los saldos de los montos que se tienen a la fecha de la
consulta, el total del saldo de los montos; toda esa información la proporciona
el sistema, además muestra la opción de ver las carteras activas por asesores
o por empleados responsables del manejo de la cartera de clientes.
La cartera morosa, es aquella donde se encuentran los clientes atrasados,
este sistema permite poder obtener datos de los clientes de forma ordenada
por días; dándole un nivel de tipo de cliente; cliente atrasado desde un día a
treinta, cliente moroso manejable; desde treinta y uno días hasta sesenta,
cliente moroso con alerta; de sesenta y uno días a noventa días, cliente un
nivel de alerta alarmante; de noventa y uno días a ciento veinte días, cliente en
rojo; de ciento veintiuno días en adelante, candidato serio a demanda, esta
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información la muestra por agencia y también por cada uno de los asesores
responsables de las diferentes carteras activas, determinando el porcentaje de
mora que posee cada uno de los asesores.
La cartera productiva, indica aquellos clientes que posee la institución que
aparecen en la cartera activa, pero que sus pagos son puntuales y que sus
saldos no se encuentran en mora, son clientes que mes a mes le retribuyen
utilidades a la institución, también los muestra por agencia y por asesores
responsables, aquí muestra el porcentaje de cartera sana que el asesor a
logrado obtener.
Para Consultar Saldos, Cuotas, Direcciones laborales y Domiciliares de
un cliente existente.
Este sistema brinda el apoyo en lo que se refiere a poder brindar estados de
cuenta de los clientes activos, esta información es útil para la empresa como
para el cliente, permitiéndole a las dos partes tener un registro y control de sus
saldos sin que existan inconformidades.
Permite así mismo observar en el estado de cuenta las cuotas canceladas,
desglosando cada uno de los pagos en: fecha de pago (día, mes, año); pagos
a capital; pagos a intereses; pagos a intereses moratorios (si existieran
atrasos); días de atrasos (si existieran) y el total de la cuota.
Muestra también las direcciones laborales de los codeudores, esta
información es útil para poder contactar a los codeudores en caso de atraso del
deudor en una de sus cuotas. Permitiendo a la vez obtener de forma oportuna
las direcciones de domicilio de deudores y codeudores y realizar el respectivo
cobro.
Para Renegociar créditos Atrasados, Revisión de Clientes Castigados en
el Buró y en lista Negra a nivel Bancario.
Esta parte del sistema brinda información relacionada con aquellos clientes
en atrasos, dependiendo del capital pendiente de cancelar, de los intereses
vencidos, de los intereses moratorios, es cómo evalúa diferentes opciones para
poder recuperar a esos clientes y convertirlos en clientes productivos.
Además brinda información a la hora de querer iniciar una relación cliente-
institución y viceversa, mostrando a aquellos clientes que se encuentran sobre
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endeudados o con malas referencias dentro del sistema crediticio nacional.
Mostrando a aquellos que también se encuentran en demandas. Esto para
evitar posibles clientes morosos.
Equipo y Máquinas que utiliza Cámara de Comercio de Guatemala.
Esta empresa cuenta con computadoras de marca HP, todas las máquinas
son de esta marca en cada una de las oficinas que tiene esta empresa, todas
estas máquinas se encuentran en red y descargan toda la información a una
matriz, para que sea descargada por los usuarios de la central.
Dentro de las oficinas el equipo se divide en tres áreas; el área de la
asistente, quien es la que maneja la mayor parte de información teniendo una
computadora a su cargo, una impresora y aquel equipo que sirva para que la
computadora funcione de la mejor manera. También se encuentra el área del
jefe, quien al igual que la asistente cuenta con una computadora y una
impresora, y el área de los asesores, estos cuentan con el mismo equipo, pero
es compartido por todos ellos.
Cuentan con impresoras y computadoras de la misma marca, por
cuestiones de de políticas de la empresa, las cuales son utilizadas por los
asistentes y los jefes de agencia y cada uno de los usuarios en la central.
La información que se envía al servidor central se hace por medio de
internet, todos los días, para que se tenga en el instante y pueda ser
información oportuna y se tenga en el momento que se necesita para la toma
de decisiones, es por ello que todo el equipo debe de funcionar de la mejor
manera posible y sin margen de errores, para no provocar inconvenientes que
le puedan costar mucho a la empresa.
Este sistema y su equipo de computo han sido herramientas de mucha
utilidad para Cámara de Comercio de Guatemala, ya que le ha permitido
introducir su producto a un mercado que cada día es más competitivo; le ha
ayudado el poder atender a sus clientes de forma oportuna, brindándoles
soluciones a las diferentes necesidades de muchos negocios y sus
propietarios. El sistema es una herramienta que le ha permitido poder competir
con el sistema bancario nacional, siendo de mucha ayuda para ganar terreno y
respeto en el mundo de los negocios de créditos para las empresas que se
dedican al comercio.
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Con estas herramientas ha obtenido un crecimiento sostenible, la
satisfacción de cada uno de los clientes, el ser reconocido por las otras
empresas que compiten con ella y por otras empresas de prestigio
internacional como una empresa de éxito. Es por ello la tecnología debe de ir
de la mano con el negocio de cada empresa, para poder salir hacia adelante y
obtener el éxito deseado.
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