Como enseñar a otros a aplicar un Pensamiento Estadístico

INTRODUCCIONEl siguiente ensayo trata sobre un artículo, en el cual describe las experiencias y aprendizajes obtenidos a raíz de la realización de sesiones interactivas promovidas por la División Estadística de la ASQC, bajo el formato de equipos de trabajo y un grupo de expertos en el tema, comparando sus experiencias y obteniendo conclusiones.

DESARROLLOUna sesión titulada “como aplicar efectivamente pensamiento estadístico en tu organización”, fue realizada en Otoño de 1996 en una conferencia técnica en Scottsdale, AZ. La sesión fue promovida por la División de Estadística de ASQC, como parte de la marcha de un plan táctico de promover la amplia aplicación del pensamiento estadístico.

La meta de la sesión fue ayudar a desarrollar la habilidad de aplicar pensamiento estadístico, no solamente comprender los conceptos, al hacer esto los organizadores decidieron tener que atender la experiencia actual del pensamiento estadístico. Este al desarrollo de una sesión interactiva en cada trabajo atendido en equipos que respondieran a escenarios reales y luego comparar sus respuestas con un panel de expertos quienes lo habían visto previamente. (para mayor información sobre cómo fue conducida dicha sesión, vea la barra lateral “Como fue organizada la sesión”).

El panel de expertos constaba de (Héroes Hacquebord) experto consultor administrador de mejora continua, Llyod Nelson, (jubilado del corporativo Nashua), y contribuidor regular del periódico Tecnología de Calidad) y de Ronald Snee (consultor grado señor de Joiner asociados y paralelamente tuvo el mismo cargo en corporativo Nynex), se observaron los escenarios y las respuestas por ambas partes, técnicos y equipos, pero antes de mostrar esta información, primero tendremos que entender el significado de lo que es el pensamiento estadístico, su diferencia con los métodos estadísticos, y como pueden ser aplicados en todos los niveles de la organización.

Que es el pensamiento Estadístico?

Mientras el pensamiento estadístico últimamente se ha transformando en palabras revoloteando la cabeza, la definición operacional es:

Una filosofía de aprendizaje y acción, basada en los siguientes principios fundamentales:a) Todo el trabajo ocurre dentro de un proceso interconectadob) En todo proceso existe Variaciónc) Comprender y reducir la variación es la llave para triunfar

El termino filosofía lo usamos para indicar que el pensamiento estadístico es un conjunto de procesos de pensamiento más que un cálculo numérico o el uso de una herramienta particular, ésta es la principal

diferencia entre pensamiento y método estadístico; (Ver Fig. 1).

Proceso Variación

Fig.1 Relación entre Pensamiento y Método Estadístico

Pensamiento Estadístico Métodos Estadísticos

Datos Herramientas Estadísticas

Estratégico Directores EjecutivosDonde se ubica la cabeza de la organización

Depende del nivel de responsabilidad y actividad

1.- El pensamiento estadístico es una filosofía de aprendizaje en acción en la medida en que se relacionan las personas a tomar la información y procesarla (aprenden) y así es como ellos responden. Como la definición operacional lo indica, tres principios deberán de seguirse si es que se quiere aplicar un pensamiento estadístico.

El primer principio, “Todo el trabajo ocurre dentro de un proceso interconectado”, enfatiza dos puntos:

1) El trabajo requiere ser visto como un proceso que puede estudiarse y mejorarse , según vayas mejorando sus propios resultados, este concepto, es el fundamento del moderno movimiento de calidad.

2) Los procesos no operan de forma aislada, sino que se entrelaza con el resto del sistema , esto es, lo que en ocasiones se refiere un pensamiento sistémico, y explica el por que son suboptimizados algunas partes de un sistema, los cuales pueden traer efectos desastrosos al sistema en su conjunto.

a) El segundo principio, “En todo proceso existe Variación”, es un hecho en la vida, esto puede parecer un sentido común, se enseñan a estudiantes de negocios que las figuras financieras actuales sean siempre iguales a los presupuestos y que a muchos estudiantes de ciencias se les enseña que el balance de masas podría resolverse de forma exacta.

Muchas figuras financieras y científicas son los manipuladores de esfuerzos por lograr estos objetivos poco reales. Si observas el error común de variación, y lees la pagina financiera de la editorial de un periódico, te explicaras del porque sube o baja dos puntos el promedio del Dow Jones respecto al día anterior.

El tercer principio, “Comprender y reducir la variación, es la llave para triunfar”, es consistente con la filosofía de Edwards Demming, de reducir la variación, esto también es un diferenciador entre pensamiento y método estadístico; tradicionalmente la profesión de estadista ha hecho énfasis a la variación, planeando y cuantificándola, en lugar de reducirla. Sin embargo este acercamiento pasivo no nos lleva directamente a un mejoramiento. Es importante resaltar que éstos dos conceptos no están compitiendo, sino que están moviéndose e interactuando entre ellos. Si la gente primero aplica el pensamiento estadístico, ellos generalmente estarán motivados para aplicar métodos estadísticos, para comprender y reducir la variación.

Pensamiento Estadístico en varios niveles de la organización

La singularidad del pensamiento estadístico es pensar que consiste en procesos de pensamiento más que técnicas numéricas. Éste proceso afecta a cómo las personas toman, procesan y reaccionan a la información. Específicamente el pensamiento estadístico permite a las personas ver el trabajo en el marco de los procesos en el que se produce, comprender la importancia de la variación y tomarse el tiempo para comprender el valor de reducirla.

De acuerdo a la figura 2, se muestra como el pensamiento estadístico toma diferentes apariencias, dependiendo del nivel de organización donde se aplica. Existen 3 niveles: La Estratégica, la de Gestión, y la Operacional.

En el plano estratégico: El pensamiento estadístico se aplica para generar actividades de largo plazo que orientarán las funciones de la organización. Por ejemplo, este pensamiento estadístico estratégico, puede motivar a los directores ejecutivos a: - Tener un diagrama de flujo del sistema global y sus procesos principales - Crear una estrategia y comunicarla a través de la organización - Usar datos de diversas fuentes para evaluar la organización - Desarrollar e implementar sistemas de medición para evaluar el progreso y alentar a los empleados que experimenten para encontrar mejores formas de hacer su trabajo.

En el plano directivo: El pensamiento estadístico es aplicado para generar procesos directivos que alinearan a las actividades operativas con la dirección estratégica. Por ejemplo este tipo de pensamiento motiva a los gerentes a:- Instituir y desarrollar buenas prácticas en reuniones administrativas- Desarrollan, implementan y evalúan los proyectos de sistemas estandarizados de gestión- Determinan objetivos, teniendo en cuenta que los sistemas de medición son procesos y todos los procesos tienen variación- Usan diversos métodos de comunicación para mantener informados e involucrados a los empleados- Se concentran en el proceso y nunca culpan a los empleados de la variación del proceso.

En el plano operacional: En este nivel el pensamiento estadístico se aplica para generar actividades que mejorarán el proceso de trabajo diario. Por ejemplo motiva a los empleados a:

- Ser un conocedor de la variación - Graficar datos sobre el proceso- Mostrar las gráficas a tiempo- Identificar medidas clave y oportunidades de mejora

Posteriormente el grupo de expertos fueron experimentando los cambios en tres escenarios diferentes, donde se observaban las diferentes reacciones de personas que entraban en contacto con los datos o con su tratamiento con herramientas estadísticas, obviamente cada escenario obtuvo resultados diferentes pues sus expectativas e intereses para cada uno y de igual manera eran diferentes a lo que observaban los expertos.

Algunas conjeturas que se fueron surgiendo son:

1.- Tradicionalmente, la profesión estadística ha insistido en modelar y cuantificar la variación, en lugar de reducirla. Pero este enfoque pasivo no conduce directamente a la mejora. 2.- Al tratar de decidir dónde se empezaran realizar los esfuerzos de mejora, a menudo es útil identificar primero los problemas más graves. Este enfoque tiene el efecto o reorganizar o cambiar el plan inicial del

ciclo de Deming (Planear, hacer, verificar y actuar) a un ciclo diferente de: verificar, actuar, planear y hacer.

3.- Las reuniones de ventas deben centrarse en el hecho de encontrar y resolver el problema de mejorar el proceso de venta, en lugar de criticar a las personas involucradas.

4.- Reaccionar a las variaciones porcentuales puede provocar alteraciones con un proceso estable o ignorar causas especiales.

5.- Los Instructores no deberían esperar a que los estudiantes se preocupen por un curso, si a ellos no les importan los estudiantes. Colectando y actuando sobre los comentarios, son una forma en que los instructores pueden mostrar a los estudiantes que ellos los cuidan.

QUE SE APRENDIO?

La sesión sobre cómo aplicar efectivamente pensamiento estadístico en tu organización, te provee de puntos clave sobre los conceptos del pensamiento estadísticos y en cómo enseñar a otros a usarlos, estos puntos clave incluyen: a) El pensamiento estadístico es universalmente aplicable, y no se requiere un entrenamiento estadístico avanzado para comprenderlos y usarlos. b) Empezar es la parte más difícil de aplicar el pensamiento estadístico, pero te ayuda a priorizar con precisión la determinación de los problemas más significantes para continuar trabajando, y que los esfuerzos de mejora tengan impacto. Por otra parte, podría gastarse tiempo y esfuerzo en mejorar una área que no sea un “poco vital” para la compañía, resultando un pequeño o ningún beneficio para la organización. c) Las Barreras existen pero pueden superarse. Los asistentes que se esfuerzan más con los aspectos conceptuales del pensamiento estadístico tienden a ser estadístico profesionales. Podría ser la matemática dentro de la profesión estadística, algo incómodo con los aspectos conceptuales del pensamiento estadístico, pues no pueden en ocasiones demostrarlo matemáticamente. Sin embargo puede ocurrir por ejemplo que través de una serie de procesos interconectados y que estos procesos deben mejorarse para lograr los resultados parece ser aceptado universalmente por los profesionales de calidad, y muchos matemáticos se esfuerzan con esto, la aceptación y aplicación de este concepto es la clave para distinguir entre el pensamiento estadístico y el método estadístico.

d) Un proceso debe verse en el contexto del sistema dentro de que opera. Si los equipos no se mantienen enfocados en mejorar el sistema global, sus ideas de mejora sólo producirán batallas entre estos. e) Usando escenarios reales mejora el proceso de aprendizaje f) Trabajando en los equipos interactivos es mucho más eficaz que leyendo y tratar de discernirlo.

CONSEJOS PARA ENSEÑAR A PENSAR DE FORMA ESTADISTICA

Si estas contemplando adaptar una sesión para enseñar a pensar estadísticamente, ten en cuenta las siguientes sugerencias:

1.- Forma equipos de 4 a 8 personas, pues los equipos mayores habrá algunas personas que tienden a dominar a otras o a perder el compromiso del proceso.2.- No tengas sesiones de más de 30 minutos, ya que las actividades del grupo decaen.

3.- Tenga cuidado con los asistentes con entrenamiento estadístico avanzado, pues ellos podrían no valorar la sesión cuando no hay problemas matemáticos complicados para resolver.4.- Proporcione a los equipos direcciones claras en su asignación y las expectativas esperadas.5.- Tenga mentores disponibles para contestar y aclarar dudas de los equipos.6.- Tenga informado a los equipos sobre sus respuestas, esto ayuda a motivarlos y reforzar los conceptos ensañados, porque los asistentes podrían escucharlos de otras personas que, probablemente se acercan al pensamiento estadístico desde perspectivas diferentes.

CONCLUSIONES

Podríamos resumir que el concepto de “pensamiento estadístico”, es una filosofía metódica de aprendizaje y acción, haciendo énfasis que se trata de un conjunto de procesos de pensamiento más que el uso de cálculo numérico o alguna otra herramienta particular, basada en los siguientes principios:

a) El trabajo ocurre dentro de un proceso interconectadob) En todo proceso existe Variaciónc) Comprender y reducir la variación es la llave para triunfar

Específicamente el pensamiento estadístico permite a las personas ver el trabajo en el marco de los procesos en el que se produce, comprender la importancia de la variación y tomarse el tiempo para comprender el valor de reducirla, para emprender la mejora continua.

Tomar muy en cuenta que el pensamiento estadístico es universalmente aplicable, y no se requiere un entrenamiento estadístico avanzado para comprenderlos y usarlos.