GERENCIA DE PROYECTOS

Trabajo Colaborativo 3

Participantes:

LUZ HELENA CHICANGANA

HERMES ORLANDO CORREDOR

JORGE ALBERTO OLAVE

JOHN ALEXANDER ROBAYO

JHON FREDY ORTIZ

Tutor:

JAVIER MEDINA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD)

ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA

PROYECTO DE GRADO

GRUPO 201014_19

MAYO 2016

Contenido

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 3 PRIMERA PARTE ..................................................... ¡Error! Marcador no definido. SEGUNDA PARTE ................................................... ¡Error! Marcador no definido. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................... 25 PROPOSITO DE LA INVESTIGACIÓN .................................................................. 27 PREGUNTA DE INVESTIGACION .......................... ¡Error! Marcador no definido. TERMINOLOGIA A UTILIZAR ................................................................................ 36 CONCLUSIONES ................................................................................................... 46 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ......................... ¡Error! Marcador no definido.

INTRODUCCIÓN El proyecto Catalogo de Información Web está dirigido a todas las empresas que

almacenan información digital o física y de la cual necesitan extraer datos

relevantes periódicamente. Este proyecto se diseñará cumpliendo los estándares de

normas de nomenclaturas y almacenamiento de información, el objetivo es

desarrollar un buscador web que permita a las empresas realizar búsquedas por

palabras clave o frases exactas en los contenidos almacenados en los archivos

digitalizados en cada entidad, el software desarrollado utilizara las características

de reconocimiento OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y de indexación de

información.

Este sistema agilizará los tiempos de búsqueda de información en la compañía y

proveerá a todos los usuarios de una herramienta de búsqueda a la medida y

disponible desde Internet, convirtiéndose en un sistema necesario y de gran utilidad

para todas las áreas de la empresa.

PARTE 1

1. Indagar, consultar e investigar sobre el tema de Gerencia de proyectos: Se debe

conceptualizar sobre los temas de Gerencia de Proyectos, Ciclo de Vida de

proyectos, TIC en la gerencia de Proyectos y Criterios para la evaluación de proyectos.

GERENCIA DE PROYECTOS

Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos. La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO El ciclo de vida del proyecto se inicia con la identificación del problema, necesidad u oportunidad que requiere una solución. El ciclo de vida del proyecto se compone de: Pre-inversión

• Idea • Perfil • Pre-factibilidad • Factibilidad

Inversión

• Diseño • Ejecución

Operación

• Operación FASE DE PRE-INVERSIÓN

Corresponde al proceso de elaboración de los estudios y análisis necesarios para la preparación (o formulación) y evaluación del proyecto que permite resolver el problema o atender la necesidad que le da origen. El resultado es una decisión de realizar o no un proyecto o inversión. En esta etapa se definen las siguientes etapas:

Ø ETAPA DE IDEA Corresponde a una primera aproximación al problema, necesidad u oportunidad y a su resolución.

Ø ETAPA DE PERFIL Se realiza la preparación y evaluación de las posibles alternativas de solución, partiendo de información que proviene principalmente de fuentes de origen secundario.

§ Como resultado de la etapa se puede: - Descartar las alternativas no factibles. - Seleccionar alternativas posiblemente factibles y avanzar a la

siguiente etapa. - Seleccionar aquella alternativa que es técnica y económicamente

mejor entre las alternativas estudiadas y pasar a la etapa de diseño en la fase de inversión del proyecto.

- Esperar o postergar mientras se adopta una cierta decisión por la autoridad.

FASE PRE-FACTIBILIDAD

En esta etapa se realiza una evaluación más completa y profunda de las alternativas identificadas en la etapa de perfil y de las posibles soluciones.

§ Como resultado de la etapa se puede: - Descartar las alternativas no factibles - Seleccionar aquella alternativa que es técnica y económicamente

mejor y pasar a la etapa de factibilidad o diseño - Esperar o postergar mientras se adopta una cierta decisión por la

autoridad

FASE DE FACTIBILIDAD

En esta etapa se perfecciona y precisa la mejor alternativa identificada en la etapa de pre-factibilidad, sobre la base de información primaria recolectada especialmente para este fin.

§ Como resultado de la etapa se puede: - Pasar a la etapa de diseño en la fase de inversión del proyecto. - Esperar o postergar mientras se adopta una cierta decisión por la

autoridad. 2. Investigar sobre el papel que debe tener un gerente de proyectos en cada una de las fases de ejecución de estos

Síntesis de las funciones gerenciales.

PLANEACION: Es el punto de partida del proceso administrativo, incluye el establecimiento de objetivos y metas, además del diseño de estrategias para alcanzarlo. Los resultados de esta operación dan rumbo a la siguiente función la Organización. ORGANIZACIÓN: Esta función del proceso administrativo da sentido práctico a los planes establecidos utilizando mecanismos de organización tales como jerarquía, macro procesos y procesos. Abarca la conversión de objetivos en actividades y la fijación de procedimientos para la toma de decisiones. DIRECCION: Se refiere a la activación, orientación y mantenimiento del esfuerzo humano para dar cumplimiento a los planes, incluye la motivación de las personas en sus labores diarias ya que son el recurso más importante de cualquier organización. CONTROL: La función del control busca asegurar que los resultados obtenidos en un determinado momento se ajusten a las exigencias de los planes y metas establecidos en la planeación. Para esto se necesita de un monitoreo constante de las actividades, comparación de los resultados con metas propuestas, indicadores, corrección de desviaciones y retroalimentación para redefinición de objetivos y estrategias.

Ventajas de cada una de las funciones gerenciales Funciones Gerenciales

Ventajas

PLANEACION • Proporciona una dirección y sentido de desempeño, al coordinar las distintas unidades de la empresa hacia un fin concreto.

• Ayuda a mejorar y a lograr aumentar el éxito: teóricamente, las amenazas pueden neutralizarse y las oportunidades potencializarse.

• Facilita la adaptación al entorno y al cambio. • Contribuye a mejorar los resultados de otras tareas

directivas.

ORGANIZACIÓN • Simplicidad y claridad para su aplicación. • Unidad de mando. No hay interferencia de poderes. • La comunicación de información (ascendente) tanto

como la comunicación de órdenes (descendente) es directa

• Permite a los mandos inferiores tomar decisiones en ausencia de superiores.

• La disciplina se mantiene fácilmente. • Al ser los jefes especialistas, existe una mayor eficacia

empresarial. • El asesoramiento del experto está a disposición de

cada trabajador. • Comunicaciones rápidas. • Permite el uso de especialistas que asesoran diversos

departamentos. • Se mantiene la unidad de mando. • Las decisiones se negocian y se toman por consenso.

DIRECCION • Permite elegir entre alternativas para las necesidades del sistema y así obtener máximos beneficios.

• Seleccionar estrategias laterales para casos fortuitos. • Las bases para elegir alternativas pueden ser:

Experiencia. Experimentación. Investigación.

• Aplicar la decisión. Es poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma.

• El plan comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión.

CONTROL • El control permite detectar errores a tiempo y corregir fallas en su debido momento.

• El control es un elemento muy importante dentro de cualquier organización, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa.

• Solo a través de esta función se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organización se encuentre encaminada de manera correcta.

• El control debe llevarse en cualquier nivel de la organización, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos.

• El control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen de manera más eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presenten.

3. Indagar sobre el uso de las TIC como herramientas de apoyo para la gerencia de Proyectos.

Teniendo en cuenta que la tecnología de información (TI) es la utilización de

tecnología específicamente computadoras - para el manejo y procesamiento de

información específicamente la captura, transformación, almacenamiento,

protección, y recuperación de datos e información y aunque el nombre de tecnología

de información se remonta a los años 70, su utilización en los negocios se remonta

a mediados del siglo XX, durante la segunda guerra mundial. Sin embargo, ha sido

en los últimos 20 años donde ha alcanzado niveles de uso y aplicaciones tan

variadas y ubicuas, que se ha convertido en un área de gran amplitud e impacto en

todos los aspectos de la vida cotidiana – incluyendo la gerencia de cualquier

empresa, en la cual hoy en día es casi indispensable.

Las TIC se han convertido, en las primeras décadas del siglo XXI, en un pilar de la

competitividad empresarial. Por un lado, el sector de las TIC es uno de los

principales generadores de nuevos empleos y de nuevas oportunidades de negocio.

Por el otro, el aumento de la productividad en la mayoría de los sectores productivos

se basa en un uso innovador de las tecnologías, sobretodo, las tecnologías de la

información y la comunicación. En consecuencia, una eficaz implantación de las TIC

en las organizaciones actuales se ha convertido en una exigencia en todos los

proyectos de innovación empresarial. Por ello, disponer de las últimas tecnologías

ya no es suficiente, además, las organizaciones deben asegurar que los proyectos

de implantación de las TIC consiguen los objetivos que se habían propuesto. Es por

esta razón que surge el concepto de gestión de proyectos como una actividad imprescindible asociada al despliegue de las TIC.

¿Pero realmente qué hace un gestor de proyectos? Un gestor de proyectos es la

persona que asegura el éxito en la consecución de los objetivos de un proyecto, por

ello, debe tener la visión global de todo un producto o servicio que se destinará a un

cliente o a resolver unas necesidades concretas de la organización. En general, en

el mundo de la ingeniería, los ingenieros e ingenieras se preocupan más de “qué

están haciendo” y no tanto del “cómo lo están haciendo”. Es cierto que cada una de

estas personas aporta su granito de arena al proyecto, pero como todos sabemos,

los proyectos se desarrollan con unas restricciones de requerimientos, tiempo y

presupuesto acordados con el cliente, y en la mayoría de ocasiones debe resaltarse el “cómo se está desarrollando” frente a “qué se desarrolla”.

Por todo ello surge el rol de jefe de proyectos, una persona que tiene la visión global

de todo el proyecto, que lleva la planificación, que es el “líder” y que se asegura que

se cumplen los compromisos, en términos de presupuesto, calendario y

requerimientos, que se han pactado con el cliente. A su vez debe mantener al cliente

informado de la evolución del proyecto. Es por esta razón que un gestor de

proyectos debe de tener capacidad de negociación, ya se con el cliente o con su

propio equipo de trabajo, de liderazgo, de iniciativa y de flexibilidad ante los posibles

cambios que puedan surgir en el trascurso del proyecto.

El uso de las tic en cualquier campo es muy necesario hoy en dia, enfocado en la

gerencia de proyectos podemos decir que es la aplicación de conocimientos,

habilidades, herramientas y técnicas, que se realizan en el desarrollo de gerencia

de proyectos de tal forma que se puedan cumplir para satisfacer las necesidades de los integrantes del proyecto a realizar.

Las Tecnologías de la Información y las comunicaciones son innegables hoy en día,

ya hacen parte de la cultura tecnológica que nos rodea, dichas herramientas amplían nuestras capacidades físicas y mentales.

En cuanto a la gerencia de proyectos debemos tener muy claro que la

sistematización es definitivamente parte fundamental en la organización de los

procesos en cualquier organización ya que nos facilita y permite obtener resultados en el menor tiempo posible.

Si una organización cuenta con una infraestructura tecnológica adecuada y

ambientes propicios para el desarrollo laboral y colaborativo bajo el enfoque de las

aplicaciones Tics requieren recursos y planes de sostenibilidad y actualización continua.

Por ende, Las TIC´s actualmente permiten que las organizaciones puedan

sistematizar sus procesos tanto internos como externos, teniendo una visión más global del negocio y un mejor control en cada una de las actividades como:

• Distribución tanto del recurso humano, información o materia prima.

• Mejoramiento de la comunicación por medio de herramientas como intranet, workflow´s, video conferencias, webex.

• Optimización de tiempos de logística para empresas de transformación de mano de obra o mantenimiento.

• Permite hacer un manejo más preciso y exhaustivo de la información

obteniendo beneficio para todas las partes involucradas, ya que permite el

acercamiento tanto de los proveedores (sistemas market places, SAP, sistemas de

facturación online, etc.) como un mejor conocimiento de sus clientes (CRM, e-

commerce, web sites, entre otros) el cual se expresa en una mejor utilización de los servicios con clientes más satisfechos (fidelización de clientes).

• Gestión del conocimiento del talento humano en la preparación permante de

sus empleados (plataformas e-leraning, portales para empleado, e- recruitment, e-

business, cloud, community management, blogs)

• Permite identificar mejor los mercados en los cuales se desea penetrar y

clientes potenciales. (Estudios de mercadeo y publicidad)

• Mejora la marca o visibilidad en los mercados y redes sociales, acercando los clientes.

• Ahorro costos

• Permite ampliar los canales de ventas.

• Acorta distancias.

PARTE 2

a. Mapa conceptual que permita visualizar y dar respuesta a interrogantes tales

como: ¿Qué elementos se requieren para llevar a cabo un ciclo de vida de un

proyecto en forma completa? ¿Quiénes son los actores principales en el

establecimiento del ciclo de vida de un proyecto? ¿Cuál sería el papel principal de

un Ingeniero de Sistemas en la ejecución de proyectos con base en la gestión de proyectos?

b. Elaborar un ensayo con mínimo 1200 y máximo 1500 palabras en la cual se

responda a inquietudes relacionadas con el plan de gestión del tiempo, plan de gestión de costos, plan de gestión del alcance y plan de gestión de la integración.

En la elaboración de un proyecto se cuenta con una estructura que es muy importante para la gestión y el ciclo de vida del proyecto. Si se quiere garantizar que el proyecto cumpla de acuerdo a los requerimientos de nuestro cliente se deben seguir los procesos de acuerdo al ciclo de vida de los proyectos, con el fin de lograr el objetivo final por el cual se está realizando el proyecto. Para la elaboración de un proyecto se debe tener en cuenta una planimetría de gestión que permita el desarrollo y mantenimiento del proyecto, mediante una serie de acciones que se aplican, se evalúan y se modifican a lo largo del ciclo de vida del proyecto, de igual forma se puede visualizar los procesos, técnicas y herramientas usados para los planes de gestión.

El plan de gestión nos permite profundizar en los diferentes planes de importancia del proyecto ls cuales pueden ser: alcance del proyecto, las tareas y las actividades, los costes, los recursos a utilizar, las compras, los subcontratos y riesgos; de igual forma la calidad y las comunicaciones que se vinculan al proyecto. Para la elaboración del plan de gestión se debe tener en cuenta los siguientes elementos: los factores empresariales que rodean a la organización, los procesos de la organización, los procesos propios de la Dirección de Proyectos que involucran los distintos elementos a tener en cuenta en la gestión y el acta de construcción del proyecto. En los planes de gestión encontramos los siguientes elementos: plan de gestión de costos, plan de gestión de alcance y plan de gestión de la integración, los cuales son los principales para el desarrollo del proyecto. El plan de gestión de costos cuenta con los siguientes procesos: Estimación de costos, Elaboración del presupuesto y Control de Costos. En el proceso de estimación de costos encontramos técnicas como: Precisiones (costos fijos, costos variables, costos directos, costos indirectos, gestión de costos), costos para la toma de decisiones, costos diferenciales y futuros, costos de sustitución de instalaciones (costos venta, costos directos, costos fro, costos tte), sustitución con aumento de capacidad, elementos relevantes de costos, costos sepultados, costos pertinentes de productos, funciones de costo de corto plazo, análisis de costo-volumen-utilidad, costos ABC y enfoque DPP. El proceso de Plan de Elaboración del Presupuesto encontramos las siguientes técnicas: Gastos previos, ingresos proyectados, ingresos y gastos reales. El proceso de control de Costos encontramos las siguientes técnicas: Costos productivos junto a sus registros. De igual forma se encuentran elementos relevantes de costos como: variaciones en los estándares de materia prima, tasa de salario y requerimientos de personal para las operaciones directas, necesidades de supervisión e inspección, combustibles y energía, volumen de producción y precios de venta, desperdicios y mermas, valor de adquisición, valor residual del equipo en cada año de su vida útil restante, impuestos y seguros, y, mantenimiento y reparaciones. El plan de gestión de alcance interviene en el éxito del proyecto, debido a que cada proyecto exige un sutil equilibrio entre las herramientas, las fuentes de datos, las metodologías, los procesos y los procedimientos, lo cual permite asegurar el

esfuerzo dedicado a las actividades, con el fin de determinar que el alcance sea el adecuado, la complejidad y la importancia del proecto. El plan de gestión de alcance cuenta con los siguientes procesos: Planificación de alcance, Definición del alcance, Definición de EDT, Verificación del alcance y Control del Alcance. El proceso de Planificación de Alcance se encuentran las siguientes técnicas: Factores ambientales de la empresa como la infraestructura, las herramientas, los recursos humanos, las políticas relativas al personal y las condiciones del mercado; en la planificación encontramos los activos de los procesos de organización, el acta de constitución del proyecto, enunciado del alcance del proyecto preliminar, y el plan de gestión del proyecto. En el proceso de Definición del Alcance tenemos las siguientes entradas: activos del proceso de la organización, acta de constitución del proyecto, enunciado del alcance del proyecto preliminar, plan de gestión del alcance del proyecto y las solicitudes de crédito aprobadas. De igual forma se cuenta con técnicas como: Análisis del producto, identificación de alternativas, juicio de expertos y análisis de los interesados, y salidas como: enunciado del alcance del proyecto, cambios solicitados y actualizaciones del plan de gestión de alcance del proyecto. En el proceso de Definición de EDT tenemos las siguientes técnicas: Plantillas de estructura de desglose del trabajo y descomposición. El proceso de Verificación del Alcance cuenta con las siguientes técnicas de Inspección. En el proceso de Control del Alcance tenemos técnicas, de Sistema de control de cambios, análisis de variación, re planificación y sistema de gestión de la configuración. El plan de gestión de la integración cuenta con los siguientes procesos: Desarrollar el acta constitutiva del proyecto (Project Charter), Desarrollar el enunciado del alcance preliminar (Preliminary Scope Statement), Desarrollar el plan de gestión del proyecto (Project Management Plan), dirigir y gestionar la ejecución del proyecto, supervisar y controlar la ejecución del proyecto, control integrado de cambios, y, cerrar el proyecto. El proceso del desarrollo del acta constitutiva se incluye el trabajar con los interesados del proyecto para crear un documento que formalmente autorice el proyecto. En el proceso del desarrollo del alcance del proyecto preliminar se debe vincular un trabajo adicional con los interesados del proyecto, especialmente usuarios de los

productos, servicios o resultados del proyecto para desarrollar los requerimientos de alcance de alto nivel. El proceso del desarrollo del plan de gestión incluye la coordinación de todos los esfuerzos de planificación, el cual pretende crear un documento consistente y coherente, El Plan de Gestión del Proyecto. En el proceso de la gestión de la ejecución se incluye el llevar a cabo el plan del proyecto mediante el desarrollo de las actividades incluidas en este. El proceso del monitoreo y control se requiere para lograr los objetivos del desempeño del proyecto. El proceso de control integrado de cambios que incluye coordinar cambios que afecten los entregables del proyecto y activos de los procesos de la organización. El proceso del cierre del proyecto se incluye el finalizar todas las actividades del proyecto. El Plan de Gestión del Proyecto puede constar de uno o más planes subsidiarios y otros componentes en función que lo exija el proyecto. En planes subsidiarios encontramos: Plan de Gestión de Alcance del Proyecto, Plan de gestión del cronograma, Plan de gestión de costes, Plan de gestión de calidad, Plan de mejoras del proceso, Plan de gestión del personal, Plan de gestión de las comunicaciones, Plan de gestión de riesgos y Plan de gestión de adquisiciones. Y en otros componentes encontramos: lista de hitos, calendario de recursos, línea base del cronograma, línea base del coste, línea base de calidad y registro de riesgos. Al igual que los elementos mencionados anteriormente, encontramos otros tipos de gestión como lo son: Gestión de tareas, gestión de calidad, gestión de los recursos humanos, gestión de las comunicaciones, gestión de riesgos, y, gestión de las compras. El proceso de Gestión de tareas cuenta con las siguientes técnicas: Definición de las tareas, secuenciación de tareas, estimación de recursos, estimación de duraciones, desarrollo del cronograma, y, control del cronograma. El proceso de gestión de calidad cuenta con las siguientes técnicas: planificación de la calidad, aseguramiento de la calidad, y, control de la calidad. El proceso de gestión de recursos humanos cuenta con las siguientes técnicas: planificación de los recursos humanos, selección del equipo del proyecto, capacitación del equipo del proyecto, y, gestión del equipo del proyecto. El proceso de gestión de riesgos cuenta con las siguientes técnicas: planificación de la gestión de riesgos, identificación de los riesgos, análisis cualitativo de riesgos,

análisis cualitativo de riesgos, definición de contingencias, y, seguimiento y control de riesgos. Finalmente el proceso de gestión de las compras cuenta con las siguientes técnicas: planificación de compras y subcontratación, identificación de requisitos, selección de proveedores, evaluación de proveedores, y, negociación. De acuerdo a lo anterior se puede evidenciar la importancia de la gestión de proyectos como una herramienta útil para el sostenimiento y el equilibrio del proyecto. Al hacer uso adecuado de los procesos de gestión, de sus herramientas y técnicas podremos cumplir a cabalidad el objetivo del proyecto y nos llevara a obtener un perfecto funcionamiento y ciclo de vida del proyecto acorde y organizado.

c. Realizar un modelo de cronograma usando alguna de las herramientas para la

gestión de proyectos. El cronograma debe plantear como mínimo 5 actividades relacionadas con la gestión de proyectos

Actividad Responsable Descripción Tiempo

Prototipos Gráficos

Diseñador Grafico

Elaborar 3 propuestas gráficas para la revisión de la empresa

1 mes

Arquitectura DB DBA Elaboración de la arquitectura de base de datos

2 meses

Arquitectura IT IT Planificación de la arquitectura Tecnológica del sistema a desarrollar

2 meses

Capa de Negocios Desarrollador Web

Realizar todas las clases de la capa de negocio

1 mes

Capa Cliente Desarrollador de Interfaces

Desarrollar las interfaces de usuario e integrarlas con la capa de Negocio

1 mes

Documentación Ing. Funcional Realizar toda la documentación del proyecto Manuales de

1 mes

usuario, de Sistema, de Instalación.

Instalación y puesta en marcha

Integrador Realizar la instalación del sistema en los servidores del cliente

1 mes

Capacitación Ing. Funcional Realizar el ciclo de capacitación a los usuarios de la compañía

1 mes

d. Documento con la propuesta ampliada

Ver parte 3

e. Publicar los productos generados en los ítems anteriores del a al d en el blog

realizado en la Actividad 6 – TC1

DESARROLLO DEL BLOG http://orlandoc66.blogspot.com.co/ Con la participación de todos los integrantes del grupo, desarrollamos un blog donde se explica muy claramente la metodología de desarrollo de software ágil SCRUM, en el blog expusimos claramente los aspectos más importantes de SCRUM y a través de un ejemplo práctico mostramos como se aplica en un desarrollo real. Se complementa el blog con un mapa conceptual de la metodología Scrum y documentación de Planteamiento de problema y Decálogo de Bernal. Se complementa el desarrollo del Blog con todos los temas relacionados con Gerencia de Proyectos y con las demás partes del Proyecto Catalogo de Información WEB.

PARTE 3

Propuesta CAPITULO I GENERALIDADES 1.1 ANTECEDENTES DEL PROYECTO 1.1.1 Antecedentes 1.2 PROBLEMA DEL PROYECTO 1.2.1 Descripción del problema 1.2.2 Planteamiento del problema 1.3 JUSTIFICACION DEL PROYECTO 1.3.1 Justificación 1.4 PROPOSITOS DEL PROYECTO 1.4.1 Propósitos 1.5 OBJETIVOS 1.5.1 Objetivo General 1.5.2 Objetivos Específicos 1.6 METODOLOGIA DEL PROYECTO 1.6.1 Método de Investigación CAPITULO II MARCO REFERENCAL 2.1 MARCO TEORICO CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO 3.1 ANALISIS 3.2 DISEÑO 3.3 IMPLEMENTACION BIBLIOGRAFIA

CAPITULO I

GENERALIDADES

1. ANTECEDENTES DEL PROYECTO

1.1. Antecedentes

En primer lugar, se tiene que el 2015 fue presentado al Departamento de

Comunicación y Psicología Social Universidad de Alicante, el proyecto de

investigación Antecedentes y estado de la cuestión sobre los Repositorios

Institucionales de Contenido Educativo (RICE) por Cristina González-Díaz; Mar

Iglesias-García; Marta Martín-Llaguno; Antonio González-Pacanowsky, como investigación para obtener título de postgrado.

La investigación pretende determinar la definición, evolución y características de los

repositorios digitales Universitarios, centrando la atención en los repositorios institucionales de contenido educativo (RICE).

Esta investigación contribuyo al paso inicial de la propuesta de la Red Teoría y

Práctica de la Comunicación que tenía como objetivo final “diseñar y crear un

repositorio que albergue bibliografía y materiales de interés de las materias

Fundamentos de la Comunicación I y II y Comunicación y Medios Escritos”. Para

abordar este objetivo, el proceso de trabajo global se plantea abordando los pasos siguientes:

La investigación contribuye a la investigación en curso ya que permite orientar

nuestra profundización, y nos encamina a identificar otras áreas en las cuales se

podría dirigir nuestro repositorio que se desea implementar. (Leal, 2010)

En esta misma labor de investigación se encontró un artículo, Cuesta Flores Gilda

dic 2007, Los repositorios institucionales: análisis de la situación internacional y

principios generales para Cuba.

Este artículo fue creado con el fin de ilustrar al lector sobre los repositorios diferentes

repositorios que se manejan, el análisis documental de repositorios institucionales

de todo el mundo fue posible caracterizar esta clase de repositorios e identificar sus

elementos más relevantes, debilidades y fortalezas en una muestra de aquellos que

se encuentran activos.

El análisis de este artículo permitió proponer acciones para minimizar los riesgos

asociados con la creación de repositorios en Cuba y enunciar algunos principios generales útiles para su construcción.

El siguiente articulo contribuye a la investigación actual ya que nos muestra las

ventajas y desventajas de crear repositorios de archivos, de igual manera se

identifica en el artículo los pasos que se deben tener en cuenta para la creación de

los repositorios digitales. (ACIMED, 2007)

Como referencia del problema que el sistema va a solucionar tomamos una

estructura de organización de información manual y que básicamente contiene los

siguientes elementos:

Clasificación de los documentos

La clasificación de los documentos consiste en archivar éstos de una forma lógica

y no arbitraria que permita una localización rápida de los mismos en cualquier

momento. Atendiendo a las características o criterios existentes en la empresa a la

hora de poder clasificar, podremos establecer distintas formas:

- Atendiendo a la ubicación de los archivos:

Archivo centralizado: Toda la documentación de la empresa se guarda en una

misma ubicación, que podrá estar en la misma empresa o en un lugar distinto.

• Archivo descentralizado: La documentación se guarda en distintas

ubicaciones, de esta forma, se podrán establecer distintos sistemas de

clasificación por ubicación.

- Atendiendo a la frecuencia de consulta:

• Archivo activo: Se consulta de forma frecuente. Aquellos documentos

cuya consulta sea menor o menos frecuente, se trasladarán al archivo

semi-activo.

• Archivo semi-activo. Suelen contener documentos procedentes del

archivo activo. Se mantienen durante un período de tiempo estipulado y

después se analiza cuál de ellos se trasladará al archivo inactivo.

• Archivo inactivo. En él se suelen guardar aquellos documentos que no se

consultan o si se hace, se hará de forma esporádica, un ejemplo de

documento que suele archivarse en este tipo de archivos son las

escrituras de constitución de la empresa, archivos documentales o

históricos que representan un valor simbólico para la empresa. Desde

este archivo podrán pasar algunos documentos a su destrucción

definitiva.

- Atendiendo que aquello que se desea almacenar:

• Archivo horizontal. Los documentos se ubicarán de forma horizontal, uno

sobre otro, por ejemplo, las carpetas clasificadoras.

• Archivo vertical. Los documentos se dispondrán de forma vertical, uno

detrás del otro, por ejemplo, los cajones de carpetas colgantes.

Carpetas suspendidas mediante cajón Carpetas suspendidas mediante rail

• Archivo lateral. Los documentos se ubicarán de forma lateral, lo que

permitirá ver los cantos o lomos de las carpetas donde se suele indicar el

texto descriptivo de aquello que contienen.

- En función de la privacidad:

• Archivos personales. Espacio físico reservado a una única persona y que,

por tanto, deberá disponer de un cierre de seguridad para preservar el

contenido de su interior. Taquillas, cajones de mesa con llave, etc.

• Archivos departamentales. Lugar donde se almacena documentación

departamental, por lo tanto, únicamente tendrán acceso las personas

pertenecientes al departamento o el responsable máximo del mismo.

• Archivos generales. Archivo de acceso general, por lo tanto, cualquier

persona que tenga los permisos oportunos podrá acceder al archivo para

localizar cualquier documento.

1.2.2. Planteamiento del Problema En la actualidad la gran mayoría de empresas utilizan grandes volúmenes de

documentación física y/o digital en ocasiones organizada en estantes en un área

física y/o en servidores de archivos organizados en carpetas, las búsquedas de

información las realiza personal de archivo y lo debe hacer manualmente en

bibliotecas de documentos, estantes, libros físicos, entre otros.

La tendencia es que los documentos producidos sean almacenados en forma digital

en cada organización por el ahorro de papel, y las ventajas de ello son familiares

hoy en día a todo mundo, el problema surge cuando hay ausencia de un sistema

que permita el control y almacenamiento de dichos documentos de archivo y no

pueden ser producidos y revisados de forma ágil y fácil. El medio digital resuelve los

antiguos problemas de almacenamiento asociados a grandes archivos en papel

Pero si no se hace de manera organizada trae desventajas como crecimiento de los

medios masivos de almacenamiento, perdida del acceso a documentos necesarios,

descentralización de la custodia de la información electrónica, relevante y/o esencial

de la entidad, no se sabe cuánta información hay, cuál información es esencial y

dónde está quedando almacenada , las políticas de conservación de información

electrónica obedecen a criterios personales y no corporativos, demora en la

búsqueda de archivo comenzado a caer en cuenta de los problemas inherentes a

los medios digitales y entre muchos otros, se destaca el de la obsolescencia

tecnológica y los rápidos cambios generacionales de equipos y programas, lo que

causa que enormes cantidades de documentos queden en riesgo de quedar

inaccesibles en corto plazo, además de problemas de autenticidad y fiabilidad de

los mismos. Por lo anterior , se hace necesario de estrategias para el

almacenamiento y administración de documentos de archivo digitales y se requiere

construir una plataforma web a través de la cual se pueda guardar y buscar los

archivos por cada una de empleados de la organización , la plataforma deberá

permitir el manejo de diferentes tipos de archivos y cada usuario tendrá a una

interfaz que permitirá realizar búsquedas por diferentes parámetros como fecha de

almacenamiento y nombre.

1.4. PROPOSITO DEL PROYECTO 1.4.1. Propósitos

Proponer un sistema de archivo de documentos utilizando las teorías de

almacenamiento de archivo digitales y que utilice la tecnología de la información

para construir una herramienta que facilite la administración de documentos de una

entidad.

La investigación pretende aportar un sistema de archivo de documentos interno,

que facilite la búsqueda y conservación de archivos teniendo en cuenta un estándar

de manejo de documentos, para lograr el propósito se han fijado los siguientes

objetivos.

1.5. OBJETIVOS

1.5.1. Objetivo general Diseñar un sistema con un Catálogo de Información Web donde se almacenaran

todos los archivos físicos (digitalizados con OCR) y los archivos digitales tales como

documentos de texto, pdf y los mantendrá en una carpeta indizada con el servicio

de Index Server.

El sistema proveerá a los usuarios de una página web en forma de buscador donde

podrán realizar consultas o búsquedas de información de forma ágil y segura

utilizando sistema de autenticación de usuarios bien sea por medio de directorios

LDAP o por autenticación FBA. 1.5.2. Objetivos específicos

• Acceder rápidamente a la información de la compañía.

• Organizar el archivo “muerto” de la compañía.

• Proveer a la organización de un buscador de información dentro de archivos digitales

• Utilizar el servicio Index Server para realizar los procesos de búsqueda.

• Desarrollar un Sistema de Información de 3 capas por medio de la herramienta Visual Studio.net

• Publicar el sistema en un servidor de páginas web el cual estará disponible para consulta en internet.

• Generar una política empresarial de nomenclatura de archivos digitales

• Catalogar los datos en carpetas según el tipo de información.

• Acceder a búsquedas por frase exacta, palabra independiente o conjunto de las mismas

1.6. METODOLOGIA DEL PROYECTO

Pregunta de Investigación

¿Qué características debe tener un sistema de Catálogo de Información Web que

permita el almacenamiento y administración de documentos internos de una

empresa para que sea ágil y seguro?

CAPITULO II MARCO REFERENCIAL

2.1. MARCO TEORICO Límites del estudio (marco teórico – práctico)

El manejo de información se ha convertido de gran importancia para las

organizaciones que están en la búsqueda de automatizar procesos por medio de sistemas de información.

Esta investigación nace del problema que tienen las empresas la falta de un Sistema

Informático adecuado a sus necesidades para la gestión documental y la búsqueda

de información en los repositorios de cada empresa. Toda la información de las

empresas se está almacenando en archivos físicos como bodegas, cuartos de

archivos, en cada computador se almacenan archivos que posteriormente nadie

sabe dónde encontrar ocasionando así que los archivos se pierdan o sean difíciles de encontrar.

Por tal razón se plantea diseñar El proyecto Catalogo de Información Web que está

dirigido a todas las empresas que almacenan información digital o física y de la cual

necesitan extraer datos relevantes periódicamente.

Este proyecto se diseñará cumpliendo los estándares de normas de nomenclaturas

y almacenamiento de información, el objetivo es desarrollar un buscador web que

permita a las empresas realizar búsquedas por palabras clave o frases exactas en

los contenidos almacenados en los archivos digitalizados en cada entidad, el

software desarrollado utilizara las características de reconocimiento OCR

(Reconocimiento Óptico de Caracteres) y de indexación de información.

Este sistema agilizará los tiempos de búsqueda de información en la compañía y

proveerá a todos los usuarios de una herramienta de búsqueda a la medida y

disponible desde Internet, convirtiéndose en un sistema necesario y de gran utilidad

para todas las áreas de la empresa.

Bases de Datos

En cualquier tipo de actividad, se genera una cantidad indeterminada de

información, la cual según su importancia, es necesario almacenarla para su uso

posterior. El lugar donde se amacena esta información se conoce con el nombre de

“base de datos”, este lugar puede ser tangible o intangible. Las bases de datos

cuentan con una gran cantidad de herramientas que contribuyen para que el manejo

de los datos sea eficiente.

HTML

Es un lenguaje de programación que se utiliza para el desarrollo de páginas de

internet. Se trata de la sigla que corresponde a Hyper Text Markup Language, es

decir, lenguaje de marcas de hipertexto, que podría ser traducido como lenguaje de formato de Documentos para Hipertexto.

Se trata de un formato abierto que surgió a partir de las etiquetas SGML (estándar

generalized Markup Language). Concepto traducido generalmente como “Estándar

De lenguaje De Mercado Generalizado” y que se entiende como un sistema que

permite ordenar y etiquetar diversos documentos dentro de una lista. Este lenguaje

es el que se utiliza para especificar los nombres de las etiquetas que se utilizaran al

ordenar, no existe reglas para dicha organización, por eso se dice que es un sistema

de formato abierto.

Internet

Internet inicio como un proyecto de defensa de los estados unidos. A finales de los

años 60, la agencia de proyectos de investigación avanzados arpa del departamento

de defensa definió el protocolo de transmisión de control internet. Aunque parezca

extraño la idea de garantizar mediante este sistema la comunicación entre lugares

alejados en caso de ataque nuclear. Actualmente internet sirve para garantizar la

transmisión de los paquetes de información entre lugares remotos, siguiendo

cualquier ruta disponible.

Internet es un sistema mundial de redes de computadora, un conjunto integrado por

las diferentes redes de cada país del mundo; por medio del cual un usuario en

cualquier computadora puede en caso de contar con los permisos apropiados,

acceder información de otra computadora y poder tener inclusive comunicación directa con otros usuarios en otros ordenadores.

JavaScript

Es un lenguaje de programación interpretado, dialecto del estándar ECMAScript. Se

define como orientado a objetos, basado en prototipos, imperativo, débilmente

tipiado y dinámico.

Se utiliza principalmente en su forma del lado del cliente, implementado como parte

de un navegador web permitiendo mejoras en la interfaz de usuario y páginas web

dinámicas, en bases de datos locales al navegador. Aunque existe una forma de

JavaScript del lado del servidor. Su uso en aplicaciones externas a la web, por

ejemplo, en documentos PDF, aplicaciones de escritorio es también significativo.

JavaScript se diseñó con una sintaxis similar al lenguaje C, aunque adopta nombres

y convenciones del lenguaje de programación Java. Sin embargo, Java y JavaScript no están relacionados y tienen semánticas y propósitos diferentes.

Todos los navegadores modernos interpretan el código JavaScript integrado en las

páginas web. Para interactuar con una página web se provee al lenguaje JavaScript

de una implementación del Document Object Model (DOM).

.NET

.NET es un lenguaje de programación de uso general de script del lado del servidor

originalmente diseñado para el desarrollo web de contenido dinámico. Fue uno de

los primeros lenguajes de programación del lado del servidor que se podían

incorporar directamente en el documento HTML en lugar de llamar a un archivo

externo que procese los datos. El código es interpretado por un servidor web con

un módulo de procesador de .NET que genera la página Web resultante.

Redes

Cuando en 1981 en IBM presenta la computadora personal (pc) la palabra personal

era un adjetivo adecuado. Estaba dirigido a las personas que deseaban

Disponer de su propia computadora, sobre la que ejecutan sus propias aplicaciones,

y sobre la que administran sus archivos personales en lugar de utilizar las mini

computadoras y grandes sistemas que estaban bajo el estricto control de los

departamentos de la informática. Los usuarios de las computadoras personales

comenzaron pronto a conectar sus sistemas formando redes, de una forma que se

pueda compartir los recursos como archivos, impresoras entre otras. Alrededor de

1985 las redes se hicieron tan grandes y complejas que el control volvió a los

departamentos de informática en la actualidad las redes no son elementos simples

y fáciles, a menudo se llegan a extender fuera de la oficina local, abarcan el entorno

de una o varias ciudades y se necesitan entonces expertos que puedan tratar los problemas derivados de las comunicaciones.

La más simple de las redes conecta dos computadoras permitiéndoles compartir

archivos e impresoras. Una red mucho más compleja conecta todas las

computadoras de una empresa o compañía en el mundo. Para compartir impresoras

basta con un conmutador, pero si se desea compartir eficientemente archivos y

ejecutar aplicaciones de red, hace falta tarjetas de Interfax de red y cables para

conectar los sistemas. Aunque se puedan utilizar diversos sistemas de

interconexión vía los puertos serial y paralelo, estos sistemas baratos no ofrecen la

velocidad e integridad que necesita un sistema operativo de red seguro y con altas prestaciones que permita manejar muchos usuarios y recursos

Software

Se conoce como software al equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema

informático, comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que

hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los

componentes físicos, que son llamados hardware.

Los componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones

informáticas; tales como el procesador de texto, que permite al usuario realizar

todas las tareas concernientes a la edición de textos; el software de sistema, tal

como el sistema operativo, que, básicamente, permite al resto de los programas

funcionar adecuadamente, facilitando también la interacción entre los componentes

físicos y el resto de las aplicaciones, y proporcionando una interfaz con el usuario.

El anglicismo "software" es el más ampliamente difundido, especialmente en la jerga

técnica, el término sinónimo "logical", derivado del término francés "logiciel", es utilizado en países y zonas de habla francesa

Definición de los términos

TERMINOLOGIA A UTILIZAR

Indización de contenidos: Se refiere al proceso por el cual el sistema de Index

Server indiza los contenidos de cada archivo del Catálogo de Información

Catálogos de búsquedas: Carpetas principales donde se organiza la información

digitalizada en subfolders según el tipo de datos

Nomenclatura de archivos: Sistema de nombres de archivos que permitirá guardar

la localización del documento o folder se debe crear una estructura organizacional

dependiendo da cada compañía

Publicación de contenidos: sistema por medio del cual se realizará la publicación de

los archivos digitales de la empresa.

Digitalización OCR: Digitalización de documentos con reconocimiento de texto

OCR.

Lista de requisitos: documento no estructurado en el que se enumeran

especificaciones y requerimientos necesarios para el correcto funcionamiento de un sistema.

Requisito: circunstancia o condición necesaria para algo. En la ingeniería de

sistemas se emplea el término requisito en un sentido análogo, como una condición necesaria sobre el contenido, forma o funcionalidad de un producto o servicio.

Sistema de información: conjunto de elementos orientados al tratamiento y

administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo de una organización.

Sistema de gestión: conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan en

una organización con el fin de establecer políticas y objetivos y los procesos para

alcanzarlos.

Sistema de gestión de documentos: sistema de gestión para dirigir y controlar una

organización en lo relativo a los documentos. Es un sistema de información que

permite incorporar, gestionar y facilitar el acceso a los documentos a lo largo del

tiempo. En sentido amplio, engloba tanto a las personas y procesos encargados de

la gestión, como a las herramientas y la tecnología necesarias para llevarla a cabo

Sistema de gestión de documentos electrónicos: sistema de gestión para dirigir y

controlar una organización en lo relativo a los documentos electrónicos.

Software: conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas que permiten ejecutar distintas tareas en una computadora.

Software libre: software que respeta la libertad de los usuarios y la comunidad. En

grandes líneas, significa que los usuarios tienen la libertad para ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, modificar y mejorar el software.

Software propietario: aquel en el que un usuario tiene limitadas sus posibilidades de

usarlo, modificarlo o redistribuirlo, y a menudo su licencia tiene un coste. También

denominado no libre, privado o privativo. El usuario no puede acceder al código

fuente o tiene un acceso restringido y, por tanto, se ve limitado en sus posibilidades de uso, modificación y redistribución.

Cartera de productos (Product Backlog):Una cartera de productos es dinámica y son

los elementos pueden eliminar o agregar en cualquier momento durante el proyecto,

pero que se ejecutan en cada Sprint, es decir un Sprint no se interrumpe para un

cambio, éste se ejecutaría solo hasta el siguiente ciclo. Y dado que los ciclos son

relativamente corto no hay afectación real del proyecto. La cartera está priorizada

— los elementos con la prioridad más alta se completan en primer lugar. La cartera

es continuamente actualizada: los elementos de menor prioridad son intencionalmente enviados al final del proceso.

Cartera de Sprint (Sprint Backlog): Un sprint backlog es un conjunto negociado de

elementos de la cartera de productos que un equipo se compromete a realizar

durante el marco de tiempo determinado para un sprint. Los elementos en el sprint

backlog se dividen en tareas detalladas para los miembros del equipo a completar.

Los equipos trabajan en forma colaborativa, ya que ellos son los responsables del

entregable, para completar los elementos del Sprint Backlog, reuniéndose

diariamente (en la reunión corta diaria de scrum – 15 a 20 minutos) para compartir

experiencias y modos de solucionar situaciones, y actualizar el Sprint Backlog y la tabla de Burndown de Sprint (Sprints concretados parcial o totalmente).

Potencialmente Entregable: Potencialmente Entregable significa que el producto

como está (con el incremento/modificación/cambio) podría ser entregado al cliente.

El propietario del producto toma la decisión acerca de cuándo realmente liberar

cualquier funcionalidad o entrega. Ésta es otra figura que aunque es parte del

equipo, es quien interactúa más con el cliente, y verifica que el equipo cumpla con

los requerimientos del cliente. Si el propietario del producto no libera el producto,

éste no pasa al cliente, y se pierde el ciclo, lo que implicaría el tomar un ciclo para replantear el proyecto.

Scrum Scrum es uno de los principios de la administración ágil de proyectos (junto

con Kanban y Scrumban, así como otras metodologías como Xtreme Programming,

Test Driven Development, Feature Driven Development, Seis Sigma, Desarrollo

Esbelto, Modelamiento Ágil, entre otros), y aunque inició en el área de desarrollo de

software, se puede aplicar en básicamente cualquier área o industria donde se

aplica la administración de proyectos y se requieren productos que cuya

operatividad pueda darse con base en funcionalidades. Es decir que siempre se

entrega algo, no es un asunto de blanco o negro, terminado o no, se entrega todo o

no se entrega nada. Se busca en las condiciones actuales poder satisfacer al cliente

al máximo posible; y sabemos que esas condiciones casi siempre cambian a través

del tiempo, y con las metodologías más rígidas, estos cambios son más complejos

porque usualmente se ven como perturbaciones del sistema, y no como algo natural

a raíz de los cambios del entorno y del medio ambiente de la empresa.

Propietario del producto: Entidad responsable de dar valor al negocio a través de la ejecución del proyecto

ScrumMaster: Facilitador que asegura que el equipo es funcional y productivo

Equipo: Grupo auto organizado enfocado en un objetivo común para hacer el trabajo

Sprint Planning: el equipo se reúne con el propietario del producto para elegir un conjunto de características del producto a realizarse durante un sprint

Daily scrum: el equipo se reúne cada día para compartir experiencias y avances

Revisiones de sprint: el equipo demuestra al propietario del producto lo ha completado durante el sprint.

Sprint Retrospectives: el equipo busca maneras de mejorar el producto requerido y

el proceso usado en el proyecto.

Cartera de producto (Product Backlog): Lista priorizada de resultados/características deseables del producto del proyecto

Cartera de sprint (Sprint Backlog): conjunto de trabajos (entendiéndose como lo que

se requiere para lograr los resultados o características buscadas en el producto) de

la cartera de productos que el equipo acuerda completar en un sprint, dividido en tareas

Tablero de Producto a Terminar (Burndown Chart): un vistazo general al trabajo

restante (puede tener dos tableros: uno para el sprint y otro para el proyecto

general). Este tablero es usualmente contrario en su diseño a lo que usualmente se plasma, aquí se muestra lo que falta por hacer y no lo que se va avanzando.

Supuestos y expectativas del tema

El Catalogo de Información web es un software robusto y desarrollado con las

mejores técnicas de programación, el cual tiene como objetivo organizar toda la

información digital de la compañía y permitir realizar búsquedas de archivos por

medio de su contenido de texto, este software utiliza el servicio de Windows IIS y el

Servicio de IndexServer los cuales tienen excelente soporte y son muy fáciles de

integrar.

La realización de un catálogo web tiene como principal alcance la gestión de

búsquedas de información en internet para cada compañía, de esta forma un

usuario puede hacer uso de la herramienta tanto internamente como externamente

y permite tener la información a mano en cualquier momento.

La implementación del catálogo web también ayudara a las empresas a reducir

tiempos en la búsqueda de información (Contratos, Documentos, Informes, etc) y a

evitar el desgaste de los libros físicos o bibliotecas de documentos haciendo de

estos un respaldo físico que puede estar fuera de la compañía y lejos de peligro.

Importancia del estudio (justificación)

El proyecto Catalogo de Información Web está dirigido a todas las empresas que

almacenan información digital o física y de la cual necesitan extraer datos

relevantes periódicamente. Este proyecto se diseñará cumpliendo los estándares

de normas de nomenclaturas y almacenamiento de información, el objetivo es

desarrollar un buscador web que permita a las empresas realizar búsquedas por

palabras clave o frases exactas en los contenidos almacenados en los archivos

digitalizados en cada entidad, el software desarrollado utilizara las características

de reconocimiento OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y de indexación

de información.

Este sistema agilizará los tiempos de búsqueda de información en la compañía y

proveerá a todos los usuarios de una herramienta de búsqueda a la medida y

disponible desde Internet, convirtiéndose en un sistema necesario y de gran utilidad

para todas las áreas de la empresa.

Aportación a la disciplina, la escuela o a la carrera

Este proyecto aportará a la disciplina nuevas experiencias en la aplicación de la

Metodología SCRUM y métodos para la gestión de proyectos eficientes, con los

cuales se generará un software de excelente calidad. De igual manera se aportara

a la escuela y la carrera, mejoras y optimización de la gestión de proyectos de TI,

aplicando los pasos necesarios para mejorar la calidad en el análisis de las

necesidades del cliente, para posteriormente diseñar y desarrollar el sistema de

información, cumpliendo así con las expectativas del cliente; de igual manera se

aportara experiencias en la aplicación de la ingeniería de requerimientos, SCRUM

y desarrollo orientado a objetos.

La idea es desarrollar la solución utilizando una de las tecnologías de última

generación, en este caso se usara la tecnología ágil (SCRUM), Scrum es un marco

de trabajo en el que equipos cross-funcionales pueden crear productos o desarrollar

proyectos de una forma iterativa e incremental. El desarrollo se estructura en ciclos

de trabajo llamados Sprints (también conocidos como iteraciones). Estas iteraciones

no deben durar más de cuatro semanas cada una (siendo dos semanas la duración

más habitual) y tienen lugar una tras otra sin pausa entre ellas. Los Sprints están

acotados en el tiempo – finalizan en una fecha determinada independientemente de

si el trabajo ha finalizado por completo o no, y jamás se prorrogan. En este caso y

utilizando la metodología mencionada se pretende diseñar y ejecutar motor de

búsqueda interno, que le permita a todos los usuarios de cualquier empresa realizar

búsquedas en archivos digitales, este desarrollo permite resolver un problema que

se evidencia en todas las organizaciones en el cual cada persona con cada

computador se está convirtiendo en fuente de datos de archivos.

Diseño de la investigación (metodología)

Desarrollo de un motor de búsqueda interno, que le permita a todos los usuarios de

cualquier empresa realizar búsquedas en archivos digitales, este desarrollo permite

resolver un problema que se evidencia en todas las organizaciones en el cual cada

persona con cada computador se está convirtiendo en fuente de datos de archivos,

este problema se extiende en el abuso de la impresión, la mala administración de

archivos, la perdida de información. Esta solución se desarrollará haciendo uso de

una metodología ágil,

El software será un buscador de documentos que por medio de una aplicación web,

permita a los usuarios de la compañía realizar búsquedas por palabras o frases en

los servidores de archivos y le muestre al usuario una lista de resultados para que

el usuario escoja el documento y lo visualice en formato digital, evitando el abuso

de la impresión (solución tecnológica de innovación que influye en el medio

ambiente), evitaría perdida de tiempos buscando en archivos físicos (innovación

tecnológica de almacenamiento), evitaría la búsqueda de documentos en muchos

computadores (unificación de datos).

El proyecto de Motor de Búsqueda interno de Información Web, está dirigido a todas

las empresas que almacenan información digital o física y de la cual necesitan

extraer datos relevantes periódicamente. Este proyecto se diseñara cumpliendo los

estándares de normas de nomenclaturas y almacenamiento de información, el

objetivo es desarrollar un buscador web que permita a las empresas realizar

búsquedas por palabras clave o frases exactas en los contenidos almacenados en

los archivos digitalizados en cada entidad, el software desarrollado utilizara las

características de reconocimiento OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y

de indexación de información.

Este sistema agilizara los tiempos de búsqueda de información en la compañía y

proveerá a todos los usuarios de una herramienta de búsqueda a la medida y

disponible desde Internet, convirtiéndose en un sistema necesario y de gran utilidad

para todas las áreas de la empresa.

La utilización de los motores de búsquedas como parte de la planificación

estratégica es cada vez más común. No sólo por su fiabilidad como fuente de

acceso, sino por su capacidad para mejorar la presencia de una compañía en la red.

Es crítico que los tomadores de decisión puedan acceder en un único punto de

acceso a toda la información externa o interna independientemente de la fuente de

donde provenga.

El posicionamiento en buscadores (SEO, Search Engine Optimizacion) era una

prioridad en el pasado cercano para los directores de marketing. Su éxito se debía

a que los buscadores web permitían que nuestra página estuviera visible a gran

cantidad de personas.

http://www.marketingdirecto.com/punto-de-vista/la-columna/busqueda-corporativa-

y-web-2-0-dos-grandes-posibilidades-para-la-empresa/

El servicio de búsqueda corporativa tiende a ser cada vez más personalizado,

otorgando importancia a la verticalidad de la información obtenida. Aunque el éxito

de los buscadores es innegable, la situación cambia en el ámbito corporativo, dónde

la combinación de conectores de aplicaciones de negocio (BI, ERP, CRM etc.) con

la información web es básica.

http://www.todoexpertos.com/categorias/tecnologia-e-internet/desarrollo-de-sitios-

web/respuestas/249675/motor-de-busqueda

El entorno de trabajo de cualquier empresa en la actualidad se requiere estrategias

para el desarrollo de productos orientadas a las entregas tempranas de resultados

tangibles, teniendo en cuenta que el problema a resolver es de carácter prioritario y

creciente para la compañía, se hace necesario ir construyendo el producto mientras

se modifican y aparecen nuevos requisitos.

Para este proyecto se partirá de una visión general pero el nivel de cambios que va

generando por la variedad de información que se puede encontrar y la velocidad a

la que crece la información en las entidades, no permiten predecir el final del

software. Este tipo de desarrollo, es un producto en continua evolución y mejora

debido a que administrara información, archivos que a diario son cambiantes en

tamaño, tipos, es decir el proyecto se debe ir adaptando a las necesidades que

vayan surgiendo.

Por lo anterior para resolver el problema planteado, la tecnología seleccionada que

es un modelo de desarrollo denominado SCRUM, es apropiada para proyectos con

requisitos inestables y para los que requieren entregas rápidas, en situaciones como

es el desarrollo de software.

ElmodeloSCRUM se puede adoptar de forma técnica, aplicando reglas definidas, o

pragmática, adoptando los valores originales SCRUM con reglas personalizadas.

Para nuestro caso lo más aconsejable en fases de implantación, en equipos de

trabajo que aún no están familiarizados con el desarrollo ágil es la adopción del

modelo de roles de SCRUM técnico, que está basado en la aplicación de reglas

concretas en un marco de roles, eventos y artefactos definidos.

Trabajar con modelos ágiles significa un gran cambio en la forma como hacen las

cosas, con iteraciones más cortas y se puede evidenciar en el proyecto.

Flexibilidad: Las necesidades del cliente cambian constantemente y se pueden

Ajustar las prioridades sprint tras sprint.

Fallarrápido. Se puede llegar a tener varias pruebas fallidas con diferentes formas

de hacer las cosas e irlas ajustando a medida que pasan el sprint, sin esperar a que

finalice el proyecto para la mejora continua.

Entregarunproductofuncional al cliente tempranamente, desde los primeros sprints.

El software sería una invocación tecnológica que impacta el medio ambiente, por el

ahorro de papel, la productividad en las empresas porque ahorra tiempo en la

búsqueda y edición de archivos y en cuanto a datos se ahorra almacenamiento y se

unifica información.

Al desarrollarse como una plataforma web este producto puede ser adaptativo, y

responsive, se utilizará tecnología y patrones de última generación para acceder a

la información desde cualquier dispositivo mobile o desde computadores de

escritorio.

Enfocándonos ahora en la tecnología Scrum se evidencia que es un proceso en el

que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar

colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto.

Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de

la manera de trabajar de equipos altamente productivos.

CONCLUSIONES Como punto principal a concluir podemos decir que en el trascurso del trabajo

colaborativo todo el grupo interactúo en el foro y todo el grupo participo en la

búsqueda y en el estudio de la herramienta seleccionada para desarrollar nuestra

idea, de esta forma desarrollamos una investigación completa y muy didáctica de

como es el uso de la metodología SCRUM y de cómo se deben aplicar todos sus

componentes para el desarrollo de un proyecto de software.

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