EP1001201 Protocolde nousprocedimentselectrònicsa la UIB...Principis generals Plataforma...

09/04/2013

1

EP1001201

Protocol de nous procediments electrònics a la UIB

27 de març de 2013

Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació

Index

Què és l’administració

electrònica?

Procediments electrònics a

la UIB. Implantació

Procediments electrònics a

la UIB. Conceptes generals

09/04/2013

2

1

Què és administració

electrònica?



Definició d’administració

electrònica

Ús de les tecnologies de la informació i comunicacions (TIC) a las Administracions Públiques, combinat amb canvis

organitzatius i noves aptituds, amb la finalitat de millorar els serveis públics, els processos democràtics i reforçar les polítiques públiques.

http://www.youtube.com/watch?v=_r3MHptHmVk

09/04/2013

3


Procediment administratiu no

electrònic

2. Omplir el formulari del procediment

1. Anar a l’administració corresponent

3. Adjuntar la documentació

6. Tramitar la petició

4. Signar la sol·licitud

5. Registrar l’entrada de la petició

9. Notificar la resolució a l’interessat

7. Signar la resolució de la petició

8. Registrar la sortida de la resolució

10. Arxivar la documentació

Participació del ciutadà sol·licitant del tràmit

Llei 11/2007, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics


Reconeix el dret dels ciutadans a relacionar-se amb les administracions públiques per

mitjans electrònics i regula els aspectes bàsics de la utilització de les tecnologies de la

informació en l’activitat administrativa, en les relacions entre les administracions

publiques així com en les relacions dels ciutadans amb aquestes amb la finalitat de

garantir els seus drets, un tractament comú davant les administracions i la validesa i

eficàcia de l’activitat administrativa en condicions de seguretat jurídica.

Article 1. 2. Àmbit de la lleiLes administracions públiques han d’utilitzar les tecnologies de la informació d’acord

amb el que disposa aquesta Llei, i assegurar la disponibilitat, l'accés, la integritat,

l’autenticitat, la confidencialitat i la conservació de les dades, les informacions i els

serveis que gestionin en l’exercici de les seves competències.

Article 1. 1. Objecte de la llei

09/04/2013

4

Llei 11/2007, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics


• Dret a la protecció de dades de caràcter personal.

• Accés a la informació de manera segura y comprensible. Accés

universal i tots els canals i entorns .

• Garanties jurídiques.

• Interoperabilitat dels sistemes i solucions. Reconeixement de

documents electrònics i dels medis d’identificació i autenticació .

• Proporcionalitat, mesures adequades al tràmit. Requeriment de

les dades estrictament necessàries pel tràmit.

• Simplificació administrativa. Reducció de temps i terminis, i major

eficàcia i eficiència a la activitat administrativa.

• Transparència i publicitat.

Article 1. 4. Principis generals

Plataforma d’administració

electrònica


Administració electrònica. Consisteix en automatitzar processos administratius amb

eines TIC amb transparència, seguretat tècnica i seguretat jurídica.

Plataforma. Sistema que serveix de base per fer funcionar determinats mòduls de hardware o

de software amb els que es compatible.

Font: CENATIC

Qualsevol persona física, jurídica o entitat que es relacioni, o sigui susceptible de relacionarsusceptible de relacionarsusceptible de relacionarsusceptible de relacionar----sesesese, amb les Administracions Públiques.

Estructures o medis, a través dels quals els usuaris poden accedir als serveisaccedir als serveisaccedir als serveisaccedir als serveis.S’inclou el canal presencial, telefònic i electrònic, així com d’altres que existeixen o puguin existir.

Àrea on es troben els recursos amb els que els ciutadans poden establir contacte directe o interacció directa, per a realitzar els tràmits. Objectiu: oferir a l’usuarioferir a l’usuarioferir a l’usuarioferir a l’usuari, de forma fàcil i integrada, l’accés a una sèrie de recursos i de ’accés a una sèrie de recursos i de ’accés a una sèrie de recursos i de ’accés a una sèrie de recursos i de serveisserveisserveisserveis dirigits a resoldre necessitats específiques o l’accés a la informació i serveis.

Recursos i sistemes de suport que permeten als empleats públics la gestió de les tasques gestió de les tasques gestió de les tasques gestió de les tasques administrativesadministrativesadministrativesadministratives associades als tràmits.

09/04/2013

5

Accés i lecturaAccés i lecturaAccés i lecturaAccés i lectura


Procediment administratiu

electrònic











Accedir a la seu Accedir a la seu Accedir a la seu Accedir a la seu electrònicaelectrònicaelectrònicaelectrònica

Nivell d’identificació Nivell d’identificació Nivell d’identificació Nivell d’identificació segons exigit pel segons exigit pel segons exigit pel segons exigit pel

procedimentprocedimentprocedimentprocediment



Possibilitat de Possibilitat de Possibilitat de Possibilitat de conèixer l’estat de les conèixer l’estat de les conèixer l’estat de les conèixer l’estat de les

peticionspeticionspeticionspeticions



Signada digitalmentSignada digitalmentSignada digitalmentSignada digitalment

Participació del ciutadà sol·licitant del tràmit

http://www.youtube.com/watch?v=7mMTDxUGxsQ&list=UU4li3bPhK6ImHeWrd0_q7vQ&index=9&feature=plcp

2

Procediments

electrònics a la UIB

Conceptes generalsUniversitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació

09/04/2013

6


Procediment electrònic vs.

Tramitació a través d’ESTEL

2. Omplir la sol·licitud

1. Accedir a UIBDigital

3. NO


4. Automàtic amb usuari/clau d’UIBDigital

5. NO HI HA REGISTRE, retornar número

10. NO

7. Automàtic amb usuari/clau d’UIBDigital

8. NO HI HA REGISTRE

9. Avís per correu de la finalització











Tràmits a través d’ESTELConceptes generals (i)


Procediments amb tramitació inclosa (ESTEL)

09/04/2013

7

Tràmits a través d’ESTELConceptes generals (ii)


Sol·licitud. Inici d’un tràmit, o seguiment dels tràmits iniciats per una persona.

Resolució. Participació d’una persona en una de les fases d’un tràmit que no ha iniciat.

Tràmits a través d’ESTELInteroperatibilitat amb aplicacions internes (i)


09/04/2013

8

Tràmits a través d’ESTELInteroperatibilitat amb aplicacions internes (ii)


Tràmits a través d’ESTELResultats obtinguts (i)


0

20000

40000

2008 2009 2010 2011 2012

Núm. Sol·licituds

0

20

40

60

2008 2009 2010 2011 2012

Tipus sol·licituds

Sol·licitud 2012

Guàrdies i permisos a compte de guàrdies - PAS 6d 22h 33m (2008) 4d 11h 32m

Vacances - PAS 7d 20h 20m (2008) 3d 0h 45m

Incidència horària- PAS 9d 19h 48m (2008) 4d 5h 21m

Permís d’absència per treballs exteriors - PDI 2d 14h 22m

Definició de places d'alumne col·laborador - PDI 8d 19h 26m

Sol·licitud d'alumne col·laborador - Alumne 25d 13h 46m (2011) 15d 16h 8m

Informe final de la plaça d'alumne col·laborador -

Alumne

23d 12h 13m

09/04/2013

9

Tràmits a través d’ESTELResultats obtinguts (ii)


Alumne col·laborador

• Estalvi aproximat en tràmits administratius

de 3 mesos/persona1.

• En menys de dues convocatòries s’ha

aconseguit el retorn de la inversió (Temps de

desenvolupament < Temps estalviat en

tràmits).

• Estalvi al voltant de les 8.900 fulles de

paper2.

• Estalvi de 877 desplaçaments d’alumnes als

serveis administratius i al registre de la

universitat.

(1) Càlcul sobre 15 minuts de mitja per sol·licitud, que inclou la recepció i captació de la documentació, registre, organització, enviament, recepció als tutors de la

documentació, i publicació. 6 hores/dia laborable.

(2) Càlcul sobre 4 pàgines/sol·licitud (1 pàgina/sol·licitud, 3 pàgines/extracte) + 1 pàgina/llista_tutor.

970

1406

2117

0

500

1000

1500

2000

2500

2009-10 2010-11 2011-12

Inici de la sol·licitud

Tràmits a través d’ESTELResultats obtinguts (iii)


Absència per treball exterior

Previsions• Al voltant de 3.000 sol·licituds anuals.

• Estalviar 4.500 sol·licituds en paper més

possibles còpies.

• Estalviar 1.5001 hores de feina entre els

participants.

(1) S’ha calculat una ½ hora de tramitació per sol·licitud actual.

Resultats reals• 180 hores de feina. En menys de 5 mesos s’ha aconseguit el retorn de la inversió (Temps de

desenvolupament < Temps estalviat en tràmits).

227

238

87

122 126 126

0

50

100

150

200

250

Oct Nov Des Gen Feb Mar

09/04/2013

10

3

Procediments

electrònics a la UIB

ImplantacióUniversitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació

Implantació de procediments Metodologia


Definició del procés Definició de la interfície Formulari executable

BPM (Bussines Process Management)

Conjunt d’eines, tecnologies, tècniques, mètodes i

disciplines de gestió per a la identificació, modelització,

anàlisi, execució, control i millora dels processos de negoci.

09/04/2013

11

Implantació de procedimentsSol·licitud


Projecte TIC

Visió estratègica

Planificació projectes anuals del CTI

Aprovació per part del Consell de Direcció

Servei

Visió funcional

Planificació tasques anuals de l’equip d’Administració

Electrònica

Aprovació per part de l’equip d’Administració Electrònica


Implantació de procedimentsPrincipis

Que diu la llei

L’aplicació de medis electrònics a la gestió dels procediments,

processos i serveis anirà sempre precedida de la realització d’un

anàlisi de redisseny i funcional i simplificació del procediment, procés

o servei, en el que es considerarà especialment:

• Supressió o reducció de la documentació requerida als ciutadans,

mitjançant la seva substitució por dades, transmissions de dades o

certificacions, o la regularització de la seva aportació al finalitzar la

tramitació.

• La previsió de mitjans i instruments de participació, transparència i

informació.

• Reducció dels terminis i temps de resposta.

09/04/2013

12

Responsables funcionals

• Coneixement

• Dedicació

• Implicació dels responsables i tècnics

• Actitud de millora del procés actual

• Criticidad

• Participació puntual externa


Implantació de procedimentsEquip de treball

Dil. Dim. Dic. Dij. Div. Dis. Diu.

28 29 30 31 1 2 3

4 5 6 7 8 9 10

11 12 13 14 15 16 17

18 19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29 30 1

2 3 4 5 6 7 8

9 10 11 12 13 14 15

16 17 18 19 20 21 22

23 24 25 26 27 28 29

Juny

Julio

l


Implantació de procedimentsDefinició del procediment (i)

Representació gràfica del procediment. Utilitzam el Bizagi

Process Modeller.

Participants

Inici del

procediment

Finalitzacions

del

procediment

Tasques Comportes

Tasques especialsFluxes

09/04/2013

13


Implantació de procedimentsDefinició del procediment (ii)

Aspectes importants

• A quin col·lectiu va dirigit el procediment.

• Qui hi participa al procediment. Relació Participants-Temps.

Eliminació d’intermediaris.

• Nivell de detall de les tasques dins l’àrea. Relació Nivell-Temps.

• Control de tasques. Automàtiques o manuals. Amb temps limitat.

• Unificar vs diversificar.

• Divisió dels procediments en fases independents.

Procediments de molt llarga durada.

• Canvi al workflow.


Implantació de procedimentsDefinició del procediment (iii)

Aspectes importants


• Qui hi participa al procediment.

• Nivell de detall de les tasques dins l’àrea.

• Control de tasques.




3 rols diferents

Participació del

sol·licitant

09/04/2013

14


Implantació de procedimentsDefinició del procediment (iv)

Aspectes importants








Mateixa sol·licitud per diferents

col·lectius

Resolvent predefinit

Resolvent calculat


Implantació de procedimentsDefinició del procediment (v)

Aspectes importants








El Director de Departament no

pot resoldre’s a ell mateix

Concessió i vist i plau a la

vegada

Actors indirectes (Serveis

Administratius i Servei de

Recursos Humans-PDI)

09/04/2013

15


Implantació de procedimentsDefinició del procediment (vi)

Aspectes importants








Resolvents d’un mateix servei

2 àrees del mateix Servei


Implantació de procedimentsDefinició del procediment (vii)

Aspectes importants








Resolvents de diferents serveis

1 tasca vs. 2 tasques, del mateix

Servei

09/04/2013

16


Implantació de procedimentsDefinició del procediment (viii)

Aspectes importants








Interrupció de peticions per part d’un tercer


Implantació de procedimentsDefinició del procediment (ix)

Control del fluxe

Aspectes importants








09/04/2013

17


Implantació de procedimentsDefinició del procediment (x)

Control del fluxe, segons dates

Aspectes importants









Implantació de procedimentsDefinició del procediment (xi)

Aspectes importants








Eliminació d’errors

09/04/2013

18


Implantació de procedimentsDefinició del procediment (xii)

Aspectes importants









Implantació de procedimentsDefinició del procediment (xiii)

Aspectes importants








09/04/2013

19


Implantació de procedimentsDefinició del procediment (xiv)

Aspectes importants









Implantació de procedimentsDefinició del procediment (xv)

Aspectes importants








09/04/2013

20


Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(i)

Organització dels camps específics Ordre Apartat Apartado Notes

1 Dades de la previsió d´hores Datos de la previsión de horas

Origen dels camps calculats i entrables C/T: Camp / Text E/C: Calculat / Entrable N?: Nul? Apt. Ord. C/T E/C Català Castellà N? Origen Observacions 1 1 T

1 2 T 1 3 C E Concepte o motiu Concepto o motivo No 1 4 C E Hores estimades

per realitzar Horas estimadas a realizar

No

1 5 T Periodo estimado 1 6 C E El / del dia El / del día No 1 7 C E al dia al día

1 8 C E Persones que hi intervindran

Persones que intervendrán

No

Text visualitzat en la pantalla AO: ApartatOrdre AO Tipus Notes Idioma Text 1.1 Paràgraf Català Excepcionalment i sempre que sigui per necessitats urgents del servei, els

responsables dels serveis o unitats administratives poden sol·licitar prèviament a la Gerent l'autorització per fer hores fora de la jornada de treball.

Castellà Excepcionalmente y siempre que sea por necesidades urgentes del servicio, los responsables de los servicios o unidades administrativas podrán solicitar previamente a la Gerente la autorización para realizar horas fuera de la jornada de trabajo.

1.5 Negreta Català Període estimat Castellà Periodo estimado

2.2 Avís Català Recordau que aquestes hores no es poden fer abans que la Gerència les hagi autoritzades

Castellà Recordad que estas horas no se pueden realizar antes de que la Gerencia las haya autorizado.

Documentació del disseny

Generació de plantilles

Usabilitat

Document del disseny Plantilla del disseny


Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(ii)

Diferenciar blocsRelació

Informació-Item

Informació

09/04/2013

21


Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(iii)

Variar la informació respecte dels

valors seleccionats

Formulari actual

Formulari antic


Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(iv)

Relació

Informació-Item

Clarificar conceptes

09/04/2013

22


Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(v)


Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(vi)

09/04/2013

23


Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(vii)


Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(viii)

09/04/2013

24


Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(ix)


Implantació de procedimentsDefinició de l’executable

09/04/2013

25

Gràcies per la vostra

atenció


EP1001201 Protocolde nousprocedimentselectrònicsa la UIB...Principis generals Plataforma...

Documents

Transcript of EP1001201 Protocolde nousprocedimentselectrònicsa la UIB...Principis generals Plataforma...