ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y · Por quien ha deseado que se cumplan mis anhelos y ahora...
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA EL USO DEL SOPORTE PAPEL ANTE LOS AVANCES DE LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN T E S I N A QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA P R E S E N T A : AIDA KARINA VERDUGO PAREDES ASESOR: Lic. María Mercedes Fernández Carbajal Lic. Hortensia Tercero Vega MÉXICO, D. F. 2005
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y
ARCHIVONOMÍA
EL USO DEL SOPORTE PAPEL ANTE LOS AVANCES DE
LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
A I D A K A R I N A V E R D U G O P A R E D E S
A S E S O R : L i c . M a r í a M e r c e d e s F e r n á n d e z C a r b a j a l
L i c . H o r t e n s i a T e r c e r o V e g a
MÉXICO, D. F. 2005
AGRADECIMIENTOS
A MIS PADRES:
Por el ejemplo de fortaleza que me han brindado en cual ha sido de mucha importancia en
todos los momentos de mi formación como persona y a las que agradezco, estar conmigo
compartiendo este momento tan importante en mi vida:
Jorge Verdugo y Carrera
Maria C. Paredes Flores
A MI HERMANA:
Por quien ha deseado que se cumplan mis anhelos y ahora los comparte con migo, por su
gran tiempo y dedicación para estar a mi lado en todo momento:
Diana Guadalupe Verdugo Paredes
A MIS ASESORAS:
Lic. Ma. Mercedes Fernández Carbajal
Lic. Hortensia Tercero y Vega
Por hacer posible la realización de este documento, gracias a su labor docente y tiempo
dedicado.
Profesores:
Prof. Maribel Torres Medina
Prof. Octavio Monroy Nieto
Por su apoyo, aportaciones y consejos durante la carrera y el logro satisfactorio de esta
tesis. Gracias
Lic. Claudia Gonzáles Hernández
Por su apoyo, y a todos aquellos consejos brindados durante la carrera, Gracias.
Amiga:
Martha Elizabeth Soto Rodríguez
Por su amistad, y sueños compartidos durante la carrera y a las aportaciones brindadas
Compañeros, Amigos (as) que me brindaron su amistad durante toda mi estancia en la
ENBA.
Familiares por su gran apoyo emocional y tiempo dedicado. Durante mi preparación
profesional y durante su apoyo en mi vida.
Y a todas aquellas personas que me brindaron su apoyo, y conocimientos adquiridos
durante la prepacion de la licenciatura de Archivonomía en la ENBA
GRACIAS
Atte.
Aida Karina Verdugo Paredes
2005.
EL USO DEL SOPORTE PAPEL ANTE LOS AVANCES DE LA TECNOLOGÍA DE LA
INFORMACIÓN
Pág.
Prefacio.......................................................................................…………….....…...…...I
Introducción......................................................................................................................II
CAPÍTULO 1
HISTORIA DEL PAPEL
1.1 Antecedentes del papel...............................................................................................1
1.2 Evolución....................................................................................................................7
1.3 Importancia...............................................................................................................12
1.4 Utilización.................................................................................................................14
1.5 Definición..................................................................................................................17
1.6 Soportes de información...........................................................................................18
1.6.1 Definición...................................................................................................20
1.6.2 Clasificación de los Soportes de Información............................................20
1.6.2.1 Por su Función.........................................................................................21
1.6.2.2 Por su Reutilización.................................................................................22
1.6.2.3 Por su Unidad de Información.................................................................22
1.6.2.4 Por su Legibilidad....................................................................................23
1.7 Tipos de Soporte...................................................................................................….23
1.8 Características........................................................................................................…27
CAPÍTULO 2
LOS NUEVOS AVANCES DE LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
2.1 Automatización.........................................................................................................29
2.1.1 Antecedentes..............................................................................................31
2.1.2 Definición..................................................................................................39
2.1.3 Utilización.................................................................................................40
2.1.4 Aplicación.................................................................................................46
2.2 Microfilmación........................................................................................................53
2.2.1 Antecedentes.............................................................................................60
2.2.2 Definición.................................................................................................66
2.2.3 Utilización.................................................................................................66
2.2.4 Aplicación.................................................................................................71
2.3 Digitalización...........................................................................................................75
2.3.1 Antecedentes..............................................................................................77
2.3.2 Definición..................................................................................................84
2.3.3 Utilización..................................................................................................85
2.3.4 Aplicación..................................................................................................90
CAPÍTULO 3
ANALISIS COMPARATIVO: USO DEL SOPORTE PAPEL UTILIZADO EN LOS
ARCHIVOS, ANTE LOS AVANCES DE LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
3.1 Tecnologías de la Información Aplicadas en los Archivos.....................................95
3.1.1 Definición...............................................................................................103
3.1.2 Importancia.............................................................................................105
3.1.3 Utilización...............................................................................................121
3.1.4 Tipos de Información en los Archivos....................................................123
3.1.5 Uso de la Información en las Tecnologías..............................................134
3.1.6 Uso del Soporte Papel en las Tecnologías de la Información.................139
3.2 Cuadro Comparativo: Ventajas y Desventajas de los Tipos de Información
en los Archivos.............................................................................................................141
3.3 Cuadro Comparativo: Ventajas y Desventajas del Soporte Papel Ante las
Tecnologías de la Información en los archivos.............................................................146
Conclusiones.................................................................................................................150
Bibliografía...................................................................................................................152
I
PREFACIO
Esta investigación me permitió aplicar los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera y me
permitirán desarrollarlos en futuras investigaciones o trabajos relacionados en la materia
Para el profesional en la Archivonomía en uso de nuevas tecnologías implica estar mas a la
vanguardia, y así ponernos a la par con los medios electrónicos y la informática para el mejor
funcionamiento de los archivos.
Los principales obstáculos a los que me enfrente en el desarrollo de la investigación fueron por una
parte la falta de tiempo para investigar los temas relacionados con la investigación y poca
bibliografía relacionada con el tema investigado.
El presente trabajo de investigación tiene como objetivo personal el obtener una titulo profesional a
nivel licenciatura.
Los objetivos planteados en esta investigación se cumplieron es su totalidad lo cual permitió
terminar satisfactoriamente la tesina.
Uno de los propósitos al elegir el tema de investigación fue que durante la realización de prácticas
profesionales, servicio social y proyectos relacionados con la carrera me percate que no existe una
normatividad que obligue a los encargados de los archivos a cumplir con los avances que se tienen
en la tecnología de la información, los cuales permiten obtener información de manera inmediata y
oportuna.
II
INTRODUCCIÓN
La informática, podemos considerarla como la herramienta que nos permite elaborar y gestionar la
información que se genera en el cotidiano que hacer de la praxis de cualquier profesión.
Hace algunos millones de años, nuestros antepasados sintieron la necesidad de expresarse y de
comunicarse con los demás para ello utilizaron como herramienta básica en este la pintura la cual
era plasmada sobre las paredes de las cavernas que les servían a su vez como de habitáculo para
resguardarse de las inclemencias meteorológicas y de las fieras y enemigos que les acechaban.
Así, pues, cualquier persona es productora de información y que esta se encuentra en un documento
que no es otra cosa que la escritura, o cualquier otra forma de expresión, de un determinado
conocimiento que queda reflejado sobre un soporte.
Desde esta perspectiva las pinturas rupestres de nuestros antepasados son información, es decir,
todo aquello que se fija de alguna manera de un soporte para ser consultado.
Ahora, en la recta final del siglo XX, la idea básica o fundamental es la misma, o sea, generar
información aunque la herramienta y el soporte varían, no así el lenguaje que es el mismo, bien en
su forma escrita o en su representación por imágenes, es decir, hoy en día tenemos la informática
para poder desarrollar otros aspectos.
Pero la cantidad de información y el crecimiento de la misma es tan acelerada, que nos veríamos
desbordados en nuestros campos profesionales de no contar con una herramienta de trabajo
excepcional, como lo es la informática.
El aparente mundo complicado de las computadoras nos permite, cada día acercarnos más y más
rápido a la información con muchas más posibilidades de éxito que en los años 70, cuando empezó
la fiebre telemática.
Por lo tanto, tenemos que ingresarnos en esta nueva ciencia que tantos horizontes y tantas
posibilidades nos brinda. Por este motivo, no podemos dar la espalda a estas nuevas tecnologías que
revertirán sus beneficios en nosotros mismos.
III
Esta tesina esta conformada por 3 capítulos:
En el primer capitulo: Se describe antecedentes de la historia del papel, evolución, importancia y
utilización, así como su definición, soportes de información, clasificación y características.
En el segundo capitulo se desarrollan las tecnologías de la información como son Automatización,
Microfilmación y Digitalización; antecedentes, definición utilización y su aplicación.
En el tercer capitulo la propuesta de la investigación: para lo cual se describe la diferencia de la
utilización de la tecnología de la información con el soporte papel considerando su importancia,
definición, utilización así como tipos y uso de la información.
Finalmente se presentan las conclusiones y la bibliografía en la cual esta fundamentada el desarrollo
de esta tesina.
1
CAPÍTULO 1
HISTORIA DEL PAPEL
Cuando los primeros conjuntos humanos se forman, el hombre siente la necesidad de perpetuar y
transmitir su memoria. Durante muchos años utilizó tan solo la transmisión oral, años mas tarde
se valió de los materiales, que tuvo a su alcancé, las piedras primero y después la arcilla, el
hueso, el mármol y otros elementos que la naturaleza le proporcionaba hasta que llegó el papel a
la vida del ser humano.
El siguiente estudio nos da la oportunidad de conocer acerca de los antecedentes, evolución,
concepto, importancia, utilización, diferentes soportes de información así como características
por las que haque tenido que pasar el papel hasta nuestros días.
1.1 Antecedentes del Papel
Las diversas civilizaciones que se desarrollaron en el mundo a través del tiempo manifestaron su
inquietud por dejar plasmado sus conocimientos, hechos históricos, costumbres y creencias, con
el propósito de asegurar su legado de generación en generación. Para esos fines utilizaron gran
variedad de materiales, que recolectaban de los recursos naturales que les proporcionaba su
entorno.
Dejando aparte los soportes mas primitivos que recibieron anotaciones como las piedras, tablas
de arcilla, etcétera, el material mas antiguo en la cultura Occidental es el rollo de papiro, material
usado predominantemente en el libro Egipcio y Griego. El papiro precendia de una planta
cultivada en las orillas del Nilo y se empezó a usar en Egipto. En Grecia se le aplicaba otro
nombre a la planta de papiro como Byblios o Biblios, y mas tarde se aplicó en rollos en blanco y
posteriormente en rollos escritos.
“El origen del papel alude al vocablo “papyrus” que en latín se refiere a la planta egipcia.
Cyperus papyrus, de la familia de las Ciperáceas, cuyas hojas sirvieron como soporte de la
escritura a los egipcios, griegos y romanos entre los años 3 000 a.C. Los egipcios obtenían el
2
papiro de una planta del mismo nombre (llamada thuf en el antiguo Egipto) las cuales se
caracterizaban por sus hojas largas, tallos blandos, de parte inferior muy gruesa y sección
triangular, la médula del papiro era consumida como alimento una vez hervida y también se
utilizo en la elaboración de un material similar al del papel”1
En este país se fabrico el papiro a partir de capas estiradas de las médulas, se ordenaban en forma
transversal, y la pulpa se impregnaba en agua, se prensaba para ponerse a secar, una vez ya seca
se frotaba sobre una pieza de marfil o una concha lisa para darle mas suavidad a la textura, el
tamaño que llegaba a alcanzar era aproximadamente entre los 12cm por 22 y 35cm de largo y
cada hoja se unía a otra para formar los rollos de 6 a 9 metros y de una longitud superior a los 40
metros.
El pergamino se obtenía principalmente de las pieles de cordero, cabras, terneros, las culturas
mesoamericanas no fueron la excepción, en sus abundantes expresiones, utilizaron como, soporte
de escritura: lienzos, piel de venado, papel de maguey y, en mayor cantidad papel ámate.
Los antecedentes del papel ámate, corresponden al periodo Clásico, el cual inicia con la
existencia de machacadores de piedra que data de los años 500 al 600 d.C., Las piedras fueron la
principal herramienta con la que el artesano manufacturaban las hojas de papel. El papel ámate se
utilizo durante este periodo para diversas manifestaciones como en cuestiones religiosas,
sacerdotales, ofrendas, etcétera, así como en la elaboración de numerosos documentos o códices.
La fabricación del papel empezó en Japón gracias a un monje Coreano que había aprendido las
técnicas del papel y de las tintas, en la India la introducción del papel no fue posterior al siglo VI,
un monje Chino asistió a este país en el año 671 a 674, en la cual el papel tuvo una gran difusión
en el país hasta la era Musulmana.
Los Españoles intentaron interrumpir la fabricación del papel ámate, por la simple relación que se
tenía con los rituales religiosos prehispánicos, sustituyéndolos por el papel Europeo, pero a pesar
1 El papel. {En línea} México: Disponible en World Wide Web http. www.google.com. {Consulta 22 de Sep. 2004}
3
de las prohibiciones, la manufactura del material ámate, para fines rituales perduro a través del
tiempo. Gracias a ello, en la primera mitad de este siglo, algunos etnólogos y otros estudios
realizados descubrieron esa actividad en el estado de Puebla y en algunas regiones de Veracruz y
Oaxaca.
La imprenta y el papel es el medio que perpetúa las ideas y aspiraciones de los hombres y
ensancha su capacidad de comunicación y de diálogo, pues bien, el papel y la imprenta son dos
de los cuatro grandes inventos Chinos junto con la brújula y la pólvora que contribuyeron a la
modernización del Occidente. A lo largo de los dos mil años transcurridos desde que empezó a
fabricarse el papel, esa técnica ha evolucionado mucho, las máquinas ahora son bastante más
complejas, las cuales no han variado en los principios y procedimientos básicos.
El invento del papel en China tuvo su origen en la operación de trabajar y agitar trapos en el río,
varios siglos antes de Cristo. Es muy probable que la idea de fabricar papel surgiera
accidentalmente un día en que alguien dejo secar las fibras así obtenidas sobre una lámina o
esterilla.
El papel tiene su origen en la costumbre de escribir sobre tejidos y el perfeccionamiento que lo
convirtió en el uso económico de aquel antiguo procedimiento. El papel y los productos textiles
están íntimamente relacionados, no solo se fabricaban originalmente con los mismos tipos de
materia prima sino además eran parecidos en sus propiedades, en su forma y hasta sus
modalidades de utilización eran intercambiables.
El papel es una de las más importantes contribuciones de toda la historia a la civilización, siendo
uno de los atributo de los Chinos hasta hace unos cien años antes de nuestra era, y una de las
grandes diferencias entre uno y otro es la técnica de fabricación, y por ende en sus costos de
producción respectivos, en donde los tejidos de fabricación se realizan mediante un
procedimiento de halado mecánico y el papel mezclado con las fibras, era desintegrado hasta
convertirlo en una lámina por medio de operaciones químicas.
4
“El papel fue inventado en China unos 100 años d. C. Y se difundió por todo el mundo durante la
Edad Media. En donde los Chinos emplearon por primera vez la técnica de la impresión con
caracteres de madera en el siglo VI Y VII”2 los tipos móviles son de carácter manual de unos 400
años antes de Gutemberg. También el uso de la tinta China se remonta a la mas antigua
civilización de ese pueblo, gracias a tales técnicas resultó posible producir múltiples ejemplares
de volumen paginado y otorgarles a las obras una amplía difusión.
“Los primeros datos disponibles acerca del papel se advierten en los escritos de algunas crónicas
del siglo XVI, tales como Mártir de Algreria. Fray Diego de Landa, Bernal Díaz del Castillo y
Fray Bernardino de Sahagún, autores que hablan de papeles manufacturados con diversas fibras
vegetales como el maguey, la palma y el ámate. Retomando las fuentes del siglo XVI, se observa
que existe otro autor llamado Francisco Hernández, siendo el único que dejo información acerca
de la fabricación del papel ámate”3
Nadie ha contribuido tanto como los Chinos al progreso de las artes gráficas, la producción de
libros en su forma moderna y textos impresos con tinta negra sobre papel blanco.
Se ha atribuido el invento del papel a “Tsai Lun, funcionario encargado de manufacturas chinas,
quien en el año 105 de nuestra era presento a la corte un método de fabricación de papel con
corteza de árbol, cáñamo, trapos y redes de pesca, en donde era muy probable de un modo
arbitrario es la fecha en que se remota la invención del papel, antes de esa época se empleaba ya
un papel hecho de fibras vegetales y de seda. Hace pocos años se descubrió en el Norte de China
unos fragmentos de ese papel más antiguo a la era cristera que data de 1957 aunado a la fecha
anterior”4
El personaje mencionado anteriormente es un innovador que empleo nuevos materiales y nuevas
técnicas. Las disponibilidades de trapos y demás materiales de segunda mano eran limitadas.
2 MARTINEZ DE SOUSA, José. Pequeña Historia del Libro. 2da. Barcelona: Labor, 1992. P. 16
3 BERNAL, John D. La Ciencia en la Historia. 5 Ed. México Nueva Imagen, UNAM, 1981. P. 137
4 S/A De la Escritura del Libro. Barcelona: Promoción Cultural, 1976 P. 51
5
La utilización de nuevas fibras procedentes de la corteza de los árboles y de otras plantas
proporcionó nuevas fuentes de materias primas, con lo que resulto posible fabricar papel en
mayor escala para atender una demanda cada vez mayor.
Las principales materias para la fabricación de papel en China eran: el cáñamo, el yute, el lino, el
ramio y el rotén, la corteza del moral, el bambú, la caña, los tallos de trigo y de arroz y las fibras
floríferas como el algodón. Las mejores eran probablemente el cáñamo y el algodón, ya que dan
una mayor cantidad de fibras puras y alargadas, pero, como resulta primordial para la industria
textil, durante siglos se ha fabricado en China el papel con bambú y morera.
Aunque el papel se empleó para la escritura muy verosímilmente desde la fecha misma en que
fue inventado, tan solo en el siglo III d.C., sustituyo totalmente a las tablillas de madera y de
bambú como materia prima de los libros Chinos, se descubrió también que a partir de entonces el
papel empezó a fabricarse con una fina trama, encolado a fin de mejorar su calidad para la
escritura, y teñido con una sustancia, con el objeto de darle mayor perdurabilidad, además que se
fabrica en varios colores y formas, según fueran a escribirse en el libro como, poemas, notas o
cartas, o también en la confección de bordados, decoraciones y confecciones para los libros y
documentos.
“En el siglo VII y VIII aproximadamente se confeccionaban con papel, artículos personales como
abanicos, sombrillas, farolillas, cometas, juguetes o inclusive el papel de uso higiénico también
para la realización de ropa, sombreros, trajes, pantalones, sábanas, mosquiteros, cortinas y otros
muchos utensilios domésticos, asimismo para la realización de dinero volador y para la
sustitución de las grandes monedas hechas de materiales metálicas.
En España se introdujo una fábrica de papel en el año 1150, tuvo lugar al cruzar el Mediterráneo
por los países de Egipto, Palestina a Italia, a través de Sicilia, a que había lugares de molinos de
papel en las ciudades Itálicas y en varias ciudades de Francia y Alemania en el siglo XIV.
Los Árabes llevaron la fabricación del papel a el Cairo por lo tanto se inicio oficialmente a
principios del siglo IX, y más tarde lo difundieron por el Norte de África llegando hasta Europa,
6
alrededor del año 1150, poco después se fabricaba en Toledo y en Valencia, en el mismo periodo
también se fabricaba papel en Sicilia y en Italia Continental, en los años de 1294 se fabrico por
primera vez papel moneda en donde los Persas les otorgan el nombre chino de chao (dinero);”5
Marco Polo es uno de los primeros visitantes Europeos, el pudo observar la amplia difusión del
papel moneda y de la extraordinaria quema de efigies de papel en ofrenda a los muertos, en el
imperio de Gran Kan.
El conocimiento del arte de hacer papel llegó a tierra Itálica desde el Norte de África, y más tarde
se propago paulatinamente por toda Europa, a través de España e Italia en los años 1300.
Gracias al papel, los libros resultaron mucho mas baratos y manejables, pero antes de la
invención de la imprenta no era posible multiplicarlos y difundirlos. Hubo, sin duda, toda una
evolución gradual en la que intervinieron muchos personajes, especialmente varones piadosos
que solicitaban un gran número de copias de textos sagrados.
En 1340 se hacían ya impresiones policromas, esta técnica progreso a fines del siglo XVII,
publicándose muchos manuales de pintura y de papelería en varios colores, se empleaban para
ello una serie de tipos diferentes, uno para dar color, eligiéndolos sucesivamente al papel. Con
este método se confeccionaban en especial las ilustraciones de los libros y los textos que llevaban
puntuación y comentarios, a lo largo de los siglos la impresión con tipo de madera predominó en
la producción China de libros, los tipos móviles solo se utilizaron ocasionalmente, el papel se
popularizó en China y empezó a difundirse por todo el mundo; alrededor del Este, en Corea siglo
II y en Japón en el siglo III, hacia el Sur, en Indonesia en el siglo III y el India antes del siglo VII;
y hacia el Oeste, en Asia Central, en el siglo III, hacia el Occidente en el siglo VIII, África en el
siglo X, Europa en el siglo XIII y en América siglo XVI.
Los Chinos guardaron sus técnicas de fabricación de papel hasta que unos artesanos cayeron en
manos de los Árabes en el siglo VIII, fecha en que fue revelado al mundo exterior, también data
que los Coreanos fueron los primeros en adquirir libros chinos impresos en papel.
5 ESCOLAR SOBRINO, Hipólito. Historia del Libro. 2da. Ed. Madrid, Fundaciones Sánchez. 1988. P. 50
7
Los cuales introdujeron las técnicas de su país en el mundo Árabe, cuarenta años más tarde entra
en Bagdad gracias a unos artesanos Chinos, en donde el papel hizo su aparición en Egipto y
Marruecos, en donde los Árabes monopolizaron la fabricación del papel en Occidente durante
cinco siglos, antes de que entrara en Europa en el siglo XII.
En su larga historia de más de 1500 años el papel se difundió desde China a casi todas las partes
del mundo. Cabe discutir sobre la posible influencia China en las artes de la imprenta en Europa
pero es innegable que en este continente se conocían las técnicas de China y muchos artículos
impresos procedentes de este país. “En los países bajos se empezó a fabricar el papel en los siglos
XVI en el Nuevo Mundo, en México antes de 1580 y en la colonia Inglesa de América del Norte
a fines del siglo XVII.”6
El origen Chino del papel y su adopción posterior para otros muchos países no ofrecen la menor
duda de cómo fabricar el papel, que era ya un arte plenamente desarrollado antes de que saliera
de las fronteras de China, constituye probablemente el más completo de los inventos que ese país
ha dado al mundo.
La fabricación del papel a mano, que era tan costoso el producto se experimentó un enorme
progreso con la invención de la primera máquina en Holanda en 1750, en Francia se inició en
1797 la manufactura del papel en rollo continuo, invento que se debe a Nicolás Luis Roberto y el
Alemán Séller perfecciono un proceso para reducir madera a pulpa en 1840 y nuevos inventos y
adelantos llevaron a la industria papelera a figurar entre las más florecientes. Los países de vastos
recursos forestales como Canadá, Estados Unidos, Suecia, Noruega y Finlandía se convirtieron en
los principales abastecedores mundiales de papel y de materia prima.
1.2 Evolución
De una manera más simple un documento es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un
soporte perdurable que contiene información, es el objeto que conserva la huella de la actividad
6 MILLARES, CARLO Agustín. Introducción a la Historia del Libro y de las Bibliotecas. México: FCE, 1971. P. 76
8
humana que sirve para dar noticia de un hecho, quedando esta noticia fijada en el objeto, no
importando el soporte que se encuentra el material (piedra, pergamino, papel, cinta, disco, etc) en
el que un medio de escritura o pintura esta fijada la información.
Entiéndase así un documento, una pintura rupestre, una moneda, un testimonio, un disco, puede
comprenderse en su significado en cuanto tiene los tres elementos indicados, soporte, medio e
información.
En principio los documentos escritos, audiovisuales o gráficos pueden ser fuentes narrativas,
productos de la imaginación y creación o fuentes documentales, reflejo de las relaciones y
actividades de la sociedad y de los hombres. Las denominadas fuentes que constituye, a los que
nosotros consideramos documentos, podemos descender a otros estadios de la limitación
propuesta para restringir la consideración exclusiva de documentos al de la naturaleza
estrictamente jurídica, de esta manera se dividen en dos: documentos archivísticos y documentos
diplomáticos que hacen al documento el centro de la información.
El soporte ha cambiado antes y después de la invención del papel se ha determinado que no es el
soporte el elemento que determina la esencia de un documento, pero si hay que contar con el por
cuanto que es la parte material en que esta registrada su información y la conservación del
mismo, no olvidemos además que los soportes de ayer y hoy no son exclusivos de los
documentos como los libros, desde que se inventó el papel en el siglo XII, que fue sustituyendo
paulatinamente al papiro y al pergamino, hasta recientemente ha sido el único soporte, el que
ahora califica de tradicional y nosotros hemos venido denominando materia escriptoria ahora esté
se contrapone a los nuevos soportes, no solo por recientes, como los soportes informáticos , sino
por distintos aunque no tan nuevos como las cintas de celuloide, en el caso de los primeros como
el papiro, vitela, o papel, el registro de la información permitirá su transmisión directa al usuario,
en el caso de los resguardos exigen una máquina intermediaria para su lectura.
En Europa, el primer ejemplar escrito en papel es una carta Árabe que data de los años 806, la
que se conserva en Holanda, en las Bibliotecas Universitarias de Leydan. Antes de la aparición
9
del papel, los Europeos utilizaban el pergamino, producido de delgadas capas de piel de vaca,
oveja o cabra.
La primera fabrica de papel Europea se estableció en España, cerca del año 1150, durante los
siglos siguientes la técnica se extendió a la mayoría de los países Europeos, a mediados del siglo
XV, con el invento y la introducción de la imprenta de tipos móviles, la impresión de libros pudo
hacerse a más bajo costo y fue un gran estímulo para la fabricación del papel.
El aumento en el uso del papel durante los siglos XVII y XVIII motivó una escasez de telas y
trapos, únicas materias primas sofisticadas que conocían los papeleros Europeos, intentaron
introducir diversos sustitutos pero ninguno dio buenos resultados. También se intento reducir el
costo del papel a través de una máquina que remplazará el proceso de fabricación manual.
Esta fina lámina que sirve hoy de soporte a la escritura manual y la imprenta es antiquísima, es
inventada gracias a los Chinos como ya se había mencionado alrededor del año 150 a.C. en donde
las mejores fibras de la fabricación del papel eran en aquellas épocas, el cáñamo y el algodón
aunque requieran de la industria textil, por lo que los Chinos emplearon especialmente el bambú
y la morera, además de yute, lino, caña, y tallos de trigo y arroz, después de su invención.
Alrededor del 600 años d.C., el papel llegó a Corea y Japón, países en los cuales se comenzó a
fabricar en forma manual, de acuerdo a la antigua tradición, Coreanos y Japoneses los cuales
fueron perfeccionando paulatinamente este sistema.
Al entrar en Europa, los Árabes introdujeron en ese continente el secreto de la fabricación del
papel, países como Italia y España desarrollaron rápidamente este descubrimiento.
En el año 750 d.C., los conocimientos para la fabricación del papel llegaron al Asia Central, el
Tibet y la India, posteriormente los Árabes en su expansión hacia el Oriente, se familiarizaron
con los métodos de producción del papel de escribir y crearon molinos de papel en Bagdad,
Damasco, el Cairo y más tarde en Marruecos, España y Sicilia. Los Árabes no tenían fibras
frescas, de manera que para producir papel extrajeron la materia prima de sus antiguas alfombras,
10
luego usaron harneros hechos de caña y fabricación de hojas delgadas recubiertas con pasta de
almidón.
Este papel era de apariencia fina y resista muy bien la escritura, posteriormente en el año 794 la
segunda fabrica de papel se dio en Bagdad.
Curiosamente, el papel apareció en Egipto, país creador del papiro alrededor de los años 800
d.C., (700 años después de que el papel fuera creado por elchino Tsai Lun), iniciando los
Egipcios su fabricación 100 años después.
El papel tardaría más de mil años en llegar a Europa, en este hubo dos vías de introducción : la
primera se describe en el continente Europeo en el año 1150, en donde se establece el primer
molino de papel en Valencia, fue traído por los Árabes desde Marruecos y la segunda vía fue por
Egipto a través del año 1276, gracias a estas dos vías el papel llego a Alemania en el año de 1320
por la vía de Xátiva y Nutemberg 1391, la siguiente en esta vía pasa a Inglaterra en el año de
1494 y de aquí a los Estados Unidos (Filadelfia 1690).
La invención de la imprenta dio lugar aun nuevo tipo de reproducción tanto para los libros como
para los documentos únicos y de uso personal, el uso del papel ha llegado a estos tiempos para
uso indefinido del mismo para cualquier publicación de algunas noticias que viene siendo el
papel periódico en 1705. Esta demanda propicio la mecanización dE la fabricación del papel a
mediados del siglo XVIII.
Fue el Francés, Nicholas Louis Robert, quien “en 1797 finales de 1798, el autor mencionado,
invento la máquina continua, que permitía prescindir de la forma, es decir, un marco con cedazo
para formar un pliego, esto tuvo amplia influencia en el formato y tamaño de los libros, ya que el
papel de tinta hace el papel la forma y el pliego del mismo y dejo de fabricarse, la máquina
continua proporcionando varios tamaños del pliego del papel para imprimir.”7
7 BROOKFIELD, Karen. La Escritura. Aguilar, Altea, 1994. P. 25
11
“La que fue mejorada por dos Británicos: los hermanos Hery y Sealy Foudrimier, quienes en
1803 crearon la primera máquina. En 1840 introdujeron el proceso de trituración de madera para
fabricar pulpa, con la cual se pudo fabricar papel a partir de una materia de más bajo costo. Diez
años después se realizo el primer proceso químico para producir la pulpa, lo cual también
colaboro a la reducción de costos.
En 1844, Federic Gottlob Séller sería el primero en obtener un procedimiento mecánico, de pasta
de madera. Hacia 1852, Meillier descubrió la celulosa y el autor Tilghman patentó el
procedimiento mediante el cual y por medio de la utilización de bisulfito de calcio, se obtenía
celulosa de la madera.
Desde esa fecha todos los esfuerzos convergerían hacía la búsqueda del perfeccionamiento de
máquinas y técnicas, la renovación de materiales y la disminución de los tiempos de producción.
Los primeros papeles que se fabricaron en China datan de la segunda mitad del siglo XIX y
fueron producidos por pasta de paja de trigo. Hubo intentos satisfactorios por producir celulosa
de madera, pero el costo resulto muy alto.”8
“Se presume que la primera fabricación de papel de nuestro país fue fundada en Limache en 1869
y trasladada en 1893 a Quillota (ambas situadas en la actual V Región del Continente
Americano). A fines del siglo XIX y comienzos del XX, en Chile se elaboraban intimas
cantidades de papel y cartón para uso interno, en 1892 en papel de envolver de tipo nacional
apenas abastecía en 5% de la demanda, llegándose importar papel para responder a los
requerimientos de la Ley de Introducción de la época, en la que incluían el fomento de la lectura,
es decir, había que producir muchos libros.”9
En 1895, se creó una fabrica de papel y cartón en la Palmas de Ocoa en la (V Región),
utilizándose la palma Chilena (Jubaea Chilensis) utilizada como materia prima.
8 SANCHEZ, Mariana Manuel. Introducción al Libro Manuscrito. Madrid; Arcos Libros, 1995. P. 12
9 GONZALES, Pedro. Los Documentos en Nuevos Soportes en <Jornadas Provinciales de Archivos> Cádiz,
Diputación Provisional, 1988. P. 9
12
“Las nuevas tecnologías en las instituciones, su actividad de respaldar en estos nuevos soportes,
naturalmente los archiveros han de ocuparse solo de su recogida, conservación, selección,
eliminación y difusión, sabiendo las incidencias de su materialidad que tiene sobre estas
funciones habrá de resolverlas, sin alejarse de los principios y orígenes de la información dentro
de cualquier empresa o archivo encargada de difundir la información a los seres humanos.
Hemos de conocer de su variante y ser concientes de las dificultades que entrañan y afectan no
solo a la conservación y almacenamiento, sino a los problemas jurídicos a su valor probatorio la
existencia de los nuevos soportes esta reconocida en los textos de la legislación destinada sobre
los archivos de 1984 a nivel estatal y a nivel autonómico”10
En 1920 se fundó la Compañía Manufacturera de Papeles y Cartones (CMPC) en los terrenos de
una antigua fábrica de Puente Alto. En sus inicios, la producción de papeles de CMPC fue a base
de paja de trigo importada, que hasta mediados del siglo XX, con la instalación de una planta en
laja, la empresa CMPC comenzó la producción de celulosa a gran escala, a partir de las maderas
de pino insigne y eucalipto.
1.3 Importancia
Un manual escrito o mecanografiado, un dibujo o una estampa, o un plano pueden ser un
instrumento, no importando el soporte en que se encuentre la información, un documento de
archivo es el eslabón y esta vinculado con el antes y después, forma de un entramado estructural.
En cualquier documento de archivo hay que distinguir varias partes de distinto material,
considerando el soporte en que se encuentra como ya se menciono, existen soportes nuevos y
antiguos. Debemos de considerar las estructuras en que se encuentra la información y el
contenido que hemos de identificar, es decir, el mensaje o noticia que nos transmite, que pueden
ser similares, si la tipología es la misma y el medio en que se encuentra fijando dicho contenido.
10
El papel. {En línea} México: Disponible en World Wide Web http. www.google.com. {Consulta 22 de Sep. 2004}
13
Un documento de archivo al no ser un documento de creación no genera propiedad intelectual, ni
derecho de autor, ni es susceptible de manipulación, ya que acusarían un delito.
El estado natural de los documentos de archivo, es formar parte de un fondo documental o de un
todo dentro de la institución, sin embargo, no necesariamente en la práctica es así, pueden
constituir documentos aislados o estar integrados en colecciones no estando depositados en un
archivo.
Antes de ver las características particulares conviene analizar los problemas y ventajas que
ofrece en general:
Ventajas.
Capacidad de almacenamiento.
Facilidad de acceso a la información.
Inmediatez de reproducción.
Facilidad para la difusión.
Problemas.
Fragilidad y destrucción de la información.
Equipamiento y mantenimiento.
Falta de criterio de valoración para la conservación.
Aspectos jurídicos.
Las ventajas afectan al almacenamiento, por su gran capacidad y a la facilidad de acceso, de
reproducción y de difusión, casi inmediatas. Siendo actualmente uno de los grandes problemas en
el volumen de producción documental y la escasez de depósitos, la reducción conseguida por
medios de estos soportes pueden aliviarlos en gran medida, es sorprendente la facilidad de acceso
a la información cuando el volumen de los documentos es grandioso.
En cuanto a la difusión van a permitir solo a la transmisión de un documento a larga distancia,
contemplando en pantalla en cualquier país del mundo sino a la consulta múltiple, por varias
14
personas a la vez, impidiendo además del deterioró favorecido por el manejo y manoseo directo.
Los inconvenientes por su lado afectan a la facililidad por falta de permanencia de registro que
para muchos casos no están del todo experimentados y por la fragilidad del propio soporte, (así
como en películas de nitrato de celulosa). Requieren de unas condiciones ambientales muy
rigurosas que varían de unos soportes a otros y de un control, no menos riguroso, para
garantizarlas.
Hay que estar alertas a los plazos de permanencia para transferir la información a nuevos
soportes. La facilidad de destrucción de la información, junto a la falta de criterios de valores
históricos entre los registradores o introductores pone en riesgo la conservación de la información
que debe ser permanente.
Estas circunstancias exigen a los archivos una vigilancia extrema en la etapa prearchivística o de
producción documental para lograr una buena conservación de la misma, el equipamiento
requerido por estos soportes exige infraestructuras y costos. “Por último existen problemas
jurídicos que afectan al reconocimiento probatorio de los documentos en estos soportes, habida
cuenta la facilidad para su manipulación con el riesgo de modificar al origen sin dejar huella”.11
1.4 Utilización
El plasmar algún escrito suele ocuparse una hoja en la cual se crea alguna búsqueda de uso
relevante, es decir, “la información es el conocimiento que los hombres perciben por medio de
uno o mas de sus sentidos, la información permanece intangible hasta que se presenta de una
forma con datos, cuando la información esta representada como datos en cualquier documento
pueden ser guardada, comunicada y usada”.12
Dentro de esta definición primordial entra como eslabón el documento en un sentido genérico, es
“todo un registro de información independientemente del soporte físico (un libro, un mapa, una
11
PIEYNS, J. y RIGO, Paulette. Las Consecuencias Jurídicas de la Producción de los Documentos Informáticos por
la Administracición Pública. Estudios RAM, Paris, 1988. P. s/n 12
ALDAY GARCIA, Araceli. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias del Poder Ejecutivo
Federal, México, 1990. P. 11
15
pieza arqueológica, una moneda, una escultura, un cuaderno o una simple hoja de papel, etc), y
en sentido estricto un documento de archivo es: la información contenida en cualquier soporte y
tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización (pública o privada)
o las personas en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de sus actividades”.13
Los soportes de los documentos la mayoría suelen producirse en papel, en la actualidad se utiliza
también el medio electrónico o los soportes en acetato de celulosa, poliéster en los rollos de
microfilme, microfichas, cintas o discos, películas o videos, cintas magnéticas y discos ópticos,
entre otros.
Los documentos deben tener una administración adecuada para asegurar el proceso de reducir
selectivamente, proporcionar el manejo de volúmenes de los mismos, modo que conserven y
custodien en archivos o en cualquier lugar aquellos que tengan un valor de tipo administrativo,
legal, y de carácter confidencial y estos constituyen la memoria de la actualidad de la
administración pública y privada.
“Los procesos administrativos del manejo de la información están relacionados con una serie de
pasos que permiten lo siguiente:
ETAPAS PARA RELACIÓN
Planeación Investigar Prever
Organización Prever Planear
Dirección Planear Organizar
Control Organizar Integrar
Integración Dirigir
Dirigir Controlar
13
ALDAY GARCIA, Araceli Op. Cit. P.11
16
Dichas etapas declaran solo el manejo de este cuadro, se sustenta en información que solo se
encuentra en los documentos que se custodian y conservan en los archivos de dicha organización
administrativa.”14
La unidad administrativa es de enorme trascendencia para la gestión pública, pues de ella
depende en gran parte el correcto planteamiento de sus relaciones con los ciudadanos y el nivel
de eficiencia de su gestión. En la cual los archivos constituyen la memoria de la actuación de la
gerencia pública son el testimonio de los derechos y obligaciones de los ciudadanos y de la
propia administración, es el factor imprescindible de continuidad en los cambios de las
estructuras administrativas y de los propios funcionarios.
Por lo tanto consideramos que el papel, esta siempre presente en la vida del ser humano, los
hechos datan que cada ser humano consume 100 árboles en toda su vida por los distintos
productos que necesita para la producción de papel de cualquier tipo como los periódicos,
revistas, libros, cuadernos y sobre todo en la manufactura de materiales en madera por esta razón
hay que hacer conciencia en lo que gastamos el papel sin tomar en cuenta el uso frecuente que le
damos.
La utilización del papel en los centros de información esta formada por documentos y estos a su
vez son portadores de información, no se puede hablar de archivos sin documentos, sin embargo
puede suceder lo contrario. Los documentos integran el Patrimonio Documental, forma parte de
los archivos y de los depósitos documentales, pueden estar sueltos o agruparse en fondos y
colecciones.
La intima relación entre los archivos, documentos e información establece una triple dimensión
en el objeto de la archivística.
14
ALDAY GARCIA, Araceli. Op Cit. P.17
17
Los documentos como materia prima de los archivos son el objeto sobre el que el archivero
realiza su actividad profesional, de tal manera que los documentos dan lugar a la existencia de
archivos y estos hacen necesaria su presencia.
Hoy la información está relacionada con el dominio de la sociedad, se ha dicho de ella que es un
nuevo factor en la producción de un país, de tal manera que a medida que se consiguen más
escritos se obtiene mejores condiciones de competitividad en el proceso de producción.
“El futuro de un país depende de la disponibilidad de información, de ahí la estrecha relación
entre información y poder, en este sentido la información es un bien social que lleva al desarrollo
pero que como tal no se puede monopolizar, sino hay que comunicar. Esto a llevado a algunos a
la conclusión de que el buen uso de la información impedirá el desconocimiento, la falta de saber,
y así las cosas, la ignorancia no podrá considerarse como una desgracia, sino como un delito
social.”15
En las oficinas, el uso del papel es muy constante tanto en el sector gobierno y del sector
privado, los documentos son creados y usados diariamente para documentar acciones, confirmar
decisiones, establecer derechos y responsabilidades, y comunicar información, sin documentos
los gobiernos y las empresas no podrán funcionar, actualmente no es posible recordar vastas
cantidades de información sin crear un registro, esto es un documento.
1.5 Definición
En este punto se mencionan una serie de definiciones sobre el papel
“Es una estructura obtenida en base a fibras vegetales de celulosa, las cuales se
entrecruzan formando una hoja resistente y flexible.”16
“Lamina fibrosa que se forma sobre una fina trama suspendida sobre el agua.”17
15
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica. 7 ed. México. 1995. P.-126 16
NUÑEZ CONTRERAS, Luis. Concepto de papel, Archivístico: Estudios básicos, Sevilla, 1983. P. 24 17
El papel. {En línea} México: Disponible en World Wide Web http. www.google.com. {Consulta 22 de Sep. 2004}
18
“Hoja delgada hecha de varios materiales primarios, puesta de trapo de algodón o lino
molido, pulpa de cáñamo, yute, paga de arroz, papeles viejos, y de cualquier clase de
árbol.”18
En la actualidad podemos definir al papel; como el medio comprometedor de actos y
declaraciones, de asuntos relacionados a las actividades de los seres humanos como de la
empresas y archivos públicos y privados, teniendo así testimonios y respaldos únicos sin tener
alguna modificación.
Esta serie de esclarecimientos nos lleva a una verdadera conclusión acerca del papel, que esta
hecho de materiales naturales y de elementos primarios como lo mencionan las definiciones
anteriores, se le puede otorgar muchos conceptos como un soporte en materiales blandos que esta
adaptado para plasmar y transmitir información de manera particular o general y no tiene un uso
importante para el ser humano o empresas generadoras de información los cuales tienen que
hacer uso de esta herramienta para atestiguar los antecedentes de la misma.
1.6 Soportes de Información
Antes que nada hay que definir que es un soporte de información por términos separados.
Entendemos por “Soporte: a todo material de apoyo sobre el que se extiende algo.”19
Es decir, se
trata de cualquier estructura física que sirve para conservar algo que se ha fijado sobre el.
El autor Ezequiel Pardo Clemente define a un soporte: “como cualquier estructura física
susceptible de contener, por tiempo indefinido, una información que ha de ser comunicada a
terceras personas o al propio equipo.”20
18
SANCHEZ MARIANA, Manuel. Introducción al Libro Manuscrito. ed. Arcos Libros, Madrid 1995. P. 12 19
PARDO CLEMENTE, Ezequiel. Op Cit. P. 161 20
Ibid. P. 161
19
En muchas ocasiones se aplican sinónimos relacionados al mismo término, empleados dentro de
los soportes siendo una de las expresiones utilizadas dentro del rango de la materia cuando
hablamos del ordenador, su estructura y el funcionamiento, no tiene nada que ver ya que el
soporte es una estructura que nos sirve para almacenar información y el término periférico es un
dispositivo que nos permite poder trabajar con la información almacenada en un soporte.
Considerando otro punto de sinónimos es memoria y esta sinonimia si que podemos aceptarla
pues un soporte almacena por un tiempo indefinido, la información que es lo que hace
genéricamente en una memoria.
Las características o finalidades de este tipo de material físico se resumen de la siguiente manera:
Sirve para almacenar información.
Convertir la información en forma legible para la máquina.
Transformar los datos para que las personas también puedan entenderlos.
Actualmente el termino información es algo traído y llevado, hablando de su volumen, de la
explosión provocado por el avance de las tecnologías relacionadas con su tratamiento y
transmisión, asusta su producción por que se han manipulado los soportes que lo contienen y los
medios para su difusión.
Hasta no hace muchos años la información transmitida por los documentos estaba dosificada a
través de los libros y de los documentos escritos en los archivos. Actualmente hay otros soportes
(audiovisuales), otros documentos (fotografías, filmes) que lo contienen.
Se reconoce la revolución de la información como una producción masiva y una disponibilidad
desproporcionada que hay que equilibrar, ese aumento debe de ser controlado, para uso y
utilización, si la información no se sabe tratar, se desconoce, no se utiliza y por tanto es inútil.
20
1.6.1 Definición
No existe una definición totalmente clara y precisa de soportes de información ya que los autores
lo definen por separado en base a esto establezco que:
Un Soporte de Información: es toda información plasmada en cualquier material, sin importar
lo que se plasme, solo es considerado un elemento de suma importancia dentro de la materia
prima como lo es el papel y como medio de consulta para el público en general tanto en
instituciones públicas o privadas.
1.6.2 Clasificación de los Soportes de Información
Dado que hoy en día la cantidad de información y el crecimiento de la misma son tan enormes,
que nos vemos obligados en nuestro campo profesional de no contar con una herramienta de
trabajo excepcional, como lo es la información documental.
Ante la avalancha que supone la producción científica escrita, sin que entremos a discutir la
calidad de la misma, se nos presentan dos formas de resolver nuestras necesidades, o bien,
cruzarnos de brazos y echar mano de la publicidad a la que estamos suscritos por tradición
familiar y tanto en el pasado como en el presente, la información del futuro ya se encuentra
dentro de las grandes tecnologías de información, o bien utilizar tecnologías informáticas de
comunicación o de los sistemas de lectura láser, para una buena comunicación por el mundo y
para el mundo (Sistema de Red).
El soporte de los documentos se sigue produciendo en papel, pero se utilizan también otros
soportes como; acetatos de celulosa, poliéster como en rollos de microfilme, microfichas, discos,
cintas, películas, cintas magnéticas, discos ópticos entre otros.
21
“Los sistemas para interpretar la información fijada en el soporte se dividen en:
Sistema operativo textual, manuscritos o impresos, basado en los signos alfabéticos, es de
lectura directa, en un sistema operativo meramente figurativo (monografías y dibujos).
Sistema operativo análogo, gravable y legible por máquina, mediante un programa
adecuado (documento audiovisual).
Sistema operativo digital gravable y legible por máquina, mediante un programa
adecuado (documento informativo).”21
Antes de empezar con los criterios de clasificación hay que mencionar que un mismo soporte
puede permanecer a varios grupos en función de que se cumpla la característica o criterio
empleado para estar en ese grupo determinado. Dicha clasificación es la siguiente:
1.6.2.1 Por su Función
Teniendo en cuenta que la función principal de un soporte es almacenar información, y que esta
debe contar con una entrada y una salida, es decir, hay que introducirla y después hay que sacarla
de alguna manera.
“De acuerdo a este primer criterio de selección tenemos:
Soporte de entrada, que se utiliza para representar en ellos la información, uno de los
grandes ejemplos son: las tarjetas perforadas.
Soporte de salida, que se usan para la obtención de la información procesada como el
papel impreso.
Soportes intermedios, que se utilizan como intermediarios de la información en el sentido
que mantienen la información almacenada para que el computador pueda utilizarla cuando
quiera, como en los casos de los discos magnéticos.”22
21
PARDO CLEMENTE, Ezequiel, Op Cit. P. 161 22
ABRAMSON, Norman, Teoría de la Información y Codificación. ed. Paraninfo México 1986. P. 130
22
1.6.2.2 Por su Reutilización
Este criterio hace referencia a si el soporte solo se puede usar una vez o si por el contrario puede
ser utilizado varias veces.
“Según esto nos encontramos con lo siguiente:
Soportes reutilizables, que como su nombre lo indica, son aquellos que son utilizados
infinidad de veces ya que la información se almacena sobre la que ya había previamente.
A este grupo permanecen, por ejemplo la cinta de cassette, el disco magnético y la tarjeta
inteligente.
Soporte no reutilizables, son aquellos que solamente sirven para una aplicación y no se
puede recuperar, es decir, que en ellos no se puede grabar o almacenar nueva información,
por ejemplo, la tarjeta perforada y la cinta de papel perforada.”23
Estos criterios presentan una serie de problemas al ser utilizados por el ser humano, ya que al
requerir del uso de estos criterios presentan perdidas de información tan drásticos en la
utilización de la información.
1.6.2.3 Por su Unidad de Información
“Con estos criterios hacemos referencia a la longitud de los registros en función del soporte y en
la cual se encuentran los siguientes.
Soportes continuos, son aquellos en los que la longitud del registro no está limitada salvo
para la capacidad máxima que tenga el soporte, ejemplo el disco magnético.
Soportes no continuos, son aquellos en los que la longitud del registro estará limitada por
ejemplo, las fichas perforadas.”24
23
DA COSTA CARBALLO, Carlos Manuel. Fundamentos de la Tecnología Documental. 2da. ed. Madrid
Complutense. P.96 24
ROSENSTEIN, M. Estructuras de Datos, Un enfoque Práctico. Anaya Multimedia, Madrid, 1990. P. 101
23
1.6.2.4 Por su Legibilidad
“Este criterio hace referencia, para poder acceder a la información esta tiene que ser leída de
alguna forma pues hay que recordar que los datos están codificados y por lo tanto hay que
considerarlos para transferirlos en algo que podemos entender. Y desde el punto de vista el
soporte puede ser:
Legibles directos, como las pantallas o monitores que leen la información directamente,
es decir, si la introducimos para que pueda leerse ya no necesita de grandes
transformaciones, este es el caso del papel impreso.
Legibles por traducción, aquí es necesario interpretar la información contenida en el
soporte para poder entenderla, ejemplo, la banda perforada, la ficha perforada y la tarjeta
perforada.
Legibles por máquina, son aquellos que tienen que leer la máquina para que nosotros
podemos acceder a esa información, son los discos magnéticos, los cassetes o las tarjetas
inteligentes.”25
Estos criterios proporcionan una serie de caracteres de cada unos de los puntos anteriores, y
utilizados por las empresas y por cada ser humano en cuestión de utilidad, por función, por la
reutilización de los soportes y por las unidades de información que nos sustenten las actividades
realizadas en las áreas funcionales de cada sector tanto publico como privado.
1.7 Tipos de Soporte
Los primeros mensajes fueron realizados por el hombre, para comunicarse con quienes estaban
lejos o simplemente dejar dicho algo en forma permanente, inventó un sistema gráfico y de
signos.
25
ROSENSTEIN, M Op.Cit. P.101
24
El hombre vivía en la cuevas o cavernas, eran artesanos, construían con piedras sus herramientas
y utensilios y en ocasiones eran de hueso o madera, cazaban animales, encendían el fuego,
dibujaban y se comunicaban por medio de esos dibujos para presentar lo que realmente
necesitaban, luego llego el hombre primitivo, el cual aprendió a darle color a las pinturas, de esta
manera consiguió representar muchas cosas de su vida cotidiana, lo que hacia, la utilización de
utensilios de materiales con eso quería dar a conocer sus necesidades que tenía para poder
sobrevivir, la pintura pictográfica representa a las primeras pinturas usadas por el hombre de esos
tiempos.
“En el momento que llegó el papiro se dio un auge muy importante en las culturas y fue utilizado
por primera vez para plasmar información con la tintas y esos materiales ligeros, el papiro es el
antecesor del papel tiene una serie de características en el aspecto exterior como el color, la
flexibilidad, la textura y la facilidad de cómo plasmar la tinta sin que se corra, los signos
pictográficos eran descriptivos de seres, cosas y acciones por el ser humano.”26
Las características esenciales del hombre han sido la creación de instrumentos o herramientas que
le permitan ampliar sus facilidades naturales hasta convertirlas en un soporte importante, no
como un conjunto de mensajes ordenados e inventados por el hombre.
“El tallado de las piedras se convierte en un pasado, caminar más rápido o mas lento, según la
importancia que el libro tiene en cada momento y hecho narrado por el hombre y el papel social
que se les haya confiado para desembocar en una carrera vertiginosa en nuestros días. La forma
de plasmar información a lo largo de la historia va a seguir variando, se ha ido adaptando a las
características de nuestras situaciones sociales o civilizaciones de acuerdo a las necesidades de
información y de los materiales disponibles.”27
26
SILAVA PARRADA, Natalia. Manual de Paleografía y Diplomática Hispanoamericano. México 2000. UNAM
Iztapalapa, Siglo XVI Y XVIII. P. 30 27
DIAZ BARRIGA CASTAÑEDA, Alfredo y MAGAÑA AVILA, Rubén. México y el Mundo de la Antigüedad. ed.
Pedagógicas, México 1983. P. 40
25
Los tipos de soportes que se utilizan para plasmar la información se clasifican en:
Blandos
Duros y
Actuales
El siguiente cuadro representa todos los soportes existentes desde la antigüedad, hasta nuestros
días que vienen siendo los mas actuales y utilizados por el ser humano para comunicarse con todo
lo que hay a su alrededor.
BLANDOS DUROS ACTUALES
Tela Cuevas Films
Papel Pinturas Rupestres Microfilmes
Pergamino Pinturas
Prehispánicas
Documentos
Electrónicos
Papel Ámate Piedras Microfichas
Piel Monedas Lamina
Códices Monedas de Yeso Transparencias
Libros Metal Diseños
Cintas Arcilla Informes en
computadores
Cintas Grabadas Madera Pinturas
Revistas Bronce Partituras
Fotografías Plata Fichas Perforadas
Cartografía Concha Manuscritos
Audivisules Estaño Facsímiles
Cintas Celulosa
(cassetes)
Piezas o Zonas
Arqueológicas
Documentos
Científicos
Fichas Perforadas Plomo Teletexto
26
Cinta Perforada en
Papel
Cerámica Videotexto
Banda Magnética Mármol Videocinta
Discos Duros Cinta Multimedia
Discos Ópticos Medallas Video Digital
Tarjetas Inteligentes Cuadros Teléfono Celular
Discos
a)VHS
b)DVD
c)CD
d)MP3
Huesos como medio
de conservación en
plasmar información.
Máquinas Portátiles
como:
a)Computadoras
b)Celulares Digitales
c)Medios de Grabación
Periódico Manual y
dentro de este el
Electrónico
Oro en cuestión de
plasmar información
“placas”
Fotografías
a)Convencional
b)Digital
Soportes manuales
utilizados en la
actualidad.
Lamina en la difusión
de información
Internet (Correo
Electrónico)
En este cuadro, se puede observar el surgimiento de los diferentes soportes de información y en
donde el ser humano ha tenido que dejar testimonio de lo que ha utilizado a lo largo de su vida;
este se divide en tres apartados, en donde se consideran los diferentes soportes. Blandos, duros y
actuales.
En la primera columna se enlistan los soportes de carácter blando en donde no se requiere de la
fuerza para poder impregnar información, estos tipos de soportes tienen una duración variable de
acuerdo al uso que se les de. El segundo punto trata de los soportes duros, requiere de utensilios
para poder ser plasmada la información. Y el tercer punto se refiere a los soportes de la época
actual en los que se pueden considerar como herramientas de uso moderno.
27
1.8 Características
Han existido diferentes tipos de soportes, desde las propias paredes de las cuevas o cavernas
donde habitaban nuestros antepasados, hasta la nueva forma de almacenaje de grandes cantidades
de información.
No nos pondremos a la tarea de analizar uno por uno de los soportes que existen dentro de los
soportes de información por que muchos de ellos ya estén en desuso o por que no tienen otras
aplicaciones tan especificas que rara vez podrán ser utilizados a nivel futuro.
“Las características en general de estos soportes son.
Guardan información por periodos, ni muy cortos no demasiados largos ya que en algunas
veces los soportes no son utilizados.
Tener el control de cada uno de los soportes para poder ser manipulados y utilizados por
el ser humano.
Almacenar y gestionar datos con gran fiabilidad y seguridad para ser consultados por el
usuario.
Contar con aparatos especiales, para poder leer la cinta o disco compacto o de cualquier
soporte actual.
Considerar los costos de producción y de comercialización.
Aprovechar la velocidad de recuperación de información.
Ahorro de la información en cuestiones de difusión documental.
Verificar los accesos directos con la información.
Conexión en cuestión de redes actuales.
Durabilidad de soportes.
Cuestiones en el manejo del interés de la información como medio de consulta directa.
La reproducción de la información.”28
28
MOREIRO, José Antonio. Manual de Documentación Informativa. ed. Cátedra. México 2000. P. 100
28
Después de haber realizado una breve investigación acerca de la historia del papel, en donde el
hombre ha requerido de este material para dejar huella de lo que paso durante su vida y es un
elemento primario en el desarrollo de la misma, en el siguiente capitulo hablaremos de las
tecnologías de la información dando hincapié a la importancia de uso que tiene cada una de ellas.
29
CAPÍTULO 2
LOS NUEVOS AVANCES DE LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
Este capitulo se integra por tres subtemas como son: Automatización, Digitalización y
Microfilmación, en donde los medios de información y comunicación, en la actualidad son de
gran utilización por las empresas y el ser humano, estas innovaciones influyeron primero en la
producción de materiales producidos y manejados por el individuo que suelen ocupar las
tecnología para reducir los montones de papel, por esta razón hay que hacer valer el soporte
electrónico y la información contenida en un instrumento de consulta que viene a acelerar la
rapidez y la capacidad de producción de los medios escritos, considerando el menor costo en la
utilización de estas innovaciones, la informática introduce una verdadera revolución en el
corazón mismo del producto de los medios en la información.
El mundo actual gira a través de los grandes procesos de acumulación de datos y sobre todo de la
confiabilidad de ser utilizados y publicados o permanecer en el olvido, aunque la misma rotación
saca a la luz nuevas versiones de guardar y conservar información de hechos relevantes y sobre
todo que sea consultada en cualquiera de sus modalidades, los centros de documentación actuales
de las nuevas tecnologías facilitan la gestión de la información.
Empezaremos por uno de los primeros métodos de las tecnologías; como lo es la Automatización,
posteriormente la Microfilmación y por último la, Digitalización considerando antecedentes,
definiciones, utilización y aplicación.
2.1 Automatización
Durante la década de los 60, 70 y 80s la Automatización solo se enfocaba a desarrollar lo que
ahora conocemos como base de datos, para contar con un catálogo de fichas cátalograficas en
computadora, en la actualidad se han popularizando los equipos de computo, siendo necesarios
30
para aprovechar las ventajas que estos ofrecen ya que los acervos tienden a crecer y los usuarios a
requerir servicios mas eficientes y eficaces. Para realizar actividades de automatización se
requiere de una serie de recursos necesarios, primero de una computadora, en ocasiones las
instituciones que requieren de este servicio, cuentan con equipos que puedan ser aprovechados y
no necesariamente tienen que deshacerse de ellos, pueden instalárseles un software estándar e
iniciar procesos, esto dependerá de cada archivo (de sus propias necesidades y del presupuesto
con que cuente) para el equipo adicional que se requiera y el software que se adopte , debemos de
recordar que todos los días están surgiendo nuevos equipos en el mercado y la tecnología
computacional esta evolucionando de una manera tan veloz que es posible que el día de hoy
funcione y resulte obsoleto en poco tiempo, de ahí la importancia de analizar perfectamente los
diversos productos y software existentes en el mercado.
“Uno de los objetivos generales para realizar un proyecto de automatización es identificar para
que lo hacemos, es decir, con que finalidad se puede resumir en el mejoramiento de la
organización de los procesos, el como incrementar la calidad de los servicios o dicho de otra
manera facilitar el acceso a la información, material bibliográfico y acervo documental y para
apoyar de manera mas eficiente a los usuarios incorporando la tecnología mas moderna para la
sistematización de las unidades de la información un ejemplo de cómo automatizar un centro de
documentación es el manejarlo con cuatro pases importantes: recuperación, almacenamiento,
difusión y actualización y de ellos nos resulta una administración grande de volúmenes de
información totalmente automatizada.”29
Cabe señalar que un archivo desorganizado, aunque cuente con el equipo mas moderno
difícilmente conseguirá funcionar de manera adecuada, los servicios de los archivos no pueden
ser concebidos como una simple colección de materiales documentales, sino que requieran de una
infraestructura de apoyo técnico que permitan su acceso, utilización y recuperación de manera
ágil y eficiente, lo cual proporciona grandes beneficios a corto, mediano y largo plazo aparte de
mejorar el funcionamiento de los mismos, permitiendo un control más adecuado de los
29
FERIA BASURTO, Lourdes. Guía de Automatización de las Bibliotecas Universitarias, México, SEP, 1994. P.
s/n
31
materiales, rapidez en consulta, precios en el registro y mayores beneficios a los usuarios en
donde se logran otras “ventajas como:
Economía
Seguridad
Rapidez y Mayor Control
Evoluciones mas reales
Nuevos servicios
Registros mas exactos
Incremento de la cooperación de la Unidad de Información
Optimización del Acceso en Usuarios cercanos y lejanos
Optimización de los Recursos Financieros
Atención a un numero de usuarios
Reducir al mínimo en cuestión de espacios
Reducir tareas rutinarias.”30
Estas ventajas proporcionan una estabilidad para obtener un funcionamiento exacto de las cosas,
por esta razón se mencionan y es en donde obtendremos resultados satisfactorios.
2.1.1 Antecedentes
Fue en esencia, la sustitución del poder humano por el dominio de las máquinas. Se dio un gran
ímpetu cuando en 1764 James Watt inventó el motor de vapor, fuente de poder para las máquinas
en movimiento. La revolución industrial se aceleró aún más a fines del siglo XVII con el
desarrollo del motor de gasolina y de la electricidad. A principios de este siglo se desarrollaron
los conceptos de producción en masa, aunque tuvieron difusión hasta la primera guerra mundial.
La automatización de los procesos de producción y de procesamiento de información, se han
convertido en la piedra angular del desarrollo tecnológico y productivo en el ámbito
30
FERIA BASURTO, Lourdes. Op. Cit. P. s/n
32
internacional. Para comprender el lugar preponderante que ocupa la automatización en nuestra
sociedad, deben de rastrearse sus inicios en la primera Revolución Tecnológica de nuestra era, a
la Revolución Industrial.
“Esta se basa en el concepto de que se pueda utilizar el método científico para estudiar el trabajo,
el pensamiento de esta escuela busca descubrir el mejor método para trabajar utilizando el
siguiente enfoque:
1. Observación de los métodos de trabajo actual.
2. Desarrollo de un método mejorado a través de la medición y análisis científico.
3. Capacitación de los trabajadores en el nuevo método y,
4. Retroalimentación constante y administración del proceso de trabajo.”31
Estas ideas fueron propuestas por Frederic Taylor en 1911 y después las refinaran Frank y Lillian
Gilbreth, este estudio tuvo oposición por parte de sindicatos, trabajadores y académicos, sin
embargo los principios de la administración científica se pueden aplicar actualmente.
“A mediados del siglo XX, el desarrollo de la electrónica, que inicio con la invención del
transistor, generó una nueva revolución tecnológica en el área de la informática. Durante esta
revolución, conocida como Revolución Informática, se desarrollaron poderosos equipos de
cómputo que gracias a la tecnología del estado sólido, incrementaron asombrosamente su
capacidad y disminuyeron sus necesidades tanto de espacio como de consumo. Además se redujo
considerablemente su precio relativo extendiendo sus áreas de aplicación.”32
Un concepto que se ha utilizado es de Mecatrónica acuñado a finales de la década de los 60´ para
describir la integración de sistemas electrónicos y mecánicos en el diseño y construcción de
dispositivos automáticos.
31
ISLAS PEREZ, Ma. Estela. La Archivística en México. RENAIS (Red Nacional de Archivos de Instituciones de
Educación Superior. México 2003, P. 41 32
Automatización. {En línea} México: Disponible en World Wide Web http. www.google.com. {Consulta 30 de
Octubre. 2004}
33
En un principio este término era de uso restringido y designaba únicamente una sustitución de
elementos mecánicos por dispositivos electrónicos, sin embargo, durante los años 80´ este
término se generalizó y se utilizo para designar la integración de la tecnología informática a los
sistemas automáticos y en la década de los 90´, se incluyo también la aplicación de las
telecomunicaciones para permitir el control a distancia de sistemas automatizados [Harashsima,
1996]. En la actualidad, Mecatrónica es un concepto tecnológico más amplio que designa el
trabajo de integración multidisciplinaria necesaria para incorporar a los sistemas automáticos
novedosos algoritmos de control y de decisión, gracias al uso de poderosos dispositivos de
cómputo.
“La aplicación del concepto Mecatrónica en la automatización permite dotar a los dispositivos
automáticos de mayor flexibilidad y autonomía, además de otorgarles una mejor capacidad para
interactuar con sistemas biológicos, siendo estas características ideales para resolver problemas
tecnológicos actuales, lejos de su definición etimológica (manufacera: hacer a mano) es
actualmente un área tecnológica de investigación y desarrollo que se ocupa de la creación y
producción de artículos a gran escala mediante el trabajo físico o asistido por maquinaría. Así el
concepto de Mecatrónica aplicado a la creación de productos y a la optimización de sus medios
de producción ha revolucionado los procesos tradicionales de manufactura haciendo posible el
diseño y construcción de nuevas generaciones de equipos, más confiables y precisos que sus
inmediatos predecesores, esto es manejado por la eficiencia de los productos ya existentes o
posibilitando la exigencia de nuevos productos y perfeccionando los medios de producción.”33
El principio de la automatización consiste en mecanizar todas las labores manuales, cuando se
constituye la mano el hombre en la manufactura, ésta se automatiza haciendo necesaria la
aparición de nuevos elementos y así de conservar testimonios importantes dentro de los archivos.
El uso de las computadoras cambio drásticamente al campo de la administración de operaciones.
La mayoría de las operaciones de manufactura emplean ahora las computadoras para la
administración de inventarios, programación de la producción, control de calidad, etc. Además
33
PEÑA, Rosalía. Gestión Digital de la Información. RA-MA. España, 2000. P.90
34
las computadoras se utilizan cada vez mas en la automatización de las oficinas, hoy en día el uso
efectivo de las computadoras es una parte esencial del campo de la administración de
operaciones.
“Con la aparición de la micro o macro computadora y de las máquinas de tratamiento de textos,
la mecanización de la gestión burocrática se ha manifestado por el abaratamiento de los costos y
la facilidad para organizar pequeños núcleos sin dependencia exclusiva de los grandes servicios
informáticos.”34
Aparece incluso una rama de la información dedicada exclusivamente al campo
de los trabajos de oficina denominada “Ofimática y Burótica.”35
Esto supone una producción
progresivamente mas numerosa de documentos en soporte cuyas características especiales
difieren considerablemente de los soportes tradicionales, son la consiguiente problemática que
implica para el archivonomo el uso cada vez mas extendido en la información en todos los
ámbitos de la organización.
En efecto, las nuevas tecnologías están diseñando un nuevo formato que supone una ruptura
radical con el mundo de los soportes tradicionales y de los sistemas de instalación, custodia,
recuperación y difusión de documentos por parte de los archivos. Por otra parte los instrumentos
de descripción, recuperación y difusión de este tipo de documentos tendrán que transformarse y
adaptarse a las necesidades nuevas, con repercusiones en el mundo de la investigación y de la
cultura.
“La importancia de los computadores electrónicos no fue reconocida por los profesionales de los
archivos hasta cerca del año 1970.”36
El retraso de los archivistas en utilizar esta nueva
tecnología se debió al característico conservadurismo de la época y a los limitados recursos de las
instituciones archivísticas, el tema de la automatización llego incluso a considerarse en el
Congreso Internacional de Archivos de 1964, celebrado en Bruselas, aunque solo para usos
estadísticos y cuestiones fiscales.
34
KENSER, Richard. Sistema de Microordenadores para su Aplicación en los Archivos y Gestión de Documentos.
En ADPA. Madrid, 1981. P.50 35
Ofimática y Burótica: términos utilizados en las oficinas y centros de información ante las tecnologías. 36
MEYER, Fishbein. La Automatización de Archivos: una historia sumaria. En ADPA. Madrid Consejo
Internacional de Archivos. Madrid 1981. P.9
35
Posteriormente la Mesa Redonda de Archivo de 1965, incluyo dentro de su agenda el tema de la
automatización aunque sin llegar a un resultado concreto. Fue hasta 1972, cuando el Congreso
Internacional de Archivos, CIA, decidió abordar este tema dentro del campo de actividades
archivísticas como primer instancia.
“Los sistemas de contenido mas amplios que como objetivo tienen la automatización de todo el
proceso, cabe destacar los sistemas Computer Assisted Retrival (CAR) y Automatizar Records
Multimedia and Series (ARMS), ambos implantados en el Reino Unido.”37
El CAR tiene como
objeto fundamental crear una base de datos a nivel de documentos, sobre las entradas siguientes:
referencia del documento, fechas de expurgo, y ubicación entre otras el sistema ARMS, es muy
semejante al CAR pero en lugar e trabajar a nivel de documentos lo hace a nivel de serie, en
donde cada uno tiene un código que lo identifica a lo largo de todo el proceso y permite realizar
revisiones periódicas (cada 2, 5, 8, y 15 años) sobre aquellas series cuyas características
específicas no permitan que se les aplique apriori, después de un tiempo determinado de
conservación.
“En Francia se implemento hacia la década de los 70´, el sistema de Automatización de
Multimedia Interactuando and Records permanentemente (PRIMA) desarrollo en tres fases ; La
primera implementó el fichero de transferencias y un fichero que reflejaba el nivel de ocupación
de las estanterías en los depósitos. La segunda fase se controlaba la gestión de los préstamos y de
las revisiones de transferencias para reorganizar el espacio disponible. La tercera se desarrolló
para el control de las transferencias de fondos que deben de ser conservados permanentemente
junto con un módulo de recuperación del contenido del documento.”38
“En los Estados Unidos el proyecto MARS (Microcumputer Archives and Records Management
Systems) teniendo como finalidad el control del proceso vital de los fondos administrativos y
además atender las necesidades de indización y recuperación de los archivos de volumen medio
y bajo.”39
En términos generales, son muchas y variadas experiencias, que en materia de
37
FERIA BASURTO, Lourdes. Op. Cit. P.80 38
MEYER, Fishbein. Op. Cit. P.45 39
KENSER, Richard. Op. Cit. P.45
36
automatización de archivos y el uso de la informática se viene adelantando en casi todos los
países miembros del Consejo Internacional de Archivos en los cuales intervienen los siguientes:
Inglaterra, Francia y Estados Unidos.
En efecto, las nuevas tecnologías de telecomunicaciones, en el uso de redes y de sistemas de
cómputo han acarreado una transformación de los centros de información, al convertir a éstas no
solo en depósitos acumulables de investigación clásicos sino además en centros dinámicos de
información de todo tipo, ya sea por medio de bancos de datos referenciales, tutoráles o de texto
completo, discos compactos y servicios en línea, que les han prestado un nuevo dinamismo y
mayor presencia en la vida universitaria de la que solían tener. Actualmente se esta en un período
de transición, en la que es importante, el tener acceso a la información sin importar donde se
encuentre.
Los centros de información universitarios son unidades de servicios, cuyo principal objetivo es
servir de soporte a los programas docentes y de investigación. A esta tarea tradicional se han
venido a sumar, en los últimos años, nuevas responsabilidades al tener que asumir un nuevo
papel, servir de medio de transmisión y filtro de la enorme cantidad de información que se esta
generando a un ritmo sin precedentes y en todo tipo de formatos, y a los usuarios físicamente.
“En los últimos años se ha hecho un esfuerzo importante en la estabilización del grupo de trabajo
y en incrementar las posibilidades y el número de equipos y aplicaciones informáticas en el
ámbito de la automatización cubriendo los tres componentes fundamentales en cualquier sistema
automatizado, la primera parte, es operativa, la cual esta formada por interfases, accionadores,
elementos de proceso y censores, la segunda es la parte del control, formada por los
controladores, con sistemas de tipo automáticas programables, microcontroladores, reguladores
digitales, ordenadores industriales y por último la tercera parte es la de supervisión y la
explotación de sistemas.”40
40
Automatización. {En línea} México: Disponible en World Wide Web http.
www://.unce.es/info/multodoc/revista/cuad.6-7/efe.htm. {Consulta 30 de Sep.del. 2004}
37
El propósito actual es conseguir la integración de varios de estos equipos y aplicaciones
informáticas, de modo que permita una enorme flexibilidad en la configuración del sistema
(funcionalidad, localización y comunicación de cada elemento), considerando arquitecturas
distribuidas en un entorno de redes heterogéneas (redes industriales o de informática) en donde
aseguren una sencilla concepción del sistema global, mediante un sistema optimo de los
mecanismos, “los laboratorios de automatización suelen dividirse en los siguientes componentes:
Supervisión, Control, y Parte Operativa, tal como se muestra en el siguiente cuadro:
SUPERVISIÓN CONTROL PARTE OPERATIVA
Panel de mando.
Entrada y Salida de
la Automatización.
Control de la
información a
procesar.
Lógica cableada.
Microcontroladores.
Reguladores Digitales.
Simuladores.
Proceso Real.
Supervisión de la
Documentación ya
procesada.
Las aplicaciones desarrolladas por cada grupo que realice la automatización mantendrán una
nomenclatura para identifar sus procesos, pueden ser por colores o números para localizar
rápidamente a que parte de la automatización se refiere, las claves para identificar los procesos
son: PC + SCADA, PC + TARJETA E/S Y PLCS, y en ocasiones no se llegan a utilizar ya que
dependerán del sistema que utilicen los expertos en el trabajo de la automatización.”41
“La aplicación de esta técnica permite llevar a cabo de forma automatizada todos los procesos
implicados en la gestión de un centro de información, considerando cuatro puntos básicos:
Transferencias e ingresos,
Valoración, Selección y Eliminación,
Clasificación a diversos niveles de complejidad y,
Descripciones interrelacionadas.”42
41
Automatización. {En línea} México: Disponible en World Wide Web http.
www://.isa.uniovi.es/genia/spanish/app/index.htm. {Consulta 28 de Octubre del. 2004} 42
KENSER, Richard. Op. Cit. P.50
38
Los cuales nos llevan a una aplicación correcta, ya no cometer algún error dentro del archivo a
automatizar, es por ello que se mencionan los cuatro puntos básicos anteriormente.
También se deben de considerar una serie de características generales para la gestión de un
archivo automatizado siendo estas las siguientes:
“Utilización de la norma ISAD G (General Internacional de Estándares Archivísticos de
Descripción) para niveles previstos: de Fondo, Subfondo, Serie y Unidad Documental
Simple.
Verificar que ofrece la empresa en cuanto a ventajas y desventajas de la automatización
seleccionando, materiales de alta calidad y costos accesibles.
Con estos nuevos niveles, permite hacer una jerarquía del archivo a un mayor,
permitiendo también adaptar o crear cualquier cuadro de clasificación.
Posibilidades de integrar imágenes y sonidos en los documentos descritos.
Control de huecos, expurgos, transferencias de documentación administrativa, etc.
Acceso a los distintos niveles de descripción a partir de múltiples puntos: nombres,
fechas, títulos, elementos básicos en ISAD G y a las materias que alude en la (ISSAR,
CPF), términos geográficos, fechas de entrada, fechas de producción, tipo diplomático,
búsquedas truncadas, dígitos de clasificación, etc.
Navegación sobre todos los niveles o solo en los niveles que selecciones de las unidades
de descripción localizadas en las búsquedas.
Importación y Exportación de datos.
Permite realizar préstamos a investigadores en sala, préstamos a oficinas, etc.
Programas para oficina productoras con posibilidades de realizar transferencias.
Versiones en varios idiomas y ayuda en línea.
Agenda.
Posibilidades de búsqueda en línea por los usuarios y de configurar las consultas de
estos.”43
43
KENSER, Richard. Op. Cit. P.50
39
Este tipo de características no se deben de tomar mucho en cuenta por que suelen cambiar en base
al centro de automatización que realice la actividad, considerando tiempos, recursos económicos
y recursos humanos, esto de debe de contemplar en un programa con las cláusulas establecidas
por el empresario o el encargado del área así como el proveedor que ejecute el trabajo.
Para nuestro país presentar precedentes en el uso de estas tecnologías. “Se pueden considerar
entre los años 2010 y 2015, México debe de cambiar un rol de nación maquiladora por el de
nación productora de bienes de capital.”44
La aplicación y desarrollo nacional de la
automatización para la producción industrial competitiva, deberá fundarse en los resultados de
una capacitación eficiente y una educación tecnológica adecuada. Para el logro de estos objetivos,
se requiere además, contar con los recursos necesarios y la infraestructura correspondiente.
Se considera que al aumentar en las Instituciones de Educción Superior la capacidad de matricula
en las carreras inherentes al uso y desarrollo de nuevas tecnologías, brindando apoyo a los
Centros de Investigación y Desarrollo Tecnológico, tanto del sector público como privado, se
podría cubrir la demanda futura de profesionales, adecuando la preparación de estos a la
posibilidad de formar grupos interdisciplinarios. Sería necesario formar una cantidad aproximada
de entre dos y cuatro millones de profesionales, capacitados en el área de la ingeniería en
automatización, robótica, mecánica, electrónica, informática a fines, logrando un acercamiento al
nivel que ostentan los países industrializados.
2.1.2 Definición
Existen un sin fin de definiciones acerca de la Automatización, solo se retomará algunas de ellas,
ya que se acoplan a los términos manejados dentro de la Archivonomía como el minimizar
documentos y tiene relación con los aspectos o causas que lo involucran:
Automatización: “Proviene de la palabra griega automates que significa semejantes a la
forma en que tu mente trabaja o actualización propia, siendo el uso de la maquina o
44
ASCENCIA ALDAMA, Rafael Eduardo. Transferencia Electrónica de Información a través de las Fronteras y su
Impacto en las Relaciones Internacionales Contemporáneas, México 2° e1989. P- 50
40
mecanismo diseñado para seguir un patrón determinado y una secuencia repetitiva de
operaciones respondiendo a instrucciones predeterminadas sustituyendo el esfuerzo físico,
humano o la rutina por la observación y considerar la toma de decisión.”45
Otra definición menciona que es la “Implantación de procesos por medios automáticos,
investigación, diseño y desarrollo de aplicaciones de métodos y procesos de máquina
autodinamicas o autocontrolabres destinada a minimizar información para una mejor
conservación y consulta de la misma.”46
“Control y aprovechamiento de espacios y tiempos computarizados de los documentos
que integran a un archivo generado por el hombre.”47
Por ultimo se define como el “Control de labores administrativas, reduce los costos de
operación y el tiempo de respuesta a los clientes o demandantes de un servicio, además
refacilitar la toma de decisiones.”48
Tomando como base los conceptos anteriores hay que considerar el término de Automatización
en los archivos, estas definiciones aunado al elemento base que son los recursos humanos y como
a la “Tecnología orientada a minimizar la información y la intervención del ser humano y ocupar
grandes espacios de tiempo y administrar los grandes beneficios y desventajas que ofrece al ser
utilizada por el ser humano”49
2.1.3 Utilización
Esta técnica se maneja por una serie de pasos y procedimientos en donde nos enfrentamos
también a dificultades para poder darle una aplicación correcta, enumerando así la secuencia de
cómo se debe de efectuar en un momento de adquirirla, por esta razón se indica lo siguiente.
45
Automatización. {En línea} México: Disponible en World Wide Web http. www.//.archivos
3000.com/general/archivos/.html. {Consulta 8 de Nov .del. 2004} 46
VILLANUEVA BAZN, Gustavo. Conferencia de Seminario de Haceres y Quehareceres del Archivista. ENBA,
México 7 al 11 de Junio 2004 47
Automatización. {En línea} México: Disponible en World Wide Web http. www.//.archivos
3000.com/general/archivos/.html. {Consulta 8 de Nov. del. 2004} 48
Ibid 49
ZAPATA CARDENAS, Carlos Alberto. La Automatización de Archivos: Algunas Consideraciones para la
Estructuración de Proyectos Informativos en Archivos. Bogota, Universidad la Salle. 2001. P. 2
41
“Una de la dificultades que con mayor frecuencia suelen enfrentar los archivistas es la relación
con el manejo de proyectos de tecnología y más específicamente con la selección, desarrollo e
implementación de sistemas de automatización de archivos y documentos, lo cual se debe
principalmente a la complejidad que caracteriza a ese tipo de proyectos y a la diversidad de
aplicaciones que son necesarias.”50
El desarrollo de un proyecto de “automatización de archivos debe partir de una concepción
holistica de la información empresarial, que permita no solo el acceso a los fondos, secciones,
series, etc.; que forman el acervo documental de la entidad, sino la integración con otros sistemas
o núcleos de información hasta configurar un sistema integral de información que sirva de apoyo
a la organización documental.”51
“De acuerdo con el autor Puig. El éxito de un proceso de automatización comienza cuando
consideramos este proceso como un proyecto al que se asocian técnicas y procedimientos de
diseño, planificación y gestión del mismo. Implicamente esta concepción supone la necesidad de
definir un objeto, planificar y controlar el trabajo. La definición del objeto es el primer obstáculo
serio del proyecto, ya que una adecuada definición depende de buena parte del éxito del proyecto.
Por otro lado, la gestión del proyecto es otro factor denominante, ya que requiere de la
administración y control del mismo que puede generar no solo el incumplimiento del objeto sino
además perdida de recursos para la organización.”52
En el siguiente cuadro se señalan algunos de los principales requerimientos funcionales que son
recomendables para sistemas de información y automatización de centros de información.
50
ZAPATA CARDENAS, Carlos Alberto. Op. Cit. P.2
TAPIA Y ORTEGA, Martha. El Microfilm como Técnica Auxiliar en la Recuperación de la Información. México.
1983. Num.13. P.47 51
TAPIA Y ORTEGA, Martha. El Microfilm como Técnica Auxiliar en la Recuperación de la Información. México.
1983. Num.13. P.47 52
TAPIA Y ORTEGA, Martha. Op. Cit. P. 9
42
Integración, eficiencia y
agilidad en los procesos
automatizados inherentes a la
gestión de documentos en el
centro de información.
La aplicación debe integrarar toda la información que
maneja actualmente al archivo de tal forma que sea
posible el acceso rápido a los documentos físicos así
como la recuperación de la información automatizada
y el control sobre el proceso de cada rollo, sin
necesidad de recurrir a bases de datos independientes,
como requisito a la migración debe de ser de forma
automática.
Mayor flujo de información. El sistema debe de permitir el acceso a diferentes
niveles de información, dependiendo de las
necesidades del archivo y de los mismos usuarios.
Para cada nivel se abrirá una ventana con los datos o
campos pertinentes, permitiendo que el usuario
navegue dentro de la aplicación según sus requisitos.
Mejor el tiempo de respuesta en
la localización y suministro de
información.
El sistema de búsqueda debe de ser flexible y de ser
posible, las combinaciones de búsqueda deben de ser
diseñadas directamente por los usuarios.
La velocidad de acceso a la información, también
deben de ser un requisito de aplicación.
Lograr una conectividad
satisfactoria con otros sistemas
de información de la entidad
(contabilidad, compras, recursos
humanos, correos electrónicos,
etc.)
La relación con las diferentes aplicaciones
corporativas y de los sistemas de información
generan documentos o reciben información de
documentos fuente externos, es necesario que en la
aplicación del archivo se pueden conectar con estas
para facilitar los procesos de búsqueda y
recuperación de información.
Integración de una sola base de
datos de las diferentes
aplicaciones que manejan
información de archivo y de los
Los sistemas pueden estar compuestos por varias
bases de datos, cada una con información adicional y
complementaria, sin que requiera duplicar datos a la
entrada, lo cual significa que con la utilización de los
43
centros de información que la
generan.
campos, esta información se utiliza en los diferentes
módulos del sistema automáticamente y en forma
simultánea.
Flexibilidad La aplicación debe de ser abierta y flexible, es decir
que las rutinas de búsqueda, actualización, etc., sean
fáciles de operar y trabajar de tal forma que no
tengan que abrir varias bases de datos sino que estos
procesos se realicen bajo un mismo ambiente de
trabajo.
Una de las recomendaciones fundamentales que se mencionaron anteriormente, es la
planificación tanto de los recursos humanos como de los económicos indispensables dentro del
proyecto. De igual forma se debe de planear una estructura que permita gestionar el proyecto, la
cual se resume en:
“Creación de la estructura organizativa consistente en la designación de un líder formando
un comité de seguimiento, el equipo humano responsable de la implementación y de la
contratación de una consultoría cuando sea necesario.
Implementación, que consisten en el conjunto de operaciones que es necesario realizar
para poner en funcionamiento el sistema adquirido, estableciendo cuidadosamente la
gestión de los cambios que se realicen sobre la marcha del proyecto. El proceso de
implementación es:
Instalación de sistemas informáticos
Instalación de programas y aplicaciones
Puesta a punta
Migración de datos
Mantenimiento y evaluación, consiste en realizarlo una vez implementa el sistema y su
objeto es verificar del proyecto y resolver los inconvenientes que se presenten.
Difusión el proyecto en toda la organización a través de:
Circulares
44
Cursos de capacitación
Mantenimiento del sistema
Proyectos de organización
Otros medios internos.”53
En el uso de la tecnología en la automatización son utilizados equipos de computo personalizados
instalados en las oficinas y se han convertido en una parte indispensable de la administración
electoral en muchos países. Los programas de procedimiento de texto han remplazado la máquina
de escribir, los programas de base de datos a las listas electorales basadas en papel, los
inventarios y las listas de personal así como los programas de organización personal a las agendas
de papel.
“Empezando por programas básicos de procedimientos de palabras en la década de 1970, para la
de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. Estos
programas han servido para darle a oficiales ordinarios la capacidad de contemplar internamente
tareas que alguna vez tuvieron que ser enviados fuera de las oficinas para ser completadas por
especialistas.”54
Por ejemplo, los programas para edición en computadoras personales permiten que personas
relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso la
tarea más simple de esta naturaleza tenía que ser enviada a imprentas profesionales. Los
programas de base de datos y de hojas de cálculo que puedan operarse en computadoras
personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen
información de tal forma que alguna vez sólo hubiera sido posible en grandes equipos de
cómputo y por programadores especializados.
En los tipos de programas utilizados “para la automatización se deben de considerar los
siguientes puntos:
53
PUIG TORNE, Juan. Proyectos Informáticos. Madrid. Paninfo. P.9 54
DOLLAR, Charles. Tendencia en Nuevas Tecnologías Informáticas. En Revistas ADPA, Dirección Archivos
España Estatales, 1981. P.24
45
Procesador de palabras.
Hoja de cálculo.
Bases de datos.
Programa editorial.
Administrador de proyectos.
Presentación.
Administrador de archivos de cómputo.
Correo electrónico.
Explorador de Internet.
Editor de Internet,
Organizador personal.
Sistema de administración financiera.
Sistema de administración personal.”55
Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que ayuda a elegír los programas
más apropiados para determinados propósitos , en muchos casos los programas para la
automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo como parte del contrato de compra o
de una norma gubernamental.
En el uso de los programas de automatización es aconsejable que todos los usuarios de los
programas automatizados sean capacitados para operarlos, muchos países se pueden recurrir a
capacitadores externos, algunas autoridades electorales pueden ser capaces de proveer
capacitaciones internas utilizando a su propio personal, la mayoría de los programas vienen
acompañados de manuales para el usuario (en papel o en pantalla).
Los programas más modernos son muy poderosos, un usuario hábil puede desarrollar productos
muy sofisticados, una autoridad electoral puede ser por ejemplo, “utilizar los programas
automatizados para:
55
DOLLAR, Charles Op. Cit. P.24
46
Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna, concluyendo libros,
revistas, folletos, formatos y cartas informativas.
Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo
estandarizado, incluyendo la impresión autorizada de sus logotipos.
Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para
efectos de capacitación.
Incorporar, almacenar y utilizar información sobre el registro electoral.
Automatizar diversos componentes del proceso electoral, como la emisión y recepción de
votos por correspondencia.
Capturar y analizar resultados electorales.
Almacenar y manipular registros sobre los empleados.
Envíos personalizados a gran escala para el personal.
Conservación de inventarios.
Operar en un sitio de Internet y una red interna.
Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante.
Organizar un sistema de administración financiera.
Enviar correos electrónicos individuales o grupales al personal.
Compartir archivos a través de una red.”56
La respuesta a muchas preguntas que nos hacemos es el como automatizar un archivo nos
proporciona muchas ventajas y sobre todo muchas desventajas ya que si no se hace bajo la
supervisión de un especialista, la actividad resultara mal y sobre todo desperdiciaríamos recursos
materiales.
2.1.4 Aplicación
La elección de que automatizar o como operar debe de ser hecha por el cliente, aunque el
asesoramiento de expertos en automatización. Para estar justificada, la automatización debe
56
RODRIGUEZ, Salvador Elías. Apuntes de la materia de computo en 8|° semestre de la Lic. Archivonomía. Depto.
Computo ENBA (Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía) Año, 2004
47
producir un beneficio tangible, por ejemplo, en forma de ahorro económico o mejora de las
relaciones con el cliente. Cada fabricante de fibra tendrá sus propias prioridades; por ejemplo,
algunos desearán distintos formatos de informe para los diferentes clientes, otros querrán abreviar
el tipo de configuración de las pruebas y otros perseguirán una calidad más homogénea en los
resultados de las pruebas. En muchos casos, los fabricantes están descubriendo que las crecientes
contiene muchas beneficios como la : Complejidad de los cables de fibra dificulta mucho el hacer
los informes a mano y realizar un seguimiento de los datos.
“El núcleo de cualquier sistema de prueba de producción para fibras ópticas es uno o más
Reflectómetros Ópticos en el Dominio Temporal (OTDR) controlados por un ordenador personal.
En su forma más sencilla, el operador usa el OTDR y a continuación usa la PC para descargar la
información pertinente. Otros sistemas más complejos usan la PC como el centro de una variedad
de información relativa a las pruebas, que guía el operador a través del proceso de la prueba e
interpreta los resultados. La complejidad del sistema depende de las necesidades del usuario, y
debe ajustarse rigurosamente a los requisitos organizativos y de proceso. La construcción de los
modernos cables de fibra óptica es muy compleja.”57
En primer lugar se introduce un haz de fibras en un tubo, los tubos se agrupan en capas y estas se
reúnen para formar el cable definitivo. Los parámetros de la fibra pueden medirse en muchas de
las fases de este proceso de fabricación, pero la mayoría de los fabricantes consideran que las
pruebas múltiples consumen demasiado tiempo y, por lo tanto, las efectúan en un número
reducido de puntos del proceso de producción. Como consecuencia, se tarda más en descubrir las
fibras defectuosas, en previsión de lo cual se incorporan repuestos al cable.
“Las medidas que suele requerir un certificado de cliente son la longitud de la fibra, la pérdida
total y la atenuación. Todas ellas pueden tomarse a partir de una única gráfica de OTDR. La
longitud de la fibra está representada simplemente por X, mientras que la pérdida total está
representada por Y, proporciona la atenuación en dB/KM. En la mayoría de los casos, la medida
más útil de las mencionadas es la atenuación. Ésta da una idea de la consistencia de la fibra a lo
57
VALLE BRACERO, A Y FERNÁNDEZ GARCIA J. A. Automomatización de la Indización y Coordinación de
Descriptores. Revista Española de Documentación Científica. Vol.6 (1983) P. 9-16
48
largo de toda su longitud. En algunas ocasiones estas medidas pueden tomarse desde ambos
extremos de la fibra. Uno de los problemas prácticos de las pruebas es la conexión de las fibras,
cada una de las fibras del cable que se somete a la prueba debe conectarse por turno al OTDR.
Aunque existe tecnología que permite alinear las fibras automáticamente, es muy lenta
comparada con las velocidades que puede alcanzar un operador experto. Con los cables
modernos, que contienen unas 400 fibras, es importante reducir el tiempo de prueba por fibra a
unos pocos segundos.”58
La alineación automática de fibras puede llevar hasta un minuto por fibra por lo que es necesario
usar un procedimiento de configuración manual seguido del proceso automatizado de medición.
Este enfoque tiene la ventaja adicional de que los operadores que desarrollan habilidad en el
establecimiento de la conexión también se familiarizan con las mediciones realizadas. “Las
ventajas que la automatización aporta al proceso global de medición son una configuración más
rápida y repetible del OTDR, una recogida de datos más rápida y precisa y una mayor capacidad
para analizar datos de pruebas y presentarlos de distintas formas. Hay una serie de diferencias
importantes entre el sistema de medición de fibra automatizado y el manual. En primer lugar, un
sistema manual no puede descargar una gráfica de OTDR para un análisis más detallado; ésta
sólo puede imprimirse. Este proceso lleva unos 3 o 4 segundos. Un sistema automático puede
descargar la misma información en unos 2 segundos. Una gráfica manual mostrará alrededor de
500 puntos en la pantalla, mientras que un sistema automatizado puede guardar hasta 25.000
puntos, dependiendo de los complementos de hardware utilizados. Tomar medidas y anotarlas
suele llevar de 10 a 15 segundos para una prueba en dos longitudes de onda. Un sistema
automatizado necesitará de 2 a 4 segundos para realizar las mismas mediciones y registrar los
datos. Aunque estas diferencias puedan parecer pequeñas., cuando se multiplicar por el número
de fibras de un cable, cada una de ellas medida en ambos extremos, pueden agregar horas al
tiempo necesario para probar un cable. El OTDR suministra la información descrita
anteriormente como norma.”59
58
LUCAS, Henry. Sistemas de Información, Análisis, Diseño, Puesta a Punto. Madrid: Paraninfo, 1987 59
.Ibid. P.40
49
La atenuación media puede compararse automáticamente con un límite de prueba especificado.
Para el análisis de forma de onda, es necesario que el operador proporcione datos de marcadores
en varios puntos. Los informes habituales incluyen antecedentes de la prueba, información de
rastreo seleccionada e información y mediciones de prueba relativas a las distintas fibras del
cable sometido a prueba. También puede añadirse al informe la información de la inspección
visual adicional. El formato del informe depende de las necesidades del usuario final;
generalmente los informes se imprimen y se guardan. Los fabricantes de cable nos dicen que
suelen tardar hasta una hora en formular los resultados a mano de una tabla. “Un proceso
automatizado de prueba produce el informé en segundo plano mientras continúan las pruebas,
Con un proceso manual, no es fácil manipular ni analizar los datos. La única forma de hacerlo es
transferir los datos manualmente a una hoja de cálculo, un procedimiento lento. La prueba
automatizada es mucho más flexible. En Anritsu, a menudo se nos piden informes sobre la
longitud media de la fibras de un tubo; el número de cables producidos en un día, en una semana
o en un mes; y el número de fallos. También es importante para los fabricantes conocer los tipos
de fallos, ya que esto les ayuda a identificar los problemas de producción.”60
Frecuentemente los
clientes finales necesitan gráficas de fibras individuales, algunas veces por muestreo y a veces de
todas las fibras de un cable, para su posterior análisis. Esto no es posible con un sistema manual,
pero es sencillo con uno automatizado. La información de medición real puede guardarse en un
formato que permita volverla a examinar y a presentar.
“La información de puntos de los datos guardados puede utilizarse también para análisis de
variación o tendencia, por ejemplo, entre lotes de cable similar o en cable similar en el tiempo. A
menudo se nos pide que establezcamos enlaces entre un sistema automatizado de prueba y la base
de datos del propio cliente, para simplificar los procedimientos de calidad y el seguimiento de la
producción.”61
La presentación de los resultados de las pruebas es un factor importante. Con
frecuencia se requieren muchos formatos diferentes. Generalmente, un fabricante de fibra
necesita producir un estilo de informe para un cliente (que identifique, por ejemplo, todas las
fibras del cable que funcionan), mientras que se precisará un informe muy diferente en apoyo del
proceso interno de fabricación. Algunos fabricantes utilizan una base de datos Access y
60
VALLE BRACERO, A Y FERNÁNDEZ GARCIA, J. A. Op. Cit. P. 9-16 61
Ibid. P. 9-16
50
programan sus propias consultas, que les permiten producir distintos tipos de informes para
responder a las necesidades de los diferentes clientes. Otros prefieren limitarse a pulsar un botón
para obtener un informe normalizado.
Un requisito común de todos los estilos de resultados es el almacenamiento electrónico de
ingentes cantidades de datos, incluidas las representaciones gráficas. ¿Cómo afectarán entonces
los futuros cambios en la tecnología del cable y de la fibra a los procedimientos automatizados de
prueba Parte de la complejidad de la automatización reside en identificar claramente las fibras
sometidas a prueba. Hay diversos mecanismos de identificación y, a medida que aumente la
complejidad de la construcción del cable (cables atados, agrupados, de fibra mixta, fibras de
nuevas tecnologías, multimodal, nuevas secciones transversales de fibra, etc.), esto se convertirá
en una parte aún más crítica del proceso de prueba. Sin embargo, la prueba requerirá también
OTDR muy flexibles (capaces de hacer pruebas en más de una longitud de onda) y software que
pueda conectarse a más de un OTDR a la vez, para poder satisfacer los complejos requisitos de la
prueba óptica. Las fibras más largas necesitarán más premediación, lo que se traducirá en tiempos
de prueba más largos hasta que aumenten las velocidades de procesamiento.
Una de las mayores dificultades en el diseño de proyectos de automatización de archivos es la
diversidad de aspectos que deben considerarse con el fin de garantizar un desarrollo adecuado del
mismo. Los archivos plantean diferentes necesidades que a su vez va a determinar el tipo de
proyecto que se pretenda implementar. En general pueden identificarse siete tipos de necesidades
de automatización en los archivos, según el proceso o procesos que abarque.
Dentro de las grandes necesidades del porque automatizar un centro de información se deben de
considerar lo siguiente:
“Gestión de Documentos Administrativos
Descripción Archivística
Recuperación de Información
Cuadros de Transferencia Documental
51
Retención de Documentos
Documentos Electrónicos
Digitalización de Imágenes.”62
La explicación de cada punto es la siguiente, de la primera contempla las creaciones de
documentos por cualquier institución, trámite y utilización y dentro de este punto son transferidos
al Archivo para su conservación. El segundo punto trata de la descripción del documento
generado dentro de la institución y enfocado a la aplicación de Archivos Históricos. En el tercer
punto se deben de considerar los sistemas de descripción de documentos dentro de la institución
apegándose a las necesidades de búsqueda por parte de los usuarios, perfiles de los usuarios,
características, acceso, clasificación y ordenación de los fondos y productos que provee el
sistema como inventarios, listas, índices, etc. El cuarto punto debe considerar una corriente fluida
de documentos a través del ciclo vital del documento de una edad a otra por medio de un
calendario de vigencias documentales. El quinto punto trata de un elemento estratégico que
permita garantizar una adecuada identificación de los documentos que produce la organización,
trámite y recorrido, valoración de periodos de retención, métodos de reprografía, periodos de
transferencia y ubicación de los documentos.
El sexto y séptimo punto tratan de las nuevas tecnologías que han producido un impacto
significativo en la forma de ver los archivos modernos. El papel que durante décadas y siglos fue
el principal soporte de registro de información de la humanidad, ha crecido terreno frente a los
nuevos soportes, que aunque más eficientes en sus posibilidades de almacenamiento y búsqueda
limitaciones por su fragilidad para la conservación y preservación, mediante discos ópticos, CD
ROM. DVD por citar las principales, cuyas ventajas en funcionalidad, almacenamiento y
recuperación de información nos hacen pensar en un nuevo tipo de archivo con particularidades
y características propias.
Los programas que normalmente se utilizan para automatizar los equipos de oficina se amplían y
se actualizan constantemente, Las ampliaciones o actualizaciones se efectúan cada dos o tres años
62
GUZMAN, Leonardo. Colombia por le Senado de la Digitalización. En Revista Memoria (2° semestre), Bogota:
UNAM. 1997. P.106
52
para los productos más populares. Generalmente proveen versiones más potentes de los productos
existentes e incluyen nuevas características y restauran los problemas identificados en las
versiones previas de los programas.
Los programas actualizados pueden ser costosos y la autoridad electoral, necesita evaluar, si es
necesario, y cuando debe de actualizar sus programas. Una forma de evitar este dilema es la renta
de programas en lugar de comprarlos e incluir las actualizaciones automáticas como parte del
acuerdo de renta. También pueden existir políticas para determinar si es posible y cuando debe
llevarse a cabo la actualización de los programas.
Como crear la capacidad para la automatización, sin tomar en consideración el enfoque
seleccionado, existen ciertos requisitos para tener éxito en un esfuerzo para lograr la
automatización, y estos requisitos pueden agruparse bajo la rubrica de crear la capacidad, para
crear esta capacidad se necesita tiempo y dinero, consiste en personal, equipo, espacio, una
organización con un presupuesto definido y con una cierta cantidad de conocimiento que puede
adquirirse por lo general mediante la realización de una serie de proyectos. El éxito depende en
gran medida de que también se usen estos recursos, es decir, de la estrategia global y de la
naturaleza y selección del momento de estos varios movimientos que se hacen. Mucho ya se ha
dicho en cuanto a la creación de la capacidad en la sección sobre los enfoques hacia la
automatización, y lo que sigue no es sino una ampliación de algunos puntos presentados y una
recapitulación de otros.
Puesto que no se hace nada sin la gente, se desprende que la concentración, capacitación y
mantenimiento de personal competente es el único elemento más importante en el esfuerzo de
automatización de los archivos dentro de las instituciones. El número de personas de sistemas
computacionales capacitados y experimentados es todavía extremadamente pequeño en relación a
las necesidades de la demanda creciente. Para atraer a un especialista en conocimientos de
computación experimentado y aun para retener uno sin experiencia que tenga un buen potencial,
los archivos tienen que pagar a los miembros de aquel personal que cuenta con una experiencia
comparable en otras líneas de trabajo esto es simplemente la ley de la oferta y de la demanda,
53
para atraer gente del campo de la computación se necesitará, de la misma forma, salarios más
altos, además del personal de sistemas, debido a la velocidad del desarrollo en este campo.
2.2 Microfilmación
En este punto abordaremos los antecedentes de la Microfilmación.
En virtud de las grandes masas de documentos que se producen hoy en día, el hombre ha tenido
que valerse de diferentes técnicas para administrar de manera oportuna y precisa la información.
La microfilmación es una técnica auxiliar en los archivos, centros de documentación y bibliotecas
donde hace más fácil y precisa la recuperación de la información, además que preserva los
documentos originales de posibles pérdidas o deterioro por el mal uso que en ocasiones se les da.
Por otro lado implementando de manera adecuada la técnica del microfilm, la inversión que se
haga, será reversible ya que va a proporcionar una información veraz y oportuna en el momento
que se requiera, ahorro de espacio, de mobiliario y pago de salarios a un mayor número de
empleados que trabajan en los campos como son: archivos, bibliotecas, y centros de
documentación.
“La fotografía se considera parte de la microfilmación, considera que las microformas cuando el
documento se produce a más de 5 reducciones, sus fundamentos son la teoría del proceso
fotográfico, las radiaciones luminosas controladas por este proceso, la óptica empleada en la
formación de las imágenes, las cámaras y aparatos necesarios diseñados para su realización, los
materiales fotosensibles y sus propiedades, y la teoría de revelado, el contraste, el poder de
resolución, el tamaño del grano, etc.”63
Todas estas variables y otras, son diseñadas para poder
discernir hasta que punto un microfilm o una fotografía puede considerarse una reproducción fiel
del objeto que se trata de reproducir.
“En el desarrollo fotográfico intervienen dos fenómenos diferentes: uno de naturaleza óptica,
cuyo resultado es la formación de la imagen, y otro de la naturaleza química, cuyo fin es la
63
Automatización. {En línea} México: Disponible en World Wide Web http. www.//.archivos
3000.com/general/archivos/.html. {Consulta 4 de Nov .del. 2004}
54
perpetuación de la misma. La formación de la imagen tiene lugar en la cámara, consintiendo en la
concentración de rayos luminosos que provienen de un objeto, mediante un sistema de lentes,
sobre un plano focal en el que va colocado el material fotosensible.”64
La perpetuación de la imagen se lleva a cabo por fenómenos químicos, mediante los cuales la
imagen formada sobre el material sensible se hace visible y permanente. “Para el estudio de la
fotografía por tanto, del microfilm, se consideran cuatro partes:
“El estudio de las radiaciones que forman las imágenes.
La formación de las imágenes.
El estudio de los materiales sensibles sobre los que se forman las imágenes.
La obtención y perpetuación de dichas imágenes, es decir, los tratamientos químicos y
características de almacenamiento a los que hay que someter a los materiales fotosensibles,
después de haber sido expuestos a la radiación, para que la imagen formada se haga visible
y permanente, y puede ser utilizada a lo largo de décadas o cientos de años.”65
Por lo tanto, “uno de los mayores obstáculos al que deben enfrentarse los responsables de las
técnicas auxiliares para la reproducción de archivo, es el que se deriva de los propios
ordenamientos legales (en algunos casos ya caducos) y por ende los de su adecuada aplicación,
ya que el análisis periódico hecho por los juristas obedece más a la actualización de alguna
disposición legal, y particularmente a un solo aspecto de la rama del derecho, sin visualizar en su
conjunto el beneficio que representaría el considerar a la imagen o registro inserto en un soporte
diferente al papel, como la película o la cinta magnética, con el mismo valor probatorio que el
original, ante instancias jurídicas que así lo requieran.”66
“Para entender la problemática de valoración de estos registros no es conveniente ubicarse en un
contexto regionalista, que se limitaría a lo que en nuestro país se ha hecho al respecto. Por el
64
DAMIAN CERVANTES, Guillermo. Reprografía. México, 2001. P. 76 65
Automatización. {En línea} México: Disponible en World Wide Web http. www.//.archivos
3000.com/general/archivos/.html. {Consulta 4 de Nov .del. 2004} 66
http://kbnet.com.co.uk/rleggat/history/micro-ph-htm. Página dedicada a historia de la fotografía y realizado un
estudio de proceso.
55
contrario es necesaria una visión de conjunto para tratar de comparar esos avances en una
perspectiva mundial, que permita distinguir por una parte la normatividad que organismos como
la UNESCO ha elaborado, derivada de estudios y de información captada en diversas regiones
del mundo con niveles diferentes de desarrollo, base de análisis y aplicaciones para el uso del
microfilme, buscando con ello no la sustitución del original como tal y la reducción del
crecimiento de sus acervos, que a todas luces sería uno de los objetivos principales, sino el de
poder tener información referencial para futuras investigaciones sociales, técnicas, económicas y
políticas, contenida actualmente en los acervos documentales dentro de los archivos.”67
En el siguiente cuadro se presenta en orden cronológico las disposiciones legales que existen en
México sobre la Microfilmación:
“DISPOSICIONES LEGALES EN MÉXICO SOBRE LA MICROFILMACION
Cronología Disposición legal Contenido genérico
1965-12-30 Reformas y adicciones a la Ley General de
Instituciones de Crédito y Organizaciones
Auxiliares, SHCP, artículos 92 y 94.
Valor probatorio de los
documentos microfilmados Plazos
de conversación de la
documentación microfilmada.
1970-03-09 Conservación, destrucción y microfilmación
de documentos bancarios. Comisión
Nacional Bancaria y de Seguros, SHCP,
circular 582.
Microfilmación, conservación,
validación y destrucción de
documentos bancarios.
1972-05-06 Ley Federal sobre Monumentos y Zonas
Arqueológicas, Artísticas e Históricas, SEP,
artículos 2,3,13,16 y 36.
Documentación histórica, canje o
donación.
Reglamento de la Ley Federal sobre
monumentos y Zonas Arqueológicas,
Artísticas e Históricas, artículo 38.
Reproducción de documentos
históricos en dimensiones
semejantes al original o en
diferente escala.
67
RODRIGUEZ, Salvador Elías. Op. Cit
56
Código Federal de Procedimientos Civiles,
artículo 217.
Valor probatorio de las pruebas
fotográficas y de otras aportadas
por los descubrimientos de la
ciencia.
1980-03-27 Oficio de autorización para microfilmar
documentos. Dirección General Técnica,
Dirección de Servicios al Contribuyente,
Subdirección de Autorizaciones,
Departamento de Autorizaciones Varias,
SHCP.
Autorización de aplicación
general para la microfilmación de
la documentación de las empresas.
1980-03-27 Resolución que establece y deroga
disposiciones administrativas de carácter
fiscal, SHCP.
Autorización para microfilmar el
archivo contable del
contribuyente, su validación y
requisitos que deberán observarse
durante su aplicación y control del
procedimiento.
1982 Código Fiscal de la Federación, titulo
segundo, artículo 30, título tercero, artículos
63 y 67. Título cuarto, artículos 75 y 83.
Autorización para microfilmar
documentación contable y el
otorgamiento del mismo valor de
los originales.
1982 Reglamento del Código Fiscal de la
Federación, sección tercera, artículo 41.
Requisitos que deberán cumplirse
para microfilmar la
documentación contable y su
posterior validación.
Código de Comercio, artículos 33 y 38. Validación de los instrumentos,
recursos y sistemas que mejor
sirvan para conservar los registros
de archivos.
1982-11-12 Acuerdo por el que se dispone que el
conjunto de la documentación contable,
Aprobación para microfilmar la
documentación comprobatoria o
57
consiste en libros de contabilidad, registros
contables o documentación comprobatoria o
justificatoria del ingreso y del gasto público
de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, constituyen
el archivo contable gubernamental que
deberá guardarse, conservarse y custodiarse,
SPP, artículo 7.
justificatoria con valor histórico.
Ley General de Instituciones de Seguros,
artículos 18 y 102.
Que los negativos que resulten de
la microfilmación de la
documentación de las
instituciones de seguros, tendrán
el mismo valor probatorio que los
originales.
1985-11-27 Decreto que reforma, adiciona y deroga
diversas disposiciones de la Ley del
Mercado de Valores, SHCP, artículos 26 bis
y 26 bis 2.
Los negativos originales de la
documentación generada por las
casas de bolsa y que
implementando las
especificaciones señaladas tendrán
el mismo valor probatorio que los
originales.
Ley General de Bienes Nacionales, artículo
2, fracción XI.
La caracterización como bien de
dominio público y como tal con el
mismo valor que los originales de
las películas, archivos fotográficos
y cualquier otro objeto que
contenga imágenes y sonidos.”68
68
BECERRIL RAMÍREZ, Jaime. La Microfilmación de Expedientes de Personal y su Validez Jurídica. En
Teléfonos de Méxicoi. En: el II Encuentro de Estudiantes, Documentalistas y Archivistas de la ENBA (Escuela
Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía), México 25 y 26 de Marzo 1998. P. 46-47
58
Fue en la década de los ochenta que se comenzaron a “pasar” los archivos de Títulos de
Propiedades del Estado a un sistema de microfilmación. Se pudo así disponer de microfichas de
este tipo de documentos en espacios reducidos y con un acceso en mucho menor tiempo que el
que insumiría la búsqueda de las fotocopias de los documentos depositados en el distante archivo.
“Esta tecnología aunque fue un gran avance en su época, ya que en reducidos espacios ocupados
por las microfichas se podría disponer de una gran cantidad de documentos que tenían las
siguientes limitaciones:
“Lento proceso de obtención, debido a las técnicas propias del revelado fotográfico.
Durabilidad limitada, como consecuencia de la rápida obsolescencia del soporte.
No ofrecía soluciones frente a los problemas de concomitancia, distancias y copias.”69
La “explosión informática”70
que caracteriza la década de los noventa y su rápido asentamiento
dentro y fuera de la Administración Pública, en nuestro país y en el mundo, nos proporciona en la
actualidad una herramienta para el tratamiento de documentación soportada en papel, que supera
ampliamente a la microfilmación y es imposible de desechar: la imagen digital.
“Los sistemas Informaticos de gestión de imágenes utilizan en su mayoría discos de tecnología
láser. Si se trata de discos denominados WORM (una sola escritura y muchas lecturas), al grabar
la imagen en el disco, el rayo láser produce una “marca física irreversible en el material de
soporte del mismo, lo cual nos asegura la inalterabilidad de la información allí resguardada,
temor que persistía en los soportes denominados magnéticos”71
Adicionalmente, la gestión documental con procesamiento de imágenes brinda otros beneficios.
Algunos de los más importantes, vistos desde la gestión de archivos son:
“Perdurabilidad. La tecnología de fabricación de estos discos actualmente garantiza un
tiempo de “vida” superior a los 50 años y, por supuesto, no pueden ser dañados por
69
RODRIGUEZ, Salvador. Op. Cit. 70
Microfilmación. {En línea} México: Disponible en World Wide Web http. www.google. {Consulta 8 de Nov. del.
2004} 71
LUCAS, Henry. Op. Cit. P. 48
59
roedores, hongos, humedad, bacterias, etcétera, que si destruyen al papel y también
pueden afectar al microfilm.
Volumen. Discos de 1,4 Giga bytes de capacidad permiten albergar entre 50 mil y 60mil
imágenes cada uno, y ya hay anuncios de discos que cuadruplican esta capacidad.
Recuperación de la imagen. Los documentos, una vez digitalizados y metódicamente
indizados , son sencilla y rápidamente localizados, permitiendo de esta forma una drástica
reducción en los tiempos de obtención de la información.
Concomitancia. Las bases de datos utilizadas permiten que un documento pueda ser
consultado por varios usuarios simultáneamente.
Independencia física. El estado actual de las comunicaciones permite que la información
digital pueda ser enviada a cualquier distancia, si se tienen las redes y enlaces requeridos.
Copias en el puesto de consulta. Adicionalmente a la consulta por pantalla y en caso de
ser necesaria la copia en papel, los documentos se pueden imprimir.”72
Por lo tanto podemos decir que el disco óptico WORM es un medio excelente para el
almacenamiento de documentos por las siguientes características:
“Proceso de grabación no Regrabable,
Larga vida útil del medio,
Baja tasa de error,
Protección al manipuleo y contaminación ambiental,
Gran cantidad de documentos por disco,
Muy bajo costo por imagen,
Remoción y portabilidad del medio,
Acceso inmediato y directo a cualquier documento del disco.” 73
“Al analizar toda esta información surge la siguiente pregunta
72
BERENGUER, J.M. (Editor) Bases de Datos, Retos, Oportunidades y Esperanzas. Madrid: FUNCA. 1985 73
BISHOP, Peter, Computadores de la 5° Generación. Madrid: Paraninfo. 1989
60
¿Cuándo emplear el Microfilm?
De forma muy general, el microfilm es el soporte ideal para la conservación de archivos de gran
volumen, con un alto nivel de consulta, archivos históricos y archivos de seguridad.”74
Así mismo se considera que las principales ventajas de la Microfilmación son:
“Reducción de volumen en un 70% aproximadamente
Protección de la documentación en papel,
Facilidad de consulta,
Facilidad de duplicado,
Facilidad de distribución,
Sencillez de equipamiento,
Coordinación con el ordenador, y
Garantía de perdurabilidad.”75
2.1.1 Antecedentes
La siguiente tecnología que abordaremos es la Microfilmación, la cual nos ayuda a la obtención
de textos, imágenes, dibujos u otro tipo de información en un formato mucho más chico al
original.
“Quizá el autor Niépce no tuvo idea de la trascendencia que tendrá su invento. Tampoco alcanzó
a ver como la fotografía conseguía cada vez más espacio dentro de la cultura. Una de estas
formas de expansión es la microfotografía. Esta técnica tiene su origen en 1839 en las lejanas
tierras de Inglaterra, cuando John B. Dancer el primer personaje que produjo imágenes reducidas
en una totalidad de 15 mm. de diámetro basándose en su experiencia como fabricantes de
instrumentos ópticos, incorporando una lente de microscopio en una cámara fotográfica, con lo
74
Microfilmación. {En línea} México: Disponible en World Wide Web http. www.google. {Consulta 18 de Nov.
del. 2004} 75
Microfilmación. {En línea} México: Disponible en World Wide Web http. www: google. {Consulta 20 de Nov.
del. 2004}
61
que logró la primera reproducción miniaturizada de un documento, habiéndose logrando así la
primera forma de microfilme.”76
Veinte años mas tarde en “1870 durante la guerra Franco-Prusiana, René Prudent Dagrón, dirigió
desde Francia todo un sistema de comunicación valiéndose de dos elementos básicos: el
microfilm y las palomas mensajeras.”77
Como era difícil cruzar las líneas enemigas para el envío
de mensajes, estás se microfilmaban en películas de 50 mm de ancho y se cargaban en unos
cilindros que se ataban a las patas de las palomas. Las imágenes eran proyectadas sobre una
pantalla para poder consultarlas. Sin embargo, está idea, aunque tuvo mucha importancia, no fue
considerada para otros usos, aún cuando existen referencias de que un año más tarde una
compañía de seguros contrata a Dagrón para que microfilmara sus documentos.
Después de estos modestos intentos hasta, nuestros días, el microfilme ha tenido todo clase de
modificaciones en cuanto a su forma y método de proceso, actualmente la microficha es un
medio reconocido, popular y cada vez mas utilizado, pero el principio de la microficha no es
nuevo en el “Congreso Internacional de Documentos de 1906, aparece una memoria redactada
por los autores Roberts Goldschmitt y Paul Otlet titulada una nueva forma del libro
microfotografiado, la idea era ya de reducir a los libros o documentos en microfichas y procurar
conservar los documentos.”78
“El impacto definitivo de la microfilmación fue hasta el siglo XX, en la década de los veintes,
con el desarrollo de las microfilmadoras de alta velocidad. George Maccarthy y Manuel Golbderg
inventaron casi simultáneamente las cámaras rotativas (1925), cuyo proceso de fotografía era
mucho mas veloz que el de las planetarias utilizadas hasta entonces, en la ciudad de Nueva York,
teniendo la preocupación de los riesgos que contraían al no conservar algún documento que haya
sido microfilmado.”79
76
DEMERS, Jocelyn. La Microficha, traducción por Ortiz Gisela I.P.N, (Instituto Politécnico Nacional). UPIICSA.
Vol. IV N. 4 P.198 77
Ibid. P.198 78
CID CARMONA, Víctor. Soporte de Información y su Contexto Histórico I. México. P.76 79
Ibid. P.78
62
Este nuevo descubrimiento tuvo gran aplicación en bancos y compañías de seguros, mientras
tanto, Raimond Hessert, contribuyo para la rápida localización de la información microfilmada
por medio de determinados códigos de identificación.
“En 1928, Maccarthy, quedó como presidente de la Recordak Corporation, compañía subsidiaria
de las Eastman Kodadk dedicada a la producción de cámaras microfilmadoras. En 1933 ya se
encontraban funcionando aproximadamente 700 máquinas en varias ciudades de los Estados
Unidos, por este mismo año ya se empezaba a poner en funcionamiento una máquina
microfilmadora para periódicos.”80
Durante la Segunda Guerra Mundial, se aprobó el microfilm, en décadas pasadas los mensajes se
ataban a las palomas mensajeras atravesando muchas veces el campo enemigo, enviando cientos
de mensajes en esa forma. Cuatro décadas después, la microfilmación alcanzó gran auge en todo
el mundo, se extendió el uso de esta técnica en muchas empresas y negocios con el objeto de
agilizar su información. Estos hechos nos permite resolver los más grandes problemas de registro,
protección y localización de datos, en un mínimo espacio y tiempo.
En los años 50´, los bancos empezaron a introducir con fe este sistema, ya que ofrecía seguridad
en el envío de ramas evitando riesgos de extravío, pérdidas o robos de información.
En 1940 se presento una proporción semejante a la del año 1906 presentada por Tremont Rider a
la Weslaeyan Uninersiti; que lleva por título “El estudiante y el porvenir de las bibliotecas de
investigación”, ni el tiempo, ni el dinero, ni el progreso de los conocimientos humanos, tenían la
importancia crítica que ellos han tomado en nuestros días. La necesidad engendrada por una
tecnología esta en constante evolución, de un acceso rápido a una masa considerable de
documentación de interés transitorio pero importante.”81
“Aunque al principio su aplicación fue enfocada a archivos administrativos, pronto se vio su
utilidad para la preservación de acervos históricos. De aquí que la UNESCO establecerá en 1956
una Unidad Móvil de Microfilmación destinada a la reproducción de los documentos más
80
.CID CARMONA, Víctor. Op. Cit. P 78 81
. Ibid P.78
63
importantes de archivos y bibliotecas de países con escasos recursos. Este programa fue aplicado
en América Latina de 1956 a 1961 y de ahí se trasladó a naciones de Asía y África.
En el año de 1989 la información generada en una forma humanamente legible y permanente en
el mundo, se calculaba el 96% en papel y el 4% en microformatos. Una de sus primeras
aplicaciones fue la fotografía de cheques de banco en la década de 1920, el año de 1999 se estima
que el 92% seguirá siendo en soporte papel y el 8% en microformatos y medios electrónicos.
Consiste en reducir las fotos a un tamaño muy pequeño.”82
En la actualidad, esta técnica se
utilizaba para almacenar información que de otro modo necesitaría mucho espacio. Por ejemplo,
los periódicos y las revistas se fotografiaban en una pequeña película que puede visionarse con
proyectores previstos de sistemas que permiten encontrar con rapidez las páginas deseadas. Otra
aplicación es la microficha, un tipo de película de 10 y 15 cm en la cual se pueden almacenar
hasta 70 fotogramas correspondientes a otras tantas páginas de texto. Cada fotograma puede
observarse individualmente en un proyecto. Este sistema hace posible almacenar el catalogo total
de una biblioteca en un número reducido de microfichas.
“Con el transcurso de los años esta máquina cada día han venido superando su capacidad de
alimentación, pues en un principio fueron totalmente manuales, hoy en día su alimentación es
automática, microfilmando miles de documentos por minuto. El revelado de la misma, también
era manual o en aparatos rudimentarios llamado Tanque Morse o Cuba. Actualmente de acuerdo
a las necesidades de cada empresa, se han venido implementando máquinas mas potentes, tanto
microfilmadoras, como procesadoras y lectoras, por esta razón que la microfilmación, hoy en día
es una técnica que ofrece valiosa ayuda a los archivos, bibliotecas y centros de documentación.”83
“La moderna microfilmación se empezó en este siglo, durante los años XX debido a las
necesidades del banquero G. McCarthy, basándose en sus experiencias la Eastman Kodak
desarrollo sus cámaras Recordak. El uso del microfilm se generalizó en aplicaciones militares
durante la Segunda Guerra Mundial y a partir de esta fecha no ha hecho mas que evolucionar en
82
CID CARMONA, Víctor. Op. Cit. P.77 83
Ibid. P.83
64
el campo de los archivos. Las principales ventajas del microfilm dentro del rango de la
Archivística es:
Fidelidad facsimilar a la imagen original.
Soporte de conservación estable y permanente.
Duración después del papel.
Reducción de espacio.
Facilidad y rapidez de localización.
Bajos costos de distribución y transporte.
Todo el proceso de microfilmación se encuentra regulado por normas internacionales
(ISO) y por ultimo
Puede ser digitalizado.”84
Hoy en día, la microfilmación tiende a ser desplazada, por lo menos, aparentemente, por otras
tecnologías mas novedosas, como lo es la digitalización de imágenes. Sin embargo su duración,
mayor a la de los soportes ópticos y la base legal que la respalda, sostiene la vigencia de la
microfilmación, lo que hace de ella una opción para asegurar la preservación del acervo
documental.
“La microfilmación será actual mas allá del año 2020, el incremento de la demanda de
información de todo tipo, es cada día mayor. Gran parte de la información que se genera hoy en
día, en la actualidad, sigue siendo en papel. En muchos sistemas operativos que manejamos, así
como los archivos de toda clase de instrucciones y en bibliotecas, hoy y durante todo el
transcurso del siglo XX”85
, nos hemos encontrado de cara dos problemas, por un lado el gran
volumen de información que es producido cada año en forma de papel, hojas de listado de
computadora, libros, periódicos, revistas, panfletos, escritos y una amplia gama de salida de
cintas y películas, se incrementa un rango experimental, haciendo grandes demandas a los
presupuestos de compras y causando agudos problemas de almacenaje. Por otro lado el material
84
Microfilmación. {En línea} México: Disponible en World Wide Web http. www google. {Consulta 8 de Nov. del.
2004} 85
DAMIAN CERVANTES, Guillermo, Reprografía. México. 2001. P.76
65
viejo, en colecciones a menudo únicas sin ser publicadas, material valioso de todo tiempo, se
deteriora de una manera rápida, así como documentación que por donde quiera desaparece
gradualmente, un examen de estos problemas de espacio y deterioración, así como el
aprovechamiento de grandes ventajas, como ahorros sustanciales en el almacenamiento de la
información, economía, reproducibilidad, durabilidad, integridad de archivos, seguridad en y de
la información y consulta automatizada, explican el crecido interés en los sistemas micrográficos,
además de su potencial, así como el de medios ópticos-magnéticos para el almacenamiento de
información.
La microfilmación, la micrografía y los microformatos ya forman parte hoy en día de la industria
del manejo de las imágenes, la cual seguirá impactando cada vez más a cualquier gran
organización privada u gubernamental en las próximas décadas.
Un punto importante es que su característica, el papel seguirá incrementando sus precios en los
próximos años. En la microfilmación y en los medios electrónicos la tendencia se seguirá siendo
a la baja. Los sistemas micrográficos y los microformatos actualmente son usados virtualmente
por cualquier gran organismo de negocios tanto publico (gubernamental) como privado
(empresas). Su uso es cada vez mayor dadas sus ventajas de tener la misma información en forma
de papel. Su popularidad también se vio incrementada en los últimos años del COM (Competer
Output Microfilm) y los sistemas CAR (Computer Assisted Retrieval) consulta de microfilm
asistida por computadora. Situaciones como las expresadas en las nuevas formas Reformas
Fiscales en México, en donde se requerirá la conservación de la documentación relacionada con
el cumplimiento de las obligaciones fiscales durante 10 años, el microfilm será la forma mas
adecuada de guardar y recuperar dicha información.
En la ultima década, una serie de desarrollos tecnológicos ha realzado la capacidad del manejo de
la imagen y de la información, han hecho de este proceso una tecnología realista y han eliminado
las barreras que impedían a la micrografía de una completa participación en el vasto crecimiento
de los campos relacionados fuertemente en el proceso de datos, la automatización de oficinas y
de las comunicaciones, por todo ello, los sistemas de microfilmación seguirán siendo actuales
mucho mas allá de los años 2020 para su utilización.
66
2.2.2 Definición
Conocida como la rama de la fotografía que registra documentos sobre la película en imágenes
pequeñas y reduce copias fieles de los documentos originales, los que pueden ampliarse a su
tamaño, a través de una proyección en aparatos lectores de microfilm.
La microfilmación se define como:
“Etimológicamente, significa micro-pequeño y filme- película, esto es, una película o
imagen en ella de tamaño pequeño o miniaturizada; como consecuencia extraordinaria en
reducción de un objeto o imagen de su tamaño natural que por la calidad de equipo
utilizado para su captación permite, al ser ampliada recuperar la imagen conservando la
claridad y resolución correspondiente del original.”86
“El microfilm es la reproducción sobre una película en blanco y negro o en color, de los
documentos editados en papel sin importar el tamaño y formato, disco o disquete.”87
“Esta técnica es aplicable a todo tipo de documentos, desde una ficha bibliografica hasta
un plano , pasando por expedientes de archivos trámite de hasta históricos, libros, revistas
o cualquier otro tipo de información contenida en papel u otro soporte.”88
Retomando los conceptos anteriores entonces la Microfilmación es una de las técnicas cuyo
objetivo es la obtención de imágenes y documentos en miniatura permanentes, por acción a una
radiación sobre sustancias fotosensibles, para conseguir copias a escalas reducidas.
2.2.3 Utilización
La técnica de la microfilmación es el método de producir nuevas imágenes sobre películas con
características facsimilares a los originales de documentos, libros o cualquier soporte de
información. Los términos y procedimientos son idénticos a los de las fotografías, debido al
86
RODRIGUEZ, Salvador Elías. Op. Cit 87
74
Microfilmación. {En línea} México: Disponible en World Wide Web http. www.google. {Consulta 18 de Nov.
del. 2004} 88
Memoria del 2° Encuentro de Estudiantes y Docentes Archivistas. No. 2 México 1998
67
proceso de miniaturización y de los diferentes tamaños y letras de los documentos que se filman,
el equipo y los procedimientos usados en la microfotografía deben de ser mucho más precisos.
Su realización se efectúa con unos grados de reducción definidos, mediante cámaras especiales
en las que la luz, después de atravesar el objeto de alta precisión óptica, forma sobre la película
imágenes exactas del documento a reproducir. Esta reproducción realizada a nivel físico es
invisible y se le denomina (imagen latente), necesitándose un revelado químico para convertirla
en (imagen permanente y visible).
Esta única imagen permanente visible (original de cámara), tanto en su momento de su obtención
como en el futuro, puede ser publicada en forma rápida, segura, simple y económica, su
capacidad de permanencia solo le aventaja el papel de una buena calidad, libre de ácido, sin
embargo, todavía son relativamente frágiles, serán legibles sino se procesan correctamente; se
deterioran, sino se utiliza un material que sea estable y manejable para su consulta y si no para su
almacenaje correctamente y también existe un manejo poco cuidadoso. Para su obtención se
pueden utilizar dos tipos de cámaras: planetarias o de base plana y dinámicas, las primeras son
mas adecuadas para los archivos históricos sobre todo completas de un tablero llamado prensa-
libros, para la documentación encuadernada, y las dinámicas son mas propias en los archivos
administrativos por que la documentación tiene que estar en buenas condiciones físicas y
manejables para documentos sueltos.
Dentro de la utilización de los formatos de la microfilmación se debe de considerar la
conservación y protección de las microformas existentes:
“La conservación y protección de este tipo de materiales es igual al de cualquier material, objeto,
o cosa, las películas de microfilmación corren el riesgo de deteriorarse con el uso, tiempo y los
factores físicos como químicos, biológicos y ambientales en general.”89
89
Microfilmación. {En línea} México: Disponible en World Wide Web http. www.google. {Consulta 25 de Nov.
del. 2004}
68
Sin embargo la importancia es trascendente por contener información importante por la
institución a la que pertenece que la vamos a dar son semejantes al del cuidados del papel,
añadiendo cuidados particulares. Si no se cuidan bien, las películas pueden durar hasta 100 años,
si se trata de emulsión de diazo o vesicular, y hasta 500 si se tratan de sales de plata. Es por eso
que hay que revisar las condiciones del microfilm cada dos años y en su caso realizar labores
destinadas a corregir las deficiencias existentes en cuanto a medidas de protección por ser cara
esta revisión, existe la alternativa de realizar verificaciones mensuales de muestras de películas
para tener una idea del estado en que se encuentren.
Se debe de conservar el microfilm contra:
Incendios: Colocar las películas en bóvedas contra incendios (cuando el material es
numeroso), en gabinetes, cajas fuentes (cuando el material es reducido), también existe la
opción de utilizar películas con propiedades de resistencia a la temperatura, estas resisten
una temperatura de hasta 121° C, y en una humedad relativa del 50% por un periodo de
24 horas sin dañarse.
Inundaciones: Los microfilmes no deben guardarse en sótanos, es recomendable que
queden por lo menos a 15 cm del piso, si se llegan a mojar hay que ponerlos en un
recipiente con agua y luego lavarlos y solamente dejarlos secar.
Humedad y Temperatura: Se puede presentar problema cuando éstas son demasiado altas
o en extremo bajas:
Alta: Más de 60% de humedad relativa provoca la aparición de hongos, lo
adecuado esta entre el 40% y 50% de humedad y los 18° y 21° C. El aire
acondicionado resulta una buena solución. Los deshumidificadores base de
químicos no son recomendables por los polvos que resultan, ya que pueden dañar
los micro formatos. Los negativos maestros deben almacenar a temperatura
máxima de 18° C y con una humedad relativa de 35% + /-5%.
Bajas: Si la película es de poliéster, se resquebraja cuando la humedad relativa es
menos al 15%, pero si la película es de acetato, la humedad no debe de ser menor
al 30%.
69
Factores biológicos: Los hongos resultan una amenaza para nuestro material micrográfico
y se presentan como resultado de condiciones de almacenamiento desfavorable en cuanto
a la humedad y temperatura, cuando se desarrollan hongos en la película es conveniente
limpiarlos con una franela seca o con un limpiador especial.
Factores químicos: Los contaminantes atmosféricos también suelen dañar la película
contribuyen a la oxidación de la plata de la película, lo que genera marchas en su
superficie y efectúan la imagen.
Para una mejor conservación hay que elegir correctamente el mobiliario y material, si la
información a guardar es permanente es conveniente utilizar bases de poliéster porque resisten
más la temperatura y humedad.
En cuanto al mobiliario este dependerá de las características de la película y de las necesidades de
conservación de la información a resguardar.
Los medios de prueba en la intervención de dar valor probatorio al microfilme es necesario
cuestionar, dentro del “Derecho Mexicano cuales son los medios de prueba para dentro de ellos
poder encuadrar al microfilme (Artículo 217 del Código Federal de Procedimientos Civiles) por
lo general, en nuestro país todos los medios y procedimientos empleados para convenir a un juez
de la verdad o falsedad de un hecho son admitidos como medios de prueba así, a nivel federal, se
reconocen los siguientes:
La confesión,
Los documentos públicos,
Los documentos privados,
Los dictámenes de peritos,
El reconocimiento o inspección judicial,
Los testigos,
Las fotografías, escritos, notas taquigráficas y en general, todos aquellos elementos
apartados por los descubrimientos de la ciencia.
70
Las presunciones,
Lugar,
Tiempo,
Circunstancia en que fueron tomadas.”90
Como se observa, en nuestro país tiene valor probatorio no solamente las fotografías, sino en
general, también todos aquellos elementos apartados por la ciencia y que el futuro buscarán su
validación tal es el caso del videodisco o videocartucho entre otros, por tanto la pregunta que de
inmediato surge es si el microfilme es una fotografía.
El valor del microfilm al incrementarse día con día el uso de esta técnica resulta necesario
establecer de una manera una legislación que permita a los usuarios del mismo, confiar en los
documentos que a través de esta técnica han sido producidos. Resulta interesante consultar el
documento que sobre el particular editó la UNESCO con el título de Validez Jurídica del
Microfilme.
Algunos de los elementos descritos en dicho documento deben tomarse en cuenta, ya que en la
legislación en vigor, son requisitos indispensables para obtener la aprobación correspondiente.
Los requerimientos mínimos para la microfilmación son:
1. “La micropelícula deberá ser “copia autentica del original” y como tal presentar hasta en
los mínimos detalles que pueden existir en el original-
2. Es obvio decir que la micro imagen deberá ser completa.
3. Mostrarse como un original con la misma claridad como si se viera el mismo documento.
4. Considerar el microfilme como si fueran los propios archivos, colocando una imagen a
continuación de la otra de la misma manera como se colocan los documentos, dibujos,
registros, etc; que conforman en su tamaño normal a los expedientes.
90
Diario Oficial de la Federación. Ley Reglamentaria de Servicio Público. México
71
5. En la micropelícula debe de ser posible comprobar o verificar la imagen a través de
identificaciones, números y letras de serie en el propio microfilme que permitan su
localización.
6. Cuando la capacidad de un micro formato como películas, rollo, jacket, microficha, etc.
no permita filmar un conjunto de documentos en uno solo de ellos, deberá integrarse y
referirse entre sí, bajo un sistema archivístico que permita la unidad del grupo de
documentos.”91
2.2.4 Aplicación
Existen diferentes procedimientos, que se utilizan en la aplicación de la Microfilmación y se
define como “aquellos equipos que procesan o revelan la película expuesta, para hacer visible la
información microfilmada.”92
Como se mencionó con anterioridad, la microfilmación esta aunada
al desarrollo de la fotografía, la cual se aplica de la siguiente manera:
Revelador + Fijador + Lavado en agua.+ Fijador + Lavado en agua = Imagen visible
Procesadores Universales los cuales se describen de esta manera:
La aplicación de las películas en sales de plata, el revelado automático puede ser por medio de
dos “métodos por inmersión y aspersión.”93
Por inmersión: Consiste en un equipo con varios recipientes que van a contener los
líquidos que ya se mencionaron con anterioridad, la película entra por un extremo del
equipo, aun con la imagen latente pasando por una serie de rodillos que la guían por cada
uno de los líquidos, de tal modo que al salir por el otro extremo del procesador, estará
revelada y seca, con la imagen de los documentos microfilmados ya visibles, procesa
películas negativas conservando la polaridad.
91
MEYER, Fishbein. Op. Cit. P.15 92
CID CARMONA, Víctor. Op. Cit. P.106 93
Ibid. P.106
72
Por aspersión: Cuenta con un área por donde ingresa la película con la imagen latente y
cuenta con una salida ya visible, emplea rodillos para mover la película en línea a través
de los químicos reveladores y procesa películas reversibles (positivos) conservando la
polaridad.
Ambos procesos cuentan con una serie de controladores y mecanismos que permiten su operación
adecuada, dependiendo del modelo, pueden procesar simultáneamente de 1 a 6 rollos de 16mm
de 35mm o de 1 a 2 de 105mm, y con el mismo químico pueden revelarse hasta 12 rollos.
Se pueden procesar “películas en negativo o reversible por medio de los métodos que a
continuación se mencionan.
Procesadores de reversión : El resultado del revelado de una imagen que originalmente
era negativa, resulta una imagen positiva, solo se trata de un procesador integrado al
equipo microfilmado.
Procesadores de vapores de amoniaco: Son para obtener duplicados a partir de una
película original de sales de plata en un soporte de emulsión de diazo, esto permite
obtener una copia fiel sin necesidad de volver a exponer el documento original, la copia
se obtiene por contacto y el revelado se obtiene rápidamente y se respeta la originalidad
del documento.
Duplicadores: Este método sirve para obtener una copia a partir de un original del mismo
tipo de emulsión (plata), se pueden duplicar rollos en sus dos formatos, según el equipo y
mantiene la originalidad de la película.
Duplicadores de película vesicular: Su aplicación es a través de luz ultravioleta y el
revelado es por medio de temperatura regulada y conserva la característica de conservar al
original.”94
Este tipo de métodos tienen la finalidad de conservar el original y sobre todo que la copia pueda
ser consultada las veces que sea necesaria contemplando la conservación y protección que se le
debe de dar al microfilme.
94
RODRIGUEZ, Salvador Elías. Op. Cit.
73
“Los pasos para guardar información se dan a partir de la creación de varias “generaciones” de
películas.
Master- (original de cámara) Primera generación -. Película negativa de 35 mm de sales de Plata
producida al fotografiar documentos uno a uno en la cámara de microfilm. Su duración llega a
500 años: procesado sin restos de químicos, conservado en ambientes con temperatura y
humedad adecuadas, evitando la manipulación que raya o ensucie los films.
En el caso de documentos encuadernados o de regular o mal estado es necesario fotografiarlos en
cámara planetaria, poniendo los documentos sobre la mesa para fotografiar hoja por hoja. La
cantidad de fotos puede variar de 500 a 600 de acuerdo a la posición y al momento en que sea
necesario cambiar de rollo por razones de indexación. Las funciones de los master son las de
preservación y la de producir el 1° juego de duplicados o print Master.
Print Master: Segunda generación- Duplicado de sales de plata negativo. Es utilizado para la
producción de copias de consulta sin necesidad de recurrir al rollo Master. Se realiza en película
especial que permite la correcta reproducción de los tonos de grises. Su duración puede llegar a
500 años de acuerdo a la calidad, pero limitado debido al uso que se le debe dar , ya que se debe
manipular para su función. En este caso la vida útil va a estar influida por la forma y el cuidado
que se tenga en su manipulación y duplicación (uso de guantes, duplicadora en buenas
condiciones, almacenaje adecuado, procesado adecuado, etc.)
Copia de Consulta: Realizada con película de sales de Plata positiva, o sea los mismos tonos que
el original, su función es ser consultada , vendida o difundida para investigación. La Película de
sales de plata permite una correcta reproducción de los tonos de grises, esto especialmente
necesario en manuscritos, textos, fotos y dibujos. Su duración depende de la correcta
manipulación, básicamente el uso de guantes. Se obtiene del Print Master.”95
95
PESCADOR DEL HOYO. Ma. Del Carmen. El Archivo. Ed. Norma 1986. P.27
74
CALIDAD DE MICROFILM
Control óptico de documentos microfilmados, uno por otro, asegurando ser fiel reflejo del
original.
Grado de reducción: que permita para cada trabajo la perfecta visualización de imágenes y
grisados.
Densidad: valores mínimos que permitan una base transparente y máximos adecuados y
semejantes en todos los rollos, que permitan un excelente contraste, así como la posibilidad de su
posterior duplicación en caso de ser requerido.
Control químico: es necesario asegurar que el proceso no deja tiosulfato residual en la película
producto de un mal fijado o lavado.
MICROFILMADORA IMAGELINK 70
Planetarias con velocidad de 60 documentos por minuto, las microfilmadoras rotativas la
velocidad de microfilmación es por medio de alimentadores automáticos donde se depositan
grupos de documentos en lotes de 25 hasta un máximo de 1200 documentos. Las microfilmadoras
planetarias, su proceso de microfilmación es manual colocando en un campo fotográfico
documento por documento, dando como resultado final en ambos equipos imágenes gravadas en
rollos de película del ancho de 16 mm con un formato en negativo.
Lectores impresores, son equipos que permiten visualizar las imágenes gravadas en la película y
al mismo tiempo obtener una copia de los mismos en papel bond tamaño carta u oficio.
Los lectores impresores y digitalizadores de imagen, son equipos que permiten transmitir en
forma electrónica las imágenes contenidas en película, vía fax o a una PC.
75
Scanner y Software de manejo de imágenes, sistemas que permiten automatizar los archivos
contenidos en papel a imagen electrónica, visualizada a través de PC.
Suministros:
Película,
Químicos,
Materiales utilizados para gravar y revelar los rollos que contienen los documentos
capturados a través de las cámaras de las microfilmadoras,
Toner,
Materiales para la impresión de las imágenes contenidas en los rollos, a través de los
lectores impresores o digitalizadores,
Partes y repuestos para los equipos de microfilmación, lectura y copiado.
La unidad micrográfica del “Departamento de Administración Documental, fue creada con el
propósito básico y fundamental de proporcionar un soporte seguro y confiable a las series
documentales sustantivas de la Institución , y a aquellas que por su valor histórico era necesario
garantizarles un respaldo, con el objeto de conservar adecuadamente los soportes originales.”96
A
este proceso se llevan además todas las series y tipos documentales que dado el volumen de
información amerita por este medio su conservación, consulta y divulgación.
2.3 Digitalización
Es evidente que las nuevas tecnologías llevan ya algún tiempo ofreciendo interesantes
oportunidades en cualquier campo de conocimiento y, por supuesto, también en el documental.
Las más destacadas son las posibilidades de acceso a la información, y difusión a través de redes
telemáticas.
96
PESCADOR DEL HOYO. Ma. Del Carmen. Op. Cit. P.27
76
En el ámbito del Patrimonio Documental y Bibliográfico aparece la digitalización en respuesta a
problemas de conservación y difusión, ofreciendo importantes ventajas con respecto a técnicas
como la microfilmación que se venían empleando hasta el momento.
“La digitalización es uno de los mas modernos procedimientos reprográficos, ya que utiliza la
avanzada tecnología computacional que recientemente ha desarrollado y perfeccionado los
procesos de reproducción y registro de imágenes, para tal efecto se utilizan lectores de imágenes
comúnmente conocidos: escáneres que producen fielmente los originales a manera de una
copiadora xerográfica, pero que al traducir la imagen a un código electrónico, pueden ser visibles
en la pantalla de una computadora y almacenarles en el disco duro, o en discos ópticos, o bien
duplicados mediante una impresora.”97
Existe además del software especialmente diseñado para
el manejo de imágenes captadas por un escáner, que permite modificar su contraste o su
brillantez relativa, traducirla a una escala de grises en un amplio rango controlable,
incorporándole una pantalla de medio tono con mayor o menor número de líneas (o puntos) por
pulgada, o reconocer su condición de línea cuando se trata de originales de texto; enmascararla o
hacerle recortes, suprimir manchas o defectos que pudieran presentar; así como realizar otras
operaciones que mejoran la calidad de la imagen del original producido, al grado que en
ocasiones la imagen reproducida sea de mejor calidad que el original mismo. Indiscutiblemente el
procedimiento de la digitalización constituye una herramienta de trabajo sumamente eficaz y
versátil, con múltiples aplicaciones en el campo de la fotografía, de la publicidad y de las artes
gráficas.
Hasta ahora lo usual en “bibliotecas, archivos, así como centros de información ha sido el
préstamo al usuario de los libros o documentos de su acervo, y en cualquier manual de
Archivonomía se encuentra la descripción de los requerimientos para autorizar, controlar y
registrar esos prestamos.”98
Prever a los usuarios de los libros o documentos mismos para su
consulta directa ha acarreado como es sobradamente sabido el inevitable deterioro de esos
materiales como resultado de su operación manual y del descuido o mala fe de algunos usuarios.
Si lo importante para el investigador no son propiamente los documentos o páginas de un libro,
97
ALCANTARA HERNÁNDEZ, Yolanda. Las Nuevas Tecnologías y la Reproducción Documental. México. P.115 98
Ibid. P.117
77
sino la información que contienen en tanto sea fidedigna respecto a su origen, la cual requiere de
un procedimiento técnico que permita proporcionar esa información fehaciente sin tener que
utilizar cada vez el soporte físico que lo contiene, para la cual es necesario tener a la disposición
la imagen del documento o página en cuestión, obtenida mediante un procedimiento reprográfico
idóneo para estos fines.
2.3.1 Antecedentes
Los antecedentes de la Digitalización inician en “1642 en Francia, Blas Pascal crea una máquina
sumadora (que también resta) para ayudar a su padre, quién era recaudador de impuestos. 54 años
más tarde, Gottfried Wilhelm Von Leibniz, basándose en los hallazgos de Blas Pascal, construye
en equipo con las funciones de sumar, restar, multiplicar y dividir con números de varios dígitos.
Para 1805 Joseph Marie Jacquard, en Francia, elabora un dispositivo que almacena patrones de
tejido en tarjetas perforadas, que eran leídas por la máquina textil.”99
“En 1822 el matemático Charles Babbage construye la máquina de diferencias y más tarde diseña
la máquina analítica, que tenía incorporada una entrada de Microfilmación a base de tarjetas
perforadas.
Herman Hollerit inventó en 1896 la Tabulating Machine Company (hoy la Internacional Business
Machines Corporation, IBM) para facilitar el procesamiento de los datos del Censo de 1896 en
Estados Unidos, por medio de Tarjetas perforadas).”100
Las películas de diazo que se encuentran en los periodos de “1920, solo se usan para copias de un
negativo maestro (original), por que no es lo suficientemente sensible para ser usada como
negativo de cámara, no es, por tanto, película de conservación, sino de difusión.
Las siguientes películas que abarcan los periodos de 1932-36, están unidas con las de diazo ya
que usan también sales de diazonium para formar la imagen pero es más moderna, la cual surge
99
ALCANTARA HERNÁNDEZ, Yolanda. Op. Cit. P.119 100
DAMIAN CERVANTES, Guillermo. Reprografía. México. 2001. P.76
78
en Alemania aunque no es comercializada hasta 1950-60 para reproducir las películas COM
(Computer Output Microfilm)
A mediados de 1940, John Newmann propuso que las computadoras se construyeran con base en
sistemas numéricos binarios.”101
La película: Es el material sensible a la luz sobre el que va a imprecnar la imagen. El negativo de
cámara resultante, si bien puede ser protegido mediante la duplicación todas las veces que sea
necesario, resulta extremadamente frágil si se le somete una manipulación indiscriminada y
reiterada. Con el fin de solucionar este problema, la normativa ISO y los usos de la industria,
definieron y establecieron las generaciones de duplicados, tipificando las características de
realización, su empleo y su aplicación, como vamos a ver.
A partir de esta época se pueden distinguir las famosas generaciones de computadoras:
“1ª. Generación abarca (1944-1955) Las computadoras se basaban en tubos de vacío (bulbos)
Son las películas de cámara, negativos de cámara u original de cámara. Corresponden a la
película obtenida mediante cámaras de microfilm (planetarias o dinámicas) y procesadas por
métodos químicos. Deben reunir las máximas características respecto a resolución , uniformidad
de densidades en todos sus fotogramas, ausencia de errores por parte de los operadores y ser
sometidas a un procesado de cuatro baños: revelador, agua, fijador, agua ; que asegure la
eliminación del tiosulfato residual, (fijador), así como otros subproductos residuales.”102
Su popularidad es negativa (escritura en blanco sobre fondo negro) y su empleo debe quedar
restringido exclusivamente a la obtención de duplicados de segunda generación. Su manipulación
y almacenamiento debe hacerse con criterios de archivo de seguridad, como veremos más
adelante.
101
ROMERO FERNÁNDEZ PACHECO, J. Ramón. Conservación y Restauración, Escuela Iberoamericana de
Archivos. México, ed. Misterio de Educación Cultural. P.35 102
Ibid. P.40
79
Su definición y realización esta regulada, fundamentalmente, por las normas ISO-10, debiéndose
basar toda la producción de microfilm, especialmente si éste se realiza por instituciones públicas,
en los conceptos emanados de ellas.
“2ª. Generación abarca los periodos de (1955-1964) Con el uso de transistores, se reduce el
volumen y aumenta la capacidad y velocidad de procesamiento.
Son las películas de primer duplicado o Inter. Negativos. Por corresponder a la primera
duplicación de la película de cámara, deben ser copias exactas y fieles de ésta, con mínimas
pérdidas de resolución y manteniendo las características de densidad. Su polaridad puede ser
negativa o positiva:
Segunda generación directa, si el duplicado es idéntico, es decir, de un negativo se obtiene
otro negativo.
Segunda generación inversa, si el negativo cambia de polaridad, es decir, de negativo se
obtiene imagen positiva.”103
El objeto de la segunda generación es que a partir de ellas se
realicen cuantas duplicaciones de difusión, consulta o realización de pedidos, sean
necesarios o se considere oportuno, sin tener que recurrir al negativo original, salvo en el
caso de que esta copia de segunda generación deteriore por el uso, momento en el que se
debe obtener otra copia, no deben ser usadas para visualización. El almacenamiento y
manejo de esta película debe efectuarse de acuerdo con los criterios del archivo de uso y
consulta.
Las películas de electrofotografía en el inicio de su utilización hace 40 años fueron usadas en
copiadoras electrostáticas y para hacer plantillas de offset, el equipo se empieza ha comercializar
en 1973 en los Estados Unidos por sus mayores usuarios de archivos de personal.
“3ª. Generación alcanza los periodos de (1964-1974) IBM inicia la tercera generación al
introducir las computadoras a base de circuitos miniaturizados.
103
ROMERO FERNÁNDEZ PACHECO, J. Ramón. Op. Cit. P.40
80
Son las películas de difusión, uso y consulta. Pueden ser de sales de plata, diazo, vesicular y
deben reflejar el mínimo de pérdidas en cuanto a las características físicas de resolución y
densidad, en relación con la película de primera generación. Estas pérdidas están definidas y
normalizadas también por las normas ISO.”104
Pueden ser copias de polaridad directa o inversa, resultando aconsejable por su repercusión
económica la utilización de películas diazo para esta generación.
Su almacenamiento debe efectuarse de acuerdo a los criterios del archivo de uso y consultas.
“4ª. Generación abarca el siguiente periodo (1974) Aparecen los microprocesadores (chips) y las
computadoras personales mas poderosas y veloces que sus antecesoras.”105
Es la película más sensible a la luz, Proporciona una gran variación en cuanto a densidad y
contraste con la imagen original. Es 10.000 veces más sensible que la diazo o vesicular (que son
las utilizadas normalmente para copias, porque son únicamente sensibles a la luz ultravioleta),
por lo tanto proporciona una copia mejor de un original pobre. Es la usada para el negativo de
cámara o maestro ya que es la única considerada con características archivísticas, es decir, cuya
duración tiene más de 100 años. El original sólo se usa para copias, aunque se utiliza también
como película de copia cuando el negativo original tiene densidades diferentes o poco contraste.
Su composición ha sido más o menos constante con los años. Es un compuesto de plata y uno de
estos halógenos: cloruro, bromuro, yoduro, fluoruro.
Esto ha favorecido la aparición, durante los 80’s y 90’s, de una serie de proyectos de
digitalización en España. En un principio surgían con un marcado carácter innovador, para
convertirse posteriormente en un fenómeno generalizado. Con las nuevas tecnologías podemos
decir que hay nuevas generaciones, cuyas características son: mayor velocidad en cuanto a
procesamiento de datos y disminución en volumen, así como una aplicación cada vez más
amplia. Así, hoy día podemos hablar de CD ROM, tarjetas de audio y video de alta resolución,
104
ROMERO FERNÁNDEZ PACHECO, J. Ramón. Op. Cit. P.40 105
BAEZA YATES, Ricardo. Op. Cit. P.47
81
tarjetas de Internet, discos duros de mucha capacidad y cuyos elementos fundamentales son
circuitos de microchips integrados y sistemas de multiproceso y multigrabación. Además
podemos hablar también de los escáneres, periférico sin el cual, sería imposible la digitalización.
Esta ha tenido un gran impacto a partir de los años noventa y cada vez se ven más alternativas de
software para manejo automatizado de imágenes en el mercado.
“5ª. Generación: Actualmente, los avances tecnológicos nos han llevado a la quinta generación,
cuyas características parecen increíbles y que sin embargo están a nuestro alcance. Hoy
comprendemos a la computadora como “un eficiente almacenada recuperador-, manipulador de
información, y toda disciplina humana requiere de estos servicios en forma creciente.
La constitución de máquinas con capacidad de inferencia y conversación generalizada y la
creación de sistemas de conocimiento como instrumento de uso masivo, constituye hoy en día el
objetivo a lograr en la siguiente generación de computadoras.
Entre los adelantos tecnológicos característicos de esta generación se encuentran la introducción
del disco magnético, el desarrollo de la multiprogramación, la utilización de teletipos y de
terminales interactivos que dan lugar a tiempo compartido, es decir, las redes de computadoras
que no son otra cosa que la utilización simultánea de dos o más personas de una UPC.”106
(1984 en la actualidad)
Aparece la microelectrónica
El software para actividades profesionales asistidas por computadora.
La estructura cliente-servidor,
Los lenguajes que integran objetos
Sistemas expertos
Surgen las redes neutrales, la teoría del caos, las curvas fractales, las fibras ópticas, las
telecomunicaciones y los satélites.
106
Tecnologías {En línea} México: Disponible en World Wide Web http. www.google. {Consulta 24 de Nov. del.
2004}
82
En 1982 Seymour Cray crea la primera supercomputadora con capacidad de
procesamiento en paralelo.
En el mismo año el gobierno japonés anuncia el proyecto de “inteligencia artificial”
para que las computadoras puedan reconocer voz e imagen y se comuniquen en
lenguaje natural.
El desarrollo de la red mundial de computadoras Internet y de la Word Wide Web, ha
proporcionado grandes beneficios a las empresas de todos los tamaños.
“6ª. Generación: Hablamos de una sexta generación de computadoras en base a los
extraordinarios avances que se han venido dando en los últimos años en el campo de la
computación. Las grandes compañías como IBM, Digital Equipment, Apple y Macintochs, por
citar algunas, destinan gran parte de su presupuesto a la creación de supercomputadoras, ya que
aunque durante años estás fueron usadas casi exclusivamente en faenas de seguridad nacional
tales como descifrar claves o romper marcadores de bombas nucleares, en la actualidad son
utilizadas para todo, desde pruebas de choque para coches hasta el diseño de combustible para
aviones.”107
El más ansioso consumidor de la supercomputadora es el área de los científicos, esto se debe
principalmente a que la simulación computarizada ha reemplazado a los laboratorios de
experimentación como una herramienta básica de investigación. Pero, sin lugar a dudas, la sexta
generación de computadoras se ha caracterizado por la comercialización de los PC (Personal
Computer), cuyas características y componentes fueron estudiados en el primer punto del
presente capítulo. Sin lugar a dudas, el mayor logro de los PC es el haber propiciado que millones
de hogares y negocios alrededor de todo el mundo hagan de la cibernética parte de su
cotidianidad, convirtiendo así, a las computadoras en parte de nuestras vidas.
Por último y a manera de preámbulo para el estudio del SOFTWARE, que es en donde más
novaciones se están dando, resulta interesante resaltar a manera de síntesis que, en su forma más
simple, como hemos visto en el primer punto del presente capítulo, una computadora está
107
Tecnologías {En línea} México: Disponible en World Wide Web http. www.google. {Consulta 24 de Nov. del.
2004}
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formada por seis partes principales e independientes: unidad de entrada, unidad de memoria,
unidad aritmética-lógica, unidad de salida, unidad de control y reloj; apareciendo éstas como
constantes en todas las generaciones de computadoras. Sin embargo, el mundo de la computación
es un área de cambios tan vertiginosos que lo que hoy es común, mañana tal vez ya no lo sea, y a
esto se agrega la gran diversidad de equipo de cómputo que existe en el mercado, así como la
enorme variedad de marcas y modelos.
¿QUÉ ES SOFTWARE?
El software se define como programas de instrucciones que dan a la computadora una tarea en
particular. Si comparamos nuestro organismo con una computadora, nos encontraríamos con el
software es el cerebro del cuerpo humano.
En la década de los 70´, cuando empezó la comercialización de las computadoras, el 70% del
capital que se destinaba al desarrollo de la industria informática era empleado en hardware, es
decir, la parte física de un sistema de computo, mientras que el 30% restante se invertía en
software.
Posteriormente, la producción de equipos fue requiriendo de una memoria inversión y, por el
contrario, la creación de programas de cómputo o software se tornó mas compleja y costosa,
debido a que en buena medida son estos últimos los que soportan el adecuado funcionamiento y
carácter efectivo de las computadoras.
La programación ha tomado para su manejo, el uso de claves o palabras que en grupo se han
denominado lenguajes, a través de las cuales las máquinas son capaces de realizar procesos
completos de ordenación, localización o de estudios comparativos a partir de los 90´.
Las computadoras de esta época tienen ciertos de microprocesadores vectoriales, que les
permitan realizar mas de un billón de operaciones aritméticas de punto flotante por
segundo (teraflops).
84
Las redes de área mundial (wan) seguirán creciendo y tendrán acceso a los medios de
comunicación a través de fibra óptica y satelitales.
Las tecnologías en desarrollo, se concentran en la inteligencia artificial, la holografía, la
teoría de caos y los transitorios ópticos, entre otros.
2.3.2 Definición
Si contamos con el quipo de cómputo adecuado que nos permita lograr una copia exacta y fiel de
un documento, y que esta se puede visualizar en un monitor de computadora, entonces podemos
mencionar que digitalizamos un documento.
Podemos señalar que el concepto de digitalización es:
“La reproducción exacta de un documento o imagen en una memoria electrónica mediante
un equipo de escáner y software especial.”108
“La digitalización consiste en la captura de la imagen de los documentos mediante un
proceso de escaneo, y su posterior almacenamiento en un soporte óptica o magnético.”109
“La acción y efecto de convertir una medida analógica de una magnitud en un valor
numérico.”110
Retomando la información anterior que la digitalización se maneja por medio de la reproducción
de documentos o imágenes debidamente bajo un proceso de sistemas como lo son el hardware y
el software especial y así lograr una copia fiel del original, para una mejor consulta y custodia de
los originales.
2.3.3Utilización
108
Diccionario enciclopédico España. Tomo.12, Madrid, España Calpe. 1990 109
CID CARMONA, Víctor. Op. Cit. P.118 110
Diccionario MC Graw Hill de Computación. Ed. S.P. Parker, México, McGraw Hill, 1992
85
Antes de describir este punto empezaré por mencionar algunos métodos existentes de la
digitalización uno de los primeros puntos a mencionar es el de:
Digitalización de documentos en blanco y negro
Cuando un documento a digitalizar es un texto o grafico en una sola tinta (negra) sobre una
superficie monocroma (blanca), el proceso de conversión a formato digital se lleva a acabo
descomponiendo la imagen en puntos de una cuadrícula, llamados píxeles y asignándole a cada
uno un valor de 0 a 1 en función de que el punto corresponda a una zona blanca o negra en el
documento, la información de cada punto se almacena en un bit, y a mayor número de puntos
mayor es la calidad de la imagen digital.
Digitalización de documentos en escala de grises:
En una fotografía en blanco y negro, hay zonas mas obscuras y zonas menos obscuras. Se
selecciona un conjunto fijo de niveles en la escala de grises y se le asigna un código a cada uno
de ellos.
La calidad de la imagen digitalizada depende de dos factores:
De la capacidad cromática o crominancia, es decir, el numero de diferentes colores
que pueda estar presente simultáneamente.
Del numero de puntos por unidad de superficie representados, es decir de su
resolución.
La resolución puede medirse en punto por pulgada “ppp o dpi”111
en términos ingleses es (dota
per inches). Una pulgada equivale a 2.54 centímetros, esta medida es por línea, para una
superficie cuadrada de una pulgada de lado, lo cual es un valor muy grande y supone un gran
consumo de memoria, las imágenes digitales consumen muchas memorias de almacenamiento.
111
Microformas, S.A. de C.V Imágenes para la productividad,
86
Para ello la imagen original sufre dos procesos:
1. Muestreo: la imagen se divide en líneas horizontales y estas a su vez se descomponen en
una serie de puntos o “píxeles.”112
2. Cuantificación: a cada uno de estos puntos se le asigna un valor en función de la
luminosidad o color de la imagen original.
A la unión de ambos procesos se le denomina digitalización, y el instrumento que realiza este
proceso es el escáner o cámara digital. Existen dos parámetros que determinan el resultado de la
digitalización: la tabla de colores en grises y la resolución.
En este punto se debe de considerar la naturaleza de los colores cuando existen en los
documentos o imágenes a color lo cual se describe de la siguiente manera, el color es una
sensación que completa la descripción y forma de los objetos. El primer estudio científico en esta
área lo realizo un personaje importante Newton en el año de 1792, al descubrir la descomposición
espectral de la luz blanca en sus colores componentes al arcoiris y el color blanco es la suma de
todos los colores.
Hay dos procesos complementarios para conseguir los colores como los aditivos y los
sustractivos, los primeros consisten en añadir energía de rayos catódicos (TV, monitor del
ordenador). Los colores básicos de este proceso son el rojo, verde y azul, todos los demás se
forman por combinaciones de estos, este sistema de color se le denomina RBG (Red, Green,
Blue). Y los de sustantivo consiste en restar energía, es decir, quitar la propiedad de reflejar una
denominada longitud de onda, es el método empleado por la imprenta, los colores fundamentales
son el cián, magenta y amarillo, y se le suele añadir una cuarta tinta, para reforzar el aspecto y el
contraste, a esto se le llama aplicaciones en cuatricromía.
Los colores a combinar resultan ser de este método:
Rojo = Amarillo + Magenta
112
La palabra píxel viene de Pinture Element, y esta representando por el componente mínimo de una imagen digital.
87
Verde = Amarillo + Cián
Azul = Magenta + Cián
Magenta = Azul + Rojo
Cián = Verde + Azul
Amarillo = Rojo + Verde
El tratamiento informático trabaja sobre monitores de ordenador, por tanto, se adopta el método
aditivo para la formación de colores. Las impresoras utilizan el método sustractivo, pero el
sistema se encarga de la transformación.
Después de tratar de explicar el punto anterior ahora podemos hablar del siguiente punto:
Digitalización de documentos en color:
Los patrones de calidad de imagen (para no profesionales) están frecuentemente conformados por
la calidad de difusión televisiva, la norma “PAL”113
que es Europea, utilizaba 625 líneas en
sistemas analógicos, lo que puede ser equivalente a una resolución de 625 puntos a 16 millones
de colores, la norma de televisión de alta definición, “TVAD”114
amplía la resolución hasta 1025
líneas, y la norma “NTSC”115
implantada en América y Japón utiliza 525 líneas.
La selección y calibración, para ambos parámetros, de unos valores adecuados condiciona la
calidad de las imágenes y las necesidades posteriores de espacio físico de almacenamiento. Las
imágenes obtenidas mediante este proceso son de gran tamaño y ocupan demasiado espacio en
memoria por lo que es necesario someterlas a algún algoritmo de compresión para facilitar su
almacenamiento y su transmisión. Los formatos de ficheros imagen empledos con mas frecuencia
en la digitalización son jpeg-jfif y, como veremos de modo concreto en los proyectos expuestos
mas adelante, el formato tiff.
113
PAL (Phase Alternat Line) es la normativa para emisión de televisión Europea, especifica 24 imágenes. 114
TVAD o HDYN (High Definition Televisión) es la normativa para televisión digital. 115
NTSC (National Televisión System) es la normatividad de difusión televisiva implementada en América y Japón
especifica 30 imágenes por segundo, con 325 líneas.
88
La imagen en movimiento, son documentos a informatizar de secuencia en movimiento, el
problema de almacenamiento se agravia a un mas, el movimiento de la imagen se consigue
presentando, en el tiempo adecuado, sucesivos fotogramas, un problema adicional que presenta
este tipo de movimiento de imágenes es el dispositivo de almacenamiento que debe de disponer a
una velocidad de transferencia alta y a esto varia en cuanto al soporte.
Teniendo en cuenta que uno de los objetivos fundamentales de la digitalización es el de la
preservación y conservación del documento original, es imprescindible asegurar que esté no sufra
daños durante este proceso, para ello será necesario utilizar el instrumento de escaneo mas
adecuado según el tipo de documento, así como los parámetros mas indicados para optimizar la
calidad de la imagen obtenida.
“El equipo necesario para la digitalización de imágenes o documentos para que sea posible su
funcionalidad se requiere de dos programas de suma importancia, los cuales se describen a
continuación:”116
HARDWARE
Elemento que procesa los datos, e interconecta al
resto.
Memoria donde se almacene la información.
Dispositivo que permita ingresar información.
Dispositivo que nos permita recuperar
información.
SOFTWARE
Instrucciones que indique las operaciones a
realizar.
Buen funcionamiento.
Buenos resultados en cuestión de consultas.
116
Guía completa de ilustración y diseño; técnicas y materiales. coord.. Terence Dalley, Trad. Juan Manuel Ibas,
Madrid, Tursen-Hermann Blume. 1992
89
En cuanto al software necesario, es preciso señalar que en la actualidad existen en el mercado
diversos programas para el manejo digitalizado de imágenes o documentos requeridos, un
ejemplo de este es el “imaging” el que comprende la digitalización, indexado, almacenamiento,
distribución, reimpresión y administración de diversos formatos y tipos , tanto electrónicos como
físicos, en general este tipo de programas solo permiten al manejo de los puntos a enunciar:
1. La digitalización y almacenamiento de imágenes.
2. La recuperación de estos por medio de bases de datos y su consulta por uno o varios
usuarios.
3. La posibilidad de impresión en papel, o la transferencia en soportes ópticos.
Y también se requiere de una serie de equipos para su eficaz procedimiento:
“CPU (Unidad Central de Proceso),
Pantalla,
Teclado,
Mouse (Ratón)
Impresora,
Modem,
Juke Box y
Servidor.”117
2.3.4 Aplicación
117
HEREDIA HEREDIA, Antonia. Archivística General, Teoría y Practica, 7° ed, Sevilla, Diputación Provisional.
P.186
90
La tecnología computacional actual, al desarrollar procedimientos de captura, manejo y
almacenamiento sistematizado de imágenes, ha abierto un nuevo campo de posibilidades
aplicables específicamente a los Archivos Históricos, la digitalización, sustentada en el software
apropiado, permite mediante un escáner, copia el contenido de una página, para convertirla en
una imagen y traducirla en un registro electrónico que puede ser almacenable en el disco de una
computadora o en la memoria de la misma, y así se desea, reproducible con excelente fidelidad
en una impresora láser.
Este procedimiento es manejable de la siguiente manera.
ESCANER COMPUTADORA IMPRESORA
Las características que se emplean para realizar el procedimiento de esta actividad se enumeran
de la siguiente manera:
1. “La captación de la imagen es de gran fidelidad por lo que la reproducción impresa,
considerarse como una copia facsimilar del documento digitalizado.
2. La captación de almacenaje electrónico es muy basta si se utiliza un compresor de
imágenes y estas se graban en diversos sistemas de almacenamiento como los discos
compactos, los discos duros, los DVD, VCD, o CD, etcétera, que varían en cuanto a su
capacidad dependiendo de la densidad de las imágenes y el tipo de disco.
3. Las imágenes captadas, pueden ser notablemente mejoradas, en cuanto a nitidez,
contraste, presentación y calidad en general, mediante el uso del software especializado
que existe en el mercado de la computación.
91
4. Respecto al archivo o almacenaje sistematizado de las imágenes, es decir, bajo un orden y
jerarquización predeterminados, también existe el software apropiado para manejar la
base de datos que en cada caso se requiera. Ello permite una ágil y precisa localización
del documento buscando y por lo tanto la rápida recuperación de la información
documental del acervo, condición indispensable en un archivo histórico, una de cuyas
funciones principales es la de proveer de esta información fehaciente a los
investigadores.”118
Este es un “ejemplo, de un procedimiento de digitalización aplicable en un Archivo Histórico, es
el sistema comercialmente denominado óptica, utilizado en el Archivo Histórico de la
Universidad de Guadalajara, que consta de los siguientes elementos principales: un procesador
(CPU), un monitor de 19 de alta resolución, un escáner de cámara plana, una impresora láser y un
lector de discos ópticos. Este sistema, con el software respectivo, posee todas las ventajosas
características antes señaladas, puede operar dentro de un red y conectarse aun servidor de gran
capacidad de almacenaje.”119
Por lo anterior, se desprende que la digitalización es el procedimiento reprográfico mas
conveniente, rápido, preciso y eficaz para los fines de registro iconográfico de documentos
históricos.
“Antes de diseñar como podemos aplicar la digitalización en los centros de información, es
mantener primero en qué la utilizaremos dentro de toda la gama de actividades y funciones a
realizar dentro del sistema, así podemos encontrar la siguientes posibilidades”120
Servicio Consulta a través de copias
Copias proporcionadas a usuarios
Preservación Conservación únicamente en copias
118
CID CARMONA, Víctor. Op. Cit. P.120 119
Ibid. P.127 120
Ibid. P.127
92
Desde el punto de vista archivístico, estas serían las aplicaciones de la digitalización, por otro
lado, los proveedores de los diferentes programas para el manejo automatizado de imágenes
planean a través de su aplicación los siguientes beneficios.
“Facilidad de acceso a la información.
Acceso simultaneo a determinado documento por mas de un usuario.
Optimizar el espacio de almacenamiento.
Seguridad de acceso a la información, al tener cada usuario una clave para consultar la
información de su competencia y de suma importancia.
Copia en papel únicamente bajo demanda.
Copia en soporte electrónico o soporte óptico.”121
De acuerdo con estos beneficios, podemos distinguir que lo nuevo que nos ofrece está tecnología
es la facilidad y velocidad de acceso a la información, esto nos sugiere un mejor
aprovechamiento en los archivos administrativos, dando la prioridad e importancia que es
fundamental para la acertada toma de decisiones y para la adecuada gestión de las diferentes
funciones de instituciones o empresas, por lo anterior podemos señalar que esta técnica nos va a
servir para proporcionar un servicio de información segura y eficiente.
Por otro lado la conservación de este tipo de soportes no esta totalmente definido, el autor
“Robert Mottice menciona que el mantenimiento de un soporte óptico puede ser de 25 a 50 años,
por lo contrario, el avance de las tecnologías es tan rápida que en cuestión de unos años en
términos de el futuro.”122
Lo que hoy es vanguardia mañana será obsoleto, tanto en software
como en hardware.
Por lo anterior independientemente de su aplicación en cualquier fase del ciclo vital de
documento archivo de: trámite, concentración e histórico, es importante tener en cuenta que no
debemos de eliminar los originales, hasta que exista la certeza de que ya se tiene un respaldo
seguro de esa información, o de que esta ha perdido sus valores primarios y que carece de los
secundarios, en mi opinión personal esta técnica solo sería aplicable en los archivos históricos
121
CID CARMONA, Víctor. Op. Cit. P.127I 122
Ibid. P.127
93
como de archivos de trámite especializados ya que son los centros de información mas
importantes siendo los únicos que guardan y conservan los hechos y testimonios de sucesos o
acontecimientos, en instituciones o empresas.
Después de haber realizado una breve investigación acerca de estas tecnologías de información
existentes en México y su utilización por el ser humano considerando, antecedentes, definiciones,
utilización y aplicación en los tres tipos de técnicas de reproducción que menciona, en el
siguiente capitulo abordaremos el tema. Análisis comparativo del uso del soporte papel ante los
avances de la tecnología de información utilizadas tanto en las instituciones y empresas así por el
ser humano.
94
CAPÍTULO 3
ANÁLISIS COMPARATIVO: USO DEL SOPORTE PAPEL UTILIZADO
EN LOS ARCHIVOS, ANTE LOS AVANCES DE LA TECNOLOGÍA DE
LA INFORMACIÓN
Este capitulo se divide en tres títulos. 1.- Tecnologías de la Información Aplicadas a los
Archivos. 2.- Cuadro Comparativo de los Tipos de Información en los Archivos. 3.- Cuadro
Comparativo del Soporte Papel Ante las Tecnologías de la Información en los archivos, así
mismo en el primer tema se manejan los siguientes subtemas: Definición, Importancia,
Utilización, Tipos de Información en los Archivos, uso de la información en las tecnologías, Uso
del soporte papel en las Tecnologías de la Información.
De esta manera, la archivística se enfrenta a nuevos retos que si no son resultantes de manera
adecuada, puede traer consigo la desaparición o cuando menos, la transformación de su esencia y
de su identidad. Si bien existen principios universalmente aceptados en la archivística, estos
pueden ser desplazados por la urgencia de la aplicación de las tecnologías que a su vez plantean
nuevas formas de concebir y de hacer en el campo de los documentos ya que el ser humano
requiere de la consulta y ha tenido que recurrir al uso y tipos de información no importándole el
valor sino el contenido que le proporcione.
La utilización de todos estos temas en los Archivos es de suma importancia ya que toda
institución genera información ya sea en un soporte electrónico o en un soporte papel teniendo
cada uno su grado de importancia para el manejo de la misma, dentro de una institución o
empresa, cabe mencionar que el soporte papel tiene una nivel mas alto ya que es de carácter
probatorio tanto administrativo como cultural y social siendo así la información plasmada en él es
de prueba contundente para aclarar pruebas o para la toma de decisiones y un soporte electrónico
no dudo que no sea de importancia ya que ocupa un segundo lugar en carácter de elemento
probatorio ante cualquier problema existente en una empresa, es de gran utilidad ya que
95
proporciona una cierta cantidad de guarda en un disquete o en un disco compacto que ahora es
utilizado como medio de almacenaje de información, donde se puede cargar y adquirir toda la
información generada dentro de las unidades administrativas o la que esta bajo el resguardo de
los archivos.
Dentro de los Centros de Información como son las bibliotecas y los archivos existe un cúmulo
de información plasmada en papel los cuales a veces ya no requieren de ser consultados por el
simple hecho de que ya existe en el mercado la tecnología como lo es. Internet, correo
electrónico, las grabaciones en discos ópticos, consulta en redes digitales, periódico en vía
digital, la radio, la televisión, etc; nunca terminaremos de mencionar todos los existentes que
proporcionan o almacenan información.
Los cuales son consultados dentro de una misma vía electrónica con solo ser guardada en un
medio electrónico como son los disquetes, discos compactos, soportes ópticos, redes digitales,
medios magnéticos, etc, y todo lo que conlleva toda la información guardada en un soporte
electrónico considerando que también puede ser un soporte de consulta y utilización existente
para el ser humano, ya que al adquirir información solo lo único que hace es contraerla en un
soporte y así llevarla y traerla en cualquier momento que lo requiera o llegar a consultar las
páginas web existentes en el mercado no olvidando que la información vía correo electrónico no
es de gran seguridad ya que no existe un apartado que nos indique la información sea de carácter
probatorio para dudas o aclaraciones en un momento de prueba contundente como es un
documento escrito. No olvidando que seria de gran oportunidad en el mercado ya que día con día
se generan miles y miles de documentos y es cada vez más difícil detener la explosión
documental generada en los archivos ya que requiere de un cierto cuidado tanto electrónico como
manual
3.1 Tecnologías de la Información Aplicadas en los Archivos
En este apartado se describen algunos elementos, considerando el avance del papel con las
diferentes tecnologías que realmente se involucran como el elemento principal ya que requiere
del uso y aplicación por el ser humano y sobre todo por las empresas que llegan a tener grandes
96
toneladas de volúmenes de papel y también almacenada en las memorias de las computadoras o
en discos ya existentes en el mercado como lo son los discos compactos, disquetes o en las
computadoras que se conocen como laptop en donde la información puede ser consultada y
almacenada en la memoria.
Es indiscutible la importancia que tienen las nuevas tecnologías, ya que estas se han desarrollado
en diversos campos y en las actividades del ser humano, en los archivos no son la excepción y su
aplicación ha cambiado el funcionamiento de las empresas, considerando para ello los métodos
para una buena organización, descripción, consulta, servicio, conservación y difusión y cuando
estos no son los suficientemente sólidos en las instituciones, se enfrentan a nuevos retos
tecnológicos.
De manera tradicional como lo es el papel estos elementos pueden ser desplazados por las
tecnologías, por la simple urgencia de la aplicación de las mismas, y a su vez plantean nuevas
formas de concebir y hacer en el área de los documentos, y es una manera de ver a los archivos
con una actitud de servicio a la administración y a la investigación, sin tomar en cuenta los
elementos que los conformen, es decir que los documentos de las relaciones que entre los mismos
se desarrollan en un marco institucional basados en una estructura y funciones de servicio y
funcionalidad en los mismos.
La incorporación de estas “tecnologías plantea un inconveniente con dos inclinaciones, la primera
es la aplicación de las tecnologías para la información en los archivos y la segunda para una
buena conservación y tratamiento de los documentos, que nacen en soportes nuevos y por lo
mismo necesitaran de una preservación importante dentro de la gestión documental y a esto se
enfrenta el archivonomo con documentos manuscritos, mecanuscritos o impresos de lo que tiene
una gran responsabilidad en el funcionamiento de los mismos considerando la custodia como un
medio para la utilización y conservación de nuevos materiales que ingresan a sus manos.”123
123
GOMEZ VEITES, Álvaro. Las Claves de la Economía Digital. Ed. RAMA Nov. 2002. P. 35.
97
En este punto se abordará la aplicación de las tecnologías y su comparación y utilización con el
papel en los archivos, considerando para ello elementos electrónicos, ya que en el mundo de hoy
las tecnologías avanzan aceleradamente y la explosión documental en cada uno de los archivos
sigue creciendo día a día, estos cambios acelerados donde se producen un sin fin de
acontecimientos bélicos, económicos y políticos por mencionar algunos, muchos de ellos están en
constante actualización en los países de primer mundo, para estar a la altura de las exigencias,
tendremos que trabajar aceleradamente y sobre todo ponernos en continua comunicación con las
nuevas tecnologías que están por salir al mercado considerando ventajas y desventajas para un
mejor almacenamiento, difusión y uso, las cuales son indispensables para la toma de decisiones
en materia de planificación documental y con esto impulsar el desarrollo científico y cultural.
Dentro de este rubro podríamos mencionar que la “Administración de documentos en el trabajo
archivístico tiene mucho que ver en la aplicación de las tecnologías de la información, la
administración permite regular la producción, circulación, uso y control de los documentos de
archivos institucionales, atendiendo a una mayor economía y racionalización en el manejo de los
recursos archivísticos.”124
¿Por que aplicar un método en la Administración de documentos?
Implementar un método de aplicación para actuar frente a los problemas que trae consigue la
explosión documental, propia de nuestra era, sobre la base de los conocimientos de las series
documentales y la aplicación de herramientas de trabajo que hace eficaz la operación archivística.
La función principal en la Administración Documental, es considerar el ciclo vital del
documento, según el cual los archivos recorren tres fases o etapas que caracterizan su operación
dentro de las instituciones la primera etapa se le denomina Activa o de Gestión de la información
documental, la segunda etapa esta denominada Semiactiva o de Conservación Precautoria de los
Documentos y la tercera y última etapa se le menciona Inactiva o Histórica de los documentos
testimoniales de las instituciones.
124
RAMIREZ DE LEÓN, José Arturo. Curso y Taller De la Administración de Documentos y Gestión de Archivos.
México, Julio 2005 P. 3
98
En los últimos años el desarrollo de la computación ha provocado una revolución, que de alguna
manera afecta todas las áreas de la interacción social, acordes con esta revolución la transmisión
y acceso a la información se han visto afectadas, incluso podríamos decir que en este rubro es
donde se han experimentado los mayores cambios, los cambios acelerados en sistemas
computacionales también han repercutido en las áreas de trabajo de los archivos, desde la
elaboración de instrumentos descriptivos, los monitoreos de condiciones ambientales para la
conservación, hasta la puesta en servicio de materiales y catálogos a través de las redes.
“En las instituciones archivísticas se debe de poner mucha atención ya que los avances
tecnológicos están repercutiendo en la forma en que los archivos capturan, resguardan y
transmiten la información, las ventajas y posibilidades de la aplicación de estas tecnologías para
los archivos son bastantes amplias, ya que facilitan las posibilidades de desarrollo de tareas
relacionadas con dos de sus funciones sustantivas como es la preservación de los documentos que
resguardan y el acceso a la información que contienen sus archivos.”125
Al aplicar el uso de nuevas tecnologías en un archivo es necesario tomar en cuenta las siguientes
consideraciones:
1. “La adopción y puesta en los conceptos teóricos-prácticos manejados en el ámbito
archivístico y la aplicación de un glosario de términos archivísticos.
2. El establecimiento de políticas, solo cuando se trate de archivos institucionales.
3. Tener un punto de partida para la toma de decisiones en las estructuras tanto
institucionales como funcionales.
4. La definición de las técnicas y procedimientos de cada uno de los elementos a manejar
como en el caso de los procesos técnicos y de las actividades archivísticas.
5. La adopción de nuevos modelos para una buena organización, conservación, difusión,
custodia y sobre todo un buen servicio al usuario.
125
HERNÁNDEZ OLVERA, Fernando. Aplicación de las Nuevas Tecnologías en los Archivos Históricos. México
P. 117
99
6. La selección de los medios y de las estrategias que se lleguen a utilizar para la difusión de
las temáticas y el contenido informativo y de la documentación teniendo en cuenta los
objetivos a alcanzar.”126
La evolución de los soportes de la información han avanzado tan rápidamente que una de las
técnicas más usuales es la digitalización. “Es un método empleado por todo ser humano o
institución acoplándose a las necesidades que se le presenten día con día o simplemente segundo
a segundo, la evolución de estos se dio de la siguiente manera: primero se utilizaron los
catálogos, libros y documentos (consulta directa), segundo la técnica de la Automatización
implementación de bases de datos (utilización de caracteres internos y externos), tercero la
Microfilmación como técnica de conservación, organización y control de archivos en un mínimo
espacio que consiste en la micrografía directa de los documentos y su impresión en micro
formatos, duplicidad de información (por medio de papel, cámara, rollo de film y lector) y por
último la cuarta etapa, la Digitalización es la más moderna de los procedimientos reprográficos,
ya que es utilizada por la tecnología computacional que recientemente ha desarrollado y
perfeccionado los procesos de reproducción en documentos originales y la conservación de los
mismos así el ser humano podrá consultarlos sin la necesidad de la consulta directa (la cual es
empleada por una creación de imágenes, escáner, almacenamiento en base de datos guardar en un
disquete o CD y por ultimo la entrega de imágenes por medio de la impresoras, redes, y
monitores).”127
El archivista es el responsable de la información y por tanto, debe de atender las cuestiones
relacionadas en la forma en que ésta debe de ser tratada y procesada: no sólo para dar servicio
sino para aportar conocimientos a la sociedad a través de los archivos plenamente organizados y
dentro de un contexto archivístico e histórico capaz de otorgar a los documentos su verdadero y
amplio sentido. Hacer legible e inteligible la vida de individuos e instituciones por medio de sus
archivos, sigue siendo el verdadero reto y papel del archivonomo aun en la sociedad de la
información.
126
HUIDOBRO, José. Comunicaciones: interfaces, módems, protocolos, redes y normas. Madrid: paraninfo. 1990.
P. s/n 127
Ibid. P. s/n
100
El trabajo de un archivonomo sufrirá pequeñas adaptaciones, impuestas por la velocidad con la
que circula la información y por la exigencia de los usuarios que tienen opciones de elección y
que en muchos casos solo estarán dispuestos a pagar por aquello que les interesa. El problema de
conseguir información sobre fuentes lejanas a su área de influencia ya que está resulto por las
posibilidades de sistemas.
“La aplicación de técnicas en los archivos es de gran utilidad ya que proporcionan una gran
ventaja de consulta como de conservación de documentos y materiales en soportes electrónicos y
una de las grandes desventajas que se presentan en los archivos, es la manipulación de los
mismos por el ser humano o en ocasiones por las capacidades de memoria que nos presentan las
computadoras y el manejo directo por las mismas técnicas.”128
Dentro del campo de los archivonomos el uso de las tecnologías es estar involucrado en la
conservación, custodia, organización y control de los archivos, se deben de considerar hoy por
hoy una de las grandes maravillas creadas por el ser humano.
Las organizaciones actuales requieren de la complejidad en el manejo de la información,
contando con los procedimientos y mecanismos de flujo de información a los niveles adecuados.
“No existen tecnologías comparables en costos y flexibilidad, tratándose de información
contenida en documentos de carácter de microfilmación como digitalización en técnicas actuales,
existentes en el mercado el almacenar información en medios computarizados nos permiten
administrar tiempos y espacios, permiten la conservación de relatos originales permitiendo
disponer eficientemente del flujo de información de grandes volúmenes de papel de entradas y
salidas a un archivo, y así considerar que importante es el utilizar los medios electrónicos en
centros donde se generan grandes volúmenes de documentos.”129
128
VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. La Archivística y las Nuevas Tecnologías Reflexiones y Expercias. México.
P.69 129
Ibid. P. 73
101
La información generada en cada una de las oficinas es cada vez mas grande las primeras
actividades es el realizar la información en un medio electrónico, el recabar la información en
una computadora el proporcionar correcciones y consultas directas, como segundo punto es el
plasmarlo en un soporte en este caso es el utilizar el papel como prueba de aclaraciones de lo que
se genera dentro de una unidad administrativa, y cada día es cada vez mas grande lo que se crea,
y lo que se conserva, en la actualidad estamos en presencia de una multiplicación vertiginosa de
actividades humanas y la guarda documental en los archivos es cada vez mas grande, sin que se
aplique una verdadera conservación de los mismos tanto en soporte papel como en medios
electrónicos.
Este cuadro nos representa dos apartados en la aplicación de la conservación del uso del papel en
los archivos como de los medios electrónicos.
PAPEL MEDIO ELECTRÓNICO
Conservación.
Durabilidad.
Restauración.
Humedad.
Uso.
Aplicación.
Lugar de resguardo.
Consulta.
Manipulación.
Duplicidad en grandes volúmenes.
Organización.
Confiabilidad.
Aplicación de técnicas de impresión.
Difusión.
Control.
Conservación de tiempos.
Uso.
Confiabilidad.
Conservación del soporte.
La perdida de información continua.
Conservación de la humedad.
Organización.
Archivación de respaldos generados en
un archivo o empresa.
Seguridad de resguardos.
Aprovechamiento de espacios.
Utilización del tiempo.
Aplicación de la utilización de medios
nuevos en el mercado y la adaptación de
los nuevos en la aplicación.
102
En la actualidad todo archivo necesita de una verdadera conservación documental como de
valoraciones documentales esto indica saber que documentación es de carácter importante para
una buena conservación de carácter histórico, considerando varios puntos de tiempos de guarda
como de conservación para tener en consideración la historia institucional de una empresa, los
archivos son el centro importante de toda institución para la toma de decisiones, en la cual se
conserva, organiza, y controla toda la información para proporcionar un buen servicio a los
investigadores que deseen conocer la información generada en la institución, bajo cualquier
circunstancia se registra la historia de los asuntos generados dentro de la misma para comprobar
decisiones y hechos relativos de cualquier asunto.
Debemos de emprender el cambio de los soportes de la información e iniciar una nueva etapa de
vida, el soporte ha tenido un verdadero auge en nuestras costumbres y no es fácil de cambiarlas
ya que forman parte del ser humano al plasmar información en un papel como muestras de
avances y factores de cambios en los archivos. Y el usar las tecnologías de información es de
gran trascendencia tanto en el cambio de conservación como de utilización y los grandes
beneficios que nos generan el uso de la misma, es por eso que debemos de considerar la
importancia que tiene en el uso de los seres humanos y de las empresas generadoras de grandes
volúmenes de información, como de los archivos.
El trabajo de un archivonomo sufrirá pequeñas adaptaciones, impuesta por la velocidad con las
que circula la información y por la exigencia de los usuarios que tienen opciones de elección que
en muchos casos estarán dispuestos por pagar por aquellos que les interesan.
El problema de conseguir información sobre fuentes lejanas a su área de influencia ya que esto
resulto por las posibilidades de sistema.
Cuando hablamos de archivos y de información con carácter histórico, es muy común que
pensemos en la utilidad que tienen los documentos en la vida del ser humano en la aplicación de
las tecnologías y la conservación, resguardo y aplicación de los métodos archivístico pensemos
en la gran variedad de temas que se pueden investigar con la ayuda de bases tecnológicas a los
documentos que conforman los archivos.
103
Para que los archivos puedan dar cumplimiento a esta importante labor, resulta indispensable su
modernización en técnicas modernas, factores que les permitirán figurar como parte de los
sistemas o técnicas de información que está destinado a suplir los insumos informativos para la
toma de decisiones en diferentes actividades institucionales y para la investigación de las diversas
disciplinas científicas y humanísticas que componen el quehacer del hombre.
La modernización de los archivos institucionales o privados conlleva un replanteamiento de
estructuras internas, con el fin de optimizar los dispositivos para la adecuada conservación de los
soportes materiales de la documentación y el establecimiento y la planificación de las funciones
de cada una de las áreas que lo integran y que son los responsables del procesamiento técnico de
los acervos.
3.1.1 Definición
Desde sus inicios, en los años cuarenta el desarrollo de estas nuevas tecnologías ha sido
vertiginoso y ha alcanzado a todos los sectores de actividad, hasta el punto de hacerse
imprescindibles en las sociedades desarrolladas. Se presenta como auxiliar del archivonomo en el
desempeño de sus tareas es algo fuera de toda duda pues como lo señala el autor Molina, la
materia prima de estas tareas es la información y la informática la cual se define como un modo
muy breve de la técnica de tratamiento automático de la información.
Existen varias definiciones de las cuales se retoman las siguientes de un STI (Sistema o
Tecnología de Información):
“Conjunto de medios informativos físicos y lógicos) que sirven para la captura,
almacenamiento, y difusión informatizada de la información, así como las
telecomunicaciones lo que en el argot popular se define como sistema informativo.”130
130
GUIRAO HERNÁNDEZ, Pedro. Diccionario de la informática. Barcelona. Mitre, 1985. P. s/n
104
“Es el conjunto de tecnologías que permiten a las empresas utilizar la información
disponible en cualquier parte de la organización para hacer mejores análisis, descubrir
nuevas oportunidades y tomar decisiones mas informadas.”131
“Un STI (Sistema o Tecnología de la Información), se define como un conjunto de
métodos, herramientas y datos que están diseñados para actuar coordinada y lógicamente
para capturar, almacenar, analizar, transformar y presentar toda la información geográfica
y de sus atributos con el fin de satisfacer múltiples propósitos.”132
“Los STI (Sistema o Tecnología de la Información) son una nueva tecnología que
permiten gestionar y analizar la información espacial y que surgió como resultado de la
necesidad de disponer rápidamente de información para resolver problemas y contestar a
preguntas de modo inmediato.”133
Existen otras muchas definiciones de “STI, (Sistema o Tecnología de la Información) algunas de
ellas acentúan su componente de base de datos, otras sus funcionalidades y otras enfatizan el
hecho de ser una herramienta de apoyo en la toma de decisiones, pero todas coinciden en referirse
a un sistema o tecnología de información, o como un sistema integrado para trabajar con
información espacial, herramienta esencial para el análisis y toma de decisiones en muchas áreas
virtuales para el desarrollo nacional, incluyendo la relacionada con la infraestructura de un
municipio, estado o incluso en el ámbito nacional como internacional.”134
Al analizar las definiciones, es importante mencionar que un Sistema de Tecnología de
Información no es una metodología, software, sistema o herramienta específica. Es mas bien un
set de tecnologías que van desde arquitecturas de la información que se encuentran plasmadas en
cualquier documento dentro de un archivo para almacenar datos, metodologías, técnicas para
analizar información como software entre otros, para el apoyo en la toma decisiones. A partir de
elementos comunes en que podemos obtener una definición que abarca un Sistema de
Información en cuanto a su utilización y funcionalidad en los archivos.
131
BISHOP, Peter. Conceptos de Informática. Madrid: Amaya Multimedia, 1990. P. s/n 132
Ibid. P.s/n 133
Ibid. P.s/n 134
Ibid P. s/n
105
3.1.2 Importancia
La información se recibe por ordenadores, esto implica que la música, el texto, la palabra, el
ruido, la fotografía, los gráficos etc., sea manejada por una lista de palabras mejor conocida como
diccionario de términos relacionados entre sí para un mejor entendimiento entre el investigador y
el encargado del área, lo cual permite copiar la información, mezclarla o manipularla bajo la
supervisión de una persona especializada en el tema y esto dependerá de las necesidades que
tenga el usuario.
Las tecnologías de la información cambian, y esto solo funcionara por un periodo muy corto, ya
que aparecen cada día nuevos mecanismos para guardar y consultar información, por lo que será
difícil calcular su magnitud y lo que quiera el lector quien será obligado a seleccionar lo que
realmente le interese. Y es a partir de la mitad de este siglo cuando el concepto de información
sufrió una mayor transformación, de aquí transciende el periódico en línea, ya que es un método
que se utiliza como herramienta base y sobre todo utilizable en cualquier parte del mundo por lo
que es una tecnología que se presta a las necesidades del lector y el encargado.
“El origen de la información electrónica la tenemos que situar con la aparición del cable como
elemento transmisor a distancia, principalmente el telégrafo, y el teléfono ya que todavía no
existía la transmisión mediante satélites, en aquellos momentos cuando la información deja de ser
local, y abre su puerta a otros temas que no tienen que ver directamente con la comunidad a la
que sirve el material.”135
En los diferentes soportes de la información gira en un entorno de medios electrónicos hace
aproximadamente diez años se han ido imponiendo nuevos soportes en los que circula la
información desde los medios manuales como: el periódico, revistas, libros y todo aquello que se
generaba y se plasmara en un soporte papel y ahora en la actualidad existen los medios
electrónicos como son: el fax personalizado, el Internet, y los correos electrónicos como medio
de comunicación entre uno o varias personas, dentro de las tecnologías actuales también entran
135
PEÑA, Rosalía. Gestión Digital de la Información. España Mayo 2002 RAMA P.20
106
los teléfonos celulares y las tecnologías digitales como soportes de comunicación sin requerir de
un apunte en una hoja de papel pero tenemos que ser mas exhaustivos en este campo y conocer
todas las posibilidades que ofrecen los servicio electrónicos, para determinar posteriormente las
funciones del archivonomo, que se entrega a los nuevos soportes que almacenan más información
y la recuperación de la misma como pruebas necesarias en el manejo de la información a
proporcionar sin problema alguno y bajo la supervisión de quien la entrega como recibe, y de la
supervisión del cuidado de generar mas información en soporte papel.
Los primeros servicios con los que se trabajó en los centros de documentación de los periódicos y
así también el cuidado de la información generada en cada empresa fue el resguardo en bases de
datos en línea, inicialmente empezaron en el ámbito científico y como tal sirvieron a la
comunidad científica, su ampliación a otros campos llegan a la propia estructura ya que al
producirse la explosión documental de la información se tiene la necesidad de seleccionar y
resumir, obligando a los archivonomos a concentrar la información más importante y hacerla más
accesible, que al mismo tiempo que el productor, el consultor y algunos distribuidores que se
encargan de crear y vender la información facilitando el acceso de todos los soportes técnicos,
software y hardware necesarios y existentes en el mercado, sin saber en que problemas suelen
estar metidos por el hecho de proporcionar información de carácter confidencial, ya que ahora la
documentación puede ser consultada bajo el resguardo del medio electrónico (internet) como
medio de consulta para el usuario y el generador de la información.
“Los distribuidores o hots los podemos definir como aquellas empresas que tienen en su poder
grandes ordenadores, en los que se seleccionan, analizan y almacenan una gran cantidad de
información, que luego se envía a los usuarios, en todo caso no hemos de olvidar que los
ordenadores deben ser coincidentes con los que emplea el usuario y que este disponga de una
terminal con un MODEM incluido, para recibir el producto informativo, los usuarios pueden
recibir los resultados de sus consultas, en papel, en línea a su vez impreso en CD- ROM, dentro
de este análisis los soportes con los que circula la información electrónica hemos de dar un salto
en el tiempo, así mientras los soportes en línea siguen ofreciendo información, el avance
tecnológico seguía aumentando la capacidad de memoria en los soportes y desbancando a los
magnéticos, para dar paso a los ópticos, los discos ópticos son mas manejables, tanto como el
107
papel, tenían un gran capacidad de almacenamiento de datos, eran muy resistentes y sobre todo
interactivos, pudiendo buscar la misma información en todos los discos existentes en mercado
como son y fueron: disquetes de 5 1/4., 3 ½ que son los que se llegan a utilizar en la actualidad,
ahora los mas utilizados son el CD, en sus varias capacidades de almacenaje de información, con
solo una referencia, para ser localizados pues bien ante todo esto, las bases de datos en línea, los
discos ópticos, principalmente el CD-ROM y los disco compactos multimedia han sido los
soportes en los que ha circulado la información electrónica sin requerir de la impresión de papel
en grandes volúmenes documentales.”136
La llegada del Internet al mercado a modificado sus propios hábitos de trabajo, de tal forma que
una parte de su información a la que puede acceder desde otros lugares ahora es de forma
gratuita, el resto se sigue cobrando, pero hasta los propios distribuidores se han dado cuenta que
el futuro es internet, este tipo de redes que van creciendo de tal forma que los productores ofrecen
de red en red previa autorización de un password y una clave para acceder a los medios de
consulta, búsqueda y recopilación de la información.
Las exigencias propias de la información obligaron a los editores de los archivos ha plantear la
documentación como un servicio complementario de la información completa, es decir, aun mas
datos de la información que apareciera en una base de datos, o en una empresa no solicitada por
el servicio, si los centros de documentación conocían los servicios que se podían conseguir en
línea, los archivonomos que trabajan en los centros de información no habían experimentado los
lenguajes con los que se crean esos servicios, hubo por tanto un proceso de adaptación antes de
llegar a la información y prepararla para ser enviada a la redacción, con la llegada de los
ordenadores a la redacción y posteriormente al centro de documentación, los documentalistas
empezaron a remplazarse al trabajo de selección, análisis, clasificación y recuperación de la
información estudiando las diferentes necesidades de la redacción para luego acertar con las
peticiones que hicieran los redactores, en la mayor parte de los centros, la solución inmediata fue
aprovechar los textos y las imágenes ya digitalizadas , para con ellos realizar una base de datos y
así contra con la producción propia, sino se obtenía la información pertinente se comenzaba una
136
ANGULO J.M. Introducción a la Informática. Madrid, Paraninfo. P. 38
108
búsqueda de la información lo cual se debe de realizar con constancia en las líneas electrónicas
como las paginas web y el internet , preferentemente una base de datos temática (temas o
asuntos)o biográfica (biografías o autores) dependiendo de las necesidades de cada centro de
información o lector.
Los Archivos se enfrentan a nuevos retos de conservación y el manejo de la información en las
tecnologías de la información que resulta de manera adecuada y eficaz y en ocasiones puede trae
consigo la perdida de información manual, esto puede desplazarse por la urgencia de la
aplicación de las tecnologías que a su vez plantean nuevas formas de concebir y de hacer en el
campo de los documentos.
De la manera tradicional de ver a los archivos con una actitud de servicio administrativo y a la
investigación, sin tomar en cuenta, como esencia del ser mismo de la disciplina, la forma de
interrelación de los elementos que los componen, es decir, que los documentos y de las relaciones
que entre los mismos se desarrollan en un marco institucional basados en estructuras y funciones,
resulta altamente peligroso, sobre todo, cuando la aplicación de nuevas técnicas de procesamiento
de la información buscan imponer nuevos métodos y nuevas formas de hacer en los archivos, con
la finalidad de aprovechamientos de espacios, organización, estructuras, consultas, etcétera, sin
abandonar los conceptos y principios fundamentales, que le permita a la disciplina avanzar al
ritmo de los nuevos tiempos.
Un primer paso, considero, para buscar la mejor solución a los retos a que nos enfrentamos a las
tecnologías actuales, es el de la reflexión, el de la confrontación de experiencias, el de compartir,
y aplicar soluciones archivísticas aplicadas con base en las nuevas tecnologías, no olvidando que
las computadoras son solamente herramientas al servicio de la sociedad.
La información electrónica posibilita la consulta ya que la información es elaborada y es una
aportación que antes nunca se había considerado, pero ahora adquiere un valor de noticia o de
hecho relevante por que forma parte de un suceso de trascendencia e importancia para el lector,
que obtendrá esta información completa.
109
“La cual consigue en la pagina de un centro electrónico encuadrado en una empresa, no hecha por
el sistema colectivo o por una, dos o varias personas, que manejan dos criterios de evaluación
para medir los resultados:
La información electrónica ha de generar el suficiente número de lectores para la
publicidad y que acuda con mayor número posible lo que directamente implica una
posición ventajosa para ofrecer espacios al anunciante, considerando también un criterio
social, político, religioso, cultural. etc.
Que defina la publicación y dentro de la cual se mueva, no solo por su propio interés la de
sus accionistas o propietarios sino por los de sus lectores, que quieren una línea de
información sin cambios relámpagos, en donde se adopta lo que se espera recibir cada
día.”137
Dentro de este proceso generalizado en el interior de la información electrónica en la que se
trabaja para crear información se deben de considerar aspectos básicos: como el periodista, el
documentalista y el archivonomo el cual tienen la capacidad de realizar las actividades de
carácter documental como el conservar, restaurar, organizar, clasificar, realizaciones de expurgo
como de valoraciones documentales hemos de considerar que la evolución de las tecnologías y la
formación académica que puedan recibir estos participantes, acabe en un solo actor o
protagonista de la noticia a recibir, si la llegada de las publicaciones periódicas conviene
inicialmente a la persona encargada del archivo o biblioteca son aquellas personas que han de
elaborar la información, muy pronto en esta tarea participa el documentalista aunque todavía no
era reconocida su profesión.
Además de los grande cambios el periodista deja de realizar actividades como la de recolectar la
información, en cuanto entra el documentalista el realiza las actividades del periodista estando a
posibles modificaciones de hechos noticiosos y a diferentes actividades a realizar como el de
conservar la noticia, resguardarla, el clasificarla por un asunto o hecho relevante para una mejor
localización dentro del lugar que operaban como manejadores de la información, pero debemos
137
ANGULO, J.M. Introducción a la Informática. Op Cit. P. 40
110
de centrarnos en esta idea, estamos hablando de información electrónica que pronto dará paso a
la información especializada, bajo este prisma, en que los contenidos cambian constantemente y
siempre dependiendo de los acontecimientos que se vayan produciendo, del planteamiento que
hemos definido en describir “las funciones del Periodista de Información Electrónica (PIE) era de
una constante actualización de la información según se fueran produciendo los hechos, con lo que
no tendrán tiempo de ampliar la información, que como también hemos constatado correrá a
cargo del Documentalista de Información Electrónica (DIE) y de los colaboradores o
especialistas en este campo.
No resulta fácil hacer predicciones, pero hemos de considerar tres aspectos importantes:
El documentalista: se ocupa de tareas exclusivamente documentales. Es por tanto, o mejor
dicho, sigue siendo una figura decorativa de las órdenes del redactor y con lo que se
mantiene un contacto para que les resuelva las dudas, por lo que el redactor trabajará lejos
de las redacciones.
En este sentido, seguirá ejerciendo tareas como la selección de documentos, su análisis y
el resumen de los mismos, así para preparar informes para los redactores, con lo que se
habrá desaprovechado un trabajo importante que pueda desarrollar por que siente
capacitado para ello y que consiste en aportar de forma directa aquellos resultados que
completan la información, sin que para ello tenga que intervenir el redactor.
El periodista: se encarga de todo el proceso, algo que es imposible aún cuando la
tecnología le permiten acercarse a una gran cantidad de documentos. Este es el problema
principal, que los documentos son de tal magnitud que si no hay alguien que el prepare
habrá perdido el tiempo necesario que un periódico personalizado exige para competir
con otros con una misma categoría. Por tanto el periodista se ve incapacitado y alguien
puede complementar la información y quien más facilidades tiene es el documentalista.
Las funciones del archivonomo o archivista: se encarga de toda la conservación de
documentos, es de gran importancia tanto en el ámbito social, como cultural y sobre todo
en los respaldos que generan las empresas o centros de documentación, el nuevo
comunicador sería aquélla persona que aprovecha la información con que se conoce el
111
proceso informativo y por que ha trabajado en el campo documental, corriendo lo que
pueda interesar al lector por el medio de la vía internet y al mismo tiempo desechando
aquellas ideas que puedan confundirlo.
Quizá en un futuro no muy lejano, por que las predicciones cada vez hay que hacerlas a más corto
plazo, tengamos que pensar en la figura de un nuevo comunicador, una persona que conoce de las
fuentes documentales y que conozca también las herramientas necesarias de la información para
redactar de forma clara y sencilla y que los contenidos lleguen a los lectores.
“Un documentalista esta acostumbrado a trabajar con fuentes documentales, de los que obtienen
los datos que necesita para trabajar. Esto es parte de su tarea, seleccionar los aspectos más
importantes en el caso de resúmenes, o todos, si la referencia es al texto complemento, además el
comentarista no es ajeno de una redacción clara y concisa cuando tiene que presentar resúmenes
documentales o informes en unas cuantas líneas.”138
Podemos concluir que en estos criterios se deben de estar capacitados para ejercer por separado
las labores del uso y manejo de la información que normalmente lo realiza un periodista o un
encargado en los centros de información, no es en vano, aunque con matices el proceso
informativo y el manejo documental siguen un camino paralelo, aunque quizás, al final el usuario
requiera del uso documental. En este sentido, podríamos realizar las siguientes preguntas ¿Podría
ejercer esta actividad un encargado de los centros de documentación, un periodista o
documentalista sin la ayuda de los centros de información? No es necesario que busquemos una
solución, puesto que es el autor principal de la información es el redactor y de nada servirá que
perdiera el tiempo ejercitando la tarea que otra persona pueda desempeñar con mejores
resultados.
A estas alturas en ocasiones ya no se necesita ni de los documentalistas ni de los periodistas, solo
de los encargados de los centros de información como lo son los archivonomos en primera
instancia, encargados del uso y manejo de la información para la toma de decisiones, sin ejercer
138
MATTHERON, Jean Patrick. Metodología de Desarrollo de Sistemas, Teoría aplicada. Madrid: Paraninfo, 1990.
P. 50
112
anomalías sin daños a las empresas generadoras de información, en cuestiones electrónicas lo que
se genera es solo una noción de las funciones dentro de las empresas y los archivos y el que
requiera de información verifica si es importante solo la consulta.
En este sentido, el redactor que sigue en contacto permanente con su página y que acaba de leer
la información que ha introducido el documentalista puede investigar esa nueva perspectiva para
aportar nuevos datos.
Si ambos tienen limitaciones sus acciones en una información, el tercer actuante, el colaborador
es quien tiene el campo más abierto, pues añadirá a sus conocimientos personales, aquellos que
tendrán que buscar de forma inmediata para que su opinión con respecto al hecho noticioso tenga
un punto de vista interesante y pueda permanecer durante un tiempo en la página, se supone que
las diferentes entradas de información no le tienen que afectar puesto que el colaborador y el
especialista, si forma parte del equipo es por que están preparados para comentar aspectos que la
propia información no genera, pero que si tiene que ver con ella, la figura del especialista
representa un nivel diferente que el colaborador o el usuario, siendo que cada uno tiene su
función a la hora de confeccionar la información.
Otra manera de hablar de las tecnologías de información es la televisión siendo uno de los
medios, que por primera vez lo utilizaron los norteamericanos, lo han acuñado para definir una
información que se produce, se omite y se recibe a través de un medio electrónico, lo cual se le
denomina información visual frente a información escrita, y sobre la base de la información
personalizada también se emite en una pantalla con el ordenador y por lo tanto es visual, pero los
procesos de elaboración difieren.
No obstante en algunas frases, el trabajo periodístico es coincidente, como lo indica el autor
“Robert Musburges, el periodismo electrónico es un medio de elaboración visual y auditivo,
sobre un suceso de interés para el usuario ya que requiere de una manera sencilla y rápida de
utilizarla, y sobre todo que el equipo sea sumamente sofisticado para que la información no tenga
ningún atraso, tanto para el que lo consulta como para el operador que la trabaje, uno de los
medios que también tiene relación con este tema es la radio ya que la información es transmitida
113
por medio de ondas pero al final de cuentas la escucha y la transmite un operador, y la reciba el
usuario, y es uno de los medios más actualizados en la era de la información ya que requiere de
una corrección directa y más fácil de llegar al usuario en el momento en que este produciendo la
noticia, la radio y la televisión ofrecían imágenes en donde no necesitaban de muchos
comentarios, en esta línea hay autores que consideran que la televisión va por delante de la radio
pero estamos enmarcando el periodismo electrónico que es lo que se maneja en la actualidad.”139
Ninguno de los medios han ganado la batalla de la actualidad, pero ahora tienen un serio
competido que viene haciendo la prensa, aunque como lo señala el autor anterior no se puede aun
hablar de ventajas, no pueden darse por supuesto las ventajas que ofrecen al periodismo
electrónico, en la actualidad el equipo ENG (Electrinics News Gathering) puede cubrir una
historia en cualquier lugar del mundo, tan pronto como el equipo humano y material necesario
para que la información llegue al lugar necesario.
En los años setenta en los que aparecen los centros de capacitación electrónica o sistema
electrónico en el campo ENG, y la generalización del uso de grabaciones magnéticas, lo que
implica una verdadera revolución en los servicios informativos, en los que el periodista se
convierte en protagonista de las noticias. El mundo de la televisión siempre pionero y
revolucionario si lo comparamos con la prensa, introdujo la llamada redacción informatizada, es
decir las ENR (Electronics New Room) en las que se deja de lado la forma de recibir las noticias
mediante teles y papel escrito siendo uno de los medios mas importantes en la creación de los
archivos y de empresas generadoras de información que en un futuro deben de tener un resguardo
y conservación para las dudas y la toma de cambios de decisión en las empresas ya que contienen
información recabada durante la creación de la empresa y el lugar donde se almacena toda la
información se reconoce como los centros de documentación (archivos) y toda la información
esta plasmada en un soporte papel ya que requiere de un cuidado especial y realmente nadie
prefiere hacer valoraciones de la documentación, lo único que prefieren es tirarlo a la basura y no
dejar ningún rasgo de la documentación que existe de años anteriores solo por la falta de interés
de contratar a la gente que realmente sabe del cuidado que debe de llevar la conservación y
139
FRANCE BLANQUET, Marie. Introducción General a Ciencia Técnicas de la Información y Documentación.
UNESCO. México. P. s/n
114
organización de los archivos a esto se le denomina archivonomos el cual tiene de tarea de
conservar, organizar, custodiar y respaldar toda la información generada en el lugar donde se
genera la información por cada departamento que constituye la empresa, es por ahora que toda
empresa ya requiere de las tecnologías para ser resguardada la documentación la cual pasa
directamente a utilizar los procesadores de texto en los ordenadores personales, que además
permiten grabar en discos los datos que posteriormente se recuperan; con los documentalistas
también se da un paso importante.
“Un Sistema de Producción Electrónica de Noticias (SPEN) como un concepto globalizado de la
información para la televisión es un sistema integrado de recepción, almacenamiento,
composición, predicción, supervisión, edición, y posproducción de un conjunto de señales
constituidas por textos recibidos por líneas o generados en la terminal, imágenes y sonidos
recibidos por línea (cable, fibra óptica, microondas o vía satélite) o reproducidos en soportes
magnéticos o CD’S, de todo tipo, en donde se puede almacenar información como títulos,
caracteres, gráficos o animaciones generadas en el centro de información e introducida en la
posproducción o reproducción.”140
Hemos de avanzar un aspecto más, pues la televisión ha sido la protagonista del periodismo
electrónico hasta fechas muy recientes, prácticamente se han popularizado el sistema de página
WEB en Internet y la posibilidad de que cada uno colocara su propio periódico, además muchos
de los logros conseguidos en la televisión se han adaptado perfectamente al nuevo concepto de
periódicos por vía Internet, como se esta observando la materia prima, se esta conservando en
formatos de digitalización y ambos pueden ser consultados de la misma forma del proceso
comunicativo que requiere de un tiempo que es el que se tarda en escribir el texto.
Otra de las tecnologías de información existentes dentro del mercado es la radio donde el proceso
de la información era más complicado por que había que desplazar una unidad móvil y realizar
las instalaciones necesarias lo que requiere de tiempo, ahora con un simple teléfono móvil la
información llega sin algún problema, y solo en cuestión de segundos los oyentes pueden recibir
140
CASTELLS, Manuel. La Era de la Información, Economía, Sociedad y Cultura. Vol.1. España. 1999. P. 31
115
la información o viceversa, la unidad básica de estos nuevos sistemas electrónicos consisten en
que han sido diseñados para escribir, editar y almacenar historias en una memoria, a partir de ahí
los editores pueden visualizarlas en otros monitores y aportar información recurrida por el lector,
dentro de los monitores existen los VTD (cassetes) que consisten en editar, confeccionar y
transmitir a salas de transmisión, esto son únicamente en un teclado de una máquina de escribir y
una serie de teclas de control dispuestas de ser movidas por el usuario como lo son izquierda,
derecha, de bajo o encima esta son las más actuales dentro de un sistema computacional y los que
nunca faltara será el proceso de investigación y documentación que debe de llevar toda
información y más a estos niveles, en donde toda la información es consultada por medios
computacionales la búsqueda que requiera ya existe dentro del campo de la computación, los
centros de bases de datos más actuales y así que ya no requieren de las visitas a los centros de
investigación y de información ahorrando un espacio de tiempo y sobre todo de gastos
económicos por el consultar poca información en algunos de los casos.
La conservación de información en los diferentes soportes implica una serie de puntos a tratar
como: la organización, el proporcionarle un clave identificadora, una conservación en cuanto al
tiempo de guarda, consultas directas en soporte manual, por eso hay que empezar a realizar las
actividades en los soportes electrónicos ya que nos proporcionan los mismos criterios en base al
uso y esto nos permite la rápida localización de información y sobre todo considerar los ahorros
de espacio, y sobre todo el uso de la tecnología ya que es de carácter fundamental utilizarla y así
ser presentada en otras máquinas que nos permitan consultar las funciones y actividades por las
instituciones públicas como privadas.
Esto se les otorga a las empresas de información mas oportuna y dedicada a cada uno de los
lectores que requieran de la búsqueda, siendo así que los archivos quieren dejar a un lado el
soporte papel y ahora lo requieren por una vía mucho más corta, aunque maneje aspectos
comunes, la búsqueda que el usuario requiere será transmitida en cuestión de segundo por medio
de ondas sonoras o vía satelital lo que requiere de información manejable tanto por el mismo
usuario que por las empresas para ser consultadas.
La aplicación de nuevas tecnologías trae consigo la duplicidad de información en un soporte
tecnológico pero a su vez permite la conservación de la documentación manual generada por la
116
institución ya que es el respaldo de toda la unidad administrativa y esto implica una serie de
ventajas el utilizar las tecnologías como uno de los puntos clave es la conservación de originales
y la desventaja será que el ser humano no asista a los centros documentales (archivos), pero esto
nos proporciona realmente el cuidado documental y que nuestro archivo sea considerado un
sistema en red tanto nacional como internacional llevando con esto una buena organización
archivística.
En los últimos años del siglo XX se planteo una lucha por la supervivencia del papel frente al
producto elaborado y producido en una pantalla de ordenador, lo fundamental ahora mismo, es la
convivencia de ambos soportes y será la propia evolución tecnológica la que determine que
predominara sobre quien, desde que el papel llego a nuestras manos, todavía esta enlazada en la
vida del ser humano a un paso para poder escribir o redactar alguna información no importando
el contenido sino el hecho de dar a conocer algo relevante dentro de la misma, así permite un
ahorro de tiempo y espacio que estas tecnologías no conseguirán modificar, pero si tiende a
ocurrir una convivencia que se consolida con mucha mayor velocidad de la que a menudo
suponen o quisieran muchos prefieren quedarse con los recursos tradicionales para el intercambio
de conocimientos y de información, otros expertos creen que las medidas no son equiparables y
que cada tecnología aporta nuevos conceptos, si bien la más reciente como lo es el Internet, esta
totalmente triunfando por que han conseguido encajar, pero la información tiene otros valores no
solo los que le son ya circulares por la aplicación de las nuevas tecnologías, sino que de ellas
pueden surgir y que aún es imprevisible.
Hay que esperar que sucederá con esta revolución, lo mismo resulto con la imprenta durante
varios siglos se permitió que el libro, revistas, folletos y todo lo que contenga información a un
punto considerado si la información es importante.
Existen autores que defienden la letra impresa por que ofrece un mejor soporte y una mayor
comodidad de lectura frente a la pantalla y a la posibilidad de ser manejado ya que los impreso se
pueden llevar de un lugar a otro, los defensores del ordenador menciona que no son muy
confiables las vías satelitales pueden ser consultados sin problema alguno y no requieren de un
117
lugar fijo como lo es el soporte papel además de que se llega a obtener información de hechos
relevantes.
Estas dos formas de concebir la información aportan al soporte digital las posibilidades
tecnológicas y como hechos vistos en los medios electrónicos, a la presencia de cada uno de los
ordenadores personales y con mas funciones, la información en formato digital es un soporte
emergente que aporta cada vez más personas, que no son solamente potenciales compradores sino
auténticos lectores que ya entran a las paginas web como medios de consulta mas existentes en la
vida del ser humano.
“El sistema electrónico es aquel sistema de emisión de gráficos y textos en una pantalla de
televisión o un instrumento de bajo costo denominados micro-ordenadores, por su parte Roitzen
se aproxima un paco mas a lo que hoy entendemos por líneas telefónicas o paginas web que son
como vehículos de transmisión y recepción, cuando esta mas que claro que hoy es el mejor
camino a través de un ordenador.”141
Esto nos hace realizar una reflexión que con está concepción de qué la difusión archivística ha
tenido mucho que ver en los últimos años, por la implementación de las nuevas tecnologías de
información, en los archivos en donde existen todos los testimonios administrativos generados
por la institución de forma manual, ahora hay que adoptar nuevos retos electrónicos de origen
han sido una preocupación nacional como internacional mas o menos constante desde mediados
de la década de los sesenta, considerando también los recursos económicos, materiales y sobre
todo humanos.
La transformación cultural para muchos países subdesarrollados se plantea desde la propia
creación de un marco jurídico general que otorgue consistencia normativa en los archivos y
donde expresamente se reconozca la validez de los documentos que desde su origen contienen
soportes electrónicos, no solo desde el punto de vista de su valores relacionados con la
administración sino también de aquellos valores que se requieren para sus diversos usos sociales,
141
CASTELLS, Manuel Op Cit. P. 31
118
cuya preservación precisa de un cuidado especial de los valores secundarios del documento y de
los archivos como tal.
El siguiente cuadro representa una serie de “características que existen entre los tres tipos de
técnicas de información ya mencionadas anteriormente: como son periódico, televisión y
radio.”142
RADIO TELEVISIÓN PERIÓDICO
Notas claras y concisas. Se requiere de conocimiento de
periodismo o ciencias de la
comunicación.
La noticia con el tiempo se
hacen viejas (pierden
visibilidad de información
plasmada en el soporte papel).
Voz clara Solo se maneja por tiempos
(mínimo10 minutos),por cada
minuto se cobra.
El lector en ocasiones ya no
requiere de la fuente
documental plasmada en papel.
Intereses públicos Requiere de personal
actualizado como de la
responsabilidad que implica.
Aplicación de nuevos método
de consulta accesibles para el
uso y caminos o recibir
información por vía correos
electrónicos.
Mensaje corto, no excediendo
el límite por el tiempo.
Voz clara y concisa. Se sugieren de registros para
poder consultar la nota.
No exceder a 10 palabra como
límite se cobra por tiempo de
aire.
Se requiere de la publicidad
para la nota.
Difícil de consultar por los
usuarios.
El costo es por minuto
(duración del mensaje).
El costo es también por
mensaje y palabras a
transmitir.
La historia solo se publica una
sola vez, cuando son mensajes
cortos o solo por columnas
142
MARCOS RECIO, J. Carlos. La Documentación Electrónica en los Medios de Comunicación. Ed Fragua.
Madrid. P. 39
119
(secciones).
Actualización de la nota. Editada por un experto. Notas claras y concisas.
Mensaje editado por un
experto.
Actualización de los mensajes. Requiere de poco texto y mas
imágenes.
Flexibilidad para dar a
conocer la noticia.
Bloquear en lo cotidiano de la
nota.
Requiere de una buena
publicidad.
El formato es por guiones. El formato es por guiones. El formato es por columnas.
En este sentido se vuelve a constatar la necesidad de un capacitador documental de información,
persona que este involucrada en el manejo de la información a publicar bajo la seguridad del
usuario como del responsable del área electrónica, el cual controlara esa vía para proporcionar
información requerida por el usuario y la que el redactor no pueda llegar a estar elaborando.
Además la calidad no será la misma, cuando no se lleven a cabo estas tareas documentales, esa
necesidad de constatar los hechos, que parece que se han perdido, dada la velocidad con la que se
manejan esas informaciones.
En los tiempos anteriores habían encargados de seleccionar la noticia ahora debe de hacerlo el
experto tomando en cuenta hechos relevantes por el auditor y consultas por la vía Internet, es por
ello que deben de existir fuentes primarias en donde consultar la información dentro de los
archivos bajo el resguardo de quien los maneje como de quien los solicite.
En relación a este tema realizo los siguientes cuestionamientos ¿Cómo podemos conocer que la
información encontrada en la vía Internet es totalmente verídica? ¿Cómo sabe que los datos de la
red no son útiles y para que no van a servir? Considerando que esto es una interacción que
debemos de analizar, al seleccionar la información encontrada en la red.
Los usuarios de Internet manejan con seguridad valoraciones incorrectas de las informaciones,
pero este es el riesgo que se tiene que correr. En el caso de una empresa editada de periódicos, la
ventaja es que proporciona la información de los noticieros publicados en tan sólo un término
muy explicativo y no muy extenso y la parte de los documentalistas como archivonomos han de
120
trabajar para constatar que esos datos son ciertos y reales, con lo que el trabajo documental y con
la ayuda de los centros de información generadores de información se amplía a nuevos
horizontes.
“La idea de todo esto es que en el año 2015 un aproximado lleguemos a leer tranquilamente
periódicos, revistas y libros o cualquier información en sistemas multimedia en pequeñas
pantallas electrónicas portátiles que puedan parecer un poco reales, donde el estado actual de las
tecnologías aplicadas a ordenadores y monitores, pero no es tan fantástico que en año 1985, ya se
hablaba del posible uso rutinario de los diminutos teléfonos celulares o de los discos compactos
móviles.”143
Pero tendríamos la seguridad que esta información es verídica y la cual la podríamos utilizar
como prueba suficiente para la toma de decisiones en la aplicación de los documentos dentro de
los archivos y como elemento esencial sin la utilización del soporte papel.
En el estudio de prensa una de las formas de llegar a los periódicos electrónicos es que presentan
muchas ventajas, como la rapidez, la comodidad o la sencillez, entre otras cosas, pero a la vez
una serie de inconvenientes ya que cada uno de los directorios presentara la información de forma
diferente, ahora solo hay que hacer valer el uso de estas tecnologías, no descartado que ya son
utilizadas en las empresas, pero no como verdaderos centros de documentación electrónicos sino
como medios de consulta para cada servidor público o privado que desee conocer un poco más de
esta empresa que presenta sus actividades como tareas realizadas por un consejo que la misma
empresa proponga, de la cual se necesita de archivistas como primer termino, en segundo lugar
abogados como conocedores de la legislación que nos avala el tipo de información que
manejemos, en tercera instancia historiadores ya que son de gran importancia para avalar la
información de carácter histórica
143
VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. La Archivística y las Nuevas Tecnologías, Reflexiones y Experiencias.
REMAIES. México. P. 133
121
3.1.3 Utilización
Antes de entrar al tema de la utilización es recomendable aclarar que la relación con las nuevas
tecnologías, entendidas como algo diferente a los procesos archivísticos es un enfoque llamado a
desaparecer ya que su dedicada aplicación a las distintas fases del quehacer profesional exigirá su
tratamiento combinado como algo inherente. La bibliografía existente en la materia es bastante
abundante todavía en especulaciones acerca del futuro de la tecnología de información, aunque
cada vez es más numerosa la que aborda aplicaciones concretas y ofrece soluciones en la
aplicación de las tecnologías así como ofrece cambios, también toma en cuenta muchas
cuestiones de desventaja como la aplicación y organización, para que estas dos fuente principales
funcionen el archivo debe estar totalmente organizado, conservado y controlado bajo la
supervisión de las actividades de un archivista como elemento esencial de un campo dentro del
cuidado de la documentación para proporcionar al ser humano una buena investigación y sobre
todo tener un cuidado considerable en los documentos originales y así respaldar toda la
documentación generada en una empresa pública o privada y esto nos da como resultado un lugar
de conservación documental mejor conocido como archivos y sobre todo resaltar que toda la
documentación es la memoria documental de todo ser humano en sus diferentes actividades
realizadas dentro de una institución.
La aplicación de las nuevas tecnologías todavía no ha llegado al extremo de fabricar un androide
archivero que sustituya por completo el trabajo humano, sin embargo las nuevas tecnologías nos
brindan la posibilidad de automatizar varios procesos y también en consideración la
microfilmación o la digitalización tienen muchas ventajas; la gestión administrativa, el
almacenamiento, la situación de soportes, las transferencias, el expurgo, la descripción, el control
y la difusión en los archivos requieren de estos elementos para una buena imagen a los archivos
pero en ningún momento podrán ocupar el lugar de un documento.
Para efectos de la información se requiere de una real operación de los sistemas empleados en los
cambios tecnológicos como archivísticos, lo cual permiten un cambio en un 60% de información
almacenada en las memorias de las computadoras, así también proporcionan ahorro de espacios
físicos.
122
“Este nuevo mundo de posibilidades exige, en contrapartida el acercamiento hacia un entorno
como el de la información y de las telecomunicaciones que en principió puede resultar extraño,
por la cual es recomendable dirigir nuestros pasos en dos sentidos:
1. Conocer dichas tecnologías y las ventajas que ofrecen, lo que implica convertirse en un
experto, algo tan poco probable como innecesario.
2. Reflexionar hasta alcanzar un alto grado de certeza sobre las cuales nuestras necesidades,
las exigencias de nuestra institución que podrán ser manejadas con estos medios. La
experiencia nos muestra que muchos proyectos mal logrados son la incertidumbre del
archivonomo sobre lo que desea y necesita.”144
La adquisición de equipos comerciales o él contratarlo por el exterior y a los servicios
informativos en la entidad, salvo a un hardware, que siempre será adquirido, la respuesta
dependerá de múltiples factores pero sobre todo una vez más de nuestras necesidades. La relativa
capacidad de absorción que ofrecen los archivos han posibilitado la proliferación de empresas y
de productos específicos. Hasta hace unos años solo era factible adaptar soluciones más o menos
compatibles, hoy se pueden comprar pequeños informáticos concebidos para su uso archivístico,
la oferta es muy amplia y abarca desde las bases de datos para la descripción hasta paquetes para
la gestión archivística integral.
Si bien la mayoría de los procesos archivísticos son susceptibles de ser automatizados, el más
beneficiado es sin duda la descripción, y cuando se relaciona en perfecta concordancia con
disciplinas a fines que en este sentido se encuentran en una fase bastante más avanzada. Desde el
punto de vista la consulta, el préstamo, el régimen de documentos digitalizados en los archivos
que se producen a un ritmo vertiginoso por lo que no es de extrañar que un el futuro, los
instrumentos de consulta por computadora sean cada vez mas actuales y de interés personal para
el ser humano y la información de imágenes digitales como parte de la vida diaria de estudiantes
en cualquier nivel escolar y cada vez más se va ir perdiendo el interés por visitar las bibliotecas
144
MARCOS RECIO, J. Carlos. Op Cit. P. 83
123
ya que la información cada día se presenta en vía electrónica como el Internet, Correos
Electrónicos y los cambios manuales dejarán de ser utilizados por el ser humano.
“El impacto en un futuro de las tecnologías de la información avanzan cada vez más, cabe señalar
que el autor Dollar la intervención de la voluminosa inversión y en las tecnologías que las
sustenta han obligado a conocerla como cualquier otro negocio, lo que ha dado lugar a una nueva
profesión y a una nueva disciplina, la gestión de los recursos informativos (IRM) Information
Resources Management, esto puede ser definido como el conjunto de actividades planificadas y
dirigidas en una organización, utilizable, accesible, oportuna, segura, integral, económica y
exacta, su interrupción será el manejo no adecuado del equipo, los cambios producidos en el
entorno de la información han asumido a los profesionales afectado como los (archivistas,
bibliotecarios y documentalistas) en un periodo de adaptación múltiple.”145
Cabe mencionar que el utilizar las tecnologías de la información no es sinónimo de los
profesionales mencionados con anterioridad, sino adaptarse a un cambio de organización y
consulta dentro de los archivos que guardan grandes volúmenes de información y adoptar nuevos
avances tecnológicos evolucionando en su uso y perspectiva, e integrando la información en
forma directa.
3.1.4 Tipos de Información en los Archivos
Toda relación humana ya sea individual, grupal o de instituciones y hasta las naciones se
distinguen por la comunicación como medio fundamental de interrelación, el autor Deutsch
define a la comunicación como “la capacidad de transmitir mensajes y reacciones frente a ellos,
considerando en lo que se mantiene la coherencia de toda organización, ningún individuo o
sociedad por pequeña o grande que sea puede evolucionar sin que exista la comunicación cuyo
ingrediente fundamental es sin duda alguna, la información la cual representa la forma
145
COUTURE, Carol. Los Archivos en el Siglo XX. México, AGN. 1988. P. s/n
124
comunicable del conocimiento y su aplicación son factores esenciales para el progreso, sl obvio
entonces que la información es un prerrequisito indispensable de este.”146
En un principio estos mecanismos fueron información de préstamo interbibliotecario y el
desarrollo de los índices y resúmenes que describían y resumían el documento original. Sin
embargo el uso de estos mecanismos comenzó a ser insuficiente debido al tiempo invertido en el
acceso de los manuales de la información
“En este momento se estaba dando paralelamente un desarrollo tecnológico sin precedentes en el
campo de la computación tanto en equipos de software como de hardware así como en el
programa de telecomunicaciones a través del desarrollo de tecnologías digitales de transmisión de
comunicación, el uso de la comunicación vía satélite y otras similares.
Entre la combinación de las computadoras y la telecomunicación surge como la
tecnología de la información que apoyan al procesamiento, organización y la
transferencia de información.
El utilizar las tecnologías de información permite la localización rápida de un tema,
como el trasladó de información por medio de un método llamado correo electrónico
en cual permite que la información sea enviada y el usuario en su equipo de computo
descargar la información, en un soporte en cualquiera de sus modalidades existentes
en el mercado y al obtenerlo en sus manos lo analizara para un interés propio.
La comunicación por vía electrónica o mejor dicho el contacto con las paginas Web
son de gran utilidad, que sirven como medios de comunicación entre una distancia y
otra, dentro de este punto entra también el sistema messinger sistema de comunicación
directa que requiere de una línea telefónica y es de contacto directo con el Internet.
Los sistemas electrónicos permiten una durabilidad no menor a los 50 años y no son
dañados por roedores.
146
COUTURE, Carol. Op Cit. P. s/n
125
El estado actual de las comunicaciones son de independencia física permitiendo que la
información pueda ser enviada a cualquier distancia, si se tiene las redes y enlaces
requeridos.
El desarrollo de estas tecnologías permite la transmisión rápida de la información y es
esencial para actividades tan diversas como transmisiones básicas y de comercio
internacional, la administración de empresas y de otros campos, y actividades de
carácter social, publico, cultural, legal, científico, económico, y financiero.”147
Dentro de los tipos de información entran los que a continuación se mencionan describiéndolos
en forma general como una técnica, un medio y un soporte:
Es necesario describir cada uno de los términos a utilizar para su mayor comprensión
Técnica Es un medio de sistema electrónico o la duplicidad de información en soporte
papel o en sistema electrónico que funciona como elemento de consulta a
distancias de que se encuentra la información.
Medio Medio de comunicación que funciona entre una distancia y otra, no importando el
soporte, sino la cantidad de información manejada en este rango de
comunicación.
Soporte Elemento empleado para plasmar información relevante, para el ser humano, o
una empresa, pública o privada.
Una vez descritas estas definiciones de forma general y especificando a que rango pertenecen se
describen los siguientes tipos de información:
1.- Correo Electrónico: Es la técnica de transmisión electrónica de información de punto a punto
a través de un computador anfitrión, público o privado que actúa como intermediario.
147
GUIRAO HERNÁNDEZ, Pedro Op Cit. P. 40
126
Cada usuario suscrito al servicio posee un buzón electrónico en el cual pueda recibir o enviar una
cantidad de información por medio de un computador anfitrión, entre los servicios que ofrece este
sistema, de los cuales se encuentran los siguientes:
Envió y recepción de mensajes.
Re-expedientación de mensajes a terceros.
Conferencias.
Conversación en línea.
Transferencias de archivos.
Interconexión con otros correos.
No llega hacer verídica la información.
Consultas rápidas.
Acceso directo a la información.
Actualización de la información.
En esta técnica se observa que existe una gran cantidad de información que se maneja.
2.-Internet.- Es un medio de comunicación que se presenta en la era de la información, es
formado por textos e imágenes que se transmiten a través de un MODEM y se muestran mediante
los programados de interconexión entre líneas sin importar en que parte del mundo se encuentra
la conexión esta se establece de la siguiente manera:
Comunicación a distancia.
Discusiones diacrónicas como el sah, texto, audio y video.
Acceso a los datos de cualquier página web.
3.-Discos Compactos.-Es el medio utilizado para nombrar dispositivos de grabación de datos de
12 cm de diámetro a los CD musicales, el proceso de grabación se hace por medio de rayos láser,
reproducción de imágenes y sonidos.
127
4.-Soportes Ópticos.-Medio de grabación de información mediante rayo láser muy concentrado
y calorífico, que quema una porción pequeñísima a la superficie del disco.
5.-Teletex.-Es un sistema de soporte electrónico que prevé que la comunicación y recepción de
mensajes sea mas rápida, esta compuesto por un teclado, una unidad de memoria, un monitor y
una impresora integrada en un solo componente.
6.-Telefacsímil.-Es un soporte que convierte la imagen en una máquina facsimilar y puede ser un
texto, una grafica, u otro mensaje y se transmite por una caja denominada canal de comunicación
generalmente la red telefónica y recibido por otros facsímiles encerados y reproduce la imagen a
un 80% de un original.
7.-Videotexto.-Es el medio de comunicación que se utiliza para transmitir o almacenar
información además de acceder a varias bases de datos, es de fácil manejo y menos costoso que
otros sistemas computalizables de acceso a la información.
8.-Teletexto.-Es un medio parecido al videotexto pero su transmisión es unidireccional y utiliza
canales de televisión, con un número de socio que la empresa le asigne.
9.-Inteligencia Artificial (memoria).-Se compone de una estructura interna, este sistema no
capaz de interpretar lo que el ser humano le ofrece a través de los sistemas ya existentes y
manejados por el hombre, aproximarse a razonar, generalizar, descubrir significados y aprender a
través de la experiencia, interviene demasiado la toma de decisiones, procesamiento del lenguaje
natural, visión artificial y la robótica a su vez no requiere de las máquinas sino solamente del
sexto sentido que vendría siendo la inercia colocándolo en un medio o en una técnica para su
ejecución.
10.-Redes Digitales de Servicios integrados.-Los grandes avances realizados en la
microelectrónica, soportes lógicos y programación así como la tecnología digital esta fuertemente
impulsando al surgimiento de redes digitales de servicios integrados, en un sistema barato, seguro
128
y flexible por una amplia gama de servicios de interacción de voz, imagen, datos, textos y
servicios de información dentro de los soportes.
11.-Fibras Ópticas.-Son finos hilos de cristal o de materiales de plástico elevando índices de
reflexión, el soporte de la información es simplemente el hilo que lleva y trae la información, de
onda emitida dentro de los soportes.
12.-Periódico, Radio y Televisión.-Es el medio principal recurrido por el ser humano ya que es
un soporte para aclarar un sin fin de elementos en cualquier campo, para la toma de decisiones,
verificar datos erróneos o simplemente para estar al tanto de lo que sucede dentro del mundo
actual y sobre todo ponernos a la vanguardia de información dentro del circulo en que habitamos
como miembros directos del manejo de información.
13.-Videodisco y Videocinta.-Tanto uno como el otro entra en el rango de soportes, son dos
dispositivos de almacenamiento de información que previamente ha sido digitalizada, el
videodisco es un soporte análogo de forma circular impresionable por aguja o láser capaz de
almacenar gran cantidad de información fónica o gráfica que puede ser codificada y recuperada.
Y la videocinta suele utilizarse para grabar y posteriormente visionar en este soporte, esta al
alcance de cualquiera debido a su extraordinaria facilidad, el soporte utilizado en esta tecnología
es la cinta magnética, es un plástico recubierto de oxido de hierro que es lo que tenemos hoy en el
mercado.
14.-Video Digital y Multimedia.-Estas dos tecnologías basan su versatilidad en la concepción
actual que se tiene de lo que hemos llamado Archivos Documentales Electrónicos (ADE) que
tiene como finalidad el poder hacer almacenamientos masivos de información y consultas de
documentos tan fidedignos como si del original se tratase, técnicas de gran uso para el ser
humano y sobre todo en las empresas públicas o privadas.
La tecnología del video digital es una variación de CD ROM con el video conjunto el cual se
trata de un soporte de video animado con calidad de imagen televisiva y en un soporte se puede
129
tener texto, grafico, sonido, imagen animada y software para poder trabajar con toda esa
información desde un ordenador.
El siguiente punto es la multimedia, se refiere a la entrega de información de una manera intuitiva
y multisensorial a través de la integración de los distintos medios (textos gráficos, animador de
ordenador, video y sonido) esta técnica es una combinación de elementos físicos y lógicos de
software y hardware que soportan un entorno de información multisensorial.
15.-Tarjeta o Ficha Perforada.-Es uno de los medios más antiguos y sirven para controlar las
funciones de los telares de la industria textil, la máquina tiene que leer la ficha para poder
localizar la información, no es reutilizable (no se puede almacenar nueva información) no es
continuo (es decir la unidad de información tiene los límites normales de la propia longitud de la
tarjeta o ficha y es un soporte de entrada que solo permite la introducción de información) aunque
en ocasiones podría ser utilizada como soporte inmediato.
16.-Cinta Perforada de Papel.-Es la unión o la sucesión continua de las tarjetas ya que esta
técnica solo describe que es muy estrecha ya que los canales o pistas son muy pequeñas y
prácticamente esta en desuso.
17.-Medios Magnéticos.-Son técnicas cuya base esta recubierta de una capa magnética sobre la
que registran datos, imágenes y sonidos, la esperanza de vida es variable entre sus diferentes
tipos, no son de conservación permanente.
18.-Cintas Magnéticas.-Es una de las técnicas más extendidas para audio y video, tanto para la
conservación de gran número de datos del ordenador, y es uno de los medios mas seguros entre
los magnético, en la actualidad existen de poliéster recubiertas de una capa de óxido de hierro o
dióxido de cromo.
19.-Cartuchos Magnéticos.-Se usan ampliamente los datos del ordenador en sistemas de tamaño
medio y logran tener una capacidad de 12700 bpi (almacenamiento).
130
20.-Cintas de Audio Digital (DAT).-Son de opción económica para almacenar gran cantidad de
datos como las cintas de audio digital, normalmente se utilizan para grabaciones de este tipo pero
también pueden utilizarse para otros datos de este tipo.
21.-Discos Magnéticos .Son de dos tipos: discos duros y disquetes, el primer solo esta instalado
en el ordenador y contiene una capacidad de 9 GB. Y los disquetes están compuestos de una
ligera capa de plástico rígido, no son considerables como medios de conservación permanentes
por su escasa capacidad.
Nota. De la número 15 (Tarjeta o Ficha perforada) a la número 21 (Discos Magnéticos)
considerando dentro de estas a la Automatización, Microfilmación y Digitalización en donde ya
fueron descritas con anterioridad.
22.-Medios Ópticos.-Se están desarrollando rápidamente y desplazarán en un plazo breve a otros
medios permanentes de almacenamiento de datos por su enorme capacidad suelen guardar datos,
sonidos e imágenes de un mismo soporte, y a su vez proporcionan acceso directo, como Casetes,
CD, DVD, Cámaras Digitales, entre otros.
23.-WORM (Write Once Read Many).-Este es un soporte en donde impide que sean alterados
los datos, han sido utilizados como medios de conservación en los archivos durante mucho
tiempo.
24.-CR-ROM.-Son estandarizados, lo que hace de ellos una buena elección para los archivos por
que asegura la compatibilidad de información, contiene información digital en la forma de
microscopios prensados en una base de policarbonato, cubierta de una capa reflejante
(normalmente de aluminio, oro o plata) y cuando se graban los datos ya no pueden ser alterados.
25.-DVD (Digital Versatile Disk) -Es uno de los medios mas nuevos en el mercado de alta
densidad que permite almacenar datos, imágenes y sonidos del tamaño y forma de un CD, ofrece
una calidad sin precedentes de video y audio y una gran capacidad y flexibilidad no sobre
pasando al ordenador, lo que será un excelente medio para los archivos.
131
26.-Discos Ópticos Regrabables.-Se pueden escribir y leer cuantas veces se requiera, la mayoría
utilizan tecnología magneto-óptica lo que les da mayor rapidez y mayor capacidad, sin embargo
existen pocos estándares.
27.-Tarjeta Inteligente.-Es un soporte que se caracteriza por tener la posibilidad de ejercer
diferentes funciones como el escribir, leer datos de la memoria, efectuar cálculos, algoritmos,
comunicación con dispositivos exteriores, gracias a un sencillo microcircuito o microprocesador
de sicilio se convierte a la misma en un potente microordenador. Dentro de las cuales se
encuentran las siguientes:
Nota: Del número 23 (WORM) hasta el apartado número 27 (Tarjeta Inteligente), se le considera
soportes, por sus diferentes características tanto de uso como de almacenamiento de información.
28.-Discos Ópticos.-Es uno de los soportes con mayor cantidad de almacenamiento de
información ya existentes que integran parte de textos, imágenes y sonidos, por medio de la
técnica de la tecnología láser.
29.-Soportes en Papel.-Es uno de los soportes antiguos y utilizados por el hombre, requieren de
plasmar información de hechos relevantes o para la toma de decisiones de cada institución,
archivo o biblioteca por el ser humano.
La conservación de estos soportes ópticos a diferencia de los magnéticos no es definitivo
almacenarlos en un medio controlado, lo que hace que su estabilidad sea mayor. Actualmente han
planeado un debate entre las organizaciones como las Normas ISO (Normas Internacional de
Estándares de Archivos ), ANSI (American National Stasndards Institute) y junto con ellos el
Consejo Internacional de Archivos sobre las recomendaciones para la preservación de estos
medios.
De momento se apunta lo siguiente:
Temperatura: -5% C / + 18% C
Humedad: -5% / + 40%
132
Migración: cada 10 años
Luz Artificial.
Iluminación natural.
Conservación.
Restauración.
“Los factores que puedan alterar notablemente a los soportes son :
Humedad y Temperatura: la humedad es el factor más importante. El agua es el agente
de deterioro de los polímeros, produciéndose hidrólisis, una humedad relativa por
encima del 65% provoca la aparición de hongos, que altera la capa pigmentada por las
cintas magnéticas y de los disquetes y esto ocasiona que no pueda leerse
adecuadamente los datos, además de la perdida de información, se recomienda una
humedad relativa entre un 30 –40%. La alta temperatura acelera el proceso anterior
por lo que debe controlarse de forma simultánea con la humedad.
Deformaciones por manipulación defectuosa, aun la más pequeña deformación de los
soportes suelen ocasionar deficiencias en la recuperación de todos los datos, y todos
deben almacenarse en posición vertical.
Polvo y Suciedad: Ocasionan un contacto directo con el lector de lectura y por tanto,
perdida de información. Como regla debe seguirse la siguiente: a mayor número de
datos almacenados mayor limpieza. El polvo, las huellas, la polución, aceleran
notablemente el deterioro.
Campos Magnéticos: Son el enemigo natural de estos soportes por los que deben de
conservarse alejados de cualquier fuente magnética.”148
Estos son los tipos de información existentes en las diferentes tecnologías de la información y son
utilizados por el ser humano, institución o empresa para un mejor aprovechamiento, una mejor
consulta, mayores espacios, tiempos y sobre todo darles al usuario una mejor inversión de cómo
148
SEPÚLVEDA AMOR, Margarita. El Papel de Difusión en el Desarrollo de las Instituciones de Archivos. En
Archivos Hoy. Teoría y Practica Archivística .Vol.2, no.3, México, AGN.1981.
133
puede extraer la información sin tener que preocuparse de copiarla toda en un soporte papel, ya
que en ocasiones la utilizan como fuente de información para consultas en el campo labora,
escolar, o por simple curiosidad.
Las tecnologías han logrado una mejor aplicación en el mercado y sobre en la aplicación de los
archivos considerando el ahorro de tiempo y consulta por el ser humano y por cada uno de los
lectores que se acercan a la consulta del Internet como una de los medios mas rápidos en la vida
de los individuos y recolectar toda la información necesaria para sus actividades tanto escolares o
de interés personal, como aplicaciones de nuevos temas existentes y sobre todo estar en constante
consulta con las tecnologías de información por los cambios tan vertiginosos que se presentan en
la vida actual.
En los próximos años, casi toda la documentación que se produzca en nuestra sociedad se
generaran y se comunicarán en forma electrónica, como consecuencia teniendo en cuenta que la
localización de los documentos informativos tienen poco que ver con la posibilidad de
consultarlos, estaremos en las condiciones de acceder a cualquier documento desde cualquier
lugar con idéntica facilidad. El resultado será que los actuales depósitos físicos de archivos,
basándose en la custodia, se convertirán casi todos en archivos virtuales que incluirán también en
documentación externa fuera de la consulta directa del archivo pero sometidos al control de este.
Los archivos virtuales no se mantendrán en función de reunir, conservar y proporcionar acceso en
sitio a los documentos, sino en función al control de la información sobre los documentos y su
utilización, para garantizar los plazos de conservación y aplicación de la normativa sobre la
selección y acceso de los mismos.
Para lograr estas metas empleadas por el ser humano y sobre todo por las empresas generadoras
de miles de toneladas de información no es necesario el uso de las tecnologías al 100%, sino
tenerlos organizados, conservados y controlados para lograr grandes beneficios de consultas
directas.
134
También tiene que ver la difusión en los archivos que hace evocar aquellas consultas, ya que
como usuarios, hicieron de ello, como no distinguir el esfuerzo que nos implica la localización de
cierta información que requiramos sin la tarea manual de la consulta de los documentos directos,
las actividades de los archivistas es de gran importancia en el campo de la administración de
documentos generados por las instituciones públicas o privadas ya que requiere de una verdadera
organización, clasificación, control, administración, selección, valoración de que información es
recomendable para una publicación vía electrónica, ya que requiere de estudios cualitativos y
cuantitativos de manejar, el primer punto es seleccionar las características que nos permitirán
saber si es un documento de carácter público, legal, o social o para ser consultado por el ser
humano bajo la supervisión de quien proporcione la información y en carácter de cualitativos se
presenta una escala de interés interno como externo dentro de los archivos y de la administración
de la empresa, bajo la supervisión del comité archivístico ya que tiene que ver mucho con la toma
de decisiones.
3.1.5 Uso de la Información en las Tecnologías
Si tomamos en cuenta que las tecnologías de la información hacen referencia de cómo aplicar
estas tecnologías en las generaciones futuras de cómo almacenar, aplicar los cuidados necesarios
de almacenamiento, recuperación y difusión de la información, que es generada por cualquier
persona, institución o empresa con la finalidad de tener testimonios de hechos y relatos de los
acontecimientos creados por cada unidad generadora y que sirven para la toma de decisiones.
El primer mecanismo que podemos utilizar para la recuperación de la información es el producir
un documento, es decir, obtener una o varias copias que serían iguales en todos los aspectos al
documento original aunque puede haber alguna diferencia que proviene exclusivamente de la
calidad de la copia obtenida. Este es el proceso de reproducción de documentos más elemental y
utilizado en la década pasada y a su vez se divide en dos técnicas: la duplicación y la reprografía,
la primera describe la duplicidad de la imagen y el soporte que contiene dicha imagen
constituyendo por el documento intermedio a reproducir y obteniendo las copias de este por
trasladó mecánico de la imagen sobre la cantidad de papel, mientras que la reprografía, es la
135
técnica de reproducir documentos originales y tiene la gran ventaja de que se llegan al almacenar
documentos de un mismo asunto.
Las fuentes de información nos ayudan y facilitan la localización de documentos primarios por el
producto de trabajo de profesionales de la información que ponen a disposición una serie de
herramientas de inigualable valor para facilitar su consulta.
Y así la información se obtiene con facilidad y enorme rapidez lo que no podemos hacer con los
medios más tradicionales como son las tecnologías de información también ofrecen ventajas en el
aspecto del costo de almacenamiento, y una gran desventaja que reduce grandes volúmenes
documentales.
La mayoría de los documentos secundarios en soporte papel que actualmente existe en el
mercado son producto de las bases de datos de las industrias de la información que las editan así
porque todavía existe demanda en los soportes tradicionales. Sin embargo son pocas las
tecnologías que no ofrecen información, además de las revistas o publicaciones, la información
en otros formatos tales como discos magnéticos (cada vez más escasos), o discos ópticos. Incluso
estas industrias que ofrecen la información en cualquier soporte, sea papel, microformas,
magnético (compatibles con IBM con Macintosh) y ópticos.
El papel tradicional es accesible, pero ofrece problemas a la hora de almacenarlo y conservarlo,
también ha perdido ventaja frente a los otros soportes por que la búsqueda manual es muy lenta,
suponen intervenir mucho tiempo y esfuerzo frente a las comodidades recientes.
Se debe de reconocer la importancia que tienen las tecnologías de la información con la función
archivística ya que es el medio de interacción entre los directores, subdirectores, jefes, usuarios
que deseen conocer las funciones y actividades que se desempeñan en cada empresa o institución
pública o privada aunado a una serie de características que deben de tener los archivos para una
buena función como son: Contenido, guardas documentales de información con carácter de ser
consultado, recuperación de la información oportuna y confiable, debe presentar también
seguridad y conservación de la documentación como del medio en que será transmitido y
136
obtenido para las consultas en el interior como en el exterior por el ser humano y por todos los
usuarios que requieran conocer las funciones del archivo.
En el siguiente cuadro se observan ventajas y desventajas en la búsqueda en soporte papel, en
línea y CD-ROM:
“CRITERIOS BÚSQUEDA
MANUAL
BÚSQUEDA EN
LÍNEA
BÚSQUEDA EN
CD-ROM
Exhaustividad en la búsqueda - + +
Facilidad de búsqueda + - +
Interacción - + +
Punto de acceso - + +
Cantidad de
información
- + +
Facilidad de acceso + - +
Actualización - + +
Costos - + +
Rapidez - + +
Propiedad de
información
+ - -
Espacio + + +
Almacenamiento - - +
Disposición en formato
legible por máquina
- + +”149
Comparaciones en los sistemas de búsqueda de información manual, en línea y en CD-ROM, este
cuadro muestra el resultado que proporciona cada sistema consultado por el ser humano, los
149
CHAÍN NAVARRO, Cecilia Introducción a la Gestión y Análisis de Recursos de Información en la Ciencia y
Tecnología. Universidad de Murcia, 1995. P. 137
137
signos indican una respuesta (signo + es la ventaja de posibilidad de búsqueda y signo – menor es
la desventaja de posibilidad de la misma).
Las nuevas tecnologías y aplicaciones han hecho posible el implemento de nuevas funciones para
un buen servicio a futuro como consultores de información, el espacio en realidad en el sistema
de información es cada vez más actualizado provocando con ello que exista la falta de interés por
visitar los espacios disponibles en los centros de almacenamiento de la información, la tecnología
como ya se menciono proporcionan muchas ventajas en su utilización y consulta, las grandes
tecnologías han abierto nuevas áreas de aplicación y han creado nuevos servicios como las bases
de datos enlazadas (a veces llamados publicación electrónica) y los sistemas electrónicos de
publicación casero o de escritorio.
En esta nueva visión del entorno se requiere de cambios de estilo de dirección y de desarrollo de
nuevas estructuras organizativas, mas planas y flexibles, que permitan el potencial humano en las
consultas mas actuales en que los usuarios tendrán que compartir menos sus actividades en
computadoras personales, las cuales serán mas polivalentes y manejables, en lo que se refiere a
tareas, horarios, y ubicaciones geográficas, así mismo tendremos grandes ventajas e
inconvenientes de estas nuevas modalidades de relación laboral.
Entre las ventajas se encuentran las siguientes:
Ahorro de costos, espacios e instalaciones en las oficinas y centros de trabajo.
Posibilidad de redistribuir las actividades con mayor proximidad a los usuarios.
Mayor flexibilidad y autonomía.
Ahorro de costos en desplazamientos y manutención en los empleados.
Menos condiciones a la hora de elegir el lugar de residencia, el elemento que facilitara la
retención de empleados clave por parte de las organizaciones.
Dirección por objetivos.
Nuevas oportunidades para las personas con algún tipo de discapacidad.
138
Disminución de impacto energético y medio ambiente, al reducirse en forma considerable
los desplazamientos desde las zonas residenciales hasta los centros de negocios en los
alrededores.
Redistribución de la población, facilitando la consulta directa en cualquier parte de la
ciudad ya sea local o regional.
Nuevos equipos en el mercado (mercadotecnia).
Las desventajas que se presentan en estas modalidades son las siguientes:
Necesidad de mejorar y adaptar los sistemas de control en las organizaciones, ya
que se reduce el control en los archivos.
Dificultad para desarrollar actividades basadas en el trabajo de equipo, si bien este
aspecto puede ser limitado con el avance de las nuevas tecnologías como las
videoconferencias, herramientas de trabajo colaborativo, mensajería instantánea
basada en Internet, etc.
Exige depositar un nivel de confianza en el consultor de la información, además
de recibir la formación y motivación adecuada para adaptarse a la nueva situación
u actualización del archivo.
Proporciona cambios de organización para que no haya perdida de la misma
información proporcionada por el encargado.
Mayor cuidado por el manejo inadecuado de la información esto puede provocar
grandes perdidas de información ya resguardad por esta razón se debe de tener
bajo una red general del archivo.
Necesidad de disponer de un espacio adecuado de trabajo en el propio archivo no
por estar a la expectativa de lo que consulten sino del manejo adecuado de las
máquinas y a su vez conectadas a un generador general, lo cual alimentara a todo
un grupo.
139
Por otra parte los nuevos retos organizativos obligan a definir el papel o cargo que tendrá el
encargado de proporcionar la información, la tecnología se ha convertido en un punto de
referencia para aquellos que realmente les interese el mundo cibernético de los que destacan los
profesionales relacionados con las nuevas tecnologías: analistas, programadores, diseñadores,
webmaster, y expertos en seguridad informática, si bien en los últimos años otros profesionales
como los abogados, asesores fiscales, traductores o consultores de markering han encontrado un
espacio en la red ofreciendo un servicio en la empresas que están dispuestas a pagarlos. Para ello
tienen a su disposición una serie de herramientas de comunicación como (correo electrónico,
Internet, chat, videoconferencias y telefonía en línea) y de gestión de proyectos que les permite
ofrecer sus servicios a distancia, utilizando como medio eficaz y de comunicación el Internet.
En la economía y en especial, en el mercado de las nuevas tecnologías, existe una tendencia clara
en el empleo hacia la flexibilidad, la idea de mantener el mismo trabajo para toda la vida ha
establecido, que la empresas necesitan un servicio a corto plazo y con esto dar una respuesta ágil,
flexible y oportuna a la hora de solicitarle la información, eliminando totalmente las barreras
temporales y especiales.
3.1.6 Uso del Soporte Papel en las Tecnologías de la Información
El uso del soporte papel en la tecnología, se ha convertido en el principal recurso de las
organizaciones de economía digital, desplazando a los recursos productivos tradicionales, este
presenta características muy peculiares que lo diferencian de las tecnologías.
No es consumible con el uso de la tecnología y el soporte papel es tradicional ya que
maneja testimonios únicos de la información.
La tecnología no compite con el papel, solo presenta acceso directo al usuario.
La tecnología enriquece el acceso a la información ya que es uno de los medios mas
usados por el ser humano.
140
En el uso de las tecnologías se han incorporado servidores en la paginas Web así como una
sección para realizar el seguimiento de los envíos en tiempos reales.
La información por si misma no presenta ningún valor, esta característica provoca que
frecuentemente sea consultada la tecnología en sus diferentes modalidades, con lo cual no se
valora todo el potencial que provoca este sistema dentro de una empresa o archivo el procesarla y
rentabilizarla en la disposición en conocimiento y aplicarla al desarrollo de nuevos productos y
servicios.
En la nueva industria digital, la información se convierte en el principal recurso de las
organizaciones, por este motivo es necesario desarrollar las técnicas, preparar a las personas (en
lo que se refiere a su formación y motivación) y realizar los cambios organizativos (estructuras
mas planas), que permitan que la información se capture, se almacene y utilice eficazmente en el
seno de la organización.
Todo ello con el objeto de lo lograr convertir a las organizaciones en una institución inteligente
que sea capaz de capturar toda la información relevante de su entorno y que pueda disponer de
ella para la toma de decisiones con un nivel menor de conocimientos, y por tanto, con un mayor
componente de riesgo.
Por tanto conviene distinguir entre el objeto manipulado (información) de la herramienta que
permite manipularlo (Tecnología de la Información) y se hace imprescindible realizar cambios y
sobre todo mejorar la gestión de la misma, presentando mayor atención en los siguientes
aspectos.
Como se captura, como se procesa, se almacena y se distribuye en los diferentes departamentos
de la organización contemplando que partes de la organización la utilizan y de que forma; cuales
son los responsables de su manipulación, destacando calidad, relevancia, y oportunidad de la
información.
141
El uso del papel en la tecnología es utilizado como una herramienta eficiente y veloz, y hay que
difundir toda la información generada por todos los archivos para que el día de mañana sean
consultadas por todos los asistentes, por los consultores y proveedores de la información. Las
bodegas; como son los documentos de archivo, los libros o los documentos científicos, en los tres
campos habrá que difundirla, transformarla, conservarla en un producto de reproducciones en
CD-ROM copia para el fácil acceso y conservar la documentación original para que no sea
dañada a un más por el tiempo.
Esta transformación habrán de hacerla los archivonomos, como buenos conservadores de
información, considerando que es información de carácter público, en ocasiones para una mejor
conservación de la misma.
El producto manufacturado podrá aislarse del documento en si, desprendiéndose de él y de todos
sus elementos como algo indispensable. En el primer caso están los documentalistas, en el
segundo los archivonomos que no se conforman con una información fuera del contexto del
documento archivo. Con esta forma de proceder, al hacer el análisis, la subjetividad, la
interpretación queda eliminada al no ofrecer solo la condensación de la información bruta, sino
arropándola o relacionándola con esos otros datos que afectan al entorno representando en el
documento de archivo. Los datos rigurosos pero fríos de la información puede enriquecerse
cualitativamente.
Las primeras investigaciones sobre factores humanos de la interacción comenzaron a realizarse
con los programadores, y en la actualidad abarca ya casi todo tipo de usuario. En el área de
bibliotecología y ciencias de la información, no olvidando los archivos el interés se ha centrado
básicamente en aspectos de la interacción de usuarios de almacenamiento y recuperación de
información.
La mayoría de los libros sobre análisis de sistemas, por ejemplo, destacan a propósito de la
automatización de ciertas áreas de trabajo, la necesidad de identificar los distintos tipos de tareas
para que con base en sus cualidades sea posible determinar aquellas que no son más susceptibles
142
de ser automatizadas. La automatización de ciertas tareas pretende introducir mecanismos que
permitan optimizar mediante su restauración las capacidades de los individuos y de las máquinas.
3.2 Cuadro Comparativo: Ventajas y Desventajas de los Tipos de Información en los
Archivos
En este cuadro se señalan de forma general los diferentes tipos de información utilizados por el
ser humano, tanto electrónicos, ópticos, visuales, auditivos, y magnéticos no descartando al
soporte papel como primer herramienta de testimonio de la vida del hombre, describiendo las
ventajas y desventajas que le trae consigo los tipos de información.
TIPOS VENTAJAS DESVENTAJAS
SOPORTES ELECTRÓNICOS
Automatización
Microfilmación
Digitalización
Efectúa movimientos
matemáticos.
Almacena
información lineal.
Contabilidad de
información.
Seguridad de la
información.
Recupera la
información.
Queda registro en la
memoria.
Mayor cantidad de
información.
Menos costo.
Conservación de
originales.
Consultas directas.
Se requiere de una
computadora.
Los soporte con el
tiempo se vuelven
obsoletos (formatos
diferentes).
Perdidas de consultas.
Perdida de
información.
Gran velocidad de
consulta, búsqueda de
información-
Acceso directo por
otro consultor.
Se requiere de un
profesional para
ingresar la
información.
143
Almacenamiento de
información.
Publicaciones de
información.
Tipos de consulta.
Difusión de la
información.
Organización.
Conservación.
Actualización
constante.
Almacenamiento de
información en
soportes distintos.
Durabilidad de
medios.
Organización de la
información.
SOPORTES ÓPTICOS
(VISUAL)
Gran capacidad de
información.
Mayor consulta.
Localización rápida.
Accesos directos.
Bajos costos.
Durabilidad.
Seguridad.
Capacidad de
información.
Aplicación de
técnicas.
Lugar de consulta.
Uso
Conservación a largo
plazo.
Diferentes discos
existentes en el
mercado.
Aparatos de consulta.
No sufren cambios tan
rápido.
Difícil de recuperar la
información.
Deben ser operados
por una persona con
conocimiento en la
materia
No son actuales.
Acceso directo.
Grabaciones por solo
un lado en dos.
Calidad de
información.
Difícil de ser
consultados.
Costo al adquirir la
información.
Resguardo de la
información en
144
SOPORTES MAGNÉTICOS
Información
compleja.
Consulta eficaz.
Tipos de resguardo de
información.
Control y
Organización.
Capacidad de
resguardo de
información.
diferentes soportes.
Diferentes soportes de
guarda documental.
Sistema obsoleto.
Perdida de
información.
Control de la
humedad.
Confiabilidad.
SOPORTES AUDITIVOS
Durabilidad.
Menor costo.
Regrabable.
Ahorro de espacio.
Mayores consultas.
Pueden recibir
cambios de
almacenaje.
Capacidad de
información.
Fáciles de trasladar.
Gran capacidad de
memoria.
Aplicación de
técnicas.
Durabilidad de
información.
Mejores métodos de
audición.
Cambios drásticos de
vanguardia.
Perdida de
información.
Actualización
constante.
Poca durabilidad.
Poca seguridad.
Capacidad de
volumen.
Perdurabilidad de
formatos.
Copias en el sistema
de soporte.
Confiabilidad de
información.
Conservación de
información.
Aplicación de nuevas
técnicas.
145
Aplicación de
medios.
Seguridad de
información.
Confiabilidad de
información.
Uso y Control de
información.
Tipos de soportes.
Aplicación.
Costos.
Durabilidad de
información.
Lugar de
conservación.
Resguardo de
información.
Costos.
Difusión de
información.
SOPORTE PAPEL
Grandes volúmenes
de información.
Acceso directo.
Guarda documental.
Soporte papel.
Durabilidad.
Seguridad.
Confiabilidad.
Resguardo de
información.
Control de
información.
Difusión
Aplicación de
técnicas.
Confiabilidad.
Nuevas técnicas de
impresión.
Unidad de equipos.
Interés de consulta.
Seguridad de consulta
de información.
Utilización de
espacios.
Perdidas de
información.
Explosión
Documental.
Costos.
Confiabilidad de
consultas.
Lugares seguros de
resguardo documental.
Manipulación de
información.
Intereses personales
146
Interés propios.
Confiabilidad.
Restauración de
información (soporte
manual).
Registros únicos de
información.
Testimonios únicos.
Organización de
fondos documentales.
de consulta.
Aplicación de
técnicas.
Resguardo de
información.
Duplicidad en
volúmenes enormes
de información.
Costos en soporte.
Este cuadro señala la importancia, utilidad, resguardo y durabilidad, de cada tipo de información
contenida en cada uno de ellos.
Actualmente los nuevos soportes magneto-ópticos intentan aunar las ventajas de ambos, aunque
el precio es aun elevado siendo una de sus desventajas mas importantes, otra forma de almacenar
la información son los soportes sonoros y audiovisuales, su utilización de tipo divulgativa y
pedagógica, aunque también puedan usarse para almacenar y difundir la información.
En la actualidad el ser humano maneja la información de manera rápida y satisfactoria
apoyándose para ello en la actualización de medios electrónicos como lo es el Internet empleado
básicamente para la rápida localización y consulta de la información y así el consultor de la
información no asiste a los centros de información documental y no pierde tiempo de asistir solo
el tener a la mano la máquina y conectarse a la vía red del Internet.
Es importante mencionar que aunque existan todos estos soportes para el resguardo de la
información hasta la fecha el mas utilizado por el ser humano es el soporte papel ya que como se
indico en el cuadro a él se puede tener acceso directo, es un testimonio único de la información,
es seguro y durable.
147
3.3 Cuadro Comparativo: Ventajas y Desventajas del Soporte Papel Ante las Tecnologías
de la Información en los Archivos
Este cuadro representa las grandes ventajas y desventajas con las que cuenta el papel ante las
tecnologías de la información en los archivos, no por ser el elemento principal, sino por las
enormes comodidades que tienen las tecnologías en su acceso, y así ser consultada por el ser
humano o las instituciones para dar resultados satisfactorios de la información que manejan,
como ya se ha notado capitulo a capitulo el soporte papel tiene mucho que ver en el manejo de la
información por vía electrónica ya que es uno de los métodos mas utilizados por el ser humano.
En esta tabla se presentan las ventajas y desventajas del uso de estos soportes ante las tecnologías
de la información en los archivos
TIPOS DE SOPORTES VENTAJAS DESVENTAJAS
148
SOPORTE PAPEL
Testimonio único.
Grandes volúmenes
de información.
Conservación de
originales.
Mayor consulta
directa.
Confiabilidad de
información.
Reproducción de
documentos.
Son 100% seguros
de contenido de
información.
Resguardo de la
información.
Falta de interés en
consulta por el usuario.
Sistemas de control.
Perdida de materiales.
Disponibilidad de
espacio.
Perdida de información.
Extravió de
documentación original.
Robo de información de
hojas o expedientes.
Dependerá del encargado
para permitir el acceso a
al consulta.
149
TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN
Rápida localización.
Ahorro de tiempo y
espacio.
Reproducción de la
información.
Acceso directo a la
información.
La consulta de vías
electrónicas.
Consulta directa de
Internet, Correo
electrónico, escuchar
música.
Actualización de la
información.
Mayores consultas.
Mayor comodidad.
Diferentes formatos
de consulta.
La publicación en
ocasiones suele ser
correcta.
Perdida de información.
Falta de equipos.
No hay seguridad en la
red.
Atraso actualizado de la
información.
Resúmenes de los
mismos libros.
Costo de la información.
No es 100% confiable
tanto en soporte como en
consulta.
Equipos actuales.
Materiales actuales para
la consulta.
Este cuadro tiene un interés importante para los usuarios y el controlador de la misma, ya que
proporciona de manera general las dos vertientes que representan las técnicas para extraer
información que al final de cuentas no es de gran relevancia para el usuario, considerando así
que el ser humano todavía no se ha puesto a pensar en las grandes necesidades de hacer valer el
soporte electrónico como de consulta y de grandes resguardos de información, cabe aclarar que
el soporte electrónico, trae consigo muchas vertientes tanto de conservación, como de difusión,
pero hay que realizar grandes jornadas de trabajo, depuraciones documentales, para tener grandes
150
espacios de almacenamiento, conservación de documentos originales para que no sean
manipulados físicamente.
Como conclusión y respaldo de los puntos anteriores se resalta la importancia que tiene el soporte
papel como prueba totalmente comprobatoria y utilizada por el ser humano y por las empresas,
como resguardo de actividades ya que las tecnologías no son aun pruebas totalmente aceptadas en
un mundo globalizado, ya que en la actualidad el uso de estas vertiginosas técnicas proporciona
muchas ventajas como desventajas como en el uso, respaldos y sobre todo utilización de estos
medios.
151
CONCLUSIONES
El haber realizado el presente trabajo de investigación me permitió reforzar mis conocimientos
adquiridos durante la carrera y aplicarlos ene este proyecto, para alcanzar una meta deseada como
la de titulación y proponer nuevas metas a futuro.
El resultado de esta tesina tiene grandes beneficios y logros de carácter personal, social, cultural e
informativo.
Y esto se ve reflejado por una parte en la aplicación de los métodos para adquirir información
aplicando las nuevas tecnologías en el soporte papel, señalando que todo archivo debe de estar
organizado y así se pueda efectuar las tecnologías de información.
El soporte papel es la base de toda institución ya sea pública o privada, sirviendo para la correcta
toma de decisiones, por lo tanto, es la base principal en la aplicación de nuevas tecnologías de la
información.
Aunque se ha ido perdiendo el interés en las bibliotecas ya los archivos como verdaderos
consultores de la información ahora se toma un método mas actual y eficaz, ahorrando tiempos y
gastos de reproducción como lo es el Internet.
Pero realmente veamos los verdaderos beneficios que nos ofrecen las tecnologías hasta ahora
cientos y cientos de personas prefieren la tecnología ya que nos proporciona consultas, tareas a
realizar, comunicación directa pero no hay que olvidarnos del soporte papel como el único
testimonio y respaldos documentales.
Los grandes volúmenes de información plasmadas en papel, se pueden reproducir
considerablemente utilizando las nuevas tecnologías de información, y así poder conservar por
mas tiempo los originales.
152
Es de vital importancia el uso de las tecnologías tanto a nivel académico como empresarial, ya
que nos permite por una parte estudiarlas y aplicarlas en le campo y con ellos evitar la
acumulación excesiva de volúmenes documentales-
El principal beneficio de estas tecnologías es hacer valer el soporte en que se encuentra la
información almacenada en el caso de un soporte electrónico este conserva su originalidad o
pude sufrir modificaciones que sirvan para una mejor toma de decisiones y mejores consultas
eficientes.
El hecho de hacer el vale el soporte electrónico como uno de los grandes beneficios en la era de
la información es para evitar grandes tumultos de tonelas de papel en los archivos.
Asimismo es importante mencionar que este trabajo de investigación queda abierto a todas
aquellas personas interesadas para retomarlos, ampliarlos, enriquecerlos o mejorarlos.
153
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