Establecimientos de control interno -...
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ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO El control interno es un elemento fundamental de la administración que no debe dejarse de tomar en cuenta en toda organización, cualquiera que sea su tipo o conformación. Su importancia se aprecia ubicándolo desde el punto de vista básico de la acción de administrar hacia el interior de la propia organización (de ahí el concepto de interno); no se puede desarrollar una plantación sin control; no puede haber un proceso de organizar sin control; no puede haber una obtención de recursos humanos, materiales y financieros sin control o ínter coordinados; y, obviamente, no se puede administrar sin control. El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada son adoptados por una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional, promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas preescritas por la administración. La actuación de los auditores esta sujeta a las normas de actuación que regulan también la actuación de los contadores públicos, por lo tanto se enlistan algunos de los códigos que regulan la actuación de estas dos disciplinas. NORMAS A LAS QUE SE SUJETA EL AUDITOR EN LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA. Las normas se clasifican en: a) Normas personales. b) Normas de ejecución del trabajo. c) Normas de información. NORMAS PERSONALES. Se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carácter de la auditoria impone. Dentro de las normas existen ciertas cualidades que el auditor debe mantener durante el desarrollo de su actividad profesional y se divien en¨: ENTRENAMIENTO TECNICO Y CAPACIDAD PROFESIONAL: El trabajo de auditoria, debe ser desempeñado por personas, que teniendo titulo profesional legalmente expedido y reconocido, tengan entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional como auditores. CUIDADO Y DILIGENCIA PROFESIONAL: El auditor esta obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonables en la realización de su examen y en la preparación de su dictamen o informe.
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ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO
El control interno es un elemento fundamental de la administración que nodebe dejarse de tomar en cuenta en toda organización, cualquiera que sea sutipo o conformación. Su importancia se aprecia ubicándolo desde el punto devista básico de la acción de administrar hacia el interior de la propiaorganización (de ahí el concepto de interno); no se puede desarrollar unaplantación sin control; no puede haber un proceso de organizar sin control; nopuede haber una obtención de recursos humanos, materiales y financieros sincontrol o ínter coordinados; y, obviamente, no se puede administrar sin control.
El control interno comprende el plan de organización y todos losmétodos y procedimientos que en forma coordinada son adoptados por unaentidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidadde su información financiera y la complementaria administrativa y operacional,promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticaspreescritas por la administración.
La actuación de los auditores esta sujeta a las normas de actuación queregulan también la actuación de los contadores públicos, por lo tanto seenlistan algunos de los códigos que regulan la actuación de estas dosdisciplinas.
NORMAS A LAS QUE SE SUJETA EL AUDITOR EN LOSPROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
Las normas se clasifican en:a) Normas personales.b) Normas de ejecución del trabajo.c) Normas de información.
NORMAS PERSONALES.Se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir,
dentro de las exigencias que el carácter de la auditoria impone. Dentro de lasnormas existen ciertas cualidades que el auditor debe mantener durante eldesarrollo de su actividad profesional y se divien en¨:
ENTRENAMIENTO TECNICO Y CAPACIDAD PROFESIONAL:El trabajo de auditoria, debe ser desempeñado por personas, que teniendotitulo profesional legalmente expedido y reconocido, tengan entrenamientotécnico adecuado y capacidad profesional como auditores.
CUIDADO Y DILIGENCIA PROFESIONAL:El auditor esta obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonables en larealización de su examen y en la preparación de su dictamen o informe.
INDEPENDENCIA:El auditor esta obligado a mantener una actitud de independencia mentalen todos los asuntos relativos a su trabajo profesional.
NORMAS DE EJECUCION DEL TRABAJO.Aun cuando es difícil definir lo que cada tarea puede representar un
cuidado y diligencia adecuados, existen ciertos elementos que por suimportancia, deben ser cumplidos. Estos elementos básicos fundamentales enla ejecución del trabajo que constituyen la especificación particular, por lomenos al mínimo indispensable, de la exigencia de cuidado y diligencia, sonlos que constituyen las normas denominadas de ejecución del trabajo y sedividen en:
PLANEACION Y SUPERVISIÓN:El trabajo de auditoria debe ser planeado adecuadamente y, si se usanayudantes, estos deben ser supervisados en forma apropiada.
ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO:El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del controlinterno existente, que le sirvan de base para determinar el grado deconfianza que va a depositar en el; asimismo, que le permita determinar lanaturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos deauditoria. Es de suma importancia notar que de esta norma surge larevisión del Control Interno
OBTENCIÓN DE EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE:Mediante sus procedimientos, el auditor debe obtener evidenciacomprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera parasuministrar una base objetiva para su opinión.
NORMAS DE INFORMACION.El resultado final del trabajo del auditor es su dictamen o informe. Mediante
el, pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de sutrabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen. El informe odictamen del auditor es en lo que se deposita la confianza de los interesadosen los estados financieros para prestarles fe a las declaraciones que en ellosaparecen para la situación financiera y los resultados de operaciones de laempresa.
Esa importancia que el informe o dictamen tienen para el audito, para sucliente y para los interesados que van a descansar en el, hace necesario quese establezcan normas que regulen la calidad y requisitos mínimos del informeo dictamen correspondiente. A esas normas se les clasifica como normas dedictamen e información.
ACLARACION DE LA RELACION CON ESTADOS O INFORMACIÓNFINANCIERA Y EXPRESIÓN DE OPINIÓN:
En todos los casos en que el nombre de un contador publico quedeasociado con estados o información financiera, deberá expresar de maneraclara e inequívoca la naturaleza de su relación con dicha información, suopinión sobre la misma y en su caso, las limitaciones importantes que hayatenido su examen, las salvedades que se deriven de ellas o todas lasrazones de importancia por las cuales expresa una opinión adversa o nopuede expresar una opinión profesional a pesar de haber hecho un examende acuerdo con las normas de auditoria.
BASES DE OPINIÓN SOBRE ESTADOS FINANCIEROS:El auditor, al opinar sobre estados financieros, debe observar que:
a) Fueron preparados de acuerdo con principios de contabilidad.b) Dichos principios fueron aplicados sobre bases consistentes.c) La información presentada en los mismos y en las notas relativas, es
adecuado y suficiente para su razonable interpretación.
I ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.El estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de
cumplir con la norma de ejecución que dice: El auditor debe efectuar unestudio y evaluación adecuado del control existente, y le sirve de base paradeterminar el grado de confianza y le permita determinar la naturaleza,extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria.
El conocimiento y evaluación del control interno deben permitir al auditorestablecer una relación específica entre la calidad del control interno de laentidad y el alcance, oportunidad y naturaleza de las pruebas de auditoria.
DEFINICION Y ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROLINTERNO.
La estructura del control interno de una entidad consiste en las políticasy procedimientos para proporcionar una seguridad razonable para lograr losobjetivos de la entidad, consiste en:a) El ambiente de control.b) La evaluación de riesgosc) Los sistemas de información y comunicación.d) Los procedimientos de control.e) La vigilancia.
Ambiente de control.El Ambiente de control representa combinación de factores que afectan
las políticas y procedimientos de una entidad y son los siguientes:
1. Actitud de la Administración hacia los controles internosestablecidos: el hecho de que una entidad tenga un ambiente decontrol satisfactorio depende de las acciones y las medidas deacción que tome la administración. Si el compromiso para ejercer unbuen control interno es deficiente, seguramente el control tambiénserá deficiente, el control interno depende de la integridad y losvalores éticos del personal que diseña, administra y vigila el controlinterno de la entidad.
2. Estructura de organización de la entidad: si el tamaño de laestructura no es apropiado para las actividades de la entidad, o elconocimiento y la experiencia de los gerentes y personal clave no esla adecuada, pueda existir un mayor riesgo en el debilitamiento delos controles.
3. Funcionamiento del consejo de administración y sus comités: lasactividades del consejo de administración y otros comités deben serimportantes para fortalecer los controles, siempre y cuando seanindependientes de la Dirección.
4. Métodos para asignar autoridad y responsabilidad: es importante quela asignación de responsabilidades este acorde con los objetivos ymetas organizacionales.
5. Métodos de control administrativos para supervisar y darseguimiento al cumplimiento de las políticas y procedimientos,incluyendo la función de auditoria interna: el grado de supervisióncontinúa sobre la operación que lleva a acabo la administración, daevidencia si el sistema esta funcionando adecuadamente.
6. Políticas y practicas de personal: la existencia de políticas yprocedimientos para contratar, entrenar, promover y compensar a losempleados, así como la existencia de códigos de conducta u otroslineamientos de comportamiento.
7. Influencias externas que afectan las operaciones y prácticas de laentidad: la existencia de canales de comunicación con clientes,proveedores y otros entes externos que permitan informar o recibirinformación sobre normas éticas.
La evaluación de riesgos.Es la identificación, análisis y administración de riesgos relevantes en la
preparación de estados financieros para evitar que estos esténrazonablemente presentados de acuerdo a los principios de contabilidad.
Los riesgos relevantes para la emisión de reportes financierosconfiables, también se refieren a eventos o transacciones específicas,como son:
Cambios en reglas o en la forma de realizar las operaciones puedenresultar en diferentes presiones competitivas.
El nuevo personal puede tener un enfoque diferente con relación alcontrol interno.
Cambios significativos y rápidos en los sistemas de informacióncambian el riesgo relativo al control interno.
Un crecimiento acelerado en las operaciones puede forzar los controlesy crear riesgos.
La incorporación de nuevas tecnologías dentro de los procesosproductivos o los sistemas de información cambian los riesgos delcontrol interno.
El incorporarse en negocios o transacciones en donde la entidad tienepoca experiencia, puede crear nuevos riesgos en el control interno.
Las reestructuraciones pueden estar acompañadas de reducción depersonal y cambios en la supervisión y segregación de funciones.
La adopción de un nuevo procedimiento contable o un cambio en los yaexistentes, puede afectar los riesgos relacionados con la preparaciónde los estados financieros.
Una persona con mucha antigüedad puede ignorar los controles porexceso de confianza, inercias o vicios adquiridos.
La expansión o adquisición de operaciones en el extranjero, creannuevos riesgos que puedan impactar el control interno.
Los sistemas de información y comunicación.La calidad de los sistemas generadores de información afecta la
habilidad de la gerencia para tomar decisiones apropiadas para controlarlas actividades de la entidad y preparar reportes financieros confiables yoportunos.
Para que un sistema contable sea confiable se necesita:1. Identificar y registrar únicamente las transacciones reales que
reúnan los criterios establecidos por la administración.2. Describir oportunamente todas las transacciones con el detalle
necesario que permita su adecuada clasificación.3. Cuantificar el valor de las operaciones en unidades monetarias.4. Registrar las transacciones en el periodo correspondiente.5. Presentar y revelar adecuadamente dichas transacciones en los
estados financieros.Los sistemas de comunicación incluyen la forma en que se dan a
conocer las funciones y responsabilidades relativas al control interno.
Los procedimientos de controlLos procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se
aplican en distintos niveles de la organización y del procesamiento de lastransacciones. También pueden estar integrados por componentesespecíficos del ambiente de control, de la evaluación de riesgos y de lossistemas de información y comunicación. Atendiendo a su naturaleza estospueden ser de carácter preventivo o detectivo.
Los procedimientos de carácter preventivo son establecidos para evitarerrores durante el desarrollo de las transacciones.
Los procedimientos de control de carácter detectivo tienen comofinalidad detectar los errores o las desviaciones que durante el desarrollode las transacciones, no hubieran sido detectados por los procedimientoscontrol preventivo.
Los procedimientos de control están dirigidos a cumplir con lossiguientes objetivos:
a) Debida autorización de transacciones así como de actividades.b) Adecuada segregación de funciones y, a la par de
responsabilidades.c) Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el
correcto registro de las operaciones.d) Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los
activos.e) Verificaciones independientes de la actualización de otros y
adecuada valuación de las operaciones registradas.
La vigilancia.La vigilancia es un proceso que asegura la eficiencia del control interno
a través del tiempo, e incluye la evaluación del diseño y operación deprocedimientos de control en forma oportuna, así como el aplicar medidascorrectivas cuando sea necesario. Este proceso se lleva a cabo a través deactividades en marcha, evaluaciones separadas o por la combinación deambas. La existencia de un departamento de auditoria interna o de algunapersona que realice funciones similares, contribuye en forma significativaen el proceso de vigilancia. El auditor debe obtener un entendimiento de lostipos de actividades que la entidad lleva a cabo para vigilar el adecuadofuncionamiento del control interno cobre la información financiera,incluyendo como esas actividades son utilizadas para iniciar accionescorrectivas y, en el caso de que se requiera evaluar la función deldepartamento de auditoria interna.
CONTROL INTERNO DEL CICLO DE INGRESOS
El ciclo de ingresos de una empresa incluye todas aquellas funciones que serequieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, susproductos o servicios.
Otorgamiento de créditoToma de pedidosEntrega o embarque de mercancía y/o prestación de
serviciosFacturación
Funciones típicas Contabilización de comisionesContabilización de garantíasCuentas por cobrarCobranzaIngreso del efectivoAjuste a facturas y/o notas de créditoDeterminación del costo de ventas.
VentasCosto de ventasIngresos de caja
Asientos Contables Devoluciones y rebajas sobre ventasComunes Descuentos por pronto pago
Provisiones para cuentas de cobro dudosoCancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrablesGastos de comisionesCreación de pasivos por el impuesto a las ventasProvisiones para gastos de garantía
Pedidos de clienteÓrdenes de venta y embarque
Formas y Conocimientos de embarqueDocumentos Facturas de ventaImportantes Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas
Avisos de remesas de clientesFormas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes
Listas o archivos maestros de clientes y de créditoBases de referencia Catálogos de productos y listados o archivos de precios
Bases de datos
Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtirBases dinámicas Auxiliares de clientes
Estadísticas de ventasDiarios de ventas
Enlace con otros ciclos Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorería Embarques de productos que se enlazan con el ciclo de
producción Concentraciones de actividades (pólizas de registro contable) que
se enlazan con el ciclo de informe financiero.
Objetivos específicos delcontrol interno
Técnicas de controlaplicables
Riesgos de incumplimiento
1. Autorización de losclientes a crédito
Políticas de selección declientes y aprobación decrédito.
Embarques a clientes noautorizados.
Base de datos de clientesaprobados
Ventas a personas oempresas con las queexista conflictos deintereses.
Procedimientos paracambiar información yrevisión periódica de lasbases de datos.
2. Precios y condicionesautorizados.
Políticas por escrito,archivos de precios de ventay condiciones de descuentoautorizados
Aceptación de clientes aprecios no autorizados.
Procedimientos para Pedidos con estándares
cambiar información yrevisión periódica de lasbases de datos.
que no se puedan cumplir.
3. Las cuentas y los ajustesa los ingresos, costos ygastos de ventas cuentade clientes deben serautorizados.
Criterios y políticas clarasrelativos a devoluciones,descuentos, rebajas.
Procesamiento de cuentasincorrectamente.
Uso de formasprenumeradas.
Cancelaciones o beneficiosindebidos a los clientes.
Investigación de ajustes queexcedan cantidadespredeterminadas.
Registro incorrecto demercancía devuelta.
Rutinas automáticas parabonificaciones.Revisión por funcionarioresponsable de losdescuentos pronto pago.
4. Establecimiento deprocedimientos deacuerdo a políticasadecuadas.
Clara exposición de losprocedimientos a través demanuales de política y deprocesamiento.
Cambios del personal queoriginen incompatibilidad defunciones.
Verificación periódica de lasaprobaciones, cambios deformatos, sistemas dearchivos, nuevosprocedimientos.
Procedimientos quenulifiquen las técnicasestablecidas de controlinterno.
Estándares aprobados parael desarrollo de sistemas.
Alteraciones en el flujo deinformación para ocultarlos.
Acceso restringido a laprogramación de sistemasautomatizados ydocumentación de la misma.
Pérdida de datos cuandose lleven a caboconversiones a nuevossistemas.
Revisión periódica de loscambios a los programas decómputo.
Procesamiento incorrectode operaciones porpersonas que no lescorresponde esa función.
5. Aprobación de pedidos declientes que se ajusten apolíticas adecuadasestablecidas por laadministración.
Procedimientosdocumentados para iniciar,revisar y aprobar pedidos declientes.
Embarques a clientes noautorizados.
Uso y control de formasprenumeradas.
Ventas a personas oempresas con las queexista conflictos deintereses.
Firmas autorizadas paraaprobar pedidos.Revisión periódica de lasformas utilizadas.
Aceptación de clientes aprecios no autorizados.
Comparación de pedidoscon archivos de clientes,precios, condiciones, etc.
Pedidos con estándaresque no se puedan cumplir.
Autorización de crédito conbase en el historial delcliente.Preparación periódica depedidos recibidos y pedidosno aceptados y sus causas..
6. Requisición de solicitud opedido aprobado antes deentregar mercancías oproporcionar servicios.
Acceso limitado demercancías existentes parala venta.
Embarque de mercancías aquien no correspondan.
Órdenes de embarque oentrega prenumeradas porpersona distinta de lafunción de embarque.
Embarque de cantidadesequivocadas, con retraso omuy adelantadas o aclientes con límite decrédito excedido.
Autorización de las órdenesde embarque.
Absorción de costos deembarque que debieron serfacturados.
Políticas y procedimientosde embarque.Establecimiento de áreasespecíficas de embarque.Supervisión de lasactividades de embarque.
7. Cada pedido autorizadodebe embarcarse correctay oportunamente.
Políticas de procedimientodocumentado paraprogramar embarques.
Embarque de mercancías aquien no correspondan.
Procedimientos parainvestigar oportunamente lasmercancías no embarcadas.
Embarque de cantidadesequivocadas, con retraso omuy adelantadas o aclientes con límite decrédito excedido.
Dobles conteos de losembarques
Absorción de costos deembarque que debieron serfacturados.
Sistemas automatizados deorden de embarque y facturade venta.Supervisión del personal queejecuta los embarques.
8. Únicamente losembarques y entregasefectuadas producenfacturación.
Órdenes de embarqueprenumeradas y controladospara comprobar que sefacturaron.
Embarque de mercancíasque nunca sean facturadas.
Establecimiento de registrospara facturación demercancías sin costo como
Registro de mercancías noembarcadas.
promociones, muestras,garantías, etc.Procedimientos deinformación de embarquesno facturados yfacturaciones noembarcadas.Informes de atraso desurtido de pedidos.Política y procedimientosque definan los documentosque se requieren paradespachar embarques.Conciliación de cantidadesque salen del inventariocontra cantidadesfacturadas.Investigación de las quejasde clientes, separando lasfunciones de quien las recibey quien las analiza.
9. Las facturas debenprepararse correcta yoportunamente.
Verificación de los datoscontenidos en las facturaspor empleado que no estéinvolucrado en lapreparación de la misma.
Emisión de facturasincorrectas y/oextemporáneas.
Comparación de los datosde la factura con ladocumentación de lospedidos y embarques.Investigación oportuna porquejas de clientes porerrores de facturación.Información de las ventasrealizadas a los vendedoresa comisión.
10.Control del efectivocobrado desde surecepción hasta sudepósito.
Establecimiento de cajeroscentrales.
Extravío y malversación defondos,
Uso de cajas registradoras. No información de ventasde mercancías al contado eingresos misceláneos.
Conciliación diaria de la cajaregistradora contra losdepósitos del banco.Contar con avisos deremesas de efectivo ydocumentos prenumerados.Recolecciones frecuentes
del efectivo que seencuentra en cajas.Arqueos frecuentes deefectivo en cajas, lista einformes de cobros,depósitos diarios,verificación de lastransferencias de efectivo abancos, informes diarios defaltantes y sobrantes decaja.Auditorías a las fuentesoriginales de cobranza paraverificar el registro de todoslos cobros recibidos.
11.Las facturas debenclasificarse, concentrarsee informarse correcta yoportunamente.
Procedimientosdocumentados para elproceso, corte y cierre deperiodos.
Asientos en las cuentas dellibro mayor incompletos oinexactos, ocasionandodiferencias entre éstos y losauxiliares respectivos.
Identificación y clasificaciónde las cuentas de clientesque estén documentadas.
Registro de operaciones noautorizadas, duplicadas oerróneas.
Registros cronológicos enlos lugares de embarque ocobranza.
Problemas de atraso parala obtención de informacióncontable y preparación deestados financieros.
Investigación de la falta decontinuidad de la secuencianumérica de las formasutilizadas para el registrocontable.
Informes incorrectos de lastransacciones o de losperiodos en que ocurren loshechos.
Conciliación e inventario delas formas utilizadas con lasregistradas.Revisión y seguimiento defacturas y pedidospendientes de entregar.Contabilización simultáneadel costo de ventas y gastosrelativos.
12.Clasificación correcta yoportuna de los costos delas mercancías y serviciosvendidos, así como de losgastos relativos a lasventas.
Aplican mismas técnicas decontrol señaladas en elnúmero 11.
Existen los mismos riesgosde incumplimiento que losseñalados en el número 11.
13.La información sobreefectivo recibido debeclasificarse, concentrarse
Aplican mismas técnicas decontrol señaladas en elnúmero 11.
Existen los mismos riesgosde incumplimiento que losseñalados en el número 11.
e informarse correcta yoportunamente.
14.Los ajustes a los ingresos,costo de ventas, gastos dventas y cuentas declientes debe clasificarse,concentrarse e informarsecorrecta y oportunamente.
Aplican mismas técnicas decontrol señaladas en elnúmero 11.
Existen los mismos riesgosde incumplimiento que losseñalados en el número 11.
15.Las facturas, cobros y losajustes relativos debenaplicarse con exactitud alas cuentas apropiadas decada cliente.
Revisión acuciosa de losestados de cuenta enviadosa los clientes, investigaciónde las facturas vencidas,créditos y cobros noaplicados en forma correcta.
Los movimientos operadosen los registros auxiliaresde clientes pueden noconcordar con losmovimientos del libromayor.
Rotar labores del personalde contabilidad.
Registro incorrecto en losauxiliares de lasoperaciones con clientes.
Conciliación en formaperiódica de los saldos deauxiliares de clientes con lossaldos del libro mayor.
Decisiones indebidas conbase en informaciónincompleta o inexacta.
Controles en los programasde cómputo para detectarduplicidad en el pase detransacciones.
16.Preparación de asientoscontables parafacturaciones, costos demercancías, costos demercancías, serviciosvendidos, gastos relativosa ventas, efectivo recibidoy ajustes aplicables.
Contar con catálogo decuentas contables quecontengan la descripción decada cuenta, instructivoparar el manejo de lasmismas y guía decontabilización para elregistro de las operaciones.
Retraso en la preparaciónde los estados financieros
Procedimientos escritos decorte y cierre de periodo,expresando las fuentes quedeben utilizarse parapreparar los cortes aefectuar.
Estados financierosincorrectos debido aomisión en el registro detransacciones, omisión enel registro de un asientocontable, codificacionesincorrectas, asientosduplicados y cortesimpropios.
Revisión y aprobación decada asiento contable porpersonal autorizado.Prenumeración de losasientos contables yverificación de su registro enel periodo.Conciliación de los totales de
los asientos contables porcobros recibidos, según eldepartamento de caja,contra los créditos aplicadosa las cuentas de clientes.
17.Los asientos contables delciclo de ingresos debenresumir y clasificar lastransacciones de acuerdocon las políticasestablecidas por lagerencia.
Se deben aplicar las mismastécnicas que en el número16.
Existen los mismos riesgosde incumplimiento que enel número 16.
18.La información paradeterminar bases deimpuestos derivada de lasactividades de ingresosdebe producirse correctay oportunamente.
Contar con un calendario deobligaciones fiscales.
Usar datos erróneos en loscálculos de impuestos.
Procedimientosdocumentados para prepararinformación en materia deimpuestos.
Pagar multas y recargos.
Revisión del proceso deimpuestos por expertosfiscalistas.
Pagar impuestos enexceso.
Clasificación de las ventaspara la obtención deinformación relacionada conimpuestos.Políticas por escrito paracálculo de reservas yprovisiones con fines deimpuestos.
19.Verificación y evaluaciónperiódica de los saldos delas cuentas por cobrar,otras cuentas del ciclo deingresos y transaccionesrelativas.
Manuales de procedimientosy políticas de las cuentas,informes y actividades quedeben evaluarse yverificarse.
Los informes preparadospor la gerencia puedenpresentar informaciónerrónea.
Técnicas utilizadas paradescubrir errores yomisiones en materia deconciliación de actividades yoperaciones con las cuentascontables, conciliación conterceros.
Decisiones basadas eninformación errónea.
Técnicas utilizadas paraproporcionar certeza de quese valúan en forma real lossaldos registrados aplicando
Algunos errores yomisiones podrían pasarinadvertidos y no sercorregidos.
análisis de índices,tendencias, variaciones.Preparación de notas a losestados financieros paracontar con mayorinformación.
Los saldos en los librospueden no reflejarevaluaciones reales deacuerdo a las condicionesexistentes en una fechadeterminada.
20.El acceso al efectivorecibido debe permitirseúnicamente de acuerdocon controles adecuadosestablecidos por lagerencia, hasta que setransfiera dicho control alciclo de tesorería.
Servicios externos derecolección de dinero oservicios de guardia ocustodios.
El riesgo básico que existesi no se logra el objetivo delcontrol interno es que elefectivo podría sustraersedefinitiva o temporalmenteo perderse o destruirse.
Impedimentos físicos comobóveda, cajas fuertes.Restricciones para elacceso.Investigación inicial yperiódica de las personanque tienen a su cargo lacustodia de efectivo yvalores.Archivos de firmas delpersonal autorizado.Identificación del os lugaresy de los individuosautorizados para recibirefectivos.Evitar el cambio de chequespersonales con cobranza deldía.No depositar cobranza enlas cuentas de caja chica.Endoso inmediato de todoslos cheques o giros recibidosdel cliente por el empleadoque abre la correspondencia.
CONTROL INTRNO DEL CICLO DE COMPRAS
El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que serequieren llevar a cabo para:
La adquisición de bienes, mercancías y serviciosEl pago de las adquisiciones anterioresClasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pagó.
El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:
InventariosActivos fijosServicios externosSuministros o abastecimientos
Selección de proveedoresPreparación de solicitudes de compraFunción específica de compras
Funciones típicas Recepción de mercancíasControl de calidad de las mercancías y servicios adquiridosRegistro y control de las cuentas por pagar y los pasivos
acumuladosDesembolso de efectivo
ComprasDesembolso de efectivo
Asientos Contables Pagos anticipadosAcumulaciones de pasivosAjustes de compras
Requisiciones de compraOrdenes de compra y contratosDocumentos de recepción de mercancías
Formas y documentos Facturas de proveedoresImportantes Notas de cargo y de crédito
Solicitudes de chequesRecibos de serviciosPóliza cheque
Enlace con otros ciclos Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de
tesorería Recepción de bienes, mercancías y servicios que se
enlazan con el ciclo de producción Resumen de actividad (pólizas de registro contable) que se
enlazan con el ciclo de informe financiero.
Objetivos específicos delcontrol interno
Técnicas de controlaplicables
Riesgos de incumplimiento
21.Los proveedores debenser autorizados deacuerdo a políticasestablecidas por laadministración.
Políticas por escrito de laselección de proveedores.
Compras a proveedores noautorizados y pago aproveedores que nosuministraron mercancías.
Base de datos deproveedores aprobados.
Problemas en producciónpor demora de embarques.
Procedimientos para añadir,cambiar o eliminarinformación de las bases dedatos y técnicas para probarla confiabilidad de dichasbases de datos.
Compras a personas oempresas con las queexista conflicto deintereses.
Conciliación de las cifras decontrol con los registro decomputadora.Limitación de acceso a lainformación de las bases dedatos.Comprobación de la validezde datos como número deproveedor, límite de créditootorgado.
22.El precio y condiciones delos bienes y mercancíasque han de proporcionarlos proveedores debenser autorizados deacuerdo a políticasestablecidas por laadministración.
Políticas por escrito dondese expongan los criterios decompras
Especificaciones deingeniería y control decalidad.Políticas escritas relativas ala revisión y aprobación decontratos con proveedorespara suministro a largoplazo.Comparación periódica delos precios que aparecen enlas órdenes de compra conlos precios autorizados, asícomo de los preciospagados a un proveedor conlos precios de mercado.Análisis de informes sobrevariaciones de precios decompra.Establecimiento de un
departamento centralizadode compras que controletodas las órdenes de compraa proveedores.
23.Las distribuciones decuentas y los ajustes a losdesembolsos de efectivo ycuentas de losproveedores, pagosanticipados y pasivosacumulados debenautorizarse de acuerdo apolíticas establecidas porla dirección.
Exposición de los criterios ypolíticas de la empresarelativas a la devolución demercancías, pagosparciales, descuentos porpronto pago.
Las cuentas por pagar aproveedores puedenpresentarseincorrectamente debido aajustes incorrectos.
Uso y aprobación de formasprenumeradas para llevar acabo los ajustes.
Pueden aprobarse ajustesque no sean aceptablespara la administración.
Investigación y análisisperiódicos de ajustes.
Emisión de notas de cargoo de crédito con el objetode aumentar o disminuir lascantidades adecuadas deuno o más proveedores.
Rutinas de la computadorapara generar bonifiacionespor volumen y calculardescuentos por pronto pago.
Efectuar pagos antes deverificar la existencia depasivo.
Revisión por funcionarioautorizado de la aplicaciónde los descuentos alpreparar cheques.
Pagos duplicados.
Aprobación de los cargos aproveedores que no seanpor pagos.
24.Todos los pagos porbienes o mercancíasrecibidos debenefectuarse de acuerdo apolíticas establecidas porla admnistración.
Conciliación del total decheques firmados con lostotales autorizados.
Desembolso de efectivo porcantidades equivocadas oen forma fraudulenta.
Uso de firmasmancomunadas.
Pagos duplicados.
Segregación de lasfunciones de preparación yfirma de cheques.
Alteración de cheques enforma fraudulenta.
Política para evitar la firmade cheques en blanco o alportador.
Desembolso por bienes omercancías, no recibidos.
Políticas de autorización decheques para pagospreviamente aprobados y
Desembolso de efectivo sinel conocimiento de laadministración.
revisados por funcionarioautorizado.En caso de uso de facsímil,conciliación de chequesemitidos con totales delcontador de dicho facsímil.Utilización de cuentasbancarias de uso específico(nóminas, proveedores,etc.).
25.Establecer procedimientosdel ciclo de compra deacuerdo a políticasestablecidas por laadministración.
Claras exposiciones de losprocedimientos a través demanual de políticas,requisitos de supervisión ydocumentación de sistemasy programas.
Cambios en lasasignaciones del personalde los departamentos quepropicien incompatibilidadde funciones.
Procedimientosdocumentados y políticasobligatorias de las pruebasque deben efectuarse a losprogramas y sistemasautomatizados.
Práctica de procedimientosque nulifiquen las técnicasde control establecidas.
Revisión periódica de losnuevos programas ysistemas autorizados.
Modificaciones a losprogramas para nulificarcontroles.Pérdida de datos al llevar acabo conversiones desistemas.
26.Aprobación de órdenes decompra a proveedores pormercancías o serviciosque se ajustan a políticasestablecidas por laadministración.
Procedimientosdocumentados para iniciar,revisar, y aprobar órdenesde compra.
Los riesgos básicos son losmencionados en losnúmeros 1 y 2.
Uso y control de formasprenumeradas.Archivo de firmasautorizadas para aprobarórdenes de compra.Aprobación por funcionarioautorizado para cada tipo detransacción.Comparación de los detallesde cada orden de compraque se emite, con laspolíticas establecidas por laadministración.Informes de las órdenes decompra que no sonaceptadas.
Investigación de losrechazos de materiales porcontrol de calidad.
27.Sólo deben aceptarsemercancías y serviciosque se hayan solicitado.
Debe contarse con lugaresde recepción estrictamentesupervisados y separadosde las funciones deembarque, compra yalmacenamiento.
Cualquiera de lassiguientes partidas puedenrecibirse y finalmentepagarse en lugar dedevolverse o rechazarse:mercancías no solicitadas,cantidades excesivas,partidas incorrectas,órdenes de compracanceladas, repetidas oque no reúnan losrequisitos de calidadsolicitados, mercancías quelleguen demasiado pronto odemasiado tarde.
Ordenes de compra quetengan impreso el lugar derecepción.Documento de recepciónpara cada embarquerecibido de proveedores.Comparación de lasmercancías recibidas con laorden de compra.Cancelación automática delas órdenes de comprapendientes de surtir despuésde las fechas de entregasespecificadas.
28.Los bienes, mercancías yservicios recibidos debeninformarse con exactitud yforma oportuna.
Documentos de recepciónprenumerados y controlados.
Pueden recibirse bienes,mercancías y noinformarse o informarseinexactamente o adestiempo.
Registro cronológico derecepción.
Anotaciones incorrectas enlos registros de inventarios.
Información de datos derecepción al área de cuentaspor pagar y de inventarios.
Cortes manejadosincorrectamente generandopasivos no registrados oinexistentes.Compras procesadasincorrectamente.
29.Los montos adeudados aproveedores así como ladistribución de dichospasivos debe calcularsecon exactitud y registrarse
Verificación de lascantidades, precios ycondiciones facturados,mediante referencia a laorden de compra, informe de
Registro de pasivos pormercancías o serviciosfacturados no recibidos.
como pasivo en formaoportuna.
recepción y verificación de ladocumentación.Distribución contable previa. Registro de pasivos por
importes incorrectos.Conciliación de las formasutilizadas con lasregistradas.
Pueden no registrarsepasivos por mercancías oservicios recibidos.
Análisis de diferencias entrelos inventarios físicos y losregistros contables.
La clasificación contable delos pasivos y sus pagospueden efectuarse enforma incorrecta.
Verificación de lotes ytécnicas de registrocronológico para controlarlas facturas con suscomprobantes a pagar.
30.Todos los pagos porbienes y mercancíasrecibidos deben basarseen un pasivo reconocido yprepararse con exactitud.
Uso de formasprenumeradas y controladas.
Desembolsos de efectivopor cantidadesequivocadas ofraudulentas.
Procedimiento para anularcheques cancelados.
Pagos duplicados.
Comprobación del importedel cheque con la cuenta porpagar y con ladocumentación que losoporta.
Alteración de cheques.
31.Los importes adeudados aproveedores y acreedoresdeben ser clasificados,concentrados einformados correcta yoportunamente.
Procedimientosdocumentados de proceso,corte y cierre de fin deperiodo.
Pueden no procesarsecomprobantes pendientesde pago o desembolso deefectivo.
Investigación de lasinterrupciones en lasecuencia numérica deformas prenumeradas.
Errores en los asientoscontables.
Arqueos periódicos deformas prenumeradas.
Duplicidad en lacontabilización decomprobantes.
Totalizar por lotes y registrarlos documentos de entrada yconciliación de los totalescon los totales de auxiliaresy mayor de cuentas porpagar.
32.Los pagos y los ajustesrelativos a compra debenser clasificados,
Aplicación de las mismastécnicas que en el número11.
Existen los mismos riesgosde incumplimiento que enel número 11.
concentrados einformados correcta yoportunamente.
33.Los pasivos incurridos, lospagos efectuados y losajustes deben aplicarsecorrecta y oportunamentea cada proveedor yacreedor.
Conciliación en formaregular y periódica de lossaldos de auxiliares deproveedores y acreedorescon los saldos del libromayor.
Los movimientos en lascuentas auxiliares puedenno concordar con losasentados en el libromayor.
Rechazo de registro depagos sin el correspondientepasivo creado.
Las operaciones conproveedores y acreedorespueden registrarseincorrectamente en susauxiliares.Toma de decisiones coninformación inexacta.
34.Deben prepararseasientos contables por lascantidades adecuadas aproveedores, acreedorespor los pagos efectuadosy por los ajustes relativosen cada periodo contable.
Preparación de un catálogode cuenta que contenga unadescripción de cada cuenta.
Los estados financierospodrían no ser preparadosen forma oportuna, puedenser presentadosincorrectamente.
Procedimientos de corte ycierre que especifiquen lasfuentes que deben utilizarsepara presentar los asientoscontables.Revisión y aprobación decada asiento contable porpersonal supervisor.Formas prenumeradas deasientos contables y laverificación de su registro enel periodo.
35.Los asientos contables delas compras debenconcentrar y clasificar lastransacciones de acuerdoa políticas establecidaspor la administración.
Aplican las mismas técnicasque en el número 14.
Existen los mismos riesgosque en el número 14.
La información paradeterminar impuestos de lasfunciones de compra oegresos deben producirsecorrecta y oportunamente.
CONTROL INTERNO DEL CICLO DE PRODUCCION
La actividad más importante del ciclo de producción es la obtención de unartículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con esepropósito, como son: materiales, mano de obra directa y elementos de costosindirectos.Las funciones del ciclo de producción manejan recursos como inventarios,propiedades y equipo depreciable, recursos naturales, seguros pagados poradelantado y otro activo no monetarios.
Contabilidad de costosFunciones típicas Control de fabricaciónDel ciclo de Administración de inventariosProducción Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo
Transferencia de inventarios (de materia prima a proceso y a producto terminado)Aplicación del costo de mano de obraAplicación de gastos de fabricación
Asientos Depreciación y amortización de inmuebles, maquinaria y equipo yotros costoscontables diferidoscomunes Variaciones (incluyendo desperdicios)
Cambios en el valor en libros de inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo y otroscostos diferidos
También se puede incluir como asiento contable común los retiros o venta deInmuebles maquinaria yequipo.
Ordenes de producciónRequisiciones de materiales
Formas y Tarjetas de tiempo (mano de obra)Documentos Informe de producciónImportantes Informe de desperdicios
Hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricaciónHojas de costo
Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listasauxiliares, etc. Que contienen información necesaria para procesar lastransacciones dentro de un ciclo, o bien como información resultante de estastransacciones.
Bases de referencia
archivo Información de los elementos del costomaestro de Relaciones de materialeslos productos Hojas de ruta e ingeniería del producto.
Auxiliares de inventariosBases Hojas de costoDinámicas Listados de valuación de inventarios
Archivo maestro de inmuebles, maquinaria y equipoAnálisis de otros costos amortizables
Recepción de bienes, mercancías y servicio, (con el ciclo decompra)Enlaces Embarques de productos, con el ciclo de ingresoscon otros Uso de mano de obra, con el ciclo de nóminasciclos Resúmenes de actividades (asientos de diario) con el ciclode informe financiero
Recepción de servicios indirectos, con el ciclo de compras
Objetivos específicos delcontrol interno
Técnicas del controlaplicables
Riesgos deincumplimiento
1. El plan de producción(qué, cuánto, cuándo ycómo se fabrica y losniveles de inventario amantenerse) debeautorizarse, mediantecriterios de selección,especificando estándarescon respecto:Pronósticos de ventas,requisitos de servicio alcliente, costo de mantenerel inventario, capacidadde la planta, rotación delinventario y riesgo deobsolescencia, factoreseconómicos en la decisión
*Sólo se mantendrán eninventarios aquellosproductos terminadoscuya venta se estimesobrepase un mínimoprefijado.*Sólo se tendrá eninventario, productosestándar los productoscuyos costos demantenerlos en inventariosean menores de unporcentaje fijado delprecio de venta.*No se aprobará ningunaorden de producción sinun pedido del cliente
*La empresa puedeproducir productos noautorizados o encantidades que excedanlos niveles autorizados;esto pudiera dar lugar ainventarios obsoletos,excesivos, de difícilrealización.*Los niveles de inventariopueden exceder lacapacidad definanciamiento; estopudiera acarrear ventasforzadas de liquidación.*Insuficiente utilización dela capacidad de la planta.
de fabricar o comprar,calidad del producto yestándares de ingeniería.
aprobado.*El plan de produccióndará prioridad a lospedidos en firmeconocidos; sin embargo,las operaciones semantendrán a niveles quepermitan la mejorutilización del personalbase de producción.
2.El método de valuaciónde inventarios y el sistemade costos a seguir debenautorizarse de acuerdocon políticas, que siganlos criterios de relaciónsiguientes:-Cómo se logrará que losinventarios esténconstantemente valuadosa costos actualizados.-Cómo se logrará que elcosto de ventas esté acostos actualizados.
*exposición clara de loscriterios para establecercostos estándar,mencionando:-Cómo se determinará elcosto de materia prima(proyecciones deldepartamento decompras, contratos decompras con preciossujetos a escalación,materias primas deimportación).-Cómo se determinará elcosto de mano de obra ygastos de fabricación,cómo se prepararán lospresupuestos de horas-hombre a incurrir, desueldos a pagar, degastos relativos a gastosde fabricación.
*Los costos del inventariopueden ser irreales,distorsionando la situaciónfinanciera.*Los costos actuales deproducción sedesconocen y por lo tantose ignora con qué margende utilidad se estávendiendo.*No existe un control de laeficiencia de producción através del sistema decostos.
3. El método de valuaciónde inmuebles, maquinariay equipo y el sistema deactualización de valoresdebe autorizarse, con laspolíticas siguientes:-Cómo se hará lavaluación deconstrucciones enproceso.-Cuál será la política decapitalización deadiciones.-Cuál será la política dereevaluación deinmuebles, maquinaria yequipo.
*Establecimiento porescrito de los métodos deactualización del valor enlibros de los inmuebles,maquinaria y equipo,indicando por lo menos:-Método a seguir ( índicesgenerales o específicos,obtención de cotizaciones,etc.)-Responsable dehacerlas, si las haráingeniería de planta y lasrevisará el perito valuadoso si éste hará todo eltrabajo.*Clara especificación decómo se mantendrán los
*Pueden incluirse en elvalor inicial de los activospartidas que no soncapitalizables y viceversa,incluirse en resultadospartidas que soncapitalizables.*La actualización deinmuebles, maquinaria yequipo puede producirvalores irreales, tanto enexceso como en defecto,dictaminando la situaciónfinanciera y los resultadosde operación.
registros de inmuebles,maquinaria y equipo,especificando qué datosdeben contener dichosregistros para facilitarcontrol y actualización delos valores en libros.
4.Los métodos y períodosde depreciación eninmuebles, maquinaria yequipo; y de amortizaciónde otros costos diferidosdeben autorizarsemediante políticas queespecifiquen:-Métodos que han deusarse para determinar ladepreciación deinmuebles, maquinaria yequipo.-Vidas útiles o períodos deamortización que han deutilizarse.Método para aplicar agastos las primas deseguros.
*Archivo maestro deinmuebles, maquinaria yequipo y procedimientosestablecidos para añadir,cambiar o eliminar datosdel archivo.*Revisiones periódicas porauditores internos de lasvidas y métodos paradepreciar y amortizar elvalor de los activos y delas solicitudes paradesembolsoscapitalizables.
*Puede estimarseinadecuadamente la vidaque se espera para unapropiedad determinada,esto pudiera resultar engastos de depreciaciónerróneos y presentar losinmuebles, maquinaria yequipo con valoresincorrectos.*Pueden depreciarseinmuebles, maquinaria yequipo por el método delínea recta aunquepierdan su utilidad másrápidamente en la primeraparte de su vida útil.*Las primas de segurospueden aplicarseincorrectamente a gastos.
5 Las condiciones deventa y otrasdisposiciones deinmuebles, maquinaria yequipo deben autorizarsecon políticas que puedanespecificar:-Precio de venta ycondiciones para laentrega y el pago.-Situación crediticia delcomprador.-Garantías expresas oimplícitas que han dedarse.
*No se permitirá que sedisponga de maquinaria yequipo sin la aprobaciónpor escrito.*Prohibición de venderinmuebles y equipo acompetidores.*No se desarmará equipopara usar las partes comopiezas de repuesto sin laaprobación por escrito.*Archivo maestro deinmuebles, maquinaria yequipo.*Contratos escritos,incluso cláusulas degarantías deseadas.
*Pueden venderse oretirarse activos sin elconocimiento de laadministración.*Puede crearse unaobligación de garantía queno se tenía intención decrear, sometiendo con elloa la entidad a un pasivoreal o contingente.*Puede asumirse unriesgo de crédito impropio,pudiendo crear unacuenta incobrable.*Pueden venderse activosque pudieran usarse enotras operaciones de laempresa.
6. Los ajustes a losinventarios, inmuebles,maquinaria, equipos ycuentas de costosdiferidos deben
*Política escrita paradeterminar los ajustes porinventarios obsoletos o delento movimiento.*Política para que se
*Puede presentarseincorrectamente elinventario, los inmuebles,maquinaria y equipo yotras cuentas de costos
autorizarse, y ellospueden ser:-Revaluacionesestablecidas al activo fijo.-Ajustes al inventarios enlibros al inventario físico.-Cambios en los costosestándar.-Ajustes porobsolescencia, cantidadesexcesivas, instalacionesno utilizadas.
analicen, expliquen,revisen y aprueben todaslas diferencias entre elinventario físico y libros.*Política para analizarperiódicamente lascuentas de variaciones yaprobar ajustes paracapitalizar las variacionespor anticipado.*Personal asignadoespecialmente, parainvestigar la necesidad delos ajustes y paraproponerlos.
diferidos debido a ajusteso reclasificacioneserróneas.*Pueden aprobarseajustes que no sonaceptables para laadministración.*Pueden registrarseajustes para ocultarfaltantes derivados delinventario físico.
7. Deben establecerse ymantenerseprocedimientos deproceso del ciclo deproducción.
*Manuales de políticas,procedimientos, rutinas deentrenamiento, requisitosde supervisión, ydocumentación desistemas y programas.*Comparación periódicade los procedimientosreales de procedimientocon la documentación y laautorización.
*Los departamentospueden ser reorganizadosy cambiarse lasasignaciones del personalde tal forma que sereduzca la segregación defunciones.*Pueden llevarse a lapráctica procedimientosque eviten las técnicas decontrol interno existentes.*Pueden modificarseprogramas decomputadora para evitarlos controles, cambiarpolíticas o reducirsalvaguardas sobre losactivos.*Pueden no procesarsetransacciones.
8. Sólo deben aprobarseaquellas solicitudes parausar recursos que seajusten a políticasadecuadas.
*Procedimientosdocumentados paraindicar, revisar y aprobarsolicitudes para usarrecursos.*Formas importantesprenumeradas.*Archivos de firmasautorizadas.*Aprobación de alto nivelpara ciertas clases deusos de recursos.
*Son los mismos de nolograr el objetivo #1.
9 Sólo deben procesarseaquellas solicitudes deventa o disposición de
*Son todas las técnicasnombradas en el objetivoanterior.
*Pueden venderse oretirarse activos sin elconocimiento de la
activos que se ajusten apolíticas adecuadas.
*Designación por laadministración de losfuncionarios que puedanfirmar ciertos documentosa nombre de la empresa.
gerencia.*Puede disponerse de unactivo a un precio que noes apropiado.Pueden sustraerseresiduos o desechos.*Pueden venderse activosque pudieran utilizarse enotras operaciones de laempresa.
10. Los recursos utilizadosen la producción debeninformarse correcta yoportunamente.11. La producciónterminada debeinformarse correctamente.
*Acceso limitado a losinventarios, propiedades,residuos o desperdicios yformas de control.*Almacenes centrales derecolección de residuos ychatarra.*Verificación del materialque entra a los almacenesy que sale de éstos.*Mantenimiento deregistros cronológicos delmovimiento de tarjetas deinventario, avisos deentrega de almacén.*Inventarios físicosperiódicos o conteoscíclicos para verificar losregistros de inventarioperpetuo e investigaciónde las diferenciasmayores de una cantidadprefijada.*Sistemas decomputadora en líneapara informar el materialque entra en producción yla producción terminadaque se lleva a losalmacenes.
*Pueden ponerse recursosen la producción, pero noregistrarse hasta que setome un inventario físico yse compare con el importesegún libros.*Puede completarseproducción pero noregistrarse comodisponible para la venta.*Pueden informarsesalidas no autorizadaspara ocultar faltantes,hurto, etc.
12. Las ventas y otrasdisposiciones de bienesdeben informarsecorrectamente.
*acceso limitado a losinventarios, inmuebles,maquinaria y equipo,residuos o desperdicios oformas de control.*Verificación del materialque entra a los almacenesy que sale de éstos.
*Puede disponerse depropiedades y desechossin registrarlos.
13. Los costos de losmateriales, mano de obra
*Revisiones periódicas yactualizaciones de los
*Pudieran cargarse oacreditarse cantidades
y gastos indirectosutilizados en la produccióny distribución contable detales costos debeefectuarseoportunamente.
14. Los costos de lasmercancías compradas yla distribución contable detales costos debeefectuarse correctamente.
15. La depreciación deinmuebles, planta yequipo y la amortizaciónde los costos diferidos ysu distribución contabledebe efectuarsecorrectamente.
costos estándar utilizadospara valuar el inventario yla producción.*Comparaciones de loscostos de loscomponentes en larelación de materiales conlas facturas deproveedores.*Estudios de tiempo.*Comparaciones de loscoeficientes estándar degastos de fabricación conlos gastos reales.*Análisis de lasvariaciones en los gastosde fabricación paradeterminar si los costosson del periodo ocargables al inventario.*Validación en lacomputadora y/o técnicasde verificación sobre loscampos de datosesenciales tales como:clave del producto,cantidad, costo estándar.*Procedimientos estándarpara los cortes diarios ode final de periodo.*Sistema computarizadopara el control de materiasprimas o producción enproceso.*Registros analíticos depropiedades.*Revisión y pruebas de losanálisis de amortización ydepreciación por losauditores internos.
incorrectas (costos demateriales, mano de obray gastos de fabricación,pueden cargarse a gastosen lugar de al inventario, oviceversa).*Los coeficientes degastos de fabricaciónpueden ser incorrectospor:-Agrupación incorrecta delos gastos de fabricación.-Incluir en dichaagrupación gastos deperiodo.*Los precios de ventapudieran establecerse enbase a informaciónincorrecta de costos.
16. El valor neto en librosde inmuebles, maquinariay equipo vendido y elcosto y otrasdisposiciones de bienes,deben contabilizarsecorrectamente.
*Conciliación periódica delas formas para disponerde equipo con lasfacturaciones.*Inventarios físicosperiódicos del equipo yconciliación con el registrode propiedades.
*Las cuentas depropiedades puedenacreditarse concantidades incorrectas, noacreditarse por las bajasocurridas y puededisponerse deldesperdicioindebidamente.
17. Los costos de *Procedimientos *Los asientos en las
materiales, mano de obray gastos indirectosutilizados en la produccióny los ajustes relativosdeben clasificarse.
18. Los costos de lasmercancías producidas ylos ajustes relativos debenclasificarsecorrectamente.
19. la depreciación deinmuebles, maquinaria yequipo y la amortizaciónde costos diferidos y losajustes relativos, debeninformarse correctamente.
20. El costo de lasoperaciones relativas aventas, retiros o bajas yotras disposiciones debienes y las utilidades opérdidas relativas debenresumirse correctamente.
documentados deproceso, corte y cierre defin de periodo.*Sistemas de registrosimultáneo o sistemascomparables basados enla computadora en que sepreparan al mismo tiempo,una forma de control, elcorrespondiente registro ylos mayores.*Verificación numérica yperiódica de los registrosdiarios e informes.*Investigaciones de lasinterrupciones en lasecuencia numérica de lasformas de controlpresentadas para registro.*Inventarios físicosperiódicos de la existenciade formas de control y suconciliación con loscontroles.*revisión y seguimiento delos archivos de cuentas ensuspenso, que controlanlos datos rechazadoshasta que se subsanen yse les de entrada denuevo.*Fechas predeterminadaspara controlar laoportunidad y los cortesdel procesamiento yproducción de informesperiódicos en lacomputadora.
cuentas del mayor generalpueden ser incorrectas oincompletas.*Datos no autorizados,duplicados o erróneospueden ser parte de uresumen.*Los informes pueden serincorrectos con respecto alas clasificación de lastransacciones o a losperiodos en que ocurrenlos hechos. *los importesde la depreciación oamortización, suclasificación o ambaspueden ser incorrectas.
21. Los recursosutilizados, la producciónterminada, embarques,ventas y otrasdisposiciones de bienes ylos ajustes relativos debenaplicarse correctamente.
*Pruebas de validaciónpara comprobar asientos.*Formas lotes y conciliarlos totales de entrada conlos totales deprocesamiento y losnuevos saldos.*Controles de losprogramas para prevenir odetectar el registro detransacciones duplicadas
*Que los saldos deauxiliares no coincidancon el mayor.*Las transaccionespudieran registrarseincorrectamente en losauxiliares.*Pueden tomarsedecisiones en base ainformación incompleta oinexacta derivada de los
y omisión detransacciones aceptadas.*Limitación del acceso alos archivos en línea apersonal autorizado.*Revisión de los informesde era y es de la situaciónde la cuenta.
auxiliares.
22. En cada períodocontable debenprepararse asientoscontables para los costosde los materiales, manode obra y gastos utilizadosen la producción, loscostos de las mercancíasproducidas, depreciaciónde inmuebles, maquinariay equipo.
23. Los asientos contablesde producción debenresumir y clasificar lastransacciones de acuerdocon el plan deadministración.
*Uso de un catálogo decuentas que contenga unadescripción delastransacciones que debenafectar cada cuenta.*Instrucciones escritas decodificación.*Procedimientos escritospara solicitar y aprobarcambios en la clasificaciónde las cuentas.*Comparaciones deperíodo y período de lascantidades de las pólizasfijas.*Revisión y aprobación decada asiento por personalsupervisor que no tengaparticipación activa en supreparación.*Conciliación de losregistros cronológicosmanuales con los asientoscontables producidos porla computadora.
*Los estados financierospueden ser presentadosincorrectamente por lassiguientes acusas:-Omisión de registros enlos resúmenes hechospara respaldar losasientos contables.-Omisión de un asientocontable.-Codificación incorrecta.-Asientos contablesduplicados.
24. La información paradeterminar bases deimpuestos derivada de lasactividades de produccióndebe informarsecorrectamente.
*Procedimientosdocumentados parapreparar, resumir ycomunicar la informaciónrequerida para cálculos deimpuestos.*Revisión detransacciones importantespor personal conocedorde los requisitos fiscales.*Políticas escritasrespecto a métodos y vidaútiles a usarse paracalcular la depreciaciónfiscal.
*Pueden usarse datoserróneos en los cálculosdel impuesto y resultar enpagos en exceso o demenos de los impuestos.
25. Deben verificarse enforma periódica las bases
*Enumerar los saldos,informes, actividades y
*Los informes pudieranpresentar datos erróneos.
de datos, los saldos deinventarios, propiedades yotros costos diferidos y lasactividades detransacciones relativas.
políticas que vana averificarse y evaluarse.*Describir como debeejecutarse la verificación yevaluación.*Conciliación de saldos ymovimientos registradoscon lo informado por loscustodios..*Conciliación de lossaldos del mayor con lossaldos del auxiliar.*Comparación de losimportes contabilizadoscon transaccionesposteriores o con importespreestablecidos.*Análisis de índices,tendencias y variaciones.*Comparación de losresultados con lastendencias de la industria.
*Las decisionesimportantes pudieranbasarse en informaciónerrónea.*algunos errores yomisiones en lasalvaguarda física,autorización yprocesamiento de lastransacciones pudieranpasar inadvertidos y sincorregirse.
Control interno del ciclo de nóminas.
El ciclo de nóminas contiene la contratación, utilización y pago de serviciospersonales, como por ejemplo: nóminas de mano de obra directa, mano deobra indirecta, ejecutiva administrativa etc.
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requierellevar a cabo para:
La contratación y utilización de mano de obraEl pago e mano de obraClasificar, resumir, e informar los que se utilizó y pagó de mano de obra.
Reclutamiento y selección de personalContratación de personalLlevar las relaciones laborales
Funciones típicas Preparar informes de asistenciaRegistro, información y control de la nóminaDesembolso de efectivoPromoción y evaluación de personal.
Pago de nóminas
Anticipos de sueldos y préstamos al personalAsientos contables Distribuciones de mano de obra
Otras prestaciones al personalAjustes de nóminas
Solicitud de empleoContratos de trabajoInformes de tiempo
Formas y documentos Tarjetas de relojImportantes Autorización de ajustes de nómina
Autorización de pagos especialesRecibos de pagoCheques
Enlaces con otros ciclos: Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el
ciclo de producción Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se
enlaza con el ciclo de informe financiero.
Objetivos de autorización.# objetivo y definición Técnicas para su logro Riesgos si no se logra
Objetivo #1. El personaldebe contratarse deacuerdo con políticas queutilicen criterios deselección de personal enasuntos tales como:-Niveles planeados para elpersonal, experiencia yhabilidades, edad, sexo yestado físico, etc.
*Políticas por escrito parala selección y contratacióndel personal.*Bases de datos comoarchivo maestro depersonal, lista defuncionarios y directivos,etc.*Procedimientosespecíficos para añadir,cambiar o eliminarinformación de las basesde datos.*Técnicas para probar laconfiabilidad de las basesde datos.
*La empresa puedecontratar personal que noesté autorizado y quepueda resultar en :empleados sinpreparación adecuada,huelgas, costosinnecesarios delocalización, faltas altrabajo excesivas.*La empresa puede tenerun personal inadecuado oexcesivo.
Objetivo #2. Los tipos deretribución y lasdeducciones de nóminadeben autorizarse, deacuerdo a políticasestablecidas para fijarsueldos y condiciones enla prestación de servicioscomo:-Retribuciones directas:fechas y frecuencia depago de sueldos, tiposautorizados de sueldos,tiempo extraordinario,turnos, jornadas detrabajo.-Retribuciones indirectas:pago de días festivos,vacaciones, enfermedad,gratificaciones, etc.-Otros aspectos:retenciones al personal,prestaciones legales alpersonal, anticipos desueldos, etc.
*Al personal con sueldosmayores de una cantidadse les pagará quincenal omensualmente, mientras alos demás será semanal.*Todos los sueldos debenser aprobados porpersonal autorizado.*Forma de pago deltiempo extra al personalque tiene un horariodeterminado.*Los anticipos de sueldos,préstamos, pagos portiempo extra, deben serautorizados por personaldeterminado.*Comparación periódicade los sueldos promediospagados en el mercadocon los sueldos pagadosen la empresa.
*Puede pagarse alpersonal cantidades noautorizadas, ocasionando:costos excesivos denómina y las infraccionesen casos de salariomínimo, contratoscolectivos, etc.*Estructuras salarialesque causen descontento ohuelgas.*Cuentas de anticipo aempleados que resultenincobrables.*Puede distraerse efectivoretenido a empleados.*Pueden retenersecantidades no autorizadasal personal.
Objetivo #3. Lasdistribuciones de cuentasy los ajustes a losdesembolsos de efectivo ycuentas de personal,pagos anticipados ypasivos acumuladosdeben autorizarse; comoejemplo de los primerostenemos:Correcciones al salarioneto, liquidación,corrección al importe dedistribuciones de mano deobra, etc.
*Uso y aprobación deformas prenumeradasestándar para llevar acabo los ajustes desueldos.*Investigación de ajustesque excedan una cantidaddeterminada.*Firmas manuscritas enlos cheques nopreparados por lacomputadora.
*Las cuentas de nóminapuede presentarsecorrectamente.*Pueden aprobarseajustes no autorizados.*Pueden efectuarse pagosduplicados.
# objetivo y definición Técnicas para su logro Riesgos si no se lograObjetivo #4. Todos lospagos de nóminas debenefectuarse de acuerdo apolíticas establecidas.
*Uso de firmasmancomunadas.*Segregación de funcionesde preparación y firmas decheques.*Utilización de cuentasbancarias para el usoespecífico de nóminas.*Apertura de cunetasbancarias al personal para eldepósito de sus ingresos pornómina.*Establecer límites para elimporte de los cheques denómina.
*Pueden efectuarsedesembolsos de efectivo porcantidades equivocadas ofraudulentas.*Alteración de cheques.*Pueden efectuarsedesembolsos de efectivo sinconocimiento de laadministración.
Objetivo #5. Losprocedimientos del ciclo denóminas deben de estar deacuerdo a políticasestablecidas.
*Claras exposiciones de losprocedimientos mediante:manuales de políticas,procedimientos, rutinas deentrenamiento,documentación de sistemas yprogramas.*Comparación periódica delos procedimientos reales deprocesamiento con ladocumentación y laautorización respectiva.*Acceso restringido a lasáreas de procesamiento, a losprogramas y a ladocumentación de losmismos.
*Pueden existirreorganizaciones y cambiosen las asignaciones delpersonal de losdepartamentos que reduzcanla segregación de funciones.*Pueden llevarse a la prácticaprocedimientos quenulifiquen las técnicas decontrol interno establecidas.*Las transacciones puedenprocesarse incorrectamentepor una persona a quien nocorresponde dicha función.
Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.# objetivo y definición Técnicas para su logro Riesgos si no se logra
Objetivo #6. No debenaprobarse aquellassolicitudes de utilización demano de obra que no seajusten a las políticasestablecidas.
*Procedimientosdocumentados para iniciar,revisar y aprobar solicitudesde uso de mano de obra.*Archivos de firmasautorizadas para aprobar lautilización de mano de obra.*Comparación de órdenes deproducción con el archivomaestro de productos antesque comience la producción.*Informes por excepción delos usos de mano de obrapropuestos no autorizados.*Supervisión estrecha deempleados y archivos.*Auditorias internasperiódicas.*Hojas de control deasistencia.*Sistemas de programaciónde actividades de personal.*Utilización de órdenes detrabajo específicas paralabores de mantenimiento yreparación.
*La utilización de la mano deobra puede oponerse al plana corto plazo.*Puede utilizarse mano deobra con fines no autorizadoso en forma ineficiente.*Puede emplearse mano deobra para proyectoscapitalizables,mantenimiento yreparaciones, no autorizados.
# objetivo y definición Técnicas para su logro Riesgos si no se lograObjetivo #7. La mano de obrautilizada debe informarse conexactitud y en forma oportuna.
*Informes de tiempo yasistencia.*Supervisión adecuada de lautilización de la mano de obra,ya sea por horas, piezas o días.*Aprobación previa del tiempoextra, cambios de turno o dedepartamento.*Conciliación de las horas deasistencia con las horaslaboradas, ya sea por empleadoo por departamento.*Observación del registro de laentrada y salida de losempleados para prevenir que seprocesen tarjetas de tiempo deempleados ausentes.*Control de datos de mano deobra que registrensimultáneamente la mano deobra de la producción y eltiempo trabajado para efectosde la elaboración de lasnóminas.*Tarjetas de mano de obra o detrabajo a destajo prenumeradasy controladas, para comprobarsu incorporación en lasnóminas.
*Puede pagarse a los empleadospor horas no trabajadas oproducción no realizada.*Puede no pagarse a losempleados horas realmentetrabajadas o producciónrealmente efectuada.*Puede no reconocerse eldiferencial por horas extras opor cambio de turno.*La administración puede tenerinformación inadecuada paraevaluar el trabajo y eficienciade los empleados.
Objetivo #8.Los montosadeudados al personal, así comola distribución contable dedichos adeudos debencalcularse con exactitud yregistrarse como pasivo enforma oportuna.
*Procedimientos documentadosde distribución de cuentas.*Tablas de impuestos sobresueldos actualizadas.*Planes para deduccionesvoluntarias y respaldadas conformas de autorizaciónfirmadas.*Pruebas o verificación delímites, comprobar larazonabilidad de horastrabajadas en exceso, tipos desalarios más altos de losesperados y deducciones queexcedan al pago neto.*Procedimientos establecidospara añadir, cambiar o eliminarde las bases de datos y técnicaspara proteger la informacióncontenida en ellas.*Políticas establecidas para elreembolso de gastos de viajes ygastos de representación,vacaciones, incentivos ygratificaciones.
*Puede pagarse a un empleadoel tiempo trabajado por otrapersona.*Pueden calcularseerróneamente los reembolsos degastos, vacaciones.*Puede omitirse el registro depasivos por impuestos sobresueldos o que tales impuestos seanoten por importes incorrectos.*Pueden presentarseincorrectamente los inventarios,las propiedades y los gastosdebido a la distribuciónincorrecta de la nómina y loscostos relativos.
# objetivo y definición Técnicas para su logro Riesgos si no se lograObjetivo #9. Todos los pagosrelacionados con la nóminadeben basarse en un pasivoreconocido y prepararse conexactitud.
*Uso de formas prenumeradas ycontroladas (Tarjetas de reloj,cheques de nómina, formas deanticipos para viajes).*Cancelación de ladocumentación original paraprevenir pagos duplicados.*Uso de maquina protectora decheques.*Conciliación del total de loscheques firmados con el totalneto a pagar según el registro denóminas.
*Pueden efectuarsedesembolsos por cantidadesequivocadas o en formafraudulenta.*Pueden hacerse pagosduplicados.*Pueden alterarse los chequesen forma fraudulenta.*Pueden efectuarsedesembolsos por servicios norecibidos.
Objetivo #10. Los importesadeudados al personal debenclasificarse, concentrarse einformarse con exactitud y enforma oportuna.
Objetivo #11. Los pagos yajustes relativos a nóminasdeben clasificarse, concentrarsee informarse con exactitud y enforma oportuna.
*Procedimientos documentadosde proceso, corte y cierre de finde período.*Clasificaciones de cuentasdocumentadas.*Comparaciones de losresultados reales con lospresupuestados y análisis de lasvariaciones.*Arqueos periódicos de formasprenumeradas y su conciliacióncon los controles establecidospara tal efecto.*Conciliación de las cuentasbancarias de nómina quefuncionan como fondo fijo.*Sistemas de escriturasimultánea o sistemascomparables basados en lacomputadora en que se preparanal mismo tiempo mediante unaforma, el registro en auxiliaresy en los mayores respectivos.*Fechas predeterminadas paracontrolar la oportunidad y loscortes del procesamiento yproducción de informesperiódicos en la computadora.
*El registro en las cuentas demayor puede ser incompleto oinexacto.*Pueden presentarse problemasde registro y control de tiempo.*Los informes pueden serinexactos con respecto a laclasificación de lastransacciones.
Objetivo #12. Los pasivosincurridos, los pagos efectuadosy los ajustes relativos debenaplicarse con exactitud yoportunamente a las cuentasapropiadas del personal.
*Conciliación en forma regulary periódica de los saldos deauxiliares de nóminas consaldos del mayor u otros totalesde control.*Revisión de la aplicacióncontable a las cuentas correctasdel personal.*Revisión de los informes deera y es de los registros denómina y de la situación de lascuentas auxiliares.
*Los movimientos pasados alos registros auxiliares puedenno concordar con losmovimientos pasados al mayor.*Las operaciones con elpersonal pudieran pasarseincorrectamente en susauxiliares.*Pueden tomarse decisiones enbase a información incompletao inexacta que se encuentre enun auxiliar.
# objetivo y definición Técnicas para su logro Riesgos si no se lograObjetivo #13. Debenprepararse asientos contablespor las cantidades adeudadasal personal, por los pagosefectuados y por los ajustesrelativos, en cada períodocontable.
Objetivo #14. Los asientoscontables de nómina debenconcentrar y clasificar lastransacciones de acuerdo conpolíticas establecidas.
*Preparación de un catálogode cuentas, conteniendo unadescripción de cada una.*Procedimientos escritospara solicitar y aprobarcambios en la clasificaciónde cuentas.*Comparaciones de períodoa período de los montos deasientos contablesrecurrentes.*Uso de formasprenumeradas de asientoscontables y la verificacióncorrespondiente de que todoslos asientos fueronregistrados en el período.*Comparación de losnúmeros de cuenta en cadaasiento contable, con elarchivo maestro mecanizadoy rechazo e informe de loserrores.*Preparación automática delos asientos contables por unsistema basado en elcomputador.
*los estados financierospodrían no ser preparados enforma oportuna.*Omisión en el registro detransacciones o en el registrode un asiento contable.*Codificaciones o cortesincorrectas.*Puede debilitarse o anularseel control presupuestal sobrelas operaciones.
Objetivo #15. Lainformación para determinarbases de impuestos derivadade las actividades denóminas debe producirse conexactitud y en formaoportuna.
Control interno del ciclo de Tesorería.
El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratansobre la estructura y rendimiento del capital.Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento de lasnecesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible alas operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución delefectivo a los inversionistas y a los acreedores.
Relaciones con sociedades financieras y de crédito
Relaciones con accionistasAdministración del efectivo y las inversionesAcumulación, cobro y pago de intereses y dividendos
Funciones típicas Custodia física del efectivo y los valoresAdministración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiariosAdministración y vigilancia de la deuda (principal e intereses)Operaciones de inversión y financiamientoAdministración financiera de planes de beneficio a empleadosAdministración de seguros
Obtención y pago de financiamientoEmisión y retiro de accionesCompra venta de inversiones en valores
Asientos contables Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendosAmortización de descuentos, gastos y primas diferidos, en relación condeudas e inversiones
Cambios en los valores según libros de inversiones y deudaCompra y venta de moneda extranjera.
Certificados provisionales de accionesAcciones emitidasObligaciones, bonos, papel comercial
Formas y documentos Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversionesImportantes Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito etc.
Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futuraFideicomiso o Convenios para el plan de beneficios a empleadosPólizas de seguros
Objetivos de autorización.# objetivo y definición Técnicas para su logro Riesgos si no se logra
Objetivo #1. Las fuentes deinversión y financiamientoutilizados por la empresa debenautorizarse medianteestándares, respecto a asuntostales como:Capacidad actual y potencial, ydisposición para endeudar a laempresa o para invertir en ella;integridad y confiabilidad;motivos para endeudar a laempresa o para invertir en ella;conflictos de interesesexistentes y potenciales;restricciones legales; costo decapital.
*Políticas por escrito para laselección de fuentes definanciamiento.*Bases de datos como archivosmaestros de accionistas,bonistas, entidades en que seinvierte, etc.*Revisión y aprobación, porpersonal autorizado, de losinformes de cambios a las basesde datos.*Pruebas periódicas de losarchivos por parte de auditoríainterna.*Comprobación de validez dedatos importantes.
*La empresa puede verseimpedida de satisfacer susnecesidades de capital a medidaque surgen.*Los inversionistas o losacreedores pueden retirarse entiempo inoportuno.*La empresa puede obtenerfinanciamiento con condicionesno satisfactorias.*Puede incurrirse en altoscostos de capital.
Objetivo #2. Los importes,momento y condiciones de lastransacciones de financiamientoy capital deben autorizarse deacuerdo con políticas.
Objetivo #3. Los importes,momento, entidades en que seinvierte y las condiciones de lasinversiones en valores debenautorizarse de acuerdo conpolíticas.
*Mantener un índicedeterminado de pasivos acapital.*Ofrecer al público hasta unporcentaje determinado de lasacciones comunes de laempresa.*Todas las opciones de comprade acciones y derechos acomprar acciones tendrían laaprobación previa de un comitédirectivo.*Ningún préstamo a largo plazoexcederá de un límitedeterminado, ni devengaráinterés en exceso de la tasa demercado promedio.*La empresa no adquirirá unporcentaje mayor de otrasempresas a un límitepreviamente establecido.*Las inversiones en acciones deempresas se limitarán a losresultados de una evaluaciónfinanciera previa.*El departamento de tesoreríatratará de cubrirse contra ajustescambiarios de divisas.*Listas de inversionesaprobadas.
*Puede omitirse elcumplimiento de restricciones ycláusulas legales o de lospréstamos.*Puede tenerse una estructurade capital no apropiada.*Los recursos de capital puedenobtenerse a costos o encondiciones que no son losautorizados.*Pueden hacerse inversionesilegalmente o que contravienenlas políticas establecidas por laadministración.
Objetivo #4. Los ajustes a lascuentas de inversión en valores,créditos bancarios, intereses ydividendos por pagar, capitalsocial, gastos y primas diferidosy la distribución contable,deben autorizarse de acuerdocon políticas.
*Uso y aprobación de formasprenumeradas estándar parallevar a cabo los ajustes.*Investigación de ajustes queexcedan una cantidaddeterminada.*Autorización específica deajustes, cuando éstos nocoinciden con las políticasestablecidas.
*Las cuentas puedenpresentarse incorrectamentecomo consecuencia de ajustes oreclasificaciones erróneas.*Puede no reflejarsecorrectamente en los estadosfinancieros las utilidades deentidades en que se tieneinvertido y que se contabilizanpor el método de participación.
# objetivo y definición Técnicas para su logro Riesgos si no se lograObjetivo #5. Losprocedimientos de proceso delciclo de tesorería deben de estarde acuerdo a las políticas de laempresa.
*Manuales políticas yprocedimientos.*Verificación periódica de lasaprobaciones que se requierenpara transferirresponsabilidades, cambios enlas formas o en los sistemas dearchivo.*Pruebas periódicas derazonabilidad que comparen losresultados del procesamientopor computador con loscalculados de antemano.*Segregación de funcionesentre los operadores delcomputador y los programas desistemas y de aplicaciones.*Revisiones periódicas de losnuevos sistemas y de losprogramas.
*Los departamentos pueden serreorganizados y cambiarse lasasignaciones del personal demodo que se reduzca lasegregación de funciones.*Pueden llevarse a la prácticaprocedimientos que eviten lastécnicas de control internoexistentes.*Pueden modificarse programasde computadora para evitar loscontroles, cambiar políticascontables o reducirsalvaguardas sobre los activos.*Pueden perderse datos en lasconversiones a nuevos sistemas.*Las transacciones pueden o noprocesarse o hacerloincorrectamente.*Pueden no ajustarseprocedimientos de control.
Objetivo #6. Sólo debenaprobarse aquellas solicitudesde obtención o entrega derecursos que se ajusten a laspolíticas.
Objetivo #7. Sólo debenaprobarse aquellas solicitudesde compraventa de inversionesque se ajusten a las políticasestablecidas.
*Procedimientos documentadospara iniciar, revisar y aprobarsolicitudes para obtener odevolver recursos y comprar ovender inversiones.*Uso u control de formasprenumeradas.*Archivo de firmas autorizadaspara aprobar transacciones detesorería.*Designación por parte de laadministración o consejo deadministración de aquellaspersonas que pueden firmarciertos documentos a nombre dela empresa.*Limitación del acceso a losarchivos o datos de entradamanuales o basados en elcomputador.*Revisión de los contratos depréstamos, actas, inversiones detesorería, por consultoresexternos.
*Los ejemplos de no lograrselos objetivos 1, 2 y 3 sonaplicables a estos dos.
# objetivo y definición Técnicas para su logro Riesgos si no se lograObjetivo #8. Los recursosobtenidos de inversionistas yacreedores deben informarsecon exactitud y en formaoportuna.
Objetivo #9. Los gastosfinancieros de los recursos decapital y las entregas derecursos a inversionistas yacreedores deben informarsecon exactitud y en formaoportuna.
Objetivo #10. Las compras yventas de inversiones debeninformarse con exactitud y enforma oportuna.
Objetivo #11. Los productos delas inversiones en valores debeninformarse con exactitud yoportunamente.
*Preparación oportuna de lasactas de asamblea y consejo deadministración.*Informes manuales o con elcomputador del estado queguardan los préstamos, encuanto a pagos, intereses,vencimientos, etc.*Uso y control de formasprenumeradas importantes.*Informes manuales o porcomputador del estado queguardan las inversiones encuanto a rendimientos, plazos,vencimientos, etc.*Limitación del acceso a lainformación contenida en lasbases de datos del computador,mediante un uso de contraseñas.*Totales de control eidentificación de fechas en losinformes.
*Podrían no registrarse pasivosen que se ha incurrido.*Pueden registrarseincorrectamente o en un períodoequivocado el gasto deintereses, los ingresos pordividendos e intereses, y lasganancias o pérdidas eninversiones.*Pueden distraerse, usarseindebidamente o hurtarseingresos por intereses odividendos.*Pueden no informarse cambiosen la clasificación deinversiones o financiamientos.*Las utilidades y pérdidas enmoneda extranjera y loscontratos de cambio paraentrega futura de divisas puedeninformarse incorrectamente.
Objetivo #12. Las cantidadesadeudadas por inversionistas oacreedores, así como ladistribución contable de dichosadeudos deben calcularse conexactitud y registrarse comoactivos o pasivos en formaoportuna.
Objetivo #13. Las cantidadesadeudadas por entidades en quese invierte, corredores y otros,así como la distribucióncontable de dichos adeudosdeben calcularse con exactitudy registrarse como activos opasivos en forma oportuna.
*Comparación de los acuerdosde las actas del consejo deadministración con lastransacciones registradas poruna persona independiente aquien registra las pólizas detesorería.*Comparación de las órdenesde compra y venta de valores acorredores con los avisos de loscorredores.*Registro cronológico deórdenes de compra y venta devalores para determinar quecada compra y venta sereconoce dentro del período detiempo apropiado.*Conciliación del total dedividendos a pagar con lasacciones en circulación.*Conciliación de los interesesacumulados con las cantidadesa pagar por deudas o a cobrarpor inversiones.*Conciliación de lastransacciones registradas conlos estados de cuenta de loscorredores, bancos ofideicomisos.*Procedimientos establecidospara añadir, cambiar o eliminarinformación de bases de datos ytécnicas para proteger lainformación contenida en dichabases de datos.
*Pueden ser incorrectos lossaldos de las cuentas deinversión, créditos bancarios,capital y de las cuentas porcobrar y pagar que le sonrelativas.
# objetivo y definición Técnicas para su logro Riesgos si no se lograObjetivo #14. Cuando losprincipios de contabilidadgeneralmente aceptadosrequieren que se efectúencambios a los valores de lasinversiones, estos cambiosdeben calcularse con exactitudy registrarse en forma oportuna.
*Procedimientos documentadospara las comparacionesperiódicas de los valores enlibros con los valores demercado.*Revisión de los cambios en losvalores por personalindependiente a quién losregistró originalmente.*Utilización de serviciosexternos como: ComisiónNacional de Valores, ComisiónNacional Bancaria, parainformar cambios en los valoresde mercado.
*Pueden ser incorrectos lossaldos de las cuentas deinversiones, créditos bancarios,capital y de las cuentas porcobrar y pagar que le sonrelativas.
Objetivo #15. Las cantidadesadeudadas a inversionistas,acreedores, entidades en que seinvierte, corredores y otros y losajustes relativos, debenclasificarse, concentrarse einformarse correctamente.
Objetivo #16. Las cantidadesadeudadas por inversionistas,deudores, corredores, entidadesque invirtieron en la empresa ylos ajustes relativos, debenclasificarse, concentrarse einformarse correctamente.
*Procedimientos documentadosde proceso, corte y cierre de finde período.*Comparación de resultadosreales con los presupuestados yanálisis de las variaciones.*Revisión y seguimiento de losinformes de transacciones detesorería pendientes deprocesar.*Sistemas de escriturasimultánea o sistemascomparables basados en elcomputador, en que se preparanal mismo tiempo, en una forma,el correspondiente registro y losauxiliares y mayores de lascuentas por pagar.*Fechas predeterminadas paracontrolar la oportunidad de loscortes de procesamiento yproducción de informesperiódicos en el computador.*Conciliación de los totales delotes de comprobantes y totalesde entradas o salidas de efectivocon los cambios en los saldosdel archivo maestro deinversiones y financiamientos.
*Pueden no procesarseintencionalmente, o comoresultado de errores,inversiones, intereses, pago depréstamos o dividendos, etc.*Pueden cometerse errores enlos asientos contables.*Puede duplicarse lacontabilización decomprobantes.*Pueden ocasionarse seriosproblemas para cerraroportunamente el período deoperaciones.*Pueden existir errores en laclasificación contable de lastransacciones de tesorería obien no registrarlas en elperíodo correspondiente.
Objetivo #17. Los recursosobtenidos, los productos de esosrecursos (intereses ydividendos), las entregas de losmismos y sus ajustes debenaplicarse correctamente.
Objetivo #18. Las compras yventas de inversiones, susproductos y ajustes debenaplicarse oportunamente.
*Conciliación en forma regularde los saldos de auxiliares deinversiones, préstamos yaccionistas.* Formar lotes y conciliar lostotales de entrada con los totalesde procesamiento y los nuevossaldos acumulados.*Revisión de los estados decuenta de los corredores, devalores o institución bancaria ypronta investigación de laspartidas vencidas.
*Los movimientos pasados a lascuentas de auxiliares pueden noconcordar con los movimientospasados al mayor.*Las operaciones coninstituciones financieras ocorredores, pueden pasarseincorrectamente y ocasionarpagos equivocados.*Pueden tomarse decisiones enbase a información incompletao inexacta que se encuentre enun auxiliar de una instituciónfinanciera o accionista.
# objetivo y definición Técnicas para su logro Riesgos si no se lograObjetivo #19. Debenprepararse asientos contablespor las cantidades que seadeudan, o a cobrar de,inversionistas, acreedores,entidades en que se invierte,corredores y otros y por losajustes relativos.
Objetivo #20. Los asientoscontables de tesorería debenconcentrar y clasificar lastransacciones de acuerdo apolíticas de la empresa
*Preparación de un catálogo decuentas conteniendo unadescripción de cada cuenta, asícomo instrucciones de quéconceptos deben afectar lasmismas.*Presupuestar e informar deacuerdo con la mismaclasificación de cuentas yanalizar las variacionesimportantes entre los saldosreales y los presupuestados.*Comparaciones de período aperíodo de los montos deasientos contables recurrentes.*Conciliación de los registroscronológicos manuales con losproducidos por el computador.
*Los estados financierospodrían no ser preparados enforma oportuna, oincorrectamente por uno o másde los siguientes factores:-Omisión en el registro detransacciones.-Omisión en el registro de unasiento contable.-Codificaciones incorrectas.-Asientos contables duplicados.-Cortes impropios.
Objetivo #21. La informaciónpara determinar bases deimpuestos derivada de lasactividades de tesorería debeproducirse correcta yoportunamente.
*La existencia deprocedimientos documentadospara preparar, concentrar ycomunicar la información deimpuestos requerida.*Una clasificación de cuentas,un plan de codificación y otroscriterios para facilitar laclasificación, concentración yobtención automática de lainformación de impuestosrequerida.
*Usar datos erróneos en loscálculos de impuestos.*Pagar multas y recargos.*Pagar impuestos en exceso.
Objetivos de verificación y evaluación.# objetivo y definición Técnicas para su logro Riesgos si no se logra
Objetivo #22. Debenverificarse y evaluarse enforma periódica los saldosregistrados de efectivo,inversiones, financiamiento ycapital y las actividades detransacciones relativas.
*Manuales deprocedimientos y políticas,gráficas de organización yotra documentación que:-Listen las cuentas, informes,actividades, políticas que hande evaluarse, cuándo van aser estos verificados yevaluados y por quién.-Describan como debendocumentarse los resultadosde la revisión y a quién debecomunicarse.*Técnicas utilizadas paradescribir errores y omisiones:-Conciliación de los saldosdel mayor con los auxiliares,ya sea manualmente o por elcomputador.-Análisis de índices,tendencias y variaciones.
*Los informes preparadospara la administraciónpudieran presentarinformación errónea.*Las decisiones importantesque pudiera tomar laadministración podríanbasarse en informaciónerrónea.*Algunos errores yomisiones en la salvaguardafísica, autorización yprocesamiento detransacciones pudieran pasarinadvertidos y no sercorregidos.
Objetivos de salvaguarda física.# objetivo y definición Técnicas para su logro Riesgos si no se logra
Objetivo #23. El acceso alefectivo y los valores debepermitirse únicamente deacuerdo con políticasestablecidas.
*Almacenaje y serviciosexternos.*Seguros y fianzas defidelidad al personal quemaneja valores.*Archivos de firmas delpersonal autorizado.*Control de llaves paraarchivos.*Disposición de lugares detrabajo que permita lavisibilidad máxima a lossupervisores.
*El efectivo o los valorespudieran sustraerse, perderse,destruirse o distraersetemporalmente.
Objetivo #24. El acceso alos registros de accionistasde tenedores de deuda y deinversiones, así como lasformas importantes, lugaresy procedimientos de proceso,debe permitirse únicamentede acuerdo con políticasestablecidas.
*Cajas fuertes, gabinetescerrados con llave, bibliotecasegura de cintas y discosmagnéticos, almacenajeexterno de reserva pararegistros y archivos delcomputador.*Custodia controlada yprenumeración de formasimportantes.*Segregación de funciones yresponsabilidades yrestricción al acceso.*Auditorías internasperiódicas de cumplimiento.*Seguros y fianzas defidelidad, incluyendo lapérdida de registros ydocumentos.*Procedimientos sistemáticosde archivos de información.
*Los registros pudierandestruirse o perderse, lo cualpudiera resultar en:-Imposibilidad para prepararinformes financierosconfiables.-Incapacidad para realizar lasinversiones en valores.*Los registros pudieranusarse en forma indebida porpersonal no autorizado.*Los medios de proceso deinformación, particularmentelos del computador, pudieranperderse, destruirse oalterarse, lo cual podríaresultar en:-Una incapacidad parainformar.-Una distorsión de lasactividades informadas.*Evaluación del controlinterno.
DICTAMEN SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.BOLETÍN 4100
El objetivo de éste boletín es el de establecer las normas de informaciónaplicables al dictamen que el contador público emite cuando es contratado paraefectuar una revisión del sistema de control interno contable de una empresa.
Pronunciamientos normativos relativos al dictamen del contador público sobreel control interno contable
El dictamen del contador público sobre el sistema de control interno deuna empresa deberá contener lo siguiente:
a) Alcance del trabajo y fecha de periodo al cual se refiere la opiniónb) Mención de que el estudio y evaluación del sistema de control interno
contable se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoriageneralmente aceptadas
c) La indicación de que el diseño y mantenimiento del sistema de controlinterno contable es una responsabilidad de la administración y unadescripción de los objetivos que el mismo persigue
d) La advertencia al lector de las limitaciones inherentes a cualquiersistema de control interno, que pueden permitir que existan errores oirregularidades y no ser detectadas y de que cualquier sistema estásujeto al deterioro por cambios en las circunstancias o incumplimiento delas técnicas de control
e) La opinión respecto a si el sistema en conjunto cumple con los objetivosdel control interno contable, diseñado para prevenir o detectar errores oirregularidades que afecten en forma importante las cifras que muestranlos estados financieros
Limitaciones en el alcance
Para poder emitir una opinión sin salvedades, el contador público deberáestar en posición de aplicar todos los procedimientos que considere necesariosen las circunstancias.
Cualquier restricción respecto al alcance de su trabajo ya sea impuestapor el cliente, o por las circunstancias implicará que el contador público emitauna opinión con salvedades o bien se abstenga de opinar.
