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Estudios de Confiabilidad de Asociados de Negocios
Tulia Constanza Roldan GarciaContadora Pública - Abogada
Especialista TributariaEspecialista Costos
Auditora interna HSEQAuditora Internacional BASC- Capitulo Bogotá.
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Objetivos
Identificar los factores a controlar en losasociados de negocio basados en el
riesgo
Analizar su aplicación en la organizacióny en el contexto del comercio
internacional
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• Contextualización
• Gestión Riesgos
• Responsabilidades
• Perfilación / Acuerdos de seguridad.
• Taller sobre revisión documental
- RUT
- Cámara de Comercio- Cédula de Ciudadanía
- Estados financieros
- Bases de datos a revisar.
Contenido
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Un poco de contexto…
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Influencia …
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Crear normas que garanticen la seguridad y facilitación de la
cadena logística a nivel mundial para promover la seguridad y
previsibilidad
Promover el movimiento fluido de las mercaderías a través de
cadenas logísticas internacionales.
Organización Mundial de Aduanas OMA
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Lograr la educación de calidad para todos y el aprendizaje a lo largo de toda la vida
Movilizar el conocimiento científico y las políticas relativas a la ciencia con miras al desarrollo sostenible
Abordar los nuevos problemas éticos y sociales
Promover la diversidad cultural, el diálogo intercultural y una cultura de paz
Construir sociedades del conocimiento integradoras recurriendo a la información y la comunicación
Organización de las naciones Unidas para la Educación la Ciencia y la Cultura UNESCO
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Organización para Cooperación y Desarrollo Económico OCDE
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Organización internacional no gubernamental, independiente, con la participación de 163 organismos
de normalización nacional.
A través de sus miembros, reúne a expertos para desarrollar y compartir voluntariamente conocimiento
basado en el consenso
Genera normas internacionales que apoyan la innovación y proporciona soluciones a los desafíos
globales del mercado
ISO Organización internacional para la Estandarización
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Única agencia 'tripartita' de la ONU, la OIT reúne a gobiernos, empleadores y trabajadores de 187
Estados miembros
Establece las normas del trabajo, formular políticas y elaborar programas promoviendo el trabajo decente de todos, mujeres y hombres.
OIT Organización Internacional
Trabajo
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OMS Organización Mundial de la Salud
La salud es un estado de completo bienestar físico, mental y social, y no solamente la ausencia de afecciones o enfermedades.
El goce del grado máximo de salud que se pueda lograr es uno de los derechos fundamentales de todo ser humano sin distinción de raza,
religión, ideología política o condición económica o social.
La salud de todos los pueblos es una condición fundamental para lograr la paz y la seguridad y depende de la más amplia cooperación de las
personas y de los Estados.
Los gobiernos tienen la responsabilidad de garantizar la salud de sus pueblos, la cual solo puede ser cumplida mediante la adopción de
medidas sanitarias y sociales adecuadas...
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Tiene como misión eliminar todo tipo de armas químicas en todo el mundo
Organización para la Prohibición de las Armas Químicas OPAQ
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ONU Organización Naciones Unidas
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ONU Organización Naciones Unidas
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Egmont Group
Establecer una red informal de la UIF para el estímulo de la cooperación internacional. Ahora se conoce como el Grupo Egmont de FIUs unidades de
inteligencia financiera,
Egmont Group se reúne regularmente para encontrar formas para promover el desarrollo de la
UIF y a colaborar, especialmente en las áreas de intercambio de información, formación y el
intercambio de conocimientos
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Tratados de Libre Comercio
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Normas Internacionales
Comité de Basilea
Comisión Interamericana
Control Abuso Drogas
CICAD
Ley Patriota
U.S.A.
Grupo De Acción Financiera
GAFI
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Ley AntiterrorismoEstatuto
Anticorrupción
CE DIAN 170/2002 Circulares 011 de 2011 y 006 de 2012
(Transporte)
Normas Nacionales
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Es la capacidad de toda persona de conocer y aceptar las consecuencias de un acto suyo,
inteligente y libre
Así como la relación de causalidad que une al autor con el acto que realice
Se exige solo a partir de la libertad y de la conciencia de una obligación
Responsabilidad
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•Política, objetivos del sistema e indicadores
•Auditoria interna- Hallazgos sobre los requisitos
•Hallazgos de gran impacto sobre los requisitos priorizados
Desempeño global del sistema
• Caracterizaciones con los objetivos respectivos
• Indicadores de cada uno de los proceso
•Peso de cada uno de los hallazgos encontrados en auditoria interna
Desempeño individual de los procesos
del SGCS
Responsabilidad
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Responsabilidad
Normal:
Son sujetos de penas quienes cometen delitos y por lo tanto
pueden tener castigo. Son imputables y actúan bajo libre
albedrio.
Anormal : Son inimputables, no tienen libre albedrio, no
tienen noción de lo bueno y lo malo
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Responsabilidad
La responsabilidad de una persona depende delcargo u oficio que desempeñe, esta puede ser detipo:- Penal- Civil- Fiscal- Administrativa y- Disciplinaria
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Ac
ció
n • Comportamiento humano dominado o al menos dominable por la voluntad.
Om
isió
n •Así como la acción es un obrar positivo, un hacer, la omisión, en cambio, consiste en un no hacer, en un no actuar, en un abstenerse
Tip
icid
ad •Se encuentran
dentro del código. Existen taxativamente o por analogía (en penal no existe este último). Es la realización de los elementos típicos de una prohibición del código.
An
tiju
ric
ida
d •Lesión o puesta efectiva en peligro de un bien jurídicamente protegido sin justa causa.
Responsabilidad
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Culposo
Imprudente
NegligenciaImpericia
Inobservancia reglamentos –
deberes
Responsabilidad
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Responsabilidad
Agravante
Atenuante
Eximente
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TIPO DE RIESGOS
• RIESGO LEGAL: Perdida en caso deincumplimiento contractual. Perdida por error eninterpretación jurídica, omisión e incumplimientode normas y reglamentos.
1
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2• RIESGO DE REPUTACION: Acción, evento o
situación que puede impactar positiva onegativamente, las ganancias o el patrimonio de laempresa. Percepción y opinión que tien2en losterceros sobre una organización .
TIPO DE RIESGOS
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3
• RIESGO OPERACIONAL: Posibilidad depérdidas ocasionadas en la ejecución delos procesos y funciones de la empresa,por fallas en procesos, en el sistemas, enlos procedimientos, modelos o personas
TIPO DE RIESGOS
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4
• RIESGO CONTAGIO: Posibilidad de pérdida o dañoque puede sufrir la empresa de un operadorobligado directa o indirectamente por una acción uomisión de una persona natural o jurídica queposea vínculos legales o contractuales con laempresa
TIPO DE RIESGOS
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Gestión del Riesgo
Co
mu
nic
aci
ón
Y C
on
sult
aEstablecer El Contexto
Tratar El Riesgo
Evaluar Los Riesgos
Analizar Los Riesgos
Identificar Los Riesgos
Mo
nit
ore
o Y
Re
vis
ión
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ASOCIADOS DE NEGOCIO
1.1. Gestión de Asociados de Negocio
Norma BASC V5:17
Orientaciones: Los asociados de negocio constituyen partesinteresadas de la empresa, representan clientes,proveedores y terceros vinculados a la cadena desuministro, que se consideran con algún nivel de criticidadde acuerdo a la gestión de riesgos de la empresa.
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ASOCIADOS DE NEGOCIO
1.1. Gestión de Asociados de Negocio
Norma BASC V5:17
La empresa debe establecer un procedimiento documentado que defina la metodología
para la selección y revisión periódica de sus asociados de negocio, conforme a su
capacidad para cumplir los requisitos de seguridad relacionados a la cadena de
suministro, este debe incluir:
a)El nivel de criticidad con base en la gestión de riesgos.
b)Evidencia de la certificación BASC (por ejemplo: autenticidad del certificado, número,
vigencia, entre otros) o en caso de no contar con esta, mantener evidencia de otras
certificaciones o iniciativas de seguridad vigentes reconocidas internacionalmente.
En caso de no contar con certificaciones o iniciativas en seguridad acordes con los
servicios prestados, la empresa debe suscribir acuerdos de seguridad con base en la
gestión de riesgos.
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ASOCIADOS DE NEGOCIO
1.1. Gestión de Asociados de Negocio
Norma BASC V5:17.
c) Cumplimiento de los acuerdos de seguridad (auditorías de segunda parte u otro
método de verificación formal); la frecuencia dependerá del nivel de criticidad.
Se debe gestionar las acciones correctivas correspondientes para asegurar el
seguimiento a los resultados de dicha verificación. En caso de que no sea viable
formalizar un acuerdo de seguridad, la empresa debe establecer controles
operacionales que permitan gestionar los riesgos relacionados.
d) Una lista actualizada de los asociados de negocio.
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ASOCIADOS DE NEGOCIO
1.2.1 El procedimiento para la selección de los asociados de negocio,
debería incluir criterios de prevención tales como:
a) Conocimiento de sus asociados de negocio, identidad y legalidad
de la empresa y sus socios.
b) Antecedentes legales, penales y financieros.
c) Monitoreo de sus operaciones (actividad económica, origen de sus
ingresos, características de sus operaciones, otros clientes,
cumplimiento de contratos y antigüedad en el mercado).
d) Reporte oportuno a las autoridades competentes cuando se
identifiquen operaciones sospechosas.
e) Verificación de pertenencia a gremios o asociaciones.
1.2. Prevención del Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo BASC
V5:17
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ASOCIADOS DE NEGOCIO
1.2. Prevención del Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo BASC
V5:17
1.2.2 Debería contemplar como mínimo los siguientes factores para la
identificación de operaciones sospechosas:
a) Origen y destino de la operación de comercio.
b) Frecuencia de las operaciones.
c) Valor y tipo de mercancías.
d) Modalidad de la operación de transporte.
e) Forma de pago de la transacción.
f) Inconsistencias en la información proporcionada por los asociados de
negocio.
g) Requerimientos que salen de lo establecido.
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ASOCIADOS DE NEGOCIO
1. Requisitos de los Asociados de
negocio
Para el reporte de la operación sospechosa no se requiere tener certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades este reporte debe hacerse ante las autoridades competentes de cada país.
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ASOCIADOS DE NEGOCIO
Resumen de Exigencias
Procedimientos Documentados
Indicadores de seguridad
Identificación de factores o Prácticas específicas
Si se requiere, Evaluación adicional
Acuerdos de seguridad
Validación BASC
Verificación Socios
SARLAFT/SIPLAFT
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ANTES - PREVENTIVO
1.2. Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo
Debe aplicar en su proceso de selección y de evaluación de Asociadosde Negocio, y nuevos socios (accionistas), que contenga criterios deprevención contra el lavado de activos y financiamiento delterrorismo tales como:
Conocimiento de sus Asociados de Negocio (Identidad y legalidad dela empresa y sus socios).
ASOCIADOS DE NEGOCIO
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ANTES - PREVENTIVO
Antecedentes legales, penales y financieros.
Monitoreo de sus operaciones (actividad económica, origen de susingresos , características de sus operaciones, otros clientes,cumplimiento de contratos y antigüedad en el mercado).Reporte oportuno a las autoridades competentes cuando identifiqueo
ASOCIADOS DE NEGOCIO
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DESPUES- MANTENIMIENTO:
•Monitoreo de sus operaciones (actividadeconómica, origen de sus ingresos ,características de sus operaciones, otrosclientes, cumplimiento de contratos yantigüedad en el mercado).
•Reporte oportuno a las autoridadescompetentes cuando identifique operacionessospechosas.
ASOCIADOS DE NEGOCIO
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TRANSPORTADOR
LOCAL
Transito de contenedor
vacio al cliente
EXPORTADOR
Alistamiento M/cía. de
exportaciónAGENTE DE CARGA -AGENTE DE
ADUANATramite documental
TRANSPORTE NACIONAL:
Transporte hacia el aeropuerto de embarque y seguimiento de la carga
SERVICIOS DE ACOMPAÑAMIENTO Y MONITOREO SATELITALAcompañamiento de la carga
PARQUEADEROS HABILITADOSParqueo de vehículos con carga
PUESTOS DE CONTROLSeguimiento del vehículo
POLFA Y POLCARevisión del transito aduanero
AEROPUERTO DE ORIGENInspección de la M/cía.
POLICIA NATINARCOTICOS –OPERADOR AEROPORTUARIO
Movimiento de M/cía.
POLICIA
AEROLINEATransito de la aeronave -
seguimiento de la Aerolínea
AEROPUERTO DE DESTINO
Inspección de la M/cía.
EXTERIOR– AGENTE<DE CARGA –OPERADOR PORTUARIO – OPEREADOR
AEROPORTUARIOMovimiento de M/cía. - Almacenamiento
temporal -BodegajeTRANSPORTADOR EN EL EXTERIOR
Cargue de la mercancía a destino cliente o depósito
ENTREGA CLIENTEFacturación
Verificación de M/cía.
CADENA DE SUMINISTRO SEGURA!!!
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PROCESO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
FORMATO VINCULACIÓN
SOPORTES
ENTREVISTA VISITA
DOMICILIARIACALIFICACIÓN
REPORTES/CERTIFICACIONES
MONI TOREO
OPERACIONES
CON-TROL
INFORME MENSUAL
ACTIVIDADES
VERIFICACIÓN
DATOS
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Correcto y completo diligenciamiento
Evidencia de Realización
Firma
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DOCUMENTOS A ANALIZAR A ASOCIADOS DE NEGOCIOS
1. Procedimiento de asociados de negocios.- Solicitud de documentos- Análisis de asociado de negocio, de acuerdo a matriz de
criticidad.- Calificación según los criterios de seguridad- Acuerdos de seguridad.2. Estudio de confiabilidad- Estudio en escritorio- documental (Revisión documentos,
consulta bases de datos).- Visita Domiciliaria
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- Formato interno de la Compañía de conocimiento delcliente
- Circular 170 o cualquier otro formato solicitadolegalmente
- Cámara de Comercio.- RUT- Certificación de productos- Certificación de sistemas de gestión.
- Estados financieros
DOCUMENTOS A ANALIZAR A ASOCIADOS DE NEGOCIOS
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-RUES- Registro Único Empresarial- Revisióncertificado de cámara de comercio
- LISTA OFAC- (Lista Clinton). Lista deNarcotráfico y Terrorismo.- Lista de buscados, fugitivos y terroristas delFBI. (Federal Bureau of investigation)
- Expedientes Judiciales- Consulta por nombreo identificación de expedientes en Colombia
BASES DE DATOS
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- CONTRALORIA: Responsables Fiscales- Deudas - PROCURADURIA: Antecedentes disciplinarios,
fiscales, penales y contractuales y perdida de investidura.
- SPOA- Sistema Penal Oral Acusatorio. Denuncias de la Fiscalía.
- REGISTRADURIA NACIONAL DE ESTADO CIVIL: Estado de documento de identificación.
- LISTA DE USUARIOS ADUANEROS: Son los habilidados por la DIAN.
BASES DE DATOS
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- POLICIA NACIONAL: Antecedentes (Actualmente, No presenta y Presenta)
- BDME- Contaduría General. Deudas con entidades del Estado.
- LISTADO DE ABOGADOS Y FUNCIONARIOS JUDICIALES. Antecedentes judiciales
- LISTADO PROTECCION SOCIAL- SISPRO DEL RUA. Sistema de protección – Registro Único de Afiliados.
- FOSYGA: Listado de afiliados.
BASES DE DATOS
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-.- SUPERINTENDECIA DE SOCIEDADES: Estados financieros y estado de sociedades (liquidación, en reestructuración, etc)
- Junta Central de Contadores. Contadores Públicos, sanciones.
- LISTA ROJA DE CONTRATISTAS DEL ESTADO. Antecedentes por mal manejo, Programa contra la corrupción.
- INTERPOL:(Policía Internacional) Listado de personas más buscadas
BASES DE DATOS
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-.- DEA (Departamento de Justicia de EEUU)
Listado de los buscados - ATF (Oficina de alcohol, tabaco y explosivos
EEUU) Listado de los mas buscados por estos delitos.
- ICE (Inmigración y control de aduanas de EEUU) Listado de personas buscadas.
- United States Marshals Service de EEUU-Ejecución de órdenes de cortes federales.
BASES DE DATOS
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Departament of State de EEUU. Consulta de personas fugitivas buscadas por fraude con pasaportes, visas y otras conductas.- Lista de Denied Persons de EEUU. Personas a las que se les ha negado relaciones comerciales de exportaciones.- Lista de unverified de EEUU. (Oficina de industria y seguridad) consulta de lista no verificada antes de la expedición de una licencia.
BASES DE DATOS
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-
Debarried List de EEUU. Listado de prohibición de trafico de armas directa o
indirectamente.
-Lista Banco de Inglaterra. Listado de personas sancionadas.
Otras bases de datos que de acuerdo a la perfilación de los asociados de negocio considere la Empresa bajo su gestión de
riesgos requieran revisar (listados de gremios, listas internas, etc.)
BASES DE DATOS
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