Elaborar una política es un proceso que exige tiempo e información. Es necesario conocer cómo se estructura la organización y cómo son dirigidos en la actualidad sus procesos. A partir de este reconocimiento, se evalúa el nivel de seguridad existente para poder después detectar los puntos a analizar para que esté en conformidad con los estándares de seguridad.

El trabajo de producción se compone por distintas etapas, entre otras:

Objetivos y ámbito

Entrevista

Investigación y análisis de documentos

Reunión de política

Glosario de la política

Responsabilidades y penalidades

En este punto debe constar la presentación del tema de la norma con relación a sus propósitos y contenidos, buscando identificar resumidamente cuáles estándares la política trata de establecer, además de la amplitud que tendrá en relación a entornos, individuos, áreas y departamentos de la organización involucrados.

Las entrevistas tratan de identificar junto a los usuarios y administradores de la organización las preocupaciones que ellos tienen con los activos, los procesos de negocio, áreas o tareas que

ejecutan o en la cual participan. Las entrevistas tratan de identificar las necesidades de seguridad existentes en la organización.

En esta etapa se identifican y analizan los documentos existentes en la organización y los que tienen alguna relación con el proceso de seguridad en lo referente a la reducción de riesgos, disminución de trabajo repetido y falta de orientación. Entre la documentación existente, se pueden considerar: libros de rutinas, metodologías, políticas de calidad y otras.

En las reuniones, realizadas con los equipos involucrados en la elaboración, se levantan y discuten los temas, además se redactan los párrafos para la composición de las normas con base en el levantamiento del objetivo y del ámbito de la política específica.

Es importante aclarar cualquier duda conceptual que pueda surgir en el momento de la lectura de la política. Así todos los lectores deben tener el mismo punto de referencia conceptual de términos. Por lo tanto se recomienda que la política cuente con un glosario específico donde se especifiquen los términos y conceptos presentes en toda la política de seguridad.

Es fundamental identificar a los responsables, por la gestión de seguridad de los activos normalizados, con el objetivo de establecer las relaciones de responsabilidad para el cumplimiento de tareas, como las normas de aplicación de sanciones resultantes de casos de inconformidad con la política elaborada. De esa manera, se busca el nivel de conciencia necesario para los involucrados, con relación a las penalidades que serán aplicadas en casos de infracción de la política de seguridad.

En las entrevistas realizadas es importante recabar todas las preocupaciones en materia de seguridad de los empleados, ya que esto nos permite tener una imagen amplia de lo que requiere ser incluido en el documento de política de seguridad.

Es importante que el glosario incluido en la política de seguridad, aclare todos los conceptos que pudieran quedar poco claros a la totalidad de las personas que leerán dicha política, esto con el fin de que el documento sea comprendido y aplicado en su totalidad.

Las reuniones del comité de seguridad representan una gran oportunidad para pulir e incrementar la claridad del documento final de política, en ellas es recomendable incluir empleados de las diferentes áreas de negocios para considerar sus puntos de vista.