Eventos sostenibles
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Eventos sostenibles ISO 20121 ‐ para la industria, por la industria
Por Fiona Pelham
La norma ISO 20121 es una norma de sistema de gestión que apoyará la implementación de la sostenibilidad en la industria de los eventos. La industria de los eventos es una industria global, vibrante y creciente. Ya sean eventos deportivos, comerciales o culturales, los mismos son una manera de catalizar el cambio de comportamiento. La nueva norma ISO 20121 tiene como objetivo apoyar a los organizadores de eventos de todo tipo, desde fiestas locales a “Megaeventos”, tales como los Juegos Olímpicos, para asegurarse de que dejen un legado positivo. La norma también es relevante para los miembros de la cadena de suministro de la industria de eventos, incluyendo: recintos, restauración y cualquier otra empresa cuyos clientes estén mayormente relacionados con el evento. Las conferencias, conciertos, eventos deportivos, exposiciones y festivales pueden ofrecer una amplia gama de beneficios al público, a la comunidad local y beneficios económicos. Sin embargo, la puesta en escena de un evento también puede generar impactos negativos económicos, ambientales y sociales. Por ejemplo, el desperdicio de material y el consumo de energía pueden tener impactos negativos en las comunidades locales. La norma ISO 20121:2012, Sistemas de gestión de sostenibilidad de eventos ‐ Requisitos con orientación para su uso, hará una gran diferencia en la industria de los eventos. Proporciona una herramienta para la identificación de los posibles impactos negativos sociales, económicos y ambientales de los eventos, y para eliminarlos o reducirlos al máximo, a través de una mejor planificación y procesos. Entre los actores que han proporcionado datos para la elaboración de la norma están los miembros del equipo de sostenibilidad para los Juegos Olímpicos de Londres 2012 y los Juegos Paralímpicos. El Jefe de Sostenibilidad, David Stubbs, comenta “Londres 2012 está orgulloso de haber sido el catalizador de la norma ISO 20121. Esta es una pieza de legado con el potencial de transformar la manera en la que los eventos en todo el mundo consideran sus impactos económicos, ambientales y sociales”.
En acción La norma adopta el enfoque de los sistemas de gestión ya familiar para miles de organizaciones en todo el mundo gracias al éxito de normas tales como ISO 9001 (gestión de la calidad) e ISO 14001 (gestión ambiental). Debido a que el enfoque de sistema de gestión es flexible, responde a las necesidades y la naturaleza de las diversas organizaciones que conforman el sector de eventos. Al mismo tiempo, ofrece una metodología basada en el consenso de expertos internacionales para el logro de resultados positivos en la aplicación de la sostenibilidad. La norma ISO 20121 es aplicable a cualquier organización o individuo ‐ incluyendo clientes, proveedores y organizadores de eventos ‐ que participan en todo tipo de eventos, incluyendo exposiciones, competencias deportivas, conciertos, etc., es tan relevante para las reuniones de pequeñas conferencia como para eventos deportivos a gran escala. Uno de los resultados del uso de esta estructura es probablemente un mayor nivel de comunicación dentro de la industria de los eventos con respecto a su enfoque hacia los impactos económicos, ambientales y sociales. La norma ISO 20121 proporcionará un esquema de trabajo útil para demostrar el compromiso con la sostenibilidad de una manera reconocida a nivel mundial. Los eventos con sede en diferentes lugares geográficos de todo el mundo experimentarán diferentes temas de sostenibilidad, pero todos ellos estarán en condiciones de aplicar el esquema ISO 20121.
Una vez que un usuario de la norma ha identificado los temas que son relevantes para su situación individual, las etapas posteriores de la norma los apoyarán con el establecimiento de objetivos, la creación de un plan de acción y seguimiento y la medición de las medidas adoptadas. La norma crea una forma de trabajar que debe revisarse a intervalos regulares para asegurar la mejora continua.
Aportes de la ISO 26000 Entre los trabajos que proporcionaron información para la norma ISO 20121 está la norma ISO 26000:2010, Guía sobre la responsabilidad social. Una parte del equipo involucrado en el desarrollo de la norma ISO 26000 también participó en la creación de la ISO 20121. Un ejemplo de la influencia de la ISO 26000 en la nueva norma se encuentra en el área de la identificación del problema. Una parte clave de la norma ISO 20121 pide a los usuarios identificar y comprender sus problemas económicos, sociales, ambientales y sus impactos. Una pregunta común hecha por los usuarios que no están familiarizados con un sistema de gestión por procesos es la siguiente “¿Cuáles deberían ser mis problemas?” Debe quedar claro para cualquiera que esté familiarizado con la industria de los eventos que los eventos varían en tamaño, tipos de asistentes, lugares, contenidos y muchos otros factores, por lo que es prácticamente imposible definir una única lista de temas relevantes para la industria internacional de eventos. En lugar de promover una lista de verificación, la norma ISO 20121 promueve la creación de un proceso para que cada usuario pueda identificar sus propios problemas. La norma ISO 20121 Guía para la identificación del problema se refiere a la lista de impactos incluidos en la norma ISO 26000. Con ello se pretende que los usuarios de ambas normas adopten un enfoque similar en la definición y comprensión de los temas, según sea requerido por sus circunstancias únicas. Tiene sentido resaltar el contenido de la norma ISO 26000 para los usuarios de la norma ISO 20121, ya que esta última norma puede ser relevante en la consideración de los temas sociales. El objetivo es que la ISO 20121 se utilice en todo el mundo por la industria de eventos en todo tipo de eventos, ya sea de negocios, culturales o deportivos. Los eventos de cualquier tamaño tienen un tremendo poder para hacer una diferencia en la sociedad a través de la transferencia de conocimientos o proyectos heredados. Al igual que los elementos de la norma ISO 26000 inspiraron partes de la norma ISO 20121, es posible que la aplicación de la norma ISO 20121 inspire a una mayor consideración de la responsabilidad social.
Desarrollo de fondo La norma ISO 20121 ha sido creada por la industria de eventos para la industria de los eventos. En julio de 2005, cuando Londres ganó el derecho de organizar los Juegos Olímpicos de Londres 2012 y los Juegos Paralímpicos, el Jefe de Sostenibilidad, David Stubbs, estaba dispuesto a encontrar una manera de demostrar que los compromisos de sostenibilidad establecidos en la licitación se transformarían en acciones más eficaces. El entablar conversaciones con el Instituto Británico de Normalización (BSI), condujo en 2006 a lanzar el trabajo de BSI para desarrollar la BS 8901, Especificación de un Sistema de Gestión de Sostenibilidad para Eventos, con la participación de expertos de la industria de los eventos, la normalización y la sostenibilidad.
La norma fue publicada en 2007 y probada por un número de usuarios, lo que condujo a una versión mejorada, que salió en 2009, que fue igualmente probada. Los usuarios de una u otra de las ediciones que dieron información incluyen: Old Trafford Manchester United Football Ground, Lord’s Cricket Groundy, y eventos como el Festival Internacional de Manchester y la Reunión de Profesionales Internacionales Europeos, en Reuniones, Eventos y Conferencia de Londres en 2008. Meses después del lanzamiento de la segunda edición, había evidencias de que la BS 8901 se estaba implementando en América del Norte y Europa. En enero de 2010, se comenzó a trabajar dentro de ISO para desarrollar la edición internacional, ISO 20121. Más de 30 países y organismos de enlace participaron en el trabajo en el proyecto de comité de ISO, ISO/PC 250, Sostenibilidad en la gestión de eventos, dando lugar a la publicación en junio de 2012 de la norma ISO 20121. Desde la idea de la norma en 2005, el proceso de desarrollo ha sido liderado por miembros de la industria de los eventos de todo el mundo que tienen experiencia en gestión de eventos e iniciativas de liderazgo en sostenibilidad.
Las mejores prácticas y la reputación En resumen, la norma ISO 20121 es una norma creada por la industria de eventos por un número importante de personas que actualmente trabajan en la industria de los eventos, entienden el proceso de planificación de un evento y cómo este sistema podría ser implementado. A diferencia de un negocio que podría funcionar de la misma forma los 365 días del año, la industria de los eventos es de carácter cíclico y dependiente de una significativa cadena de suministros. Sin embargo, aunque cada caso es diferente, el proceso para un evento tiene una estructura similar que permitirá que un enfoque de sistema de gestión funcione bien. La norma ISO 20121 proporciona un marco de trabajo para todos los miembros de la cadena de suministro del evento (salas, productoras, empresas de restauración, etc.) para considerar sus impactos sociales, económicos y ambientales. Es relevante para todos los tamaños de evento, y para todo tipo de eventos ‐ empresariales, deportivos y culturales. El uso potencial de la norma ISO 20121 es por lo tanto significativo. Entre sus principales ventajas reconocidas por los usuarios que lo han probado, están las siguientes:
• Mejores prácticas empresariales Tiene sentido tomar un enfoque organizado y procesado para la gestión de impactos económicos, ambientales y sociales. Además, lo que se monitorea y se mide se puede reducir, por lo que es probable que los gastos generales sean más bajos.
• Ventaja de reputación El uso de un enfoque reconocido internacionalmente permitirá a los líderes en sostenibilidad demostrar sus acciones de una manera creíble y transparente.
Sobre la autora Fiona Pelham es Directora Gerente de Eventos Sostenibles, Ltd. Es Presidenta del ISO/PC 250, Sostenibilidad en la gestión de eventos, que desarrolló la ISO 20121, y ha sido Presidenta del comité técnico de la BS 8901 Sistemas de gestión de sostenibilidad para eventos del Instituto Británico de Normalización (BSI), desde el 2007. Dirige la organización sin fines de lucro Impacto Positivo que ofrece educación a nivel internacional para la industria de eventos, y fue co‐autora de Cómo Hacer Eventos Más Sostenibles publicado por BSI. Fuente: Revista ISO Focus+, Edición junio 2012 Traducción al español: Secretaría Ejecutiva de COPANT