Una hoja de cálculo es un tipo de documento, quepermite manipular datos numéricosy alfanuméricos dispuestos en forma de tablascompuestas por celdas (las cuales se suelenorganizar en una matriz bidimensional de filas ycolumnas).

La celda es la unidad básica de información en lahoja de cálculo, donde se insertan los valores y lasfórmulas que realizan los cálculos. Habitualmentees posible realizar cálculos complejoscon fórmulas funciones y dibujar distintos tiposde gráficas.

El entorno de trabajo de nuestra hoja de cálculo se refiere al conjunto de herramientas que te ofrece el programa, para que puedas introducir tusdatos en las celdas y puedas modificarlos respecto a tus gustos y realizar las operaciones matemáticas que necesites.

Al igual que ocurre en nuestro procesador de textos, todas estas herramientas se distribuyen en barras colocadas en la parte superior de la hoja decálculo, y como podrás comprobar a continuación, son las mismas barras que ya te explicamos en el apartado del procesador de textos, excepto labarra de fórmulas, que es una herramienta exclusiva de las hojas de cálculo:

Barra de título: espacio destinado a mostrar el título de la ventana, que engloba el nombre de la hoja de cálculo, y el nombre del programa queestamos utilizando. En la barra de título se encuentran los botones para minimizar, maximizar, o cerrar la ventana.

Barra de menús: espacio situado debajo de la barra de título. Contiene una serie de opciones a elegir por el usuario para realizar determinadastareas en nuestra hoja de cálculo. Estas opciones se recogen a modo de 9 menús desplegables: Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato,Herramientas, Datos, Ventana, y Ayuda.

Barra de herramientas: espacio ubicado debajo de la barra de menús. Contiene botones que representan aquellas tareas que más se utilizan de labarra de menús.

Barra de formato: espacio situado debajo de la barra de herramientas. Contiene botones que representan las opciones más usadas delmenú Formato.

Barra de fórmulas: espacio situado debajo de la barra de formato. Consiste en un rectángulo en blanco donde puedes introducir o modificar todaslas fórmulas matemáticas que utilices para que se apliquen a los datos de tus celdas.

Barra de estado: espacio colocado en la parte inferior de la hoja. Te proporciona informaciónsobre el número de la hoja donde estás trabajando en ese momento, el número total de hojasque tiene el documento, el estilo de la hoja, y el porcentaje de tamaño que tiene la hoja.

Barras de desplazamiento: suelen ser dos, una horizontal, colocada en la parte inferior de lahoja, y otra vertical, colocada en el lateral derecho. Se utilizan para visualizar todos loscontenidos de la hoja que no podemos ver en pantalla.

Cabeceras de columnas y filas: proporcionan información sobre el número de la fila y letra decolumna donde están situados tus datos, es como jugar a los barquitos, las filas se enumerancon números, y las columnas con letras, así que el dato concreto que buscas puede estar, porejemplo, en la celda G4, columna G, fila 4.

Área de trabajo: no es más que tu tabla en blanco, el espacio donde empezar a insertar datosen las celdas.

NÙMERO

ALINEACIÒN

FUENTE

BORDES

RELLENO

PROTEGER

ESTILOS

Operadores de cálculo en las fórmulas

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con loselementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes deoperadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.

Operadores aritméticos

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta omultiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice lossiguientes operadores aritméticos.

Operadores de comparación

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando secomparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valorlógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de concatenación de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto conel fin de generar un solo elemento de texto.

Operadores de referencia

Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará lasoperaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contieneoperadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene unoperador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores deizquierda a derecha

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevovalor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valoresque se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo.

Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operando y, con frecuencia, por funciones. Para introducir unafórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( El signo igual = le indica a Excel que los caracteresque le siguen constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de lamisma.

Fórmulas básicasSUMA de las celdas desde A1 a A10 = suma(A1:A10)

PROMEDIO de las celdas desde A1 a A10 = promedio(A1:A10)

MAXIMO de las celdas desde A1 a A10 = Max(A1:A10)

MINIMO de las celdas desde A1 a A10 = min(A1:A10)

Una fórmula compuesta se puede representar de la forma siguiente:

= <operando_A> <operador 1> <operando B> <operador 2> <operando_C > …….

Cualquiera de los operandos puede ser a su vez una fórmula, esto es, puede estar formado por otros operandos y operadores.

Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan cálculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR(A10;2) redondea un valor numérico que está en la celda A10 hasta 2 posiciones decimales.

• Suma: Con esta función lo que calculamos es la suma de todos los números de un conjunto de datos (también denominado rango) Se representa en la hoja de Excel: =SUMA(celda(s):celda(s)).

• Resta: Análogamente a la suma, pero con el signo - en vez del signo:. Y será: =RESTA(celda(s)-celda(s)).

• Producto: Multiplica todos los números obteniendo el producto de dichos números. Aparecerá: =PRODUCTO(celda(s);celda(s)).

• Dividir: De forma similar al producto. La formula aparecerá =DIVIDIR((celda(s)/celda(s)).

• Porcentaje, %: Excel nos calcula el tanto por ciento de una serie de datos, dividiendo la cantidad entre el total. La expresión de esta función es = PRODUCTO(%; celda(s)).

• Máximo y Mínimo: Con esta función Excel nos va a indicar el valor máximo y mínimo de un conjunto de valores. Así:=MAX(rango) y=MIN(rango).

• Promedio: Devuelve la media aritmética de una serie de valores. Con la expresión: =PROMEDIO(rango).

SIMPLE

Fórmula Acción

=128+345 Suma 128 y 345

=5,25^2 Halla el cuadrado de 5,25

Una fórmula sencilla o simple contiene un solo operador y uno o dos operandos,ejemplos de estas fórmulas se muestran a continuación:Para introducir estas fórmulas se puede seguir el siguiente procedimiento:1.Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.2.Escribir el signo igual (=).3.Introducir la fórmula.4.Presionar ENTRAR.Otra forma para ingresar una fórmula, es utilizar la barra de fórmulas si estáactivada.

ANIDADA

La siguiente fórmula utiliza lafunción SI (=SI(arg1;arg2;arg3)), la cual compara elresultado producido porla función PROMEDIO (función anidada) con el valor50, para determinar cual valor se le va a asignar a la celdaen la que se introduce la fórmula.

Los filtros pueden ser utilizados para reducir el número de datos en las hojasde cálculo y ocultar partes. Si bien puede sonar un poco como agrupación, elfiltrado es diferente por la forma en la que te permite calificar y mostrar sólolos datos que te interesan.

PASOS PARA FILTRAR LOS DATOSPaso 1:

Comienza con una hoja de trabajo en cada una columnas tenga un nombre y haz clic en el encabezado de la columna filtrarás.

Paso 2:

Selecciona la ficha Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar. Posteriormente,pulsa la opción Filtro. Verás que aparecen unas flechas desplegables en elencabezado de cada columna.

Paso 3:

Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar. En esteejemplo, vamos a filtrar la columna Tipo.

Paso 4:

Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto a Seleccionar todo para desmarcar todo rápidamente.

Paso 5:

Marca las casillas junto a los datos que quieres ver. En este ejemplo, portátil y proyector.

Paso 6:

Haz clic en Aceptar. Todos los demás datos se filtran o se ocultan temporalmente. Sólo portátiles y proyectores serán visibles.

Mediante la aplicación de formato condicional a los datos, es posible identificar rápidamente varianzas en un intervalo de valores con solo echar un vistazo.

PASOS PARA APLICAR N FORMATO CONDICIONAL

Seleccione los datos a los cuales desea aplicar un formato condicional.

Aplique el formato condicional.

1. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Escalas de color.

2. Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de colores para ver una vista previa de los datos con formato condicional aplicado.En una escala de tres colores, el color de arriba representa valores más altos, el color del medio representa valores medios y el color de abajo representa valores más bajos. Este ejemplo usa la escala Rojo - Amarillo - Azul.

Pruebe el formato condicional.

En la pestaña Inicio en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y luego pruebe con los estilos disponibles.

Pasos siguientesDespués de aplicar un estilo, seleccione los datos, haga clic en Formatocondicional en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Administrarreglas.

Las tablas dinámicas son útiles para analizar los datos almacenados en Excel. En este tutorial revisaremos los aspectos básicos del trabajo con las tablas dinámicas para poder realizar un análisis exitoso de la información.

PASOS PARA CRER UNA TABLA DINAMICA

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámicaen una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y secreará la nueva tabla dinámica.

Excel agregará en la parteizquierda del librola tabla dinámica y en laparte derecha la lista decampos. Esta lista decampos está dividida endos secciones, primero lalista de todos los camposde los cuales podremoselegir y por debajo unazona a dondearrastraremos los camposque darán forma alreporte ya sea comocolumna, fila, valor ocomo un filtro.

Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valoresy la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuraciónes la siguiente:

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de unamanera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas.

Cuando realizamos alguna consulta pública para cualquiertipo de trabajo que debemos reflejar mediante estadísticas,éstas, para ser más entendibles, deben ser mostradasmediante gráficos.

Esto se lo puede realizar de manera rápida y sencilla en elprograma Excel, que está especialmente pensado para estetipo de trabajos, nuestro experto en el tema nos estaráexplicando el paso por paso para lograr realizar este tipode gráficos estadísticos.

Empezamos con la primera tabla seleccionamos solo losdatos relevantes que son la columna Partidos y Votos losseleccionamos como muestra en la imagen de abajo:

Ahora hacemos clic en la pestaña Insertar, y escogemos Grafico Circularcomo muestra en la siguiente imagen:

Ahora si todo va bien nos saldrá la siguiente forma:

Si hacemos clic en la imagen en la parte superior de MS Excel 2010 nos saldrá una opción en la cual nos permite agregar etiquetas y porcentajes, como muestra en la siguiente imagen:

Recuerda que la opción e arriba que se muestra en la imagen de arriba solo aparece cuando hacemos clic en el grafico entero.

De la misma forma escogemos para este tipo de tablas el grafico Columna Agrupada 3D de la pestaña Insertar, como muestra en la siguiente imagen:

Y listo nuestro resultado será este: