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SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EXPERIENCIA DEL BANCO DE ESPAÑA EN LA IMPLANTACIÓN DE SU ACTUAL SISTEMA CONTABLE
Juan Manuel Díaz del CastilloResponsable de la Unidad de Servicios de Administración InternaSistemas de Gestión
XII Reunión sobre Aspectos Contables y Presupuestales de Banca Central
Guatemala26/11/2010
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ÍNDICE
Antecedentes, análisis y conclusiones
Solución anterior
Necesidades planteadas
Enfoque del estudio (Producto de mercado Vs Desarrollo Propio)
Conclusiones del estudio
Proyecto de desarrollo
Características del proyecto
Enfoque del proyecto
Cronograma del proyecto
Organización del proyecto
Experiencia
Solución actual
Conclusiones
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ANTECEDENTES, ANÁLISIS Y CONCLUSIONES
CEX (Contabilidad Departamento Extranjero). Aplicación que incorporaba los asientos en divisa, los convertía a euros y los enviaba a CNT. Adicionalmente realizaba cálculos de la posición global en divisa y elaboraba los resultados por compraventa de divisas.
3
Solución anterior
CNT (Proceso Contable Euros). Aplicación que incorporaba todos los asientos en euros (anteriormente pesetas). Con esa información elaboraba el balance anual,el balance diario en términos de flujos y el balance trimestral revaluado, así como otros productos de índole diversa (control de las cuentas del Tesoro, determinación del beneficio, etc.). Adicionalmente se encargaba de gestionar la contabilidad de las distintas sucursales del Bancoy de su integración de divisas.
ODA (Obtención de Datos para Análisis). Pequeña aplicación que recopilaba información de operaciones en divisas y euros,y de la posición patrimonial del Banco de las aplicaciones operativas.
Procesos de Usuario (Excel y SAS). Procesaban la informaciónde las aplicaciones CNT, CEX y ODA, así como información procedente del SEBC (Sistema Europeo de Bancos Centrales) para la realización de análisis y elaboración de informes.
1985
1992
1998
SISTEMAS DE INFORMACIÓN 4
Solución anterior
CEX
Aplicaciones operativas con importes en moneda extranjera
Asientos por operaciones divisas
CNT
Aplicaciones operativas con importes en euros
Asientos por operaciones euros
ODA
Asientos €
Integración en CEX
Integración en CNT
Asientos CNTen euros
Asientos intermediosen euros
Asientos intermediosen divisas/euros
Asientos CEXen divisas/euros
DPTO DE INTERVENCIÓN
APLICACIONES yDPTO DE INTERVENCIÓN
DPTO DE INTERVENCIÓN
Datos contables y de operaciones para
procesos de usuario
APLICACIONES yDPTO DE INTERVENCIÓN
ANTECEDENTES, ANÁLISIS Y CONCLUSIONES
SISTEMAS DE INFORMACIÓN 5
Necesidades planteadas
Disponer de un Sistema Contable único, homogéneo y
flexible, que hiciera innecesaria la coordinación
requerida entre las aplicaciones CNT y CEX, y
fuera capaz de adaptarse mejor a los cambios de
normativa contable:
1
Con un sistema que gestionara la contabilización de las operaciones
de euros y/o divisas de forma uniforme, y que unificara y
eliminara procesos.
Sistema altamente parametrizable.
2 Facilitar la consulta de los datos contables y de las operaciones:
Incrementando la información recibidade las operaciones de back-office.
Empleando mecanismos que permitieran la definición y ejecución ágil de informesy consultas on-line.
Definiendo un Datawarehousede información complementaria que potenciara la obtención de información,y sustituyera los procesos de usuario y la aplicación ODA.
Simplificar la organización administrativade Madrid:Unificando las unidades contables Madrid-Sucursal, Madrid-Centro y Departamento Extranjero, y eliminando apuntes contables entre ellas.
3
Necesidades
planteadas por
Intervención
ANTECEDENTES, ANÁLISIS Y CONCLUSIONES
SISTEMAS DE INFORMACIÓN 6
Enfoque del estudio
Análisis de la situación actual
• Estudio de los sistemas vigentes (CNT, CEX, ODA y Procesos de usuario)
• Inventario de funcionalidades
Prospección de mercado
• Limitación inicial de soluciones (dos productos y desarrollo propio)
• Estudio sistemas existentes en otros Bancos Centrales del SEBC, empresas españolas, etc., mediante visitas programadas
Análisis de alternativas
• Definición de pre-especificaciones funcionales para la nueva solución
• Establecimiento de criterios de valoración
• Estudio detallado de soluciones (Herramienta de Mercado y Desarrollo Propio)
• Estudio de impacto en las aplicaciones operativas del Banco
ANTECEDENTES, ANÁLISIS Y CONCLUSIONES
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Criterios de valoración:
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Aspectos Funcionales Aspectos técnicos Aspectos relativos a la implantación
Grado de cobertura. Estabilidad y fiabilidad de la
solución. Flexibilidad y adaptación a cambios
funcionales. Capacidad de adaptación a nuevos
requisitos legales y tecnológicos. Dependencia externa. Problemática derivada de la
implantación de nuevas versiones. Alineación con las soluciones de
otros miembros del SEBC.
Complejidad del entorno. Adaptabilidad a diferentes
arquitecturas. Posibilidades de cambio de
plataformas en el futuro. Entorno de desarrollo. Conectividad.
Necesidades de formación. Plan de proyecto, conexión y
repercusiones en las aplicaciones del BE.
Complejidad de la inicialización del sistema.
Repercusiones organizativas.
Costes Económicos
Coste de licencias. Coste del desarrollo. Costes de infraestructura asociada. Coste de mantenimiento anual.
Enfoque del estudio (análisis de alternativas)
ANTECEDENTES, ANÁLISIS Y CONCLUSIONES
SISTEMAS DE INFORMACIÓN 8
Herramienta de Mercado Desarrollo Propio
Principales ventajas
Mayor implantación en otros Bancos del SEBC, lo que facilitaría acometer cambios comunes.
Menor dependencia externa. Menor coste del proyecto. Integración completa con el estándar
tecnológico del BE.
Principales inconvenientes
La empresa debe adecuarse al funcionamiento del producto.
No implantada en las Entidades de Crédito españolas.
Mayor coste de mantenimiento anual. Requiere una administración técnica y
funcional específica, que hubiera sidonecesaria integrar en la estructura del BE.
Mayor plazo de desarrollo.
Conclusiones del estudio
Adoptar la solución de Mercado suponía la toma de una decisión estratégica para su posible ampliación a otros módulos del producto.
ANTECEDENTES, ANÁLISIS Y CONCLUSIONES
SISTEMAS DE INFORMACIÓN 9
FORTALEZAS DEBILIDADES La mayoría de las funciones estaban desarrolladas y
probadas en múltiples instalaciones. Integración de los datos con otros módulos de la herramienta. Versatilidad en cuanto al uso de plataformas tecnológicas y
bases de datos, lo que permite garantizar que la decisión de la arquitectura no hipotecara futuras decisiones del BE.
Flexibilidad de la aplicación: periódicamente salen nuevas versiones corrigiendo errores de versiones anteriores y añadiendo nuevas funcionalidades
Dependencia de un proveedor externo para la incorporaciónde cambios y nuevas funcionalidades.
Escasa penetración en el sector de banca en España. La empresa debe adecuarse en cierta medida al
funcionamiento del producto. Requiere una formación específica tanto técnica como
funcional. Complejidad en la carga inicial y el arranque. Requiere una administración técnica y funcional específica,
que hubiera sido necesaria integrar en la estructura del BE. Mayor coste estimado de implantación y mantenimiento que
con desarrollo propio.
OPORTUNIDADES AMENAZAS Evitar el posible aislamiento del resto de Bancos Centrales
del Eurosistema en las soluciones técnicas. Establecimiento de una plataforma a la que se pueden ir
añadiendo con mayor facilidad otros módulos de la herramienta.
Disponibilidad de funcionalidades complementarias comoworkflow.
Requiere mucha colaboración de los usuarios en cuanto a alta dedicación durante un periodo importante de tiempo.
Cambio en la operativa de los usuarios del sistema contable, incluidos los de sucursales.
Requería tecnologías de nuevos uso en BE paradeterminadas conexiones con las aplicaciones.
Dificultad para aprovechar la utilización de nuevos módulosde la herramienta en el corto y medio plazo.
Necesidad de definir y desarrollar las interfases con otrasaplicaciones.
Conclusiones del estudio. Herramienta de Mercado
ANTECEDENTES, ANÁLISIS Y CONCLUSIONES
SISTEMAS DE INFORMACIÓN 10
Conclusiones del estudio. Desarrollo Propio
FORTALEZAS DEBILIDADES Adaptación a peticiones de usuario.
Viable y más sencilla que en otros casos la conversión de datos e inicialización del sistema.
Integrado en la administración técnica general del BE.
Metodología conocida por los participantes en el proyecto.
Utilización de herramientas y tecnología estándar del BE.
Garantía para acometer las modificaciones necesarias, por depender exclusivamente del BE.
Coste de implantación y mantenimiento más económico.
Largo plazo de desarrollo.
Flexibilidad más limitada que con la herramienta de Mercado.
OPORTUNIDADES AMENAZAS Adquisición de experiencia durante el desarrollo del proyecto. Novedad del entorno de desarrollo.
ANTECEDENTES, ANÁLISIS Y CONCLUSIONES
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PROYECTO DE DESARROLLO
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Características del proyecto
Proyecto muy grande, cuyo desarrollo se contrató con una empresa externa, con las
complicaciones asociadas al control de varios equipos de trabajo (muchas
reuniones de seguimiento, desarrollo e implantación por bloques, etc.).
Participación modélica del Departamento de Intervención General:
ideas claras y dedicación a tiempo completo.
Característicasdel
Proyecto
Utilización de una infraestructura de desarrollo y ejecución nueva
para los equipos técnicosde desarrollo (necesidades de
formación para los equiposde desarrollo, y participación más
intensa de las unidades especializadas de apoyo).
Relación del sistema contable con un número muy elevado de aplicaciones operativas, lo que
requería una coordinación especial (47 aplicaciones
afectadas).
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PROYECTO DE DESARROLLO
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Dividido en tres subproyectos independientes, pero intrínsecamente relacionados:
Desarrollo e implantaciónNuevo Sistema Contable
CTAProceso contablee Integración de
aplicaciones
Diseño e implantaciónDatawarehouse
Adaptaciónaplicacionesoperativas
Aplicaciones que manejan datos
contables(Euros y M.E.)
Características del proyecto
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PROYECTO DE DESARROLLO
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Algunos datos de volumen:
Características del proyecto
Sucursales 23Cuentas contable (Cuadro contable) 2.082Aplicaciones que integran asientos 54Número de asientos/día 1.200
Integrados de aplicaciones 930Manuales 54Inducidos por la propia aplicación CTA 45
Número de apuntes/día 3.500Procesos ejecutados diariamente por todas las sucursales 220Informes generados diariamente por todas las sucursales 285
Volúmenes de datos del Sistema Contable
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PROYECTO DE DESARROLLO
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Desarrollo e implantación de un Nuevo Sistema Contable:Agrupación de las funcionalidades en cuatro bloques para la realizacióndel desarrollo
Funcionalidades homogéneas
Permitir rodajes parciales más fáciles de controlar
Implantación por bloques
Minimizar riesgos
Criterios de agrupación
Enfoque del proyecto
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PROYECTO DE DESARROLLO
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Funciones Bloque 1 Bloque 2Gestiónde Asientos
Entrada manual, modificación y anulaciónde asientos.
Verificación, contabilización, intervención y bloqueo. Levantamiento del bloqueo y de la contabilización. Visto bueno a modificación de asientos.
Procesosde Operaciones con Divisas
Comprobación de la posición. Valoración de cuentas a cambio contable
y contabilización. Valoración de cuentas a cambio de mercado.
y contabilización. Regularización de minusvalías.
Mantenimientode Datos Generales
Mantenimiento de componentes de cuentas. Mantenimiento de cuentas y relaciones entre cuentas. Mantenimiento de conceptos. Mantenimientos de asientos a inducir. Mantenimiento de plantillas de asientos. Mantenimiento de datos de aplicaciones. Mantenimiento de procesos, eventos y destinatarios.
Bloqueo de cuentas. Comprobación de bloqueos. Desbloqueo de cuentas.
Inicializacióndel Sistema
Tablas de conversión: cuentas, conceptos y correos. Obtención de saldos de CNT y de CEX. Generación de asientos de dotación inicial de saldos. Conversión de asientos de CNT y CEX y de correos.
Enfoque del proyecto
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PROYECTO DE DESARROLLO
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Funciones Bloque 3 Bloque 4Gestiónde Asientos
Copia de asientos y alta con plantillas. Emisión de apuntes de correos. Gestión de apuntes de conformidad. Levantamiento de asientos de conformidad. Levantamiento de emisión de apuntes de correo.
Integración de asientos (Generación asientos, Gestión de duplicados, Comparación de asientosy Liberación de asientos duplicados).
Conversión de asientos (de CNT, CEX y correos)en integración.
Procesos Fin de Día en Sucursales
Cuadre de cuentas con desgloses. Cuadre con aplicaciones. Comprobaciones en sucursales. Cierre del día en sucursales y Reapertura del día. Levantamiento del cuadre de cuentas con desgloses.
Procesos Centralizados
Correo de conformidad automática, Comprobaciones generales y Generación de asientos inducidos.
Cierre general y Reapertura del día. Levantamiento y Cierre de un período.
Informes y Consultas
Informes. Rutinas de consultas de Cuentas, Conceptos, Saldos
y Estado del proceso contable. Consultas de archivos generales de la instalación.
Inicialización del Sistema
Avance y Retroceso de la situación contablede un periodo.
Inicialización de saldos de cuentas. Inicialización de registros de control de procesos.
Enfoque del proyecto
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PROYECTO DE DESARROLLO
Diseño e implantación del Datawarehouse
Este subproyecto se inició en pleno desarrollo de la aplicación contable, y dada su elevada dependencia con la estructura de los datosde esta aplicación, una vez terminadasu definición funcional, se interrumpió la fase de desarrollo (más de un año) hastano considerar que dicha estructura era estable.
Escasez de recursos.
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Enfoque del proyecto
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PROYECTO DE DESARROLLO
Adaptación aplicaciones operativas
Se trataba fundamentalmente de un proyecto de coordinacióncon los equipos de soporte de las 47 aplicaciones operativas afectadas.
Evitar una implantación masiva de aplicaciones el día que entrara en funcionamiento la nueva aplicación Contable, proporcionando mecanismos transitorios que permitieran a las aplicaciones disponer de una horquilla temporal suficientemente amplia para poder realizar las adaptaciones requeridas.
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Enfoque del proyecto
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PROYECTO DE DESARROLLO
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2005Ene May
Definición sistema contable
Desarrollo sistema contable
Entregas parciales pruebas usuarioDesarrollo
Inicialización sistema en producciónPruebas preproducción
Adaptación aplicaciones operativas
Contratación proyecto desarrollo
Sep2006 2007 2008 2009
Ene May Sep Ene May Sep Ene May Sep Ene May Sep Ene May Sep2010
Arranque producción
Paralelo con CNT y CEX
Estudio previo sistema DW
Desarrollo sistema DWDesarrollo
Inicialización sistema en producciónPruebas preproducción
Contratación análisis y desarrollo
Arranque producción
Paralelo con procesos usuario
Análisis sistema DW
Cronograma del proyecto
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PROYECTO DE DESARROLLO
El Equipo de Intervención General estaba compuesto por un coordinador principal y otras seis personas expertas en las diferentes partes del negocio (contabilidad en euros, contabilidad en divisas, información relacionada con el BCE, etc.).
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Organización del proyecto
El equipo de Sistemas de Información estaba compuesto fundamentalmente por dos Jefes de Proyecto a tiempo completo, ambos con un conocimiento funcional profundo del antiguo sistema contable.
La empresa externa empleó un equipo formado por un Jefe de Proyecto y 5/6 analistas a tiempo completo y un grupo de 14 diseñadores y programadores, aunque en puntas de trabajo llegóa alcanzar las 20 personas.
Equipo del
Proyecto
SISTEMAS DE INFORMACIÓN 21
Un proyecto de esta magnitud debe dimensionarse con toda la precisión que resulte posible, y la funcionalidad debe quedar perfectamente definida evitando ambigüedades que puedan ocasionar interpretaciones erróneas en los equipos de desarrollo.
El desarrollo propio tiene un coste inicial más elevado (en esfuerzo y duración), pero tiene como ventaja fundamental, que permite adaptar perfectamente los sistemas a las necesidades específicas del Banco.
Además, debe someterse a un control constante y estricto, y aflorar los posibles problemas cuanto antes, ya que sucorrección temprana es menos costosa.
PROYECTO DE DESARROLLOExperiencia
Experiencia
SISTEMAS DE INFORMACIÓN 22
PROYECTO DE DESARROLLOExperiencia
Comunicación fluida entre los departamentosde SSI e IG, con el objetivo común de solucionar cualquier problema que se presentara.
Es conveniente abordar los proyectos de este tipo,de forma incremental y por bloques, de forma quelos usuarios puedan percibir su grado de avance.
Un proyecto de este calado requiere un esfuerzo de formación elevado para su puesta en funcionamiento. En concreto, en nuestro caso se impartieron 6 sesiones formativas para 46 personas de sucursales,130 personas usuariasde las aplicaciones operativasy 30 responsables informáticosde dichas aplicaciones.
Experiencia
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1
2
3
SOLUCIÓN ACTUAL
23
Desde marzo de 2009,
el Banco de España cuenta
con una aplicación
de Contabilidad (CTA),
construida mediante
un desarrollo a medida,
que se encarga de:
Integrar la contabilización efectuadapor las aplicaciones operativas, tantoen divisas como en euros, y contabilizar operaciones residuales no mecanizadas.
Proporcionar una herramientaque permita a los usuarios la definición de sus propios informes, así comoel mantenimiento de versionespara aquellos que lo requieran.
Obtener los estados financierose informes contables (entre losque se encuentran Mayor, Extractos, Pormenores y Balances), así como elaborar e intercambiar información contable con el BCE.
marzo de 2009aplicación
de Contabilidad(CTA)
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1
2
SOLUCIÓN ACTUAL
Elaborar nuevos informes, a partir delos cuales se permitirá navegar a posibles atributos y datos de origen, así como desdela información agregadaa los datos de detalle, de acuerdo a las relaciones o criterios de agrupación definidos entre los datos.
24
Su puesta en
producción
proporciona:
Un repositorio único de datos, que contiene información de las diferentes aplicaciones operacionales, datos procedentes de otros organismos públicos e información propia del Departamento de Intervención General del Banco.
mayo de 2010Datawarehousede Contabilidade Información
Financiera
Una herramienta de análisis de datos, a partir de la cual:
Se pueden obtener los informes predefinidos para su análisis (Informes de la cuentade resultados, Informes del análisis de la cuenta de resultados, Informes de previsión de la cuenta de resultados e Informes para estadística).
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SOLUCIÓN ACTUAL
25
El entorno de trabajo de los usuarios presenta un aspecto
Windows (menús desplegables, navegación
sencilla, integración con Office, etc.), completamente
adaptado a la imagen corporativa del Banco.
1
2 Se trata de un sistema informático con un elevado nivel de parametrización,que permite a cada usuario personalizar su entornode trabajo.
3El nuevo código de las cuentas está formado
por hasta18 posiciones “inteligentes”, que
facilitan las búsquedas de información por
múltiples criterios de exploración.
Se mejora y potenciala posibilidad de consulta de la información (criterios de selección amplios, posibilidad de exportación a herramientas de usuario final, etc.)
4
Principales
características de la
solución adoptada
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SOLUCIÓN ACTUAL
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Posee un subsistema de generación de informes
muy sofisticado, que además de las
funcionalidades habituales, gestiona el
versionado de los informes, permite la
generación y mantenimiento de
estructuras epígrafes, etc.
56 La gestión de la seguridad
informática se puede llevar a unos grados de granularidad que permiten controlar funcionalidades individuales, y en algunos casos, datos a nivel campo de una tabla.
7Permite la utilización de plantillas con “asientos
predefinidos”, que facilitan la introducción de datos en el sistema.
Permite la consulta del “Manual de contabilidad”, con posibilidad de acceso directo a las normas contables que regulan cada cuenta.
8
Principales
características de la
solución adoptada
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SOLUCIÓN ACTUAL
27
Las sucursales cierran aproximadamente
media hora antes que con CNT y CEX.
910 El Balance diario que se
genera para el BCEse obtiene breves instantes después del cierre de las aplicaciones operativas (alrededor de las 19:00). Principales
características de la
solución adoptadaCon CNT y CEX había que conocer y utilizar más
de 100 transacciones diferentes.
Ahora existe un único enlace al sistema y los
usuarios, en función de su perfil, pueden contabilizar,
intervenir, modificar maestros, etc...
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SOLUCIÓN ACTUAL
28
Aplicaciones operativas con importes en euros y en
divisas
CTA
Aplicaciones operativas con importes en euros
Datos de asientosen euros y divisas
Asientos en euros y divisas
APLICACIONES E INTERVENCION Data
warehouse
Integración en CTA
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CONCLUSIONES
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El sistema resultante de este proyecto está cumpliendo con los objetivos que se perseguían (Disponer de un Sistema Contable único, homogéneo y flexible, Simplificar la organización administrativa de Madrid y Facilitar la consulta de los datos contables y de las operaciones).
Una vez finalizado el proyecto, la experiencia está resultando muy positiva para el Banco:
Usuarios de todos los perfiles (Sucursales y Oficinas Centrales) han manifestado su satisfacción, por disponerde un sistema moderno, flexible y simplificado, quefacilita la utilización, y permite la selección y consulta dinámica de la información.
Sistemas de Información está satisfecho al contarcon un sistema desarrollado con tecnología estándardel Banco, lo que facilita las labores de mantenimiento.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CONCLUSIONES
30
¿Qué haríamos diferente?
Independizar la gestión del proyecto.
Empezar cada cosa a su debido tiempo (contratar el desarrollo una vez completada y aprobadala definición funcional, retrasar el inicio del Datawarehouse, no empezar el desarrollo hastala estabilización de la nueva tecnología, etc.).
¿Qué hemos aprendido?
Que proyectos de estas características deben definirse y dimensionarse con toda la precisión que sea posible.
Que sólo se puede llegar a un sistema completamente adaptado a los procesosdel Banco mediante un desarrollo a medida.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CONCLUSIONES
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¿Qué decisión tomaríamos si tuviésemos que hacerlo hoy?
Seguramente la misma.
¿Qué haríamos igual?
Abordar el desarrollo por bloques y controlarel proyecto con el mismo nivel de vigilancia.
Formar un equipo de trabajousuarios/informáticos con el mismo nivelde entendimiento y compromiso.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GRACIAS POR SU ATENCIÓNJuan Manuel Díaz del Castillo