EXPOANDES EN EUROPA

EXPOSICION MULTILATERAL DE PRODUCTOS & SERVICIOS REGION ANDINA AMERICA DEL SUR

Juan Guzman Romaa Presidente ExpoAndes CICAN Norma Pitman Coordinadora ExpoAndes Europa - CICAN

Cusco, Peru 06 de enero, 2012

EXPOANDES CICANSe enorgullece de ser una plataforma de exposicin, demostracin y venta de los artculos y servicios exportables y exclusivos del mercado de la Regin Andina. EXPOANDES EUROPA realizar exposiciones en seis paises de europa desde el 12 de julio al 19 de agosto del 2012. El evento estar reservado a un nmero limitado de asistentes quienes gozarn en forma exclusiva y en directo de los productos y servicio de la Region de los Andes. Adems podrn gozar los asistentes del arte, la comida exquisita de los andes, moda , viajes, y mucho ms. Paralelamente a la exposicin multisectorial de productos y servicios de primera lnea; y durante toda la exposicin podrn disfrutar de demostraciones nicas y novedosas de los productos a exhibir, y si desea como broche de oro disfrutar de nuestra cena de gala.

UBICACION DE LAS EXPOSICIONES: Donde se celebrarn las Exposiciones? En Hoteles con la infraestrcutura adecuada para este tipo de eventos. Se escogern con este marco magnficos recintos con emplazamiento para celebrar la exposicin y hacer sentir a nuestros asistentes lo que realmente merecen.

PROGRAMA DE EXPO ANDES EN EUROPA 2,012PRIMER DIA DE EXPOSICION 10:00 Recepcin y Bienvenida 10:15 - 21:00 Feria de Expositores de EXPOANDES - Pintura y escultura - Joyera y Bisuteria - Arte hecho a mano - Alta Gastronoma - Turismo Exclusivo - Inmobiliaria - Moda 12:00 - 19:00 Demostraciones - Moda - Personal Shopping - Joyeria Bisuteria - Pintura y Escultura - Cata de Vinos y piscos - Cata de alimentos y bebidas andinas.

15:30 - 21:00

Ponencias empresas de productos y servicios exclusivos. Mesa de negociaciones de compra-venta a futuro

SERVICIO VIP ULTIMO DIA DE EXPOSICION 21:30 22:30 24:00 24:15 Cena de Gala Espectculos Sorteos Fiesta / Baile

COSTOS POR INGRESO AL EVENTOTARIFAS: Entrada : 50 Eur Exposicin, Demostraciones, Catas, Andes Diamond Cocktail, Desfile Moda y Ponencias Expertos . VIP PASS: 100 Eur

Feria , Demostraciones , Catas , Diamond Cocktail, Desfile Moda, Ponencias Expertos . Cena de Gala , Espectculos, Sorteos, Fiesta /Baile y Actividades Exclusivas. *Reserva anticipada* *Consultar condiciones especiales para grupos*

Contacto y Reservas: CICAN CUSCO PERU CICAN EUROPA MILAN ITALIA

Si esta interesado en participar como Expositor, Patrocinador o Visitante por favor rellene el formulario.

PARTICIPANTES Y AUSPICIADORESParticipantes: Empresas tanto locales, nacionales como internacionales con capacidad de exportacin y reconocimiento ofreciendo los mejores servicios y productos exclusivos con la capacidad de congregar al visitante exigente, asiduo y amante de lo selecto. Auspiciadores: Empresas Pblicas y Privadas de la Regin y Europa

Exposiciones y Ferias: Cul es la Diferencia? Qu es una Feria?Las Ferias por lo general son eventos con las siguientes caractersticas: Se llevan a cabo en un lugar geogrfico bien definido, en un momento en el tiempo tambin bien definido. Son enfocados y/o dedicados principalmente a una o varias actividades econmicas, sectores industriales, actividades culturales y/o de entretenimiento.

Definicin:LAS FERIAS SON AMBIENTES CREADOS PARA FAVORECER EL INTERCAMBIO DE INFORMACIN Y EL INTERCAMBIO COMERCIAL ENTRE DIFERENTES PBLICOS CON INTERESES PARTICULARES EN EL CONTENIDO TEMTICO DEL EVENTO.

Qu es una Exposicin?Las Exposiciones caractersticas:

por

lo

general

son

eventos

con

las

siguientes

Se llevan a cabo en un lugar geogrfico bien definido En un momento en el tiempo tambin bien definido Son enfocados y/o dedicados principalmente a una o varias actividades econmicas o sectores industriales

Definicin:LAS EXPOSICIONES SON AMBIENTES CREADOS PARA FAVORECER EL INTERCAMBIO DE INFORMACIN Y LA GENERACIN DE NEGOCIOS ENTRE DIFERENTES ACTORES CON INTERESES PARTICULARES EN UN SECTOR ECONMICO.

Expos y Ferias: Cul es la Diferencia? En ConclusinLas exposiciones son eventos de Negocio a Negocio, B2B o Trade Shows

EXPOS = BUSINESS TO BUSINESSLas Ferias son eventos Comerciales y de entretenimiento enfocados al Consumidor Final, B2C o Consummer Shows

FERIAS = BUSINESS TO CONSUMER

El Expositor , El Visitante y El OperadorFinalmente, El Expositor y El Visitante son los dos principales protagonistas de las Ferias y Exposiciones. El Expositor: es la persona o empresa que est interesada en mostrar sus productos y/o

servicios para darse a conocer, promoverse, incrementar sus ventas, etc. El Visitante: es la persona o empresa que tiene algn inters en la oferta de los

expositores as como en los diversos contenidos y actividades del evento. Busca, investiga, compra, compara, se entretiene, etc. El Operador: es la persona o empresa que crea el ambiente para que los anteriores

logren sus objetivos y tengan una buena experiencia.

Modelo de un evento ExitosoComo las Ferias y Exposiciones son especializadas en algn tema, por lo general son organizadas por un ente con experiencia y conocimientos en dicho tema y una empresa experta en la organizacin de eventos.

Institucin Experta + Organizador = Comit Organizador

E v e n t o E x i t o s o !

El Operador de Ferias y ExposicionesQu hace un Operador?El operador es una empresa especializada en la organizacin de Ferias y Exposiciones.Esta empresa generalmente est compuesta por las siguientes reas:

Comercial y VentasOperaciones Atencin a Clientes Mercadotecnia y Relaciones Pblicas

Administracin y Finanzas

Estas reas se coordinan y trabajan en tres tiempos con diferentes actividades en cada tiempo.

Antes del evento

Durante el evento

Despus del evento

Integracin de Cartera Contacto con Clientes Reservacin de espacio

reas de un OperadorVentas Administracin Atencin a Clientes Operaciones

Contratacin Envo de factura(s) Envo de Manual del Expositor

Atencin a ExpositoresGestin de Cobranza Montaje

Mercadotecnia y RP

EventoPreventa Desmontaje Evaluacin

rea ComercialPre-venta

Revisar precios y plan Revisar contrato con expositores Determinar fuerza de ventas Asignacin de cuota y cartera a vendedores

Apoyar eventos de promocin

Venta

Contacto / Visita prospectos

Cerrar ventas y contratos Actualizar plano de exposicin Registro de ventas

rea ComercialCartera de clientes y prospectos

Establecer criterios de calificacin

Elaborar cartera de prospectos Calificar cartera de acuerdo a criterios Contacto a clientes con base en criterios de la cartera

rea ComercialReporte de Ventas El reporte de Ventas es el documento que indica al Comit Organizador sobre los avances reales del evento. Ponderacin% Porcentajes

Clasificacin Contratos En Proceso de Firma Reservados Cancelados

MarketingActividades antes del evento

Elaborar propuesta plan pre-venta Actualizar plan con avance de venta Elaborar plan definitivo de montaje

Desarrollar plan y check-list del eventoCoordinar el evento en montaje Asignar funciones y reas a cubrir al personal de apoyo Realizar juntas con personal de Ventas y de apoyo Recomendar proveedores idneos

OperacionesActividades durante el evento y al terminar

Recibir recinto Coordinar personal de apoyo (floor manager) Coordinar y supervisar montaje con proveedores

Supervisar servicios a expositores Asignar stands a expositores Coordinar colocacin de sealamientos Coordinar montaje de requerimientos inauguracin y

Clausura Controlar funcionamiento del evento Coordinar desmontaje Entregar recinto

Atencin a ClientesManual del Expositor

Elaboracin de contenido para manual de expositor Captura de contenido por parte de atencin a clientes Entregar el manual para su impresin / difusin a expositores Apoyar a expositores en aclaracin de dudas

Entrega de materiales y gafetes a expositoresEncuestas de satisfaccin de expositores

Mercadotecnia y RPPublicidad, Promocin y Relacines con Prensa y Gobierno

Plan de Marketing Plan de Medios Diseo e Implementacin de Promociones

Investigacin de Mercado Encuestas a visitantes y Expositores Eventos y Boletines con Prensa Contacto con autoridades del Gobierno. Protocolo

La ltima Pieza, El Expositor

El Expositor

Ser Ms para Ganar Ms

El Expositor busca que su participacin en un evento favorezca el logro de sus objetivos comerciales. Una exposicin es una Gran Oportunidad de Negocios para ellos. Pero para que esto suceda se debe de preparar.

El Expositor Plantear Objetivos

Amplia Diversidad de Objetivos1. 2. 3. 4. 5. 6.

Colocar Pedidos Lanzamiento de Productos Ubicar nuevos Clientes Investigacin de Mercado Presentaciones Fsicas de Productos Programa de Relaciones Pblicas

Conocer a la Competencia y el Mercado 8. Alianzas Estratgicas 9. Fortalecimiento de Imagen 10. Citas con Clientes Actuales 11. Otros7.

Planeacin

Prepararse para el evento. Materiales, gente y actividades Listado de Materiales Artculos Promocionales Material para Exponer Formatos de registro, pedidos, etc. Stand Papelera Reglamento Personal Publicidad Tarjetas Personales Mucho Ms

El Evento

El tiempo es Oro. Aprovechar desde el primer Minuto

Calcular tiempo Neto de evento Crear Saludo Atractivo

Atender al visitante por su nombre Preparar despedida. Artculo Promocional Evaluacin Diaria (ventas, contactos, contexto, etc.) Marcar correcciones para el da siguiente No sentarse, no comer en el stand No fumar Usar el celular lo menos posible No cerrar antes de tiempo

Post-Evento

Evaluacin Inmediata y de retorno de Inversin

Hacer una junta con todo el staff que particip en el evento y conocer todos los puntos de vista Hacer una evaluacin cuantitativa de los objetivos Hacer un reporte de cierre de evento Seguimiento a contactos y prospectos de ventas Evaluacin cada bimestre, trimestre o semestre de los resultados

comerciales

Evaluacin Expositor* Total Visitantes Visitantes contactados Visitantes interesados Despus del seguimientocierre No cierre * * * * * Total Venta Promedio por cliente Porcentaje de utilidad del negocio (-) Inversin en evento Utilidad hasta esta evaluacin

Costos Estimados de Pasajes Europa por Persona: Cusco Lima Madrid Lima CuscoVa Lan Per Madrid (Espaa) Pars (Francia) Va Air France Pars (Francia) Miln (Italia) Va Air France Miln (Italia) Berln (Alemania) Va Air France Berln (Alemania) Viena (Austria) Va Air France US$ 194.00 US$ 2,671.92

US$

194.00

US$

275.00

US$

224.00

Viena (Austria) Mosc (Rusia) Va Air France Mosc (Rusia) Madrid (Espaa) Va Swiss

US$

224.00

US$

524.00

Total inversin estimada en pasajes por Persona

US$ 4,306.92

HOTELES EN EUROPA : Costo por noche y habitacione dobles. Madrid (Espaa) Ejm Hotel Convencin Madrid Pars (Francia) Ejm Hotel Place de Clichy Miln (Italia) Ejm Hotel Delle Nazioni Berln (Alemania) Ejm Hotel Gates Novum Berlin Viena (Austria) Ejm Hotel Kunsthof Mosc (Rusia) US$ 50.00 US$ 50.00 US$ 50.00 US$ 50.00 US$ 50.00 US$ 50.00

Total estimado por hospedaje Habitacin doble US$ 2,000.00

Inscripcin por participante a EXPO ANDES EUROPA : Inscripcin por empresa (sin costos de viaje) sin impuestos (US$ 300.00 por exposicin por pas)

US$ 1,800.00