Exposicion Yanny Consuegra 2
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Conjunto integrado de partes relacionadas de manera estrecha y dinámica, que desarrolla una actividad o función, que requiere organización y está destinado a alcanzar un objetivo común y específico.
Sistema socio-técnico, incluido en otro más amplio que es la sociedad, con la que interactúa influyéndose mutuamente.
Sistema social, integrado por individuos o grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente.
ORGANIZACIÓN
AMBIENTEEntradas o
Insumos (Inputs)
Salidas o Resultados
(Outputs)
RETROALIMENTACIÓN
Recursos, materiales,
energía, información
.
Bienes o servicios, energía,
información.
Procesos
HOMEÓSTASIS PERMEABILIDAD
Entradas o insumos (inputs): el sistema importa y recibe insumos del ambiente (recursos, energía e información) que le proporcionan los medios necesarios para funcionar.Procesos: pueden ser técnicos y humanos que transforma las entradas en salidasSalidas o Resultados (outputs): entradas debidamente procesadas y transformadas en resultados que se exportan de nuevo al ambiente en forma de productos o servicios, energía o información.Retroalimentación (feedback): Efecto de retorno y alimentación de la salida sobre la entrada al sistema, para regularlo o mantenerlo en ciertos parámetros.
Ambiente: Conjunto de objetos exteriores al sistema, que lo rodea más allá de las fronteras o límites de la Organización, pero que influyen decididamente en esta y esta sobre el contexto. Es una relación mutua de contexto-sistema.Homeóstasis: Es la propiedad de un sistema o su tendencia a la supervivencia dinámica, que define su nivel de respuesta y de adaptación al ambiente. Los sistemas altamente homeostáticos sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones. Permeabilidad: Mide la interacción del sistema con su medio. A mayor o menor permeabilidad del sistema, este será más o menos abierto.
Organización
MACRO AMBIENTE
Variablessociales
VariablesLegales
Variablesecológicas
Variablesculturales
Variablespolíticas
Variablestecnológicas
Variableseconómicas
MICRO AMBIENTE
Clientes
Agencias Reguladoras
Proveedores
Competidores
El 80% del día de trabajo de un administrador es utilizado en comunicación directa con colaboradores; esto representa 48 minutos de cada hora invertidos en reuniones, conversaciones personales, por teléfono o hablando informalmente con otras personas. El otro 20% del tiempo del administrador lo emplea en trabajos de oficina, muchos de los cuales incluyen también comunicación en forma escrita.
Cerca del 90% de los problemas en las Organizaciones giran en torno a la comunicación, o peor aun, de su ausencia o inadecuado uso.
Existen Sub-sistemas denominados: departamentos, divisiones, equipos, etc. integrados a través de las REDES DE COMUNICACION en las Organizaciones.
La comunicación está presente en cada una de las funciones administrativas y operativas de una Organización.
COMUNICAR
Volver algo COMÚN: (un mensaje, una información, un significado cualquiera)
Puente que permite a los mensajes pasar de una persona a otra o de una organización a otra.
Fenómeno mediante el cual un emisor INFLUYE y ACLARA algo a un receptor
COMUNICAR no solo es enviar, sino COMPARTIR.
Es la base principal de las buenas relaciones entre colaboradores, además es la herramienta más idónea para solucionar la mayoría de los problemas a nivel interno de las Organizaciones. Es el pilar fundamental para delegar funciones, depositar responsabilidades, entrenar al personal nuevo y capacitar a los colaboradores antiguos.
Para que la comunicación Interna se produzca de manera efectiva se requiere conformar las Redes de Comunicación, dentro de la Organización. De ésta manera se evitará la comunicación no regulada, y de forma directa se bajará el índice de rumores y malos entendidos dentro de la misma.
LA COMUNICACIÓN INTERNALA COMUNICACIÓN INTERNALA COMUNICACIÓN INTERNALA COMUNICACIÓN INTERNA
REDES DE COMUNICACIÓNREDES DE COMUNICACIÓNREDES DE COMUNICACIÓNREDES DE COMUNICACIÓN
Patrones regulares de las relaciones laborales entre colaboradores , por medio de los cuales la información fluye en una Organización.
Sistema para estructurar la comunicación en una Organización.
COMUNICACIÓN FORMALCOMUNICACIÓN
INFORMAL
Fluyen dentro de la cadena de mando o responsabilidad de la organización.
Funcionan fuera de los canales formalmente autorizados y no siempre sigue la jerarquía de autoridad.
REDES FORMALES DE COMUNICACIÓNREDES FORMALES DE COMUNICACIÓNREDES FORMALES DE COMUNICACIÓNREDES FORMALES DE COMUNICACIÓN
COMUNICACIONCOMUNICACION DESCENDENTEDESCENDENTE
COMUNICACIOCOMUNICACIONN
ASCENDENTEASCENDENTE
COMUNICACIONCOMUNICACION HORIZONTALHORIZONTAL
BBEENNEEFFIICCIIOOSS
T T IIPPOOSS
PPRROOBBLLEEMMAASS
Instrucciones de Instrucciones de trabajo, trabajo,
procedimientos procedimientos organizacionales, organizacionales, retroalimentación, retroalimentación, adoctrinamiento.adoctrinamiento.
Problemas laborales, Problemas laborales, reporte de reporte de funciones, funciones,
sugerencias, lo que sugerencias, lo que sienten hacia el sienten hacia el
trabajo y sus trabajo y sus compañeros.compañeros.
Coordinar tareas, Coordinar tareas, resolver problemas, resolver problemas,
compartir compartir información, manejar información, manejar
conflictos, crear conflictos, crear afinidad entre afinidad entre compañeros.compañeros.
Prevenir/corregir Prevenir/corregir errores, mayor errores, mayor
satisfacción con el satisfacción con el trabajo, mejor trabajo, mejor
estado de ánimo.estado de ánimo.
Prevención Prevención problemas nuevos / problemas nuevos / solución de asuntos solución de asuntos pasados, aceptación pasados, aceptación de las decisiones de de las decisiones de
gerencia.gerencia.
Cooperación entre Cooperación entre colaboradores de colaboradores de
distintas distintas obligaciones, mayor obligaciones, mayor entendimiento de la entendimiento de la
misión de la empresa.misión de la empresa.
Mensajes Mensajes insuficientes o poco insuficientes o poco
claros, exceso de claros, exceso de mensajes, mensajes mensajes, mensajes
distorsionados ya que distorsionados ya que pasa por más de un pasa por más de un
intermediario.intermediario.
Superior que Superior que desalienta, pasa por desalienta, pasa por
alto, resta alto, resta importancia a los importancia a los mensajes de los mensajes de los colaboradores, colaboradores,
supervisores que supervisores que culpa injustamente culpa injustamente
por noticias por noticias desagradablesdesagradables
Rivalidad entre Rivalidad entre compañeros de compañeros de diversas áreas, diversas áreas,
exceso de exceso de información, información,
esparcimiento de esparcimiento de rumores y distorsión rumores y distorsión
de mensajes.de mensajes.
FUNCIONES DE LAS REDES INFORMALES DE COMUNICACIÓNFUNCIONES DE LAS REDES INFORMALES DE COMUNICACIÓNFUNCIONES DE LAS REDES INFORMALES DE COMUNICACIÓNFUNCIONES DE LAS REDES INFORMALES DE COMUNICACIÓN
1 Harvard Business Review
CONFIRMACONFIRMARR
ACELERAACELERARR
CONTRADECICONTRADECIRR
COMPLEMENTCOMPLEMENTARAR
EXPANDIREXPANDIR
Algunas ratifican los mensajes formales: “Esta vez es en serio, el jefe sancionará a los que lleguen tarde, lo escuché cuando lo gritaba en su oficina”
Llena lagunas que dejan los mensajes formales incompletos: “Ud. Podría preguntarle a un compañero con más experiencia”
Algunas ratifican los mensajes formales: “Esta vez es en serio, el jefe sancionará a los que lleguen tarde, lo escuché cuando lo gritaba en su oficina”
A veces contradicen mensajes oficiales: “No te multarán si llegas tarde, no te preocupes, eso solo lo dice el reglamento”
A veces hasta la gerencia sabe que la comunicación informal es importante y complementa la formal: ““Si la organización formal es el esqueleto de “Si la organización formal es el esqueleto de la compañía, entonces la informal es el la compañía, entonces la informal es el sistema nervioso central” sistema nervioso central” David Krackhardt y Jeffrey Hanson” 1
Comunicación frente a Comunicación frente a frentefrente
Juntas de dos personas, programadas o espontáneas
Juntas grupales programadas o espontáneas
Presentaciones de oratoria ante un grupo grande
VELOCIDAD CONTROL COMO ORADOR
RETROALIMENTACIONINMEDIATA
CALIDADPERSONAL
CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN
CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN
TeleconferenciTeleconferenciaa
Distancia = Practicidad
Interacción de segunda mano, pero tan efectiva como la comunicación
frente a frente
Teléfono y Correo de Teléfono y Correo de vozvoz
Comunica a gente ocupada
Carece de retroalimentación visual
Enfrenta obstáculos de diversa índole
Ofrece retroalimentación visual
Dificulta retener la atención del interlocutor
Correos de voz con Sub- menú extenso
Permite dejar mensajes a cualquier hora
CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN
CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN
Com. Oral - Transitoriedad- Com. Oral - Transitoriedad- Distorsión Distorsión
Comunicación escritaComunicación escrita
CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN
CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN
Cartas MemorándumsBoletines Informes
PERMANENCIAFACILIDAD DE
ENTENDIMIENTOARREGLO PORADELANTADO
SUELEN TENERMENOS ERRORES
Correos electrónicos
Mensajes inmediatos (MI)
Me encargaré de contratar a otra persona para su Dpto. tan pronto como termine de
revisar el presupuesto.
Empezaré a hacer
entrevistas para ese puesto
dentro de unas tres semanas
Tengo cosas más importantes que
hacer. Olvidémonos de contrataciones por un tiempo.
Lo que dijo el Gerente
Lo que quiso decir el Gerente
Lo que entendió el colaborador
Su gente parece estar
Teniendo problemas para
terminar el trabajo a tiempo. Quiero
que se encargue de la situación y que la
resuelva.
Converse con sus compañeros de
Dpto. y averigüe cuál es el
problema.
No me importa cuántas cabezas
rueden, sólo entrégueme ese producto. Tengo
muchos problemas como
para que Ud. también haga las
cosas mal.
Me gustaría recibir ese informe tan
pronto como sea posible.
Necesito ese informe en el curso de esta
semana.
Deje el pedido urgente que está
atendiendo y prepare ese informe hoy
mismo.
Lo que dijo el Gerente
Lo que quiso decir el Gerente
Lo que entendió el colaborador
Su desempeño estuvo por
debajo de la medida del trimestre pasado.
Esperaba más de Ud.
Tendrá que esforzarse más, pero sé que Ud. lo puede lograr.
Si se equivoca de nuevo será despedido.
Por el momento no podremos igualar el suelo que le ofrece la competencia.
Podemos pagarle por ahora el 85% de esa oferta y seguramente el
próximo año pagarle más.
Si fuera Ud. yo aceptaría la oferta de la
competencia. Definitivamente no le pagaremos
ese sueldo.