Factura Electrònica amb Babel
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Factura Electrónica
Palamós, 26 novembre 2010
Índex
1. Introducció a la factura electrònica
2. Aspectes pràctics de l’operativa
3. Xarxes de valor afegit
4. Cas pràctic. Facturació electrònica en el sector hoteler.
5. Noves oportunitats
6. Eficiència empresarial
1. Introducció a la factura electrònica
Depenent del tamany de les empreses i el volum de la seva facturació, l'estalvi en concepte d'emissió i gestió de de factures (emissió,enviament, recepció, magatzematge, recerca, signatura, devolució, pagament, enviament, etc.) pot fluctuar entre el 40% i el 80%. Entre els motius que fan possible aquest estalvi es troben:
Oportunitat en la informació, tant en la recepció com en l'enviament. Estalvi en la despesa de papereria. Facilitat en els processos d'auditoria. Major seguretat en el resguard dels documents. Menor probabilitat de falsificació. Agilitat en la localització d'informació. Eliminació d'espais per a emmagatzemar documents històrics. Processos administratius més ràpids i eficients.
1. Introducció a la factura electrònica
En aquest punt cal desmitificar la por que tothom té quan sent a parlar de factura electrònica. Cal deixar clar que una factura electrònica només és una versió digital de la factura en paper que té la mateixa validesa legal que aquesta (i per tant, elimina la necessitat del paper).
1. Introducció a la factura electrònica
Els aspectes a tenir en compte són:
El fitxer de dades que representa la factura ha d’estar signat digitalment amb un certificat digital emès per una autoritat certificadora reconeguda, com la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre. Aquests certificats són normalment gratuïts
El fitxer de dades s’ha de guardar en un arxiu digital accessible online mitjançant usuari i contrassenya durant el període legalment establert (a Espanya 5 anys)
1. Introducció a la factura electrònica
No és necessari que el fitxer tingui un format concret, pot ser un pdf, XML, txt, etc.
- És necessari el consentiment del client per facturar electrònicament
- No cal guardar còpies de la factura en paper, ni a l’emissor ni al destinatari
2. Aspectes pràctics
Hi ha dos maneres d’enviar factures electròniques:
- Per e-mail en PDF signat digitalment
- A través de xarxes de facturació electrònica (com baVel), les quals s’adapten als requeriments (format de fitxer, forma d’entrega, etc) dels destinataris. En aquest cas, és el destinatari qui “imposa” com vol rebre la factura i el proveïdor s’ha d’adaptar
3. Xarxa de valor afegit
Xarxes de valor afegit. S’utilitzen per simplificar les diferents casuístiques de facturació electrònica que poden reclamar a un mateix proveïdor clients diferents.
baVel és un exemple.
Interfaz común
Comunicaciones seguras
Trazabilidad
Fiabilidad
Validación sobre el formato y contenido
Archivo digital y gestión documental
Cumplimiento con el marco legal
Rápido Despliegue
La red baVel provee a todas las partes de:
Car Rental
HotelTTOO
AAVV
Cliente
Restaurant
baVel. Una Red de Valor Añadido (VAN)
Esquema Operativo. Definición de flujos
Servicios Centrales
[ERP]
DirectorioComún
ManagerbaVel
ManagerbaVel
Servidores Centrales
...
ClientenClienten
ManagerbaVel
ManagerbaVel
Cliente1Cliente1
Proveedor1Proveedor1
ProveedornProveedorn
ManagerbaVel
Email +WebSegura
Otras líneasnegocio
Clientes / ProvsIndependientes
El Manager baVel actúa como gateway único para la comunicación con clientes y proveedores indistintamente.A través de baVel, el grupo de empresas podrá desplegar sin límites su estrategia de digitalización: clientes organizados, independientes, proveedores nacionales o internacionales podrán operar a través de baVel.
Otras líneasnegocio
El proceso de facturación electrónica se lleva a cabo según el esquema presentado a continuación donde todas las transacciones realizadas a través de baVel son validadas mediante un sofisticado circuito de doble certificación electrónica que proporciona a la plataforma las máximas garantías legales y la posibilidad de desmaterializar el papel y su archivo.
Marco Legal
4. Cas pràctic. Facturació electrònica en el sector hoteler.
INTRODUCCIÓNMANUAL
DE DATOS
CONTROLDE
DIFERENCIAS
CONTABILIZACIÓNY PAGO
CONCILIACIÓN
Cliente
Proceso manual de facturaciónProceso manual de facturación
Hotel 1
Hotel n
Acumular
Facturar
Imprimir
Ensobrar
Enviar a client
Enviar a Central
Esperar 3 mesos !!
Amb sort:
Rebre a Central
Validar
Gestionar diferències
Corregir
Tornar a començar
Cliente
INTRODUCCIÓNMANUAL
DE DATOS
CONTROLDE
DIFERENCIAS
CONTABILIZACIÓNY PAGO
CONCILIACIÓNValidaciones Factura
Proceso facturación electrónicaProceso facturación electrónica
Central
Cliente
INTRODUCCIÓNMANUAL
DE DATOS
CONTROLDE
DIFERENCIAS
CONTABILIZACIÓNY PAGO
CONCILIACIÓNEliminación Papel+
Custodia Digital
Proceso facturación electrónicaProceso facturación electrónica
Central
No paper
Cliente
INTRODUCCIÓNMANUAL
DE DATOS
CONTROLDE
DIFERENCIAS
CONTABILIZACIÓNY PAGO
CONCILIACIÓN
Garantía de Entrega:Acuse de Recibo
Proceso facturación electrónicaProceso facturación electrónica
Central
Cliente
INTRODUCCIÓNMANUAL
DE DATOS
CONTROLDE
DIFERENCIAS
CONTABILIZACIÓNY PAGO
CONCILIACIÓN
Proceso TotalmenteAutomático
Proceso facturación electrónicaProceso facturación electrónica
Central
Cliente
INTRODUCCIÓNMANUAL
DE DATOS
CONTROLDE
DIFERENCIAS
CONTABILIZACIÓNY PAGO
CONCILIACIÓN
Aceptación Electrónica de Factura
Proceso facturación electrónicaProceso facturación electrónica
Instantani
Central
Cliente
INTRODUCCIÓNMANUAL
DE DATOS
CONTROLDE
DIFERENCIAS
CONTABILIZACIÓNY PAGO
CONCILIACIÓNRechazo Electrónico
de Factura
Proceso facturación electrónicaProceso facturación electrónica
El Client només rebutja la factura no conforme (no tota la remesa)
Validar
Controlar cobraments
Central
Factura electrónicaFactura electrónica
Desde la herramienta de control:
En SAP:
Beneficios facturación electrónicaBeneficios facturación electrónica
Incremento de la productividad administrativa eliminando tareas sin valor añadido: automatización de procesos
Eliminación factura física: papel, sellos, tinta,…
Envío seguro (sin riesgo de pérdidas) rápido y ágil
Integración automática con SAP: rápida contabilización
Validación de parámetros del cliente
Facilita conciliación y agiliza la interacción cliente – proveedor
Archivo digital: óptima organización, ahorro espacio, reducción tiempo de acceso al histórico de documentos
Plena validez fiscal y jurídica, como una factura tradicional.
• HOTELBEDS• VIAJES MARSANS• EXPEDIA• MTS INCOMING• NEW WORLD TRAVEL• VIAJES IBERIA• TRANSHOTEL• TRAVEL IMPRESSIONS• TRAVELMAR• DÍAS LIBRES• JUMBO TOURS• IBEROJET• SIDETOURS• PEPECAR• CRISOL• L‘TUR• INTERISLAND
• OPERADORES VACACIONALES• VIAJES HALCÓN• VIAJES ECUADOR• VIVATOURS• VIAJES OLYMPIA• EUROMAR• LUXAIR• KEYTEL• RESTEL• REWE• DERTOUR• GEOMOON• LIBERTY GOGO• MUNDOVIAJE• VIAJES MAPFRE• TOURICO
• GLOBALIA• TRAVELPLAN• CARLSON WAGONLIT • YOUTRAVEL• VIAJES ORANGE• VIAJES CAJA ESPAÑA• VIAJES DE LA LUZ• TUI UK – THOMSON• CAVAL TOUR• CLAVE VIAJES• GTA• SELECCIÓN MUNDIAL• MEDHOTELS/LASTMINUTE• IBEROTOURS• TCI CORTES XXI• VIAJES INTERNACIONAL EXPRESO• CHEAPCARIBBEAN
Clientes e-facturablesClientes e-facturables
Actualmente la mayoría de TTOO se facturan electrónicamente
5. Caso/ DevoluIVARetorno de IVA Profesional
El servicio tiene su origen en la petición realizada por un cliente
debido a su preocupación con el proceso administrativo y su
inconformidad al contabilizar los comprobantes de sus propios
ejecutivos de una forma no legal.
El reto fue dar solución desde Voxelgroup a las necesidades
administrativas de las empresas, reduciendo el trabajo
administrativo para ofertar un claro valor añadido, cumplir la ley y
recuperar el IVA.
Origen del Servicio
MILLONES DE TRABAJADORES QUE REALIZAN GASTOS FISCALMENTE DEDUCIBLES
MILLONES DE TRABAJADORES QUE REALIZAN GASTOS FISCALMENTE DEDUCIBLES
Necesidad. IVA Deducible en España
MILLONES DE AUTÓNOMOS
MILLONES DE EMPRESAS
MILLONES DE AUTÓNOMOS
MILLONES DE EMPRESAS
3,1 3,3 2,5 TARGET
8.886 95
5
MILLONES DE € GASTO DEDUCIBLE
MILLONES DE € EN IVA DEDUCIBLE
IVA NORECUPERADO
Solo si se presenta factura con todos los requisitos legales
Desglose Sectorial IVA No Recuperado
Restauración
Hotelería
Gasolineras
Autopistas
Parking
Taxis
955
MILLONES DE IVA NO RECUPERADOS
Falta de factura =
Qué dice la ley…
El Capítulo I del Título VIII de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE del 29) contiene los requisitos y limitaciones esenciales que han de observar los sujetos pasivos de dicho tributo a los efectos del ejercicio del derecho a la deducción.
Qué dice la ley…
Uno. Solo podrán ejercitar el derecho a la deducción los empresarios o profesionales que estén en posesión del documento justificativo de su derecho.
A estos efectos únicamente se considerará documento justificativo del derecho a la deducción (tanto del IVA como del gasto):
La factura original expedida por quien realice la entrega o preste el servicio o en su nombre y por su cuenta, por su cliente o por un tercero, siempre que, para cualquiera de estos casos, se cumplan con los requisitos que se establezcan reglamentariamente.
Articulo 97 – requisitos formales de la deducción.
La Realidad
DevoluIVA Actualidad
• No se solicitan las facturas en establecimientos que se
consume habitualmente por la dificultad que entraña.
• No se solicitan las facturas en establecimientos que se
consume habitualmente por la dificultad que entraña.
• Todas las personas están obligadas a tener un soporte
administrativo por la cantidad de papel que se maneja.
• Todas las personas están obligadas a tener un soporte
administrativo por la cantidad de papel que se maneja.
• Un papel perdido normalmente es un dinero que no se
justifica (y no se recupera)
• Un papel perdido normalmente es un dinero que no se
justifica (y no se recupera)
• Las empresas no tienen una información completa sobre los consumos reales de los empleados (posibilidad de “fraude”).
• Las empresas no tienen una información completa sobre los consumos reales de los empleados (posibilidad de “fraude”).
• Las contabilización de los gastos y deducción del IVA sin
factura sigue siendo una práctica común pero ilegal
• Las contabilización de los gastos y deducción del IVA sin
factura sigue siendo una práctica común pero ilegal
Se simplifica todo el proceso – un claro valor añadido
Se simplifica todo el proceso – un claro valor añadido
No papel – todo en soporte digital No papel – todo en soporte digital
No existe la posibilidad de pérdida No existe la posibilidad de pérdida
Control exhaustivo del gasto real Control exhaustivo del gasto real
Se cumple la ley en todos los casos (deducción del IVA y deducción del gasto)
Se cumple la ley en todos los casos (deducción del IVA y deducción del gasto)
La presión de las administraciones y de las empresas requiere que los proveedores
incorporen un sistema práctico que facilite al usuario un justificante que cumpla la
normativa legal.
La presión de las administraciones y de las empresas requiere que los proveedores
incorporen un sistema práctico que facilite al usuario un justificante que cumpla la
normativa legal.
Funcionamiento del servicio
DevoluIVA asigna al usuario un código identificativo (normalmente su NIF)
El usuario simplemente proporciona su código al momento de pagar
DevoluIVA automatiza completamente el proceso de emisión de factura. Tanto cliente como proveedor pueden despreocuparse totalmente de la gestión de sus facturas
El establecimiento recibirá un extracto de las factura recopilativas emitidas en su nombre cliente para cuadrar con la contabilidad y el y el cliente accederá a su cuenta para gestionar todos sus facturas
¿Su código de usuario?
En el caso de que al cliente o proveedor no
fuera usuario de DevoluIVA se puede dar de alta automáticamente
La cuenta por favor
¿Me podrá hacer factura?
El cliente encuentra todos sus tiques recopilados en formato digital
Accede a su cuenta DevoluIVA
Se genera una factura electrónica
recapitulativa
Al establecimiento
le llega un extracto de las
facturas recapitulativas emitidas en su
nombre
Funcionamiento del servicio
Envío automático del ticket electrónico
Entorno DevoluIVA
Fácilmente,en cualquier lugar y por diferentessistemas
(Gasolineras, peajes,
Parkings…)
(Gasolineras, peajes,
Parkings…)
Connectividad con Múltiples Sistemas
WEBWEBPrincipales buscadores
web y móviles
Principales buscadores
web y móviles
TPV(Restaurantes, Bares, Taxis,
Grandes almacenes…)
TPV(Restaurantes, Bares, Taxis,
Grandes almacenes…)
Servicio y futuros valores añadidos
DevoluIVA nos puede ofrecer una información más que detallada del consumidor de su establecimiento a titulo individual y como cliente empresa.
DevoluIVA puede ofrecer un servicio estadístico útil para elaborar estrategias concretas por establecimiento o línea de trabajo.
DevoluIVA estará presente en los principales buscadores para facilitar a sus usuarios los establecimientos adheridos.
DevoluIVA será una clara ventaja competitiva para los establecimientos que ofrezcan el servicio.
DevoluIVA utilizará sistemas web y móviles para su promoción.
En un futuro, DevoluIVA utilizará el móvil como medio de pago
INNOVACIÓN
Un sistema innovador fácil de usar y de instalar.
VENTAJA COMPETITIVA
Se cumple con la ley a la vez que se reduce el gasto real (entre un 8% y un 18%) del cliente profesional
FÁCIL Y SEGURO
Queda registrado digitalmente por ambas partes
Los tiques y las facturas no se pierden
FIDELIZACIÓN
Los profesionales preferirán consumir en establecimientos adheridos al servicio
Una Herramienta Imprescindible
Cualquier cliente podrá suscribirse inmediatamente al servicio de DevoluIVA en su
propio establecimiento
Cualquier cliente podrá suscribirse inmediatamente al servicio de DevoluIVA en su
propio establecimiento
Valores Añadidos para Proveedores
Estadísticas de consumo de clientes corporativos
Ventaja competitiva respecto proveedores que no disponen del servicio
Programas de fidelización corporativos
DevoluIVA automatiza los procesos de facturación a clientes corporativos
Promoción en nuestros buscadores online
Control de las facturas generadas en diferentes establecimientos
Archivo digital de las facturas emitidas
Ventajas para los Clientes
Rent a Car
Hoteles
Gasolineras
Peajes
Restaurantes
Contabilización del gasto y recuperación del IVA fiscalmente deducible
Control y Trazabilidad del gasto Estadísticas de consumo fiables
Gestión documental online de tiques y facturas
Total desmaterialización del papel de acuerdo a la legislación vigente (archivo digital durante 5 años)
Exportación automática de facturas a los programas de contabilidad más comunes (Contaplus, etc.)
100% de cobertura mediante portal webBilling personalizado
Programas de fidelización
Más
6. Eficiència empresarial
1. Que es business intelligence?
2. OLAP tools
3. Analysis & Reporting tools
4. Data mining tools
6. Aplicatiu empresarial
Situaciones corporativas
Las empresas se enfrentan al reto de transformar los datos almacenados en una valiosa fuente de información para la toma de decisiones.
MUCHOS DATOS… POCA INFORMACIÓN MÚLTIPLES FUENTES DE DATOS…Y FORMATOS
La agregación de las diferentes fuentes facilita el acceso estructurado a la información.
BAJA CALIDAD DE LOS DATOS SATURACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE I.T.
La fiabilidad de la información depende de su calidad
Es importante dar autonomía a los usuarios para la extracción sencilla de datos actualizados.
dat
os
información
Los datos en sí no son información, hay que refinarlos para que lo sean:
ERP VENTAS
Mr. Smith
500$ /year
revenue
Mr. Smith
5.000$ /year
revenue
Marketing
Ventas
Producción
Finanzas
IT
ventas
marketing RRHH
ERP
soporte
PC’S
Business IntelligenceConcepto
Business Intelligence (B.I.) es el conjunto de técnicas destinadas a
explotar los datos corporativos para mejorar la toma de decisiones de
negocio mediante un acceso fácil a la información relevante y actualizada.
“La información almacenada pero no utilizada cuesta dinero. La información
explotada genera beneficios”
coste
beneficio
Número de personas con acceso a informes de B.I.
Acceso de nuevos departamentos a informes de B.I.
Business Intelligence El valor de los datos en la organización
El beneficio obtenido por el uso de información aumenta a medida que más gente tiene acceso a ella.
Además, el acceso de nuevos departamentos a la información provoca saltos cualitativos en el beneficio para la empresa.
El acceso a través de una Intranet corporativa a los resultados del sistema de B.I. es una buena alternativa para maximizar el impacto de la información en la empresa.
Val
or
de
los
Dat
os
IntroducciónImportancia de B.I.
Las herramientas de B.I. convierten los informes tradicionales en potentes herramientas de decisión, generando valor añadido y
capacidad de reacción ante cambios de mercado.
Business intelligence Concepto
1. Business Intelligence es el proceso de recolección y análisis de datos para ayudar a las compañías a preparar y ajustar con agilidad los planes y proyecciones estrategicas
2. También: “Conjunto de técnicas destinadas a explotar los datos corporativos para generar conocimiento de mercado y aplicar esta información estratégica a la toma de decisiones.”
3. Objetivo: Descubrir tendencias emergentes de mercado que puedan afectar el futuro de un negocio, y descubrir indicadores críticos en la evolución de este mercado.
La información almacenada pero no utilizada cuesta dinero: la información explotada genera beneficios y ventajas competitivas en los
mercados.
Business Intelligence Gama de soluciones
Integración y normalización de las diferentes fuentes de datos de la empresa.
Data Warehouse estructurado para acceso óptimo a la información.
CONSTRUCCIÓN DATA WAREHOUSE
Business Intelligence Gama de soluciones
Sistema de generación de informes dinámico y flexible.
No colapsa las bases de datos de explotación.
CONSTRUCCIÓN DATA WAREHOUSE
REPORTING
Business Intelligence Gama de soluciones
Cruce multidimensional de información.
Posibilidad de realizar consultas on-line con flexibilidad para definir parámetros.
CONSTRUCCIÓN DATA WAREHOUSE
IMPLANTACIÓN SISTEMA DE
ANÁLISIS “OLAP(*)”
REPORTING
(*) On-Line Analytical Processing
Business Intelligence Gama de soluciones
Extracción de tendencias ocultas en grandes volúmenes de datos.
Explica una variable (ej. cuota de mercado) en función de un grupo preseleccionado de variables.
CONSTRUCCIÓN DATA WAREHOUSE
IMPLANTACIÓN SISTEMA DE
ANÁLISIS “OLAP(*)”
IMPLANTACIÓN SISTEMA DE DATAMINING
REPORTING