CAPTULO IV

CAPITULO IEL PROBLEMAPlanteamiento del ProblemaLa administracin est enfocada en lograr todos los objetivos establecidos y para conseguir esto lo hace por medio de una estructura a travs del esfuerzo humano coordinado y otros recursos. Se han establecido los procesos de administracin que estn conformados por la planeacin, organizacin, direccin, ejecucin y control las cuales simplifican el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos para lograr mayor rapidez y efectividad de la empresa.

A escala mundial los procedimientos administrativos y tecnolgicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando con el desempeo mismo de las tareas cotidianas, el creciente grado de especializacin, como consecuencia de la divisin del trabajo, hace necesario el uso de herramientas que establezcan los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional.

Actualmente una de las principales herramientas que necesita toda organizacin para tener xito es colocarse al lado de la tecnologa, como estrategia organizacional que le permite avanzar, no solo en la actualizacin de sus sistemas, sino tambin en la rpida respuesta de su operacionalidad productiva, y en la eficaz respuesta en la comunicacin de informacin. El mundo moderno exige de las instituciones mximo provecho de su tecnologa, ya que a travs del proceso operativo sistematizado, se logran alcanzar las metas y objetivos en menor tiempo y el mnimo gasto de capital.

En las empresas venezolanas es una necesidad establecer procesos administrativos; ya que las organizaciones han progresado con el hecho de simplificar con esta herramienta de control la manera de realizar sus labores; en la actualidad las empresas requieren organizar y mejorar estos procesos, para poder llevar un mejor control de operaciones; y as minimizar las prdidas y satisfacer al cliente.

En Puerto Ordaz, existen ms de 100 talleres mecnicos, segn la Cmara Nacional de Talleres Mecnicos; entre estos se encuentra

SERVICIOS FI, C.A., ubicado en la Urbanizacin Orinoco, Calle oriente N 12, que desde hace un ao, abri sus puertas para atender las demandas de los servicios que presta a sus clientes. Esta, es una empresa especializada en la reparacin de vehculos con sistema de inyeccin de la mayora de las marcas existentes en el mercado.

Actualmente, SERVICIOS FI, C.A., no escapa de requerir una mayor organizacin en sus procesos administrativos y, a la tecnificacin de dichos procesos; debido al tiempo que se pierde en el momento de realizar presupuestos, facturacin, informacin de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar, control del inventario, entre otros.

De acuerdo a lo antes planteado, se establecen los siguientes interrogantes: Cul son los procesos administrativos llevados por la empresa Servicios FI, C.A.?, Cul es la relacin entre las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de los procesos administrativos actuales llevados en el rea de facturacin?, De qu manera se pueden corregir las fallas?

Objetivos de la InvestigacinObjetivo GeneralEvaluar los procesos administrativos en el rea de facturacin de la empresa SERVICIOS FI, C.A.

Objetivos Especficos1. Identificar los procesos administrativos realizados en el rea de Facturacin.

2. Determinar las fortalezas y debilidades de los procesos administrativos en el rea de facturacin.

3. Analizar los procesos administrativos realizados en el rea de facturacin para presentar lineamientos que permitan mejorarlos.

Justificacin de la InvestigacinCon el desarrollo del presente proyecto se pretende satisfacer la necesidad prioritaria de la Empresa SERVICIOS FI, .C.A. que es la de mejorar los procesos administrativos que por medio de un mecanismo de gestin a calidad del servicio y agilizar la toma de decisiones que permitir cumplir sus objetivos de forma efectiva.

Lo expuesto sustenta la realizacin de este proyecto que pretende satisfacer las necesidades y requerimientos de los clientes por medio de la organizacin de los procesos administrativos en el rea de facturacin, teniendo en cuenta que stos constituyen una parte importante de los costos de la empresa y que al mejorarlos se reducen en gran parte, mejora el flujo de trabajo, el flujo de informacin y el servicio de al cliente.

Al implementar un control interno para la deteccin de fallas en los procesos administrativos se generan ventajas a la hora de prestar cualquier servicio que se ofrezca, esto lleva a una mejora en la imagen de la empresa, que repercute de forma directa en el desarrollo industrial y en la competitividad.

En consideracin a lo anterior, la investigacin es justificada, ya que los propsitos perseguidos apuntan hacia una optimizacin de los procesos administrativos, minimizando los recursos empleados, a travs de movimientos correctos de personas que atiendan a los requerimientos exigidos en funcin de un mayor desarrollo productivo, mayor flexibilidad y mayor calidad a un menor costo.

Este trabajo de investigacin permitir conocer todo lo relacionado con los procesos administrativos, as como proponer una metodologa que ayude a llevar un control ms estricto y de deteccin de posibles fallas.

A los investigadores les permitir poner en prctica los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera, convirtindose tambin esta investigacin para futuras consultas que permitan profundizar ms en el tema, pudiendo servir tambin como antecedente para otros trabajos prcticos.

CAPITULO II

MARCO TERICO

Antecedentes de la Investigacin

Alarcn (2005), quien realiz su Trabajo Especial de Grado para optar al tirulo de Tcnico Superior Universitario en Administracin mencin Contadura, en el Instituto Universitario de Tecnologa Pedro Emilio Coll, titulado: Anlisis del Proceso de Cuentas por Cobrar Clientes Nacionales de la empresa CVG Carbones del Orinico CARBONORCA), en el cual concluy que por falta de coordinacin entre las actividades de despacho y pedido, el registro de las ventas se retrasa, lo que trae como consecuencia que el proceso de facturacin y cobranzas de las cuentas de los clientes, no se realice en su momento oportuno.

La investigacin citada se relaciona con la presente, ya que se enfoca el proceso de cuentas por cobrar, lo cual va a desencadenar a la vez en el proceso de facturacin de dichas cuentas, todo esto conforma parte del sistema contable de la empresa, en la cual se relacionan todos los datos, del sistema contable.

Mendoza (2005), quien realiz Trabajo Especial de Grado para optar al tirulo de Tcnico Superior Universitario en Administracin mencin Contadura, en el Instituto Universitario de Tecnologa Pedro Emilio Coll, titulado: Analisis de las Operaciones Contables en el Centro Portugus Venezolano de Guayana en el periodo 2002-2003), en el cual concluy que los ingresos principales estn constituidos por los que la organizacin perciba o por el producto de sus negociaciones, por ejemplo, las ventas.

El trabajo citado se relaciona con el presente debido a que todas las empresas obtienen ingresos producto de sus operaciones o transacciones comerciales, y estos ingresos pueden ser percibidos en efectivo o a travs de documentos que otorguen derechos a la empresa con respecto al cliente, de all se originan las cuentas por cobrar y su correspondiente facturacin, tema que se desarrolla en el presente trabajo.

Bolvar (2005) quien realiz su Trabajo Especial de Grado para optar al tirulo de Tcnico Superior Universitario en Administracin mencin Contadura, en el Instituto Universitario de Tecnologa Pedro Emilio Coll, titulado: Evaluacin del Sistema Contable para la Emisin de Facturas de la Empresa Central Santo Tome I, C.A. de Puerto Ordaz, en el cual concluy que la finalidad de este trabajo fue facilitar y agilizar las necesidades referentes a la obtencin de informacin con respecto a la emisin facturas. Trayendo como resultado que la empresa necesita ms control en cuanto a la emisin de facturas ya que no posee un sistema que se adapte a sus necesidades.

El antecedente antes descrito aporta a la presente investigacin, sobre como evaluar el proceso de facturacin en la empresa Servicios FI, C:A. de Puerto Ordaz. As mismo, proporciona informacin relevante en torno a los procesos de control para el manejo de las ventas.

Bases TericasFacturacin

Surez, seal que el proceso de facturacin es de los ms desarrollados en las empresas, ya que est directamente ligado a la relacin comercial con los clientes, adems de tener que seguir una normativa legal en cuanto a datos de facturas, Impuestos Sobre el Valor Aadido. (p. 133).

Debido al gran nmero de datos que se deben tratar y el control que se debe tener sobre la facturacin, normalmente es un proceso muy mecanizado. Las grandes diferencias entre unos sistemas de facturacin y otros surgen normalmente en los sistemas de control de facturas, tratamiento automatizado de los pedidos, comunicacin con los clientes a causa de incidencias, entre otros.

La tecnologas en comunicaciones estn permiti9endo grandes avances en la facturacin, implantndose cada vez ms el sistema de auto-facturacin, por el que los clientes elaboran la factura de sus proveedores a travs del sistema electrnico, lo que evita gran parte de la burocracia que conlleva la facturacin as como muchos de los errores que se producen en un sistema tradicional.

Objetivos del Proceso de Facturacin

Segn el mismo autor, la facturacin debe tener como objetivos a cumplir, entre otros, los siguientes:

1. Registrar las operaciones de cobro de la empresa como fuente aadida de informacin de gestin.

2. Reducir el perodo de maduracin. Es fundamental reducir el tiempo que va desde el pedido del cliente hasta que se dispone de los fondos de cara a disminuirlos saldos necesarios de stocks y clientes, lo que llevar a aumentar la rentabilidad de la empresa.

3. Minimizar el nmero de reclamaciones y errores para ofrecer una mejor imagen al cliente. Es importante evitar errores en la facturacin porque originan una carga burocrtica en el cliente que molesta mucho y, en ocasiones, puede producir la reduccin y prdida de sus pedidos.

4. Simplificar y racionalizar el proceso de facturacin. Es ste un proceso muy repetitivo, por lo que conviene que sea lo ms simplificado posible para que los costes del proceso sean los mnimos posibles.

Descripcin del Proceso de Facturacin

Arias (2000), sdefini que En este proceso se analiza primeramente toda la problemtica concernioente al pedido: recepcin, procesado de sus datos, aprobacin del mismo y, por ltimo, la posibilidad o no del suministro del mismo. (p 152).

El proceso de elaboracin de facturas se inicial, con el procedimiento de envi y distribucin de la mercanca o, en su caso, de la presentacin del servicio, con el correspondiente visto bueno por parte del cliente. De este ltimo paso nacer la factura y con ella las etapas asociadas al cobro, como son el vencimiento de la deuda, el cobro en s mismo. Los impagados y su tratamiento, entre otros.

Recepcin y Gestin de los Pedidos

La orden de pedido realizada por los clientes llega al departamento administrativo a travs de la va habitual de comunicacin con los mismos. El procedimiento de recogida de pedidos puede ser muy variado, y muchas veces depende delo tipo de negocio. Estos procedimientos pueden ser:

a) Un vendedor que recoja directamente los pedidos en el domicilio del cliente, ya que le realiza visitas diarias.

b) Una variante del anterior es aquella en que la persona recoge el pedido y realiza la venta directa es el repartidor, ya que ste lleva la mercanca hasta el cliente y la va vendiendo en funcin de sus necesidades.

c) Otro sistema de recogida es el telefnico o el fax. La empresa tiene una serie de personas encargadas de recoger los pedidos a travs de un telfono a disposicin de los clientes.

d) Recepcin por conexin informatizada.

La frecuencia de recepcin puede ser peridica o cuando lo disponga el cliente, en el primer caso el cliente se tiene que acoger a un periodo preestablecido, en el segundo el cliente se puede poner en contacto con la empresa cuando lo desee para realizar un pedido. Esto depende en gran medida del tipo de producto objeto del pedido.

Una vez se ha recibido el pedido del cliente se debe ir al procesado de los mismos. Esta actividad consiste en la introduccin de la informacin, manual o automticamente, en el flujo de informacin de la empresa. Como se ha dicho anteriormente, los pedidos pueden llegar a la empresa a travs de un vendedor, de una llamada telefnica, fax, entre otros. El procesado depender de la va de ingreso del pedido.

El pedido se puede tomar en papel (cosa normal cuando lo toma un vendedor fuera de la oficina), en este caso se debe procesar informticamente ms tarde y debe haber alguien encargado de ir realizando contina o peridicamente, dependiendo del producto en cuestin. En otras ocasiones (por ejemplo, en el caso de que la recepcin sea en la propia empresa a travs de una telefonista) el pedido se procesar en el momento de recepcin, ya que el acto de la toma del pedido es sobre el propio terminal del ordenador, recogiendo los datos instantneamente sin pasar por un papel. Cuando los pedidos estn introducidos en el sistema deben pasar un control en el que se aprueben o denieguenIndicadores del Proceso de Facturacin

Shiling (2003), seal que existe una serie de indicadores que pueden medir la calidad de cada una de las actividades descritas en un proceso determinado de facturacin.(p. 214).

Estos indicadores deben ser tomados en cuenta, para llevar a cabo un eficiente proceso de facturacin; los mismos se describen a continuacin:

1. Adecuacin del sistema de recepcin y procesos de pedidos: Mide aspectos muy importantes en todo lo que afecta al pedido, los aspectos ms importantes son:a) Tiempo transcurrido entre la emisin del pedido por parte del cliente y su recepcin en los espacios fsicos disponibles para el rea de almacenamiento de la empresa.b) El grado de mecanizacin en el sistema de recepcin y gestin de los pedidos.c) Tiempo transcurrido entre la recepcin del pedido en la empresa y el proceso de introduccin de los datos del mismo en el sistema informtico.d) Cantidad de pedidos gestionados por persona, que miden la productividad del proceso de recepcin y tratamiento de los pedidos. En cuanto al nmero de personas, hay que tener en cuenta que se tratar de personas equivalentes, ya que las personas que realicen esta actividad normalmente tambin se ocuparn de otras, luego slo hay que tomar aquel porcentaje de su tiempo que dediquen al proceso de pedidos.2. Procedimiento y eficacia de la actividad de aprobacin: Comprueba la existencia de un procedimiento de aprobacin de los pedidos, as como de la metodologa utilizada por el mismo, incluyendo el nmero de aprobaciones necesarias por pedido. Adems, mide el grado de integracin del sistema de aprobacin de pedidos con la base de datos.3. La empresa se encontrar en una situacin deficiente en este indicador cuando los clientes slo puedan realizar un pedido en la visita peridica del vendedor, hacindole una entrega en mano del pedido. El vendedor va acumulando los, pedidos de los distintos clientes y los enva a la empresa una vez por semana, o peor. Sumando a lo anterior, llegados los pedidos, stos se procesan manualmente, lo que demanda un gran esfuerzo administrativo.4. El nivel del indicador ser adecuado cuando el cliente tiene oportunidad de realizar los pedidos por telfono, lo cual no quita que tambin se lo pueda realizar al vendedor cuando ste le hace una visita, ya que incluso el vendedor le puede aconsejar sobre nuevos productos o sobre ofertas que estn vigentes en ese momento. Los pedidos recogidos por los vendedores se envan la empresa diariamente o, como mucho, se acumulan durante pocos das. El proceso de introduccin de los pedidos en el ordenador es un proceso es a mano5. Se est ante un indicador excelente cuando la captura de pedidos est informatizada totalmente, sea cual fuere el sistema de recogida de los pedidos. Para ello, el sistema informtico de la empresa debe estar integrado con sistemas externos, por ejemplo, un sistema informtico de recogida de pedidos para los vendedores, para la comunicacin con los clientes. Los pedidos se envan electrnicamente desde el terminal del vendedor o cliente,6. La empresa se encuentra en una situacin deficiente cuando no existe ningn procedimiento definido para la aprobacin de los pedidos. Estos se sirven a los clientes segn se procesan en la empresa tras su llegada. Tambin puede encontrare en esta situacin cuando, aun existiendo la actividad, sta es ineficaz debido a que no est integrado con la base de datos de clientes, y la aprobacin o rechazo del pedido se decide sin conocer la situacin de riesgo del cliente, lo cual es bastante similar a la inexistencia de un mtodo de aprobacin: los resultados y los problemas son los mismos.7. El nivel del indicador ser adecuado cuando no existe un procedimiento de aprobacin de pedidos definido explcitamente, aunque implcitamente se suele proceder siempre de la misma forma. Siempre se consulta la informacin existente sobre el riesgo de los clientes para seguir adelante con un pedido, ya que el pedido es automticamente detenido si el cliente ha excedido su situacin de riesgo. 8. Esto ltimo coloca al indicador situarse en una posicin de adecuado. La empresa tiene un indicador excelente cuando existe procedimiento de aprobacin de pedidos definido, es conocido por todos los responsables del proceso de mismos y del servicio y se cumple estrictamente, sin ningn tipo excepcin, a no que sta venga autorizada por persona responsable designada a priori en el procedimiento. Se accede a la base de datos de clientes en el mismo momento que se decide la aprobacin del pedido, obteniendo toda la informacin necesaria sobre el cliente en cuestin sin ningn tipo de prdida de tiempo o esfuerzo aadido, lo cual da la garanta suficiente para saber que siempre se va a consultar el estado de un clientes de aprobar un pedido. Este paso puede llegar incluso a automatizarse, definiendo una serie de parmetros a cumplir, tanto por el pedido como por el estado del cliente.

Procedimientos

Catacora (2000), defini los Procedimientos como la realizacin de una serie de labores en forma orgnica y guardando una sucesin cronolgica en la manera de realizar las labores.(p. 23).

Los procedimientos vienen a ser una serie de operaciones que se enlazan entre s, para que las anteriores sirvan como base de las siguientes y as sucesivamente hasta llegar al resultado deseado, construyendo una sucesin cronolgica porque sucede una tras otra, en un tiempo sub secuente y en un orden lgico y del modo de ejecutar un trabajo guiado a buenos resultados. Su objetivo principal es la simplificacin de los mtodos de trabajo, eliminando las operaciones y papeleras innecesarias con el fin de reducir los costos y dar fluidez y eficiencia a las actividades.

Existen diferentes tipos de procedimientos, entre los que se pueden citar:

a) Procedimientos de Operaciones: Establecen las pautas o instrucciones que se dan a los empleados u obreros encargados del proceso productivo; en una empresa de servicios los procedimientos operativos estn orientados a establecer la forma de realizar un determinado trabajo. Por ejemplo una forma de auditores establece una serie de procedimientos que debe seguir el personal de staff para realizar la auditoria.

b) Procedimientos Administrativos: Son todos los que regulan la actividad administrativa de la empresa, establecen las pautas a seguir en las diferentes reas de la organizacin para que el personal realice las actividades administrativas fundamentadas en los mismos que se basan en las normas, polticas y principios emanados desde la alta gerencia u otro organismo ajeno a la organizacin.

c) Procedimientos Contables: Son aquellos procesos, procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza Empresa en los libros de contabilidad, algunos ejemplos de recepcin de inventarios, ventas de productos, registros de estimaciones, destruccin de inventarios.

d) Procedimientos no contables: Aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros, algunos ejemplos son los siguientes: procedimientos para cambiar datos de una cuenta corrientista, contratacin de empleados, cambios de horarios laborales, tramitar reclamos de clientes.

Caractersticas de los Procedimientos

Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son lgicamente mas numerosos, en los niveles de operacin, a diferencia de las polticas que se forman en altos niveles, Los procedimientos en muchas ocasiones, pasan por distintos departamentos, que se hallan bajo distintas autoridades. Ellos hace ms necesario que deban fijarse con mayor precisin.

Los procedimientos tienden a formar rutinas de actividades que, de otra manera, requerira estudio, discusin, en cada caso. Por ello permiten que el trabajo de administracin ms calificado, pueda encomendarse a otros que lo sean menos, guindose por un instructivo donde estn definidos los procedimientos.

Reglas de los Procedimientos

1. Los procedimientos deben fijarse por escrito, y preferiblemente en grficos, de esta manera pueden ser mejor comprometidos y analizados, por ejemplo, los flujogramas, para as constatar con ms facilidad y veracidad lo que sobra, lo que falta, o en el mejor de los casos lo que puede combinar mejor.

2. Los procedimientos deben ser peridicamente revisados, a fin de evitar la rutina como la sper especializacin, con esta regla se verificara que procedimientos son anticuados o pocos eficientes y cuales pueden ser cambiados o mejorados.

3. Deben cuidarse siempre la duplicacin innecesaria de los procedimientos, ya que dos departaemntos podran estar haciendo la misma funcin.

Los procedimientos no son de aplicacin general, sino que responden a las caractersticas de cada situacin en particular, as uno encuentra procedimientos que son de aplicacin en una empresa y para un determinado propsito, que no lo son para otra, en condiciones ms o menos similares.

Bases Legales

Cdigo de Comercio (1995)

Articulo 34: En el libro Diario se asentarn, da por da, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quin es el acreedor y quin el deudor, en la negociacin a que se refiere, o se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, da por da.

El articulo hace referencia a la forma como se maneja el libro Diario y las especificaciones a tomarse en referencia al acreedor y el deudor.

Articulo 44: Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez aos, a partir del ltimo asiento de cada libro. La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, sern clasificadas y conservadas durante diez aos.

El articulo se refiere al tiempo que deben ser conservados por libros y sus comprobantes, as como la correspondencia y cartas remitidas.

Articulo 107: En las obligaciones mercantiles se presume que los codeudores se obligan solidariamente, si no hay convencin contraria. La misma presuncin se aplica a la fianza constituida en garanta de una obligacin mercantil aunque el fiador no sea comercial. Esta presuncin no se extiende a los no comerciantes por los contratos que respecto de ellos no son actos de comercio.

El articulo hace referencia a las obligaciones mercantiles que tienen los codeudores, as como a la aplicacin de la fianza aunque el fiador no sea comercial

Articulo 117: El deudor que paga tiene derecho a exigir un recibo y no est obligado a contentarse con la simple devolucin del ttulo de la deuda sin la nota de pago.

El articulo se refiere al derecho que tiene el deudor al momento de pagar la deuda contrada.

Artculo 120: La persona que al recibir una cuenta paga o da un finiquito, no pierde el derecho de solicitar la rectificacin de los errores de clculos, comisiones comprobadas, partidas duplicadas u otros vicios semejantes determinados, que aqulla contenga; pero no puede exigir una nueva rendicin de cuentas.

El articulo se refiere al derecho que tienen las personas que pagan una cuenta, por cuestiones de rectificacin de clculos u otras circunstancias.

Principios De Contabilidad Generalmente Aceptados (2000)

Los principios de contabilidad generalmente aceptados (P.C.G.A) constituyen reglas fundamentales para la presentacin de los estados financieros, ya que se consideran que son los objetivos mas importantes de la informacin financiera, con los que toda empresa debe contar.

Entre los principios de contabilidad generalmente aceptados se mencionan:

a) El principio de igualdad: consiste en el que el sistema del control interno debe velar porque las actividades de la organizacin estn orientadas efectivamente hacia el inters general, sin otorgar privilegios a grupos especiales.

b) Principios de moralidad: todas las operaciones se deben realizar no solo acatando las normas aplicables a la organizacin, sino los principios ticos y morales que rige la sociedad.

c) Principios de eficiencia: vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la provisin de bienes y/o servicios se haga al mnimo costo con la mxima eficiencia y uso de los recursos disponibles.

d) Principios de economa: vigila que la asignacin de los recursos sea la ms adecuada, en funcin de los objetivos y las metas de las organizaciones.

e) Principios de celeridad: consiste en que uno de los principales aspectos sujetos al control interno debe ser la capacidad de respuestas oportunas, por parte de la organizacin a las necesidades que ataen a su mbito de competencia.

f) Principio de imparcialidad: consiste en obtener la mayor transparencia en las actuaciones de la organizacin, de tal manera que nadie pueda sentirse afectados en sus intereses o ser objeto de discriminacin, tanto de oportunidades como en acceso a la informacin.

Sistema De Variables

Hernndez (2000), defini la variable como una oportunidad que puede variar y cuya variacin es susceptible de medirse. Las variables adquieren valor para la investigacin cientfica cuando pueden ser relacionadas con otras para formar una teora.

Esto da atender que la variable pueden manipularse y entablar relaciones entre ellas. Se clasifican en dos tipos: Independientes y Dependientes.

Altuve (1999), conceptualizo la variable independiente como entidades descriptivas cuyas seales son independiente, de otras seales del sistema, y no estn prefijadas. Representan acciones externas del ambiente sobre el sistema.

La variable independiente es la que se presenta como causa y condicin de la variable dependiente, siendo manipulada por el investigador. En la presente investigacin la variable independiente es el proceso de facturacin de la empresa FI, C.A

Carvajal (2000), sealo que la variable dependiente es una variable descriptiva cuyas definiciones dependen de otras variables del sistema.

La variable dependiente es la que se presenta como consecuencia de una variable ascendente, generalmente la independiente. En el presente estudio la variable dependiente viene a ser el conjunto de acciones que se ejecutan en el proceso de facturacin.

Operacionalizacion De Las Variables.

Objetivo General: Evaluar los procesos administrativos en el rea de facturacin de la empresa Servicios FI,C.A.

Objetivo EspecificoVariableDefinicinIndicadores

1.- Identificar los procesos administrativos realizados en el rea de facturacin.Proceso administrativo de facturacin Elaboracin de los documentos que registran las operaciones de cobro de la empresa Ejecucin del proceso

Relacin diaria de facturas.

2.- Determinar las fortalezas y debilidades de los procesos administrativos en el area de facturacin.Debilidades y fortalezas en el proceso administrativo Fallas detectadas en el proceso de facturacin cometidas en el departamento de ventas y fortalezas que se deben optimizar para un mejor desarrollo del proceso Norma

Registro contables

Proceso manual

3.- Analizar los procesos administrativos realizados en el rea de facturacin para presentar lineamientos que permitan mejorarlos.Proceso administrativo Pasos que se llevan a cabo para el control, direccin y planificacin de una tarea.Correlativo de facturas

Pedidos

Notas de debito y crdito

Definicin De Trminos Bsicos

Gasto de Ventas: Esta cuenta controla todos los gastos ocasionados por la compra de mercancas (Redondo, 1999)

Libro de ventas: instrumento manual o computarizado que resume cronolgicamente todas las operaciones inherentes a la emisin de bienes y servicios o a las importaciones de los mismos. (Gmez, 2000)

Normas: son las pautas por las que deben regirse los procedimientos y operaciones. (Koontz, 1999)

Objetivos: fin ltimo que desea alcanzar con la realizacin de una operacin, actividad concreta, procedimientos, funcin del todo el funcionamiento de la organizacin. (Larsen, 2004)

Operacin: se refiere a las acciones fsicas o mentales, pasos o etapas necesarias para la realizacin de una activad o labor determinada. (Deflise, 2005)

Polticas: declaraciones generales o interpretaciones que guan el pensamiento de los gerentes en la toma de decisiones de la empresa. ( Koontz, 1999)

Procesos: secuencia de operaciones que constituye un plan. (Larsen 2004)

Recursos: son los medios posibles con que cuenta una organizacin para llevar a cabo una planeacin. (Koontz, 1999)

Requisicin: es un documento interno que maneja una empresa para solicitar las necesidades que tiene de materiales, equipos o herramientas.(HOLMES, 2002)

Ventas: esta cuenta controla todas las ventas de mercancas, realizadas por la empresa y que fueron compradas con este fin. (Redondo, 1999)

CAPTULO IIIMARCO METODOLGICO

Tipo de Investigacin

La presente investigacin fue del tipo descriptiva. Con respecto a esto, Mndez (2007) seal que la investigacin descriptiva:

Se identifican las caractersticas del universo de investigacin, sealando formas de conducta y actitudes del universo investigativo, establece comportamientos concretos, descubre y comprueba la asociacin entre variables de investigacin, de acuerdo con los objetivos planteados al investigador, seala el tipo de descripcin que se propone realizar. (p.170)

De acuerdo con lo expuesto el tipo de investigacin fue descriptiva, ya que conforme se fue indagando el tema, se especificaron las caractersticas del proceso de inspeccin de mercancas en la empresa FI.

Diseo de Investigacin

Analizadas las caractersticas del estudio y por efectuarse en las instalaciones de la empresa, se determin que el mismo estuvo enmarcado en un diseo de campo.

Sabino (2002), conceptualiz la investigacin de campo como aquella donde se recogen los datos en forma directa de la realidad, mediante el trabajo concreto del investigador, estos datos son llamados primarios, ya que son de primera mano, originales producto de la investigacin en curso. (p. 94)

La presente investigacin se ubic dentro de la investigacin de campo, porque los datos para el estudio fueron tomados directamente del lugar donde se originaron, en este caso la empresa FI, C.A.

Poblacin y Muestra

La poblacin estuvo conformada por los empleados que laboran en el Departamento de Facturacin de la empresa FI, C.A. este respecto, Chvez (2004), defini poblacin como:

El universo de la investigacin, sobre le cual se pretende generalizar los resultados. Est constituida por caractersticas o estratos que le permiten distinguir los sujetos, unos de otros. Esas caractersticas de la poblacin se deben delimitar con la finalidad de establecer los parmetros mustrales. (p. 162)

Para el presente trabajo la poblacin estuvo conformada por ocho (8) empleados que estaban involucrados con el proceso de administracin de facturas. Por ser la poblacin reducida en nmero, no existi necesidad de seleccionar una muestra.

Sampieri (2005), caracteriz la muestra como el conjunto de operaciones que se realizan para la distribucin de determinados caracteres en la totalidad de una poblacin, universo o colectivo, partiendo la observacin de una fraccin de la poblacin considerada (p. 114). Por ser la poblacin reducida en nmero, no fue necesario seleccionar una muestra, tomndose a la poblacin en su totalidad, para el desarrollo de la investigacin.

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

La tcnica de recoleccin de datos a utilizar en la presente investigacin fue la encuesta.

Haiman (2003) refiri que la encuesta constituye una tcnica de investigacin dirigida al estudio, para recoger datos cuantitativos de la opiniones y comportamiento de conjuntos de nmeros de personas. (p. 94).

Se aplic la encuesta a la poblacin seleccionada con la finalidad de recolectar informacin relevante acerca del tema estudiado. El instrumento de recoleccin de datos que se aplic en la investigacin fue el cuestionario.Torres (2002), seal que el cuestionario establece provisionalmente las consecuencias lgicas de un problema que, aunadas a la experiencia del investigador con la ayuda de la literatura especializada, servirn para elaborar las preguntas congruentes con dichas consecuencias lgicas (p. 74). Para la presente investigacin se dise un cuestionario, el mismo que estar compuesto por ocho (08) preguntas cerradas con dos (02) alternativas de respuesta cada una.

Tcnicas de Anlisis de Datos

Para el correcto desarrollo de la investigacin se aplicaron las tcnicas de anlisis de datos, implementndose el anlisis cualitativo. Anguera (2003) defini este anlisis como:

Una estrategia de investigacin fundamentada en una depurada y rigurosa descripcin contextual del evento, conducta o situacin que garantice la mxima objetividad en la captacin de la realidad, siempre compleja, y preserve la espontnea continuidad temporal que le es inherente, con el fin de que la correspondiente recogida sistemtica de datos, categricos por naturaleza, y con independencia de su orientacin preferentemente ideogrfica y procesual, posibilite un anlisis que d lugar a la obtencin de conocimiento vlido. (p. 124)

Mediante el anlisis cualitativo se resaltaron las caractersticas de las situaciones relacionadas con el proceso de administracin de las facturas, permitiendo identificando los factores que incidan en las fallas del proceso mencionado.

Se utiliz el anlisis cuantitativo, porque permiti mostrar los datos recopilados de forma porcentual y representarlos en grficas de tipo circular, para su mejor entendimiento. Sabino (2002) seal que:

Este tipo de operacin se efecta, naturalmente, con toda la informacin numrica resultante de la investigacin. Esta, luego del procedimiento sufrido, se nos presenta como un conjunto de cuadros, tablas y medidas, a las cuales se les han calculado sus porcentajes y presentado convenientemente. (p.190)

El anlisis cuantitativo permiti representar la informacin en forma de cuadros estadsticos y grficos circulares, realizando un anlisis por cada uno de los resultados obtenidos.

CAPTULO IV

ANLISIS DE LOS RESULTADOS

Cuadro 3Ejecucin del ProcesoS%No %

04500450

Fuente: Clculo basado en las respuestas del Cuestionario aplicado a los trabajadores del rea de facturacin. Lpez, Ramrez, Pinto (2013).

Grfico 1. Ejecucin del Proceso .Fuente: Clculo basado en las respuestas del Cuestionario aplicado a los trabajadores del rea de facturacin. Lpez, Ramrez, Pinto (2013 El 50 por ciento del total de los encuestados indicaron que se lleva la aplicacin del proceso de facturacin de las cuentas por cobrar y pagar y la compra de los repuestos o piezas requeridas para llevar un efectivo servicio mientras que el 50 restante manifiesta que es llevado a cabo situacin que genera toda la problemtica existente en la organizacin.Cuadro 4Procesos Administrativos.S%No %

02 220778

Fuente: Clculo basado en las respuestas del Cuestionario aplicado a los trabajadores del rea de facturacin de la empresa FI,. Lpez, Ramrez, Pinto (2013).

Grfico 2. Proceso Administrativo Fuente: Clculo basado en las respuestas del Cuestionario aplicado a los trabajadores del rea de facturacin de la empresa FI,. Lpez, Ramrez, Pinto (2013).El 22 por ciento indicaron que el proceso actual de administracin llevado por la empresa si es eficiente y se adapta a los movimientos que esta realiza, mientras que el 78 por ciento restante indicaron lo contrario pues manifestaron que si fuera el indicado no se presentaran tantas fallas dentro del mismo proceso exponiendo a la empresa a recurrentes fallas en la facturacin y registro contables.Cuadro 5Aplicacin de NormaS%No %

04 500450

Fuente: Clculo basado en las respuestas del Cuestionario aplicado a los trabajadores del rea de facturacin de la empresa FI,. Lpez, Ramrez, Pinto (2013).

Grfico 3. Aplicacin de Norma. Fuente: Clculo basado en las respuestas del Cuestionario aplicado a los trabajadores del rea de facturacin de la empresa FI, Lpez, Ramrez, Pinto (2013).

El 50 por ciento de los trabajadores indicaron que se requiere de aplicar normas que permitan manejar toda la informacin y mantener datos correctos sobre los movimientos efectuados por la empresa, mientras que el resto indican que no es requerido definir mas normativas que lo debido es hacer los asientos diarios.

Cuadro 6Control de los Registros ContablesS%No %

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Fuente: Clculo basado en las respuestas del Cuestionario aplicado a los trabajadores del rea de facturacin de la empresa FI,. Lpez, Ramrez, Pinto (2013).

Grfico 4. Control de lo Registros Contables. Fuente: Clculo basado en las respuestas del Cuestionario aplicado a los trabajadores del rea de facturacin de la empresa FI,. Lpez, Ramrez, Pinto (2013).

El 100 por cientos de los encuestados indicaron que los registros contables si son llevados a cabo y manejado correctamente, manifestando que los problemas radican en el retraso de la emisin de las facturas y su asiento dejando un retardo en los asientos contables.Cuadro 7Correlativo de FacturasS%No %

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Fuente: Clculo basado en las respuestas del Cuestionario aplicado a los trabajadores del rea de facturacin de la empresa FI,. Lpez, Ramrez, Pinto (2013).

Grfico 5. Correlativo de Facturas. Fuente: Clculo basado en las respuestas del Cuestionario aplicado a los trabajadores del rea de facturacin de la empresa FI, Lpez, Ramrez, Pinto (2013).El 50 por ciento indican que no son llevados a cabo; sea, la facturacin no llevan un control de secuencia por el mal manejo del llenado y emisin de las mismas, mientras que el 50 restante manifestaron que si se llevan pero que el control en su emisin y el personal que las realiza no es el adecuado, por no estar capacitado para llevar a cabo dicha tarea.Cuadro 8Control de PedidosS%No %

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Fuente: Clculo basado en las respuestas del Cuestionario aplicado a los trabajadores del rea de facturacin de la empresa FI,. Lpez, Ramrez, Pinto (2013).

Grfico 6. Se realiza el informe de verificacin. Fuente: Clculo basado en las respuestas del Cuestionario aplicado a los trabajadores del rea de facturacin de la empresa FI,. Lpez, Ramrez, Pinto (2013). El 50 por ciento de los empleados indicaron que el control de pedidos de repuestos y piezas son llevados correctamente, mientras que el resto de los encuestados indican que tambin representan un problema puesto que los finiquitos de las solicitudes no son reflejados en funcin a los repuestos emitidos y los despachados, aumentando los elementos que permiten el descontrol dentro del rea administrativa.

Cuadro 9Notas de Debito y CrditoS%No %

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Fuente: Clculo basado en las respuestas del cuestionario aplicado a los trabajadores del rea de facturacin de la empresa FI,. Lpez, Ramrez, Pinto (2013).

Grfico 7. Notas de Debito y Crdito. Fuente: Clculo basado en las respuestas del Cuestionario aplicado a los trabajadores del rea de facturacin de la empresa FI,. Lpez, Ramrez, Pinto (2013).El 50 por ciento indica que los registros contables referentes a las tareas de debito y crdito si son reflejado a tiempo y que no representan problemas en la administracin de la empresa mientras el resto manifiesta que si; pues al haber un mal manejo de los controles de pedidos de mercanca y las facturaciones esto hace que el asiento de las notas de debito y crdito no sean controladas a tiempo, reflejndose en las facturas con retraso.Anlisis General de ResultadosEn una empresa de servicios el control de las facturaciones es vital efectuarse eficientemente; pues, este le permitir medir los ingresos egresos y fijar la estabilidad de la empresa.

Para SERVICIOS FI, CA., y partiendo de los resultados obtenidos, se constato que si existe dentro de la organizacin un proceso definido de cmo se debe llevar el registro de facturacin, sin embargo la misma no es aplicada por el que labora en el rea, partiendo entonces que en este punto radica el origen de la problemtica existente. Situacin que se evidencia en la no aplicacin de la misma pues a pesar de estar consiente de su existencia no es llevado a cabo, manifestando los encuestados que la razn es porque los mismos no se adaptan a la real situacin o necesidad de la empresa en funcin a las actividades que ejecutan.Por otra parte y sin cambiar la lnea expuesta, quedo claro que a pesar de los asientos contables si son efectuados a tiempo y en concordancia que se pudo evidenciar que es responsabilidad de los que emiten las facturas que no reflejan el respectivo correlativo y por ende se presentan el descontrol del reflejo de la entrada y salida de caja.

Para finalizar, es evidente que en la empresa se presentan grandes problemas en los asientos contables, situacin que si no se solventa se generara un caos pues la misma no puede tomar previsiones claras a futuro, porque la informacin que se maneja al da no es real. Procesos Administrativos Realizados en el rea de Facturacin

En relacin a este objetivo, se realiz una pregunta identificada con el N 1, que indica si en el rea estudiada se llevan a cabo los procesos administrativos, donde el 100 por ciento del personal encuestado afirma que son llevados a cabo dichos procesos. Resultado que demuestra la existencia de los procesos administrativos en el rea estudiada.De acuerdo a estos resultados, es importante destacar los procesos administrativos realizados en el rea de Facturacin: El facturador de esta rea recibe de parte del rea de Compras los costos de los repuestos utilizados para la reparacin de los vehculos.

Se procede de forma manual a calcular el incremento sobre los repuestos adquiridos.

Al culminar el trabajo realizado en el vehculo, el Departamento de Operaciones enva un informe con los datos de los repuestos utilizados y las horas hombres empleadas para la reparacin de dicho vehculo.

Facturacin procede al clculo del costo de la Mano de Obra, segn el tabulador existente para el trabajo realizado por las horas empleadas.

Se procede a la elaboracin de la factura.

Verificacin de los sub-totales, tanto del rengln de mano de obra como el de repuestos.

Se procede a la impresin de la factura.

Se llama al cliente para que retire el vehculo y se le informa el monto de la factura a cancelar.

Fortalezas y Debilidades de los Procesos Administrativos en el rea de Facturacin.

Para el logro de este objetivo se hizo necesario la aplicacin de 4 tems correspondiente a las preguntas 2, 3, 4 y 5, las cuales se encuentran enmarcadas en como se realizan los procesos administrativos en el rea de Facturacin, la existencia de fallas por el manejo manual de los mismos y la falta de automatizacin de dichos procesos, la eficiencia y la adecuacin de los procesos administrativos en el rea de Facturacin con la finalidad de satisfacer las necesidades de los clientes.Con respecto al tem N 2 el 100 por ciento de los encuestados coincidieron en que los procesos administrativos son realizados de forma manual; en el tem 3 el 100 por ciento del personal encuestado manifiesta que las fallas presentadas por el proceso administrativo son causadas por la falta de automatizacin de los procesos. Resultados que demuestran la existencia de tareas ejecutadas en forma manual que pudiese impactar en los tiempos de respuesta y por consiguiente afectar el servicio, adicional a los costos operativos y de personal que ello implica.En el tem N 4 el 33,33 por ciento de los empleados encuestados afirman que los procesos administrativos llevados en el rea de Facturacin son realizados eficientemente, en cambio el 66,67 por ciento restante manifiesta no estar de acuerdo; lo que seala la existencia de fallas en los procesos dentro del rea en estudio.En relacin al tem N 5 el 66,67 por ciento de los encuestados estn de acuerdo que con una adecuacin de los procesos administrativos ayudara a atender las necesidades de los clientes, el 33,33 por ciento restante difiere de lo anteriormente expuesto; apropiar los procesos administrativos orientados a atender las necesidades de los clientes y as poder prestar un mejor servicio.En la determinacin de cules son las principales fortalezas y debilidades, es necesario tomar en consideracin adems de la estructura organizacional, recursos humanos, tcnicos, financieros, productos, servicios que ofrece la empresa y el escenario en donde acta.Fortalezas: Los procesos administrativos son realizados de manera eficiente a pesar que son efectuados de forma manual.

Ofrece productos y servicios que responden a las necesidades de los clientes, contribuyendo al bienestar

Los procesos efectuados por el rea de facturacin se realizan de forma ordenada y procedimental, debido a que requiere de la informacin de las dems reas relacionadas.

Debilidades:

La informacin no es entregada oportunamente por el rea de Compras para el clculo del incremento aplicado a los repuestos utilizados para la reparacin de los vehculos.

Error en algunas oportunidades en el clculo manual del incremento de los costos de los repuestos.

La informacin por parte del Departamento de Operaciones no es entregada oportunamente al culminar la reparacin de los vehculos, lo que trae como consecuencia el retraso en la elaboracin de la factura y la posterior entrega del vehculo al cliente.

No se tiene un archivo con los datos de los clientes habituales, lo cual retrasa la facturacin, esto es debido a que hay que pedir estos datos, cada vez que traen un vehculo para su reparacin.

No existe un sistema computarizado que permita el enlace entre los departamentos involucrados en el proceso de facturacin.

Anlisis de los Procesos Administrativos Realizados en el rea de Facturacin para presentar Lineamientos que Permitan Mejorarlos.

En relacin a este objetivo, se efectuaron dos preguntas identificadas con los nmeros 6, 7 y 8, en el tem identificad con el N 6, se le plante a los encuestados el uso de manuales administrativos para la mejora del proceso de facturacin llevado en el rea, en el tem 7 se pregunto sobre la incorporacin de nueva tecnologa para tener un proceso con mayor eficiencia, eficacia y cumplimiento de las metas de la empresa; y en el tem 8 sobre la capacitacin del personal para mejorar los procesos administrativos.Para el tem 6, el 100 por ciento de los encuestados estn de acuerdo que el uso de manuales administrativos mejorara el proceso de facturacin; con respecto al tem 7, el 100 por ciento del personal encuestado respondi, que la incorporacin de la nueva tecnologa traera al proceso una mayor eficiencia, eficacia y cumplimiento de metas trazadas; para el tem 8 el 100 por ciento de los encuestados afirma que la capacitacin del personal ayudara a mejorar los procesos administrativos llevados actualmente en el rea. Esto permite determinar que el personal requiere reforzamiento en el uso de herramientas tecnolgicas indispensable para un mejor desempeo y respuesta de las tareas que son ejecutadas.En concordancia con los resultados obtenidos, se pueden hacer mencin de los siguientes aspectos:Es necesario el uso de manuales administrativos en el rea de facturacin para poder agilizar y mejorar los procesos realizados en dicha rea y as poder un tiempo de respuesta ptimo y satisfacer las necesidades del cliente.Se considera de suma importancia la necesidad que el personal que labora en el rea de Facturacin realice cursos de adiestramiento para la capacitacin, con la finalidad de adquirir nuevos conocimientos para el fortalecimiento y actualizacin de los procesos llevados actualmente.

La instalacin de un sistema automatizado ayudara al proceso llevado hasta los momentos, creando ms confianza en las entradas y salidas de informacin existente y a su vez un avance tecnolgico que facilitara los tiempos de respuesta a los clientes.De acuerdo a lo antes expuesto, se pudo comprobar que los objetivos formulados fueron alcanzados y los interrogantes se resolvieron.CONCLUSIONESDe acuerdo a los resultados obtenidos mediante la aplicacin de la encuesta, luego de haber analizado e interpretado los mismos, se derivaron las siguientes conclusiones:

En lo relativo a la identificacin de los procesos administrativos, se establecer que se cumplen los mismos, a pesar de que son realizados actualmente de forma manual. En relacin a las fortalezas y debilidades de los procesos administrativos, se evidenci la existencia de un alto volumen de actividades que se ejecutan en forma manual, lo que indica requerimientos a nivel tecnolgico que permita la automatizacin de procesos que optimizaran los resultados y por consiguiente la prestacin de un mejor servicio. Con respecto al anlisis de los procesos administrativos para presentar lineamientos que permitan mejorarlos, se pudo concluir que existen ciertas sugerencias que ayudaran a mejorar las funciones y resultados de los procesos llevados dentro del rea de estudio, esto con el fin de minimizar los tiempos de respuestas ofrecidos a la clientela y de esta forma brindar un servicio de calidad. RECOMENDACIONESDe acuerdo a las conclusiones anteriores sustentadas en los resultados obtenidos de la aplicacin del instrumento, se hace necesario formular las recomendaciones siguientes: Establecer un programa de levantamiento de informacin a fin de evaluar las actividades que presentan debilidades y que puedan afectar el flujo de los procesos, por requerir mejoras o desarrollos a nivel tecnolgico. Elaborar manuales de Normas y Procedimientos de acuerdo a las actividades ejecutadas con el objeto de documentar la informacin acorde con la realidad, e instruir al personal sobre la utilizacin y manejo de los mismos, por constituir herramientas direccionales en la ejecucin de los diferentes procesos. Proporcionar adiestramiento al personal en el manejo de los Programas de apoyo tecnolgicos necesarios para el mejor desempeo de sus tareas. Considerar un Modelo para Optimizar los Procesos Administrativos de la rea de Facturacin a los fines de su desarrollo y aplicacin. REFERENCIASBabbie, E. (2000). Fundamento de la Investigacin Social. Mxico: Internacional Thomson Editores, S.A.Balestrini, M. (1998). Como se Elabora el Proyecto de Investigacin. (2da ed). Caracas, Venezuela: BL Consultores Asociados.Barrios, Y. y Morales (2003). Propuesta para optimizar los Procesos deAprobacin y Liquidacin de Crditos Comerciales en el Banco Del Caribe Sucursal Puerto Ordaz Estado Bolvar. Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez.Castillo, J. y Gonzlez, L. (2003). Propuesta para optimizar los Servicios de Cobranza en el departamento de crdito de Del Sur Banco Universal a travs de la descentralizacin. Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez.Castillo, M. (2004). Optimizacin de los Procesos Administrativos del Departamento de Beneficios de los trabajadores de C.V.G. Venalum. Universidad Gran Mariscal de Ayacucho.Chiavenato, I. (1999). Introduccin a la Teora General de la Administracin.(5 ed) Colombia: Editorial McGraw-Hill.Cdigo de Comercio. (2001), Edicin Extraordinaria, Caracas.Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. (1998).Caracas: Editorial La Piedra.

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_1434966585.xlsGrfico1

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