Facultad de Estudios a Distancia · Facultad de Estudios a Distancia Programas de Educación a...

AUDITORIA 2

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UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-. Facultad de Estudios a Distancia

Pamplona Facultad de Estudios a Distancia

Programas de Educación a Distancia

Ricardo Iván Guerrero Ragua

Para una Sociedad Inteligente e

Interconectada

Universidad de

Auditoria II

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Tabla de Contenido

Presentación

Introducción

Horizontes

UNIDAD 1: UNIDAD 1 ORGANIZACIÓN FIRMA DE AUDITORIA.

Descripción Temática

Horizontes

Núcleos Temáticos y Problemáticos

Metodología

Síntesis de la Unidad

Proceso de Información

1.1 IMPORTANCIA

1.2 MANUAL PROCEDIMIENTOS

1.3 ORGANIZACION BASICA

1.4 OTROS ASPECTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y A DMINISTRACION

1.4.1 Acondicionamiento oficina

1.4.2 Asignaciones

1.4.3 Informe de tiempo

1.4.4 facturación y cobranza

1.4.5 manejo d el tiempo

1.4.5.1Tiempo no cargable

1.4.5.2 Tiempo en día festivo

1.4.5.3 Presupuesto d el tiempo

1.4.6 determinación y cobro de honorarios

1.4.6.1 factores

1.4.6.2 clasificación

1.4.6.2.1 honorarios por trabajo especifico

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1.4.6.2.2 en base a un monto

1.4.6.2.3 cantidades mínimas y máximas

1.4.6.3convenio sobre honorarios

1.4.7 Archivo

Proceso de Comprensión y Análisis

Solución de Problemas

Síntesis Creativa

Autoevaluación

Repaso Significativo

UNIDAD 2:SUGERENCIAS PARA CONDUCIR UNA FIRMA DE AUDITORIA


Horizontes




2.1 AUDITOR JEFE

2.1.1 Funciones

2.1.1.1 preparación auxiliares e inicio trabajo

2.1.1.2 examen balance prueba

2.1.1.3 chequeo y revisión

2.1.1.4 detalles usualmente preparados

2.1.2 Acciones cuando se descubre fraude

2.2 AUDITOR INTERMEDIO

2.3 AUDITOR AUXILIAR

2.3.1 Aspectos a tener en cuenta

2.3.2 hábitos en el trabajo que deben ser cultivados.

2.3.3 conductas para con los empleados de la empresa auditada

2.4 SELECCIÓN Y ENTENAMIENTO D EL PERSONAL

2.4.1 Tipos d e actividades

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2.4.2 aspectos

2.5 PROGRAMAS DE ADIESTRAMIENTO

2.5.1 En el trabajo

2.5.2 Dentro d e la firma

2.6 DESIGNACION E QUIPO D E TRABAJO

2.7 MECANICA Y ADMINISTRACION DE TRABAJSO

2.7.1 Supervisión

2.7.2 Reuniones con el cliente

2.7.3 papeles de trabajo

2.7.4 revisiones

2.7.5 discusión con el cliente

2.7.6 emisión d e informe

2.7.7 trabajos especiales



Síntesis Creativa

Autoevaluación


3. CLASES DE AUDITORIA

3.1 AUDITORIA EXTERNA Y AUDITORIA INTERNA

3.1.1 definición auditoria externa

3.1.2 definición auditoria interna

3.1.3 diferencias auditoria interna y auditoria externa

3.2 AUDITORIA OPERACIONAL

3.2.1 Origen auditoria operacional

3.2.2 Definición

3.2.3 Relación con auditoria interna

3.2.4 Relación con auditoria operacional

3.2.5 Contraste con la auditoria financiera

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3.2.6 Objetivos

3.2.6.1Evaluacion control interno

3.2.6.2 Evaluación rendimiento

3.2.6.3Asistencia a la dirección

3.2.7 Estatus en la organización

3.2.8 Relación con auditores independientes

3.2.9 Alcance y aplicación

3.2.10 Parámetros de la auditoria operacional

3.2.10.1 directrices

3.2.10.2 operaciones

3.2.10.3 metodología

3.3AUDITORIA DE GESTION

3.3.1 Definición

3.3.2 importancia

3.3.3 objetivos

3.3.4 beneficio

3.3.5 control de gestión

3.3.6 características

3.3.7 principios fundamentales

3.3.8 alcance y enfoque del trabajo

3.3.9 herramienta a la dirección

3.3.10 relación con la auditoria interna

3.3.11 normas

3.3.12 alcance del trabajo

3.3.13 resultado d e la auditoria d e gestión

3.3.14 metodología auditoria de gestión

3.4. AUDITORIA TRIBUTARIA

3.4.1 Importancia

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3.4.2 objetivos

3.4.3 indicadores

3.4.3.1tasa efectiva d e contribución

3.4.3.2absorcion del nivel d e ingresos por carga d e operación

3.4.3.3rotacion relación costo venta

3.4.3.4rotacion deducción interés

3.4.3.5relacion impuesto sobre la renta

3.4.3.6relacion salario prestaciones

3.4.3.7relacion descuentos tributarios impuesto de renta

3.4.4 relación declaración

3.4.5 anexo a la d declaración

3.4.6 corrección y modificaciones

3.5 AUDITORIA AMBIENTAL

3.5.1 Importancia

3.5.2 Definición

3.5.3 Objetivos

3.5.4 Ventajas

3.5.5 Etapas auditorias ambientales

3.5.5.1Definicion objetivos

3.5.5.2preauditoria

3.5.5.3auditoria

3.5.5.4postauditoria

3.5.5.5 resumen y conclusiones d e la auditoria

3.6 AUDITORIA FORENSE

3.6.1 Definición

3.6.2 objetivos

3.6.3 historia

3.6.4 campos de acción auditoria forense

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3.6.4.1investigacion

3.6.4.2peritazgo

3.6.4.3procesos tributarios



Síntesis Creativa y Argumentativa

Auto evaluación


BIBLIOGRAFÍA GENERAL

BLANCO LUNA. Yanel

Manual d e auditoria y revisoría fiscal

ESTUPIÑÁN Rodrigo.

Papeles DE trabajo en la auditoria financiera

Ed. Roesga

COOK Jhon

AUDITORIA

Enciclopedia de la auditoria

Grupo editorial Océano / Centrum

Enciclopedia de la Auditoria

Ed Océano

www.gerencie.com

www.temasdeclase.com

www.actualicese.com.co

http://www.actualicese.com.co/

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Presentación

La educación superior se ha convertido hoy día en prioridad para el gobierno

Nacional y para las universidades públicas, brindando oportunidades de superación

y desarrollo personal y social, sin que la población tenga que abandonar su región

para merecer de este servicio educativo; prueba de ello es el espíritu de las

actuales políticas educativas que se refleja en el proyecto de decreto Estándares

de Calidad en Programas Académicos de Educación Superior a Distancia de la

Presidencia de la República, el cual define: “Que la Educación Superior a Distancia

es aquella que se caracteriza por diseñar ambientes de aprendizaje en los cuales

se hace uso de mediaciones pedagógicas que permiten crear una ruptura espacio

temporal en las relaciones inmediatas entre la institución de Educación Superior y

el estudiante, el profesor y el estudiante, y los estudiantes entre sí”.

La Educación Superior a Distancia ofrece esta cobertura y oportunidad educativa

ya que su modelo está pensado para satisfacer las necesidades de toda nuestra

población, en especial de los sectores menos favorecidos y para quienes las

oportunidades se ven disminuidas por su situación económica y social, con

actividades flexibles acordes a las posibilidades de los estudiantes.

La Universidad de Pamplona gestora de la educación y promotora de llevar servicios con

calidad a las diferentes regiones, y el Centro de Educación Virtual y a Distancia de la

Universidad de Pamplona, presentan los siguientes materiales de apoyo con los contenidos

esperados para cada programa y les saluda como parte integral de nuestra comunidad

universitaria e invita a su participación activa para trabajar en equipo en pro del

aseguramiento de la calidad de la educación superior y el fortalecimiento permanente de

nuestra Universidad, para contribuir colectivamente a la construcción del país que

queremos; apuntando siempre hacia el cumplimiento de nuestra visión y misión .

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Introducción

Colombia debe hoy en día debería estar a la vanguardia de la auditoria

por la gran experiencia que ha tenido en esta la profesión , enfocándose

hacia los nuevos sistemas de revisión , atestación y aseguramiento , la

internacionalización de las normas y la globalización.

Teniendo en cuenta no solo el conocimiento del la actividad del cliente ,la

vigilancia permanente de los controles internos y de los procesos del ente

examinados sino además teniendo la suficiente destreza para reconocer y

aplicar dentro de la auditoria integral los diferentes tipos de auditorias como:

la externa, interna, financiera, cumplimiento, gestión, operativa, de sistemas,

tributaria, forense, ambiental; cumpliendo ante todo con gran cuidado las

Normas de ética profesional y en especial aquellas que tienen que ver con

la amenaza d e al independencia d el auditor.

Además de lo anterior se debe tener en cuenta que la auditoria moderna

debe estar al tanto del direccionamiento estratégico de las entidades y la

administración de riesgos y que el auditor moderno debe estar al tanto no

solamente de la auditoria financiera ya que la empresa abarca mas factores.

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Horizontes

Desarrollar la habilidad y destreza de asociarse y ejercer la auditoria

por medio de una firma.

Reconocer los diferentes tipos de auditoria y las forma de ejercer las

ofreciendo herramientas de juicio para el desarrollo del Criterio.

Reconocer las diferentes etapas para constituir una firma de auditoria,

Identificar la organización y administración d e una firma de auditoria.

Reconocer los organismos de vigilancia y control de una firma de

auditoria.

Identificar la auditoria interna y sus diferentes etapas

Entender el papel de la auditoria interna como herramienta de la

administración en cuanto a la vigilancia de la adecuación y efectividad de

los sistemas de contabilidad y control interno.

Conocer el alcance de la auditoria operacional

Identificar las diferentes técnicas y procesos contables en busca de la

eficiencia efectividad y economía.

Identificar la forma de evaluar los procedimientos de operación con el

objeto de introducir mejoras en las mismas.

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Identificar la metodología y objetivos e instrumentos modernos

utilizados en la auditoria de gestión.

Identificar al auditoria de cumplimiento y la responsabilidad de la

aplicación de leyes y reglamentos, sus principales usuarios y

procedimientos.

Identificar y evaluar las auditorias de sistemas, tributaria, forense y del

medio ambiente

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UNIDAD 1: ORGANIZACIÓN FIRMA DE AUDITORIA.


Al organizar una firma de auditores se deben de considerar factores

financieros, de mercado, legales y de administración, y funcionamiento;

teniendo en cuenta que en cuanto al servicio que se presta deberá de

considerarse el tipo de servicio y la calidad , manteniendo altos estándares

de calidad, servicio oportuno y atención a los clientes, teniendo en cuenta

que además de tener recursos financieros se debe de tener el recurso

humano capacitado y que para mantener la calidad d el servicio se debe de

tener un entrenamiento continuo y la disponibilidad de los últimos adelantos

en los campos en que se desarrolla la firma.

Al iniciar una firma d e auditores debe de tomarse en consideración los

recursos financieros con que debería contar para cubrir los gastos de ella

mínimo por un periodo determinado, además de elegir el tipo d e asociación

legal adecuada de acuerdo a la responsabilidad que se desee asumir

teniendo en cuenta que nuestra profesión independiente nos otorga la fe

publica en cuanto al dictamen de los estados financieros

Horizontes

• Reconocer los diferentes aspectos a tener en cuenta al constituir una

firma de auditoria

Identificar la organización y administración de una firma de auditoria.

Identificar como s e asigna el trabajo en una firma de auditoria

Reconocer las formas de facturación y cobranza de honorarios en una

firma de auditoria

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IMPORTANCIA

MANUAL PROCEDIMIENTOS

ORGANIZACION BASICA

OTROS ASPECTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y A DMINISTRACION

Acondicionamiento oficina

Asignaciones

Informe de tiempo

Facturación y cobranza

Manejo del tiempo

Determinación y cobro d e honorarios

Archivo

Metodología

En el siguiente módulo trataremos acerca de la organización de una firma de

auditoria, la importancia que se genera como organización y que se orienta

hacia metas formadas por gente que trabaja en grupos Utilizando conocimientos y

técnicas. Teniendo en cuenta que para que el esfuerzo total de la organización

contribuya al logro de esas metas se requiere integrar los elementos diversos de la

organización humana y material, es decir se requiere administrarlos.

Del establecimiento de un buen sistema de organización y administración para el

funcionamiento de la firma de auditoria depende en mucho el éxito en la

prestación de los servicios profesionales a los clientes , Mediante el acoplamiento

de un buen manual de procedimientos. Una certera distribución de funciones,

el adecuado a condicionamiento de la oficina, el manejo de los trabajos

asignados y el eficiente control mediante informes de tiempo y una organizada

facturación y archivo d e los clientes.

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El desarrollo del siguiente modulo se llevará a cabo por parte de los estudiantes,

con asesoría del tutor y se realizarán trabajos coordinados para el aprendizaje del

tema.

El estudiante complementara el aprendizaje mediante el desarrollo de la

implementación y organización d e una supuesta firma d e auditoria en el

territorio d el cual es oriundo.


En la primera unidad trataremos acerca d e la importancia de organizarse como

profesionales en auditoria , la implementación del manual d e

procedimientos, el acondicionamiento de la oficina, las asignaciones y de

legación del trabajo y el manejo de este por medio de informes de tiempo y

la adecuada facturación y archivo de la información de los clientes.


UNIDAD 1 . ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA FIRMA O SOCIEDAD DE

AUDITORES

1.1. IMPORTANCIA

Las organizaciones se orientan hacia metas y están formadas por gente que

trabajan en grupos Utilizando conocimientos y técnicas. Para que el esfuerzo total

de la organización contribuya al logro de esas metas se requiere integrar los

elementos diversos de la organización humana y material, es decir se requiere

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administrarlos.

Del establecimiento de un buen sistema de organización y administración para el

funcionamiento de la oficina depende en mucho el éxito en la prestación de los

servicios profesionales a los clientes. Gran parte del tiempo del personal

profesional de una firma de Contadores Públicos se emplea fuera de las oficinas,

por lo tanto el socio o los socios no están en condiciones de supervisar los trabajos

internos que se ejecutan dentro de las oficinas así como las actividades del

personal administrativo y de empleados de oficina.

Los socios no deben concentrarse únicamente en el trabajo profesional y olvidarse

de la administración de sus propias oficinas, porque esto iría en detrimento de los

mismos servicios profesionales. Se debe tener en cuenta que se hace necesario

efectuar cambios dentro de la organización de acuerdo con el volumen de los

negocios que maneje la firma y con el número de personas que la integran.

Los socios deberán dedicar cierta parte de su tiempo a supervisar el trabajo

rutinario de la oficina si esperan que la organización funcione adecuadamente.

Sería ideal asignar estas funciones a uno de los socios con interés especial en la

parte administrativa de las misma. Generalmente hay un empleado principal, bajo

cuya responsabilidad está el manejo de la oficina.

1.2. Manual de procedimientos

Las Sociedades de Contadores como cualquier compañía organizada debe tener un

manual de procedimientos, el cual para el caso de los Contadores Públicos debe

dividirse en dos grandes secciones: Una sección para el manejo interno de la

oficina la cual debe comprender: procedimientos relacionados con la organización

administrativa con una gráfica clara de la organización; funciones del personal y

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delimitaciones de responsabilidades; manejo de archivos; recepción del despacho,

control de fondos; trabajos mecanográficos y asuntos relacionados con la

biblioteca.

La otra parte del manual debe dedicarse exclusivamente al funcionamiento de las

actividades técnicas de los profesionales y debe comprender puntos tales como la

filosofía de la firma, antecedentes y proyecciones futuras; organigrama del

funcionamiento; generalidades; procedimientos de Auditoría de la firma;

procedimientos para atender los asuntos fiscales; procedimiento para atender las

consultorías relacionadas con servicios administrativos y otro tipo de consultaría y

los procedimientos y sistemas para elaborar los informes y los estados financieros

que se emitan.

1.3 ORGANIZACIÓN BASICA

La estructura organizacional de cualquier empresa debe responder al soporte

necesario para la ejecución de las tareas que se requieran realizar para la

consecución de los objetivos trazados por la organización. Es el patrón establecido

en el cual se enmarcan las relaciones entre los componentes de la organización. La

estructura organizacional es el elemento estático de la organización de la misma .

Pero si la estructura organizacional debe responder a los objetivos de la

organización y algunos de estos pueden cambiar en el tiempo se pueden producir

modificaciones en la estructura organizacional, por lo que en el tiempo ésta asume

un carácter dinámico aunque los cambios que se operan son usualmente bastantes

lentos. Por ejemplo, una Sociedad de Contadores Públicos es probable que se inicie

realizando labores de Auditoría y se amplíe luego a servicios de asesoría tributaria

y consultaría y requerirá contar, dependiendo del volumen de operaciones en ese

tipo de servicios, con la estructura organizacional que soporte la actividad de esas

divisiones.

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La estructura organizacional que usualmente se encuentra en una firma de

Contadores Públicos muestra una organización de tipo funcional, con divisiones o

departamentos de acuerdo con el tipo de servicios que presta.

Una firma de Contadores Públicos que presta servicios de Auditoría y

asesoramiento tributario podría tener le siguiente organigrama funcional:

Administracion

Asistentes

Encargados

División Auditoría

Gerente

Asistentes

Encargados

División Impuestos

Gerente

Socio

Sin embargo, si como consecuencia del incremento en la cantidad y la calidad de

servicios a los que se ha diversificado la actividad de las firmas de Contadores

Públicos sería conveniente que las firmas de contadores se organicen conjugando

la organización funcional con una organización por proyectos, que agrupa personas

de disciplinas diferentes asignadas a la ejecución de proyectos específicos. Este

tipo de organización se denomina matricial. Si a la organización funcional mostrada

anteriormente se le agrega una división de consultaría y se asume la ejecución de

un proyecto compartido por todas las divisiones, se tendría el siguiente

organigrama:

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Lider Auditor

División Auditoría

Especialista de

Impuestos

División Impuestos

Consultor

División Consultoría

Socio

PROYECTO “A”

El líder del proyecto puede ser el gerente de la especialidad de mayor incidencia en

el proyecto.

Cualquiera de los organigramas mostrados puede ser ampliado para incorporar los

socios que requiera la organización. Como se verá adelante, al describir las

funciones en cada nivel de la organización de una firma de Contadores Públicos,

con el crecimiento de la firma ( o inclusive para lograr su crecimiento) suelen

requerirse socios a cargo de cada división pero siempre deberá existir una sola

Dirección General de la organización que se suele llamar socio principal. Inclusive

el conjunto de socios puede constituirse en órgano de apoyo denominado Comité

de Socios que se mostraría en el organigrama de la siguiente manera:

Comité de Socios

División de Auditoría

Socios

División Impuestos

Socio

División Consultoría

Socio

Socio Principal

Las funciones técnicas en una firma de Contadores Públicos responden al tipo de

servicio que presta ya una estructura jerárquica de diferentes niveles

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profesionales, que a su vez depende de la experiencia acumulada y preparación

académica. A cada nivel corresponde funciones técnicas específicas. La

categorización común puede ser resumida como sigue:

Socios y asociados

Gerentes

Encargados

Asistentes

Socios y Asociados

Los socios y asociados conforman el más alto nivel de la firma. Sus funciones

responden en el plano interno al planeamiento de toda la actividad de la

organización, a la fijación de sus políticas y objetivos y a la administración general

tanto del personal, educación, finanzas etc. Profesionalmente constituyen el último

nivel de control y supervisión de la calidad del trabajo ejecutado. En el plano

externo constituye el nivel más representativo de la firma entre los clientes y la

comunidad académica y empresarial. En este sentido, su función de relaciones

públicas es vital. El aspecto más importante en el plano externo reside en que el

socio o asociado es responsable ante la comunidad de los servicios que presta la

firma y de los informes que firma como profesional, lo cual responde a una de las

características de la función de control en cualquier sistema administrativo, cual es

la responsabilidad que nunca se delega en forma total.

Con el crecimiento de una firma de Contadores Públicos, o inclusive para favorecer

su crecimiento, se puede requerir contar con más socios, con el objeto de distribuir

la labor de administración y la carga de trabajo profesional que se tenga. La

necesidad de contar con un mayor número de socios suele establecerse en función

de las horas de trabajo contratadas y de carácter (en volumen) más o menos

permanente pues los socios no deberían promoverse hoy y despedirse mañana.

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Existen otros factores que pueden llevar a la necesidad de contar con un mayor

número de socios, tales como especialización y diversificación de servicios, carga

administrativa muy alta, etc. Puede resultar conveniente, además, asignar cargas

administrativas específicas a cada socio, tales como administración de personal,

educación, finanzas, etc.

En todo caso, cuando una firma de contadores tiene más de un socio, es

conveniente desde un punto de vista de la organización que se designe a uno de

ellos como socio principal, que tenga la autoridad final en la administración general

de la organización.

El socio principal debe ser el funcionario ejecutivo de la firma. Es el responsable de

la supervisión y dirección de las políticas y operaciones de la sociedad. Debe tener

la autoridad para interpretar y también permitir excepciones de las exigencias

contempladas en los manuales y documentos de la firma que sirven como guías en

el ejercicio del debido cuidado profesional.

Gerentes

Los gerentes son aquellos profesionales o Contadores Públicos en los que se

delega la responsabilidad hada el interior de la firma de la calidad y oportunidad en

la ejecución de los trabajos; son los encargados del planeamiento de los trabajos a

su cargo, reportando en todos los casos al socio a cargo. En el plano externo

suelen constituir el nexo más importante con los clientes en el plano operativo.

Encargados o Supervisores

Los encargados constituyen el nivel operativo de ejecución de los trabajos. Tienen

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a su cargo el personal asistente, a quien debe entrenar y cuyo número varía de

acuerdo con la envergadura del trabajo, y con el que conforma el “equipo de

trabajo en el campo”. Pueden también actuar en forma aislada.

Por lo tanto, administran al personal a su cargo y es el responsable ante el gerente

por la ejecución del trabajo. Sus responsabilidades incluyen también la preparación

de los programas de trabajo para su aprobación. Están en continuo contacto con el

nivel operativo del cliente durante la ejecución del compromiso y tal vez sean el

portador más constante de la imagen de la firma ante los clientes.

Asistentes o Auxiliares

Los asistentes constituyen el nivel de apoyo a los encargados. Ejecutan las labores

operativas básicas que les asigna el encargado y trabajan bajo la estrecha

supervisión del encargado. Deben estar familiarizados con los procedimientos

contables. Conforme adquieren experiencia se les pueden asignar porciones del

trabajo y ya no sólo tareas específicas. En algunos casos podrían estar a cargo de

trabajos de campo en clientes de menor envergadura o trabajos de difícil

ejecución.

1.4. OTROS ASPECTOS DE LA ORGANIZACION Y ADMINISTRACION

1.4.1. Acondicionamiento de las Oficinas

El acondicionamiento de las oficinas dependerá lógicamente del espacio disponible.

La oficina para una firma de Contadores Públicos de tamaño mediano, deberá

tener espacio para dar cabida a las siguientes dependencias: la recepcionista la

cual debe ocupar un escritorio cerca a la puerta para que atienda a los visitantes;

se debe tener una oficina para las personas encargadas de la digitación y las

comparaciones y revisiones de los informes; los socios deben tener sus oficinas

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individuales y haber un salón con suficiente espacio para el personal profesional,

asistentes y supervisores, además se debe mantener una oficina con suficiente

espacio para conferencias o reuniones con los clientes, debido a que los

Contadores Públicos tienen que tratar asuntos confidenciales con sus clientes, esta

oficina debe estar lo suficientemente acondicionada para no permitir la audición a

las oficinas vecinas y con espacio suficiente para reuniones de varias personas.

Esta oficina se podría combinar para mantener en la misma la biblioteca de la

firma.

1.4.2 Asignaciones

En una firma pequeña los socios o el socio encargado de la misma puede

supervisar en forma adecuada al personal profesional en cuanto a sus asignaciones

de trabajo. Pero en una firma de 15 o más personas es necesario formular un plan

concreto el cual debe ser revisado por alguna persona encargada de la

administración de la oficina sobre las asignaciones que se le han hecho a los

diferentes miembros de la firma. La firma debe tener una forma en la cual se

notifique al personal su asignación para los próximos 15 o 30 días.

1.4.3 Informes de Tiempo

Los socios deben estar al tanto del adelanto del trabajo para cada uno de los

clientes y los procedimientos que han seguido los miembros de la firma asignado a

los mismos.

La forma como se controla esto es a través de los informes de tiempo quincenal o

mensual que deben hacer cada uno de los miembros profesionales de la firma.

Estos informes una vez revisados por el socio y comentados con el personal

profesional le da idea con relación a la forma como se es manejando el trabajo de

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los clientes. Una vez que esto ha sido supervisado y aprobado por los socios debe

pasarse a contabilidad ya que estos informes serán la base del registro para cargar

el tiempo a los trabajos. No se profundiza sobre este aspecto porque será objeto

de un capítulo especial.

1.4.4. Facturación a los clientes

La facturación a los clientes no debe tener ningún problema especial en las

sociedades de Contadores ya que la misma ha quedado plenamente definida en la

carta convenio que se envió al cliente sobre el trabajo a realizar. En esta carta se

debe mencionar la forma como se irán a cobrar estos honorarios. Debido a que el

departamento de contabilidad podría descuidar la parte de la facturación sería

conveniente que cada socio encargado del trabajo sea quien elabore las facturas y

las envíe a los clientes.

La Oficina debe manejar cuidadosamente un registro de las cuentas por cobrar

para cada uno de los clientes, el cual se debe llevar al día, pues es necesario evitar

que la contabilidad le permita a los clientes formarse una idea desfavorable con

relación a la forma como están administrando sus cuentas. El cobro de las facturas

no deberá presentar ninguna dificultad ya que como lo anotábamos anteriormente

el mismo debe hacerse de acuerdo con la carta de arreglo.

La contabilidad de la firma debe llevar un sistema apropiado para controlar los

ingresos por otros conceptos diferentes a los honorarios que deben cobrarse a los

clientes, tales como gastos de viaje, llamadas telefónicas, estampillas y otro tipo

de gastos similares. Estos gastos inicialmente los hace la firma y obtiene su

reembolso de los clientes junto con la factura de los honorarios.

En cuanto a la frecuencia de presentar las cuentas de cobro o facturas la

costumbre es variable.

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Normalmente, dependiendo de la importancia del monto involucrado, la

presentación de las facturas pueden ser al término del compromiso o mediante

cuotas parciales en la medida que avance el trabajo.

Cuando el convenio por servicios abarque un período determinado por ejemplo un

año, se acostumbra enviar facturas mensualmente.

La decisión acerca de cuándo enviar las facturas y los términos de éstas, depende

de circunstancias variables, tales como:

Que el cliente sea nuevo o antiguo

La cuantía de los honorarios

La situación económica del cliente

Que los servicios prestados sean eventuales o periódicos

El grado de amistad que existe con el cliente.

Cuentas Periódicas

Esta forma consiste en que la firma acuerda pasar facturas periódicas bien sea

fijas o variables. Por ejemplo se arregla con el cliente que un trabajo determinado

cuesta $1.000.000 y que se facturaría en cinco cuotas periódicas cada una de

$200.000 en cinco meses o en cinco quincenas a partir de la fecha en que empieza

el trabajo.

Cobros a Través del Tiempo Real Incurrido

Esta forma de cobro consiste en facturar periódicamente al cliente bien sea

quincenal o mensualmente el costo real en que haya incurrido la firma por la

prestación del servicio de acuerdo con los costos acumulados que tenga en su

contabilidad.

Otras Bases

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Las principales bases diferentes a las anteriores consistirían en cobrar un

porcentaje determinado sobre el monto total al principio del trabajo o al iniciar el

trabajo y otro porcentaje a la culminación o en otra fecha diferente.

Gastos Cobrables a los Clientes

Todos los costos directos incurridos en la prestación del servicio deben cobrarse al

cliente y así debe quedar estipulado en los convenios tales como tiquetes aéreos,

hoteles, viáticos, taxis etc.

1.4.5 manejo del tiempo

El único factor que limita la aplicación de la habilidad del profesional es el tiempo.

En vista de la importancia del tiempo, el activo de trabajo más preciado de una

firma, es apropiado que se constituyan controles razonables sobre su disposición.

Las facturaciones a clientes por servicios se relacionan, por lo general, con las

horas requeridas para realizar tales servicios.

Con el fin de establecer una base para la factura, las horas cargadas por el

personal profesional son por lo general acumuladas y valuadas a diversas tarifas

estándares de facturación por hora. El total de las horas reales expresadas en

términos de tarifas de facturación es luego usada como elemento principal para

preparar las facturas a los clientes. Estas también proporcionan un criterio o punto

de referencia con el cual se puede juzgar la rentabilidad de un trabajo en

particular.

Todas las horas trabajadas deben ser cargadas, ya sea a una categoría facturable

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o no facturable. Este requerimiento tiene la tendencia de estimular el registro de

tiempo facturable.

Es de suma importancia que el total del tiempo cargable y las categorías

significativas del tiempo no cargable sean resumidas periódicamente para

propósitos de información administrativa. Al hacer esto es posible lograr lo

siguiente:

Aprovechar al máximo el tiempo disponible del personal

En resúmenes confiables de tiempo se puede determinar de manera más

precisa los requerimientos del personal.

Se puede remunerar de manera más justa el rendimiento sobre una base

objetiva.

El establecimiento de tarifas de facturación estándares sólidas

Cada empleado funcionario o socio debe anotar diariamente el tiempo gastado

para cada cliente y la clase de trabajo efectuado, según el formato “Hoja de

Asignación y Control de Tiempo”.

Los informes de tiempo deberán prepararse quincenalmente, en los formularios

especiales que la oficina posee para tal efecto (Ver modelo adjunto). Estos

informes serán entregados al departamento de contabilidad a más tardar los días

quince y treinta de cada mes.

El tiempo menor de un cuarto de hora no debe cargarse al cliente. Más de un

cuarto de hora pero menos de tres cuartos debe considerarse como media hora

cargable al cliente. Cuando pase de tres cuartos de hora se considerará como una

hora completa. Debe informarse como horas trabajadas el tiempo transcurrido

entre la entrada al lugar asignado y la salida del mismo.

El sitio donde normalmente debe presentarse el empleado o funcionario para

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empezar a trabajar, es la oficina del cliente cuya revisión le ha sido encomendada.

Así pues, cuando aquella quede a una distancia apreciable de las oficinas de la

firma, el tiempo gastado en el viaje no se debe incluir como horas trabajadas; en

este caso se considerará que el trabajo empieza al llegar a la oficina del cliente y

termina al salir de ella. Cuando en el viaje a la oficina del cliente se gaste un

tiempo fuera de lo normal, el empleado deberá dar aviso al coordinador encargado

o a la oficina, para resolver lo que sea del caso.

El tiempo gastado en viajes fuera de la ciudad, y el trabajo en domingos y días

feriados, deberá cargarse al cliente. Las horas extras incluidas en el informe de

tiempo deberá llevar la aprobación del Administrador de la firma.

El tiempo gastado en viajar de la oficina de un cliente a la de otro deberá

distribuirse razonablemente entre los dos clientes.

Los asistentes deben averiguar con el coordinador del trabajo los pormenores

requeridos para la distribución del tiempo cargable al cliente. Generalmente en el

informe de tiempo se relacionan no solo el nombre del cliente, sino también la

clase de trabajo ejecutado. El tiempo trabajado en la oficina anotando referencias,

sumas comparativas o labores similares, también deben cargarse al cliente.

1.4.5.1 Tiempo No Cargable al Cliente

El tiempo que razonablemente pueda ser atribuido a un cliente debe cargarse a

éste y no relacionarse como “no cargable”. El tiempo no cargable ha de indicarse

detalladamente. Los siguientes son ejemplos de tiempo no cargable:

Actividades profesionales o relacionadas con asuntos internos de la firma.

Asistencia a seminarios, curso de entrenamiento ofrecidos o autorizados por

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la firma.

Otras actividades autorizadas o auspiciadas por la firma.

El tiempo disponible incluirá las horas durante las cuales el empleado permanece

en la oficina, sin estar asignado a trabajos de un cliente. Lógicamente, no podrá

incluir horas extras, a menos que un funcionario autorizado le haya solicitado

expresamente permanecer en la oficina fuera del horario reglamentario.

1.4.5.2 Trabajos en Días Festivos

La oficina dará a conocer oportunamente los días de fiesta reconocidos por la

firma. A veces será necesario que el personal preste sus servicios en días de fiesta,

especialmente en los meses de mucho trabajo.

Los coordinadores pueden autorizar permisos de ausencia a sus subalternos, por

tiempo reducido. Sin embargo, la firma se reserva el derecho de no pagar el

sueldo aun empleado cuya ausencia se prolongue por más de un día sin haber

avisado a la oficina.

Si por cualquier circunstancia no se puede trabajar el horario oficial en las oficinas

de un cliente por tener éste un horario corto o por haber cerrado sus oficinas en

un día de fiesta no reconocido por la firma, debe darse a la oficina el aviso

correspondiente. Si por las razones antes mencionadas quedare tiempo libre que

no se pueda llenar con otro trabajo, en el renglón “fuera de trabajo” del informe

de tiempo se indicarán las horas no trabajadas por esta causa con la anotación

“cierre oficina del cliente”.

Cualquier otra clase de tiempo no cargable deberá describirse detalladamente.

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1.4.5.3 Presupuesto del Tiempo

En la planeación del trabajo debe hacerse un presupuesto del tiempo necesario

para su desarrollo, el cual es útil no solo como base en la estimación de los

honorarios, sino para la planeación general del trabajo y para la utilización del

personal que participará en el mismo

Preparación de la Hoja de Asignación de Trabajo y Control de Tiempo.

Los programas de trabajos son la fuente de información para la elaboración de la

hoja de asignación de trabajo y control de tiempo. Esta hoja debe ser elaborada

por el profesional encargado del trabajo y se debe preparar una para cada persona

que intervenga en el trabajo y su contenido se explica a continuación:

– El nombre del empleado se incluye en el encabezamiento de la hoja junto con

el nombre del cliente y la clase de trabajo que se le practique.

– La primera columna de la hoja se usa para indicar la fecha en que se ha

planeado el trabajo. No se trata de la fecha calendario sino el orden de días en

que se planea ejecutarlas, o sea que se pondrán números como: primer día,

segundo día. tercer día etc.

– En la columna de descripción se anota mediante una explicación breve, los

pasos del trabajo asignados. Esta descripción por lo general cubre varios pasos

del programa de trabajo. Ej.: Arqueo de fondos; confirmaciones bancarias;

confirmaciones de cuentas por cobrar; observación de inventarios etc.

– La columna de pasos del programa se usa para referenciar los pasos del

programa de trabajo resumidos en la columna anterior.

– La columna tiempo estimado, es para indicar el tiempo que se asigna para

completar los pasos del programa. Esta asignación detallada de tiempo debe

ser hecha por el profesional responsable.

– La fecha en que se ejecuta el trabajo se anota en los encabezamientos de la

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columnas restantes y el tiempo realmente empleado en completar los pasos del

programa se anota bajo la fecha apropiada, en la línea correspondiente.

– El total real será la sumatoria de las horas trabajadas cada día en los diferentes

programas.

– La siguiente columna se usa para mostrar la variación, ya sea demás o menos

entre el tiempo estimado y el tiempo real. Desde luego esta columna se debe

llenar cuando se vayan completando los pasos del programa.

Usos de las Hojas de Asignación de Trabajo y Control de Tiempo.

Al comenzar el trabajo el encargado entregará a cada una de las personas que

intervendrán en dicho trabajo, una copia de su hoja de asignación. El encargado

debe explicar a los ayudantes la función de las hojas.

Al finalizar cada día de trabajo cada persona debe llenar en su hoja las horas

reales empleadas en los pasos ejecutados, debiendo sacar para los pasos

terminados en este día la diferencia entre el tiempo real y el tiempo estimado.

Como el objetivo principal de esta hoja es señalar los procedimientos del trabajo

en el orden más lógico de su ejecución, el trabajo debe ejecutarse, hasta donde

sea posible, en el orden planeado.

Al prepararse las hojas de asignación deben dejarse espacios entre un día y otro

para posibles cambios o adiciones en el programa. Este procedimiento permite

agregar pasos del programa de trabajo no incluidos inicialmente en el programa

general y hacer otros cambios necesarios tales como reasignaciones de una

persona en lugar de otra, etc.

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Cuando se requieran procedimientos de trabajo adicionales que no se planearon

inicialmente, estos pasos se deben incluir en los programas de trabajo puesto que,

como se indicó anteriormente, los programas son las fuentes de elaboración de las

“hojas de asignación de trabajo y control de tiempo”.

1.4.6 Determinación y cobro de honorarios

Los honorarios son la compensación por los servicios profesionales que presta

Auditor. Los honorarios son uno de los factores que inciden en la continuidad de

los servicios a los clientes; generalmente un cliente continúa usando los servicios

de un Auditor si los honorarios son equitativos.

Si bien es cierto que unos honorarios altos pueden estar compensados por los

servicios eficientes que se prestan a los clientes, en gran número de casos los

honorarios son un factor decisivo en los clientes para contratar o no a su Auditor o

firma de Auditores. Al Auditor no le resulta fácil la determinación de sus

honorarios como ocurre con otros profesionales; por ejemplo, los médicos que

pueden establecer sumas fijas por cada visita de sus pacientes o los abogados que

pueden establecer sumas fijas por la preparación de un testamento sencillo, de un

contrato o de una escritura de constitución. Por lo general Auditor no tiene dos

trabajos iguales o con tal semejanza que pudiera tener una tarifa para este tipo de

trabajo; se exceptúan casos como la elaboración de una declaración de renta

sencilla para personas naturales.

En la mayoría de los casos, el Auditor cobra sus honorarios de acuerdo con el

tiempo que emplee en el trabajo requerido. También un factor importante en la

determinación de los honorarios Auditor son las normas de ética que le rigen y le

marcan la pauta sobre su actuación en este sentido. Estas normas de ética

establecen que:

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a- En ningún caso el monto de los honorarios podrá depender del resultado que

se obtenga del trabajo realizado por Auditor. Puede haber excepción a esta

regla en las asesorías tributarias.

b- Ningún Auditor podrá aceptar participaciones, cobrar comisiones o corretajes

sobre honorarios que en el ejercicio de la profesión correspondan a otro Auditor

, salvo el caso en que haya actuado conjuntamente en su ejecución y en tal

evento no podrá percibir sino la parte proporcional que le corresponda.

El tiempo que el personal dedica a cada trabajo es un factor importante para la

determinación de los honorarios, pero también se toman en cuenta otros factores.

1.4.6.1 Factores

Los siguientes factores deben tomarse en consideración al determinar los

honorarios:

Tiempo del personal dedicado al trabajo.

Dificultad técnica del trabajo y grado de responsabilidad asumida.

Experiencia y habilidad profesional o de la firma.

Grado de supervisión mínimo que requiere el trabajo.

Características del medio en que se realiza la actividad.

Costo del personal y costos indirectos que deben absorberse.

1.4.6.2 Clasificacion

Por otro lado, existen diversos tipos de honorarios que pueden clasificarse, como

sigue:

Honorarios por trabajos específicos

Por día

Fijos

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Contingentes

Por contrato con base en un monto.

Presupuestos que establecen cantidades mínimas y máximas.

1.4.6.2.1 HONORARIOS POR TRABAJOS ESPECIFICOS

Honorarios por día

Se toma como base el tiempo que realmente se dedica al trabajo. La tasa diaria

o por hora varía de acuerdo con la categoría del personal empleado.

Hay dos métodos generales para determinar los honorarios por día. Uno de ellos

consiste en calcular o fijar una cuota o sueldo promedio, por hora o por día

(basado en tiempo productivo) para cada clase o categoría del personal,

incluyendo a los socios; aumentar en cada clasificación, un factor o cuota por

gastos indirectos y otro factor por concepto de utilidad; la cuota o tasa de cobro

así obtenida para cada clasificación, multiplicada por el número de horas o días

trabajados por las personas correspondientes, da el total por clase de personal y

la suma del total de todas las clasificaciones producirá el total de los honorarios

a cobrar.

El segundo método requiere que la cuota efectiva de sueldo (basada en el

tiempo productivo) sea calculada para cada empleado ocupado en el trabajo y

se agrega a cada cuota individual una parte de gastos indirectos y para otra

utilidad. Como las cuotas de sueldos determinados por este procedimiento se

refieren sólo a empleados, debe tomarse también una provisión razonable para

compensación de socios.

Esta es la forma más conveniente aunque no es la más frecuente en la que la

firma cobra sus servicios; para ello la sociedad tiene dividido su personal en

diferentes categorías y a cada una de las categorías les asigna una tarifa por

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horas o por días. Para cada uno de los trabajos que la firma piense realizar le

hace un presupuesto del tiempo estimado y con esa base se discute con el

cliente las cifras aproximadas que van a costar los servicios. Se establece con el

cliente de que el tiempo que se va a facturar es el tiempo real que empleen los

diferentes miembros de la firma o del personal profesional. La firma en la

determinación de estas tarifas tiene en cuenta todos los costos y gastos y

prestaciones sociales de su personal profesional por lo que debe hacer un

presupuesto de gastos como cualquier compañía dedicada a otra actividad.

Este sistema de fijar los honorarios tiene la gran ventaja para la firma de que

nunca va a tener que asumir costos adicionales por un presupuesto que resultó

desviado con relación al tiempo real incurrido. También puede tener como

ventaja para el cliente de que con una buena colaboración del personal suyo

pudiera reducir el tiempo presupuestado por la firma y por lo tanto pagar menor

valor. Otra ventaja es que el cliente tiene la oportunidad de controlar el tiempo

que estén empleado los miembros de la firma en el desarrollo de su trabajo.

Como desventaja se le pudiera anotar que puede suceder que los miembros de

la firma no trabajen con la eficiencia requerida debido a que están conscientes

que van a recibir todo el costo del tiempo en que se vaya a incurrir.

Honorarios Fijos.

Es la cantidad que se cobra por un trabajo completo en contraste con los

honorarios por hora o por día. Cuando se adopta este tipo de honorarios, la

cantidad es acordada con el cliente con anticipación a la ejecución del trabajo.

Las ventajas de los honorarios fijos son: que permiten al cliente saber de

antemano el costo del trabajo; que el cliente puede relacionarlos más

directamente con la calidad de los servicios que con el tiempo empleado, y que

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están en consonancia con la actitud profesional.

Este tipo de honorarios se ajusta al caso en que el cliente quiere con

anticipación saber el monto que deba pagar por los servicios que la sociedad de

Auditores le va a prestar. Desea una suma determinada con el objeto de no

esperar ningún recargo adicional. Normalmente el cliente desea saber

anticipadamente cuanto tendrá que pagar. Sin embargo esto no quiere decir

que el cliente vaya a fijar un monto arbitrario de honorados; es la sociedad de

Auditores quien de acuerdo con sus tarifas y el tiempo empleado va a asignar

un valor determinado a sus honorarios corriendo con el riesgo de que en el

evento de que su tiempo sea mayor que el presupuestado tendrá que asumir

esta carga adicional pues al cliente se le han estipulado honorarios fijos. Por

otra parte, si la firma el despacho emplea menos tiempo que el presupuestado

esa utilidad adicional digámoslo así será en su beneficio. Una mayoría de

clientes desea este tipo de honorarios porque entre otras ventajas tienen la de

que el cliente puede incluir en su presupuesto una suma que no va a estar

sujeta a cambios posteriores. Sin embargo, para el Auditor o la firma puede

tener desventajas en el sentido de que el tiempo adicional que se incurra por

problemas que se presenten dentro del trabajo, que no es responsabilidad de la

firma, tendrá que asumirse.

Honorarios Contingentes

Son aquellos que se pagarán únicamente en el caso de que ocurra determinado

acontecimiento; puede consistir en una cantidad fija o en un tanto por ciento

sobre las cantidades que el cliente espera recibir, como resultado del trabajo Del

Auditor.

Los honorarios contingentes son permitidos solamente cuando se trate de

asuntos relativos a impuestos y deben estar sujetos a:

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Las reglas de ética profesional.

Las disposiciones de los organismos gubernamentales o profesionales

correspondientes.

Generalmente Auditor no estipula esta clase de honorarios, pero para algún tipo

de trabajo en el cual el cliente lo requiera, puede que Auditor acepte cobrar una

suma que guarde relación con lo que suceda en el futuro. Se presenta más a

menudo este caso en los reclamos para el impuesto sobre la renta, en el que la

compañía ha recibido una sanción o impuestos adicionales no estipulados y en

el que Auditor corre el riesgo de no cobrar nada si el fallo es en contra de la

compañía y en cobrar un monto determinado o porcentaje sobre el fallo si es a

favor. En principio este sistema se opone a nuestro Código de Etica, pero se

explica acá porque en la práctica se encuentra este tipo de arreglo sobre todo

en los casos en que dentro de la sociedad de Auditores hayan empleados

diferentes de Auditores Públicos, como son los abogados o administradores de

empresas.

1.4.6.2.2 CONTRATOS CON BASE EN UN MONTO

Es un honorario pagado por todos los servicios, de cualquier naturaleza que se

haga o por servicios específicos prestados durante un período determinando. Los

contratos son generalmente sobre la base anual, con mensualidades iguales

vencidas, independientemente de los servicios realmente prestados en cada mes.

1.4.6.2.3 PRESUPUESTOS QUE ESTABLECEN CANTIDADES MÍNIMAS Y MAXIMAS

Mediante este procedimiento Auditor hace su presupuesto de manera normal y en

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la forma indicada anteriormente pero fija montos máximos y montos mínimos en la

ejecución del trabajo. Por ejemplo el presupuesto del Auditor Público pudiera ser

$1.000.000; sin embargo, el cliente puede exigir que va a pagar el tiempo real

incurrido por Auditor en la prestación del servicio pero que de ninguna manera

pagaría más de $1.100.000. A su vez Auditor puede decirle al cliente que le va a

cobrar el tiempo incurrido en el trabajo pero nunca le facturaría menos de

$900.000. Con este sistema tanto Auditor como el cliente están asumiendo un

riesgo en cuanto a los valores máximos o mínimos que se deben pagar y por lo

tanto puede ser un sistema que elimine en parte las ventajas y desventajas de los

métodos anteriores.

1.4.6.3 Convenio sobre honorarios

Es aconsejable tener por escrito las condiciones esenciales de los convenios

discutidos o en proyecto. Estos documentos deben expresar, clara y totalmente,

los servicios acordados, el lugar donde serán ejecutados y el monto base de la

compensación.

En todos los convenios relativos a servicios que deban prestarse en que se

especifique la cuantía y método de compensación, debe incluir un cláusula

específica sobre ajustes o variación del monto de los honorarios, en el evento de

que ocurran circunstancias que afecten la duración del trabajo, el alcance o la

naturaleza de los servicios y otras circunstancias como, por ejemplo, ajustes

derivados por efectos de la inflación.

Además, cuando los convenios por servicios no contengan alguna cláusula sobre

servicios adicionales o sobre cambios en el alcance de aquellos, y sean

susceptibles de arreglos especiales futuros, y se presente y acepten sugerencias

respecto a servicios de esa naturaleza, tales sugerencias irán siempre

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acompañadas de la referencia al hecho de que estarán sujetas a convenios por

separado y a una compensación adicional.

En resumen la carta propuesta o carta convenio debe incluir la clase de trabajo

que se le va a efectuar al cliente, el tipo de informe que se va a emitir, el monto

de los honorarios, el reembolso de los gastos que se incurran y la responsabilidad

que está asumiendo la firma por el trabajo. Todos estos aspectos son muy

importantes y es lo que hace que la firma tenga un respaldo escrito sobre el

convenio que tiene firmado con el cliente con relación a sus servicios. Esta carta

convenio se debe enviar antes de iniciar el trabajo y se debe exigir a la compañía

que confirme los términos de la misma.

1.4.7. Archivo

La organización y el buen manejo del archivo de la oficina facilita enormemente la

localización oportuna y sin pérdida de tiempo de lo que se busca.

lal firma maneja un gran número de papeles de trabajo ya que es la materia prima

o evidencia de cada uno de los trabajos. Debe haber un archivo especial para

estos papeles de trabajo los cuales se podrían archivar bien sea por orden

alfabético o mediante la asignación de un número a cada uno de los clientes a los

que se les hace trabajo normalmente. En el archivo se debe tener en cuenta que

es necesario y aconsejable conservar papeles de trabajo por varios años

anteriores, los cuales deben segregarse de los papeles de trabajo del año corriente

en el cual se está efectuando el trabajo al cliente.

Algunas firmas de contadores siguen la práctica de enviar su archivo inactivo a

bodegas alquiladas a costos bajos para ahorrar espacio en las oficinas.

Otra parte importante del archivo es la relacionada con los informes y

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correspondencia. Los archivos para este tipo de información deben estar

segregados de los papeles de trabajo. Igual que los papeles de trabajo, los

informes de clientes anteriores o a los cuales no estamos haciéndole trabajos se

enviarán al archivo inactivo de que se habló anteriormente.

La firma recibe un gran número de correspondencia relacionado con los trabajos

que está efectuando, por lo tanto se requiere que se tenga un espacio especial

para esta correspondencia en el cual se debe archivar provisionalmente ya que su

destino final van a ser los papeles de trabajo. Se le debe asignar a una persona el

manejo de esta correspondencia y su inclusión en el archivo respectivo; y el

personal profesional al momento de iniciar su trabajo, debe revisar estos archivos

a efecto de incluir la información que se encuentra en los correspondiente papeles

de trabajo.

La firma también debe tener un archivo especial de informes o casos para que le

sirva de base al personal profesional en la elaboración de su s informes. Además

del manual de procedimientos con las pautas que se deben seguir en la

elaboración de sus informes, se debe mantener una biblioteca o archivo de casos

que sirven de consulta en la elaboración de los informes. Estos archivos de caso

consisten en una historia de problemas importantes donde se indica la solución

que se le dio al mismo y por qué se optó por esa solución. Este tipo de archivo es

una gran fuente de consulta para los miembros de la firma cuando tengan casos

similares.

Estos archivos de casos o bien podrían guardarse en sitios especiales por tener

información confidencial o formar parte de la biblioteca de la firma si esta

biblioteca está disponible únicamente a los miembros de la firma.

Cada socio debe tener en su oficina particular un archivo de la correspondencia

principal que se ha tenido con los clientes y el material o correspondencia de tipo

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confidencial. Con frecuencia los clientes suministran material confidencial que no

desean que sea conocido por todos los miembros de la firma y por lo tanto no

debe incluirse en los papeles de trabajo normales. Este tipo de correspondencia

debe ser manejada bajo al dirección del socio y mediante archivos confidenciales

del cliente.


Individual y grupalmente analice las siguientes preguntas:

Cual cree que sea la importancia de una firma d e auditoria

Cual es la diferencia básica de las dos secciones en que se divide

un manual d e procedimientos en una firma d e auditoria

Cual cree sea la adecuada forma de constituir una firma d e

auditoria limitada, colectiva, unipersonal, simplificada, anónima ? De

sus razones ya halle las ventajas y desventajas de la misma.

Cual cree u sea el organigrama adecuado de una firma d e auditoria

cuyo objeto social no sea solamente a la auditoria financiera

En cuanto a facturación y cobranza cual cree sea la forma adecuada

del cobro de honorarios y su posterior facturación, identifique ventajas

desventajas de las mismas.


Como considera sea el archivo adecuado de una firma de auditoria

cuando hoy se manejan los sistemas modernos de información y

aplicaciones de auditoria?

Cuando en una firma de auditoria se están manejando gran cantidad

de clientes al tiempo y a su vez se practican varias clases de

auditoria, como cree UD que seria adecuado manejar dichas

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actividades en cuanto al seguimiento de las mismas? busque y

aplique la herramienta adecuada.

Si en una firma se están realizando gran cantidad de auditorias al

tiempo y la están realizando los mismos auditores como cree que s e

debe manejar el tiempo en cada uno d e los clientes , teniendo en

cuenta que los clientes están a una distancia considerable y que se

esta trabajando los domingos y festivos. Busque y aplique la

herramienta adecuada.

Teniendo en cuenta que no todas las empresas requieren el mismo

tipo de auditoria y a su vez de acuerdo a la complejidad de la

auditoria se requiere cierto perfil de profesional como cree que se

debería de pagar a los auditores y como se debería cobrar a los

clientes?

Autoevaluación

En que s e diferencia la organización de una firma de auditoria que

hasta ahora comienza con otra que se halla especializado .

Cual e s la diferencia en una firma d e auditoria de los asociados,

gerente, encargados y los asistentes?

Cuales son las dependencias a tener en cuenta en el

acondicionamiento de una firma de auditoria?

En que consiste la asignación d e trabajo en una firma d e auditoria?

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Cual es la estructura de un informe de tiempo?

Cuales son las formas de facturar un trabajo en una firma de

auditoria?

En que consiste el archivo de los papeles d e trabajo e n una

firma?

Que tipo d e tiempo es cargable y cual no al cliente de una

auditoria?

Que factores han d e tenerse en cuenta en al determinación y

cobro d e honorarios?


Consulte en empresas de tu región la importancia que para ellos tiene

el hecho d e que los servicios de auditoria o revisoría sean prestados

por una firma y no por una persona natural.

En la Web consulta cuales son los honorarios sugeridos por el

gremio de contadores para la prestación de los servicios de auditoria

en Colombia

En la Web consulta diferentes firmas de auditoria que presten sus

servicios d e forma virtual y como están estructuradas dichas paginas

Investiga ante la Junta central d e contadores cuales son los requisitos

que deben d e tener las firmas de auditoria para poder constituirse y

cuales son los derechos a cancelar ante los diferentes entes d e control

de la profesión

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Investiga ante al realidad económica de hoy que requisitos le exigen a

una firma de auditoria que desee prestar sus servicios virtualmente y

cuales seria su estructura básica

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UNIDAD 2: SUGERENCIAS PARA CONDUCIR UNA FIRMA D E

AUDITORIA


En la segunda parte abarcaremos la jerarquía ha tener en cuenta en una

firma de auditoria, los requisitos y responsabilidades de cada nivel. Teniendo

en cuenta la importancia de la selección del personal y su mantenimiento

con la adecuada capacitación que se requiera en el perfil de la firma .

Además de como cualquier trabajo de auditoria que le sea encomendado a

la firma debe de pasar por una serie d e etapas par a la prestación de un

optimo servicio.

Horizontes

identificar la jerarquía en una firma de auditoria

identificar los requisitos y deberes que tiene cada nivel en la firma de

auditoria

Establecer las condiciones ha tener en cuenta en la selección y

mantenimiento del Personal en una firma de auditoria.

Conocer las diferentes etapas por las que tiene que pasar cualquier

trabajo de auditoria.

Definir las áreas d e conocimiento especificas ha tener en cuenta en la

capacitación y entrenamiento d el personal.


AUDITOR JEFE

Funciones

Preparación auxiliares e inicio trabajo

Examen balance prueba

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Chequeo y revisión

Detalles usualmente preparados

Acciones cuando se descubre fraude

AUDITOR INTERMEDIO

AUDITOR AUXILIAR

Aspectos a tener en cuenta

hábitos en el trabajo que deben ser cultivados

conductas para con los empleados de la empresa auditada

SELECCIÓN Y ENTENAMIENTO D EL PERSONAL

Tipos d e actividades

aspectos

PROGRAMAS DE ADIESTRAMIENTO

En el trabajo

Dentro d e la firma

DESIGNACION E QUIPO D E TRABAJO

MECANICA Y ADMINISTRACION DE TRABAJSO

Supervisión

Reuniones con el cliente

papeles de trabajo

revisiones

discusión con el cliente

emisión de informe

trabajos especiales


En la segunda unidad abarcaremos los diferentes niveles ha tener en cuenta

en una firma d e auditoria , su selección entrenamiento , capacitación y las

diferentes etapas ha seguir en el d desarrollo d e una auditoria.

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2. 2. SUGERENCIAS PARA CONDUCIR UNA AUDITORIA:

2.1. AUDITOR JEFE

Básicamente, la labor del AUDITOR JEFE a cargo, es la de conducir el

examen con competencia profesional y de acuerdo con la polític a del

equipo de Auditoria. Comienza con el planteamiento del programa de

Auditoria; y la preparación y asignación del trabajo para producir el

máximo de ejecución con el mínimo del tiempo gastado.

Adecuada supervisión del compromiso es lo más esencial. El Auditor

Jefe debe asegurarse de que los procedimientos planeados en el

programa de Auditoría son seguidos y que sus auxil iares están alertas

para reconocer e informar sobre irregularidades. Una fase importante

de la supervisión es la de entrenamientos de l os auxil iares.

El ejercicio de un buen juicio es también esencial. El juicio del

Auditor Jefe aplicado a las prácticas contables y de auditoría y

principios de Contabil idad significa el suceso en el compromiso. Se

espera que el Auxi l iar transmita en el Aud itor Jefe a cargo todos los

asuntos que requieran su decisión. El Auditor Jefe hace la decisión

después de que todos los factores han sido discutidos con los

auxil iares y cualquier investigación necesaria se ha hecho. Si la

decisión es importante, el Auditor Jefe debe consultar con su

supervisor para evitar la perdida de tiempo en revisiones posteriores

en donde puntos de vista contrarios pueden ser sostenidos por el

supervisor. Si el asunto no es de mayor importancia, las decisiones

hechas pueden ser revisadas con el supervisor al fin del compromiso.

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Las explicaciones de una importancia mayor puede obtenerlas de la

empresa auditada por el Auditor Jefe. Posiblemente, las preguntas

menos importantes pueden hacerse a los empleados, pero las

explicaciones sobre los principios de contabil idad y pol íticas pueden

obtenerse del Director de Contabil idad y las preguntas mayores o

errores, referidas a él.

El Auditor Jefe Es responsable por el control de los papeles de trabajo

durante el examen, con el fin de observar que no caigan en las manos

de personas no autorizadas y para ver que los mismos estén

adecuadamente archivados e indicados para pronta referencia.

2.1.1 FUNCIONES:

2.1.1.1 preparando a los auxiliares para iniciar el trabajo.

Tan pronto como el personal l lega a las empresas a auditar, el

Auditor Jefe, asignará los auxil iares a las diferentes fases de

procedimientos a seguir y la forma y contenido de los papeles de

trabajo a prepararse. Al personal experimentado se le asignarán

labores que no requieren supervisión inmediata, dejando tiempo al

Auditor Jefe para dirigir a los nuevos experimentados.

Mostrará al auxil iar como enfrentarse a su compromiso, posiblemente

trabajando con el hasta que el modelo de examen sea desarrol lado y

el carácter de la información se establezca. Entonces estará en mejor

posición para instruir al auxi l iar sobre que irregularidades pueden

esperarse, la información que sea aceptable y cual debe ser

preguntada.

Si hay un programa de auditoría predeterminado, el Auditor Jefe dará

a cada auxil iar la sección apl icable a su trabajo. Si existe control

interior relacionado con el trabajo asignado al auxil iar, el Auditor Jefe

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le dará la sección indicada de control interno o cuestionario, con

instrucciones para observar si el control indicado ha sido ejercido o

no.

A través del examen, el Auditor Jefe debe satisfacerse observando si

sus instrucciones han sido seguidas y si el trabajo ha sido realizado

adecuadamente.

2.1.1.2 exámenes del balance de prueba

El Auditor Jefe usualmente comienza su aporte del examen con el

balance de prueba. Si ha sido preparado por la empresa auditada o

un auxil iar, el Auditor Jefe dedicará algún tiempo a revisarlo. Lo

verificará contra las cuentas del mayor, escudriñando las cuentas,

para observar el origen de las entradas y para descubrir aquellas

poco usuales.

Existen muchas ventajas para el Auditor Jefe en este temprano

reconocimiento, incluyendo las siguientes:

1. Familiarización con las cuentas y la manera como operan

2. Obtención de una visión general del sistema de contabil idad y la

operación del negocio

3. Podrá seleccionar cualquier cuenta que necesite atención

especial

4. Notará la naturaleza de las cuentas cerradas que también

pueden necesitar atención

5. Observará fluctuaciones mayores o siguientes

6. Comparando los balances iniciales con el informe anterior,

observará si los ajustes hechos en el examen anterior han sido

anotados.

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7. Obtendrá una pronta información que puede tener influencia en

la revisión del programa de auditoria

8. Por el anális is comparativo de figuras, proporciones, la relación

de inventarios a costo de ventas, etc., puede ocasionar

preguntas en el examen que requiera discusión con de la

empresa auditada

2.1.1.3. Chequeo y revisión.

El Auditor Jefe debe revisar rápidamente a medida que se vayan

terminando de preparar por los asistentes, los papeles de trabajo.

Debe determinar si han sido bien preparados y adecuados en

conformidad con los métodos del equipo de auditoria, y si los mismos

indican un examen adecuado. Están encabezados apropiadamente y

firmados por el auxil iar. Existe una hoja para clase de información o

tópico?. Se anota la fuente de información y se incluye la información

verbal obtenida? Qué diferencias se anotan y cuales son las razones

dadas? Se indican las correcciones? Está el total de acuerdo con el

balance de prueba? Indica consistencia el contenido de la cuenta?

Existen errores en principios de contabil idad que pueden haber

pasado desapercibidos por el auxil iar? Se han seguido los

procedimientos indicados en el programa de auditoria?

La segunda etapa en la revisión del trabajo en progreso es la

investigación por el Auditor Jefe. El mejor acercamiento consiste en

discutir el cuadro con el auxil iar preguntándole sobre el trabajo

real izado y sus hallazgos. Si el auxil iar no puede dar respuestas a

todas las preguntas es posible que su trabajo no llene los requisitos,

haciéndose necesario un examen mas a fondo, Atención especial

deberá darse a las preguntas y determinar que acción mayor pueda

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ser requerida. Si se indican irregularidades deben ser ampliamente

investigadas para ver si actualmente existen y si existen, son errores

de oficina o si son una implicación de engaño o fraude.

El último paso en la revisión es el de arreglar las preguntas que

puedan haberse presentado. Si la investigación indica que se

requieren ajustes, las entradas de ajuste deben hacerse y asentarse a

las hojas de trabajo del balance de prueba. La política equipo de

auditoria puede necesitar que un ajuste mayor deberá

primero ser aprobado por el principal. El Auditor Jefe o su principal

deberá discutir los ajustes con el Director de Contabil idad de la

empresa auditada, explicando los errores o principios que han sido

efectuados. Los libros solamente pueden ajustarse con la aprobación

de la empresa auditada, por cuanto los informes f inancieros son

primeramente la representación de la compañía y no del auditor. Si

los ajustes necesarios no pueden hacerse por objeción de la empresa

auditada, el Auditor Jefe debe evaluar su efecto en los estados

financieros Puede ser necesario identificar o clasificar la cuenta en

los estados de modo que los hechos queden claramente indicados.

Una opinión cal if icada sobre los estados financieros puede

posiblemente necesitarse o al efecto puede ser tan serio como para

quitar el valor a cualquier opinión y por lo tanto deberá presentarse

en el informe “No hay opinión”.

2.1.1.4 Detalles usualmente preparados por el auditor jefe.

Los detalles que deben ser preparados por el Auditor Jefe a cargo son

aquellos que requieren un juicio especia l y conocimiento técnico. En

la mayoría de los casos, incluirán lo siguiente:

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Examen de la estructura de la Compañía - Los artículos de

incorporación y sus enmiendas, estatutos y minutas de las reuniones

de directores -.

Examen de las cuentas de capital (acciones) y util idades por

repartir.

Examen de los contratos, arrendamientos, documentos de bonos

y otros.

Evaluación de la cobrabil idad de las cuentas por recibir, la

suficiente provisión para perdidas, la propiedad de los cargos y

el control ejercido sobre las cuentas que han sido eliminados,

también las excepciones en variaciones importantes;

comunicaciones para letras y cuentas por cobrar.

Examen de las bases de valuación e inventarios, el método de

manejar y evaluar las devoluciones en ventas, posibil idades de

obsolescencia, la racionalidad de las cantidades y factores

similares.

Determinación de la propiedad de las adiciones a las cuentas de

planta y equipo, las bases de valuación y la consistencia y

propiedad de la provisión para depreciación. (El Auditor Jefe

debe visitar la planta con un empleado de operaciones en algún

tiempo durante el examen, con esto adquiere información sobre

pol ít ica o renovaciones, adiciones y disposición, y tal vez gane

conocimiento sobre lo adecuado en la pol ít ica de deprec iación).

Análisis y evaluación de las restricciones en los documentos de

bonos, o contratos de crédito, tales como restricciones sobre el

capital de trabajo, declaratorias de dividendos o sueldos de

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directivos y altos empleados y revisión de cuentas para e l sobre

precio o descuento sobre los bonos emitidos y para fondos de

amortización.

Determinación acerca de los pasivos contingentes que pueden

existir, por medio de revisión de las actas, discusiones con

personal de la empresa auditada y correspondencia con el

asesor Jurídico, investigación de los acuerdos con compañías

financieras con respecto a documentos y la obtención de las

confirmaciones de las compañías financieras.

Investigación de los arreglos sobre bonificaciones, si los hay,

para ver si éstos han sido apropiadamente administrados y si los

correspondientes pasivos han sido registrados. Las actas

usualmente suministran evidencias del plan general.

Escudriñamiento de los asientos de diario hechos por la empresa

auditada para determinar la evidencia y propiedad de las

entradas.

Examen del amparo de seguro en relación con el valor del activo.

Si las declaraciones de renta deben ser preparadas por firma de

contadores, preparación o supervisión de la elaboración de las

declaraciones de renta. Las bases y el calculo de las partidas

acumuladas para pago de impuestos deben examinarse.

Preparación o revisión de todas las concil iaciones importantes.

En revisiones pequeñas o de tamaño mediano, el Auditor Jefe a

cargo deberá efectuar ciertas pruebas al programa p reparado.

En exámenes mayores, muchas de estas tareas deben ser

delegadas a otro Auditor Jefe que asiste en la revisión, y el

Auditor Jefe a cargo dedicará su tiempo enteramente a

supervisar.

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2.1.2 acción cuando hay descubrimiento de fraude.

El auditaje usual no puede confiarse en descubrir desfalcos menores y

tal no es su propósito. El Auditor confía primeramente en un control

interno efectivo para prevenir y descubrir desfalcos o

irregularidades. Los desfalcos no se encuentran frecuentemente, pero

suficientes casos se presentan cada año como para llamar la atención

del Auditor para que este alerta sobre su existencia.

El fraude se define comúnmente como una falsa representación de un

hecho, efectuado con la intención de engañar a otro, de modo que el

actúe al sentirse injuriado. Aplicando a la contabil idad, existen dos

fases:

Falsificación de los registros para cubrir malversación del dinero u

otra propiedad.

Falsificación de los registros con el propósito de exponer falsamente

la situación financiera o las operaciones.

Si el fraude existe en los registros contables de tal manera que sea

descubierto durante el curso de una Auditoría, aparecerá al principio

como una clase de irregularidad. Consecuentemente es el deber del

Auditor Jefe investigar todas las anormalidades. Una vez examinadas

las irregularidades pueden determinarse si se tratan de errores no

intencionales, resultantes de falta de cuidado o conocimiento

inadecuados por los principios de contabil idad o de su aplicación. Si

existe esto, no hay fraude, porque el requisito primero para que

exista es el que haya la intención del que lo comete. Como un error,

la irregularidad puede ser corregida por el Auditor Jefe como parte de

sus ajustes rutinarios.

Sin embargo, si la investigación indica la probabilidad de fraude, el

Auditor Jefe debe informar este hecho inmediatamente a su principal.

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No hay una práctica universal para el manejo de un fraude

sospechoso. Algunas firmas instruyen al Auditor Jefe para que siga la

investigación hasta su terminación, después se informa a la empresa

auditada, generalmente por el principal. Otros equipos de Auditoria

informan sobre el particular inmediatamente a la Gerencia

manifestando que las irregularidades fueron descubiertas que

posiblemente puedan llevar a un des falco y que una mayor

investigación es la indicada. Es recomendable que la empresa

auditada sea notif icada tan pronto como pueda determinarse que

existen bases razonables de sospecha de la existencia del fraude. Por

cuanto el juicio es tan importante para determinar si existen o no

bases razonables para sospechar fraude. El Auditor Jefe y su principal

deben ordinariamente tener la oportunidad de estudiar juntos las

condiciones que lleven a sospechar sobre un posible fraude.

Frecuentemente existen algunas preguntas acerca de sobre cual

empleado de la empresa auditada debe ser notificado de la evidencia

descubierta, ningún cargo debe hacerse contra un empleado, pero los

hechos deben ponerse de presente a la empresa auditada. La empresa

auditada puede autorizar al Auditor para que amplié sus

procedimientos de auditoría o pueda efectuar su propia investigación

bajo la dirección del Auditor. En cualquier caso, es aconsejable dejar

a la empresa auditada que obtenga las explicaciones necesarias de su

empleado.

Relativamente pocos casos del segundo tipo de fraude, envolviendo

manipulación de cuentas por la Gerencia para exponer falsamente los

asuntos financieros, se encuentra. En pequeños negocios con un

personal de contabil idad poco preparado se encuentran muchos

errores de principios de contabil idad, algunos de los cuales

toscamente falsean los estados financieros. No hay fraude cuando no

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existe la intensión de engañar. La Gerencia usualmente esta dispuesta

a aceptar las correcciones recomendadas después de que los

principios son explicados.

No debe esperarse que con los procedimientos ordinarios de Auditoría

puedan descubrirse engaños cuidadosamente planeados, tales como

falsificación de los registros o colusión en escala mayor. Sin embargo,

si el Auditor Jefe sospecha este tipo de fraude debe informarlo a su

principal inmediatamente. El principal decidirá si los procedimientos

de Auditoría son estándares hasta que la sospecha se elimine o

confirme. Aun en casos en donde el fraude es casi evidente, el

principal no al legará a la empresa auditada o al alto empleado de la

empresa auditada una acusación pero con tacto obtendrá las

explicaciones y lo animará para que presente su posición. Puede

encontrarse que una situación aparentemente poco usual tiene una

explicación satisfactoria.

Si se establece intento fraudulento por parte de la empresa auditada,

el principal puede considerar conveniente retirarse del compromiso.

La aplicación de los procedimientos que puedan ser necesarios para

expresar una opinión sobre los estados financieros, después de que

tal situación es descubierta, puede ser costosa para la empresa

auditada, y muy grande el riesgo moral para el auditor.

2.2 AUDITOR INTERMEDIO

De la experiencia anterior, usted está familiarizado con las

responsabil idades del Auditor Auxil iar, así como también sobre la

conducta general que debe esperarse de una persona dedicada a la

Contaduría Pública. Es de uti l idad dirigir sus esfuerzos hacia la

obtención de una alta posición del Auditor Intermedio, que debe

esperarse de la persona en ésta categoría. La siguiente descripción es

apropiada:

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“Un Auditor Intermedio es aquel calif icado por educación y

experiencia para llevar a cabo auditorias pequeñas o medianas bajo la

dirección de un Auditor Jefe o Supervisor”

“La persona en esta clasificación debe tener un conocimiento de

principios de contabil idad y normas de auditoría, y haber servido

como Auditor Auxil iar o haber tenido la experiencia contable

equivalente. No es de esperarse que un Auditor Intermedio, sin una

experiencia substancial como tal, este cal if icado para emplear

efectivamente a algún auxil iar para preparar el borrador de un

programa completo de auditoría a seguir en un compromiso inicial, o

para preparar un informe sobre una auditoría inicial sin la experiencia

de un Auditor Jefe o Supervisor. Por otra parte un Auditor Intermedio

experimentado se espera que emplee efectivamente uno o más

asistentes y prepare un borrador bastante completo del programa de

auditoría y del informe sobre auditorias reanudadas.”

“Los varios grados dentro de ésta clasificación se miden por lo

siguiente: tamaño y dificultad de la auditoría terminada calidad de

trabajo hecho; número de asistentes, si los hay, efectivamente

empleados; frecuencia y extensión de la supervisión requerida; y el

tiempo consumido”.

“Se espera de él que muestre respeto por la habil idad de sus

superiores, y por los métodos del equipo de auditoría para realizar el

trabajo; se espera también que sea lo suficientemente inteligente

para conocer qué ayuda requiere si él estuviera en el puesto de

auditor jefe a cargo de la revisión”.

Mientras estuvo desempañando las funciones de auditor auxil iar, se le

dio la oportunidad de desarrollar su conocimiento en procedimientos

prácticos de auditoría y demostrar su aptitud y adaptabil idad a los

requerimientos de la Contaduría Pública. Se esperó de usted que se

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confiara hasta cierto punto en la guía de instrucciones de los

auditores más experimentados en el desempeño de sus funciones. El

énfasis en la posición de auditor intermedio es tá basada en un mayor

desarrollo de su competencia técnica, particularmente con respecto a

los procedimientos de auditoría. Mayores responsabil idades se le

asignarán en compromisos futuros, que ampliarán su experiencia y

desarrollarán en usted el buen juicio.

La calidad del trabajo hecho por un auditor intermedio se juega

grandemente por lo siguiente: (1) aptitud y conocimiento demostrado

con respecto a la aplicación de los procedimientos de auditoría; (2)

la incorporación de los procedimientos de audito ría, desarrol lados en

forma de papeles de trabajo nítidos, informativos e intel igentes y (3)

la expresión del resultado del trabajo de auditoría por medio del

informe del auditor, informe detallado, u otros comentarios escritos.

Al pasar a la posición de auditor intermedio o semisenior, no debe

usted esperar un cambio inmediato o drástico en la naturaleza de su

trabajo. Usted se encontrará aún trabajando bajo la supervisión

menos estrecha de un auditor jefe, pero notará que se le asignan

partes más importantes y difíci les del programa para su realización.

A medida que usted progresa se le l lamará para tomar parte en

algunas fases de la auditoría en ausencia del auditor jefe. Por

ejemplo, usted será responsable por el trabajo de una sucursal o

planta de la empresa auditada, o se le pedirá que asuma la

responsabil idad por la observación de un inventario físico o la

confirmación de las cuentas por cobrar.

Una cosa buena que usted debe recordar es que su progreso será

acelerado en vez de retardado si tiene la aptitud propia hacia su

auditor jefe. Debe acordarse que el auditor jefe es responsable por

lo que usted haga y no debe titubear en dirigir a él las preguntas

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importantes. Las sugerencias sobre el mejoramiento de los sistemas

contables de las empresas auditadas y las críticas acerca de los

empleados de la empresa auditada, deben ser siempre discutidos con

su auditor jefe. Puede a veces existir una tentación fuerte a tratar de

jugar un papel mayor; o usted puede temer que no recibe crédito por

sus ideas. Después de un poco de pensamiento, sin embargo,

probablemente aceptará que usted tiene más que ganar que perder

con una cooperación estrecha con su auditor jefe. Su progreso está

grandemente en manos del últ imo ya que está basado en gran parte

en lo que él informe sobre usted.

Al referir los problemas a su jefe, es siempre buena práctica estar

l isto con una sugerencia de respuesta, no abandone un problema

simplemente porque usted reconozca que el mismo finalmente será

resuelto por el auditor jefe. Imag ínese usted en su lugar y trate de

decidir cuál puede ser la respuesta. Al hacerlo, usted está

desarrollando su propia habil idad de al legar todos los hechos

pertinentes, avaluarlos y l legar a una decisión.

A medida que usted gana experiencia como auditor intermedio,

eventualmente recibirá comisiones para hacerse cargo de ciertos

compromisos pequeños y menos difíci les y se le dará una oportunidad

para emplear uno o más asistentes. Desde este punto la valuación de

su progreso está casi enteramente en sus manos.

2.3 AUDITOR AUXILIAR

De la experiencia pasada, hemos encontrado que los nuevos

empleados están inclinados a la aprehensión a su primer trabajo.

Quisieran conocer específicamente por cuáles deberes serán

responsables y de cómo deben prepararse mejor para asumir esas

responsabil idades. Hasta tanto el empleado no haya adquirido la

experiencia en varios trabajos, no comienza a darse cuenta de lo

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difíci l que se habla en otra cosa que no sea en términos generales

sobre las responsabilidades y deberes de l auditor auxil iar (junior).

Lo que sigue es una reseña de los puntos que deben tenerse en

cuenta durante el curso de su trabajo. Buena parte de ellos

representan trampas en las cuales muchos asistentes imprudentes

han caído en el pasado.

2.3.1. Que se puede esperar de un asistente:

Un Auditor Auxil iar es aquel cuyas capacidades se limitan a prestar

asistencia solo bajo una casi constante dirección de un auditor más

experimentado.

No debe esperarse de un auditor auxil iar, aún en los niveles más

altos, pueda hacerse cargo de un trabajo, no importa su tamaño,

hasta tanto no esté listo para su ascenso a la categoría de auditor

intermedio.

Los diferentes grados en esta clasificación se miden por lo siguiente:

frecuencia y alcance de la dirección requerida; cali dad de trabajo

desarrollado, y el tiempo util izado.

Las observaciones generales acerca de lo que debe expresarse del

auditor auxil iar, se pueden expresar así:

El aprenderá a ser impersonal en su trabajo y en sus relaciones, tanto

con otros miembros del personal como con los empleados de la

empresa auditada.

Será conducido en su trabajo enteramente por su auditor jefe u otros

supervisores, y aprenderá a que nunca tratará sus críticas sobre la

contabil idad de la empresa auditada o el personal, excepto con sus

propios asociados.

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Se espera de él, realizar la dignidad de la profesión, el equipo de

Auditoría y sus asociados, por su conducta y por la aptitud que exhibe

hacia las partes más rutinarias del trabajo.

Se espera de él que apoye la posición de sus superio res aún cuando

pueda parecer que sea a su propia cuenta y nunca deberá ocultar a

ellos cualquier conocimiento que haya ganado acerca del trabajo o los

empleados de la empresa auditada.

Se espera de él un interés en todo tiempo, complacencia y

dependibil idad acerca de su trabajo, y hasta la extensión en que

tenga éxito en efectuarlo, será solicitado por sus superiores.

Sobre un estudio sobre rasgos de la personalidad efectuado por

Robert N. McMurry, PH.D.), los siguientes siete atributos se anotan

como los más importantes para el éxito en la Contaduría Pública:

Estabil idad ocupacional

Desagrado cuando se está ocioso

Hábito de la escrupulosidad

Ser un buen miembro del equipo de trabajo

Capacitación para apartarse de sí mismo

Habilidad para llevarse bien con ot ros

Disciplina, imaginación y buen juicio.

Todos los que han alcanzado una alta posición con nuestro equipo de

Auditoría han l legado a el la por ser, en primer lugar, los hombres con

buen conocimiento de todas las fases en contabil idad. Algunos tienen

talento para cierta clase de trabajo especializado y trataremos de dar

a su poseedor las mayores oportunidades para su desarrollo. De aquí

que sea recomendable que usted aprenda todo lo que pueda acerca

del arte y ciencia de la contabil idad profesional y aún ahora, al

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comienzo de sus carreras, resuélvanse y hagan la determinación

ustedes, mismos de convertirse en expertos en alguna de las fases de

la profesión. Trate de hacer el trabajo asignado en mejor forma que

el realizado por su antecesor, y no deje de hacer sugerencias sobre el

mismo que los que pueden realizarse serán tenidas en cuenta.

(Algunos de ustedes alcanzarán un alto rango en el equipo de

Auditoría, colóquense ustedes en posición prepárense para ese día.

2.3.2 Hábitos en el trabajo que deben ser cultivados:

Es muy importante una programación anticipada; esté seguro de

que entiende las instrucciones del auditor jefe.

Emplee el sentido común en todo su trabajo.

Esfuércese a hacer las cosas con precisión, rapidez y nitidez.

Trabaje metódicamente y no salte de una cosa a otra

Arregle los papeles y documentos para evitar pérdida de tiempo

Mantenga los ojos abiertos y a su auditor jefe informado. Hechos

importantes antes no registrados en los l ibros han sido algunas

veces descubiertos por una actitud despierta.

No considere su trabajo como rutinario solamente porque pueda

repetirse. Recuerde que buena parte de él, se realiza con

materiales originales, muchos de los cuales su auditor jefe nunca

verá.

Algunos auditores piensan que el auditor jefe los considera como

incompetentes si le hacen preguntas. Para evitar ésto algunas

veces tratan de encontrar subrepticiamente de los empleados de la

empresa auditada que trabajo se realizó anteriormente. Tales

preguntas tarde o temprano se presentarán y son pe ligrosas bajo

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cualquier circunstancia. Su auditor jefe espera que usted tenga

preguntas o vaya a él con las mismas.

Mantenga una lista de todos los ítems que en su auditaje son

materia de preguntas, anotándolas a medida que se vayan

presentando durante el desarrollo del auditaje, de esta manera se

evita tener que interrumpir a su auditor jefe con preguntas

individuales, amenos que por alguna razón, usted no pueda

continuar con su trabajo sin una respuesta. Se podrá ahorrar

tiempo discutiendo en una sola operación la l ista de preguntas.

Elimine las preguntas innecesarias, las respuestas son obvias si se

piensan un poco.

Esté alerta contra los empleados de la empresa auditada que

tratan de dictarle sus procedimientos de auditoría. Oirá algunas

veces que dicen “Ustedes no hicieron ésto anteriormente”, esta

bien, sin embargo, el consultar bajo éstas circunstancias a su

Auditor Jefe, ya que algunas veces es cierto que los

representantes de la empresa auditada están generalmente más

familiarizado con los procedimientos de Auditoría Empleados por su

predecesor. También con frecuencia, tienen una mayor experiencia

que Usted en Contaduría Pública, y por lo tanto esté prevenido

para no efectuar trabajo innecesario de su parte.

Para evitar confusión con la empresa aud itada, aprenda a usar la

terminología a la cual esta acostumbrado; al hablar con los

empleados use el mismo nombre que ellos emplean para los

diferentes libros.

2.3.3. Conducta para con los empleados de la empresa auditada:

Reconozca la importancia de causar una impresión favorable en cada

uno de los empleados de la empresa auditada. Recuerde que para

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algunos de ellos usted es el único contacto directo con el equipo de

Auditoría. Los siguientes puntos están entre los que de la empresa

auditada se basa para su juicio:

La primera impresión es muy importante -Nitidez, vestido, voz y

observación del Reglamento de Oficina de la empresa auditada.

Util ice el teléfono de la empresa auditada en la menor forma

posible y mantenga las l lamadas personales en un mínimo

absoluto.

Evite solicitar favores -Comprando a precios al por mayor, o

comprando artículos escasos.

Sea puntual, particularmente en el caso de citas hechas con los

empleados de la empresa auditada.

Nunca olvide que los negocios de la empresa auditada son a suntos

confidenciales.

Aplicación y dil igencia -Mantenga la discusión de materias que no

vienen al caso a un mínimo.

Tacto (sea humilde, no dogmático); reserve el criticismo para el

oído de los auditores jefe solamente.

Seriedad versus sentido del humor es usualmente el campo más

seguro.

Acomode el uso de los registros y máquinas de la empresa

auditada a su conveniencia.

Siempre devuélvalos al mismo individuo, o al mismo sitio de

donde usted los tomó.

Sea cuidadoso con sus libros - no ensuciarlos ni arrugarlos, ni

hacerles marcas, etc.

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Sea consiente del hecho de que muchas empresas auditadas

consideran que los auditores auxil iares aprendan su trabajo a costa

de la empresa auditada y tenga presente lo siguiente:

Su tiempo esta generalmente bien medido por su trabajo corriente

el cual esta usualmente relacionado con la recolección de

información contable, más bien que el análisis y revisión.

El personal de la empresa auditada esta probablemente más

familiarizado que usted con los detalles de su trabajo y reg istros, y

pueden tener una mayor facil idad en la realización de cálculos

aritméticas.

Frecuentemente se siente orgullosos por la manera como llevan

sus libros y registros.

Lo miran a usted como un revisor de su trabajo y pueden

ofenderse con las crít icas aún si son justificadas.

Algunos de el los han tenido una mayor experiencia que usted en

Contaduría Pública

Esté seguro de que está familiarizado con las instrucciones

especiales de la empresa auditada (si las hay) con respecto al

trato con sus empleados. Los siguientes puntos son algunos en los

que ciertos clientes han insistido en el pasado:

Los auditores deben dir igir todas sus preguntas inicialmente al

individuo delegado para éste fin por el contralor

Ningún libro o registro debe sacarse de la caja de caudales

directamente por nosotros, solamente deben ser sacados y

entregados a nosotros por su custodio.

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Todas las preguntas deben dirigirse inicialmente al jefe de

departamento (cuentas por cobrar, nómina, etc.) y no a un

subalterno.

Otros que deben cumplirse, que son bien solicitados

específ icamente por la empresa auditada, o que se han convertido

en prácticas establecida en las auditorias anteriores.

Evite hacer sugerencias o responder preguntas en conexión con su

trabajo de auditoria, a menos que usted lo haya discutido con su

auditor jefe y tenga su permiso e instrucciones para ello.

Evite en toda forma cualquier acto que refleje desfavorablemente

sobre usted su jefe o el equipo de Auditoria.

2.4 SELECCIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL

La cuidadosa selección del personal es sólo el primer paso en el logro de

empleados competentes. Lo mismo un joven que acaba de adquirir el título

profesional que un Auditor experimentado reclutado en una empresa privada,

necesita adiestramiento en las áreas fundamentales de la práctica profesional.

En una firma de Auditores Públicos que recién se inicia, la selección y contratación

de personal seguramente será efectuada por el o los fundadores de la firma y

usualmente se contratará personal con experiencia previa en las áreas de actividad

en que presta servicios la firma. Es a través de la ejecución de trabajos y de

proporcionar material básico de la firma, si es que no hubiera, que se adiestrará a

ese personal en el enfoque y estilo de trabajos propios de la firma. Esa será

básicamente la naturaleza del entrenamiento que se de, en el sitio de trabajo,

mediante una relación directa con los empleados.

Se sabe que en un mundo precedido por el cambio, que se evidencia con fuerza

especialmente en el campo de la tecnología profesional, se debe actuar con

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dinamismo apropiado. Se debe estar en armonía con el avance científico y

tecnológico, lo cual conduce a la acción permanente respecto de la capacitación y

desarrollo de los recursos humanos.

En las universidades o los centros superiores de enseñanza preparan a sus

estudiantes en áreas profesionales consideradas como un todo: economista,

Auditores, administradores, abogados, etc. No se forman profesionales para

desarrollar trabajos determinados en una empresa determinada, se forman

generalistas. De allí la importancia de la capacitación y del entrenamiento interno

en la empresa; de allí también la responsabilidad que tienen los supervisores, los

profesionales con jerarquía de mando, para ejercer una función de docencia hacia

sus dirigidos. Pero así mismo, la trascendencia de ir formando una fuerza de

capacitación interna que llene el vacío de la educación universitaria generalista o

de la enseñanza en servicio o en lugar de trabajo.

2.4.1 Tipos de actividades

Un programa integral de entrenamiento en la firma debe incluir tres tipos de

actividades:

Enseñanza y adiestramiento en el lugar de trabajo.

Programas mediante clases organizadas o grupos de discusión.

Estudio individual.

Durante su carrera profesional, Auditor debe ampliar continuamente su educación.

Puede hacerlo ocupándose, de actividades profesionales en instituciones contables,

concurriendo a reuniones técnicas, tomando cursos académicos en centros de

estudios superiores y leyendo libros sobre la profesión.

Por pequeña que sea una oficina de Auditores debe tener su biblioteca, aún

cuando sólo sea un estante para libros. Hay que seleccionar cuidadosamente las

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obras y tenerlas a disposición del personal, para que las lea en la oficina o las

tome prestadas. Los libros y revistas sobre temas especiales que reciba la firma,

deben ser puestos en manos de los miembros del personal que estén interesados o

que se desempeñen en la rama de que traten los libros y revistas.

El entrenamiento del personal debe significar también cierta rotación, a efecto de

que los empleados desempeñen distintas labores. Los Auditores asistentes deben

rotar y no permanecer siempre bajo el mismo superior. Tanto los trabajos cuanto

los encargados de hacerlos se benefician con los cambios.

2.4.2 Aspectos

El desarrollo de los recursos significa también tomar en consideración los

siguientes aspectos:

La solidificación de la moral del personal

La formación de la lealtad del personal

La participación del personal en actividades sociales

La evaluación de los procesos del personal.

La identificación con los más altos ideales de la firma contribuye al fortalecimiento

de los valores éticos y morales del personal, el orgullo de permanecer a ella y el

entusiasmo por trabajar en el logro de sus objetivos. Para que una firma cuente

con el respeto de sus empleados, éstos deben tener razones para creer,

firmemente, que los trabajos que la firma ejecuta son efectuados de manera

profesional y que la firma busca lograr o afianzar una posición reconocida

profesionalmente con el medio.

El estado de satisfacción del empleado como resultado de sus labores con respecto

a la firma, puede ser descrito como “lealtad”, que debe ser desarrollada

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apropiadamente. La lealtad debe ser recíproca. La firma ha de demostrar interés

por sus empleados si quiere ganarse su lealtad.

Las reuniones sociales del personal debidamente organizadas y dirigidas,

promueven la lealtad; contribuyen al mejor conocimiento entre el personal y

alimenta la satisfacción del sentido de permanencia e identificación con el centro

del trabajo.

Es por lo tanto necesario verificar y estimar periódicamente el progreso de cada

miembro del personal. Esto se hace normalmente cuando se estudian las

promociones.

Tratándose de una pequeña firma, es posible observar el progreso de cada

empleado sin necesidad de evaluaciones por escrito.

En las grandes firmas donde hay relativamente muchos empleados en relación con

el número de socios o gerentes, conviene que se preparen evaluaciones por escrito

de cada miembro del personal. Informes que deberán ser preparados por el jefe

inmediato.

Las evaluaciones sobre el personal proporcionan magnífica oportunidad para el

entrenamiento del mismo. Deben tenerse entrevistas periódicas con cada

empleado para discutir sobre sus puntos débiles, pero también para destacar sus

puntos fuertes.

El desarrollo de los recursos humanos es la función que comprende el

reclutamiento, la selección, el adiestramiento, la promoción y el retiro de los

miembros del personal.

Debe establecerse una clara política para la administración del personal en cada

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firma, al margen de su tamaño, y ella debe ser parte del plan de desarrollo global

de la misma. Consideramos que deben tomarse en consideración los siguientes

aspectos:

Establecer objetivo a mediano y largo plazo en cuanto al tamaño y

naturaleza de la firma.

Planear la ejecución de las metas. Dividir las metas en segmentos anuales y

decidir si la competencia necesaria del personal puede ser desarrollada dentro

de la firma o en su defecto debería reclutarse personal de experiencia.

Establecer procedimientos que atraigan a las personas necesarias y

proporcionarles entrenamiento. Los empleados deben recibir remuneraciones

y beneficios adicionales en armonía con aquellos proporcionados por otras

firmas colegas y deben ofrecerse oportunidades de desarrollo.

Preparar un plan e reclutamiento y decidir dónde y cuándo se concentrará el

esfuerzo de reclutamiento. No es aconsejable buscar en el mercado de

empleados simplemente para satisfacer necesidades inmediatas, personal de

talento debe ser buscado continuamente.

Proporcionar programas de orientación para el personal, tanto de

adiestramiento en el lugar de trabajo como de entrenamiento académico. .

Informar a los nuevos miembros del personal sobre su desarrollo. Efectuar

revisiones de remuneraciones y progresos en forma regular, ya sea al final de

un compromiso prolongado o en fechas anuales o semestrales. Considerar no

solo lo que la firma piensa de su nuevo personal sino también lo que el nuevo

personal piensa acerca de su propio progreso.

Proporcionar incentivos de “posición” tales como áreas de trabajo, tarjetas

de crédito y miembros en asociaciones profesionales.

Establecer procedimientos en cuanto a promoción, y retiros

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2.5 PROGRAMAS DE ADIESTRAMIENTO

El programa de adiestramiento del personal profesional de la firma comprende los

siguientes tipos de adiestramiento:

Adiestramiento en el trabajo

Adiestramiento dentro de la firma

Adiestramiento externo, asistiendo a cursos y seminarios

Adiestramiento individual o por cuenta propia mediante lectura de libros.

2.5.1 Adiestramiento en el Trabajo.

Esta clase de adiestramiento proporciona la mejor forma de capacitar a los recién

integrados a la firma, y particularmente en los procedimientos prácticos de

Auditoría y de revisoría fiscal. No puede haber un mejor método para el

principiante que ejecutar una tarea real bajo la guía de un supervisor competente

que se preocupe por enseñarle o ayudarle a dominar el trabajo. Esta clase de

adiestramiento puede ser:

Sentar en la misma mesa de trabajó al supervisor con el principiante antes

de empezar las labores y revisar los papeles de trabajo del año anterior y el

programa de trabajo del año en curso.

Esto da al principiante una idea del trabajo en conjunto y le proporciona la

oportunidad de prever los problemas inherentes al trabajo. Para facilitar la revisión

es conveniente que el principiante estudie los papeles antes de reunirse con el jefe

encargado del trabajo.

Si se procede con inteligencia, la revisión previa del trabajo antes de

efectuarlo realmente en la oficina del cliente, tiende a estimular el interés y el

entusiasmo de la persona. Además, el tiempo que se emplea en la revisión previa

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queda más que compensado con el que posteriormente se ahorrará al hacer el

trabajo real.

Dejar que el ayudante aprenda haciendo, en lugar de memorizar lo que

dicen que debe hacer. Se cree que la instrucción implica muchas conversaciones y

explicaciones sobre cada uno de los detalles. La mejor forma de enseñar a un

principiante es ponerle problemas que casi no pueda resolver y al mismo tiempo se

le estimula para que se interese en el problema y saque la solución correcta.

Distribuir las labores entre los principiantes explicando la razón de cada

procedimiento, puesto que limitarse a señalar el detalle de lo que debe hacer sin

darle las razones por las cuales debe hacerse, es provocar la torpeza en la

ejecución de la tarea.

El encargado obtendrá mejor trabajo del auxiliar, si al entregarle los programas de

trabajo explica los motivos por los cuales se debe ejecutar en la forma

programada.

No se puede enseñar al empleado a pensar si no se le da oportunidad ni el

estímulo para que descubra por la reflexión, las razones de la tarea que se le

encomienda.

Explicándoles unas cuantas razones por las cuales los procedimientos son útiles, se

estimula al empleado a trabajar más eficazmente.

En resumen, se puede asegurar que se imparten instrucciones eficaces por medio

de la práctica en el lugar de trabajo, siempre que el supervisor a cuyo cargo está

la tarea, haga participar en ella a los auxiliares. Hasta una pequeña participación

en la planeación, en el desarrollo del programa y en los problemas especiales que

se presenten, dará por resultado no solo valioso adiestramiento, sino también

mejor ejecución del trabajo. Este sistema de adiestrar en el lugar del trabajo es

uno de los más efectivos en las firmas de Auditores.

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2.5.2 Adiestramiento dentro de la firma

La firma de Auditores deberá disponer de cursos de adiestramiento para todos los

profesionales, dentro de su programa general así:

Inducción

Normas técnicas y normas legales sobre contabilidad

Legislación comercial y laboral

Normas y procedimientos de Auditoría

Papeles de trabajo de la Auditoría

Preparación de estados financieros

Legislación tributaria

Auditoría de sistemas

2.5.2.1 Normas técnicas y normas legales sobre contabilidad

Este curso tiene por objeto unificar conceptos sobre la teoría fundamental de la

contabilidad en relación con las normas de contabilidad aceptadas en Colombia

y la aplicación de dichas normas a través del proceso de clasificación y registros

contables. Como las leyes colombianas incluyen normas que tienen relación con

la contabilidad, en este caso se estudiará la forma de cumplir con dichas

exigencias y de armonizarlas con las normas técnicas resumidas en el Decreto

2649 de 1993.

2.5.2.2 Legislación comercial y laboral

La importancia que tiene el conocimiento de la legislación comercial es evidente

para los profesionales de la firma. Este curso persigue mantener actualizados en

estos conocimientos.

La actualización en asuntos laborales, formará parte del temario de este curso

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para dar una formación integral a los supervisores y asistentes.

2.5.2.3 Normas y procedimientos de Auditoría y de Revisoría Fiscal

El objetivo fundamental de este curso es repasar la teoría fundamental sobre

Auditoría y el enfoque que la firma tiene establecido para el desarrollo de los

procedimientos y aplicación de las diferentes técnicas de Auditoría. Los

programas de Auditoría y de Revisoría Fiscal de la firma son el material básico

de este curso, así como los pronunciamientos del Consejo Técnico de la

Contaduría Pública.

2.5.2.4 Papeles de trabajo de la Auditoría y de la Revisoría Fiscal

Por medio de este curso se persigue poner en conocimiento de los auxiliares, las

técnicas de elaboración de papeles que soportan o evidencian el trabajo de

Auditoría o Revisoría Fiscal. Este curso se caracteriza por su desarrollo

eminentemente práctico.

2.5.2.5 Preparación de estados financieros

En la preparación de estados financieros intervienen diferentes factores de

orden técnico y legal. Este curso tiene como objetivo familiarizar a los

profesionales con las normas de presentación de estados financieros, redacción

de las notas correspondientes y preparación de la información exigida por las

entidades de control gubernamental.

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2.5.2.6 . Legislación Tributaria

El objetivo básico de este curso es mantener actualizado al personal profesional

respecto a las normas sobre impuesto de renta, impuesto a las ventas,

retención en la fuente, impuesto de industria y comercio, impuesto predial etc.

En cuanto tenga relación directa con los usuarios de los servicios de la firma.

2.5.2.7 Auditoría de Sistemas

Cada día aumenta el empleo de computadores para el procesamiento de datos

que tienen relación con las transacciones de las empresas que utilizan los

servicios de las firmas de Auditores. Aún cuando las normas técnicas de

Auditoría no cambian fundamentalmente, la aplicación de algunos

procedimientos y la extensión del trabajo de Auditoría en empresas con

procesamiento electrónico de datos requiere conocimientos especiales sobre las

características de los equipos y de los programas. Este curso tiene como

objetivo mantener actualizados a los profesionales sobre la forma de llevar a

cabo su trabajo en estos casos.

2.6 DESIGNACION EQUIPO D E TRABAJO

Para cada trabajo es necesario la asignación del equipo que tiene la

responsabilidad de su ejecución y administración.

Normalmente el equipo de trabajo consiste en uno o más asistentes, un encargado

y un gerente o socio. Dentro del manual de procedimientos de la firma se debe

indicar las responsabilidades que tienen dentro de la sociedad, las categorías de

los auxiliares o asistentes, de los supervisores o encargados y de los socios o

gerentes; por lo que cada uno de los miembros del personal deben de conocer sus

funciones y responsabilidades.

En la asignación del equipo de trabajo se debe tener en cuenta la experiencia de

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las personas asignada en negocios o industrias similares, con el objeto de que el

trabajo tenga la calidad que sobre el mismo espera el cliente. Si se trata de una

industria

nueva es necesario que el equipo tome un adiestramiento previo a la iniciación del

trabajo.

Es posible que el memorando de la primera visita que se hizo al cliente sea base

suficiente para la elaboración del programa de trabajo. Sin embargo, en algunos

casos se requiere una visita adicional para obtener más información con el objeto

de hacer los programas de trabajo.

Los programas de trabajo serán la guía del mismo y estos programas deben ser

preparados en primera instancia por una persona con experiencia en la firma; la

persona más indicada para la elaboración de los programas de trabajo es el

supervisor o encargado. El encargado debe elaborar el borrador de los programas

de trabajo los cuales posteriormente deben ser revisados y aprobados por el socio

o el gerente encargado.

Estos programas de trabajo son una guía para desarrollar el trabajo por parte del

asistente y del supervisor, por lo tanto deben estar lo suficientemente claros y

detallados para que cumpla con el fin que se proponen.

Los programas de trabajo deben responder a los objetivos que se están

persiguiendo en el trabajo que se está desarrollando.

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2.7 MECANICA DE LA ADMINISTRACION DEL TRABAJO

Todo trabajo debe ser revisado por la persona superior en experiencia, es decidir

que el trabajo desarrollado por el asistente debe ser revisado por el supervisor en

detalle y por el gerente con menos detalles, de acuerdo con la confianza que tenga

en el supervisor. A su vez el trabajo efectuado por el supervisor debe ser revisado

por el gerente. La distribución del trabajo se debe hacer de acuerdo con la

complejidad del mismo y la experiencia del personal asignado a dicho trabajo.

El trabajo más sencillo debe ser asignado a los asistentes. Trabajos que tengan

cierta complejidad se les debe asignar a los supervisores y los trabajo que

requieran de cuidados especiales por su complejidad debe ser desarrollado

directamente por el gerente o socio.

2.7.1 Supervisión

Todas las personas asignadas al trabajo requieren supervisión por parte de la

persona con más experiencia para determinar si el trabajo se está desarrollando de

acuerdo con el programa y si se ha dejado la suficiente evidencia en los papeles de

trabajo elaborados. El encargado debe supervisar el trabajo del asistente y el

gerente o socio, el trabajo total, pero en forma directa al supervisor del trabajo.

Esta supervisión es una etapa muy importante dentro del trabajo la cual si se

descuida trae como consecuencia posible exceso de tiempo o desenfoque de la

persona que hace el trabajo con relación a lo que se ha programado hacer.

2.7.2 Reuniones Con El Cliente

En el curso del trabajo es necesario tener algunas charlas o conferencias con el

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cliente para tratar asuntos importantes relacionados con lo que se ha encontrado

en el curso de la revisión. En estas conferencias con el cliente deben estar por

parte de la firma presentes todo el personal asignado al trabajo puesto que ellos lo

han desarrollado y es posible que el auxiliar conozca cierta información que el

supervisor por no haber desarrollado el trabajo no la tenga tan clara o no la

conozca en detalle como el asistente; lo mismo puede ocurrir para cierta

información o etapa hecha por el supervisor que el gerente no tenga el suficiente

detalle. Es necesario que para estas reuniones se esté adecuadamente preparados

a fin de discutir objetivamente lo que se vaya encontrando.

Para cada una de las reuniones que se tengan con los clientes se debe preparar un

resumen de los asuntos tratados en la misma el cual debe formar parte de los

papeles que soportan el trabajo. Las conferencias o reuniones son distintas alas

preguntas que se estén haciendo en el curso del trabajo en el cual se esté

laborando.

2.7.3 Papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son la evidencia del trabajo efectuado y por lo tanto deben

ser preparados de manera completa, clara y ordenada para facilitar la supervisión

y revisión de los encargados o gerentes según sea le caso. Cuando se emplean

asistentes o asistentes nuevos que no tengan experiencia en trabajos de Auditoría,

o en firmas de Auditores, debe hacérsele un adiestramiento previo sobre el manejo

de estos papeles de trabajo. La firma debe tener índices estándares para

desarrollar su trabajo con el objeto de facilitar la localización de la información y su

revisión. Debe ser un objetivo de la firma que los papeles de trabajo se preparen

en tal forma que puedan ser entendidos por cualquier miembro de la firma. Dentro

de este libro se le ha asignado un capítulo exclusivo a los papeles de trabajo, el

cual complementa este tema.

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2.7.4 Revisiones de los papeles de trabajo

El encargado o supervisor debe revisar los papeles de trabajo antes de

presentárselos al gerente para su revisión. A su vez el gerente debe revisar estos

papeles de trabajo antes de la emisión del informe.

2.7.5 Discusión con el cliente antes de empezar el informe

Antes de la emisión del informe final se debe tener una reunión con el cliente con

el objeto de discutirlo y escuchar sus sugerencias a fin de que, al hacer su emisión

final se tenga la aprobación del cliente sobre lo que se vaya a decir en él.

La discusión de este informe puede tener diferentes formas. Una de las formas, en

el caso de un trabajo pequeño podría ser discutirlo verbalmente. Pero en los casos

de informes largos se hace necesario que la firma emita un borrador previo y se lo

envíe al cliente indicándole que se trata de un borrador para su estudio y que una

vez que haya hecho el estudio se le informe a la firma obtener una discusión final

sobre el mismo y oír sus comentarios y observaciones.

2.7.6 Emisión del informe

La parte final del trabajo y su objetivo es emitir el informe sobre el resultado del

mismo. Para la emisión de los informes en la sociedad de Auditores también se

deben tener procedimientos uniformes con el fin de entregarle al cliente un

documento que ha sido preparado con el mayor cuidado y evitar errores que

podrían dañar la imagen del informe. Se debe tener en cuenta que por lo general,

lo único que conoce el cliente de la firma es el informe final, por lo que no se debe

ahorrar tiempo en la preparación cuidadosa de este informe.

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2.7.7 Trabajos especiales

Es posible que todos los trabajos de la firma de Auditores no vayan a seguir o

contener todos los pasos que se han indicado anteriormente. Se puede presentar

el caso de trabajos muy específicos en los cuales hay que seguir en la parte de

manejo y en la parte de administración un procedimiento un poco diferente al que

se ha indicado en los comentarios anteriores. Por ejemplo, se presentarán trabajos

en que no se requiera del equipo completo, pueden ser trabajos tan sencillos que

con la participación del asistente es suficiente o tan complejos que únicamente

intervenga en el mismo un socio o gerente de la firma de Auditores Públicos.


Individual y grupalmente analice

Cuales cree que sean los requisitos mas importantes ha tener

en cuenta en los diferentes niveles de jerarquía en una firma de

auditoria.

Dentro de las responsabilidades o funciones ha tener en cuenta

en los diferentes niveles d e jerarquía en una firma de auditoria

cuales cree que sean los mas importantes y porque?

Cree ud que las pautas ha tener en cuenta para la selección y

entrenamiento d e personal d e una firma de auditoria siempre

son las mismas o estas pueden variar?, de las razones.

Necesariamente todas las auditorias deben de seguir las etapas

propuestas en esta unidad?


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Si su firma fuera contratada para realizar una auditoria

interna considera que el auditor jefe necesariamente debería de tener

tarjeta profesional ? por que?

Considera que una firma debe de concentrar todos sus

esfuerzos solamente en la adecuada selección del personal para poder

cumplir sus expectativas?

Si en el transcurso de una auditoria el auditor auxiliar

descubre que hay fraude y que en el hace parte la administración cual

cree ud sea la conducta a seguir por la firma?

De acuerdo a la diferente transformación que ha tenido el

sector económico en cuanto a avances de sistemas de información¿ que

áreas considera que deberían ser reforzadas por los integrantes de una

firma de auditoria y cual sería el entrenamiento adecuado?

Síntesis Creativa

Mediante mapas conceptuales identifique las diferentes etapas por las

que tiene que pasar un trabajo de auditoria

Mediante un mapa conceptual identifique el proceso adecuado para la

selección y mantenimiento del personal en una firma de auditoria.

Autoevaluación

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Cuales son las tres jerarquías que existen en una firma d e

auditoria

En que consiste la preparación de auxiliares al inicio d e un

trabajo de auditoria y quien es el responsable?

En que consiste el chequeo y revisión d e los apeles de trabajo en

una firma d e auditoria?

Cuales son las funciones del auditor intermedio?

Cuales son los hábitos que debe d e cultivar el auditor auxiliar en

al realización d e una auditoria?

Cuales son las conductas a seguir por parte d e los auditores con

los empleados del cliente auditado?

Cuales son las actividades a tener en cuenta en la selección y

entrenamiento del Personal?

Como pueden ser los programas de adiestramiento d e lso

funcionarios d e una firma y en que consiste cada uno d e ellos?

Cual e s la forma d e designar los diferentes casos d e auditoria

entre los funcionarios d e una firma

Cuales son las etapas a tener en cuenta en la realización d e un

trabajo de auditoria?


Investiga en la Web si las firmas de auditoria virtuales tienen

demarcados los diferentes niveles o si existen otros a tener en

cuenta.

En empresas de tu región identifica cual es la mecánica seguida por

los auditores en el transcurso del desarrollo d e un trabajo de

auditoria y en que difiere de la propuesta.

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Con el desarrollo de las tecnologías de información como cree UD que

podría variar la capacitación y entrenamiento d el personal de una

firma d e auditoria?

Diseñe una metodología a seguir en una supuesta firma d e auditoria

par a la selección y entrenamiento d el personal

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UNIDAD 3: CLASES DE AUDITORIA


En esta tercera parte abarcaremos los conceptos básicos y metodología de

cada una d e las auditorias que existen hoy en día además d e la financiera,

ya que con la basta experiencia que los contadores públicos tenemos como

consecuencia de la revisoría fiscal , estamos hoy en día obligados a

desempeñarnos en la evaluación de cualquier tipo d e información que genere

la empresa enfocándonos hacia la auditoria integral e identificando la

esencia propia d e cada auditoria como tal

Horizontes

Identificar las diferentes clases de auditoria.

Identificar la metodología a seguir en cada clase de auditoria

Diferenciar la auditoria externa con la interna

Conocer los diferentes tipos de auditoria operacional

Relacionar la auditoria operacional con la interna

Reconocer la auditoria de gestión

Conocer las diferentes clases de auditoria d e cumplimiento

Identificar la esencia de la auditoria forense.


AUDITORIA EXTERNA Y AUDITORIA INTERNA

definición auditoria externa

definición auditoria interna

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diferencias auditoria interna y auditoria externa

AUDITORIA OPERACIONAL

Origen auditoria operacional

Definición

Relación con auditoria interna

Relación con auditoria operacional

Contraste con la auditoria financiera

Objetivos

Evaluación control interno

Evaluación rendimiento

Asistencia a la dirección

Estatus en la organización

Relación con auditores independientes

Alcance y aplicación

Parámetros de la auditoria operacional

directrices

operaciones

metodología

AUDITORIA DE GESTION

Definición

importancia

objetivos

beneficio

control de gestión

características

principios fundamentales

alcance y enfoque del trabajo

herramienta a la dirección

relación con la auditoria interna

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normas

alcance del trabajo

resultado d e la auditoria d e gestión

metodología auditoria de gestión

AUDITORIA TRIBUTARIA

Importancia

objetivos

indicadores

efectiva d e contribución

absorción del nivel d e ingresos por carga d e operación

rotación relación costo venta

rotación deducción interés

relación impuesto sobre la renta

relación salario prestaciones

relación descuentos tributarios impuesto de renta

relación declaración

anexo a la d declaración

corrección y modificaciones

AUDITORIA AMBIENTAL

Importancia

Definición

Objetivos

Ventajas

Etapas auditorias ambientales

Definición objetivos

preauditoria

auditoria

postauditoria

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resumen y conclusiones d e la auditoria

AUDITORIA FORENSE

Definición

objetivos

historia

campos de acción auditoria forense

investigación

peritazo

procesos tributarios


En esta unidad estudiaremos todo lo relacionado con las diferentes clases de

auditoria, su definición , características propias , metodología , importancia y

comparación con la s otras auditorias.


3. CLASES DE AUDITORIA

3.1. AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA INTERNA

3.1.1. Definición auditoria externa

Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoria Externa es el

examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una

unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la

misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión

independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo

y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente

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tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada

por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los

mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.

La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información

de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las

empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información

financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del

producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoria

Externa a Auditoria de Estados Financieros, lo cual como se observa no es

totalmente equivalente, pues puede existir Auditoria Externa del Sistema de

Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de Información

Administrativo, Auditoria Externa del Sistema de Información Automático etc.

La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad,

integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella

información producida por los sistemas de la organización.

Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el

producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo

una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha

información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.

Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad

profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una

opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de

auditoria, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe

presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una

opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y

en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación.

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Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por

una combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos

contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad

mental imparcial y razonable.

3.1.2. Definición auditoria interna

La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de

información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos

laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir

informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma.

Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros

pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica.

Las auditorias internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno

tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y

operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y

procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y

eficaz. Cuando la auditoria está dirigida por Contadores Públicos profesionales

independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una

ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses

de los accionistas, los acreedores y el Público. La imparcialidad e independencia

absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede

divorciarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque

mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada

ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no

solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del

Público.

La auditoria interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de

la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no

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puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a

excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoria interna, ni

debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los

sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos,

para que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor

funcionamiento. La auditoria interna solo interviene en las operaciones y

decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la

organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función

asesora.

3.1.3. Diferencias entre auditoria interna y externa:

Existen diferencias substanciales entre la Auditoria Interna y la Auditoria Externa,

algunas de las cuales se pueden detallar así:

· En la Auditoria Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa,

mientras que en la Auditoria Externa la relación es de tipo civil.

· En la Auditoria Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la

empresa; en el caso de la Auditoria Externa este dictamen se destina

generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.

· La Auditoria Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación

contractual laboral, mientras la Auditoria Externa tiene la facultad legal de dar Fe

Pública.

3.2. AUDITORIA OPERACIONAL

3.2.1. Origen de la auditoria operacional

La Auditoria Operativa nació por la necesidad que de ella tenía la dirección y por

la habilidad del Auditor Interno para satisfacer dicha necesidad. Las empresas

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crecieron. El trabajo de los Directivos Ejecutivos fue trasladándose desde las

actividades no financieras de las que provenían hacia sectores concretos de los

registros contables, pues necesitan estar de acuerdo tanto con la adecuación y

validez de los informes operativos como de los informes financieros.

3.2.2. Definición

La Auditoria Operacional debe entenderse el servicio que presta el Contador

Público cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intención de hacer

recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad.

Por ejemplo una valoración independiente de las diversas operaciones y controles

dentro de una organización para determinar si se llevan a cabo políticas y

procedimientos aceptables, si se siguen las normas establecidas, si se utilizan los

recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han

alcanzado.

3.2.3. Relación con la Auditoria Interna

La Auditoria Operativa no es diferente de la Interna; es una mera aplicación de las

técnicas modernas de Auditoria Interna a todas las actividades de una Empresa, y

se caracteriza (en ambas áreas, financiera y operativa) por el enfoque y la

orientación auditora.

La Auditoria Operativa lógicamente evoluciona hacia el Auditor por la delegación

inicial de la responsabilidad de la protección de los intereses de la Empresa. Esto

se aproxima a la aplicación de técnicas de análisis y evaluación de actividades no

financieras por parte de los Auditores Internos. Dado que éstos empiezan a poder

evaluar los controles de cualquier segmento de una entidad, se van

profesionalizando en la elaboración de información no financiera, basándose en

formas y métodos a los que están acostumbrados, examinando los resultados

desde el punto de vista de la dirección. Este conocimiento puede volverse a

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utilizar luego en las áreas financieras tradicionales, pudiendo así la dirección

general estudiar directamente los controles financieros, sin necesidad de hacerlo a

través de los Auditores.

3.2.4. La Auditoria Operativa se define por estas Reglas:

Primera: los auditores deben realizar sus trabajos personalmente como lo haría un

gerente si dispusiera de tiempo.

Segunda: Los Auditores deben suponer que ellos son los dueños de los beneficios,

y antes de recomendar un cambio o criticar una operación, deben preguntarse qué

harían si el negocio fuere realmente suyo.

La Auditoria Operacional es, por lo tanto, una forma a través de la cual los

Auditores Internos enfocan sus trabajos, analizan los asuntos de su competencia y

consideran los resultados. Para ello deben adoptar las técnicas y enfoques desde

la perspectiva de un Director.

3.2.5. Contraste con la Auditoria Financiera

La Auditoria Financiera se interesa principalmente en la verificación de los Estados

Financieros. Trata de la veracidad de ciertas cuentas, pues está restringida a los

controles contables. Se practica mayormente en las áreas financieras de la

Empresa. Se interesa esencialmente en el Historial de la información financiera.

La Auditoria Operativa se interesa en los Controles Operativos y administrativos.

Puede aplicarse a todas las partes de la Empresa. Es igual para las áreas

financieras que para las que no lo son. Interpreta tanto los usos operativos como

la información financiera. Analiza el Historial de la información como medio para

encontrar caminos que conduzcan a mejorar las operaciones futuras del negocio.

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3.2.6 objetivos

Evaluación del Control

Evaluación del rendimiento

Asistencia a la Dirección

3.2.6.1 Evaluación del Control :Un punto de vista ampliamente aceptado

sobre la Auditoría Operativa es que está dirigida hacia el control en vez de hacia el

rendimiento, en el que evita la implicación técnica.

Se ocupa de los controles administrativos que se ejercen sobre todas las fases del

negocio, y su propósito es determinar si los controles establecidos son los

adecuados y si están cumpliendo efectivamente con los objetivos de la dirección y

con sus planes operativos.

El Auditor debe estar seguro de que los controles establecidos por el

departamento o por la dirección están operando conforme a las normas y controles

establecidos, o a aquellas que en general se acordaron como aplicables en esas

operaciones.

El Auditor pretende proporcionar información y seguridad a la dirección sobre lo

adecuado y efectivo de los controles, no sólo durante el tiempo de la Auditoría,

sino también en el futuro, suponiendo que no habrá un cambio significativo en el

sistema de control.

Su interés principal será saber si la dirección, a través de la instalación de un

sistema de control satisfactorio, tiene la seguridad de que el comprador tomara

todas las medidas necesarias previstas para que el resultado sea una compra

satisfactoria (es decir, ofertas competitivas, un sistema de supervisión de

aprobaciones, análisis de costos y precios, etc). Si el Auditor ve que tales costos

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se han establecido y están funcionando, considerará adecuados los controles. Si

comprueba, a través de las pruebas apropiadas sobre las transacciones, que los

compradores siguen los procedimientos establecidos, considerará efectivos los

controles.

3.2.6.2. Evaluación del Rendimiento :Los Auditores Internos se han considerado

tradicionalmente Auditores de los controles.

Como tales, están familiarizados con los controles sobre cualquier operación de la

Empresa.

La base de la evaluación del rendimiento es el desarrollo y aplicación de las

normas de ejecución.

El desarrollo de las normas para actividades profesionales o técnicas puede

requerir imaginación y consideración. Los Auditores han demostrado que pueden

desarrollarse normas cuantitativas y cualitativas y que el objetivo de medir el

rendimiento puede cumplirse en tales actividades.

Las normas válidas se comentan con la dirección auditada y se aceptan. Entonces

se autoriza a los auditores internos a utilizarlas, con la confianza de que realizarán

una buena evaluación del Rendimiento.

La Auditoría pretende determinar si el personal en la empresa está realmente

cumpliendo estas normas. El informe final explica las bases de la Auditoría, las

normas que se han cumplido y las que no. Cuando éstas no se han cumplido, el

Rendimiento se considera deficiente y se requiere una acción correctiva.

El Auditor comentará las normas de ejecución con el director antes de llevar a

cabo su trabajo y, si es posible, llegará a un acuerdo sobre la validez y legitimidad

de estas normas como medida de rendimiento.

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Al evaluar el rendimiento, el Auditor generalmente dirige hacia sí mismo la

información cuantitativa que contiene para medir la Efectividad, Eficacia y

Economía con la que el trabajo se ha efectuado. Se ocupará del rendimiento en

áreas como personal, trabajo, productividad y calidad de trabajo y costo.

3.2.6.3 Asistencia a la Dirección :El objetivo principal de la Auditoria Operativa --

Auditoria orientada a la dirección-- es el de ayudar a los Gerentes y Directores de

todos los niveles de la Empresa. Es menos importante la crítica a la dirección que

la ayuda para mejorarla.

Los auditores para ayudar a la dirección deben entender las funciones de la

dirección y los principios de la dirección como los propios directores.

El auditor orientado hacia la dirección debe estar preparado para asistir a los

directores en sus cuatro funciones primordiales: Planificación, Organización,

Dirección y Control.

o PLANIFICACION: La Planificación es la principal función de la dirección, la

selección de las líneas de acción entre las distintas opciones posibles.

Comprende todas las acciones que orientadas al futuro deben tomar los

directores: objetivos, metas, principios, políticas, procedimientos, reglas,

métodos, normas, programas y presupuestos.

El Auditor puede proporcionar al Director una evaluación objetiva de la

información para que desarrollen sus políticas, objetivos, procedimientos y otros

planes, también puede evaluar los planes vigentes.

Puede determinar si:

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* Si se comunicaron las premisas de la planificación.

* Si las normas y metas se han establecido y puesto al día.

* Existen sistemas de revisión y autorización.

* Se han establecido controles centrales.

* Los planes son compatibles con los objetivos.

* Si se coordinan los objetivos a través de la empresa.

* Los planes están justificados con los recursos adecuados.

* Los planes son realizables y razonables.

o ORGANIZACION: La Organización es el establecimiento de las relaciones

entre el personal asignado para realizar las tareas que conducirán al logro

de los objetivos de la Empresa. Implica el establecimiento de medidas

razonables de control que aseguren la compatibilidad entre auditoridad y

responsabilidad, instituyendo sistemas que posibiliten la responsabilización,

creando demarcaciones de criterio lógico entre el personal de línea y el

resto, y asegurando una unidad de mando.

Los Auditores pueden constatar defectos de la organización determinando si:

* La relación entre el personal es clara.

* La delegación es efectiva debido a que se hace en personal competente, a quien

se ha dado las instrucciones adecuadas, y que comunicará lo que se haya logrado.

* Las líneas de autoridad son claras.

* Los conflictos entre directivos y personal son los mínimos.

* El personal clave no tiene tareas poco importantes.

* Los organigramas están al día.

* Existe un equilibrio ente el número de especialistas y el de generalistas.

* Existe un seguimiento del personal clave.

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o DIRECCION: La Dirección debe motivar a sus subordinados para que

contribuyan efectiva y eficazmente al logro de los objetivos de la empresa.

Dirigir comprende el liderazgo, la comunicación y la motivación.

El liderazgo es el arte de guiar al personal para que trabaje con entusiasmo y

confianza. Los líderes lo logran satisfaciendo las necesidades del personal y

entrenándolos para que se sientan seguros de sus habilidades. La comunicación

es el arte de transmitir ideas a otros de tal manera que se cree un entendimiento y

se promueva la acción. La motivación es la habilidad de inducir al personal a

realizar más acciones de las que creen que pueden hacer.

Dirigir es probablemente la función más difícil de la dirección de Auditoría.

Los Auditores pueden contribuir determinando si:

* Los directores están utilizando sus recursos apropiadamente.

* Los directores están realizando todas sus funciones, y no solo controlando.

* El personal está realizando las funciones específicas de trabajo.

* El beneficio está en un radio razonable.

* Se realizan programas de entrenamiento adecuado.

* Las comunicaciones son claras y comprensibles.

o CONTROL: El Control es el proceso de vigilar que la acción directa sea

llevada a cabo según lo planificado para completar los objetivos y metas

deseados. Los controles son las medidas establecidas para determinar el

logro de los objetivos y metas.

El control y la Planificación están estrechamente relacionados. Un control no tiene

ningún valor si no está diseñado para realizar un plan. Establecerlo simplemente

porque sí, supone una pérdida de tiempo. Algunas funciones incluyen ambos:

Controles y Planes.

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Los presupuestos, por ejemplo, son planes cuando se desarrollan, y controles

cuando se utilizan para determinar si las actividades presupuestadas se han

realizado según lo planeado.

El control comprende tres elementos: Normas, Comparaciones y Acción.

Un Auditor puede evaluar un sistema de control determinando si los controles son:

* Apropiados :Deben ser relevantes de la actividad que se controle.

* Oportunos :Deben ser rápidos cuando es necesario .

* Preventivos :Deben anticipar defectos, no sólo detectarlos.

* Significativos :Deben cubrir solamente los elementos significativos de un sistema.

* Flexibles: Deben ser capaces de ajustarse a las circunstancias cambiantes.

* Económico :Debe no exceder el valor de lo que controla.

* Simple: Debe ser fácilmente comprensible, o de lo contrario el personal no lo

utilizará.

* Operativo :Debe conducir a una acción correctiva.

3.2.7.Estatus en la organización

Es esencial que el Auditor de operaciones tenga la posibilidad de tratar de igual a

igual al director de operaciones (no como un subordinado que trata de persuadirlo

de que es capaz de ayudarle). Como regla general, la función de Auditoría se

asigna organizativamente a la división financiera bajo la directa supervisión de un

alto ejecutivo (como el vicepresidente, el contralor o el tesorero).

Esta posición en la empresa es satisfactoria, teniendo en cuenta que el ejecutivo al

que la Auditoría informa tiene entrada en todos los departamentos operativos y no

es el supervisor inmediato de las operaciones contables.

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Un estatus inadecuado crea grandes problemas para lograr una acción correctiva

de las deficiencias descritas en el informe de auditoría. Si se ignoran los hallazgos

del auditor, éste no puede funcionar eficazmente

3.2.8.Relación con los auditores independientes

El Auditor interno de Operaciones y el Auditor independiente utilizan técnicas

similares para comprobar la fiabilidad de los registros y la adecuación de los

controles protectores.

Ambos pretenden comprobar que los activos están apropiadamente protegidos y

contabilizados.

Las responsabilidades son diferentes:

* El auditor Independiente es delegado por el Consejo de administración como

responsable de informar a los accionistas, a la dirección y al público de la

adecuación de las manifestaciones de la dirección sobre la condición financiera de

los negocios y de los resultados financieros de operaciones por un período

específico. Examina y realiza pruebas sobre los registros y los controles internos

(incluyendo la auditoría interna) hasta que llega a la convicción de que los estados

financieros que está examinando están adecuadamente presentados.

* El Auditor interno de Operaciones, por el contrario, es responsable ante la

dirección general de la adecuación y efectividad del sistema de control en toda la

organización. Se ocupan de los registros financieros y su trabajo está dirigido

generalmente hacia la manera en la que estos sirven a la dirección para tener

operaciones con beneficios.

3.2.9. alcance y aplicación de la auditoria operacional

Alcance : La Auditoria Operacional persigue:

* Detectar Problemas y proporcionar bases para solucionarlos.

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* Preveer obstáculos a la eficiencia.

* Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo.

* Informar sobre obstáculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones

que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la administración de las

entidades.

En la práctica de una Auditoría Operacional, el Contador Público se circuscribirá al

primer nivel de apoyo, ya que su participación en los demás niveles queda fuera

de la práctica de Auditoría Operacional.

Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce

como trabajos de reorganización y desarrollo de sistemas y consultoría

administrativa.

Aplicación :Aunque no existen reglas fijas que determinen cuándo debe practicarse

la Auditoría Operacional, sí se puede mencionar aquellas que habitualmente los

administradores de entidades, los auditores internos y los consultores, han

determinado como más frecuentes:

Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido.

Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones.

Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el

sano crecimiento de las entidades.

La Auditoría Operacional puede realizarse en cualquier época y con cualquier

frecuencia; lo recomendable es que se practique periódicamente, a fin de que

rinda sus mejores frutos. Así, puede prepararse un programa cíclico de revisiones,

en el cual un área sea revisada cuando menos cada dos años, manteniéndose un

examen permanente de aquellas operaciones que requieran especial atención del

monto de recursos invertidos en ellas por su criticidad.

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3.2.10 parámetros de la auditoria operacional:

3.2.10.1 Directrices de Actuación

La Auditoria Operacional no es privativa del Contador Público, ni tiene que ser

desarrollada por un profesional independiente. Sin embargo el concepto de

mantener una actitud objetiva es válido.

Esto evitará influencias o presiones por parte de las personas a quien se va a

informar o de las personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto del

examen. En este sentido la importancia de la independencia del Contador Público,

como Auditor o Consultor externo, aunque no es requisito, si resulta conveniente.

El Contador Público antes de aceptar su designación como auditor operacional,

debe precisar si tiene los conocimientos y la experiencia que requiere el caso

particular.

Por la naturaleza de la Auditoria Operacional. el Contador Público en ocasiones

trabaja en coordinación con especialistas de otras disciplinas; en estos casos,

podrá tomar como suya la labor realizada por otros profesionales y aceptar la

responsabilidad correspondiente cuando tenga la capacidad de supervisarla.

Además, debe indicar claramente en su informe, que se ha apoyado en el trabajo

de otros profesionales.

Por todo lo anterior, debe insistirse en la necesidad de una actitud mental,

conocimiento y experiencia adecuadas por parte del contador público a fin de que

esté en posibilidades de llevar a cabo Auditorias Operacionales.

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El Contador Público tiene la obligación de cerciorarse de su capacidad y

experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisión de labores.

El Contador Público debe obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o

sugerencias que contenga su informe; dicha evidencia debe quedar debidamente

documentada en los papeles de trabajo del Auditor Operacional.

3.2.10.2 Operaciones

En Auditoria Operacional se define a una operación como al conjunto de

actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa,

tales como vender, comprar, producir, etc.

Las operaciones que realiza una Empresa deben considerarse de manera integral,

independientemente de que en la mayoría de los casos la ejecución de una

operación en particular esté asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o

dependencias.

Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones directamente y

no del personal que las realiza, la investigación deberá determinar si el personal

encargado de la operación tiene capacidad para ejecutarla.

Convencionalmente se usará la siguiente clasificación:

OPERACIONES GENERALES OPERACIONES ESPECIFICAS

COMERCIALIZACION -Investigación de mercadeo

-Ventas

-Publicidad

-Distribución

COMPRAS -Compras

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PRODUCCION -Programación y control de la

producción

-Administración de Inventarios

-Mantenimiento

-Almacenaje

ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS -Reclutamiento y selección

-Capacitación y desarrollo

-Administración de sueldos y

salarios

FINANZAS -Administración del efectivo

-Admón. de inversiones de capital

-Otorgamiento de crédito

-Cobranzas

-Obtención de financiamiento

SISTEMAS -Organización y métodos

-Procesamiento electrónico de

iinformación.

3.2.10.3 Metodología

Familiarización -Investigación y Análisis-Diagnóstico-Informe

o FAMILIARIZACIÓN : El auditor debe familiarizarse con la operación u

operaciones que revisará dentro del contexto de la Empresa que está

auditando a través del estudio de:

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Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad

económica en que se desenvuelve la empresa y que inciden en la

administración de la operación que se revisa.

La infraestructura específica establecida para hacer frente a la

administración de la operación (Planeación, Organización, Dirección y

Control).

Los antecedentes respecto de deficiencias detectadas a través de

cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por

auditores internos, externos o consultores.

Entre los lineamientos que permitirán al Auditor sistematizar sus esfuerzos para

familiarizarse con la Empresa en general y con la operación que se revisará en lo

particular:

estudio ambiental :En esta fase puede obtenerse información orientadora de gran

valía que permita al Auditor diagnosticar las áreas críticas.

Entre los aspectos importantes a investigar serán:

* La importancia que para la Empresa representa la operación que se audita,

medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendría si se mejorara su

eficiencia.

* Indicadores tales como rotaciones, razones financieras, etc.

* Estructura de la organización y políticas aplicables a la operación que se revisa.

* Reglamentación federal, estatal y municipal que rigen las prácticas de manejo

de la operación.

* Información de la forma como la competencia resuelve los problemas de una

operación similar.

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estudio de la gestion administrativa :El Auditor respecto a la gestión

administrativa de la empresa Planeación, Organización, Dirección y Control debe

estudiar su instrumentación práctica a fin de conocer, en términos generales sus

características y posibles deficiencias.

visita a las instalaciones :Tiene por objeto observar directamente cómo se

efectúan las operaciones e identificar síntomas de problemas.

Durante el proceso de familiarización es lógico que el Auditor entre en contacto

con los diversos funcionarios y empleados que manejan directamente la operación

y que, mediante entrevistas informales conozca de ellos tanto características

específicas como problemas de la operación misma.

Una vez dado el proceso de familiarización, el Auditor estará en posibilidad de dar

orden a sus ideas y con fundamento en los hechos que haya observado,

estructurar un programa de trabajo lo suficientemente detallado para entrar a la

siguiente fase de la metodología

o INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS : El objetivo de la segunda fase de la

metodología es analizar la información y examinar la documentación relativa

para evaluar la eficiencia y efectividad de la operación en cuestión.

En esta fase se realizan las pruebas de detalle de muy diversa índole, utilizando

pruebas selectivas a juicio del Auditor o por medio de muestreo estadístico.

El Auditor debe cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal

manera que en el menor tiempo necesario obtenga la información más objetiva

posible.

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El Auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e

inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los elementos necesarios

para formarse una opinión de conjunto a fin de que el diagnóstico final sea lo más

objetivo posible.

Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilización de técnicas como:

ENTREVISTAS :Las entrevistas formales son una de las técnicas de

mayor uso en la Auditoría Operacional, toda vez que a través de ellas

se obtiene la primera información respecto a la operación.

Al utilizar esta herramienta se debe tener en cuenta:

* Planear las entrevistas para obtener mayor información sobre la ejecución

práctica de las políticas y procedimientos.

* Desarrollar cuestionarios y seleccionar las técnicas de encuenta más apropiadas

al tipo de evidencia que se desea recopilar, determinando el tamaño de la muestra

y la oportunidad de la entrevista.

EVALUACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA :En la fase de

familiarización se realiza un estudio preliminar de Planeación,

Organización, Dirección y Control de la operación, bajo esta fase se

procederá a evaluar en detalle su efectividad y eficacia, asi:

* De la Planeación: Debe estudiarse el grado de efectividad logrado para anticipar

problemas y programar actividades eficientemente.

* De la Organización: Es importante la crítica detallada de la estructura de la

organización, la definición clara de líneas de autoridad y responsabilidad, la

coordinación del o de los departamentos encargados de la operación entre sí y con

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otras áreas de la empresa, así como los niveles jerárquicos y actitud aparente de

los empleados y funcionarios encargados de la operación.

* De la Dirección:Es importante los indicios que hablen de la calidad directiva de

los ejecutivos, la efectividad del sistema de información que respalda las

decisiones de la dirección y la oportunidad de éstas.

* Del Control: Es la comparación de lo planeado con lo ejecutado, especial interés

tiene para el Auditor Operacional los mecanismos de programación y

presupuestación así como su contenido y oportunidad como instrumentos de

evaluación.

EXAMEN DE LA DOCUMENTACION :La finalidad de esta técnica es

coadyuvar a la verificación objetiva de la información sujeta a análisis

o bien la obtención de algunos datos específicos.

o DIAGNÓSTICO : Una vez estudiada y evaluada la infraestructura

administrativa se sumarizarán los hallazgos y se señalará la interpretación

que se hace de ellos, reportandose aquéllos que sean indicios de notorias

fallas de eficiencia.

El Auditor debe alejarse del detalle, y con base en los hallazgos específicos,

ensayar el resumen de los de mayor relevancia.

El siguiente método resulta de utilidad a este propósito:

a. FASE CREATIVA: En esta fase se precisará si los problemas detectados son

congruentes con la realidad de la empresa.

Sumarizados los hallazgos se procederá:

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* Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que más convenga

a la empresa de acuerdo a la operación y a las circunstancias que le rodean, o

bien, compararlos con modelos ya establecidos.

* Precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior.

* Considerar el costo-beneficio del modelo diseñado.

b. REVERIFICACION DE HALLAZGOS :El modelo desarrollado en la fase creativa se

sujetará a una nueva verificación para separar con mayor precisión de los hechos

de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnóstico definitivo como sigue:

* Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias

son importantes.

* Listar las excepciones encontradas en la confrontación y compararlas con las que

habían listado al iniciarse la fase creativa.

* Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con

las personas directamente involucradas.

* Asegurarse que se trata de problemas cuya solución es factible porque existen

técnicas disponibles para ello.

* Interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haber detectado

en otras áreas y asegurarse que las alternativas de solución propuestas no

generan mayores o más complejos problemas o agravarán los existentes.

o ELABORACION DEL INFORME :Elaborado el borrador del informe, el Auditor

debe proceder a:

* Discusión del borrador con los involucrados: Discutir el borrador del informe

con los involucrados persigue el doble propósito de asegurarse de que se trata de

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hallazgos reales y que los involucrados coinciden con su existencia precisamente

en la forma en que se describe en el borrador.

Un objetivo adicional de esta discusión es convencer a los involucrados a fin de

que hagan frente común con el auditor al presentar el diagnóstico definitivo a la

alta Gerencia.

* Informe definitivo :Es el informe de la Auditoría Operacional .

Informe :

a. CONCEPTO E IMPORTANCIA :El informe es el producto terminado del trabajo

realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la

Empresa de la labor del Auditor.

Su contenido debe mostrar objetivamente, los problemas detectados en relación

con la eficiencia operativa de la Empresa y con los controles operacionales

establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen

realizado. Este enfoque permitirá así mismo, que de la solución dada a dichos

problemas.

Para que la Auditoría Operacional sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y

orientado hacia la acción, debe cuantificar el efecto de los problemas existentes y

de los posibles cambios.

b. NATURALEZA :El informe debe tener la naturaleza equivalente a un

diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados

con la eficiencia operacional y el efecto y las consecuencias de los problemas

detectados.

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El informe de Auditoría Operacional puede ser el inicio de un trabajo de consultoría

en administración a cargo de consultores externos e internos.

c. ESTRUCTURA: El contenido básico del informe normalmente debe incluir los

tres elementos siguientes:

(1) Alcance y limitaciones del trabajo : Debe identificarse los objetivos del trabajo

realizado, las operaciones sujetas a examen, el criterio de prioridades establecido,

las limitaciones, la participación de otros profesionales si la hubo y la

responsabilidad asumida sobre las labores que hayan realizado.

-(2) Situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional :Se debe

presentar un resumen jerarquizado en el que resalten los hallazgos más

significativos y se destaque el efecto de ellos, referenciado a una descripción más

extensa en la que se proporcionen mayores datos sobre los problemas detectados,

sus causas y consecuencias.

(3) Sugerencias para mejorar la eficiencia : Es conveniente que las sugerencias se

incluyan inmediatamente después de que se señalaron las situaciones que afectan

desfavorablemente la eficiencia de operación, deben ser específicas en los casos

que tenga elementos para ello.

Las recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia citando

casos específicos en los cuales puedan modificarse los procedimientos o criterios,

cuantificando en los posible los resultados previsibles de un cambio.

d. EVALUACION Y EFECTO DE LOS PROBLEMAS :El enfoque que conviene dar al

informe debe tender a resaltar objetivamente siempre que sea posible el efecto

cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas y

consecuencias.

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A fin de motivar la toma de las medidas correctivas conducentes conviene

presentar muy claramente a los administradores de la Empresa el efecto de la

ineficiencia existente, cuánto le cuesta o dejan de ganar.

e. RESPONSABILIDAD :La responsabilidad del Auditor Operacional consiste en

informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluciones.

La solución de los problemas es responsabilidad directa de la empresa, la que

podrá recurrir a consultores externos para este objetivo.

f. FORMA :Los hallazgos de la Auditoría pueden irse comunicando en el curso del

examen o su término, dependiendo de la trascendencia de los problemas

detectados y de la urgencia de que se apliquen las medidas correctivas. Si se

detecta un probleama grave, que requiera una solución urgente, será necesario

informarlo de inmediato sin esperar el término de la Auditoría.

El resultado de la Auditoría Operacional debe presentarse invariablemente por

escrito. Para que el informe cumpla con su cometido el Auditor deberá pensar en

la persona a quien se dirige, en su preparación, su posición dentro de la

organización, etc., y de acuerdo a las circunstancias decidir la forma en que debe

presentarse.

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El Auditor debe considerar la utilización de recursos audiovisuales tales como

pizarrones, láminas, proyecciones, etc., teniendo en cuenta cuál va ser el auditorio

y el tiempo con que cuenta. El informe audiovisual presenta varias ventajas como

son:

- Se centra la atención

- Se obliga a leerlo

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- Se logra un cambio de impresiones automático

- El auditor se percata de las reacciones

- Invita a la inmediata solución de los problemas

g. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACION :

* Definir cuál es el propósito del informe (final, parcial, de detalle)

* A quien se dirige

* Qué le interesa al o a los lectores ( no decir lo que ya se conoce)

* Seccionar y utilizar índices

* Utilizar subtítulos ( fijar ideas, ayudan a memorizar)

3.3. AUDITORIA DE GESTIÓN

3.3.1.Definición

la auditoría de gestión es el examen que se realiza a una entidad con el propósito

de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos

disponibles y se logran los objetivos previstos por el ente.

El término Auditoria de gestión, se utilizó inicialmente con otros términos para

distinguir entre la Auditoria financiera y de la dirección y administración. Los

términos utilizados para describirla, más o menos intercambiables son auditoria

para la dirección, auditoria de rendimiento, auditorias comprensivas, auditoria

operativa y auditoria interna.

Actualmente, la auditoria de gestión se ha definido como una técnica o enfoque

que comprende tanto la auditoria económica como la eficacia y resultados, o

auditoria de la efectividad. La auditoria de la eficacia y economía, como su propio

nombre lo indica, trata de cómo son manejados y consumidos los recursos,

también incluye revisiones para evaluar los incrementos y decrementos de la

productividad, las auditorias de resultados, de programas, se refieren a la

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investigación de los resultados y de beneficios logrados para una organización y a

la evaluación de si los programas y actividades lograron los objetivos establecidos

por la ley, accionistas, consejo de administración, dirección o cualquier otro ente

autorizado.

La Auditoría de Gestión, que permite poner en relevancia el comportamiento de

las diferentes variables organizacionales comprometidas en el que hacer del

especialista en Auditoria, Revisoría Fiscal y en general del contador Público.

La Auditoría de Gestión, es una forma amplia y complementaria de evaluación del

administrador y su integración a todas las estructuras y procesos a cargo, e

identifica el devenir de las organizaciones mediante métodos confiables de

desarrollo y ejecución en el cumplimiento de políticas, estrategias y planes

operativos.

3.3.2. Importancia

Concierne a la estructura interna y personal de una empresa dada, pretende

mejorar la capacidad de ésta para hacer frente con éxito a los cambios, apunta a

la evaluación de las fortalezas y debilidades de una organización, su equipo

directivo y espíritu corporativo, los objetivos estratégicos constituyen el punto

central de esta auditoria.

Es una técnica de asesoramiento que prestan como servicio independiente algunos

consultores experimentados. es apropiada en los siguientes casos:

Compra, Fusión

Reorganizaciones

Emisiones u ofertas públicas

Reestructuraciones

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Modificaciones legislativas

Fluctuaciones del Mercado

Problemas de recursos humanos

3.3.3 Objetivos

Dentro del campo de acción de la auditoria de gestión se pueden señalar como

objetivos principales:

Determinar lo adecuado de la organización de la entidad

Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas.

Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.

Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles

establecidos.

Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de

operación y la

eficiencia de los mismos.

Comprobar la utilización adecuada de los recursos.

3.3.4.Beneficios

Identifica los puntos débiles y fuertes de cada ejecutivo.

Identifica los factores claves estratégicos, organizativos y de política general y

reconoce los defectos de la dirección.

Constituye un elemento amplio y esencial para el análisis de las fuerzas

actuantes en la estructura de una compañía y sus directivas.

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3.3.5. Control de gestión

Es el examen de la eficiencia, eficacia, economía y equidad en la administración de

los recursos públicos por medio de información, tanto interna como externa de tipo

contable, comercial, estadística y operativa, esta información al ser analizada

permite evaluar resultados históricos, detectar desviaciones, establecer tendencias

y producir rendimientos de otra parte, evalúa el cumplimiento de objetivos y

metas.

El resultado obtenido sirve de herramienta en la toma de decisiones.

3.3.6 . Características

Corrobora el cumplimiento de los planes y programas en un período de

tiempo determinado.

Concentra su esfuerzo hacia la actividad productiva.

Identifica las potencialidades de la Empresa para generar riqueza o

beneficio , mide la contribución económica y social al detectar puntos

críticos de la Gestión.

Se calculan índices específicos de precios y cantidades, con el fin de

determinar la incidencia de las variables endógenas de la Gestión.

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Diseño de indicadores y tablero de diagnóstico complementarios al indicador

principal.

Metodología flexible y cambiante, la cual permite ajustarse a los diferentes

cambios internos y externos

3.3.7. Principios fundamentales

EFICIENCIA

Se entiende por eficiencia, el examen de los costos - costo mínimo - con los cuales

la entidad alcanza sus objetivos y resultados en igualdad de condiciones y calidad.

ECONOMÍA

Es el estudio de la asignación de recursos humanos, físicos y financieros hecho por

las entidades públicas entre las diferentes actividades, con el fin de determinar si

dicha asignación fue óptima para la maximización de los resultados.

EFICACIA

Es el resultado del cumplimiento de las metas, en términos de cantidad, calidad y

oportunidad de los bienes y/o servicios producidos.

EQUIDAD

Estudia el desarrollo de la administración, identificando los receptores de su

actuación económica con el propósito de determinar cómo la distribución de los

costos y beneficios se da entre los seis (6) diferentes agentes económicos que

intervienen en su acción.

o Verifica tendencias y desviaciones, así como aporta acciones correctivas.

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o La búsqueda permanente de una mayor eficacia y eficiencia en la ejecución

del control fiscal.

o Mide el grado de cumplimiento de objetivos y metas predeterminadas para

cada entidad.

o Contribuye a que las entidades mejoren la eficiencia financiera y

Administrativa en el manejo de los recursos.

o Corrobora a que las entidades cumplan la misión para la cual fueron

constituidas.

o Vela para que la delegación que hace el estado de las funciones, se cumpla

y llegue a los beneficiarios del bien o servicio.

o Verifica que el máximo de productividad se logre con el mínimo costo, al

hacer un uso adecuado de la capacidad instalada.

3.3.8. Alcance y enfoque del trabajo

En la auditoría de gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo

depende de las circunstancias particulares de cada entidad. Sin embargo, se

señalan a continuación los enfoques que se le pueden dar al trabajo, dentro de un

plan general, en las áreas principales que conforman una entidad:

A) Auditoria de la gestión global de la empresa:

- Evaluación de la posición competitiva.

- Evaluación de la estructura organizativa

- Balance social

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- Evaluación del proceso de la dirección estratégica.

- Evaluación de los cuadros directivos.

B) Auditoría de Gestión del sistema comercial:

- Análisis de la estrategia comercial

- Oferta de bienes y servicios.

- Sistema de distribución física

- Política de precios

- Función publicitaria

- Función de ventas

- Promoción de ventas.

C) Auditoría de gestión del sistema financiero:

- Capital de trabajo

- Inversiones

- Financiación a largo plazo

- Planificación financiera

- Área internacional.

D) Auditoría de Gestión del sistema de producción:

- Diseño del sistema

- Programación de la producción

- Control de calidad

- Almacén e inventarios

- Productividad técnica y económica

- Diseño y desarrollo de productos

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E) Auditoría de Gestión de los recursos humanos:

- Productividad

- Clima laboral

- Políticas de promoción e incentivos

- Políticas de selección y formación

- Diseño de tareas y puestos de trabajo

F) Auditoría de gestión de sistemas administrativos:

- Análisis de proyectos y programas

- Auditoria de la función de procesamiento de datos

- Auditoria de procesamientos administrativos y formas de control interponen

las áreas funcionales.

3.3.9 Una herramienta de la dirección

Esta Auditoria es una herramienta para proporcionar a la dirección a otras

personas interesadas y a las empresas, una evaluación independiente y objetiva de

las operaciones, como tal sirve para dos importantes funciones: ayuda a asegurar

la responsabilidad y puede identificar medios para mejorar la operatividad.

A parte de ayudar a proporcionar responsabilidad, puede ofrecer sugerencias para

mejorar la economía, eficacia y efectividad de las operaciones y para proporcionar

soluciones y corregir los problemas previamente identificados. La popularidad

creciente de este tipo de Auditoría, tanto en los negocios como en la

administración, es atribuirle en gran parte a su contribución positiva para mejorar

las operaciones.

3.3.10. Relación con la auditoria interna

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Se ha propuesto sobre todo por los que practican la Auditoría interna que la

auditoría de gestión, sea una extensión del trabajo o constructivo del auditor

interno para mejorar los controles y el rendimiento puesto que bien mirado, la

auditoría de gestión no es otra cosa que una auditoría interna realizada a fondo.

3.3.11.Normas

No existen normas autorizadas que regulen la Auditoría de Gestión (al menos el

consejo técnico de la contaduría pública no las ha precisado), aunque la Ley 42 de

1993 hace diferencia entre la Auditoría de Gestión y la de Control Interno,

considero que la Ley 87 de 1993 en su enfoque global involucra la Auditoría como

parte integrante del trabajo del Auditor Interno. La Ley 142 de 1994 (Ley de

servicios públicos), involucra la constitución de firmas de Auditoría Externa para

evaluar la Gestión de este Tipo de Empresas.

Como puede observarse actualmente la mayor regulación en Auditoría de Gestión

en Colombia se ha enfocado hacia el Sector Publico.

3.3.12. Alcance del trabajo

Debido a que el término Auditoría de Gestión no está definida en forma precisa,

tampoco lo está el alcance de su trabajo. Como se describió al explicar su

definición, el alcance de su trabajo abarca auditorías de resultado de programas de

economía y eficacia del cumplimiento con las leyes, reguladores y políticas

administrativas que estén directamente relacionadas con el logro efectivo, eficaz y

económico del programa y de los objetivos de las actividades.

Las Auditorías de economía y eficacia operativa se ocupan si la dirección ha

controlado adecuadamente o si fue superficial en la utilización de los recursos que

recibió para llevar a cabo las actividades programadas de las que es responsable.

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Puede determinarse dentro del alcance de la Auditoría de Gestión el desarrollo de

las siguientes actividades;

Determinación de:

- Procedimientos que son ineficaces o más costosos de lo justificable

- Duplicación de esfuerzos de empleados u organizaciones

- Oportunidades para mejorar la productividad mediante la automatización

de procesos

- Pobre administración de procesos sistematizados

- Exceso de personal con relación al trabajo de efectuar

- Fallas en el sistema de compra, materiales o suministros

3.3.13.Resultados de la auditoria de gestión

Se citan a continuación algunos ejemplos del resultado de una auditoria de

gestión:

a) Procedimientos de Compras:

b) Efectividad en programas de entrenamiento y capacitación.

CONTROL DE GESTIÓN

Las organizaciones en la década del 90 deben estar preparadas para sobrevivir y

responder a los cambios complejos del ambiente que las rodean. Cada día

estamos inmersos en un medio más difícil que cambia aceleradamente.

Algunos indicadores para juzgar el éxito futuro de la Empresa podrían darnos

respuesta a preguntas como las siguientes:

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-Qué efectividad muestra la Dirección cuando se obtiene un beneficio del negocio,

en comparación con los competidores?

-Qué tendencia señala el margen de beneficio de la Empresa?

-Es la Gerencia complaciente o agresiva, en la mejora de la posición de la

Empresa?

-Ha habido recientes cambios directivos?

-Es la Empresa pionera o rezagada en explorar campos nuevos, en introducir

nuevos productos con éxito?

-Es líder en el producto o no?

-Con qué rentabilidad hace la Gerencia las inversiones de los accionistas?

-Qué tan adecuada es la Gerencia en hacer que los accionistas participen de los

beneficios?

La gestión debe permitir una mejor y más rápida información, actuar y decidir con

un mejor conocimiento y con mayor capacidad de medir los riesgos posibles y

aceptables.

El control está íntimamente ligado con la planeación. La planeación proporciona el

armazón o esqueleto con el cual trabaja el proceso de control. Un sistema de

control centra su atención en verificar si lo que se planeó se está o no cumpliendo

en el tiempo señalado. Por Ej.: un trabajo productivo requiere controles

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apropiados al proceso de producción en cuanto a su dirección, su calidad, la

cantidad unitaria y total, su eficiencia y eficacia.

Lo importante es definir los indicadores que permitan hacer el seguimiento en la

ejecución de cada actividad determinando cuándo hacerlo y qué medida debe

usarse. El control se ejercerá donde pueda manifestarse la variación en el

cumplimiento de lo planeado con lo ejecutado en el el tiempo. Por medio de un

análisis de sensibilidades y simulaciones es posible recomendar acciones

correctivas y anticipar desviaciones antes que éstas se presenten.

Los indicadores son medidas de desempeño relevantes en cualquier operación

organizacional. La medición de la productividad en la Organización puede ser

controlada a través de indicadores como: porcentajes, factores deflacionarios,

relaciones de costo/beneficio o costo/efectividad, recuperación de precios, cálculos

predictivos y diferentes cifras.

Se determinan dos tipos de indicadores: cuantitativos y cualitativos. El avance en

los indicadores cualitativos obedece a la ubicación en el tiempo dentro del proceso

lógico y secuencial en su realización. Va desde el diseño, la implantación y el

mantenimiento. Cada indicador pasa por las tres etapas y es posible que a corto

plazo se den tres, dos o una de ellas según el caso. El avance se mide en

términos de si se ejecuta o no la etapa en el tiempo de acuerdo al estimativo

planeado y al porcentaje de su ejecución.

El avance en los indicadores cuantitativos obedece a los estimativos cuantificables

de las actividades en el tiempo correspondiente (mes, trimestre, semestre, año).

En este caso el avance se mide por lo que se ha logrado ejecutar del logro en el

tiempo. La comparación entre lo planeado y lo ejecutado produce un porcentaje

sobre la ejecución.

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La Auditoria de gestión debe ser un medio para evaluar la eficiencia y efectividad

en la utilización de los recursos que están a disposición en la Organización. Se

debe hablar de una Auditoría integral enfocada a evaluar indicadores de control.

3.3.14. Metodología para el desarrollo del trabajo de auditoria de gestión

Determinación de los objetivos o fines de la auditoria

Los objetivos serán aquellos que establezca el auditor conforme al plan general

que se haya diseñado y aprobado.

Así mismo, serán considerados aquellos objetivos que haya establecido la dirección

o la gerencia en la recomendación de trabajos particulares. Los objetivos,

claramente definidos y conocidos por los responsables del trabajo, constituyen en

todo instante el fundamento de la auditoria y condicionarán su alcance,

programación de procedimientos, ejecución, responsabilidades, etc.

Dado el amplio campo de la actuación posible, los objetivos pueden ir desde el

diagnóstico de la organización, a la evaluación de un área funcional o

administrativa, verificando la confiabilidad de la información, protección de activos,

cumplimiento de los planes, detección de errores, diseño eficaz de sistemas,

utilización eficiente de los recursos.

Una correcta identificación del área, sistema u operación objeto del trabajo

Es imprescindible que los auditores estén familiarizados con el área, sistema u

operación a auditar, llegando a tener un conocimiento de la misma que garantice

un desarrollo eficaz del trabajo.

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Para obtener este conocimiento el auditor debe acudir tanto a las fuentes externas

como internas, que le proporcionen información no solo del área en sí, sino de

todos los aspectos que directa o indirectamente afecten los objetivos que se

persiguen.

Las fuentes principales para enriquecer el conocimiento de la entidad o el área,

son las siguientes:

- Publicaciones sobre los aspectos gerenciales, económicos, financieros, técnicos,

etc., en general, del sector y del negocio en particular.

- Manuales de procedimientos y reglamentos de la entidad.

-Entrevistas con la dirección, el personal de la empresa y con los especialistas

externos en los temas objeto del trabajo.

- Lectura de informes que se hayan podido elaborar sobre el tema.

- Análisis de los estados financieros y demás informes.

El conocimiento del área permitirá al auditor determinar el riesgo y valorar la

materialidad, pudiendo en esta forma diseñar acertadamente la planeación y

programación del trabajo, poniendo mayor énfasis en los aspectos que requieran

atención especial.

Programación, ejecución del trabajo y obtención de evidencia

Esta etapa supone el establecimiento por escrito de los pasos específicos de los

procedimientos y pruebas a desarrollar en el trabajo; las técnicas que se deben

aplicar y los recursos materiales y humanos necesarios para conseguir la evidencia

suficiente y competente que permita la evaluación del área, sistema u operación

auditada y la determinación de las acciones de mejora que se estimen pertinentes.

Las actividades o programas de trabajo a desarrollar serán:

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- Examinar y apreciar la rectitud, la suficiencia y la aplicación de los controles

contables, financieros y operacionales, y promover un control eficaz a un costo

razonable.

- Verificar la conformidad con las políticas, los planes y los procedimientos

establecidos.

- Verificar hasta qué punto los activos de la empresa o entidad están justificados y

protegidos en forma razonable de pérdidas.

- Verificar la confianza de los datos que produce el sistema.

- Recomendar las mejoras operacionales.

Las técnicas de auditoria tales como la observación, rastreo, entrevista,

confirmación, análisis, verificación documental, revisiones analíticas, etc., son las

herramientas principales que se encuentran a disposición de los auditores de

gestión para desarrollar su trabajo.

El adecuado diseño de las pruebas, la correcta ejecución de las mismas y su

cuidada documentación a través de los papeles de trabajo, debidamente

organizados y archivados, señalando los objetivos de cada prueba, el trabajo

realizado, las conclusiones obtenidas, las recomendaciones a realizar para

introducir mejoras, etc., constituye una clave de éxito muy importante para la

auditoria de gestión.

Los informes de auditoría de gestión y su seguimiento.

La culminación del trabajo y la comunicación de los resultados conseguidos

conforman la elaboración del informe de la auditoría de gestión que presenta

diferencias importantes con el informe tradicional de auditoría financiera tanto en

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la estructura, como en la forma de comunicar los hechos. Existen dos enfoques en

relación con la forma de comunicar el trabajo efectuado:

A) El enfoque negativo

B) El enfoque positivo

El enfoque negativo consiste en elaborar un informe único para la dirección, sin

discusiones y comentarios con los responsables del área auditada y sin que éstos

tengan conocimiento del mismo a través del auditor.

El enfoque positivo consiste en realizar reuniones con los responsables del área

auditada a lo largo del desarrollo del trabajo, a fin de presentarles los hallazgos

preliminares para su discusión, ver soluciones posibles para las debilidades

encontradas. Elaborar un proyecto de informe con conclusiones generales a la

terminación del trabajo, que pueden ir acompañadas de las recomendaciones

posibles; entrega del proyecto para su conocimiento y posterior discusión con los

responsables del área auditada, buscando su aceptación; elaboración del informe

definitivo solicitando respuesta a las recomendaciones y su envío a la dirección o

gerencia.

Las características o requisitos de los informes de gestión se señalan a

continuación:

a. Exactitud: Debe ser completo y exacto en cuanto a los hechos o datos.

b. Claridad: Debe abordar tanto las observaciones como las conclusiones y

recomendaciones de un modo directo, sin rodeos innecesarios.

c. Concisión: Tratando de enviar una dispersión de informaciones que limiten la

comprensión de los aspectos sustanciales.

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d. Oportunidad: Proporcionando respuestas adecuadas a las necesidades de la

dirección o gerencia en el momento adecuado, para que sean considerados

verdaderamente útiles.

e. Objetividad: Se recogerán realidades objetivas en lo que respecta a las

observaciones, lo que no resulta contradictorio con la necesidad de aportar ideas y

enfoques personales en lo que respecta a las opiniones, conclusiones y

recomendaciones. INFORMES - CONTENIDO

Seguimiento de los informes : como parte final del trabajo de auditoría, se debe

establecer un adecuado seguimiento a los informes mediante la revisión de las

conclusiones con los responsables de las diferentes áreas auditadas, las que

deberán aplicar las recomendaciones y sugerencias para corregir las deficiencias y

conseguir mayores eficiencias.

3.4 AUDITORIA TRIBUTARIA

3.4.1 Importancia.

Por el alto nivel impositivo que presenta nuestro país, algunas empresas, en busca

de disminuir los montos pagados por impuestos recurren a la elusión y en el peor

de los casos a la evasión tributaria.

Debido a estos, las empresas presentan un alto riesgo de ser objeto de

investigación y posibles sanciones por parte de la administración de impuestos,

entidad que en los últimos años ha realizado una gran inversión en tecnología que

el permite realizar un control casi total de sus contribuyentes lo que hace muy

difícil que una empresa logre disminuir sus Impuestos mediante maniobras

fraudulentas o no muy ortodoxas, si que sea advertido por la administración

tributaria.

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En vista que el remedio puede resultar mas costoso que la enfermedad, ya que si

una empresa durante un periodo gravable mediante actos fraudulentos o

desfigurados logra disminuir el pago de sus impuestos, es muy posible que en el

futuro su declaración sea revisada y corregida, teniendo como consecuencia pagar

lo no pagado mas intereses y adicionalmente una sanción, se ha convertido en

objetivo de algunas empresas la realización de una auditoria tributaria con el fin de

identificar las posibles irregularidades o comportamientos no adecuados en

relación con impuestos, para tomar medidas antes que ese descubrimiento lo

realice la administración tributaria, porque en tal caso el costo seria alto.

3.4.2 Objetivo

Brindar la tranquilidad a las directivas de la empresa de que el manejo que se le

han dado a sus impuestos es el correcto y que no tendrá ningún problema legal

con el estado por este concepto.

Son variadas las maniobras que las empresas utilizan para disminuir su impuesto a

pagar, entre estas se tienen las que buscan omitir u ocultar ingresos y las que su

objetivo es incrementar los costos y las deducciones.

En teoría es relativamente fácil ocultar ingresos, pero como casi todos los

contribuyentes están obligados a declarar, los que le compran a la empresa si los

declaran, es decir que declaran como costos o gastos la ventas que la empresa

realice, por lo que al hacer cruce de información le resulta muy sencillo a la DIAN

determinar que personas o empresas están declarando o no todos sus ingresos.

Esto mismo se aplica para cada una de las muchas formas de omitir ingresos o

incluir costos y deducciones inexistentes.

3.4.3 Indicadores

Generalmente la elusión o evasión es política de la empresa por lo que una

auditoria no es determinante para identificar la situación de la empresa, pero

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cuando los hechos que configuran la elusión o evasión no son política de esta, sino

producto de errores, de malas practicas contables o de decisiones del personal o

mandos medios y bajos de las empresas, si se requiere de la auditoria tributaria

con el fin de identificar cualquier conducta que puede generarle problemas a la

empresa en un futuro.

Para el caso anterior se debe aplicar un programa de auditoria como cualquier

otro, por lo que aquí no se profundizara sobre el tema de la auditoria como tal. Lo

que aquí se pretende ofrecer son unas herramientas que permitan identificar las

posibles conductas incorrectas y posibles indicios de evasión y elusión.

Para esto existen una serie de indicadores que como los indicadores financieros

logran una visión sobre la situación real y el comportamiento de la empresa, que

en este caso será el comportamiento tributario.

Es importante anotar que algunos de estos indicadores son utilizados por la DIAN

para realizar sus investigaciones.

Entre los indicadores mas importantes existen:

3.4.3.1 Tasa efectiva de contribución.

Nos indica el nivel de contribución de la empresa sobre la renta liquida o neta.

Se calcula dividiendo el impuesto a cargo por los ingresos brutos

3.4.3.2 Absorción del nivel de ingresos por las cargas de la operación.

Indica la eficiencia operativa de la empresa.

Se calcula dividiendo el total de deducciones (Costos + deducciones) por los

ingresos netos.

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3.4.3.3 Rotación o relación costos de venta-ingresos.

Indica el comportamiento de los márgenes de operación los que posteriormente se

compara con otras empresas del mismo sector económico.

Se calcula dividiendo los costos de venta por los ingresos brutos.

3.4.3.4 Relación deducciones-ingresos.

Representa la proporción de deducciones diferentes a los costos de venta o

producción frente a las ventas o ingresos.

Se calcula dividiendo las deducciones por los ingresos brutos, este indicador

también es comparado con contribuyentes del mismo sector.

3.4.3.5 Relación impuesto sobre renta liquida gravable.

Este indicador los que permite es determinar su hubo o no un error aritmético que

es una de las causas de sanción.

Se calcula dividiendo impuesto de renta sobre la renta liquida gravable, lo cual

tiene que ser igual a la tarifa del impuesto sobre la renta.

3.4.3.6 Relación salarios-prestaciones y parafiscales-ingresos.

Busca determinar el nivel de contribución o aportes tanto en seguridad social como

en parafiscalidad, lo que es comparado con contribuyentes del mismo sector. Esto

es importante en la medida en que los gastos de nomina son deducibles siempre y

cuando se acredite el pago de la seguridad social y los parafiscales. Dependiendo

del comportamiento de este indicador existe una mayor o menor riesgo de ser

visitados por la DIAN.

Para calcularlo se dividen los salarios, prestaciones y parafiscales por los ingresos

netos.

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3.4.3.7 Relación descuentos tributarios-impuesto de renta.

Determina la proporción o utilización de los descuentos tributarios, en la medida

que el indicador sea mayor, existe mayor riesgo de visita. En este punto es

importante tener en cuenta las limitaciones que tienen los pocos descuentos

tributarios que aun quedan.

Para calcularlo se dividen los descuentos tributarios por el impuesto de renta

Estos son algunos de los indicadores tributarios que se deben evaluar a la hora de

medir el riesgo de ser visitados por la administración tributaria.

3.4.4.Relacion declaraciones tributarias

Es importante igualmente determinar la relación que existe en entre ingresos,

compras y retenciones en la fuente. Entre ventas, compras e impuesto descontable

(IVA), ya que esto puede dar un indicio comportamientos anormales.

No resulta de más, hacer un análisis comparativo de las declaraciones tributarias

de los últimos periodos, mediante un análisis horizontal para hallar las variaciones

y compararlas con el comportamiento financiero de la empresa, ya que los

impuestos en teoría deben aumentar o disminuir en la misma proporción que lo

hagan los ingresos de la empresa, teniendo en cuenta claro esta, el

comportamiento de los costos y las deducciones.

Una auditoria tributaria es el primer paso para normalizar la situación contributiva

de una empresa; el segundo paso es la planeación tributaria, con lo que se

consigue una disminución de la carga impositiva sin recurrir a actos fraudulentos o

dudosos que le conlleven dificultades posteriores a la empresa.

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Es importante tener en cuenta que la ley siempre deja espacios que se pueden

aprovechar a favor del contribuyente sin necesidad de hacer nada ilícito o

prohibido.

Los ingresos que se consignen en la declaración de renta deben coincidir con los

consignados en las respectivas declaraciones de Iva.

Auque el impuesto a las venta y el impuesto de renta son diferentes, los ingresos

declarados en uno y otro deben coincidir, puesto que el ingreso es el mismo,

independientemente de que se le apliquen impuestos diferentes.

Una forma muy sencilla para identificar posibles inconsistencias en una declaración

de renta, es precisamente comparar los ingresos consignados en las 6

declaraciones de Iva con los consignados en la declaración de renta, algo que muy

pocos contribuyentes hacen.

Si de la comparación de ingresos surge alguna diferencia, la única posible

justificación puede ser la existencia del algún contrato de cuentas en participación,

en el cual, los ingresos para efectos del Iva son declarados en su totalidad por el

socio gestor, mientras que en renta son declarados por los diferentes socios según

so participación.

Es por eso que se debe prestar atención especial a los valores declarados en Iva,

puesto que estos mismos serán los que se deben declarar en renta.

Por lo general el contribuyente se preocupa mucho más por la declaración de

renta, y es al realizar esta que hace la mayor cantidad de ajustes, y todo esto sin

tener en cuenta lo declarado en Iva, por lo que es muy posible que se presenten

inconsistencias entre unos y otros.

En Iva se deben declarar todos los ingresos, los gravados y no gravados, y en

renta se deben declarar también todos los ingresos, bien sean gravados, no

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constitutivos de renta o ganancia ocasional o aquellos que forman parte de las

rentas exentas, por lo que no debería existir diferencia alguna.

Las diferencias se presentan, como se anotó con anterioridad, por los ajustes que

se suelen hacer al momento de realizar la declaración de renta, ajustes a los que

no se les prestó atención a la hora de realizar la declaración de Iva, porque a esta

última no se la da la misma importancia que a la de renta.

Otra causa se debe a que los contribuyentes suelen hacer planeación tributaria

pero sólo enfocada al impuesto de renta, olvidando el impuesto a las ventas, y es

allí cuando se pueden originar algunas diferencias en el tratamiento de los ingresos

que conllevan a que al final no cuadren los ingresos declarados en Iva con los

ingresos declarados en renta.

Esas pequeñas inconsistencias, que en apariencia no son tan importantes, hay que

evitarlas debido a que representan un riesgo de auditoria por parte de la Dian, y lo

peor que puede hacer un contribuyente es invitar a la Dian a que lo investigue, por

lo que en lo posible, hay que evitar este tipo de errores puesto que a la Dian no se

el escapan y menos con su creciente capacidad logística para administrar los

impuestos y las obligaciones del contribuyente.

Cuando se elabora una declaración tributaria es muy importante realizar también

sus respectivos anexos explicativos, para posteriormente poder analizarla y

comprenderla a profundidad.

La declaración de renta por ejemplo, en sí no es mucho lo que puede decir, puesto

que muestra unos datos globales, en exceso resumidos, por tanto resulta

imposible hacer una correcta y útil interpretación en esas condiciones.

Para poder entender como se ha llegado a los valores declarados, es necesario

contar con los documentos que sirvieron de base para llegar a esos valores, puesto

que cada valor debió ser analizado individualmente para decidir como declararlo.

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La contabilidad si bien sirve como base para la elaboración de las declaraciones,

tampoco es herramienta suficiente para analizar profundamente una declaración

puesto que los valores existentes en la contabilidad y los declarados difieren en

mucho.

Aquí es donde los anexos entran a jugar un papel importante, pues en ellos se

muestra el tratamiento fiscal dado a cada concepto. En ellos se muestran los

ajustes que fueron realizados sobre los valores contables para llegar a los valores

declarados.

Es importante por ejemplo el anexo en el cual se consigna el procedimiento

seguido para declarar los valores relacionados con la nómina, puesto que en este

anexo debe figurar el estudio que se realizó para determinar el nivel de aportes a

seguridad social y parafiscales, y según su nivel de aportación, así mismo realizar

los ajustes del caso.

Igual sucede con la depuración de las cuentas por cobrar, en donde debe quedar

constancia sobre los criterios seguidos para determinar el monto de la provisión de

cartera a solicitar como deducción.

Los anexos a las declaraciones tributarias se hacen más necesarios e importantes

en el caso de las personas naturales que no llevan contabilidad, puesto que los

anexos constituirán la única prueba documental que nos manifieste que fue lo que

se declaró, cómo y porqué, algo muy importante cuando la administración de

impuestos solicite información, para después hacer planeación tributaria o

simplemente para realizar la declaración de un próximo periodo.

Uno de los anexos más importantes son las famosas conciliaciones contables y

fiscales, las cuales tienen por objetivo consignar la razón de las diferencias entre

los valores declarados y la contabilidad.

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Entre más documentación y evidencia quede de cómo se realizó una declaración,

tanto más sencilla resultará una revisión o evaluación posterior

Cuando se elabora una declaración tributaria es muy importante realizar también

sus respectivos anexos explicativos, para posteriormente poder analizarla y

comprenderla a profundidad.

La declaración de renta por ejemplo, en sí no es mucho lo que puede decir, puesto

que muestra unos datos globales, en exceso resumidos, por tanto resulta

imposible hacer una correcta y útil interpretación en esas condiciones.

Para poder entender como se ha llegado a los valores declarados, es necesario

contar con los documentos que sirvieron de base para llegar a esos valores, puesto

que cada valor debió ser analizado individualmente para decidir como declararlo.

La contabilidad si bien sirve como base para la elaboración de las declaraciones,

tampoco es herramienta suficiente para analizar profundamente una declaración

puesto que los valores existentes en la contabilidad y los declarados difieren en

mucho.

Aquí es donde los anexos entran a jugar un papel importante, pues en ellos se

muestra el tratamiento fiscal dado a cada concepto. En ellos se muestran los

ajustes que fueron realizados sobre los valores contables para llegar a los valores

declarados.

Es importante por ejemplo el anexo en el cual se consigna el procedimiento

seguido para declarar los valores relacionados con la nómina, puesto que en este

anexo debe figurar el estudio que se realizó para determinar el nivel de aportes a

seguridad social y parafiscales, y según su nivel de aportación, así mismo realizar

los ajustes del caso.

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Igual sucede con la depuración de las cuentas por cobrar, en donde debe quedar

constancia sobre los criterios seguidos para determinar el monto de la provisión de

cartera a solicitar como deducción.

3.4.5 Anexo a declaraciones tributarias

Los anexos a las declaraciones tributarias se hacen más necesarios e importantes

en el caso de las personas naturales que no llevan contabilidad, puesto que los

anexos constituirán la única prueba documental que nos manifieste que fue lo que

se declaró, cómo y porqué, algo muy importante cuando la administración de

impuestos solicite información, para después hacer planeación tributaria o

simplemente para realizar la declaración de un próximo periodo.

Uno de los anexos más importantes son las famosas conciliaciones contables y

fiscales, las cuales tienen por objetivo consignar la razón de las diferencias entre

los valores declarados y la contabilidad.

Entre más documentación y evidencia quede de cómo se realizó una declaración,

tanto más sencilla resultará una revisión o evaluación posterior

Así como en la mayoría de las veces los contribuyentes hacen lo posible por

disminuir su impuesto a pagar, hay ocasiones en que deben incrementar ese

impuesto, aunque sea de forma artificial.

3.4.6. Correcciones y modificaciones usuales

Un caso es cuando el contribuyente quiere acogerse al beneficio de auditoria. Para

ello, el contribuyente debe incrementar su impuesto ya sea no incluyendo costos y

deducciones que son procedentes fiscalmente, o hasta incurriendo en un error

aritmético con el único objetivo de lograr el incremento exigido por el artículo 689-

1 del estatuto tributario y así poderse acoger al beneficio de auditoria.

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Otro caso en el que un contribuyente debe incrementar intencionalmente su

impuesto por encima de la exigencia legal, es cuando se presenta una declaración

extemporánea.

Las declaraciones que se presentan extemporáneamente, están sujetas al pago de

la sanción por extemporaneidad, sanción que en primer lugar se debe calcular

sobre el impuesto a cargo, pero si no hay impuesto a cargo se debe calcular sobre

los ingresos o el patrimonio si no hubieren ingresos.

Cuando la declaración tributaria no presenta impuesto alguno, la sanción se debe

calcular sobre los ingresos o el patrimonio, según corresponda, y cuando estos son

elevados, la sanción por extemporaneidad puede resultar en extremo onerosa.

Para evitar pagar una sanción por extemporaneidad elevada calculada sobre

ingresos o patrimonio, el contribuyente debe de alguna forma determinar algún

monto de impuestos a cargo para que haya una base menor sobre la cual calcular

la sanción por extemporaneidad.

De esta forma, una sanción por extemporaneidad que calculada sobre ingresos o

patrimonio puede resultar millonaria, puede reducirse a la sanción mínima si de

forma intencional se declara alguna renta líquida que determine un impuesto bajo.

Esta estrategia es muy común entre los contribuyentes que por alguna razón

deben declarar extemporáneamente, y es completamente válida.

Si no hay impuesto, este se puede determinar o bien omitiendo costos y

deducciones, o declarando ingresos inexistentes, prácticas que no son

sancionables puesto que no constituyen hechos considerados por la ley como

irregulares o inexactos.

En ocasiones los contribuyentes cometen diferentes errores en las declaraciones

tributarias, errores a los que les corresponde una sanción diferente, por lo que

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asalta la duda respecto a la posibilidad de corregir todos los errores en una misma

corrección.

Se puede dar por ejemplo, que la declaración presenta algunas inconsistencias que

la hacen considerar como no presentada, y a la vez se han omitido ingresos, se

han incluido costos y deducciones improcedentes, se ha cometido algún error

aritmético y además no se calculan las sanciones respetivas.

Cada uno de estos errores merece una sanción diferente, errores que pueden ser

corregidos en una sola corrección presentada, caso en el cual el contribuyente

calculará las sanciones que le corresponde autoliquidar.

Así las cosas, se pueden corregir las inconsistencias que hacen que la declaración

sea considerada como no presentada, calculando la sanción prevista por el artículo

588 del estatuto tributario y se pueden corregir también las inconsistencias en los

ingresos, costos y deducciones, calculando la sanción de que trata el artículo 644.

El único caso en que no se puede aplicar al anterior procedimiento, es cuando la

corrección que se hacen en ocasión de la corrección de una declaración que se

tiene por no presentada, implica también la disminución del impuesto a pagar o el

aumento del saldo a favor.

De presentarse esta situación, primero se debe corregir la declaración para

subsanar las inconsistencias que la hacen considerar como no presentada.

Una vez la declaración esté correctamente presentada, debe procederse según el

artículo 589 del estatuto tributario, puesto que en este caso, no le corresponde al

contribuyente corregir, sino que debe presentar un proyecto de corrección a la

Dian, para que esta evalúe si acepta o no la corrección.

En las demás situaciones, sólo basta con hacer una única corrección en la que se

incluyan todos las inconsistencias posibles, y se liquide únicamente las sanciones

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que el contribuyente puede autoliquidarse, debido a que no todas las sanciones

son auto liquidadas por el contribuyente, sino que son liquidadas por la Dian

mediante actuación administrativa, como es el caso de la sanción por

extemporaneidad o la sanción por corrección de sanciones

3.5. AUDITORIA AMBIENTAL:

3.5.1. Importancia

La preocupación por la protección del medio ambiente ha alcanzado una

considerable importancia en los últimos años, convirtiéndose en tema de

interés para las empresas y gobiernos, así como para los ciudadanos y la

opinión pública en general.

En forma paralela a este fenómeno de creciente concienciación por parte de

la sociedad y de los poderes públicos, se va desarrollando en los diferentes

países una legislación medioambiental que, en algunos casos, supone un

gran esfuerzo de adaptación por parte de las empresas.

De hecho, la normativa medioambiental existente ha ido adquiriendo

paulatinamente un mayor grado de complejidad y su incumplimiento puede

llegar a suponer, en determinados casos, fuertes multas y/o sanciones.

Este fenómeno ha impulsado a la reflexión en el ámbito empresarial, de

forma que se ha comenzado a valorar la posibilidad de que las actividades

desarrolladas por las empresas no ocasionen daño al medio ambiente.

Esta toma de conciencia coincide con la de los diferentes estamentos que

intervienen en el proceso productivo, razón por la cual se ha ido haciendo

necesario introducir la problemática del medio ambiente en el proceso diario

de toma de decisiones.

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Así, la responsabilidad presente y futura por los temas

medioambientales se ha convertido, hoy en día, en algo

imprescindible::Desarrollo sostenible, preservación d e los recursos naturales,

exenta del habitad

3.5.2. Definición

Es una herramienta de gestión que comprende la evaluación sistemática ,

documentada periódica y objetiva del funcionamiento de la organización

ambiental , prevé la organización la implantación de gestión , así como los

equipos de control necesarios para facilitar el control de practicas ambientales, y

declarar las leyes de protección del medio ambiente.

Con el fin de potenciar la mejora continua de los resultados de las

actividades industriales o empresariales en relación con el medio ambiente,

las empresas responsables se fijan objetivos a alcanzar en todos los niveles

de la compañía, los cuales deben ser realistas. La realización de auditorias

les permiten alcanzar estos objetivos a través del establecimiento y

aplicación de políticas, programas y sistemas de gestión medioambiental;

de la evaluación periódica de esta acción medioambiental, así como

mediante la información proporcionada al público acerca del

comportamiento de la empresa en materia medioambiental, ya que las

exigencias de transparencia en cuanto a los posibles riesgos y daños que

pudiera ocasionar el funcionamiento de la misma van cada día en aumento.

La auditoria es una herramienta de gestión que comprende una evaluación

sistemática, documentada, periódica y objetiva del funcionamiento de la

organización ambiental. Prevé la implantación de gestión, así como los

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equipos de control necesarios con objeto de:

Facilitar el control de gestión de las prácticas medioambientales.

Declarar el cumplimiento de la política de la compañía de acuerdo con

la normativa medio ambiental.

3.5.3 Objetivo.

Un objetivo general básico a cumplir por las auditorias de este tipo es el de

conseguir que las empresas cumplan con la legislación vigente en materia

medio ambiental.

Éste es uno de los principales problemas que plantean las industrias cuando

deciden solicitar la asistencia técnica necesaria para solucionar el conflicto,

puesto que incumplen las normas. En estos casos, una vez realizada la

investigación pertinente y redactado el informe correspondiente a cada

situación particular, la auditoria debe ser capaz de proporcionar los medios

para salvar esta situación.

A través de un plan de actuación especial preparado para el ente, la

auditoria debe asegurar que no se volverá a incurrir en el incumplimiento de

la normativa, lo cual implica un conocimiento profundo de la legislación

nacional, sectorial, territorial, comunitario, internacional, etc., que sea capaz

de otorgar a la empresa la cobertura legal que necesita.

Por otra parte, desde un punto de vista técnico, la auditoria debe

proporcionar, sobre todo si la situación así lo requiere por su grado de

complejidad, la mejor tecnología disponible. Esto implica la disposición por

parte del equipo auditor de los medios necesarios para poder ofrecer esta

credibilidad y fiabilidad, lo que se traduce en que necesita contar con

especialistas destacados en cada materia.

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En la etapa de fijación de objetivos es importante lograr un acuerdo

económico, ajustando el proyecto a las necesidades de la empresa. Se

pueden presentar, tal como ocurre en el resto de las auditorias, proyectos

alternativos a diferentes costes, de manera que se cumplan los objetivos

legales, pero se puedan mejorar tecnológicamente con mayores inversiones

en el futuro.

Posteriormente se pueden presentar objetivos específicos a cubrir en las

diferentes áreas o departamentos, como puede ser el desarrollo de planes

de integración del personal dentro de los objetivos generales, de modo que

se comprenda la importancia del tema en cuestión y la necesidad de

cumplir con los objetivos fijados. En este sentido, la formación continua

debe considerarse prioritaria, por lo que el reciclaje a través de cursos,

seminarios, conferencias, etc., resulta vital para poder lograr un desempeño

efectivo.

En otro orden de cosas se debe considerar la posibilidad de contar con la

colaboración de otras empresas, para lo cual se definirán cuáles deberán

ser y en qué grado o medida se establecerá la cooperación. Además de

efectuar los contactos pertinentes, se debe contar con el apoyo de un

sistema de gestión integrado y un programa comercial adecuado que facilite

la actividad auditora.

conseguir que las empresas cumplan con la legislación vigente en materia de

medio

Tal vez la principal diferencia entre otros tipos de auditorias de empresa

que se han venido desarrollando es la auditoria medioambiental (también

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llamada ecoauditoría), sea el carácter multidisciplinario de esta última, que

permite aunar el esfuerzo de gran cantidad de profesionales, entre ellos

juristas, técnicos y científicos.

3.5.4. Ventajas de la auditoría medioambiental

La auditoria medioambiental proporciona grandes ventajas y posibilidades a

las empresas como:

La mejora del rendimiento y la utilización de los recursos, con lo cual se

produce un incremento en el ahorro.

La posibilidad de utilizar una valiosa información ambiental en la toma de

decisiones continua que permita, ante cualquier cambio, efectuar las

mediciones de impacto ambiental que provocaría la nueva estrategia a

poner en práctica. Del mismo modo, ante cualquier situación de emergencia

que pudiera producirse, supone contar con un apoyo informativo seguro y

eficaz que permite dirigir los esfuerzos en la dirección acertada.

La facilidad que proporciona para obtener seguros que cubren riesgos

ambientales, así como para la obtención de licencias, permisos, ayudas o

subvenciones, contratos públicos, etc.

Ayuda tanto a directivos como empleados en el conocimiento de la situación

y política medioambiental de la empresa, facilitando además el intercambio

de información entre los diversos sectores productivos. Esto es posible

gracias a la elaboración de un informe final, documente que se entrega a la

dirección y que ésta utilizará como herramienta de control interno. Este.

información, además, podrá ser manejada por todo el personal de la

empresa, los organismos oficiales correspondientes y, en general, por

cualquier interesado en conocer la situación: medio ambiental de la

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empresa.

3.5.5 Etapas de la auditoría medio ambiental

Aunque pueden variar dependiendo del tipo de auditoria, los objetivos

perseguidos o la situación y/o características de la empresa, es posible en

general distinguir cuatro etapas:

3.5.5.1 Definición de objetivos

Se trata en esta etapa de definir la misión, de concretar los objetivos,

seleccionar criterios y prioridades y fijar el método, todo ello dependiendo del

tipo de auditoria que se vaya a realizar.

La definición de objetivos permite también fijar el alcance y extensión de la

auditoria, debiendo poseer por otra parte la flexibilidad suficiente para

adaptarse y aceptar modificaciones si fuese necesario.

Es en esta etapa en la que se establecen los primeros contactos con la

empresa, se realizan las visitas preliminares para obtener los primeros

antecedentes y se seleccionan las actividades a considerar, escogiendo

también el método a utilizar.

Una vez realizado todo ello se planifica el trabajo de auditoria mediante

el establecimiento de un programa calendario y la elaboración de los

cuestionarios.

3.5.5.2 Preauditoría

Corresponde a la fase anterior a la auditoria en sí, conocida como del

diagnóstico previo. Sirve de preparación y en ella se persigue minimizar

tiempo y gastos, así como maximizar la productividad del equipo auditor. Se

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destacan en esta etapa las actividades de:

Planificación y toma de decisiones sobre la forma en que se ejecutará la

auditoria. Desarrollo del plan de auditorias: definición del alcance en su

totalidad (técnico, temporal, geográfico, etc.), identificación de las fuentes de

información y gestión de cuestionarios, discusión del programa de auditorias

y asignación de prioridades. Elección de los criterios de evaluación

Selección del equipo auditor, asignación de tareas y responsabilidades del

mismo comprobación de su competencia y cualidades.

En esta etapa es imprescindible la cooperación de la empresa, facilitando la

entrega de la información solicitada a través de conversaciones, entrevistas,

documentación, cuestionarios, etc., de tal modo que permita la confección

del diagnóstico previo.

En cuanto a las fuentes de información seleccionadas, tratarán

fundamentalmente de: información general sobre la empresa, permisos y

autorizaciones, documentación de la planta, aspectos generales de la planta,

descripción de los procesos e identificación de las emisiones y de la pro-

ducción de residuos y efluentes, así como gestión de los residuos.

A partir de estos datos se confeccionan las preguntas de los cuestionarios

destinados al personal técnico, científico, directivo, productivo, etc., del que

se intentará obtener respuestas que permitan conocer la situación de la

empresa, su sistema productivo, mecanismos de control interno, asignación

de tareas y responsabilidades, etc. Así se podrá elaborar un inventario para

la auditoria medioambiental.

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El programa de auditoria debe contener los objetivos y acciones

prioritarias, como son la revisión del antiguo plan de auditorias o planes de

gestión medioambiental, si existieran, la revisión de la normativa

medioambiental en el ámbito local, nacional, internacional, etc.; la revisión

de los planes de instalación; la revisión de los esquemas de procesos; la

adquisición de copias de los permisos, autorizaciones y planos; la

identificación de las fuentes de emisión, los tipos de vertido, los tipos de

tratamiento y almacenamiento o eliminación de residuos, etc.

La selección del personal auditor deberá hacerse teniendo en consideración

las características propias de un buen profesional de este campo:

conocimientos técnicos suficientes, objetividad, honestidad, competencia,

experiencia, capacidad de comunicación y diálogo, etc.

3.5.5.3.Auditoría

Las actividades propias de la auditoria como tal, encaminadas así mismo a la

búsqueda y recopilación de información, consisten en: visitas, cuestionarios,

estudio de los documentos de la empresa, entrevistas con el personal de la

empresa, observación por parte del auditor, toma de muestras y análisis de

las mismas, etc. Procesada toda esta información, se procede a su análisis

para conocer la situación medioambiental de la empresa, incluyendo aspectos

jurídicos y económicos afectados.

Se pueden distinguir las siguientes fases dentro de esta etapa:

Identificación de actividades. Establecido el diagnóstico previo, se tiene una

visión más o menos precisa del trabajo a realizar, pudiéndose concretar éste

a través de un contrato.

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El paso siguiente consistirá en definir el contrato, firmarlo y ejecutar lo

convenido. El contrato deberá contener: la misión y objetivos de los

auditores, los controles técnicos y científicos que se efectuarán, los

documentos necesarios, la cronología de las intervenciones y el presupuesto

necesario.

Ejecución de la auditoría. Implica la definición de los objetivos de la etapa,

metodología a utilizar y técnicas que se emplearán.

Objetivos de la etapa. En cuanto a los objetivos de la etapa, se persigue en

primer lugar la verificación de la situación técnica y medioambiental de la

empresa en función de la información recopilada, documentos, entrevistas,

cuestionarios, controles técnicos y de la normativa y reglamentación

existente. En segundo lugar se contempla el análisis y la discusión crítica de

los resultados en función de los objetivos planteados en un principio.

3.5.5.3.1 Estudio de la información recopilada. El análisis de toda la información

obtenida a través de documentos, entrevistas y conversaciones,

cuestionarios, normativas, controles técnicos, visitas e inspecciones, antiguos

planes de gestión ambiental, etc., debe ser profundo y completo a fin de

conocer el funcionamiento de la empresa y su control interno. Los resultados

de los análisis deben apoyarse en una sólida base constituida por pruebas

irrefutables, tanto si se trata de aspectos positivos de la empresa como si son

negativos, deficiencias, incumplimientos de la normativa, etc.

3.5.5.3.2 Estudio de los puntos fuertes y puntos débiles de la empresa. Se

persigue en esta fase la verificación del cumplimiento por parte de la

empresa de la normativa y reglamentación existentes, por lo que el auditor

deberá ser riguroso, evaluando objetivamente, sector por sector, los riesgos,

fallos y deficiencias detectadas. La Cámara Internacional de Comercio

aconseja los siguientes criterios de evaluación:

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Formación y experiencia del personal.

Definición clara y precisa del reparto de tareas y responsabilidades.

División de las funciones para minimizar los conflictos de poder.

Sistema de autorización eficaz.

Existencia de control interno.

Existencia de medidas de seguridad.

Existencia de documentos que determinen las gestiones a seguir.

El trabajo del auditor deberá seguir dos criterios: el riesgo que corre la

empresa y la eficiencia del control interno.

3.5.5.3.3. Recopilación de pruebas. Las pruebas obtenidas constituyen el

material que determina la situación legal de la empresa y en las que se

apoya el informe final de auditoria. Por lo tanto, las deficiencias e

incumplimiento de la normativa detectados han de fundamentarse rigurosa-

mente sobre estas pruebas. Los métodos para la obtención de pruebas, en

general, son:

Cuestionarios, tests, entrevistas y reuniones, observaciones, visitas técnicas

o inspecciones, análisis de datos disponibles, análisis de muestras, de

emisiones, de residuos, etc.

técnicas: Las técnicas utilizadas en la auditoría son variadas y su elección

dependerá en general del tipo de auditoría, recayendo en el auditor la

responsabilidad de la decisión última, que se tomará en base a la información

captada en la etapa de preauditoría.

La adopción de técnicas de comunicación y diálogo por parte del auditor son

adecuadas en la relación con directivos, técnicos y trabajadores para lograr

recabar con mayor facilidad la información y conocer, por ende, la situación

medioambiental de la empresa. El logro de una buena comunicación depende

de una serie de cualidades humanas que debe aportar el auditor como son:

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ser educado y amable, saber escuchar y dialogar, conocer la metodología de

la auditoría y las características técnicas generales de la empresa a auditar.

El mismo entendimiento debe lograrse entre el jurista y el técnico o

científico. Para obtener datos sobre el funcionamiento de la planta se

pueden realizar controles técnicos más o menos rigurosos según sean

mayores o menores las deficiencias o riesgos posibles.

Para realizar estos controles se suelen utilizar cuestionarios, tests y

encuestas, observación por parte del auditor, inspecciones y visitas técnicas,

análisis de muestras (de emisiones, de efluentes, de vertidos o de residuos

sólidos), tests de verificación, etc.

Otro factor de éxito radica en el hecho de que el trabajo del equipo

auditor esté bien estructurado. Cada auditor debe tener sus propias notas de

trabajo, en las cuales se encuentren detalladas todas las observaciones y

pruebas, debidamente numeradas, fechadas y firmadas, de forma que

constituyan un buen soporte para las conclusiones y posterior seguimiento

de la auditoria.

3.5.5.3.4. Evaluación de las pruebas. Las pruebas obtenidas se analizan

cuidadosamente para detectar todos los fallos y deficiencias del

funcionamiento de la empresa y los riesgos que supone el no solucionar

dichos problemas.

3.5.5.3..5 Informe sobre los resultados de la auditoría o informe previo. Una

vez recopilada y analizada toda la información se está en condiciones de

redactar un preinforme dirigido en principio a los directivos de la empresa,

quienes decidirán si lo hacen extensivo a los técnicos y demás personal que

crean oportuno. En el preinforme se mostrarán todas las deficiencias

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encontradas en el funcionamiento interno, así como los riesgos

medioambientales, jurídicos y económicos que amenazan a la empresa.

Normalmente se realiza una reunión entre el equipo auditor y los directivos y

técnicos con el objeto de discutir los resultados, plantear y responder

interrogantes, formular dudas o realizar críticas.

3.5.5.4 Postauditoría

Esta etapa coincide con la elaboración del informe final, presentación de los

resultados, comparaciones, verificación del cumplimiento de la legislación

vigente, conclusiones y propuestas, recomendaciones y medidas correctoras.

Se puede dividir en las fases de:

Evaluación y presentación de los resultados. Los resultados se muestran en un

informe final escrito, basado en las conclusiones obtenidas, en las

deficiencias detectadas y en las medidas correctoras que se aconseja poner

en práctica. Además de constituir una valiosa herramienta de trabajo, el

informe final sirve para convencer a la dirección de la urgencia y necesidad

de poner en práctica cuanto antes las medidas correctoras señaladas.

Los resultados deben darse a conocer de forma clara y directa, con un

acertado grado de detalle y con la absoluta seguridad por parte del equipo

auditor de haber tenido en cuenta todos los objetivos previstos y de que las

técnicas y métodos empleados han sido correctos en cada caso. El informe

verificará la calidad, seriedad y fundamentos de las observaciones,

mediciones y estimaciones. En él se incluirán, por tanto, los resultados y las

conclusiones correspondientes. También contendrá las llamadas de atención

sobre situaciones que requieren atención urgente, tales como deficiencias

graves, violaciones de la normativa, negligencias, etc.

Finalmente se redactan las conclusiones del equipo auditor y las

sugerencias de cambios a corto o largo plazo, tendentes a mejorar la

situación ambiental o jurídica de la empresa.

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Contenido del informe. Su estructura y contenido dependen en principio de los

objetivos de la auditoria; no obstante, el informe debe ser un instrumento

claro, exacto, detallado y riguroso en la descripción de los resultados,

insuficiencias, deficiencias y riesgos de la organización y del sistema,

sólidamente argumentado y fundamentado en las pruebas obtenidas por el

auditor. Contendrá además la propuesta de mejora de la situación

incluyendo medidas correctoras a corto y a largo plazo. Así, el contenido del

informe será una exposición de los resultados materiales de la auditoria en

relación con la legislación vigente y de las pruebas obtenidas.

Los resultados se analizan por sectores (agua, aire y suelo), poniendo de

relieve las deficiencias o inconformidades del sistema respecto a la

normativa medio ambiental (desviaciones en los procesos, técnicas,

operaciones, etc.).

3.5.5.5. Resumen y conclusiones de la auditoria

El objetivo principal de la auditoria radica en conocer la situación

medioambiental de la empresa y en reflejar las medidas correctoras,

recomendaciones y soluciones jurídicas para mejorar dicha situación.

Estas medidas correctoras y soluciones jurídicas pueden ser formuladas,

simplemente, o puede establecerse un plan de seguimiento formalizado que

permita el cumplimiento de estas actuaciones y asegure su eficacia.

De ahí que en el apartado referido a las conclusiones que deberá integrarse

en el informe final, se acostumbre a añadir comentarios generales sobre

aspectos de importancia observados, de los que se sugieren cambios a

corto o largo plazo.

Entre las medidas a corto plazo pueden citarse:

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Impacto sobre la salud pública y la seguridad de los trabajadores.

Impacto sobre el medio ambiente.

Impacto sobre la propiedad.

Incumplimiento administrativo.

Entre las medidas a largo plazo, cabe destacar:

Mejorar el conocimiento de los procesos, así como las posibles fuentes

de contaminación.

Mejorar la calidad de los productos elaborados .

Mejorar la situación del personal, aplicando un plan de seguridad e

higiene.

Aumentar la productividad de la planta, etc.

3.6. AUDITORIA FORENSE:

3.6.1. Definición

La contaduría forense es una ciencia que permite reunir y presentar información

contable, financiera, legal, administrativa e impositiva, que provee de un análisis

contable que será aceptado por la corte, ya que formará parte de las bases de la

discusión, el debate y finalmente el dictamen de la sentencia contra los

perpetradores de un crimen económico.

La contaduría forense es una disciplina especializada que requiere un conocimiento

experto en teorías contables, auditoria, técnicas de investigación criminal. Es una

rama importante de contabilidad investigativa, utilizada en la reconstrucción de

hechos financieros, investigaciones de fraudes, cálculos de daños económicos y

rendimientos de proyecciones financieras.

La relación entre los términos contables y de auditoria con lo forense se hace

estrecha cuando se habla de pruebas y evidencias de tipo penal, por lo tanto, se

define inicialmente a la auditoria forense como una auditoria especializada en

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descubrir, divulgar y atestar sobre fraudes y delitos en el desarrollo de las

funciones públicas y privadas. También estudia los efectos de hechos que pueden

ser delictivos o no, para aportar al juzgador las pruebas en donde se involucran

registros de contabilidad, pruebas eminentemente técnico científicas, de suma

importancia en la época actual de pleno desarrollo científico de la investigación

judicial

Esta disciplina es de carácter penal debido a su génesis de orden procesal y penal,

porque esta considerada en el marco de las disciplinas auxiliares penales y porque

su aplicación

científica contribuye para conocer los hechos y llegar a la penalidades

determinadas por los jueces. A la vez es auxiliar de la criminalistíca, no determina

responsabilidades ni señala directamente penalidades, sino que realiza

investigaciones para conocer los hechos y presentar pruebas respecto a su

ejecución, desarrollo y consumación.

3.6.2. Objetivos

-Establecer la participación y el valor agregado del Contador Público en la

aplicación de Justicia.

- Determinar los aspectos teóricos – legales que enmarcan la contaduría forense.

- Describir la importancia que tiene la contaduría forense en cuanto a la aplicación

de justicia.

- Señalar el desempeño que el contador publico tiene en el campo de la contaduría

forense.

- Determinar las cualidades y calidades profesionales que debe reunir el contador

publico para contribuir en la aplicación de justicia.

3.6.3. Historia

El término forense inicialmente se asocia con la medicina legal y con quienes la

practican, inclusive la mayoría de las personas identifican este vocablo con

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necroscopia (necro que significa muerto o muerte) patología (ciencia médica que

estudia las causas, síntomas y evolución de las enfermedades) y autopsia (examen

y disección de un cadáver, para determinar las causas de su muerte).

Observando su taxonomía, el término forense corresponde al latín forensis, que

significa público y su origen del latín forum que significa foro, plaza pública donde

se trataban las asambleas públicas y los juicios; por extensión, sitio en que los

tribunales oyen y determinan las causas; por lo tanto, lo forense se vincula con lo

relativo al derecho y la aplicación de la ley, en la medida en que se busca que un

profesional idóneo asista al juez en asuntos legales que le competan y para ello

aporte pruebas de carácter público para presentar en el foro, en la actualidad, la

corte.

La Contabilidad existe desde hace mucho tiempo, hoy su protagonismo es

indudable y la comunidad entera reconoce la importancia del papel que juega en la

sociedad y del largo camino que aún hay por recorrer, uno de estos caminos es la

Contaduría Forense (ó Auditoria Forense; llamada así por algunos autores) de la

cual su origen no es claro aún, pero se habla de que está puede ser tan antigua

que nace cuando se vincula lo legal con los registros y pruebas contables. El

Código de Hammurabi de Babilonia primer documento legal conocido por el

hombre en algunos de sus fragmentos da a entender el concepto básico de

contaduría forense: demostrar con documentación contable un fraude o una

mentira.

Está no tuvo trascendencia hasta el hecho histórico de los años 30 de apresar a Al

Capone, personaje dedicado a prácticas criminales y al lavado de dinero, cundo un

contador del departamento de impuesto se dedicó a buscar pruebas, encontrando

una gran cantidad de evidencia, como ejemplo el libro de pagos, con el cual se

pudo comprobar que el volumen de ventas superaba la capacidad teórica del

negocio de los lavadores, de hecho, el volumen de ventas real y el volumen de

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ventas declarado iban lejanos. Con lo cual la fiscalía pudo demostrar fraude en el

pago de impuestos en Al Capone y en sus lavadores y desmantelar la organización

Pero en esta época tampoco se dio el impulso suficiente a esta rama de las

ciencias contables el cual fue diferido hasta los años 70 y 80; cuando con el caso

Watergate en 1972 se dio inicio al análisis del fraude en los Estados Financieros,

tan pronto como esté escándalo salió a la luz, fueron reveladas una serie de

actividades ilegales paralelas que dieron como resultado la dimisión del presidente

Richard Nixon y la formulación de una acusación contra el presidente o algún alto

funcionario del gobierno de Estados Unidos. La Comisión Treadway de los Estados

Unidos (Comisión Nacional sobre Reportes Financieros Fraudulentos) dio un

impulso y direccionamiento importante frente al fraude administrativo y

revelaciones financieras engañosas y algunas de las Normas Internacionales de

Auditoría (NIA’s) emitidas por la Federación Internacional de Contadores IFAC, se

refieren al Fraude y error, a la evidencia de auditoria, las consideraciones

adicionales sobre partidas especificas, con respecto a las revelaciones de los

Estados Financieros, a la observación de inventarios físicos, confirmación de

cuentas por cobrar, indagación sobre litigios y reclamos.

La Declaración Estándar de Auditoria No. 53 (SAS 53/1988) Responsabilidad del

auditor por detectar y reportar errores e irregularidades, es el primer estándar

profesional de auditoría que identifica factores específicos de riesgo que deben ser

considerados por el auditor cuando valora el potencial del fraude administrativo, y

también es, la primera respuesta de la profesión contable americana frente a las

exigencias de la Comision Treadway, el cual fue reemplazado por el SAS No. 82 de

1.997 -Consideración del Fraude en una Auditoria de Estados Financieros-, que

considera veinticinco factores de riesgo divididos en tres categorías: característica

de la administración e influencia sobre el ambiente de control, condiciones de la

industria y características de operación y estabilidad financiera

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En los últimos años a raíz de las quiebras fraudulentas y escándalos contables en

Estados Unidos, como ejemplos el caso Enron, Worldcom y Tyco, dieron como

resultado que la Comisión de Valores de los Estados Unidos SEC investigará a

cientos de empresas, y que dentro de está se creara un organismo para supervisar

los aspectos contables y de conflictos de interés; la promulgación de la LEY USA

PATRIOT en octubre 26 de 2001 para unir y fortalecer a Norteamérica mediante

mediante la provisión de herramientas apropiadas para interceptar y destruir el

terrorismo, esta ley aumento el tipo de delitos que se consideran actos terroristas

incluyendo los delitos tipificados en los códigos penales y endurecen las penas por

su comisión e incluye un incremento de la capacidad para investigar los

movimientos de dinero de organizaciones terroristas enfocándose en la

importancia que tiene tanto el origen de los recursos como su destino; la

aprobación de la LEY SARBANES OXLEY en julio 30 de 2002, la cual establece

parámetros de auditoria como control de calidad e independencia, servicios fuera

del alcance de las prácticas del auditor (actividades prohibidas), normas de

contabilidad, responsabilidad corporativa, informes, lineamientos para tratar el

fraude corporativo y criminal, castiga con rigor los crímenes de cuello blanco, la

desconfianza del mercado bursátil a nivel mundial; hechos han dado como efecto

la especialización en cuestiones legales e investigativas de la profesión contable en

cuanto a Auditoria y el incremento de la Contaduría Forense en Estados Unidos.

El reciente caso de fraude de Parmalat, ha llevado a la Comisión Europea a

establecer una directiva sobre auditorias la cual incluirá un endurecimiento de la

supervisión a nivel nacional de los auditores e impulsará una estrecha colaboración

entre las autoridades nacionales, así como con terceros países. “Esencial para

prevenir operaciones fraudulentas en varios países como ha sido el caso Parmalat”,

irregularidades empresariales que pueden afectar a la economía europea y así

mismo a la recuperación de la eurozona.

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La contaduría forense entonces surge con los intentos de detectar y corregir los

fraudes en los estados financieros, su función inicial es estrictamente económico-

financiera, y los casos inmediatos se encuentran en las peritaciones judiciales y las

contrataciones de contables expertos por parte de Bancos Oficiales; actualmente

ha ampliado su campo de acción en la medida que ha desarrollado técnicas

específicas para combatir el delito y trabajar estrechamente con la aplicación de

justicia, en la cual el funcionario de la Rama Jurisdiccional fundamenta sus

decisiones en pruebas aportadas por peritos pero estos

deben pasar a ser contadores forenses en el cual el producto de la contaduría

forense es la prueba pericial contable especializada.

Durante los últimos diez años la contaduría forense se ha desarrollado

significativamente, siendo su base el sector público en el cual se han desarrollado

las mejores prácticas de este campo y un ejemplo de estas son las Auditorias

Gubernamentales que articulan procesos de investigación con el de auditoria.

La contaduría forense es una de las áreas menos mencionada . Sin embargo en el

ambiente empresarial actual se está convirtiendo rápidamente en uno de los

campos más fascinantes y perentorios

3.6.4 .Campos de acción la auditoria forense

se consideraba exclusiva como campo de acción en el sector público, pero en el

sector privado, la sofisticación y velocidad que la globalización impone a los

negocios y obliga a las compañías a prepararse con nuevos procedimientos y con

la información adecuada para administrar los riesgos, utilizando para esto la

contaduría forense que se ha convertido en muy poco tiempo en la gran esperanza

para descubrir y para prevenir los más variados delitos

El rol principal de la contaduría forense hace relación a la aplicación del análisis de

hechos financieros a problemas legales, asistiendo a las compañías en la

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identificación de las áreas claves de vulnerabilidad e implicarse en las

investigaciones y en los procedimientos legales.

El contador forense va más allá de la evidencia de auditoría, de la seguridad

razonable, evalúa e investiga al ciento por ciento, centrándose en el hecho ilícito y

en la mala fe de las personas, involucra por lo menos: análisis, cuantificación de

perdidas, investigaciones, recolección de evidencia, mediación, arbitramento y

testimonio como un testigo experto. A diferencia de la auditoria tradicional que se

sustenta en la buena fe, en el negocio en marcha y en la evidencia para obtener

“seguridad razonable”. Por esto los campos de acción del auditor forense son

especializados y con objetivos muy precisos.

La contaduría forense esta orientada a las cortes (tribunales de justicia) y para

servir como fuente de evidencia para éstas, por lo cual lo forense es entendido

como la colectividad social en general; es de tipo reactivo y esta estrechamente

vinculado con las acciones penales, por lo cual el contador forense debe basarse

en los procesos judiciales determinados en la ley.

Para descubrir las irregularidades, el contador forense hace las deducciones y

relaciona las pistas descubiertas a los posibles motivos de las personas

comprometidas en el fraude, esta interesado en lo oculto o en revelar los aspectos

de la evidencia examinada, busca descubrir peculiaridades y modelos de actuación,

no siempre sabe lo que está buscando o por qué sendero particular debe seguir,

pero debe confiar en su intuición o sospecha.

Se trata el tema de Auditoria del Fraude ya que la auditoria forense inicialmente se

define como una auditoria especializada en descubrir, divulgar y atestar sobre

fraudes.

Fraude

Para empezar a hablar sobre este tema hay que aclarar que forma parte de las

clases de crímenes, los cuales son

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1. Deslealtad o traición

2. Felonía (despojar al propietario de lo que por derecho le pertenece, sin su

consentimiento o conocimiento)

3. Mala conducta

El Fraude es un fenómeno económico, social y organizacional, aplicado a la

contabilidad el fraude consiste en cualquier acto u omisión de un acto de

naturaleza dolosa y por tanto de mala fe, o de negligencia grave. Entonces el

fraude puede clasificarse como felonía o mala conducta criminal.

El fraude contable es llamado por algunos autores fraude administrativo y se

clasifica en dos grupos

1. Revelaciones Financieras Engañosas; en este sentido el Fraude Administrativo es

definido como la presentación equivocada e intencional de cantidades o

revelaciones en los estados financieros, con el propósito de engañar a los usuarios

de los mismos.

2. Malversación de Activos; conjunto de practicas no éticas realizadas al interior de

las organizaciones por parte de los directivos o empleados, ya sea por presiones

financieras externas, inequidades en el lugar de trabajo ó laxitud moral general.

El fraude también se considera como las acciones impropias resultantes de una

declaración incorrecta o falsa de los estados financieros y que hace daño a los

accionistas o a los acreedores, las acciones impropias resultantes en la

defraudación del público consumidor, las malversaciones y desfalcos cometidos por

los empleados contra los empleadores y otras acciones impropias.

Las razones para cometer el fraude según el “triangulo del fraude” (denominado

así por los sicólogos) son:

- Oportunidad, surge cuando los controles son débiles y/o cuando los individuos se

encuentran en una posición de confianza.

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- Presión de tipo financiero, para cumplir con los objetivos

- Racionalización, como todos los demás lo hacen, por que yo no lo hago

La Norma Internacional de Auditoria (NIA) 240 tiene como propósito establecer

normas y proporcionar lineamientos sobre la responsabilidad del auditor de

considerar el fraude y error en una auditoria de estados financieros.

El auditor deberá documentar los factores de riesgo de fraude identificados como

presentes durante el proceso de evaluación así como documentar la respuesta a

cualquiera de dichos factores. Una auditoria esta sujeta al inevitable riesgo de que

algunas manifestaciones erróneas que afectan significativamente los estados

financieros no sean detectados, aun cuando la auditoria este planeada y

desarrollada adecuadamente de acuerdo a las normas internacionales de auditoria.

Varios autores afirman que el mejor método para evitar el fraude es detenerlo

antes de que ocurra, para lo cual es necesario crear controles no solo de alerta

sino en todos los niveles de la organización, el propósito del control es preservar la

existencia de cualquier organización, apoyar su desarrollo y contribuir con los

resultados esperados. Sin embargo hay que tener presente que las actividades de

prevención tienen que ser proporcionales al riesgo que conlleva.

En los últimos años se han ido introduciendo importantes cambios al concepto de

Control Interno ampliándose primero a “controles clave”, luego a “paquetes de

control” y recientemente a “sistemas de control” y ahora es toda una estructura y

no un conjunto de reglas

La influencia de la sistematización en todos los ámbitos de la vida humana, se ha

constituido en una técnica necesaria de control de extrema utilidad puesto que

permite manejar una gran cantidad de variables y sus relaciones, así como

tecnificar y aprovechar los flujos de información. El uso de tecnología de

información tiene que estar integrado con las estrategias organizacionales para

identificar, entender y evaluar los riesgos, supervisar y controlar el uso de esa

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tecnología dentro de la organización. El ambiente electrónico presenta un conjunto

diverso de sistemas complejos, discrepancias en tiempo real y aplicaciones de

alcance mundial por la Internet que es un fenómeno irreversible que a la larga

afectara en mayor o menor medida a todas las personas como lo hizó la

Revolución Industrial.

Pero a la vez la sistematización ofrece un rango de oportunidades para el uso de

software de auditoria interactivos y de técnicas de auditoria asistidas por

computador (TAAC) permitiendo ampliar la cobertura del examen, reducir tiempo y

costo de las pruebas, entonces, el problema radica en como utilizar exitosamente

estas técnicas, una base fundamental para su solución es la aplicación de NIA No.

15 que trata la auditoria en un ambiente de Procesamiento Electrónico de Datos

(PED) y la NIA No. 16 Uso de las TAAC; así como tener presente las

recomendaciones internacionales para optimizar el tiempo y el esfuerzo de

revisión, disminuir el nivel de trabajo y garantizar razonablemente la minimización

del riesgo y así monitorear controles, transacciones y analizar programas

aplicativos en un sistema de información.

El riesgo es inherente a la naturaleza de los negocios, son los factores, eventos o

exposiciones, internas y externas, que amenazan el logro de los objetivos. La

administración debe determinar el nivel del riesgo que es tolerable y esforzarse

para mantener el riesgo dentro de esos niveles a través de una genuina

reestructuración del sistema de control interno y tener presente que en todas las

actividades se deben incluir la mayoría de los riesgos probables como riesgos país,

riesgos generales, riesgo de negocio, riesgo de operación, riesgo de información,

riesgo tecnológicos entre otros, pero lo más importante es tipificar y medir el

riesgo para que no se presenten problemas con el control interno, ya que los

controles se establecen para reducir o eliminar las causas del riesgo.

El riesgo se agrega en una cadena de valor en términos negativos, directamente

relacionada con los índices de corrupción y además de los errores, de las fallas. El

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Fraude parece ganar terreno en una cibernética, facilita y permite universos

insospechados y desconocidos, pero también nuevos riesgos que se pueden

calificar como tecnológicos y con mayores daños.

El riesgo está expresado como la variabilidad que experimentan los beneficios

generados por la empresa como consecuencia de la incertidumbre asociada a la

actividad desarrollada por la misma.

El SAS 99 -Consideración del Fraude en un Resumen de la Intervención del Estado

Financiero-, reemplaza al estándar anterior del fraude SAS 82, el cual es eficaz

para los estados financieros que se presenten a partir de diciembre 15 de 2002 y

trata en su contenido la descripción y características del fraude, la importancia de

ejercitar escepticismo profesional, obtención de la información necesaria para

identificar los riesgos de la declaración errónea debido al fraude, evidencia y

documentación de la intervención, comunicación sobre el fraude a la gerencia y

uno de los cambios más grandes está en el área de desarrollar respuestas

apropiados a los riesgos identificados.

Pero la auditoria del fraude no es el único enfoque, porque la contaduría forense

ofrece una amplia gama de oportunidades dentro de la cual se pueden identificar

tres áreas que requieren profesionales especializados como son la Contaduría

investigativa, los peritajes y los procesos tributarios.

3.6.4. Enfoques de la contaduría forense

3.6.4.1. Investigativa

La investigación es un proceso creativo compuesto por distintas etapas

dinámicamente interrelacionadas, las cuales van desde la detección de una

situación problemática, hasta la modificación socialmente útil de dicha situación en

la práctica El punto de partida es la información que puede proceder de cualquier

lugar, los medios y los métodos para identificarla y obtenerla son tan diversos

como los aspectos que se investigan.

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Dadas las características de los delitos económicos, la participación del contador es

definitiva en la etapa previa, para realizar las investigaciones y los cálculos que

permitan determinar la existencia del delito y en lo posible su cuantía para definir

si se justifica el inicio de un proceso, de igual manera, está, vinculada con los

procesos penales. “El caso más común es quizá el que tiene que ver con los

fraudes basados en los registros y soportes contables. Aquí la intervención del

Contador Forense puede variar, desde la cuantificación del fraude y el acopio de

las pruebas, hasta la participación como testigo, pasando por actividades tan

diversas como el desarrollo de aplicaciones sistematizadas para presentar la

evidencia ante las cortes.”

Dentro de está área el profesional forense es llamado a participar en actividades

relacionada con:

] Investigaciones de crimen corporativo

Estas investigaciones se relacionan con fraude contable y corporativo ante la

presentación de información financiera inexacta por manipulación intencional.

- Fraudes empresariales

- Falsificación

- Lavado de Activos

- Perdidas económicas en los negocios

-

] Disputas comerciales

En este campo, el contador forense se puede desempeñar como investigador, para

recaudar evidencia destinada a probar o aclarar algunos hechos tales como:

- Reclamos por rompimiento o incumplimiento de contratos

- Disputas por compra y venta de compañías

- Reclamos por determinación de utilidades

- Reclamos por rompimiento de garantías

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- Disputas por propiedad intelectual

- Disputas por costos de proyectos

- Discrepancias entre socios y accionistas

- Medición y Arbitraje

] Reclamaciones de seguros Cuando la responsabilidad corresponde a la

administración de las compañías.

- Reclamos por devolución de productos defectuosos

- Reclamos por destrucción de propiedades

- Reclamos por organizaciones y procesos complejos

- Verificación de supuestos reclamos

] Negligencia Profesional relacionada con: - Auditoria

- Contabilidad

- Ética

- Cuantificación de pérdidas causadas por negligencia

- Cubre todas las profesiones incluyendo: Contaduría, Medicina, Derecho Ingeniería

- Evidencia de expertos en Normas de Auditoria y de Contabilidad

- Asesoría a demandantes y acusados

] Valoración de: - Marcas

- Propiedad intelectual

- Valoraciones de acciones y negocios en general, incluyendo las compañías de

Internet.

Investigaciones de Fraudes y de entidades de control. Dentro de estos podemos

destacar los siguientes: - Investigaciones de las entidades de control para verificar

conductas no éticas e imponer las sanciones pertinentes.

- Acusaciones civiles y criminales para demostrar la ocurrencia de hechos

criminales.

- Investigaciones de Lavado de dinero o Legitimación de Capitales.

- Seguimiento y recuperación de activos desaparecidos por actividades criminales.

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- Investigaciones de casos de corrupción y posterior comprobación de los hechos.

- Entrevista de testigos para determinar la veracidad de las pruebas o de los

testimonios.

- Verificación del uso de la tecnología de la información.

- Comprobación de la evidencia de los expertos.

3.6.4.2. Peritajes

La actuación como perito dado su especial conocimiento y experiencia en términos

contables, cubre no sólo los procesos ante la justicia ordinaria, en todas las ramas,

sino los que se adelantan ante la justicia alternativa y los de naturaleza especial,

como los procesos ante las autoridades tributarias.

El peritaje contable es un examen crítico y sistemático de hechos controvertidos de

índole económico-financiero, a indagarse a través de la contabilidad y de la

auditoria, circunscrito a las normas establecidas en el Código de Procedimiento

Penal y Civil. Para que la participación del perito contador sea pertinente y se

constituya en una ayuda, no basta con la preparación académica, también se

requiere que haya alcanzado un desarrollo profesional y experiencia en las

materias sobre las que deberá opinar,

PERITO CONTABLE:

Es la persona que posee conocimientos técnicos, científicos, prácticos y a la cual se

acude en busca de dictamen, para que como asesor, facilite al juzgador los

conocimientos que sean necesarios o convenientes para una mejor apreciación de

los hechos controvertidos.

Los elementos de juicio y evidencias contables, constituyen la base fundamental de

un peritaje contable, pues a través de su examen crítico y sistemático, el perito

contador llegará a conclusiones que serán de ayuda, a quien lo solicite, en la

compatibilización y evaluación de evidencias en torno a lo que investiga. Luego, en

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la medida que disponga de todos los elementos de juicio relacionados con el

peritaje, su opinión tendrá la validez que el caso requiera.

Entonces la contabilidad forense produce la prueba pericial contable especializada,

la cual se considera como un medio de aportar cierto tipo de datos y pruebas de

carácter público. El problema de la prueba (en general), así como el de la

evidencia (de auditoria) adquieren una dimensión completamente nueva dado que

son útiles en la medida que puedan ser aceptadas en los estrados judiciales.

Los Contadores Públicos, como auxiliares de la justicia, desarrollan peritazgos

sobre hechos o eventos financieros de incidencia económica que afectan los

fondos públicos o privados, determinan las actuaciones dolosas u omisiones de los

funcionarios públicos o ejecutivos en el ejercicio de sus responsabilidades, que

determinan una responsabilidad del actor culposo, aunque en esencia no esté

dando fe pública, su responsabilidad sigue siendo muy grande porque sus criterios

y estimaciones deben estar respaldados por la contabilidad y los hechos objetivos.

El Contador Público es auxiliar de la justicia en los casos en que señala la ley,

como perito expresamente designado para ello. También en esta condición el

Contador Público cumplirá con su deber teniendo las más altas miras de su

profesión, la importancia de la tarea que la sociedad le encomienda como experto

y la búsqueda de la verdad en forma totalmente objetiva.

En este caso hay que tener en cuenta una de las disciplinas que tiene

competitividad técnico científica en la investigación de los delitos, el estudio

científico de los indicios o evidencias materiales como lo es la Criminalistica, que

proporciona información de vital importancia para encausar de manera técnica

cualquier investigación de algún hecho presuntamente delictuoso, a efectos de

probar o desaprobar cualquier aspecto cuestionado sobre el autor, la victima, el

escenario del suceso, los agentes vulnerables utilizados, el propio

desenvolvimiento de los hechos y respecto a otros involucrados.

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PROCESOS JUDICIALES

La participación del Contador Forense en los procesos no se limita a la calidad de

Perito. También puede ser llamado por una de las partes (para que la asesore en

la preparación y presentación de las pruebas o en los cálculos destinados a

cuantificar los hechos demandados) o incluso a los jueces, en temas

especializados, hasta la participación directa en la recaudación de evidencia

destinada a probar delitos. En este caso el contador es requerido con base en su

experiencia, sus conocimientos en las materias especializadas que son objeto de

discusión en los procesos, y su imagen y trayectoria dentro de la comunidad.

.RECAUDACIÓN DE PRUEBAS

La prueba pericial emerge con su perfil científico para satisfacer y mostrar

técnicamente la verdad histórica de la causa penal que se sigue, cuando resulta

necesaria la intervención de los expertos en diversas ciencias, disciplinas, artes u

oficios. La prueba pericial es de fundamental importancia, ya que es útil a los

órganos investigador y jurisdiccional; mostrándole elementos útiles para tomar

nuevas decisiones de acción al inicio y durante el desarrollo de las investigaciones.

Testigo experto

El contador puede ser requerido para testificar sobre hechos que son de su

conocimiento o en los cuales ha tenido participación, así como para colaborar en la

interpretación de evidencia escrita o para tratar de obtener esa evidencia de otros

testigos.

3.6.4.3. Procesos tributarios

Uno de los principales objetivos de la actividad financiera es obtener los recursos

para aplicarlos en la satisfacción de las demandas de los servicios públicos hechas

por la sociedad. La Administración Tributaria no puede trabajar sola demostrando

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eficiencia si no cuenta con la participación de los profesionales quienes manejan

día a día las fuentes generadoras de ingresos como son los contadores.

Los contadores públicos participan activamente en los procesos tributarios, desde

el mismo momento en que se genera la información destinada a las entidades

impositivas en los registros contables. Pero su participación como Contador

Forense se da cuando existen diferencias entre el fisco y los contribuyentes sobre

el valor de las sumas a pagar por impuestos o sanciones.

Pero estas no serán las únicas áreas, ya que cada día se descubren nuevos

campos de trabajo donde el contador forense podrá desempeñarse.


Individual y grupalmente analice las siguientes preguntas:

Identifique la etapas de cada una de las auditorias planteadas y

encuentre la similitudes y diferencias en la metodología.

Que tipo de evaluación especifica realizo en cada una d e las

auditorias?

En que tipo d e auditoria tengo que dar dictamen y en cual

recomendaciones?

En una sola auditoria podría aplicar todas a la vez, como podría ser

la metodología a seguir?

Necesariamente para realizar cualquier auditoria se necesita de la l

figura del contador publico’ explique ?


El hotel Corona s.a, es una entidad que lleva muchos años de trayectoria

en el sector del turismo. Debido a los cambios económicos del país su

nivel de ingresos han bajado de forma considerable, además tiene muchos

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costos fijos mensualmente. su gerente Rafael Méndez se encuentra

muy preocupado y solicito a unos profesionales la realización de una

auditoria.

¿que tipo de auditoria cree que utilizarían para que el gerente conozca la

realidad y situación de la empresa y que procedimiento aplicarían y porque.

El señor julio palacios es nombrado como auditor interno de la

empresa comercialicemos Ltda. en donde además existe un contador

publico y un revisor fiscal.

¿cual cree usted que seria el trabajo a realizar por el auditor nombrado

sin que llegue a existir una controversia con las funciones del contador y el

revisor fiscal. ¿

José Vargas , fue nombrado como gerente de una gran multinacional , al

llegar a la empresa observa que durante los últimos años han ocupando

el cargo de contador diferentes profesionales, José quiere saber con

claridad si la empresa ha llevado su contabilidad de acuerdo a los

principios generales y si los estados financieros que se le presentan tiene la

suficiente racionabilidad y respaldo para tomar decisiones inmediatas de

inversión y de endeudamiento que serán fundamentales para el futuro de la

empresa. para lo anterior contrato los servicios de un profesional para

realice una auditoria.

¿Usted como profesional que tipo auditoria realizaría?

¿Que evaluaría de los estados financieros?

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En un gran restaurante de cadena a nivel nacional, el gerente observo

que había muchos falencias en el proceso de compras y almacenaje de

la mercancía que se compraba para el procesamiento de los alimentos,

encontró constantemente que los productos se deterioraban o se pasaban

de la fecha de vencimiento, también que todos las compras que realizaba

la empresa no se reportaban a el almacén, que no existía una persona

especifica para realizar las compras, que en algunas ocasiones se compraban

insumos innecesarios y se acumulaban grandes cantidades.

¿Usted que recomendaría que este gerente para mejorar el proceso de

compras de la empresa.

¿Cómo podría detectar con más precisión las fallas que se viene presentando.

Síntesis Creativa

Mediante un mapa conceptual clasifique e identifique la metodología

de cada clase de auditoria.

En la Web investiga y posteriormente realiza un ensayo acerca de la

importancia d e la auditoria forense y como se aplica esta hoy en día

con los avances d e la información financiera.

En que s e puede diferenciar un informe final de auditoria dependiendo

del tipo de auditoria que se aplique?

Autoevaluación

4 diferencias de la auditoria externa y la interna

Cual es el origen d e la auditoria operacional?

En que se relaciona la auditoria operacional con la interna?

Cual e s el contraste d e la auditoria operacional con la financiera?

Cual es el origen de la auditoria d e gestión?

Cual e s la metodología a seguir en la auditoria de gestión?

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En que consiste la auditoria tributaria?

Cuales son los indicadores mas utilizados en la auditoria tributaria?

Cual es la importancia de la auditoria ambiental?

Metodología a aplicar en la a uditoria ambiental?

Cuales son los campos d e a ccion d e la auditoria forense


En empresas de tu región de diferente objeto social desarrolle tres

tipos d e auditoria y aplique la metodología propuesta hasta llegar al

informe final.

En tu región identifica cuales son las auditorias mas usuales y porque

la necesidad de estas?

BIBLIOGRAFÍA GENERAL

BLANCO LUNA, Yanel

Manual d e auditoria y revisoría fiscal

RODRIGO E STUPIÑAN GAITAN

Administración o gestión de riesgos y la auditoria interna

COOK Jhon

AUDITORIA

Enciclopedia de la auditoria

Grupo editorial Océano / Centrum

Enciclopedia de la Auditoria

Ed Océano

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www.gerencie.com

www.temasdeclase.com

www.actualicese.com.co

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