FECHA DE SOLICITUD
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TABLE DE CONTENIDO
DESCRIPCIÓN DE LA GESTIÓN 3
DIVISIÓN DE CONTABILIDAD Y COSTOS 3
DIVISIÓN DE PRESUPUESTO Y TESORERIA 5
DIVISIÓN TÉCNICA 8
EJECUCIÓN PLAN DE DESARROLLO 11
DIVISIÓN DE PLANTA DE TRATAMIENTO Y LABORATORIO 11
DIVISIÓN DE ASEO 16
DIVISIÓN COMERCIAL 18
BIENESTAR 20
OFICINA DE CONTROL INTERNO 26
CIFRAS 31
DIFICULTADES PRESENTADAS Y ACCIONES DE MEJORAMIENTO 44
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 46
METAS 50
PLANES AÑO 2017 ALINEADOS CON EL PLAN ESTRATEGICO DE LA
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PRESENTACIÓN La E.A.A.A.M. - E.S.P. es una empresa industrial y comercial del orden Municipal, dotada de personería jurídica, capital independiente y autonomía administrativa. En el presente documento, la E.A.A.A.M. – E.S.P. expone las actividades de gestión realizadas en la vigencia del año 2016 en las diferentes Divisiones que la integran, de acuerdo a su naturaleza y objetivos específicos.
DESCRIPCIÓN DE LA GESTIÓN
DIVISIÓN DE CONTABILIDAD Y COSTOS
Revisión de todas las cuentas del balance y depuración de las mismas para garantizar que la información financiera refleje la realidad económica de la empresa para la toma de decisiones.
Se contrató la Revisora Fiscal a fin de mejorar la calidad de los procedimientos financieros de la empresa.
Se realizó la aplicación de las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) y se están presentando los respectivos informes a los entes de control externos.
Se contrató un experto en Tributaria para la revisión de impuestos de vigencias anteriores, para su depuración y respectivas gestiones ante la DIAN como ente externo de control.
Actualización en los manuales de procedimientos de gestión Financiera. ESTADOS FINANCIEROS
La empresa realizó los estados financieros comparativos del tercer trimestre del año 2016, en estos se encuentra el Balance General, Estado de Resultados y Estado de resultados por Servicios.
Donde se evidencia un aumento en el activo corriente proveniente de las cuentas por cobrar a terceros, por concepto de los convenios interadministrativos.
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De la misma forma los pasivos corrientes de la empresa aumentan, dado a las cuentas por pagar a los contratistas de la ejecución de los convenios interadministrativos.
Se evidencia un incremento del 34.74% del valor de ingreso por venta de servicios en septiembre de 2016 con respecto al tercer trimestre del año 2015. Aunque los costos de venta de servicios aumentan un 18.60%, esto hace que la utilidad operacional de la empresa se aumente en un 175.08% con respecto a la utilidad operacional del año 2015.
En cuanto a la utilidad operacional por los tres servicios misionales de la empresa se muestra que el 53.81% es de acueducto, el 38.69% es de alcantarillado y el 7.50% es de aseo para el tercer trimestre del 2016, como se muestra en el anexo No. 1.
POLIZAS Y SEGUROS La E.A.A.A.M -E.S.P. en el año 2016 suscribió con la Compañía de Seguros Liberty S.A. las siguientes pólizas:
Póliza Global de Protección – PP y E.
Pólizas Vehículos.
Póliza Maquinaria y Equipo.
Póliza Responsabilidad Civil Servidores Públicos.
Póliza Seguro de Vida Global – Funcionarios.
Pólizas de Cumplimiento a Entidades Estatales.
PLAN DE DESARROLLO DE SUBSIDIOS Dentro este programa se encuentra tres proyectos en caminados a los subsidios en los tres sectores en que la empresa presta el servicio que son los siguientes:
2016048 Optimización para el servicio de acueducto.
2016050 Optimización para el servicio de alcantarillado y aguas residuales.
2016051 Actualización e implementación del PGIRS
La meta es garantizar el 100% de los subsidios a los suscriptores en los servicios de
Acueducto, Alcantarillado y Aseo en el periodo de gobierno.
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Las actividades o subproyectos para la ejecución de la meta del plan es calcular las cifras de los Subsidios y pasar la Cuenta de Cobro.
DIVISIÓN DE PRESUPUESTO Y TESORERIA INFORME DE CONTRATACIÓN
RELACION DE CONTRATOS A NOVIEMBRE DE 2016
TIPO DE CONTRATO CANTIDAD VALOR TOTAL
CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 20 1,874,493,776
CONTRATOS DE SUMINISTROS 18 3,489,310,416
ORDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 67 517,187,910
TOTAL 105 5,880,992,102
ADICIÓN AL COP CONSTRUCCIÓN DE LA PLANTA
DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES MADRID I EN EL MUNICIPIO DE MADRID – CUNDINAMARCA E INTERVENTORIA
8,434,473,791
TOTAL 14,315,465,893
La anterior relación de contratos da cuenta de las actividades realizadas por la Empresa en pro de mantener en excelentes condiciones la infraestructura para la prestación de los servicios públicos, como fue la adecuación de los pozos profundos, de las plantas de tratamiento y de los vehículos. A la fecha se está a la espera de la autorización de la CAR para el reemplazo del pozo Lusitania y de esta manera contratar la construcción del mismo, con lo cual se
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solucionaría en un porcentaje del 60% la dependencia actual de la compra de agua en bloque a Bogotá. También falta Levantamiento de la topografía de las redes de acueducto y alcantarillado como insumo para el Plan Maestro de Acueducto y Alcantarillado está en proceso y se espera se realicen dentro de esta vigencia con lo cual se daría por terminada la ejecución de gastos. INFORME FINANCIERO RESUMEN EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS A NOVIEMBRE
ITEM PRESUPUESTO INICIAL
PRESUPUESTO DEFINITIVO
TOTAL RECAUDADO
INGRESOS 16,013,010,262.00 27,530,956,012.00 15,568,070,348.75
INGRESOS CORRIENTES 12,776,629,005.00 13,226,629,005.00 12,326,182,407.00
RECAUDO INGRESOS CORRIENTES 12,776,629,005.00 13,226,629,005.00 12,326,182,407.00
SERVICIO DE ACUEDUCTO 6,797,219,368.00 7,097,219,368.00 6,525,990,764.00
SERVICIO DE ALCANTARILLADO 3,241,757,637.00 3,391,757,637.00 3,126,824,300.00
SERVICIO DE ASEO 2,727,650,000.00 2,727,650,000.00 2,647,515,174.00
RECURSOS DE CAPITAL 3,236,380,257.00 14,304,326,007.00 3,241,887,941.75
INGRESOS FINANCIEROS 25,080,000.00 25,080,000.00 97,956,931.75
APORTES SUBSIDIOS DEL MUNICIPIO 3,195,300,257.00 3,195,300,257.00 951,917,983.00
ACUEDUCTO 1,532,994,856.00 1,532,994,856.00 438,337,671.00
ALCANTARILLADO 808,523,077.00 808,523,077.00 213,806,247.00
ASEO 853,781,324.00 853,781,324.00 299,774,065.00
OTROS INGRESOS 16,000,000.00 11,083,945,750.00 2,192,013,027.00
OTROS INGRESOS EXTRAORDINARIOS 16,000,000.00 16,000,000.00 17,337,500.00
CONVENIOS 00.00 8,893,270,223.00 00.00
SUPERAVIT VIGENCIA ANTERIOR 00.00 887,716,116.00 887,716,116.00
UTILIDAD VIGENCIA ANTERIOR 2015 00.00 640,414,890.00 640,414,890.00
OTROS INGRESOS DE CAPITAL 00.00 646,544,521.00 00.00
PAGO SINIESTRO ASEGURADORA SOLIDARIA 00.00 646,544,521.00 646,544,521.00
La EAAAM ESP proyecto un presupuesto inicial de (16,013,010,262) el cual a la fecha ha incrementado hasta llegar a (27,530,956,012) situación que se explica por los convenios que la Empresa ha realizado con el municipio, y la Corporación Autónoma Regional por cerca de nueve mil millones de pesos (9.000.000.000) en especial el cierre financiero para la construcción de la planta de tratamiento de aguas residuales, recogida de escombros y compra de un carro tanque.
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El recaudo presentado a la fecha es de (15,568,070,348), lo cual es normal frente a lo proyectado en torno a los ingresos corrientes de la Empresa, la diferencia lo no recaudado corresponde principalmente a los ingresos de capital donde están los convenios, los cuales se irán recaudando de conformidad al flujo de pagos de los proyectos que los originaron. Los ingresos de corrientes de la EAAAM ESP tienen un crecimiento entre el 10% y 15% anual el cual es explicado por el aumento de los suscriptores debido al desarrollo urbano presentado en el Municipio.
RESUMEN EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS A NOVIEMBRE
ITEM PRESUPUESTO
INICIAL PRESUPUESTO
DEFINITIVO REGISTROS
GASTOS 16,013,010,262.00 27,530,956,012.00 22,794,139,615.92
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO ADMINISTRATIVOS Y DE OPERACION 10,796,808,155.00 10,370,483,682.00 8,414,685,862.64
GASTOS ADMINISTRATIVOS 1,216,250,000.00 1,172,150,000.00 911,542,104.00
GASTOS PERSONAL DE ADMINISTRACION 988,250,000.00 934,250,000.00 686,952,599.00
GASTOS GENERALES DE ADMINISTRACION 228,000,000.00 237,900,000.00 224,589,505.00
GASTOS SERVICIO ACUEDUCTO 4,128,158,155.00 3,849,358,155.00 3,186,657,803.10
GASTOS PERSONAL ACUEDUCTO 783,250,000.00 916,450,000.00 720,770,522.00
GASTOS GENERALES ACUEDUCTO 3,344,908,155.00 2,932,908,155.00 2,465,887,281.10
GASTOS SERVICIO ALCANTARILLADO 2,367,750,000.00 2,143,050,000.00 1,564,836,482.71
GASTOS PERSONAL ALCANTARILLADO 755,250,000.00 411,650,000.00 248,196,782.00
GASTOS GENERALES ALCANTARILLADO 1,612,500,000.00 1,731,400,000.00 1,316,639,700.71
GASTOS SERVICIOS DE ASEO 3,084,650,000.00 3,205,925,527.00 2,751,649,472.82
GASTOS PERSONAL ASEO 1,382,750,000.00 1,216,250,000.00 924,581,098.00
GASTOS GENERALES DE ASEO 1,701,900,000.00 1,989,675,527.00 1,827,068,374.82
GASTOS DE COMERCIALIZACION 3,066,000,000.00 3,258,000,000.00 3,257,568,780.00
GASTOS DE SERVICIO A LA DEUDA 755,202,097.00 675,202,097.00 595,164,844.00
GASTOS DE INVERSION 1,395,000,010.00 13,227,270,233.00 10,526,720,129.28
De los gastos proyectados a la fecha se han realizado compromisos por valor de (22,794,139,615) quedando a la fecha pendiente la realización de las adiciones al contrato de la construcción de la PTAR en gastos de inversión con lo cual se daría por ejecutado los gastos.
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DIVISIÓN TÉCNICA
La División en miras de satisfacer las necesidades de la comunidad y los intereses de la Empresa ha logrado intervenciones importantes en algunos sectores del municipio con el propósito de mejorar la prestación de los servicios. Para el sistema de Acueducto se ha logrado optimizar 4108.18 metros de los 1261 metros proyectados para este año, interviniendo los sectores que se relacionan a continuación. (Ver Grafica 1).
Teniendo en cuenta la estadistica con respecto al año anterior, la Optimizacion del Sistema aumento un 361% y según lo proyectado en el Plan de Accion en un 326%.
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REGISTRO FOTOGRÁFICO
B. Alcaparro Parque Pedro F B. San Luis
Vda. Las Mercedes Urb. Villas de Madrid
REPARCHEO
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La División Técnica tiene como propósito optimizar las zonas de intervención por las rupturas generadas en las vías debido a los trabajos realizados a los sistemas de Acueducto y Alcantarillado. Se han reparchado 735.65 m² en el Barrio Echavarría y 410.08 m² en el Barrio el Sosiego, se proyecta que en este año se intervengan 155 m² adicionales al Barrio el Sosiego con el fin de completar las reparaciones en este sector. Durante el periodo se ha cumplido con las metas propuestas según lo establecido en el plan de Acción para el año 2016, aumentando el índice porcentual en cada uno de los indicadores con el propósito de mantener y alcanzar los fines proyectados y satisfacer las necesidades que contemplan la ejecución de los macro proyectos determinados dentro del plan estratégico.
Por otro lado, cabe resaltar la labor que se realizo en conjunto con la División de Plantas, en la cual se quito el vertimiento de Aguas Servidas al Rio Subachoque a la altura de la PTAR Echavarría, instalando un sistema de impulsión de 152 metros con el fin de evacuar dichas aguas hacia la PTAR 1.
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DIVISIÓN DE PLANTA DE TRATAMIENTO Y LABORATORIO
CONEXIÓN DE AGUA POTABLE A LA VEREDA LA CUESTA Se aumenta cobertura de acueducto a la vereda La Cuesta por inconformidad de la comunidad en la prestación de este servicio por parte de ASUSERVIPUENTE. Esta actividad se realiza en conjunto con el área técnica de acueducto y alcantarillado.
EJECUCIÓN PLAN DE DESARROLLO
NOMBRE DEL PROGRAMA PLAN DE DESARROLLO
NOMBRE DEL PROYECTO
META DEL PLAN DE DESARROLLO
Línea base indicador Dic 2015
Valor esperado del
indicador prod.
cuatrienio
Avance corte 2016
MADRID VERDE Y ECO-LOGICA La población accede al uso sostenible de los
2016045 Recuperación, conservación y protección de los sistemas
312 Formular e implementar el Plan de uso Eficiente y Ahorro de Agua
0 1 0
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ecosistemas terrestres, el manejo de los bosques, previene la deforestación detiene la degradación de la tierra y la pérdida de la biodiversidad.
hidrobiológicos del municipio de Madrid.
315 Realizar remoción de material vegetal a 15 km del rio.
0 15 1.3
326 Actualizar PSMV y verificar su cumplimiento dentro del marco normativo.
1 1 1
AGUA PARA LA VIDA Garantizar a la población Madrileña el acceso y usos de servicios públicos domiciliarios de calidad.
2016048 Optimización para el servicio de acueducto
345 Adquirir un carrotanque para el transporte de agua en el periodo de gobierno.
0 1 1
346 Optimización de las 4 Plantas de Tratamiento de Agua Potable en el Periodo de gobierno
4 4 0
353 Optimización de cinco plantas de tratamiento de aguas residuales en el periodo de gobierno.
1 5 1
ACTIVIDADES O SUBPROYECTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LA META DEL PLAN 315 REMOCIÓN DE MATERIAL VEGETAL (PROGRAMA DE CONSERVACION
DEL RIO SUBACHOQUE)
Se realiza remoción de material vegetal a 1.3 km del rio en la zona donde atraviesa el centro del casco urbano del municipio. ANTES DESPUÉS
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326 ACTUALIZACION PSMV (PROGRAMA DE CONSERVACION DEL RIO
SUBACHOQUE)
El 12 de agosto del 2016 es radicado ante la Corporación Autónoma Regional el PSMV urbano actualizado, se encuentra bajo aprobación. El PSMV rural se encuentra en proceso de contratación. 345 ADQUISICION CARROTANQUE El 12 de diciembre de 2015 se firmó convenio entre el municipio y la EAAAM ESP para la destinación de recursos para la compra de carrotanque, se realiza adición de recursos por parte de la EAAAM ESP, ya que el monto no era suficiente para el tipo de carrotanque que se requería, en este momento se encuentra en proceso de contratación y entrega. 353 OPTIMIZACIÓN DE LA PTAR MADRID I (PROGRAMA DE
CONSERVACION DEL RIO SUBACHOQUE)
Contrato de obra pública Nº 044 DE 2015 Avance físico 15% Avance físico 15%
Armado de hierro de vigas de
cimentación zona sedimentadores.
Se realiza actividad de armado de hierro de la placa de la caseta de
operaciones.
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REPOSICION POZO PRINCIPAL No. 8 El pozo principal no se encontraba operando desde noviembre de 2015; por lo cual se necesitaba mayor cantidad de agua en bloque para suplir la demanda, se pone en funcionamiento nuevamente el 11 abril de 2016.
SONDEO POZO
PRINCIPAL
INSTALACIÓN DEL
EQUIPO DE BOMBEO MANTENIMIENTO ESTACIÓN DE BOMBEO DE AGUAS RESIDUALES EBAR “BALLENITAS”
Con el fin de prevenir las fallas en el sistema, mitigando la generación de olores ofensivos y la proliferación de vectores.
EXTRACCIÓN DE LOS SÓLIDOS Y LODOS SEDIMENTADOS.
LAVADO Y DESINFECTAR EL TANQUE CON HIPOCLORITO.
INSTALACIÓN EL CRIBADO EN EL TANQUE, CUYA FUNCIÓN PRINCIPAL ES IMPEDIR EL PASO DE SOLIDOS GRANDES HACIA LAS BOMBAS DE IMPULSIÓN Y EVITAR ASÍ SU DETERIORO.
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REPOSICION SISTEMA ELECTRICO Y BOMBEO PTAR II Debido al estado deteriorado de las bombas sumergibles y su importancia, se optó por comprar nuevas bombas y cambiar el sistema eléctrico en el mes de junio.
CONSUMO DE ENERGÍA PTAR II
Promedio Ene - May $5.324.463
Promedio Jun - Sep $2.703.913
Se generó en promedio un ahorro del costo de energía de $ 2.620.551 mensual. TRASVASE AGUAS RESIDUALES PTAR ECHAVARRIA A PTAR MADRID I (PROGRAMA DE CONSERVACION DEL RIO SUBACHOQUE)
Se instalan bombas de 7.5 HP para conducir las aguas residuales que llegan a la PTAR Echavarría a la PTAR Madrid I, así eliminar el vertimiento de la PTAR Echavarría y disminuir la carga contaminante del rio Subachoque. Esta actividad se realiza en conjunto con el área técnica de acueducto y alcantarillado
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ARMADO DE HIERRO DE VIGAS DE CIMENTACIÓN ZONA SEDIMENTADORES
SE REALIZA ACTIVIDAD DE ARMADO DE HIERRO DE LA PLACA DE LA
CASETA DE OPERACIONES
DIVISIÓN DE ASEO
CUMPLIMIENTO PLAN DE DESARROLLO El programa denominado Agua para la Vida, busca mejorar la calidad de vida de la población, aumentando la cobertura de las redes de acueducto y alcantarillado; optimizar y mantener la cobertura del cien por ciento en barrido y la recolección. NOMBRE DEL PROGRAMA: “AGUA PARA LA VIDA” NOMBRE DEL PROYECTO: META DEL PLAN DE DESARROLLO: Mantener las coberturas de prestación de servicio de aseo en Madrid DEL 100%.
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META PLAN DESARROLLO MUNICIPAL
LÍNEA BASE
INDICADOR DIC 2015
VALOR ESPERADO
DEL INDICADOR
PROD. CUATRIENIO
AVANCE CORTE
2016
DESCRIPCIÓN DEL AVANCE
Adquisición de equipo o máquina para la prestación del servicio de aseo y recolección de residuos sólidos.
0 1 2
Se adquirió una barredora marca Mathieu, modelo MC 200, y un compactador con placas OCD 918, marca Freightliner (ver anexo 1 y 2)
Desarrollar habilidades y conocimientos en la población sobre el uso racional y óptimo del agua y manejo adecuado de residuos sólidos
1 3 1
capacitación dirigida a la comunidad y al gremio de recuperadores sobre reciclaje y sostenibilidad, gestión integral de residuos sólidos(ver anexo 3)
Programa de gestión integral de residuos sólidos PGIRS.
1 1 0
Para llevar a cabo los cambios planteados en el PGIRS se inició con el censo de árboles y la cuantificación de áreas verdes con criterio de intervención (ver anexo 4)
AMPLIACIÓN DEL PORTAFOLIO Anteriormente los servicios prestados por la empresa en el área de aseo eran, recolección de residuos sólidos ordinarios iniciando las actividades en 1997, barrido de vías y áreas público iniciando operaciones en 1999; la operación de las actividades que a continuación se mencionaran han sido implementadas en el transcurso del año con el programa de limpieza urbana (ver anexo 5). - Corte de Césped - Poda de arboles - Lavado de Vías y Áreas públicas - Lavado de Puentes peatonales - Jornadas de embellecimiento - Recolección de RCD OPTIMIZACIÓN DE RUTAS DE RECOLECCIÓN
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En la optimización y supervisión se logró disponer más toneladas en el relleno sanitario con menos consumo de combustible como se observa en las gráficas. (Ver tabla en anexo 6) BARRIDO Aumento en la cobertura de las áreas susceptibles a ser barridas; la barredora aumentó el número de kilómetros de cuneta en 432 kilómetros en tres meses, teniendo en cuenta que el rendimiento actual es de 12 klm/turno y se realiza la actividad en dos turnos. (Ver anexo 7).
OPERACIÓN DEL SISTEMA DE RECOLECCIÓN, TRANSPORTE Y DISPOSICIÓN DE RSE Y RCD
La empresa ha desarrollado la actividad de jornadas de embellecimiento, en la cual se realiza la recolección de residuos especiales, de construcción y demolición, lavado y pintado de postes, barrido de vías y corte de césped si se requiere. Ver mapa anexo 8 y 9)
DIVISIÓN COMERCIAL
La división comercial de La E.A.A.A.M ESP direcciona procesos tales como: facturación, recaudo-cartera, servicio al cliente, comunicaciones y fidelización de clientes. En lo referente al proceso de facturación los estudios tarifarios de los servicio de Acueducto y Alcantarillado no se encontraban al día y en norma, la comisión de regulación según resolución 688 y 735 de 2015 cambia dichos estudios tarifarios, lo que obliga a las entidades prestadoras de servicios públicos a realizar actualización. Por tal motivo se genera el proceso de contratación para dar adecuación de estudios tarifarios de los servicio de Acueducto y Alcantarillado según resolución CRA 688 Y 735 de 2015. Se presenta a junta directiva para su aprobación y se notifica a los entes de control para su adecuación. La comisión de regulación y saneamiento de agua potable envía mediante un comunicado correcciones a la aplicación del estudio tarifario Resolución 720 de 2015 en el servicio de Aseo. La comisión de regulación encuentra temas de los que no se tiene claridad. Se genera el requerimiento al asesor asignado generado así alcance a la respuesta al ente regulador y estamos a la espera de aprobación.
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El índice de agua no contabilizada de la E.A.A.AM ESP es aproximadamente de (36.6%) lo que implica que la división comercial deja de facturar ese mismo porcentaje en términos monetarios. La empresa nunca desarrollo actividades que contrarrestaran esta problemática. La división comercial se encarga de la gestión de pérdidas comerciales. Se desarrolla las primeras actividades de trabajo de campo dando seguimiento en comité de gestión de la demanda. En lo concerniente al proceso de recaudo y cartera en cumplimiento a las directrices
sobre recuperación de cartera dadas por la EAAAM ESP, la División Comercial, ha
realizado un seguimiento a los niveles de recuperación de los dineros que se facturan
por la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo respecto a la edad
y periodos de facturación.
El valor total facturado corresponde al total de ingresos de la EAAAM ESP en lo que va corrido del año hasta el periodo 05 de facturación es de $ 12.001.603.505 de los cuales a través de las gestiones adelantadas por la División Comercial que corresponden a:
Los usuarios que cancelan sus facturas de manera oportuna, sin que genere cartera al periodo siguiente equivale al 82.57%. Facturas expedidas con 60 días. Los usuarios que cancelan sus facturas en el periodo siguiente, es decir, con 1 factura vencida y la otra vigente y cancelan su factura corresponde al 9.54%, en este momento se habla de facturas con 120 días de expedición. De los usuarios que adeudan de 121 a 130 días se logra recuperar a través de los seguimientos a suspensiones ordenados por la División comercial el 1.41%. Esto implica que la división comercial de la E.A.A.A.M - E.S.P recupera en promedio los primeros 130 días un 93.25% del total de la facturación emitida cada periodo.
En lo correspondiente a el proceso de atención al usuario, la E.A.A.A.M E.S.P. siempre trata de brindar el mejor de los servicios teniendo en cuenta la confianza ,la amabilidad y el mayor respeto por nuestros usuarios .Dentro de las gestiones realizadas existe la planeación para la adecuar los espacios en infraestructura, ambientación y locación garantizando así la efectividad del servicio de las instalaciones físicas se trabajó en la actualización y mejora de procesos internos, que nos permiten mejorar los indicadores tales como: reclamaciones operativas, reclamaciones comerciales, entre otros.
Se genera y se desarrolla por primera vez un proceso de comunicaciones dado que no se tiene manual de la Política de Comunicaciones de la E.A.A.A.M. - E.S.P.
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Se desarrolla la primera estructura de comunicaciones, que involucra la implementación de la ley 1712 de 2014 “ley de transparencia y acceso a la información pública”. Se da inicio a la elaboración de un manual de comunicaciones con adecuaciones emitidas por la alcaldía municipal. En materia de gestión y construcción de marca se han desarrollado actividades de planeación, ejecución y acompañamiento, tales como: Día del agua, jornadas de embellecimiento, acompañamiento de la recreo vía, celebración del día del niño, entre otros. Se desarrollan campañas publicitarias (Con medios de publicidad móvil, redes sociales, página web, prensa escrita). Se inicia el proceso de elaboración de manual de imagen para realizar un lanzamiento de marca iniciando el año 2017 con la conmemoración de los 20 años de la E.A.A.A.M E.S.P.
La fidelización de nuestros usuarios se ha convertido en una prioridad para esta administración, dado que en el pasado no se contaba con un plan y derrotero comercial y de mercadeo para E.A.A.A.M. – E.S.P. Dentro de la inteligencia de mercado se desarrollan herramientas de mercadeo (encuesta institucional de percepción).Se lleva a cabo la primera estructura de lanzamiento y Focus group para trabajo con clientes, y conjuntos de propiedad horizontal (Agrupación Hacienda Casa Blanca – La finca entre otros). En materia de gestión y construcción de marca se han desarrollado actividades de planeación, ejecución y acompañamiento, tales como: Día del agua, jornadas de embellecimiento, acompañamiento de la recreo vía, celebración del día del niño, entre otros. El 12 de agosto de 2016 se le hace un requerimiento de facturación conjunta por parte de la empresa Trash Global. A la E.A.A.A.M E.S.P, lo que puede desencadenar en una posible pérdida de clientes. La división comercial de la E.A.A.A.M E.S.P realiza todas las actividades de acompañamiento y salvaguarda de la unidad de aseo, primera mesa de trabajo con la empresa Trash Global, al día de hoy aún no han logrado el proceso de facturación conjunta y ningún cliente ha salido de la E.A.A.A.M E.S.P.
BIENESTAR
CAMBIOS DE PLANTA DE PERSONAL
ACTO ADMINISTRATIVO
FECHA OBJETO
Acuerdo 02 de 2016
Enero 06
Planta de personal 2015: 118 cargos. Planta de personal 2016: 120 cargos. Crear los cargos de Director Técnico operativo y Jefe División Comercial, inclusión de funciones de los cargos, total planta de personal 120 funcionarios y 37 cargos provistos.
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PLANTA DE PERSONAL AUTORIZADA
No. CARGOS
NOMBRE DEL CARGO
NIVEL CODIGO GRAD
O ASIGNACIÓN
MENSUAL VACANTE
S
ADMINISTRATIVOS
1 GERENTE 0 39 13 $4.837.804 -
1 DIRECTOR
ADMINISTRATIVO 0 9 12 $3.560.533 -
1 JEFE DE CONTROL
INTERNO 1 15 11 $2.825.820 -
1 DIRECTOR
OPERATIVO 0 9 12 $3.560.533 -
1
JEFE DIVISION
PRESUPUESTO Y
TESORERIA
0 6 11 $2.825.820 -
1 JEFE DIVISION
COMERCIAL 0 6 11 $2.825.820
1
JEFES DIVISION
DE CONTABILIDAD
Y COSTOS
0 6 11 $2.825.820 -
1 PROFESIONAL
JURÍDICO 2 19 10 $2.543.238 -
1 TECNICO
COMERCIAL 3 67 9 $2.094.407 -
1 ALMACENISTA 3 67 9 $2.094.407 -
1 TECNICO
CONTABLE 3 67 7 $1.536.909 -
1
ASISTENTE
TÉCNICO DE
CONTROL
INTERNO
3 67 64 $1.506.776 -
1 ASISTENTE DE
GERENCIA 4 40 6 $1.506.776 -
1
TÉCNICO DE
MANTENIMIENTO
GENERAL
4 70 6
1
1 AUXILIAR
ADMINISTRATIVO I
4 7 5 $1.182.239 -
1 AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
II
4 7 4 $1.159.057 -
3 AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
III
4 7 3 $1.064.017 -
1 COORDINADOR DE
BIENESTAR
LABORAL
4 7 3 $1.064.017 -
1 MENSAJERO 4 70 3 $1.064.017 -
1 AUXILIAR DE
SERVICIOS
GENERALES
4 70 1 $797.977 -
22 SUBTOTAL ADMINISTRATIVOS 1
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TÉCNICOS
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
1
JEFE DIVISION ACUEDUCTO Y
ALCANTARILLADO
0 6 11 $2.825.820 -
1 ASISTENTE TÉCNICO
3 14 8 $1.953.682 -
1 AUXILIAR
ADMINISTRATIVO I
4 7 5 $1.182.239 -
3 CONDUCTOR I 4 80 5 $1.182.239 -
1 CONDUCTOR II 4 80 5 $797.977 -
5 FONTANERO I 4 87 3 $797.977 -
3 FONTANERO II 4 87 2 $953.209 -
8 FONTANERO III 4 87 1 $797.977 -
23 SUBTOTAL ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
PLANTA DE TRATAMIENTO Y LABORATORIO
1
JEFE DIVISION DE PLANTAS DE
TRATAM. Y LABORAT.
0 6 11 $2.825.820 -
1 ANALISTA DE
LABORATORIO 3 14 7 $1.536.909 -
1
ASISTENTE PLANTAS DE TRATAM. Y
LABORATORIO
4 7 3 $1.064.017 -
7 OPERARIO DE PLANTAS DE
TRATAMIENTO I 4 87 3 $797.977 -
14 OPERARIO DE PLANTAS DE
TRATAMIENTO II 4 87 1 $1.064.017 -
24 SUBTOTAL PLANTAS DE TRATAMIENTO Y
LABORATORIO -
ASEO
1 JEFE DIVISIÓN DE ASEO 0 06 11
1 COORDINADOR DIVISIÓN DE ASEO
3 14 7
4 CONDUCTOR I 4 80 5
4 CONDUCTOR III 4 80 1
18 OPERARIO DE ASEO I 4 87 2
23 OPERARIO DE ASEO II 4 87 1
51 SUBTOTAL ASEO
98 SUBTOTAL TÉCNICO
120 TOTAL PLANTA DE PERSONAL
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PERSONAL POR OPS (ORDEN DE PRESTACION DE SERVICIOS)
DIVISIÓN NUMERO DE PERSONAS
ADMINISTRATIVOS 15
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO 4
PLANTAS DE TRATAMIENTO 1
ASEO 6
TOTAL 26
CAPACITACION
En el año- 2016, se logró mantener y mejorar el indicador “meta” 85% con alcance y cobertura del 93% en las capacitaciones programadas, estas con el propósito de fortalecer las competencias de funcionarios, y diferentes comités de la E.A.A.A.M. en temas relacionados a seguridad y salud en el trabajo, normas de competencia laboral del SENA.
BIENESTAR
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La meta del indicador en la ejecucion de actividades enfocadas en el bienestar de los funcionarios de la E.A.A.AM ESP es del 100%, de acuerdo al cronograma establecido. La ejecucion para el año 2016 se ha dado cumplimento en los dos ultimos trimestres. En la siguientes areas de intervenciaon: 1. Recreativo y deportivo. 2. Social y cultural. 3. Salud y seguridad. Relacion de algunas actividades:
Tardes deportivas.
Torneo interno de volebol E.A.A.A.A ESP.
Conformacion y participacion del equipo de futbol de la E.A.A.AM ESP, en torneo interempresas.
Dia del funcionario publico.
Examenes medicos periodicos
Jornadas de salud y vacunacion. AUSENTISMOS
Se tiene por meta mantener un nivel de ausentismo por debajo del 5% mensual, los cuales se han cumplido en los dos ultimos años como se evidencia en las graficas. Es relevante mencionar el rango de edades en las divisiones misionales de la E.A.A.A.M ESP, dado que influye en el ausentismo presentado especialmente en la Division de Aseo.
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RANGO DE
EDAD
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
PLANTAS DE TRATAMIENTO
ASEO
18-25 4.55% 10.00% 1.89%
26-30 4.555% 10.00% 5.66%
31-35 4.55% 10.00% 1.89%
36-40 18.18% 15% 13.212%
41-46 18.18% 5% 11.32%
45-50 13.64% 15% 22.64%
51 O MAS 36% 35% 43.40%
CONTROL DE VACACIONES
Para el año 2016 han disfrutado del periodo vacaciones 87 funcionarios de la E.A.A.A.M ESP, esto corresponde al 79% del personal. El 21% restante de funcionarios ingresaron a finales de 2015 y comienzos de 2016, por
tanto no han cumplido el periodo de vacaciones.
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST Desarrollado mediante el ciclo PHVA como lo indica la normatividad colombiana Decreto 1072 de 2015 único reglamentario del sector trabajo. De los cinco ítems en que se divide el SG-SST (organización, planificación, aplicación, auditoria, revisión por la alta Gerencia y mejoramiento del sistema), se tiene un porcentaje adelantado del 50% entre documentación y ejecución, a continuación se mencionan algunas actividades y documentos realizados:
Elaboración, aprobación y socialización de las tres políticas de SST.
Socialización del reglamento de higiene y seguridad industrial.
Elaboración aprobación de la Inducción y evaluación del SG-SST.
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Aplicación y tabulación de la encuesta del perfil socio demográfico.
Elaboración de procedimiento de manejo integral de EPPS:
Actualización de la Matriz de peligros y riesgos.
Actualización de la Matriz de EPPS.
Formatos: inspección de epps, entrega individual de epps, entrega elemento de emergencia.
Mediciones ambientales.
Estudios de señalización.
INDICE DE ACCIDENTALIDAD
Periodo: Enero a Noviembre 2016 Accidentes reportados a Coordinación Bienestar: 22 El índice de accidentalidad es de mayor incidencia en la división de aseo “recolección” dado a los riesgos a los que están expuestos.
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Plan de Desarrollo Municipal
Se remitió el Plan de Acción – Plan de Desarrollo correspondiente al tercer trimestre del año 2016 a la Alcaldía Municipal de Madrid Cundinamarca – Secretaria de Planeación y Cooperación Internacional, a través del siguiente oficio:
Trimestre Oficio Radicado Fecha
3 1043 AIU 11135 12/10/2016
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Plan de Mejoramiento – Contraloría de Cundinamarca
La E.A.A.A.M. – E.S.P. ha presentado oportunamente los planes de mejoramiento resultantes de los hallazgos encontrados por la Contraloría de Cundinamarca. A continuación se relacionan los informes entregados al ente de control en la vigencia del año 2016:
Informe Vigencia Oficio No. Fecha
2 Avance Modalidad Integral
2014 PGA 2015
0004 13/01/2016
3 Avance Modalidad Integral
2014 PGA 2015
0254 12/04/2016
4 Avance Modalidad Integral
2014 PGA 2015
0518 30/06/2016
5 Avance Modalidad Integral
2014 PGA 2015
1042 10/10/2016
Pre Informe Modalidad Especial Ambiental
Sentencia Río Bogotá
2015 PGA 2016
Correo electrónico 27/06/2016
Plan de Mejoramiento Modalidad Especial Ambiental
Sentencia Río Bogotá
2015 PGA 2016
Correo electrónico 28/07/2016
Informes Pormenorizados
La Oficina de Control Interno publicó los informes pormenorizados de los tres (3) cuatrimestres del año 2016 en la página web de la entidad, dando cumplimiento al artículo 9 de la 1479 de 2011, de la siguiente forma:
Cuatrimestre Fecha de Elaboración
1 30/04/2016
2 31/08/2016
3 12/10/2016
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Informe Ejecutivo Anual
Nivel de Madurez Modelo Estándar de Control Interno MECI: En el mes de febrero
de 2016 la Oficina de Control Interno presentó ante el Departamento Administrativo de
la Función Pública (DAFP) el informe del estado general del Sistema de Control Interno
de la vigencia 2015. De acuerdo a la calificación del DAFP, La E.A.A.A.M. – E.S.P. ha
llegado a un Grado de Madurez del 80%.
Nivel de Madurez
Inicial 0-10
Básico 11-35
Intermedio 35-65
Satisfactorio 66-90
Avanzado 91-100
Resultados Encuesta MECI-Calidad: En el mes de febrero de 2016 la Oficina de Control Interno presentó ante el DAFP la encuesta MECI-CALIDAD, en donde se observó en los resultados del Sistema de Gestión de Calidad.
Indicador Puntaje
Alcance, política y objetivos 100
Usuarios 91
Productos y/o servicios 79.25
Documentos 63
Procesos y procedimientos 93.75
Integración 100
Mejora 86.25
Avance en el sostenimiento del SGC. 89.65
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Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
La Oficina de Control Interno el 31 de marzo de 2016 publicó en la Página Web de la E.A.A.A.M. – E.S.P. el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1474 de 2011 y al Decreto 124 de 26 de enero de 2016.
La Oficina de Control Interno publicó los seguimientos del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de los tres (3) cuatrimestres del año 2016 en la página web de la entidad, en donde se efectúa el cumplimiento a las actividades asignadas a cada riesgo y a las acciones ejecutadas que orientan la gestión hacia la eficiencia y la transparencia del Mapa Anticorrupción:
Cuatrimestre Fecha de corte Fecha de publicación
1 Diciembre 31 de 2015 Enero 2016
2 Abril 30 de 2016 Abril 2016
3 Agosto 30 de 2016 Septiembre de 2016
Avances en el Sistema de Gestión de Calidad
Elaboración del Estatuto de Auditoría Interna E.A.A.A.M. - E.S.P.
Actualización de riesgos de cada proceso.
Elaboración y publicación del Normograma de la E.A.A.A.M. - E.S.P.
Actualización procesos misionales.
Seguimiento a cumplimiento plataforma SUIT: La E.A.A.A.M. – E.S.P. en el mes de
septiembre de 2016 dio cumplimiento al 100% del requerimiento del Sistema Único
de Información SUIT, en el cargue de los tramites que equivalen a quince (15)
procesos indispensables para el cumplimiento de la Ley de Transparencia y acceso
a la información.
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Fomento Cultura del Autocontrol
En el año 2016 la Oficina de Control Interno realizó sensibilizaciones sobre el fomento de la cultura de autocontrol a cada una de las áreas de la E.A.A.A.M - E.S.P, a través de boletines informativos publicados en carteleras y en los protectores de pantalla de cada computador. Los temas publicados fueron los siguientes: Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011. Política de Administración el riesgo E.A.A.A.M. – E.S.P. Preparación auditoría interna externa de calidad. Compromiso de trabajo.
Evaluación y Seguimiento
En el año 2016 la Oficina de Control Interno ha realizado seguimiento en las siguientes actividades de importancia para la E.A.A.A.M. – E.S.P. Seguimiento cargue Sistema Único de Información SUI. Seguimiento satelital vehículos de la E.A.A.A.M. – E.S.P. por GPS: Excesos
de velocidad y seguimiento a órdenes ejecutadas. Seguimiento a Estado de limpieza rutas de barrido y recolección. Seguimientos a actividades concernientes a acueducto y alcantarillado.
Acompañamiento y Asesoría
En el año 2016 la Oficina de Control Interno ha realizado acompañamiento y asesoría en las siguientes actividades de importancia para la E.A.A.A.M. – E.S.P. Publicación del Plan de Compras vigencia 2016 en la página web de la
Entidad, en cumplimiento al artículo 74 de la Ley 1474 de 2011.
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Publicación del Presupuesto vigencia 2016 en la página web de la Entidad, en cumplimiento al artículo 74 de la Ley 1474 de 2011
Presentación del informe de Control Interno CHIP Contable. Publicación de Control Social vigencia 2015, en la página web de la
E.A.A.A.M-E.S.P, en cumplimiento a la resolución 151 de la CRA.
CIFRAS
DIVISIÓN DE CONTABILIDAD Y COSTOS La gestión financiera cumple con cuatro indicadores de calidad, que son los siguientes:
Eficiencia de Recaudo: Para el tercer trimestre de año 2016 se evidencia que existe una disminución en el recaudo en un 6.78% frente al periodo anterior, en el cual se realiza la clasificación de cartera y se evidencia que el aumento de cartera se concentró en el periodo de 181 a 360 días.
Liquidez: Se cumple con la meta establecida, es decir que la empresa para este periodo efectuó el plan de mejora, generando los criterios de los anticipos de los contratos firmados por la empresa.
Endeudamiento: Para el tercer semestre del año 2016, se generó una disminución en mis deudas de 3.48%, lo que indica que la empresa está trabajando eficientemente para disminuir sus deudas al sector financiero.
Rentabilidad del Patrimonio: Se genero un aumento en la utilidad neta, debido a que los ingresos presentaron un incremento razonable, y los costos aumentaron pero solo en un 50% frente a los ingresos, es decir que la empresa, está operando a menores costos.
DIVISIÓN DE PRESUPUESTO Y TESORERIA
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Comparación de ingresos: Los ingresos han venido en aumento, explicado por el aumento de los suscriptores, lo que también le significa a la Empresa ampliar los gastos de inversión para contar con la infraestructura adecuada para atender la demanda cada vez más creciente de los mismos.
Comparación de gastos: Los gastos de la Empresa han mantenido la tendencia y durante esta vigencia se han enfocado en el mantenimiento y reparación de la infraestructura, como pozos, plantas de tratamiento, vehículos para de esta manera tener la infraestructura de la empresa dispuesta para la buena prestación de los servicios.
GRAFICA DE EJECUCIÓN DE INGRESOS Y GASTOS
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En la gráfica se muestra a la fecha como se han comportado los recaudos frente a lo programado, vemos que los recursos de capital el presupuesto final tiene un incremento en once mil millones que corresponde a los recursos de convenios y se irán recaudando a medida que avance la ejecución de los proyectos.
Al igual que en los ingresos de capital donde se presentó un incremento representativo para la Empresa, en los gastos de inversión se refleja también este incremento, el cual corresponde a la planta de tratamiento de aguas residuales, limpieza del rio y recolección de escombros.
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DIVISIÓN TÉCNICA
CUMPLIMIENTO DE LA COBERTURA
Para el sistema de Alcantarillado se ejecutaron 2510.91 mts de tubería interviniendo los sectores la Calle 21 con 1840 mts y la Urbanización Villas de Madrid con 668.91 mts. Teniendo en cuenta la estadistica con respecto al año anterior, la intervencion en el año aumento un 1037.56% y según lo proyectado en el Plan de Accion en un 392%.
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REGISTRO FOTOGRÁFICO
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El Cumplimiento de Cobertura de Alcantarillado corresponde al 85.67% La Cobertura Nominal de Alcantarillado corresponde al 88.04%.
CUMPLIMIENTO DE COBERTURA ALCANTARILLADO
COBERTURA NOMINAL DE ALCANTARILLADO
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DIVISIÓN DE PLANTA DE TRATAMIENTO Y LABORATORIO PRODUCCION DE AGUA POR FUENTE
MES CONSUMO
BOGOTA m3
POZO LUSITANIA
POZO PLANTA
RIO PLANTA SOSIEGO
POZO CHAUTA
POZO LA
CUESTA
TOTAL DISTRIBUIDA EAAAM ESP
m3 TOTAL
PROD. m3 TOTAL
PROD. m3 TOTAL
PROD. m3 TOTAL
PROD. m3 TOTAL
PROD. m3 TOTAL
PROD. m3
ENERO 367,115 0 0 0 9,417 2,323 3,072 401,962
FEBRERO 265,842 0 0 0 8,990 11,583 1,814 325,781
MARZO 349,920 0 0 0 1,680 6,117 1,234 316,378
ABRIL 245,041 0 82,303 0 18,797 5,700 1,644 347,682
MAYO 252,617 0 119,556 0 19,642 4,939 1,594 363,514
JUNIO 220,320 0 114,566 0 19,153 5,411 1,104 372,318
JULIO 283,228 0 113,623 0 19,091 6,002 1,568 412,665
AGOSTO 227,664 0 113,832 0 20,976 6,073 1,298 354,648
SEPTIEMBRE 239,601 0 110,527 0 19,604 6,924 1,863 358,694
OCTUBRE 239,760 0 114,242 0 20,422 4,945 1,866 341,981
NOVIEMBRE 0 0 0 0 0 0
DICIEMBRE 0 0 0 0 0 0 0
TOTAL 2,691,108 0 768,650 0 157,773 60,018 17,056 3,595,623
PROM 269,111 0 109,807 0 15,777 6,002 1,706 359,562
INDICE DE AGUA NO CONTABILIZADA – IANC
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CONSUMO DE AGUA DE BOGOTA
FACTURACION AGUA DE BOGOTA 2016
FECHA CANTIDAD (m3) CANTIDAD (L/s) $VALOR/ m3 VALOR TOTAL 2016-01-01/2016-02-29 632957.0 122 $ 1,086.2 $ 688,408,990
2016-03-01/2016-04-30 594961.0 114 $ 1,108.0 $ 659,230,180
2016-05-01/2016-06-30 472937.0 92 $ 1,125.8 $ 532,452,190
2016-07-01/2016-08-31 510892.0 98 $ 718.78 $ 367,588,120
2016-09-01/2016-10-31 479361.0 92.5 $ 718.78 $ 344,555,100
PROMEDIOS 552571.8 103.6938 $ 908 $ 542,928,226
TOTAL 3315431 $ 3,257,569,358
CALIDAD DE AGUA – IRCA
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DIVISIÓN DE ASEO
Actividad o servicio
Recursos invertidos
Población beneficiada
Mantenimiento del parque automotor ASEO
Se efectuó inicialmente un contrato por $ 185.000.000 millones de pesos y adicional se generó un otrosí con un valor de $ 50.000.000 millones de pesos para cubrir imprevistos en el contrato inicial.
100% de la población del municipio.
Corte de césped, poda de árboles.
Se efectuó un contrato con valor de $ 100.000.000 millones de pesos y adicional se generó un otrosí con un valor de $ 38.000.000 millones de pesos para completar las actividades programadas del año.
100% de la población del casco urbano.
Manejo integrado y disposición final de RCD
Se realizó una inversión de $ 84.000.000 millones de pesos
100% de la población del casco urbano.
Optimización del área de barrido
Se incorporó una barredora para desempeñar la actividad de barrido mecanizado con un valor de $ 520.000.000 millones de pesos.
100% de la población del casco urbano.
DIVISIÓN COMERCIAL CUADRO 1 Contiene resumen y registro de suscriptores por servicio, usos y estrato vigencia 2016. SERVICIO DE ACUEDUCTO
USO Y ESTRATO USUARIOS
RESIDENCIAL EST. 1 324
RESIDENCIAL EST. 2 10573
RESIDENCIAL EST. 3 9806
RESIDENCIAL EST. 4 859
RESIDENCIAL MIXTO 229
RESIDENCIAL RURAL 313
COMERCIAL 421
INDUSTRIAL 94
OFICIAL 115
TOTAL 22734
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SERVICIO DE ALCANTARILLADO
USO Y ESTRATO USUARIOS
RESIDENCIAL EST. 1 323
RESIDENCIAL EST. 2 10560
RESIDENCIAL EST. 3 9795
RESIDENCIAL EST. 4 723
RESIDENCIAL MIXTO 0
RESIDENCIAL RURAL 0
COMERCIAL 378
INDUSTRIAL 43
OFICIAL 96
TOTAL 21918
SERVICIO DE ASEO
USO Y ESTRATO USUARIOS
RESIDENCIAL EST. 1 324
RESIDENCIAL EST. 2 10556
RESIDENCIAL EST. 3 9217
RESIDENCIAL EST. 3B 155
RESIDENCIAL EST. 3ª 353
RESIDENCIAL EST. 4 772
RESIDENCIAL EST. 4 PIJAO 83
RESIDENCIAL MIXTO 229
RESIDENCIAL RURAL 868
COMERCIAL 389
INDUSTRIAL 70
OFICIAL 83
COMERCIAL GP 60
INDUSTRIAL GP 34
OFICIAL GP 23
TOTAL 23216
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CUADRO 2 Contiene los valores durante la vigencia 2016 discriminando la cartera por periodos de facturación y por edades:
VALOR CARTERA POR EDADES
Y PERIODOS
AÑO 2016
TOTAL FACTURADO PERIODO
PER ATR2 1 2 3 4 5
3 $ 4,171,430 $ 6,534,590 $ 18,282,380 $ 30,661,100 $ 9,109,490
4 $ 11,594,140 $ 3,247,480 $ 5,895,040 $ 6,085,150 $ 28,638,740
5 $ 5,740,440 $ 7,558,350 $ 1,483,390 $ 5,578,446 $ 5,949,720
6 $ 2,867,770 $ 5,512,610 $ 7,129,150 $ 2,224,348 $ 6,703,030
MAYOR A UN AÑO $ 198,068,060 $ 201,469,730 $ 208,332,700 $ 216,561,720 $ 208,975,357
Total general $ 222,441,840 $ 224,322,760 $ 241,122,660 $ 261,110,764 $ 259,376,337
PORCENTAJE DE CARTERA POR EDADES Y PERIODOS
AÑO 2016
TOTAL FACTURADO PERIODO
PER ATR2 1 2 3 4 5
3 1.875% 2.913% 7.582% 11.743% 3.512%
4 5.212% 1.448% 2.445% 2.330% 11.041%
5 2.581% 3.369% 0.615% 2.136% 2.294%
6 1.289% 2.457% 2.957% 0.852% 2.584%
MAYOR A UN AÑO 89.04% 89.81% 86.40% 82.94% 80.57%
Cuadro 3 Contiene número y causas de reclamaciones, tiempo de atención, respuestas a favor y en contra de la empresa y consolidado del año.
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Consolidado General Peticiones, Quejas y Reclamos
Acueducto 1001 43%
Alcantarillado 537 23%
Aseo 156 7%
Otros 659 28%
Total 2353 100%
Servicios A Favor de la
Empresa A Favor del
Usuario Total Total %
Acueducto 89 912 1001 43%
Alcantarillado 30 507 537 23%
Aseo 7 149 156 7%
Otros 10 649 659 28%
Total 2353 100%
Total tiempo de respuesta de las
PQR en días
4.78
OFICINA DE CONTROL INTERNO Indicadores Control Interno:
Porcentaje de auditorías efectuadas Anual
Meta Establecida Valor Anterior Valor Actual
100% 100% 100%
Gestión de Calidad:
Porcentaje de acciones correctivas y preventivas cerradas Semestral
Meta Establecida Valor Anterior Valor Actual
40% 75% 95%
Eficacia de las acciones Semestral
Meta Establecida Valor Anterior Valor Actual
70% 100% 100%
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Cumplimiento a los programas del sistema de calidad para mantener la
certificación
Auditorías Internas y Externas
Auditoría Fecha de Realización Normas Auditadas No. Hallazgos
Interna 22 - 24 Agosto de 2016 ISO 9001;2008
NTC GP 1000;2009 46
Externa 5 - 7 Septiembre de 2016 ISO 9001;2008
NTC GP 1000;2009 5
Acciones Correctivas y Preventivas
Proceso Acciones Correctivas Acciones Preventivas
Acueducto y Alcantarillado 3 10
Compras y Almacenamiento 5 4
Aseo 5 3
Atención a Usuarios 3 4
Control Interno 3 2
Facturación 2 2
Gestión de Calidad 1 1
Planificación 1 0
Vinculación 1 1
Total Acciones 24 27
DIFICULTADES PRESENTADAS Y ACCIONES DE MEJORAMIENTO
CONTABILIDAD Y COSTOS
Se encontraron demasiados inconvenientes en algunos conceptos contables. Los cuales se fueron solucionados en el trascurso del año para lograr el objetivo de la División.
Se presentó dificultad para el cobro de los Subsidios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo debido a que el municipio fue Descertificado y se tomó como medida preliminar remitir el cobro de dichos subsidios a la Gobernación de Cundinamarca durante dos periodos consecutivos.
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DIVISIÓN PLANTA DE TRATAMIENTO 346 Optimización de las 4 Plantas de Tratamiento de Agua Potable en el Periodo de gobierno. POZO LUSITANIA No. 4 Desde la salida de operación del pozo No. 4 Lusitania en el mes de octubre de 2015, se viene realizando la gestión para su rehabilitación, siendo necesario para la disminución de consumo de agua en bloque, sin embargo se presenta inconveniente con la aprobación del permiso de prospección y exploración por parte de la Corporación Autónoma Regional - CAR debido a que se presenta dificultad con la obtención de la matricula inmobiliaria, requisito indispensable para el trámite de este permiso, la información obtenida fue que hubo desenglobe del predio y no se registró el mismo en la oficina de instrumentos públicos, no existe dicha matricula inmobiliaria. Acción de mejoramiento: Solicitar apoyo a secretaria de urbanismo para realizar el registro del predio en la oficina de instrumentos públicos y así obtener la matricula inmobiliaria. DIVISIÓN DE ASEO
Dificultades presentadas Acciones de mejoramiento
Condiciones climáticas: debido al régimen de lluvias que presenta el municipio, hay dos temporadas altas de lluvias (abril y noviembre), las cuales dificultan la operatividad y prestación del servicio de aseo.
Se efectuó la reprogramación de las actividades interrumpidas o no prestadas debido a este fenómeno.
Limitaciones y restricciones medicas del personal: gran parte del personal de la división de aseo cuenta con restricciones médicas, disminuyendo el total efectivo para realizar las diferentes actividades.
Planificar y redistribuir el personal disponible para asegurar la cobertura y continuidad de la prestación de los servicios.
Operatividad de la maquinaria o herramientas: el personal no cuenta con la experiencia y la capacitación necesarias para el buen manejo de la maquinaria.
Se efectuaron capacitaciones al personal encargado del manejo de la maquinaria a cargo de la empresa Mathieu Fayat Group.
Desgate mecánico de los vehículos: debido al constante uso de los compactadores y la volqueta
Se efectuaron mantenimientos preventivos y correctivos al
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para las actividades propias de la división de aseo parque automotor; para mantener la prestación del servicio en óptimas condiciones y cumplir con las frecuencias establecidas.
BIENESTAR
Capacitación: la dificultad para cumplir con la cobertura de capacitaciones programadas es la no asistencia de los funcionarios, en ocasiones relacionado con la prestación el servicio y/o poco compromiso de jefes de división y personal a cargo.
Bienestar: la no asignación del rubro y contratación oportuna para la ejecución de las actividades.
Administración de personal. En el 2016 estuvo vacante la Dirección Administrativa, siendo esta la encargada de presentar los planes, programas inherentes al talento humano, lo que ha generado a la coordinación de bienestar colaborar con actividades que no pueden dejar de ejecutarse, afectando labores propias del cargo generando sobrecarga laboral.
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONTABILIDAD Y COSTOS
Para la vigencia 2016 la División ha trabajado arduamente en colocar todos sus procesos al día y actualizados, se encontraron demasiados inconvenientes en algunos conceptos contables. Los cuales se fueron solucionando en el trascurso del año para no ocasionar un impacto negativo a la empresa, y así poder presentar unos Estados Financieros donde se demuestren la realidad Financiera de la Empresa.
Se trabajó con cada una de las Divisiones en temas que trasversalizar la parte financiera para generar apalancamiento de proyectos, toma de daciones en plan de Inversión y ejecución del presupuesto.
Se ha venido trabajando en pro de la Empresa para generar un mejoramiento en algunos proceso asistiendo y generando medias de acción en algunos comités como lo son: Contratación, Cartera y en dos de los principales programas que cuenta la empresa con su plan estratégico los cuales se denominan la gestión de la Demanda y la Conservación del rio Subachoque.
Se han generado todas las medias de acción para que la División de Contabilidad y Costos implemente algunos procesos sean contabilizados y la utilización de los módulos directamente del software SYSMAN, como lo son: las Depreciaciones, Costos ABC, Compañía 100 NIIF, como generar capacitación con el prestador SYSMAN, para así garantizar una optimización de tiempo y errores humanos.
DIVISIÓN DE PLANTA DE TRATAMIENTO Y LABORATORIO
Se logra mejorar la vida útil y eficiencia de las plantas de tratamiento de agua potable y agua residual, con acciones enfocadas al mantenimiento preventivo, las cuales se recomiendan se sigan ejecutando conforme a un programa de mantenimiento de todos los equipos de los sistemas de abastecimiento de agua potable y disposición final de las aguas residuales.
Se mejora la gestión de la división con los diferentes procesos administrativos y operativos que se encontraban atrasados y se es más proactivo en la participación y desarrollo de la mejora continua (Programa de gestión de la demanda, programa de conservación del rio Subachoque), a lo cual se recomienda dar continuidad y apoyo directivo ya que se puede generar alto impacto en la eficiencia de la empresa.
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Implementación del sistema completo de macromedición, para realizar los balances hídricos pertinentes, y análisis de IANC con mayor precisión.
No hay claridad en la legalización de los predios de las Plantas de Tratamiento a cargo de la EAAAM ESP lo que no permite realizar las inversiones y procesos necesarios para su correcta operación.
DIVISIÓN DE ASEO
La división de aseo se encuentra en un porcentaje más alto de efectividad de acuerdo a las labores de planificación y supervisión realizada a las diferentes actividades relacionadas con la prestación del servicio de aseo.
Mejorar continuamente la operatividad en todas las actividades de la división de aseo, con el fin de garantizar la calidad de los servicios, al igual que aumentar el número del personal; ya que son más las actividades prestadas con el mismo número de operarios.
Vincular una persona al área de aseo, especialista en el mantenimiento del parque automotor, con el fin de evitar retrasos e inconvenientes que pongan en riesgo la prestación del servicio de recolección afectando a la población municipal.
DIVISIÓN COMERCIAL
La gestión de las perdidas comérciales es de vital importancia para entregar
crecimientos en la facturación, y optimizar la cultura de la buena utilización del
recurso Hídrico.
Implementar el cobro del servicio de aseo en base a resolución CRA 720.
Mejorar la estructura física de PQR haciendo adecuaciones en tecnología y
teniendo como política la mejora constante de los procesos ya establecidos.
Mantener la estructura de comunicaciones en concordancia con la ley 1712 de
2014 – seguir desarrollando las comunicaciones como herramienta vital para el
desarrollo futuro de la E.A.A.A.M E.S.P.
Seguir dando el acompañamiento al proceso de facturación conjunta, y seguir con
el acompañamiento y seguimiento a los usuarios del servicio de aseo de la
E.A.A.A.M E.S.P.
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BIENESTAR
Dar continuidad a la implementación del SG-SST, ya que es de mejora continua.
Es importante realizar el Plan estratégico de seguridad vial, para la E.A.A.A.M ESP y radicarlo ante el Ministerio de Transporte.
Elaborar, aprobar, aplicar y evaluar programa de Bienestar Laboral, capacitación e incentivos, definiendo políticas para su implementación, teniendo en cuenta servidores públicos y trabajadores oficiales, esto se debe establecer en el reglamento interno de trabajo o adoptado por la convención colectiva. De acuerdo a la normatividad legal vigente en la materia.
OFICINA DE CONTROL INTERNO Planificación
Dar cumplimiento al desarrollo de los Comités de la Entidad.
Archivo
Realizar un plan de mejoramiento que permita corregir las desviaciones y así
promover los procesos de área de archivo, a través de la implementación y
cumplimiento de las acciones correctivas y metodologías orientadas a la mejora
continua.
Vinculación de urbanizaciones
Articular las actividades con urbanismo para garantizar el cumplimiento de todos
los requerimientos para las vinculaciones.
Actualizar el catastro rural de la E.A.A.A.M. – E.S.P.
Gestión de Calidad
Realizar mayor seguimiento a las acciones correctivas y preventivas de los
procesos de la entidad.
Realizar seguimientos periódicos por los dueños de los procesos frente a los
riesgos identificados en cada área.
En el resultado del Sistema de Gestión de Calidad se debe continuar con la gestión
para cumplir con el avance de sostenimiento AVANZADO (entre 90.1% y 100%) y
así lograr que el Sistema de Gestión de Calidad se mejore de forma continua y
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sistémica, con el fin que exista una armonización con otros sistemas
implementados por la entidad.
Gestión de Talento Humano
Implementar inmediatamente las recomendaciones realizadas por la ARL para
minimizar los riesgos encontrados en la E.A.A.A.M. – E.S.P.Ejecutar todas las
etapas de la implementación de la evaluación de desempeño.
Fortalecer el Plan de Incentivos estipulado dentro del Programa de Bienestar de la
E.A.A.A.M. – E.S.P. teniendo en cuenta el Decreto 1567 de 1998, la Ley 909 de
2004 y los Decretos 1227 y 4661 de 2005.
Integrar el Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo al Sistema de Gestión de
Calidad con el que cuenta la Empresa actualmente, de acuerdo a la normatividad
legal vigente.
Transparencia y Acceso a la Información
Aprobar e implementar la Política de Comunicaciones de acuerdo a los
lineamientos dados por la nueva administración.
Publicación de los trámites de la E.A.A.A.M. – E.S.P., registrados en el Sistema
Único de Información de Tramites SUIT, en la página web de la Entidad.
Mejorar el proceso de generación y recopilación de información para la entrega de
datos a los diferentes grupos de interés, en donde se la E.A.A.A.M. – E.S.P. debe
mejorar la eficiencia de la entrega de la información requerida por el Sistema Único
de Información de Servicios Públicos SUI.
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METAS
CONTABILIDAD Y COSTOS
La implementación de la unidad de Costos ABC.
Aplicación integral de los módulos del software contable SYSMAN.
Acompañamiento financiero al Plan Estratégico.
Gestión de los recursos
DIVISION DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO Al finalizar el segundo año del cuatrenio la Division Tecnica contara con el Plan Maestro de Acueducto y Alcantarillado (PMAA) y optimizara estos sistemas con el fin de generar una mejor calidad y brindar bienestar a la comunidad.
DIVISIÓN DE PLANTA DE TRATAMIENTO Y LABORATORIO
Macro Proyectos Proyección 2017
Reducción del Índice de Agua no Contabilizada (IANC)
-Impermeabilización de tanque Casablanca y tanque principal. -Instalar Instrumentación de medición y control.
Plan de ahorro y uso eficiente del agua Formular los 6 PUEAA sujetos a las fuentes de abastecimiento para transversalizar con otros programas relacionados e iniciar su implementación.
Construcción de un pozo profundo para la captación de aguas subterráneas
-Reposición del Pozo No. 4 Lusitania.
Construcción de un tanque de -Estudios y diseños para la construcción de un tanque de
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almacenamiento 20000m3
Ampliación sistema de bombeo -Cambio de bomba de impulsión a red.
Optimización de plantas de tratamiento de aguas residuales
-Inicio de construcción de la PTAR Madrid II. -Puesta en marcha y operación de la PTAR Madrid I - Operación de la PTAR Madrid III (Zaragoza)
Gestión de un laboratorio regional certificado
-Implementar el requisito 5.3 (Instalaciones y condiciones ambientales) de al NTC-IS O/IEC 17025. -Realizar matriz de requisitos legales que apliquen a la competencia del laboratorio.
Plan de gestión del riesgo y emergencias -Adquisición de planta de energía para asegurar la continuidad de los servicios cuando haya fallas en el fluido eléctrico.
BIENESTAR
Incrementar productividad a través de programas de motivación y capacitación.
Mayor cobertura en capacitación y competencias laborales y conocimientos para
los funcionarios
Implementación al 100 % sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo
Incrementar el plan institucional de capacitación
Fortalecimiento de la cultura de la prevención y manejo de los riesgos en el entorno
laboral
OFICINA DE CONTROL INTERNO PLANES AÑO 2017 ALINEADOS CON EL PLAN ESTRATÉGICO E.A.A.A.M. – E.S.P.
No. Macro proyecto Objetivo del Macro proyecto
29 Fortalecimiento
administrativo y operativo empresarial
Mejorar las condiciones ambientales y organizacionales para el desarrollo de las operaciones administrativas y directivas. Contar con un sistema de información empresarial
Inclusión de nuevos indicadores, alineados con el Plan de Desarrollo y el Plan Estratégico de la E.A.A.A.M. – E.S.P. Recomendar a la Gerencia sobre la implementación de un Sistema de Información Gerencial, que permita la medición real de los resultados de cada proceso y así permitir una toma de decisiones fundamentada.
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No. Macro proyecto Objetivo del Macro proyecto
30 Fortalecimiento de una cultura organizacional
EAAAM ESP
Implementar acciones para incrementar el nivel de compromiso hacia la empresa, el empoderamiento de procesos y mejoramiento continuo
Recomendar a la Alta Dirección el estudio de reestructuración que requiere la estructura organizacional de la E.A.A.A.M. – E.S.P. Fortalecimiento en la cultura de autocontrol, mediante campañas que generen más impacto en el capital humano de la E.A.A.A.M. – E.S.P.
Certificación de Auditores Internos bajo la actualización de la norma NTC ISO: 9001 en su reciente versión 2015.
