LA FICHA TECNICA Para introducirnos al tema de ficha técnica de los equipos es primordial entender algunos conceptos como los que se presentan a continuación:

• PLANTA: Sistema integrado de entidades que forman una unidad funcional de producción y servicios.

• ÁREA: Zona de la planta que tiene una característica común. • EQUIPO: Unidad compleja, de orden superior, integrada por conjuntos,

componentes y piezas, agrupadas para formar un sistema funcional (intercambiador de calor, transformador eléctrico).

• SISTEMA: Conjunto de elementos que tienen una función común dentro de un equipo.

• ELEMENTO: Parte constituyente de un componente (por ejemplo: juntas, tornillos, alabes).

Una ficha técnica es un documento en forma de sumario que contiene la descripción de las características de un objeto, material, proceso o programa de manera detallada; en si es Una ficha técnica es un documento en el que se registran los datos mas relevantes sobre un tema especifico. En la GUIA TECNICA COLOMBIANA 62 se define, como el registro de las incidencias, averías, reparaciones y actuaciones consistentes a una determinada actividad. La Ficha Técnica se considera como al documento en el que queda registrado los datos importantes de una máquina o sistema. Los contenidos varían dependiendo del producto, servicio o entidad descrita, pero en general suele contener datos como el nombre, características físicas, el modo de uso o elaboración, propiedades distintivas y especificaciones técnicas. Este documento también es conocido como Resumen de Características del Producto (RCP). En la siguiente grafica podemos tener un ejemplo de una Ficha Técnica:

Grafica Nº1

La correcta redacción de la ficha técnica es importante para garantizar la satisfacción del consumidor, especialmente en los casos donde la incorrecta utilización de un producto puede resultar en daños personales o materiales o responsabilidades civiles o penales. Existen diferentes tipo de fichas técnicas que varían dependiendo los datos que se estén registrando, pueden ser de cualquier tema como: libros, animales, películas, plantas, profesiones, obras de teatro, museos, muebles, equipos, artículos de cocina, máquinas, países, productos, herramientas, procesos, etc.

Grafica Nº2 PASOS PARA CREAR LA FICHA TÉCNICA DE LOS EQUIPOS

1. El primer paso es crear una lista de equipos, esta lista puede ser tan detallada como se quiera: cuanto más detallada sea, más válidas serán las conclusiones que obtengamos.

2. Una vez elaborada dicha lista, es necesario elaborar una ficha para cada uno de

los ítems que componen la planta. La ficha de equipo debe contener los datos más sobresalientes que afecten al mantenimiento de cada uno de los equipos de planta. (Grafica Nº3)

3. A la hora de elaborar estas fichas, deberemos comenzar por los equipos que

intuimos más importantes, y después continuar con el resto hasta completar la totalidad de los equipos de planta. Esto debe hacerse así porque los equipos más significativos nos supondrán generalmente poco tiempo y, en cambio, el total de los equipos nos supondrán mucho mas. Si por alguna razón debemos paralizar el trabajo, es mejor dejar de hacer los equipos menos importantes, por razones obvias.

4. Este trabajo es, además, independiente de que haya o no un soporte informático en la empresa. Si tenemos un sistema de mantenimiento asistido por ordenador es recomendable igualmente realizar esta ficha en soporte papel o con la ayuda de una pequeña base de datos de fabricación propia.

Grafica Nº3

5. Una vez tengamos todas las fichas en soporte papel, la carpeta que contenga estas fichas se volverá la fuente de información a partir de la cual introduciremos datos en nuestro sistema informático.

6. La razón de hacerlo en soporte papel es doble.

7. En primer lugar, la recogida de datos y las decisiones a tomar son la parte más importante del trabajo, e introducirlo en el sistema informático es una actividad mecánica que puede hacer un administrativo o un grabador de datos.

8. En segundo lugar, el sistema informático no tiene por qué tener campos para toda

la información necesaria, y recopilarlo todos los datos en soporte papel aseguramos que la tenemos toda.

DATOS A CONSIGNAR EN LA FICHA TECNICA DEL EQUIPO Seguidamente se presentarán algunos datos con los cuales debe contar las fichas técnicas de los equipos. Cabe la pena resaltar que la ficha técnica es particular y se acomoda a las necesidades de cada una de las empresas.

1. Código del equipo y descripción. 2. Datos generales. 3. Características principales (especificaciones). Es importante recopilar la mayor

cantidad de datos de cada equipo. 4. Valores de referencia (temperaturas de funcionamiento, el nivel de vibración en

cada uno de los puntos, consumos de energía por fase, etc.) 5. Análisis de criticidad del equipo. Es conveniente explicar, en estas fichas, por qué

se le ha asignado un determinado nivel de criticidad a cada equipo. De esta forma, cualquier persona podrá consultarlo, y entender la razón de su clasificación.

6. Modelo de mantenimiento recomendable. 7. Si necesita de subcontratos a fabricantes. 8. Repuestos críticos que deben permanecer en stock. 9. Consumibles necesarios.

FICHA TÉCNICA DEL EQUIPO Teniendo la ficha de cada uno de los equipos que componen la planta, es fácil entender por qué estamos recopilando datos muy importantes que nos ayudarán en otras labores, además de poder realizar el plan de mantenimiento. Se tendrán algunos de los datos necesarios para poder calcular el presupuesto de mantenimiento, también podremos calcular los materiales necesarios, calcular el monto del inmovilizado en repuesto, los subcontratos que debemos firmar con fabricantes, entre otros. En la misma medida podremos elaborar el plan de formación a partir de las necesidades de formación en cada uno de los equipos de la empresa. A continuación se puede observar un ejemplo sobre las fichas técnicas de los equipos suministrada por el fabricante. Elaborada según la administración de la empresa. (departamento de mantenimiento) (Graficas Nº 4 y 5)

Grafica Nº4

Grafica Nº5