FIN700 - Gu a Operativa Proceso de Pago · Cuando ya se ingresó, aprobó y contabilizó un...

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Santiago, Fecha (Formato: ‘Enero,2007’ ó ‘1 de Enero de 2007’)

Preparado por: Nombre., Cargo, SONDA S.A.

Atención a: Nombre Contacto Cliente, Cargo, Razón Social Cliente

Guía Operativa: Proceso de Pago Documentos de Compras

GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN – SONDA S.A. 1

CONTENIDO

PROCESO DE PAGO DOCUMENTOS DE COMPRAS ................ 2

I. Selección de documentos a pagar ............................................. 2

II. Aprobación de documentos enviados a pago .............................. 4

III. Emisión de Pago..................................................................... 6

IV. Contabilización del Egreso ..................................................... 14



PROCESO DE PAGO DOCUMENTOS DE COMPRAS

I. Selección de documentos a pagar

Cuando ya se ingresó, aprobó y contabilizó un documento en el Libro de Compras, se

actualizan los saldos hacia la cuenta corriente de Proveedores. Por tanto, si se desea

aprobar un documento a pago, se debe ingresar al módulo de Proveedores en la ruta

que se indica a continuación:

Ruta: Transacciones / Proveedores / Operación / Aprobación de Documentos a Pago

Luego aparecerá la pantalla de criterios de Selección. Donde se debe elegir Empresa,

División y Unidad correspondiente a la búsqueda. Filtrar por algún criterio: Fecha de

Vencimiento, número de Documento, Rut, etc.



La aplicación despliega una lista con los docuementos pendientes de pago, de acuerdo a

la busqueda solicitada. Posteriormente se debe marcar aquellos documentos serán

ectivamente aprobados para pago y presionar el botón

Al efectuar esta acción se despliega la siguiente pantalla:

Donde se debe escoger la unidad administrativa que emite, la fecha de pago, la

empresa, división y unidad donde se efectuará el pago e indicar quién será el

beneficiario: Rut 1, Rut 2, Rut3, si es que aplican, de lo contrario, sólo indicar Rut 1.

Si se desea aprobar inmediatamente el pago, sin pasar por un proceso posterior, se

debe marcar la opción Aprobados para Pago.

Por último presionar el botón



Esto generará la orden de pago respectiva en los siguientes estados:

Aprobada, si es que se aprobó en este paso. En el caso que las órdenes queden en

este estado, ya se puede proceder con la emisión del pago (página 7).

Ingresada, si no se marcó la opción Aprobados para Pago en este paso. Para su

respectiva aprobación se debe realizar en un proceso siguiente, el cual se detalla en el

siguiente punto.

II. Aprobación de documentos enviados a pago

Para realizar la aprobación de los documentos enviados a pago anteriormente y que

quedaron en estado Ingresado, se debe ingresar a la ruta que se indica a continuación:

Ruta: Transacciones / Proveedores / Operación / Adm. de Documentos a Pago

Al ingresar a la ruta indicada, se despliega la pantalla de búsqueda de los documentos

que han sido enviados a pago. Donde se debe elegir Empresa, División y unidad

respectiva, además de algún criterio de selección: Rut, Fecha de Vencimiento, Cuenta

Contable, Nº Documento, etc.



Al encontrar los documentos enviados a pago, se debe ingresar a cada uno de ellos, en

el vínculo para el ingreso, en este caso, es el número de documento, el cual se presenta

de color verde y subrayado. Al realizar esta acción, se muestra la pantlla siguiente:



En esta pantalla, si se desea, se podria modificar algún dato del requerimiento de pago,

como monto, fecha de pago, etc. Considerando que el requerimiento está en estado

Ingresado, si estuviese ya en estado Aprobado, presionando el botón se

habilitan los campos de montos, para ser modificados. Queda

guardado un historial de las modificaciones realizadas.

Si el requerimiento está correcto, se procede a presionar el botón

El requerimiento entonces, queda en estado Aprobado, lo que significa que está listo

para ser utilizado en un proceso de Pago en el módulo de Tesorería.

III. Emisión de Pago

Para iniciar un Proceso de Emisión de Pago debemos ingresar a la ruta que se indica a

continuación:

Ruta: Transacciones / Tesorería / Operación / Proceso de Pago

Se despliega la pantalla de criterios de selección, que se muestra más abajo, donde

primero que todo, se debe indicar la Empresa, División y unidad.



Si se quiere consultar procesos ya ingresados, se deben seleccionar los criterios de

búsqueda más adecuados y se debe presionar el botón

Para iniciar un nuevo proceso de pago, presionar el botón

Con lo anterior se desplegará la siguiente pantalla, en la que se debe llenar los campos

“Fecha”, “Glosa” y “Tipo de Proceso”, una vez que se llena esta cabecera, se debe

presionar el botón



Al realizar el paso anterior, el sistema entregará un número de proceso, un estado

ingresado, aparecerá el menú contextual y se habilitará

la opción , presionando esta opción se desplegará la pantalla que

hará la búsqueda de los documentos a pagar. Como se muestra a continuación.

Se debe buscar él o los documentos a cancelar, filtrando por alguno de los criterios que

ofrece la pantalla. Para este ejemplo, tenemos el número de documento de la factura a

pagar.

La opción suma el monto a pagar de los documentos

seleccionados. Permite visualizar antes del pago, cuánto dinero se está involucrado en el

proceso.



Luego, se debe presionar el botón

El sistema arroja el siguiente mensaje de confirmación de la operación

Para volver a la pantalla inicial, se debe cerrar esta pantalla de confirmación, y presionar

el botón

Ahora aparecerán él o los documentos seleccionados en la sección Documentos a Pagar,

como muestra la imagen a continuación.

Si no se está de acuerdo con la selección, se debe ingresar a la línea del documento a

excluir del proceso. Se entra por “Número Documento”, donde aparece el requerimiento

de pago, luego se presiona el botón y luego volver (Ver figura

siguiente). Si se desea, se pueden comenzar una nueva búsqueda.



Una vez que se está conforme con la selección, en la pantalla inicial, se presiona el

botón . Aparecerá la siguiente pantalla:

Si se está conforme con la selección y se ha presionado la opción “Genera Pago”, como

es este ejemplo, se desplegará la siguiente pantalla, donde se debe completar los

campos “Fecha de Pago”, “Moneda”, “Código Financiero”, “Forma de Pago” y

posteriormente “clickar” la opción y luego dar



Al realizar el proceso anterior se desplegará la siguiente pantalla la que muestra como

ha quedado el “Proceso de Emisión de Pago”, si no se está conforme, se puede marcar

el recuadro de la línea creada y dar

Pero si se está conforme, en el menú contextual, se puede ya imprimir el o los cheques.

Aquí se despliega la siguiente pantalla, donde se debe completar los campos “Banco”,

“Cuenta Corriente”, “Ciudad”, “F.Emisión”, “Número de Chequera”, con este campo el

sistema asignará el Número del Cheque disponible y dar



El sistema muestra en pantalla él o los cheques a imprimir, de acuerdo, al formato

predefinido por la empresa para sus formularios de cheques.

Se imprimen los cheques con el botón Imprimir y luego presionar el botón

Posteriormente se deberá revisar que todo esté OK y aprobar el proceso con el botón

Se solicitará indicar si el comprobante a generar será único (un solo comprobante por

todo el proceso) o por beneficiario (un comprobante para cada Rut incluído en el

proceso). Se debe escoger una opción y Confirmar. Luego Volver.



Con esto, el proceso queda en estado aprobado y ha generado el comprobante de

egreso, el cual se debe buscar en otro menú de Fin700 para ser Contabilizado.



IV. Contabilización del Egreso

Luego de salir del proceso de pago, se va a generar la contabilización del egreso, en la

siguiente ruta:

Ruta: Transacciones / Tesorería / Operación / Egreso Proceso de Pago



Para realizar la contabilización se debe completar los campos “Tipo de Proceso” y

“Número del Proceso” y presionar el botón , luego se escoge el Egreso

respectivo y se procede a “Contabilizar” e “Imprimir” el Egreso.

Contabilizar

Imprimir

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