1. TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN YTRANSFORMACIN ORGANIZACIONALElaborado por:Marjorie EsquivelGonzalo BarahonaEnrique AguilarItalo BiancheriJavier BerrocalPROYECTO FINALEmpresa: Aerolnea Local 2. GeneralidadesDel Negocio: Aerolnea Internacional con sede en la ciudad de Panam. Vuela a64 destinos en 29 pases en Norte, Centro, Sur Amrica y El Caribe, adems laaerolnea mantiene una alianza estratgica con la compaaestadounidense United Airlines. Su centro de conexiones principal esel Aeropuerto Internacional de Tocumen, ofreciendo vuelos cada dos horas desdesu centro conexiones de Tocumen. Con una filial en el pas de Colombia.Visin Misin"Ser la aerolnea lder en la aviacinlatinoamericana y la conexin preferidaa travs de Panam al unir lasprincipales ciudades del Norte, Sur,Centroamrica y el Caribe."Es enlazar destinos, generarprosperidad y progreso en los pasesque sirven e impulsar el turismo en laregiones de las misma 3. FODAFortalezas OportunidadesFlota Moderna de Aviones de nuevageneracin.Buena Infraestructura TecnolgicaConexin de Rutas y DestinosDirectos.Controlador del HUB de las AmricasPuntualidad del Servicio.Expansin de ms Rutas a lo largo delmundo.Alianzas Estratgicas.Incursionar en nuevos mercados el deCarga y Courier.Innovacin Tecnolgica al Servicio alCliente.Debilidades AmenazasMejoras en el Sistema deEntretenimiento abordo.Deficiencia en el Depto. de Atencin alCliente (Call Center).Altos precios ( No competitivos)La competencia con las empresas debajo costo.Los sindicatos de aviacin.Contraccin del mercado. 4. AntecedentesEn las actualidad la Vicepresidencia de Comercial y Finanzas trabajan muydistantes en algunas reas del negocio. Mercadeo e Ingresos de finanzastrabajan con la misma informacin pero en distintas plataformas. Las ventas seven por un procesador de puntos de ventas y acaba el flujo de mercadeo.Finanzas tiene acceso a las ventas en otra plataforma. No obstante a eso,Ingresos, Contabilidad, Reembolsos y Reclamos Bancario trabajan de maneramuy manual y con informacin que no est actualizada debido a la carga detrabajo. Por ejemplo trabajan bloques de trabajo de hasta 3 meses anteriores yde la misma manera su anlisis y auditora.Consecuencias Esto ocasiona que no se puedan obtener datos reales de anlisis, hechosde ventas y auditorias de un mes en progreso, porque hay que cargar esosdatos posteriormente e ir trabajando sobre la marcha.Perdida de valioso tiempo de anlisis de informacin por el rea de finanzas.La retroalimentacin entre reas no es efectiva. 5. Necesidad de la InformacinNecesidad de la Informacin: La empresaest integrada en informacin que medianteaplicaciones y servidores permiten guardary compartir entre reas de la organizacin.Planes de Informacin incluye reas comoadministrativas, operativas y semi-operativas. Es de vital importancia que todala informacin este correctamenteconcatenada, estandarizada y consolidadapor lo sensitivo que puede ser el manejo dela informacin en las diferentes reascrticas de la compaa. Precisamente laconsolidacin e integracin correcta de lainformacin es lo que nos ha llevado aldesarrollo del presente proyecto, ya quecarece de un sistema de informacincompleto que pueda unir toda la datanecesaria para las distintas reas crticasde la organizacin de manera que se 6. Anlisis SituacionalNegocio: Necesita una integracin de un sistema de informacin que agilicen y faciliten latoma de decisiones de los accionistas.Necesidad de Informacin: : La compaa posee sistemas de informacin que no vanacorde con los requerimientos y las estrategias del da al da ya que no est consolidada yactualizada. Es de vital importancia tener esta informacin a la mano para la toma dedecisiones y el correcto funcionamiento del negocio.A continuacin detallamos como operan las reas las ventas y su proceso BackOffice conFinanzas:Vicepresidencia Aplicaciones Cantidad deAplicacionesreas ProcesosComercial Web Sales y Ticket Report 2 E-business yMercadeoVentas en diferentespuntos de ventaFinanzas Revenue AccountingApplication, AccountingBook, Global Refund3 Ingresos, Reembolso,Reclamos, Cobros yTesoreraProcesadores de Pago,Cobros en DiferentesMonedas, VentasPresencial y nopresenciales yReembolsos.Estado Actual: Crtico manejo del sistema de informacin debido a los diferentes sistemas yaplicaciones que impiden el correcto flujo de datos a las reas interesadas. 7. VentasPlanning RevenueAnalysisMERCADEOE-BusinessPricing &RevenueMGMTFINANZASIngresosComprasContabilidadReembolsosTesoreraCrditosy CobrosAUDITORAPLANIFICACINAEROPORTUARIAOPERACIONESDE VUELOAdmvos.Jefatura dePilotosItinerariosGESTIN DELA CALIDAD /SEGURIDAD /PROCESOS YDESARROLLOHCCPresidentClubBS Coord. Servicio alClienteSERVICIOABORDOAbastecimientoAbordoDir. Serv.AbordoTECNOLOGAGestin deEquipos ImplementacinSoporteTcnicoComunicacinRRHHLogsticaFlujo deInformacinActual entre lasreasFuncionales 8. Modelo de Anlisis de Negocio e Impacto de los Sistemasy la Tecnologa de la InformacinAdministracin:- Problemas debido a muchosprocesadores de Venta.Procesos Manuales.Automatizacin de Procesos.- Reuniones y Propuestas deProyectos para simplificar conGerencia.- Hay experiencia en el area deAdministradores de SistemaTecnologa de laInformacin:- La empresa posee recursos(Hardware) Inversin en nuevosSoftware es constante. Posee unrea de Tecnologa capacitadopara Admn. Base de Datos y E-Business.Organizacin:- Org. Privada que esta equipada(profesionales y Plataforma)de muybuena manera para el uso de losSI/TI.Sistemas deInformacin:- El uso de SI/TI ha crecidode manera significativacon telefona conIP, comunicadores dechat , VPN, WiFi, Accesoa Servidores.- Bsqueda de problemas yProyectos con Salidaspara hacer tunning asoftwares para mejoras.- Focus Group conexperimentados parasoluciones.Soluciones deNegocio:- - Unificar informacin enprocesos mediantenuevas herramientas.- De acuerdo Metas yPresupuestos lanzar losproyectos para cumplircon KPIs.- Generar reportesCOSTO/BENEFICIO.(Ahorro o Mas Ganacias)- Sealar los beneficiosorientado a las metas delnegocio,Retos del Negocio:- Consolidarse como la Mejor Aerolnea deAmrica y El Caribe y analizar COMPETENCIA.- Estrategia de Crecimiento y Expansin- Sencillez de Procesos/Facilidad al Cliente- Constante mejora de su sitio WEB y Calidaden el Servicio de CALL CENTER- Innovar / Posicionar la Imagen 9. TecnologasRelevantesRecursosTecnolgicosInnovacinPlataformasTecnolgicasDiagrama de Causa -Efecto 10. JustificacinIncluiremos una tabla para presentar a la junta de accionistas en donde detallaremosnuestro anlisis para solventar una deficiencia del negocio y su presupuesto deImplementacin:Problemtica Solucin reas de laOrganizacinMedicinTiempo Prioridad CostoManejo inexacto de datos y no entiempo de Ventas con lasaplicaciones de Finanzas.Complejidad en la informacin entrelas reas.Integracin deInformacin deIngresos y Ventas(ERP).VP de Comercial yVP de Finanzas7 meses Crtica B/. 235,000.00Dada las problemtica presentada vamos a incursionar en la Integracin de Informacinde Sistemas de Informacin de Finanzas y Comercial.Destacando los siguientes puntos:Requerido en dos reas de la organizacin y su impacto es crtico en la Ruta al xito yla estrategia del negocio.Permitir ver de mejor manera los ingresos y establecer la planificacin financiera.Su impacto es alto en la organizacin y con ello llevar cambios en la manera detrabajar, simplificndolo e incluyendo restructuracin en la organizacin.Facilitar la toma de decisiones y crear sinergias entre las Vicepresidencias.Permitir Obtener informacin en Tiempo Real en las diferentes reas.Unificar los flujos de informacin en una sola aplicacin. 11. ERPControl de GestinDisminuye el tiempode carga de datosImporta e IntegraDatosOrdenadaConfiableOportunaGenera InformacinElimina la Duplicacinde TareasCostosPresupuestoIndicadoresBalance ScorecardVentaja de la Implementacin de un ERP 12. PRESIDENCIAGERENCIAVP FinanzasVPOperacionesVP Comercial yPlanificacinVP RecursosHumanosVP ServicioAbordoVP ServiciosAeroportuariosVPOperaciones deVueloVP TcnicaVP TecnologaDireccin deCarga &CourierDireccin deAsesora LegalDireccin deAuditoraInterna ySeguridadDireccin deExperienciacon el ClienteDireccin deGestin deCalidad ySeguridadESTRUCTURAFUNCIONALOrganizacin 13. Los cuatro puntos primordiales de Anlisis basados en la Estrategia deNegocio incluyen:Expansin en la Regin agregando nuevas frecuencias de vuelo y nuevos destinosen el continente Americano.Enfocarse en mantener los costos bajos de Produccin.Mejora al Servicio al Cliente y agregando valor en nuestros servicios.Capitalizar en Oportunidades para hacer crecer su filial en Colombia.Descripcin Medida Porcentaje rea que Impacta la ImplementacinPuntualidad Evala la cantidad de vuelos operados quesalen en tiempo con su itinerario.90.50% N/AFactor deCumplimientoEvala la cantidad de vuelos operados sincancelacin.99.70% N/AReclamos de Equipaje Analiza la cantidad de equipaje afectado por1000 cada maletas transportadas.6.50 N/Andice de Lealtad Estudia el Comportamiento de los pasajerosen cuanto a servicio aeroportuario mediantequejas.52.00% N/AGaln de Gasolina El Rendimiento de la Gasolina por precio. 2.87 N/AFactor de Ocupacin Evala la cantidad de pasajeros que abordanlos vuelos en la operacin.75.97% Ayuda a saber dnde estamos aprovechandonuestras ventas y mejorar nuestra participacin demercado.Medimos el alcance de las operaciones basados en 6 ndices de medicioneslas cuales mencionaremos a continuacin:Revisin de la Estrategia 14. Estndares y KPIs: La metodologa para la implementacin de SAP seguir losestndares y mejores prcticas del mercado en el manejo de proyectos. Los sistemasactuales funcionaran en paralelo hasta el momento de la puesta en produccin donde segarantice la integridad de la informacin. Para cada uno de los procesos se realizara elsiguiente anlisis:Dicho anlisis para todos los procesos de la empresa deber generar los ndices de medicinde productividad conocidos como KPIs. Estos indicadores nos medirn la eficiencia de losprocesos de la implementacin del sistema dentro de la empresa.A continuacin presentamos una tabla con unos ndices claves de procesos (KPI) que podranimplementarse para el mejor seguimiento del proceso de implementacin del Proyecto. 15. Adems de cumplir con lo anteriormente descrito la empresa outsourcing seleccionada paraimplementacin del sistema deber contar con:1 gerente de proyecto dedicado al 100% a esta implementacinMnimo 2 ingenieros certificas en ITIL V 3 y PMISer representante de SAP a nivel localMnimo 5 ingenieros certificados en uso y desarrollo de SAP3 instalaciones similares como referenciaImplementacin de la AplicacinKPI Definicin Valor Objetivo CriterioExcelente Bueno DeficienteTiempo Mide el cumplimiento de los tiemposestablecidos para la implementacin delsistema0 dias < 7 dias > 8 dias Das de retraso por fase0 dias < 30 dias > 30 dias Das de retraso totalCosto Mide el cumplimiento del presupuestoasignado para el proyecto$0.00 < $5,000.00 > $5,000.00 valor por fase$0.00 < $15,000.00 > $15,000.00 total del proyectoRecursos Mide el cumplimiento de los recursos(humanos) asignados al desarrollo delproyecto vs las tareas asignadas100% 95% >95 % Porcentaje decumplimiento de tareaasignadaAplicacin en ProduccinAceptacin Mide la aceptacin por los usuarios dela nueva aplicacin una vez enproduccin95% 75% > 75% N aceptacin emp / N totalempleadosCurva deaprendizajeMide el tiempo que le demora endominar la aplicacin a un empleado40 h >40h < 56h >56 h nmero de horas dedicadasa entrenamiento 16. El equipo de trabajo empresarial se sustenta de la siguiente manera:Organizacin del Proyecto 17. Se establecer un Project Manager el cual llevar la coordinacin de actividadesentre ellos: pruebas, reuniones, tiempo y entregables, UAT (User Aceptance Test)o Prueba de Aceptacin del Usuario, Pruebas de Regresin, Prueba de los Flujogramas.Operaciones Comerciales y Financieras: Revisarn los Requerimientos por partede las distintas reas, todo lo que tenga que ver con los contratos, analizarescenarios de prueba fallidos y dar el visto bueno en los ambientes de prueba.VP de Tecnologa: Se encargar de mantenimiento, detalles tcnicos del servicio,servidores, SLA (Service Level Agreement), direccionamiento de la data, fallas yplan de escalamiento a reas involucradas en el proyecto.Proveedor y Entrenador: La empresa que brindar la aplicacin tecnolgica a laempresa, traer su entrenador, manuales de usuarios y de administrador,sistemas de reporte automatizados, visitas programadas post-implementacin,verificacin de flujos y funcionalidades de la herramienta.Gerentes: Verifican que los proyectos, se cumplan en tiempo, presupuesto y enrequerimientos y monitorean progresos del proyecto de manera semanal.Vicepresidentes y Junta Directiva: Despus de Implementacin del proyecto, seentregan los resultados, los anlisis de mejora con respecto al ao pasado y la 18. La decisin de cambiar, es la ms trascendental en una empresa. Con ella, llevael cambio de visin y la forma de manejo de la empresa y sus procesos internos.Estos a su ves deben ser cada vez ms ptimos y precisos para mejorar el tiempode respuesta a los clientes que es la razn de todo negocio.Para tal fin la implementacin de un nuevo software es todo un reto que seplantea y su manejo debe ser preciso y para detallamos la metodologa que sedebe seguir para la implementacin del nuevo sistemaOrganizacin del Proyecto Los sistemas ERP se podra catalogarse como sistemasselectos que solo pueden ser implementados por algunasempresas, a que los costos que estos representan son muyaltos. Es decir, cuando las empresas cuentan con el dinero,los equipos, la infraestructura y la disposicin de personalpara la implementacin de este tipo de sistema, se puededecir que se debe dar el primer paso, organizar como es queva a funcionar y desarrollar el proyecto que dar una nuevafuncionalidad y visin de los recursos y procesos de laorganizacin a cada rea de la empresa.Definir las medidas o indicadores dedesempeoCuando el proyecto ya se planteado, se debe definir lasactividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo.Se debe tener en cuenta hasta el ms mnimo detalle para laimplementacin del sistema ERPLos KPI utilizados para medir el cumplimiento de los objetivosdel proyecto se dividen en dos categoras la cual nos permitenMetodologa de Implementacin 19. Crear un plan inicial detallado del proyecto Como todo proyecto, la implementacin de un SistemaERP implica una adecuada distribucin de tiempo,empleados, funciones y recursos; por lo cual es devital importancia que se planifiquen cada una de lasactividades que se van a llevar a cabo, que seconstruya una bitcora que gue cada uno de lospasos a seguir.Capacitar al equipo para el proyecto Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe dehacer una capacitacin en la cual se incluyan cadauno de los empleados que posteriormente ante stese van a desenvolver. Esta implantacin se torna enuna situacin nueva que revoluciona el quehacerdiario del talento humano.Para la implementacin de sistemas tan avanzadoscomo ste, muchas veces se debe ensear a algunosempleados hasta como prender un computador, yaque en algunas empresas y sobre todo, en algunospuestos de trabajo especfico, este tipo de tareas noson muy conocidas por las persona.Revisar la integridad de la base de Datos La implementacin de un Sistema ERP implica unaadecuada distribucin de tiempo, empleados,funciones y recursos; por lo cual es de vitalimportancia que se planifiquen cada una de lasactividades que se van a llevar a cabo, que seconstruya una bitcora que gue cada uno de lospasos a seguir 20. Instalar el nuevo hardware El hardware o parte dura del proceso es una de lasmayores inversiones de la empresa. Se deben abolir lavieja tecnologa utilizada por la empresa, para instalarnuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollode este sistema.Instalar el nuevo software El nuevo software a instalar, se convierte en una salapiloto o una sala de prueba, la cual ser utilizada entodo el proceso de instalacin del sistema. Se debetener un continuo cuidado de cada uno de los pasosrealizados, ya que el software es la medula espinal delsistema.Capacitar la masa crtica La masa crtica se refiere al personal de la empresa.Se define como crtica ya que se refiere al personalque va a estar directamente relacionado con el nuevosistema, es decir, el que va a estar en continuocontacto y el encargado de la manipulacin del mismo.Entrenamiento Sala Piloto Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a lautilizacin de la misma, por medio del entrenamientoque al personal se le dar en ellaIntegracin de los Datos La integracin de datos consiste en la recopilacin dela informacin proveniente de diferentes fuentes oreas organizacionales, que hasta el momento no han 21. Ejecucin Poner en marcha el Sistema ERP no es fcil, sedebe pasar por todas las etapas anterioresteniendo en cuenta que el xito o fracaso encualquiera de ellas puede limitar la ejecucin delsistema.Mejoramiento continuo El nuevo software a instalar, se convierte en unasala piloto o una sala de prueba, la cual serutilizada en todo el proceso de instalacin delsistema. Se debe tener un continuo cuidado decada uno de los pasos realizados, ya que elsoftware es la medula espinal del sistema. 22. Cronograma de Implementacin 23. Presupuesto para Implementacin de SAP Bussines SuiteITEM DETALLE COSTOAnalisis y diseo Anlisis de requisitos y diseo de aplicacin que integre las reasde ventas mercadeo y finanzas B/. 10,000.00Implementacin Implementacion y Desarrollo de solucion Sap Busssines Suite parael area de finanzas, ventas y mercadeo a medida B/. 80,000.00Licenciamiento Licencias de Sap Bussiness suite B/. 50,000.00Hardware Infraestructura Tecnologica B/. 80,000.00Capacitacin 4 usuarios maestros por area 2 programadores 2 de Soporte IT B/. 10,000.00Soporte 100 horas de soporte para Desarrollo B/. 5,000.00TOTAL B/. 235,000.00** Presupuesto incluye 3 meses de Garantia e ITBMSPresupuesto 24. Conclusiones1. La integracin de la informacin en procesos de varias reas de laorganizacin permite el mejor flujo de comunicacin, y al momento dereportar se obtiene de una sola aplicacin que maneje exactamente losmismos datos evitando dobles trabajos, atrasos y trabajando en tiempo real.2. La implementacin de un ERP puede ser complejo de poner en produccin enmuy poco tiempo, y siempre hay que tomar en cuenta que losrequerimientos, los escenarios de prueba y la prueba del usuario final seobtengan los resultados esperados. La revisin de contratos, y la post-implementacin de un proyecto son esenciales y debe ser estrictamentemonitoreada hasta la estabilidad de la aplicacin en marcha. 25. Recomendaciones1. Cuando la implementacin de un ERP est en marcha es un craso errorpensar que fue la solucin de toda las problemticas de las reas funcionalesinvolucradas, ya que siempre habr formas de seguir mejorando y surgirnnuevas necesidades como negocio.2. Establecer peridicamente anlisis en comparacin con aos anteriores(informacin histrica) para poder mostrar la mejora en los procesosinvolucrados con la implementacin.