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5/6/2018 FODA - slidepdf.com

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Conocer para Planear

Si a un arquitecto se le encargara el diseño de una casa, éste profesional antes de comenzar a hacer planos partiría por conocer los recursos con los que contará, las características del terreno, los metros

cuadrados disponibles, la topografía y los aspectos positivos y negativos del lugar. Asimismo,investigará respecto a los objetivos de su cliente, quien de seguro ya tiene una imagen de lo que quiere. Aún cuando esa imagen sea un poco vaga, será un punto de partida para adecuar su propuesta a lo queexige el cliente y las posibilidades que entrega el terreno. En ese sentido, un análisis de fortalezas y debilidades le permitirá al arquitecto aprovechar al

máximo todos los elementos positivos del terreno, el entorno e incluso las disposiciones legales . Por otro lado, también le permitirá conocer de antemano las dificultades a las que podrían enfrentarse

quienes construyan esa vivienda y de esa forma visualizar la manera de eludir o de disminuir las

barreras hacia el objetivo final.

Ese mismo esquema de trabajo debe seguir cualquier emprendedor que quiera llevar adelante un proyecto.

Debe comenzar por conocer y comprender los aspectos que facilitarán el camino a sus objetivos,

como aquellos que se opondrán a él.

Si bien ese análisis debe ser previo a la planificación, es en definitiva una forma de pensamiento quedebe estar presente en cada etapa de su proyecto, tanto en las pequeños cómo en los grandes objetivos. Por ello, éste curso tiene cómo objetivo que el emprendedor conozca y aplique una de las herramientas

más útiles y difundidas en relación al diseño y evaluación de un proyecto:El análisis de FODA o de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Conocer nuestra realidad

Seguramente le ha sucedido. Usted intenta imaginar como conseguir sus objetivos, caminar hacia suvisión, aquello que sueña para su empresa o para su vida, pero no sabe por donde comenzar:

¿A qué recursos podré echar mano?

¿Qué de lo que hago actualmente debo continuar haciendo?

¿Cómo puedo sistematizar mis ideas acerca de lo que veo que me puedan servir de herramienta?

Tal vez le suceda que sostiene reuniones con sus socios, parte de su equipo y realizan continuascríticas o felicitaciones mutuas pero que finalmente, acabada la reunión, el avance es cero o muy



poco. Es cierto que a veces nos frustramos cuando nos escuchamos hablando de las cosas que han sidomal hechas o cuando las reuniones se hacen más largas producto de eternos análisis en que nosenfrascamos o recibiendo opiniones y juicios que a veces nos parecen injustos.

En esos casos, nuestra naturaleza como seres humanos nos lleva analizar los hechos del pasado, es una

tendencia natural que nos permite aprender y a la cual debemos darle su tiempo. Si no analizáramosnuestros aspectos positivos y los negativos nos sería muy difícil aprender de la experiencia. Probablemente volveríamos a cometer los mismos errores recurrentemente.

Lo anterior no quiere decir que debamos quedarnos en nuestros juicios, significa que a partir de ellos podemos ver un poco más allá y diseñar acciones que nos permitan tener los resultados que queremos,es decir, emprender acciones poderosas.

¿Cuál es la preocupación que nos lleva a analizar nuestra empresa o a nosotros mismos? Tal vez queremos saber de que manera llegar a cumplir nuestros objetivos o con qué recursoscontamos. Probablemente tenemos la intención de comenzar un proceso de planificación estratégica otal vez estamos a cargo de un departamento de planificación. Puede ser que quiera comenzar unemprendimiento y no sabe cuales son sus propios puntos fuertes cómo emprendedor. Es posibletambién que su emprendimiento ya haya comenzado estando en un nivel primario y trabajandoinstintivamente, lo cual es una poderosa herramienta pero no suficiente. Todo lo anterior se relaciona de una u otra manera con la necesidad de saber como puede llegar al

lugar que tiene en su cabeza y probablemente en el corazón.

Caso de Olivia

Olivia es una mujer de 42 años, muy entusiasta, separada, con dos hijos y de profesión contadoraauditora. Actualmente trabaja media jornada en el Servicio de Salud del Distrito Federal.Hace cuatro meses trabajaba tiempo completo en dicha Institución pero debido a que comenzó con unemprendimiento propio, solicitó a su jefe la modificación de su contrato para media jornada con laconsiguiente disminución de salario.

Olivia hace un año compró un vehículo de transporte escolar, pues quería invertir parte de unaherencia en algo que le permitiera generar ingresos extras en sus tiempos libres.

De éste modo en un principio comenzó por llevar a niños a actividades los fines de semana, realizóalgunos viajes de transporte de pasajeros al aeropuerto, arrendó su vehículo para algunos paseosturísticos y en fin, algunos ingresos llegaron de a poco.

Ella percibió que el negocio de transporte de personas tenía un gran potencial puesto que el

servicio que se ofrece en el mercado es bastante uniforme, contrapuesto a las necesidades cada

vez mayores de otros servicios que se agreguen al simple transporte.



Por otra parte, relacionado con las motivaciones de Olivia, ella se siente feliz en contacto con personasy especialmente con niños, le gusta escuchar, tiene una gran capacidad de contra historias y si bien legusta su profesión quiere experimentar en áreas que siempre sintió que le atraían .

A su vez, siente que el trabajo que realiza en el Servicio de Salud es muy rutinario, con muchas trabas y

vicios que hace que sus acciones no sean poderosas por lo que no ve que se valore adecuadamente elreal aporte de su trabajo.

Bien, la situación es la siguiente: Olivia desde hace cuatro meses se dedica al transporte de escolares

al colegio y a sus actividades de fin de semana.

A veces, a petición de alguna madre que deberá trabajar hasta tarde, pasa a comprar algunos útiles

para que el escolar desarrolle sus tareas o simplemente materiales que debe llevar para el día

siguiente.

Otras veces el escolar debe ir a almorzar a su casa y luego volver a alguna actividad, también se da al

caso de padres que tiene tres hijos con horarios diferentes. Todas estas situaciones son planteadas aOlivia y naturalmente a fin de mes recibe un pago extra por este tipo de servicio.

¿Qué es lo que le gustaría a Olivia? Dedicarse por entero al desarrollo de su empresa que presta elservicio de: transporte y atención, especializado en las necesidades diarias de los escolares en cuantoa traslado y a requerimientos de materiales de trabajo y estudio. Su nombre:” Manos cuidadosas”

Su sueño es tener su empresa de prestación de servicios de atención a las necesidades de los escolares através de un equipo profesional integrando diversas áreas como traslado especializado, orientaciónescolar como revisión de notas, apoyo en tareas, compras de requerimientos escolares entre otrasactividades. Su objetivo es estar en un año desarrollando su actividad con un promedio de ventas

mensual de US$3000.

La preocupación de Olivia así cómo la suya es de qué manera lograr ese sueño o en un primer

momento, la mejor forma de lograr ese objetivo de ventas...

Tenemos una visión y ciertos objetivos medios y cortos...Ahora necesitamos hacer un plan para llegar a ellos. Saber eso es relativamente fácil, el tema es: ¿Con qué recursos cuento? es decir, ¿Cuáles son

mis capacidades?

El proceso

Para iniciar nuestro proceso necesitamos saber con qué contamos y con qué no contamos, además deanalizar de que manera esto se relaciona con el ambiente externo.

Tradicionalmente al hablar de diagnósticos empresariales estos constituyen la primera etapa dentro deun proceso de cambio hacia un horizonte deseado que definimos como mejor; por tanto, el diagnósticoempresarial viene como consecuencia de un proceso de planificación en el que definimos nuestrosobjetivos (a partir de una visión o misión), analizamos nuestra situación actual que viene a ser eldiagnóstico, desarrollamos un plan o estrategia acerca de cómo llegaremos a nuestros objetivos con los



recursos con que contamos para posteriormente implementar el plan y no menos importante evaluar elresultado de nuestro accionar.

Ubicaremos por tanto el diagnóstico empresarial dentro del proceso de planificación.

¿Qué es la planificación?

Algo tan sencillo como cuando niños pensamos en la forma de construir ese club de juegos bajo el

árbol. Teníamos una idea de nuestro club, nos imaginábamos jugando en él, incluso ya pensábamos enquien iba a ser presidente del club.

Bien, ¿Cómo lo hacíamos? Pensábamos en los materiales que ya teníamos y la forma en la que los

usaríamos para construir, nos mirábamos y evaluábamos quien tenía condiciones para conseguir

otros materiales, quien cortaría la madera, en el caso de los clubes de niñas queríamos tener ademásla colección para la hora del te, los niños querían guardar sus objetos preciosos herramientas, etc.

Había que pedir autorización para jugar y así una serie de tareas que constituían nuestro plan para

nuestro soñado club.

¿Por qué eso nos parecía tan fácil de planificar? ¿Por qué trabajábamos con ahínco en la

consecución de nuestro objetivo?

Creo que era porque lo soñábamos y eso nos motivaba .

Lo que hacíamos de niños cuando decíamos: “escuchen...tengo un plan” es lo que hoy se llamaelaboración de un plan de negocio en el cual especificamos nuestro objetivo , analizamos losrecurso que tenemos, lo que puede faltarnos, desarrollamos estrategias, implementamos nuestras

estrategias para finalmente evaluar si estas han dado los frutos que establecimos como metas uobjetivos.

“Deseo trabajar para una compañía que contribuya con la comunidad y sea parte de ella.

No quiero algo en que invertir, sino algo en que creer”

Anita Roddick, fundadora de The Body Shop

Pese a lo anterior y tema del cual no nos ocuparemos en este curso, no es lo mismo elaborar el plan para hacer nuestro club que efectivamente tener nuestro club construido y que nos permita reunirnosen él tal cómo lo soñamos. Este proceso será un insumo insustituible para el aprendizaje empresarial y

personal, la puesta en práctica de nuestra estrategia y la evaluación consciente acerca de los resultadosobtenidos para corregir aquellos aspectos que no permitieron el resultado deseado.

En administración éste proceso de evaluación y corrección es lo que llamaríamos de control. Todointento de planeación sin control carece de sentido pues no sabremos si efectivamente nos dirigimoshacia donde queremos ir.



Tal como lo hacíamos para planificar la construcción del club es que Olivia debe elaborar un plan de

negocio. Es decir, crear el cómo llegar a aquellos objetivos propuestos.

Para comenzar con su plan es preciso tener una visión de sus negocios, definir objetivos clarosdivididos en tiempos cortos y medios que nos permitan controlar el avance en el camino. Como ya debesaber un largo camino se divide en pequeños tramos.

Un breve consejo: Al establecer sus objetivos procure que estos cumplan con la fórmula

MAREA:



A partir de sus objetivos es que Olivia y las profesionales que trabajan con ella analizarán aquellas

herramientas que pueden utilizar para llegar a sus metas. Proponemos para Olivia el uso del análisisFODA para la evaluación de las características propias y del medio.

Conociendo a través del Diagnóstico FODA

La forma de realizar un plan o una estrategia parte por analizar cual es la situación en la que nos

encontramos. Para ello, existen numerosas técnicas de análisis de la situación actual de la empresa oincluso personal y que además de ser variadas nos permiten utilizarlas para diferentes procesos.

Nosotros nos centraremos en el diagnóstico empresarial para un posterior proceso de definición deestrategias o planificación para el logro de objetivos.

Dentro de las técnicas de análisis de situaciones, proyectos o problemas las que podríamos llamar “Técnicas de Diagnóstico Empresarial”, encontramos el análisis FODA (fortalezas, oportunidades,

debilidades y amenazas) o SWOT por sus siglas en Inglés (strengths, weaknesses, opportunities,

threats).

¿En qué momento de nuestro Plan de Negocio se ubica el diagnóstico FODA?

El Plan de Negocio integra diferentes etapas que incluyen en orden interrelacionado la definición de

una visión, misión y objetivos luego el análisis FODA a partir de lo cual tendremos una visión denuestras fortalezas y debilidades y de cómo nos relacionamos con el entorno. Con la información denuestro análisis elaboraremos las estrategias principales para abordar el análisis realizado.Las estrategias que desarrollemos van dirigidas a diferentes áreas funcionales de la empresa,(marketing, gestión, producción, costos, finanzas) por lo tanto, las ubicaremos en la sección del plancorrespondiente, para desarrollar un plan operativo en esa área que será implementado para ser evaluado posteriormente.

El análisis FODA no sustituye a otras herramientas de evaluación y análisis cómo: relatos desistemas de información gerencial, informaciones contables o investigaciones de mercado. Por elcontrario, la comprensión obtenida a través del uso de tales herramientas de evaluación puede ser incluida en una matriz FODA como forma de presentar los análisis visualmente.El FODA es un modelo de diagnóstico y de descubrimiento cuyos cuatro elementos puedenconjuntamente proporcionar significativa comprensión sobre cuáles acciones empresariales probablemente serán más viables



El análisis FODA es un marco conceptual para un análisis sistémico que facilita la relación

existente entre diversos factores internos y externos de la organización.

¿Cómo Aplicar en Nuestra Empresa ésta Herramienta?

Como primer consejo sugiero realizar un diagnóstico FODA en grupo, de forma de captar la gama de percepciones que probablemente escapen a un observador. En ese sentido, es deseable incorporar a profesionales de diferentes departamentos, unidades o funciones e idealmente también a clientes o

potenciales clientes.

Ya mencionamos que al realizar un análisis FODA lo que hacemos es identificar las Fortalezas,

Oportunidades, Debilidades y Amenazas de nuestra empresa, emprendimiento o proyecto . Dichalabor evidentemente se puede realizar con unos pocos e incluso individualmente, sin embargo, losresultados generados a partir de un trabajo grupal son significativamente más efectivos.

Para realizar al análisis FODA grupal es necesario nombrar a un moderador (puede ser usted o

alguien de su empresa) que realice las preguntas secuencialmente y que pueda anotar las

respuestas en una pizarra o papelógrafo a la vista de todos los participantes .

Es muy importante que puedan participar libremente con sus ideas los integrantes de éste equipo“diagnosticador".

En resumen, nuestro FODA se desarrolla a través de preguntas, respuestas libres, ordenamiento visualcentralizador de respuestas y acotaciones extras.

Roles de cada participante:

• Moderador (que también puede actuar como participante) realiza preguntas.• Moderador con ayudante ordenan respuestas, solicitan clarificación, visualizan respuestas en

pizarra.• Participantes responden en tarjetas o papeles.

Algunas recomendaciones para diagnósticos grupales:

1.- En un diagnóstico el conocimiento más importante sobre la organización, está en sus integrantes yse expresa en el discurso, sea éste formal o informal, objetivo o subjetivo, singular o común.

2.- El discurso de la organización se estructura al igual que una red y es en esa relación de red que lossignificados se complementan, entrecruzan reforzando y ampliando significados.

3.-Contradicciones en las opiniones de una misma persona o enfrentamientos de opiniones opuestasde diversas personas no son defectos sino más bien un componente inevitable del discurso,expresando la complejidad dinámica de la vida organizacional tejida de concordancias yconvergencias al mismo tiempo de conflictos, ambigüedades, ambivalencias y paradojas.



4.- Incluso los problemas personalizados de forma puntual deben ser tratados como pertinentes a toda

la organización.

5.- Cuando se establece una situación favorable para la franqueza, los contenidos que se expresan nonecesitan tener representatividad estadística para ser valorizados. Esto se justifica por dos

razones: A) Por un lado los contenidos menos frecuentes pueden tener importancia en la medida enque el enunciante puede tener más coraje o ser más osado para hablar sobre lo que está censurado peroes un sentir compartido por muchos. B) Por otro lado un contenido repetido puede ser una actituddefensiva compartida por un grupo y no significar una percepción predominante.

6.- En la realización de un diagnóstico organizacional grupal el moderador o consultor sólo aporta unmétodo pero quienes ponen el contenido son las personas.

7.-La función del moderador o consultor es analizar los contenidos, ordenarlos y abrir la posibilidad

de aclaraciones o nuevos significados.

8.- En la vida organizacional hay una dimensión imaginaria bastante intensa que da a los sentimientos,y juicios la fuerza de los hechos, de la realidad. Lo que es percibido o sentido de forma subjetiva tienevalor como realidad objetiva independiente de cual sea ésta última.

9.- Cuando en un diagnóstico se solicita la percepción individual sobre la vida organizacional, esfrecuente que las entrevistas tengan una tendencia para las quejas a modo de un desahogo, privilegiando las dificultades. Cabe al consultor (interno o externo) un mínimo equilibrio de perspectivas estimulando para que se identifiquen también los aspectos facilitadores.

10.- En la conclusión de un diagnóstico la mayor parte de las veces lo que surge cómo una

interpretación es un conocimiento. Ese conocimiento es algo que de algún modo ya se sabe, pero queadquiere nuevos significados en la medida en que es discutido y compartido.

11.- Una interpretación no es verdad. Es un conjunto de percepciones singulares y por lo tanto lossignificados producidos por el consultor necesitan ser avalados por quienes van a usar el diagnóstico.

12.- Las personas envueltas en un diagnóstico y convocadas para dar su contribución tienen el derechode tener retorno de los resultados de forma que puedan reconocer los efectos de su participación.

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