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forma3

Gestión integrada de formación

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Índice 1. Introducción 03 2. Características técnicas 09 3. Descripción de funcionalidades 10 Administración del sistema 10 Conocimientos y necesidades 14 Configuración de recursos 20 Gestión de la actividad formativa 23 Analítica e información 35 Usuario externo: Profesor 38 Usuario externo: alumno 39

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Introducción La gestión integrada de la formación— forma3 El departamento de RR.HH. nunca se ha encontrado tan directa-mente frente al dilema de convertirse en estratégico o reducirse a la Administración de Personal.

Las políticas de incremento de productividad, reducciones de perso-nal etc. son parte del discurso corriente, la cuestión es si sabremos convertirnos en ejemplo y motor dentro de nuestras propias atribu-ciones. ¿Seremos capaces de reducir nuestros equipos y mejorar la calidad de nuestra oferta de servicios, convirtiéndonos en ese ejem-plo que se necesita?

En FORMA 3.0 hemos condensado este valor.

Intentaremos repasar como desmenuzar las actividades de forma-ción para que se pueda conseguir un avance claro en esta línea.

Si distinguiéramos las actividades que a este respecto aportan valor y las que no. Podríamos encontrar incongruencias claras entre con-sumo de recursos y aporte de valor. Le invitamos a reflexionar con-juntamente con el esquema que viene a continuación.

En él hemos recogido nuestro concepto de valor y algunas conside-raciones sobre por qué lo consideramos así, esperamos que pueda servirle como eje de reflexión para analizar el alineamiento de su departamento con el concepto de productividad.

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Proceso Aporte de valor

Consideraciones

Diseño del Plan de Formación y sus convocatorias

Alto

Diseño de necesidades por puesto Muy alto A menudo le prestamos poca atención y se con-solidan las antiguas necesidades de la ficha de puesto, o las pobres encuestas de diagnóstico de necesidades formativas

Selección de acciones y proveedores de calidad

Alto Se dedica poco tiempo y se actúa por inercia considerando que todos los proveedores son + - iguales

Planificación de la programación y publi-cación de diferentes convocatorias

Alto Suele parecerse a la renovación de presupuestos anual. Sin pensar en que la formación pueda realmente convertirse en un fin útil

Autorizaciones e inscripciones Muy bajo Se convierten en tareas rutinarias que consumen una cantidad importante de tiempo sin que las aprecie nadie de forma concreta

Confirmaciones matriculación Muy bajo

Logística del curso Reserva aulas Bajo Son tareas rutinarias claramente necesarias para

el correcto desarrollo de la acción formativa, pero carentes de un valor a la misma ni a los partici-pantes.

Generación documentación administrativa Bajo

Reproducción de manuales Muy bajo

Control de medios multimedia y equipa-mientos

Muy bajo Cada vez requiere mayores inversiones para que funcione de forma correcta y aporta poco que no pudiese llevar un proveedor

Acompañamiento en la acción Presentación de la empresa Medio En estos momentos la puesta en valor del esfuer-

zo de la empresa es muy recomendable Aclaración de objetivos y evaluaciones Alto En la mayoría de los casos los participantes no

saben lo que la empresa espera/ necesita de la acción

Solicitud de colaboración y aprovecha-miento

Alto Es importante no dejar lugar a duda sobre el interés y la seriedad del proceso

Gestión administrativa Recogida de documentación Bajo Consume mucho tiempo y, con frecuencia, nos

lleva a confundir la formación en sí misma, con este tipo de actividades

Procesado de la misma Muy bajo

Procesado de la información Redacción de memorias e informes Bajo Debería ser algo automatizable y que permitiese

centrar la atención en las medidas más intere-santes o las acciones que deben abordarse

Evaluación de resultados y toma de deci-siones

Muy alto Suele verse dificultado por memorias abundantes en páginas pero escasas en conclusiones y da-tos que permitan tomar iniciativas concretas

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La herramienta está diseñada para centrar la actividad de formación en aquellos as-pectos que aportan valor e incrementan la efectividad de su departamento de forma-ción.

Transferimos sus actividades rutinarias En actividades que consumen una gran cantidad de tiempo sin un aporte de valor di-ferencial, le proponemos formas más eficientes de hacerlo transfiriendo ese consumo a su origen y evitando errores y duplicidades de trabajo.

En aspectos de administración formativa: El proveedor desde su rol, asume:

El alta de los contenidos, objetivos, horarios y dedicaciones Genera de forma automática toda la documentación necesaria: Carteles Hojas de firmas Formularios de evaluación Formularios de satisfacción Fichas de participantes Rellena los campos resultantes vía intranet y disminuye todo nuestro consumo administrativo sobre asistencias, calificaciones, satisfacción, etc. Nuestro depar-tamento de Formación reduce su actividad administrativa al respecto en más de un 80% reduciéndose solamente a verificar la coincidencia de lo introducido y lo aportado en el soporte papel.

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Integre todas sus acciones y programas En esta herramienta integramos todo: Los tipos de programas formativos: de demanda, de oferta, AFCAP, INAP… Los tipos de acciones: presenciales, distancia, mixta, on line (de manera completa-mente transparente los alumnos que matricule abren un curso en moodle y trae to-das sus dedicaciones, evaluaciones, etc. a nuestro registro de alumnos) Disponga de un registro único de diplomas Evite problemas de localización integrando a todos sus alumnos en un único libro de registro informatizado con control de copias, impresiones y personas y fechas en que lo retiraron. Controle la calidad y resultados de su gestión a un golpe de vista Incorpore un Cuadro de Mando Integral que le permita auditar toda la información relevante: Acciones más solicitadas Satisfacción según proveedores Niveles de ejecución: número de acciones iniciadas, en curso, en facturación, cobra-das o en mora… Canales de venta y análisis por comercial Etc Céntrese en lo que le aporta valor Permítase tener tiempo para que su equipo haga un buen trabajo en Una correcta selección de la oferta formativa La publicación automatizada de las acciones de interés en su web La programación de ofertas a medida de los clientes Todos los datos de empresas y contactos Histórico de consumos; cursos realizados, solicitados, resultado en los mismos

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Características técnicas La aplicación Forma3 utiliza la arquitectura web, multiusuario, permitiendo la ejecución de la misma en un entorno intranet o en la “nube”. De esta forma podemos tener gran concurrencia de usuarios, solo limitada por la capacidad del servidor y el ancho de ban-da. A continuación se detalla la descripción técnica: Nivel Servidor

En términos de arquitectura, Forma3 una aplicación web que se ejecuta sin modi-ficaciones en Unix, GNU/Linux, OpenSolaris, FreeBSD, Windows, Mac OS X, Net-Ware y otros sistemas que soportan PHP y PostgreSQL, incluyendo la mayoría de proveedores de alojamiento web. En cuanto al servidor web corre principalmente en Apache o IIS. No está comple-tamente probado o soportado pero debería funcionar en los siguientes: lightttpd, nginx, cherokee, zeus and LiteSpeed.

Nivel Interfaz CSS (hoja de estilos en cascada): la presentación del cuadro de mando está ges-tionada por las hojas de estilos. Con mínimas modificaciones se puede cambiar por completo el aspecto de la aplicación. AJAX: Con el fin de crear una herramienta web totalmente interactiva se hace uso de las llamadas asíncronas para comunicar el navegador del usuario con el servi-dor. Consiguiendo una inmejorable experiencia al usuario, sin necesidad de re-cargar la página y potenciando la interactividad, velocidad y usabilidad. Javascript: con este lenguaje conseguimos interactuar con la página web para mejorar así la experiencia del usuario. PHP: es el lenguaje usado en el desarrollo web embebido dentro del código HTML. El php se utiliza en la interpretación del lado del servidor . La versión míni-ma de PHP soportada en la versión de PHP 5.2.6. Gráficos: usando el Adobe Flash Player se generan los gráficos que son la base de todo CMI (balance scroreboard).

Nivel de datos Los datos se almacenan en una base de datos SQL. El sistemas de gestión de bases de datos utilizado es PostgreSQL. Es una base de datos relacional orienta-da a objetos. PostgreSQL es software libre. Gracias al postgreSQL podemos ob-tener una alta concurrencia mediante el sistema denominado MVCC (Acceso con-currente multiversión). Así aunque estemos escribiendo en la base de datos infor-mación, podemos acceder a ella sin necesidad de bloqueos. La versión mínima de PostgreSQL soportada es la 8.4.1.

Clientes Al ser una aplicación web el cliente puede ser casi cualquier navegador web (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, etc.). El modulo de análisis de datos esta optimizado para la visualización con Internet Explorer.

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Administración del Sistema Este menú será de configuración previa al arranque del sistema y se modificará solo cuando la estructura de empresas o puestos de tra-bajo cambie. Lo habitual será que solo se revise una vez al año para actualizar el calendario. En este primer paso se alimentan todos los datos básicos que se requieren para el correcto funcionamiento y aprovechamiento de la herramienta. Bajo el menú Administración del sistema contamos con las si-guientes opciones: En el submenú de Empresas tenemos la posibilidad de gestionar una única empresa con sus múltiples centros de trabajo, o múltiples empresas con múltiples centros de trabajo. El alta de empresas y centros permite estructurar los programas de forma-ción. La agrupación de los datos por Familias y puestos permite adaptar nuestra plataforma a cualquier tipo de organización. La tipificación o agrupamiento de puesto en familias puede establecerse o bien como Grupos profesionales, categorización empleada principal-mente en la Administración (A, B, C, D, E) o atendiendo a niveles de responsabilidad (operarios, administrativos, encargados, coordinadores, jefes de área…) Esta primera clasificación nos permitirá agrupar los planes de formación y las convocatorias de las diferentes ediciones de acciones integrados en el mismo, e incluso disponer, desde el principio, de la información segregada de cara a negociaciones con Comités de Empresa o a plani-ficaciones por familia – grupo profesional. Al poder asignar Puestos por empresa el sistema facilita que se esta-blezcan planes multiempresa y se puedan gestionar temas de bonifica-ciones o planes agrupados de empresa. La coincidencia de puestos no es necesaria ni excluyente, sin embargo pueden establecerse similitu-des o correspondencias que ayuden a optimizar los recursos disponi-bles en casos de grupos de empresa o empresas relacionadas. Días festivos permite configurar el calendario anual para las posterio-res programaciones.

La publicación de cursos podrá ser general o

hacerse sólo en la web de las empresas o los centros que tengan asignados los conocimientos correspon-dientes. Esto simplificará los

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Alta de todos los puestos de trabajo de la empresa, independientemente de familia de puestos o de empresas. La pertenencia a las familias se decide en un paso posterior.

Empresas Alta de las diferentes empresas del grupo, pudiendo gestionar la pertenencia a los diferentes niveles.

Familias puestos

Alta de familias de puestos de trabajo para todo el grupo de empresas, en un paso posterior se vinculan los puestos a las diferentes empresas del grupo.

Puestos de trabajo

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En una tabla se muestran todas las empresas y las familias de puestos, con un simple clic se pueden asignar las familias a las correspondientes empresas.

Familias de puestos por empresa

Familias de puestos y puestos

Por cada empresa se relacionan las fami-lias de puestos (departamentos, áreas de responsabilidad, etc.) con los puestos que están representados en esta empresa en concreto en esta área en concreto. Esto permite tener el mapa exacto de toda la compañía y poder centrar con mucha exactitud los planes de formación, tanto en su convocatoria como en la gestión del avance del curso mismo, las evaluaciones, etc.

Cada puesto queda descrito en la ficha de descripción del puesto, pudiendo adaptar el plan de forma-ción a las necesidades de cada puesto.

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Dias festivos

Alta de los días festivos, se tienen en cuenta para la asigna-

ción de alumnos a cursos y la ocupación de las aulas.

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Conocimientos y necesidades En este módulo daremos de alta todos los datos referente a la propia forma-ción en cuanto a conocimientos, necesidades formativas, relacionados con familias de puestos, planes formativos, etc. La información se estructurará en 4 niveles de manera que podamos gestio-nar la información en diferente nivel de detalle. Estructuraremos grandes áreas de conocimientos como por ejemplo: Habilidades . Dentro de esta área (familia ) organizaremos todos los conte-nidos que deseemos o consideremos necesarios en las diferentes empresas del grupo. En un segundo nivel (subfamilia ) definiremos diferentes grupos posibles. En el siguiente nivel daremos de alta los Curso base, refiriéndonos a los cursos concretos. Familia Subfamilia Curso base

Sociales Gestión de conflictos Comunicación interpersonal Habilidades Reconocimiento de estilos sociales Técnicas El establecer criterios de ordenamiento sobre los contenidos no parece sencillo, pero esta reflexión pre-via en 3 y 4 posibles niveles nos ayudará a realizar un ordenamiento, clave para la posterior localización de materiales, formadores o simplemente de personal formado en áreas complementarias. Lógicamente el desarrollo de un departamento de formación hace que estos cursos base crezcan, y según la importancia para la organización, puede que desarrollen una curricula propia que quede enla-zada en los diferentes cursos que puede haber. Habilidades Sociales Gestión de conflictos Identificación del conflicto Modelo de Kilman La Gestión del Conflicto con Inteligencia emocional

Este ejercicio de estructuración nos permite ordenar la oferta formativa, estructurable con criterios idénti-cos en toda/s la/s empresa/s y dejar la capacidad de crecimiento para que según vayan cambiando las necesidades, sea fácil adaptarse. No es necesaria toda la clasificación de partida para que funcione el sistema, bastaría con decir Cursos cursos cursos Gestión de Conflicto con In teligencia emocional , pero, sin duda, es muy conveniente para poder observar tendencias y gestionar los colectivos según su nivel de formación o con necesidad. En el despliegue de los diferentes submenús apreciaremos la capacidad para adecuarse a los puestos o gestionar los diagnósticos de necesidades.

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Árbol Conocimientos

Este es el apartado que recoge en el sistema las familias de conocimientos, subfa-milias y cursos que permitirán establecer currícula o desarrollos formativos de cada materia. Por ejemplo: Familia: Ofimatica Subfamilia: Office Curso base1: Excel Curso1: Excel avanzado Curso2: Excel experto

Conocimientos específicos del puesto

Se definen los conocimientos específicos requeri-dos en cada familia de puestos – en cada depar-tamento, área de responsabilidad, etc. Con un simple clic el responsable puede definir así cuales de los conocimientos / cursos anteriormente defi-nidos son Requeridos o Deseables.

Una vez relacionados todos los cursos con las familias de puestos se genera el Modelo en-cuesta necesidades formativas. Todos los empleados o los que deben participar en el desarrollo del plan formativo pueden – en una simple encuesta on-line – clasificar los cur-sos que previamente se han definido como requeridos o deseables para la familia depues-tos correspondientes en las siguientes categor-ías: La formación en esta materia…

Es innecesaria Podría ayudarme Sería conveniente Es necesaria

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Diagnostico necesidades formativas

Los datos obtenidos permiten analizar a fondo las necesidades formativas de la organización.

Editar la encuesta

Campaña sms –invitar a los empleados por sms a la participación en la encuesta.

Panel de Control de realización de la encuesta, observación del avance de cumplimien-to de la encuesta.

Informe de resultados

El informe de resultados nos muestra la interpretación de los datos recogidos en la encuesta, incluyendo los datos

convocatoria, participación y las votaciones.

Las estadísticas nos permiten detallar todavía más la información y obtener los resultados por Edad Antigüedad cursos Tipo empresa resumen Empresa comentarios Sexo

Ejemplo 1: Resumen de la encuesta en el rango de 21 a 25 años, con una antigüedad menos de 5 años, en el total del grupo de empresas.

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Ejemplo 2

Concepto baremo y Baremos por curso

Para la planificación del plan de formación y su convocatoria, los baremos ofrecen la posibilidad de establecer criterios de acceso del trabajador a los cursos, como pueden ser por ejemplo antigüedad, horas de formación, adecuación al puesto, absentismo en otras ediciones, etc. Asignando una ponderación cada trabajador obtendrá una puntuación, según este orden acce-derá a la formación solicitada por el.

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Es el módulo donde se recoge el periodo lectivo conforme el que la empresa organiza sus procesos formativos, los diferentes planes de empresa y si vamos a sacar toda la oferta en una o varias convoca-torias, reservando recursos para responder ante una posible necesi-dad no prevista, o para evitar que la publicación del calendario anual, lleve a alguno de los posibles alumnos a posponer la decisión de participar en las acciones formativas, con la consiguiente sobrecarga de inscripciones en los últimos meses del periodo.

Al dar de alta las ediciones, se pueden añadir a un ejercicio, un plan o una convocatoria, lo que supone poder publicar en periodos conse-cutivos y tener preparado el trabajo sobre la misma plataforma de manera visible para todos nuestros colaboradores que podrán gestio-nar las expectativas o anticipar convocatorias en función de la de-manda y la disponibilidad del servicio.

Ejercicio, Plan, Convocatoria

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Accesos cuestionario

En este apartado obtenemos acceso al cumplimiento de cuestionarios. Está directamente vinculado con el diagnóstico de necesidades formativas y nos sirve para el seguimiento del avance del cumplimiento de las en-cuestas.

Excel resultados Permite extraer informes en Excel sobre agrupamientos en los curso (disponibilidad y experiencia y conocimiento)

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Configuración de recursos Definida la estructura organizativa y diagnosticadas las necesidades for-mativas de cada grupo profesional dentro de la empresa, y antes de em-pezar a gestionar las acciones formativas todavía nos queda un paso: configurar los recursos. Que tipo de cursos gestionaremos (bonificados, de oferta, con fondos pro-pios, de algún centro colaborador, …) De que aulas disponemos, ubicación, capacidad, horarios,… Que certificaciones emitiremos según los tipos de acciones que gestiona-mos. Que número de mensajes tengo disponibles para comunicaciones. De que profesores dispongo y como han sido evaluados en ediciones an-teriores. Con que proveedores cuento. Que cuestionario se satisfacción pasaremos en el sistema. Delimitar estos criterios previos (aunque se podrán modificar en cualquier momento) ayuda a gestionar de manera más eficiente y con transparencia sobre los recursos disponibles y los que hayamos marcado como prefe-rente.

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Tipo gestión

El alta de diferentes tipos de gestión de la formación refleja su proceden-cia, la naturaleza de los fondos (especiales, propios) o la forma de aco-meterlos (desarrollo propio, por parte de un proveedor,…) permitirá más adelante filtrar en función de tipos de cursos según gestión.

Aulas

Parametriza todas aquellas ubicaciones susceptibles de ser empleadas para el desarrollo de las actividades de formación.

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Modelos de diploma Permite configurar diferentes modelos de diplomas preconfigurados para cumplir con las diferentes exigencias por parte insitucional o poder imple-mentar modelos propios de diplomas. La base aquí creada permitirá luego al cierre de proyecto imprimir automáticamente el modelo correspondiente para todos los participantes. SMS disponibles Informa sobre el nº de mensajes que siguen disponibles para poder enviar a los alumnos en convocatorias, informaciones generales, etc. Es un con-tador automático que se actualiza con cada envío de sms. Proveedores Registro de todos los proveedores con los que cuenta la empresa para su plan formativo. Es necesario para poder asignar en la gestión de la actividad formativa un proveedor a cada acción formativa, ya sea proveedor interno o externo. Por otro lado permite tener una base de datos con todos los proveedores e información actuali-zada sobre la formación impartida con informa-ción detallada sobre contenido, fechas e ubica-ción. Profesores Alta de los datos de los profesores, ya sean pro-pios o externos. En la gestión de la actividad for-mativa esta formación sirve para asignar directa-mente el profesor a cada acción formativa. Én este apartado también se gestiona la asigna-ción de claves de acceso para cada profesor. Tendrá acceso únicamente a las acciones formativas que el imparte, y a las gestiones relacionadas como informes de asistencia, evaluaciones, etc. Posteriormente este apartado permitirá disponer de toda la trayectoria for-mativa de los profesores, con detalles de cada acción formativa respecto a materia impartida, fechas, lugar, etc. Encuesta de satisfacción Recoge el modelo de encuesta de satis-facción empleado y permite imprimirlo. Aunque los alumnos podrán rellenar la encuesta on-line en los casos de dispo-ner de ordenador en el curso, existe una forma de introducción masiva de los cuestionarios.

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Gestión actividad formativa Este es el módulo principal para la gestión de la formación de la Organiza-ción, será el apartado que se use en el día a día de los técnicos de forma-ción. Está diseñado para reducir la carga de trabajo y procesado de información en aquellas actividades que no aportan valor y roban tiempo de nuestros equipos de formación. Permite crear acciones formativas dese cero o desde alguna preexistente con solo hacer un click. En un simple cambio de estado podemos publicar las acciones en la web de la empresa transfiriendo las inscripciones a cada alumno o a cada res-ponsable de departamento. Las matriculaciones de los preinscritos se hacen con una simple confirma-ción. Tanto la difusión, como las confirmaciones de aceptación al curso, o las incidencias pueden comunicarse vía mail o sms, tan fácil como dirigirse a una lista de destinatarios. Los alumnos gestionan sus inscripciones y los profesores / proveedores completan asistencias, informas y encuestas, reduciendo nuestra carga administrativa de manera sustancial. Aporta también como novedad la integración con la plataforma “on-line” moodle. Todas las acciones que definamos como “mixta” o bien como “on-line” se crean automáticamente con todos sus datos (alumnos incluidos) en la plataforma on-line. Nuestro equipo solo tendrá que gestionar los cursos que hay que publicar y velar por la calidad de los mismos.

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Ocupación de aulas Visualiza de manera gráfica, en un solo vistazo, los posibles huecos

en horario para saber disponibilidades y usos de todos aquellos centros o salas que vayan a ser empleados. El Calendario es imprimible. En caso de ser necesario es posible implementar esta opción con dife-rentes agendas, por centros formativos o por grupos de aulas, técnicas convencionales, para dinámicas, etc.

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Nueva edición

En cada nueva edición se dan de alta todos los datos de los cursos, pudiendo coger como datos de referencia todos los datos que se han dado de alta ante-riormente. Las listas de cursos convocados, sus horarios, plazas y contenidos, pasan a un listado que permite publicar su convocatoria en el portal de la empresa y facilitando los procesos de inscripción. En este menú se pueden añadir documentos como por ejemplo las bases de participación para que queden añadidas en la publicación de la convocatoria. Cada curso e incluso cada edición del mismo puede disponer de un baremo propio para establecer criterios de prioridad en las admisiones de los alumnos inscritos. Los Datos básicos de edición recogen los datos de Familia, Subfamilia Curso base, Curso, que se aplican mediante tablas desplegables, anteriormen-te creadas en los menús de Administración del sistema y Conocimientos y necesidades formati-vas. . Los datos en el menú de Datos impartición recogen la información referente a las fechas, los planes y convocato-rias. La diferenciación de fechas para los diplo-mas permite alertar sobre las fechas límites de emisión de los di-plomas para cada curso. El alta de los horarios se puede realizar por to-dos los días igual o diferenciando días y hora-rios, quedando estos datos reflejados en el ca-lendario de Ocupación de aulas.

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Nueva edición Las horas totales asignadas al curso son las horas que luego serán

utilizadas en el cálculo del absentismo. El lugar referencia el curso junto con las fechas y los horarios con la agenda de ocupación de aulas; a la vez es la capacidad de este aula en concreto que puede ser aplicada a la admisión de los alumnos por su-perar el número de capacidad del aula. Las plazas ofertadas son las utilizadas en la admisión de los alumnos, establecen el número máximo de admisión y con ello el corte en los lis-tados baremados (véase “Gestión de ediciones”). En un desplegable se define, si esta edición será activa o cancelada .

La asignación del estado de la edi-ción es requerida, ya que define el nivel de publicación y accesos a la formación, desde la Inscripción , pasando por la fase de Admisión de Alumnos , la propia Realización del curso y terminando en la fase de Evaluación.

Se puede definir si los criterios como Absentismo , la Introducción de notas o la Generación automática de diplo-mas al final del curso serán necesarios y exigidos al proveedor de formación / profesor de la clase.

En un campo de texto se pueden dar de alta los Contenidos del Curso , en cumplimiento de las exigencias de las Instituciones en cuanto a la gestión de subvenciones o bonificaciones.

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Gestión ediciones

Este menú nos ofrece la posibilidad de dupli-car ediciones sin la necesidad de dar de alta de nuevo todos los datos iniciales, simplemente cambian-do las fechas de ediciones anteriores o lugar de impartición. Para ello disponemos de un buscador potente, pudiendo buscar e identi-ficar cursos por fecha, materia, profesor, código, etc.

Un conjunto de botones en el lateral nos facilita e l acceso a toda la gestión en dos clicks.

Editar curso . Accede a la pantalla principal del curso, pudiendo modificar todos los datos. Duplicar edición. Permite duplicar el curso sin tener que dar te alta de nuevo todos los datos principales.

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Solicitudes de curso y Solicitudes de curso sin bar emo . En este menú procedemos a la matriculación de los alumnos, accediendo a los listados de solicitudes por curso con las opciones de mostrar pertenencia a empresas y/o departamentos, niveles de adecuación personal a la formación solicitada por los criterios ante-riormente establecidos (como antigüedad, expectativa de promoción, etc. ). Es posible trabajar con listados baremados o no baremados, siendo más ágil el listado no baremado, pero más detallado el listado baremado. Igualmente es posible guardar el listado ce-rrando la baremación, lo cual impide una posterior modificación de la baremación. La solicitud de cada alumno se puede visualizar e imprimir. Además se puede mostrar la alerta de exceso de ocupación de aula. Los listados alertan sobre posibles colisiones en las solicitudes con otros cursos, asignando prioridades en base a los baremos anterior-mente establecidos. En un campo de texto podemos introducir anotaciones.

Igualmente nos muestra el listado la fase en la que se encuentra la edición:

La propia matriculación se lleva a cabo con un simple click en la casilla de matriculación, teniendo las opciones de guardar listados con matriculas provisionales o definitivas. Si se trata de una edición y cerrada en este menú accederemos a los listados resultantes de la gestión de toda la edición, con todos sus resultados en cuanto a baremación, matriculación, asistencias y cua-lificaciones.

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Alumnos matriculados en el curso

Es el listado (imprimible, exportable a Excel y PDF) en el que accede-mos a los datos de los alumnos en cuanto a calificaciones, actitudes, faltas de asistencia (% absentismo), si los diplomas están entregados o no y a las incidencias, si la hubiese.

Exportar a PDF

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Este es el menú con más importancia para el proveedor y el profesor del curso, ya que desde aquí se gestiona todo referente a comunica-ciones con el alumno, asistencias, calificaciones, valoración global del profesor (informe de finalización de nuestros técnicos, del docente, y la encuesta de satisfacción.

Módulo de Comunicaciones por e-mail a los alumnos que estén en el listado correspondiente, ya sea soli-

citudes y/o matrículas. Módulo de Comunicaciones por sms , desde un listado y con un sim-ple click se pueden enviar SMS a

los alumnos que estén en el listado co-rrespondiente. Esto es muy útil para co-municar incidencias de últi-ma hora o recordatorios.

Una vez iniciado el cur-so el proveedor / profe-sor debe Editar la

asistencia de los alumnos, en una sencilla tabla por curso / alumno / día / hora-rio y comunicar las faltas justificadas y no justificadas con un simple click. Estas faltas serán la base para el calculo de absentismo, que quedará registrado en la ficha de cada trabajador para futuras convo-catorias.

Finalizado el curso, en Editar califica-ción , el proveedor / profesor comunica las calificaciones del curso, teniendo en

cuenta tanto la nota final del/de los examen/es como valoracio-nes actitudinales como la partici-pación, actitud y disciplina y aten-ción en clase. Estas herramien-tas no sustituyen nuestro trabajo administrativo, pues los originales deben recogerse a efectos de justificación, sin em-bargo una simple revisión estadística sobre la correspondencia entre la documentación aportada y la introducida en la plataforma bastará reduciendo considerablemente este tipo de tareas.

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La Valoración global se refiere a la valoración por parte del profesor de los aspectos organizativos, logísticos y administrativos del curso.

La Encuesta satisfacción es la encuesta general que algunas organizacio-nes exigen que se cumplimenta por cada alumno al terminar la formación

(Fundación Tripartita), el profesor/ proveedor desde aquí puede imprimir las encuestas para pasarla a todos los alumnos, y posteriormente da de alta to-dos los resultados.

Finalizado todo el proceso formativo, el proveedor / profesor imprime los

Diplomas anteriormente definidos para este curso con todos los logotipos y fir-mas correspondientes, rellenos con los datos del alumno, fechas, nombre del curso, y, en su caso, con los datos exigidos (como por ejemplo el contenido del curso).

Por último, es posible eliminar la edición. Esta opción puede regularse por medio de permisos de usuario.

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Cursos Publicados visualiza los cursos que actualmente están publica-dos y a los que tienen acceso lo trabajadores en el sistema de comunica-ción interna de la empresa. Contiene los

datos de fechas, horarios, y empre-sas / departamentos a los que va dirigida dicha formación.

Cursos online da acceso a la plataforma de formación on-line de la orga-nización. La gestión de acciones on-line se realiza a través de moodle, si bien la gestión está completamente integrada en nuestra plataforma. No

hace falta realizar ninguna gestión sobre el moodle, las plataformas son trans-parentes y no requiere duplicidad alguna de tareas de gestión.

En Registro de diplomas po-demos llevar el control admi-nistrativo de la entrega de los

diplomas, indicando la fecha de recogida la persona que lo ha re-cogido en caso de autorización. Dispone de un potente buscador que permite buscar por múltiples criterios como nombres, fechas, ediciones, profesores, etc.

En Alumnos gestión accedemos a los datos de los alumnos,

filtrable por múltiples criterios. Los listados resultantes nos indi-can diferentes estados y nos dan diferentes posibilidades:

Indica que el alumno ha solicitado algún/os curso/s. Indica que el alumno está matriculado en algún/os cursos. Acceder a Crear nueva solicitud. En situaciones concretas puede ser necesario que otra persona que no sea el trabaja-dor mismo tenga que crear las solicitudes de los cursos.

Se puede matricular alumnos directamente desde el menú de Gestión de Alumnos, independientemente de los listados de alumnos en el menú Gestión de ediciones”.

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Editar matriculas abre el siguiente listado con las consiguientes posi-bilidades:

Información sobre Cursos matriculados, cursos solicitados y solicitudes descartadas, indicando en cada curso en que estado se encuentra: ins-cripción abierta, inscripción cerrada, curso en realización o curso finaliza-do. Además te-nemos acce-so a los in-formes de los cursos y podemos eliminar la solicitud y/o matricula.

Editar datos da acceso a la ficha del alumno, con todos los

datos que recoge el sistema: datos de Contacto, Información ampliada, Datos personales, Datos profesio-nales y formación específica del puesto.

Editar datos de acceso— cada trabajador dispone de claves de

acceso al sistema, para la gestión de sus solicitudes y sus cursos, pudiendo actualizar sus datos de contacto de manera dinámica y más ac-tualizable que en los listados del departamento de nóminas.

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Alta de alumno nuevo . En este apartado se da de alta alumnos nuevos, con la posibilidad de crear la ficha del trabajador y el historial en cuanto a formación recibida, puestos que ha ocupado, convenios a los que ha perte-

necido, etc. Si bien no debemos descartar la subida de datos masiva desde otra base de datos o listado, para el arranque del sistema..

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Analítica e información Otro de los consumidores grandes de tiempo en la gestión diaria de la forma-ción son los informes y los resúmenes de la actividad realizada. En los siguientes menús dispondremos de múltiples opciones de combinar la información de modo exportable con las herramientas convencionales de mi-croinformática. En los primeros dos menús de análisis de datos e Indicadores aparecen listas que nos permitirán gestionar los indicadores más usados en la formación y los cursos que hemos ido reali-zando en los periodos de búsqueda. En los siguientes menús ac-cederemos mediante un en-torno gráfico a poder filtrar cualquier parámetro: familias de cursos, subfamilias, ubi-caciones, aulas, profesores, nivel de satisfacción, …

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Análisis de datos da acceso a los datos de todas las acciones formati-vas realizadas en cuanto a los datos propios del curso (como modali-

dad, familia de cursos, nombre del curso,… ) los datos de ejecución del curso

(fechas, horarios,…) y los datos de las plazas del curso (plazas ofertadas, solicitudes, matriculas, etc.) Los listados son imprimibles y exportables a Ex-cel. Se pueden filtrar por múltiples criterios.

Indicadores listados con la información sobre los siguientes indicado-res, filtrable, imprimible y exportable a Excel.

Nº de ediciones por empresa, por grupo de empresa y totales Nº de horas por empresa, por grupo de empresa y totales Nº de participantes por empresa, por grupo de empresa y totales Nº de participantes por familia Nº de ediciones por familia y empresa Nº de trabajadores sin curso, con 1, 2, 3, 4 o más cursos Nº solicitudes total, por empresas Nº solicitudes por familia, por familia y empresa Nº de matriculas total, por empresa, por familia, por familia y empresa Nº de diplomas de asistencia total, por empresa, por familia Nº de diplomas de asistencia total, por empresa, por familia, por familia y em-presa

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CM Formación

CM Satisfacción

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Acceso para los profesores Los profesores tienen acceso solamente a los cursos que ellos están

asignados, pudiendo visualizar tanto las inscripciones como las matricu-las y los cursos finalizados.

Desde este panel el profesor gestiona todo, desde las comunicaciones con los alumnos, la gestión de las faltas de asistencia, las evaluaciones y la emisión de los diplomas.

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Usuario externo: Alumno Solicitar cursos

El alumno accede al sistema y pue-de visualizar los cursos que están publicados para su área de trabajo, y puede solicitar la participación en cual-quiera de estos cur-sos. Para la solicitud el alumno accede a su ficha personal y debe rellenar o completar todos los datos. Además es impres-cindible rellenar los datos de su superior jerárquico, porque al finalizar la solicitud el alumno debe impri-mirla y presentarla a su superior para su firma. Esta solicitud firmada debe ser pre-sentada el primer día del curso.

En el Expediente el alumno accede a su propio expediente de forma-ción, visualizando todas las solicitudes, matriculas y solicitudes rechaza-das.