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Manual de estudios Curso Consultor Funcional Módulo FI Nivel Inicial
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In ic io Nueva Un idad:
Unidad 1: Introducción al Sistema SAPEn esta unidad encontrarás detalles sobre el funcionamiento de nuestro sistema de
capacitación, la presentación del instructor, introducción a SAP y su entorno.
Curso: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Inicial
CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas.
Le damos la Bienvenida a una nueva unidad!
Unidad 1: Introducción alSistema SAP
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:: Descripción de Unidad
· MÓDULO: Inicial
· UNIDAD: Introducción al sistema SAP
Carrera Consultor Funcional en Módulo FI
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:: Lecciones que componen esta unidad
Las siguientes lecciones componen a esta unidad de estudios:
Lección: Introducción a SAPAprenderemos aprenderemos que es SAP ERP, cuáles son los productos y haremos una introducción a los Procesos y Negocios que comprende.
Lección: Acceso al sistema SAPExplicaremos como acceder al sistema SAP para trabajar en él y realizar las prácticas de cada lección.
Lección: Navegación ConceptosConoceremos como se estructuran las pantallas de SAP y aprenderemos a navegar en el sistema.
Lección: Introducción al Módulo FIEncontraremos una introducción al módulo de Finanzas de SAP y los submodulos más importantes.
Lección: Estructura OrganizativaComenzaremos a conocer la parte macro del modulo de FI, describiremos los elementos que forman parte de su estructura organizacional.
Lección: Introducción a Libro Mayor (GL)Se presenta una introducción a los registros maestros de las Cuentas de mayor a fin de conocer cual es su estructura. Describiremos los conceptos
importantes que impactarán al momento de realizar operaciones contables.
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Lecc ión :
Introducción a SAPAprenderemos aprenderemos que es SAP ERP, cuáles son los productos y haremos
una introducción a los Procesos y Negocios que comprende.
Curso: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Inicial Unidad: Unidad 1: Introducción al Sistema SAP
CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas.
SAP es la empresa líder entre las soluciones de ERP en el mercado de software. El sistema SAP ERP Central
Component (SAP ECC) tiene una amplia funcionalidad administrativa y ofrece soluciones comerciales totalmente
integradas para todas las áreas de la empresa, posibilitando la administración de información en tiempo real.
Hoy más que nunca es muy importante garantizar que los procesos empresariales de una organización estén
integrados, intercomunicados y sean transparentes. SAP ERP permite a las empresas tener un mejor control del
entorno administrativo y operativo, e incrementar su eficacia y rentabilidad.
SAP se ha diseñado de modo que las empresas puedan implementar sólo las funciones empresariales que necesitan
mientras las necesiten, lo que simplifica las actualizaciones y reduce el costo total de licencias.
1 | SAP ERP
ERP
La sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, es decir, es un Sistema Integrado de GestiónEmpresarial.
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SAP proporciona una completa gama de aplicaciones de software empresarial y soluciones corporativas para fortalecer
cada aspecto de un negocio.
SAP Business Suite es una completa familia de aplicaciones empresariales que permite a las compañías administrar
toda su cadena de valor y sus procesos más importantes. Estas aplicaciones proporcionan a los usuarios resultados
consistentes en toda la red empresarial y aportan a la empresa la flexibilidad que necesita en las situaciones dinámicas
de mercado.
SAP Business Suite incluye una serie de productos diferentes que facilitan los procesos multisociedad, además ofrece
una solución de software flexible para empresas con muchos usuarios y procesos en constante evolución.
Imagen 1.3.1 SAP Business Suite
2.1 | Aplicaciones
Las aplicaciones son productos de SAP vistos desde la perspectiva del cliente, con un enfoque en los procesos de la
empresa. Los componentes, sin embargo, representan la vista técnica del software de SAP.
Los componentes no son soluciones empresariales en sí, sólo son bloques técnicos. El software de SAP integra
experiencia, estrategias y conocimientos empresariales. La flexibilidad y las amplias opciones de integración y
adaptación que ofrece el software de SAP dan lugar a aplicaciones de ebusiness de alto rendimiento, específicas o
independientes del ramo.
2 | Productos SAP
Aplicaciones
Las aplicaciones SAP describen funciones desde el punto de vista de un proceso.
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Imagen 1.3.2 Aplicaciones y Componentes
SAP ERP es la aplicación principal de SAP Business Suite. Esta aplicación incluye las siguientes soluciones:
SAP ERP Gestión Financiera
El objetivo de esta solución es utilizar los fondos de una empresa eficazmente y, en consecuencia, incrementar larentabilidad a largo plazo.
SAP ERP Recursos Humanos
Esta solución abarca todos los aspectos de los recursos humanos, desde la contratación de personal a laformación y el cálculo de la nómina.
SAP ERP Operaciones
Proporciona una amplia solución operativa para automatizar y perfeccionar el aprovisionamiento y la ejecución dela logística, el desarrollo de productos y la fabricación, las ventas y el servicio.
SAP ERP Servicios Corporativos
Presenta soluciones de servicio para ciclos de vida de punta a punta, para gestión de viajes, medio ambiente,salud y seguridad y gestión de bienes inmuebles.
Alumno este módulo de estudios posee muchos "Tips de audio" para que disfrutes, pero no basta consimplemente escucharlos, sinó que hay que "asimilarlos" y aprender los conceptos que en los mismosse enseñan.
Para ello te aconsejo:
Escucha atentamente el tip, cuando lo consideres, pausalo y toma apuntes de lo aprendido.
Si algo no te quedó del todo claro, no hay problema, vuelve atrás y analiza nuevamente eltema, una vez asimilado toma apuntes de lo aprendido.
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SAP Business Suite proporciona flexibilidad en un paquete de soluciones integradas y abiertas para toda la cadena de
creación de valor. Los clientes, empleados, proveedores e interlocutores se agrupan en una unidad dentro de un
proceso totalmente integrado.
De manera individual, las aplicaciones de SAP Business Suite ayudan a gestionar los procesos empresariales más
importantes, ya que forman un conjunto de aplicaciones fuertemente integrados que agrega valor a cada faceta de la
compañía y a su cadena de valor externa.
Las funciones y soluciones principales de SAP ERP se ven reforzadas y ampliadas con las siguientes aplicaciones de
SAP:
SAP Customer Relationship Management (CRM)
Es una aplicación que da prioridad al cliente. El cliente puede ponerse en contacto con las empresas a través deuna serie de canales de comunicación.
SAP Product Lifecycle Management (PLM)
Esta aplicación ofrece funciones para el desarrollo y la seguridad del producto, calidad y mantenimiento.
SAP Supply Chain Management (SCM)
Se puede utilizar SAP SCM para planificar y optimizar cadenas logísticas más allá de los límites de la empresa.
SAP Supplier Relationship Management (SRM)
Los empleados pueden utilizar esta aplicación para el aprovisionamiento con información acerca de la demanda,directamente desde sus centros de trabajo de una forma rápida, sencilla y eficaz.
Sectores
SAP, también ofrece aplicaciones específicas de industrias que contienen funciones y procesos dirigidas a sectores
específicos. Muchas industrias requieren soluciones que se agrupan y enriquecen de manera especial con funciones y
procedimientos propios del rubro. SAP satisface esta necesidad con portafolios de soluciones para sectores. A
continuación enumeramos algunas de las soluciones de industria:
Automotor
Bancos
Retail (comercio por menor)
Petroleo
Minería
Sanidad
Industria Química
Administración Pública
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Con la tecnología de entrega de paquetes de aplicación, SAP le ofrece a los clientes nuevos desarrollos y ampliaciones
para las instalaciones existentes de SAP. Esto significa que pueden utilizar los nuevos desarrollos ofrecidos para sus
procesos empresariales cuando lo deseen y según sus propios requisitos.
Los paquetes de ampliación de SAP son opcionales y permiten a las empresas aprovechar las innovaciones actuales y
al mismo tiempo mantener estable el software principal, en lugar de invertir en grandes proyectos de upgrade. Cada
paquete de ampliación de SAP proporciona un conjunto de funciones empresariales nuevas o mejoradas. Las empresas
pueden implementar las ampliaciones por módulos al activar solamente las nuevas funciones y funcionalidades que
desean, según sus propios tiempos.
Imagen 1.3.3 Paquetes de Ampliación
3 | Paquetes de Ampliación
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SAP ERP está compuesto por una serie de áreas funcionales o módulos que responden de forma completa y en
tiempo real a los procesos operativos de las compañías. Aunque pueden ser agrupados en tres grandes áreas
(financiera, logística y recursos humanos), funcionan de un modo integrado, dado que existen conexiones naturales
entre los distintos procesos.
A continuación enumeraremos los principales módulos funcionales que posee SAP ERP:
El módulo FI Finanzas, proporciona una visión integral de las funciones contables y financieras, incluyendo unamplio sistema de información y de generación de informes para facilitar la toma de decisiones.
El módulo CO Controlling, se utiliza para presentar la estructura de costos y los factores que la influyen, loque normalmente se conoce comocontabilidad interna de las empresas.
El módulo MM Gestión de materiales, abarca todas las actividades de adquisición y control de inventarios.
El módulo SD Ventas y Distribución, es el módulo comercial del sistema.
La integración de FI con otros módulos asegura que exista el reflejo real de los movimientos logísticos y comerciales
de mercaderías y/o servicios en las actualizaciones contables basadas en valor.
Imagen 1.3.4 Módulos SAP ERP
4 | Procesos y Negocios
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Lecc ión :
Acceso al sistema SAPExplicaremos como acceder al sistema SAP para trabajar en él y realizar las prácticas
de cada lección.
Curso: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Inicial Unidad: Unidad 1: Introducción al Sistema SAP
CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas.
Se puede acceder a SAP con diferentes programas de front end. En este curso, utilizaremos la interfaz gráfica de
usuario de SAP llamada SAP GUI.
El programa SAP GUI conecta el equipo front end con un sistema SAP en particular. Para ejecutar SAP GUI, SAP
proporciona otro programa denominado SAP Logon.
Este es icono que identifica al programa SAP Logon en sus computadoras.
Cuando se ejecuta el programa SAP Logon, se visualiza una ventana con una lista de los sistemas SAP a los cuales
se puede acceder.
Imagen 1.4.1 SAP Logon
1 | SAP Logon
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Una empresa que tiene instalado SAP, generalmente cuenta con tres servidores. En la lista de SAP Logon tendremos
que configurar los tres accesos. Cada uno de estos servidores tiene una funcionalidad diferente:
DEV – Desarrollo: es en donde se realizan todas las parametrizaciones y se desarrollan los programas Z quenecesite la empresa.
Los programas Z son programas hechos a medida para la empresa. Por ejemplo una interfaz con otro sistema o algún
reporte en especial. El lenguaje que se utiliza para programar es Abap
QAS – Calidad: es el ambiente en el cual se realizan todas las pruebas para validar que la configuraciónrealizada en el servidor anterior sea correcta.
PRD – Producción: es el ambiente en el cual realmente trabajan los usuarios y donde se realizan todas lasoperaciones de la empresa.
Todo lo que se realice en el ambiente de desarrollo pasa a calidad y producción a través de órdenes de transportes.
Debemos presionar el botón Acceder al Sistema, o hacer doble clic sobre el sistema al que queremos acceder y nos
aparecerá la siguiente imagen:
Imagen 1.4.2 Datos para ingresar a SAP
Existen varias versiones del programa SAP Logon. Dependiendo de cuál es la que tenemos instalada, lapantalla con la lista de sistemas disponibles puede variar un poco.
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Los datos que deberemos ingresar son los siguientes:
Mandante: dentro de un servidor puede haber más de un ambiente de trabajo. En este campo elegiremos enqué ambiente queremos trabajar.
Usuario: identifica a la persona que está ingresando al sistema.
Clave: contraseña que permite ingresar al usuario.
Idioma: en la configuración de cada usuario se almacena un idioma por defecto, por lo tanto, si no secompleta este campo, el sistema se iniciará con el lenguaje del usuario.
Si es la primera vez que se accede a SAP o nuestra clave ha sido reinicializada, el sistema nos habilitará una ventana
para que ingresemos una nueva clave.
Imagen 1.4.3 Cambiar contraseña de acceso
SAP es un sistema que permite tener abiertas varias ventanas o modos del sistema sin que esto implique volver a
loguearse.
Si un usuario intenta volver a acceder a SAP teniendo una sesión ya abierta, el sistema mostrará un mensaje con las
siguientes opciones:
Continuar con la entrada actual y finalizar las entradas anteriores.
Continuar manteniendo todas las sesiones abiertas.
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2 | Mensaje de Entradas Varias
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Imagen 1.4.4 Múltiples sesiones
Una vez que accedemos al sistema veremos la pantalla principal de SAP. Los detalles, el contenido y la estructuración
la aprenderemos en la siguiente lección.
Cabe aclarar que por un tema de control de licencias, no es conveniente usar la segunda opción. Enalgunas empresas desactivan esta opción.
3 | Pantalla SAP Easy Access
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Imagen 1.4.5 Ventana principal de SAP
Las opciones para salir del sistema son las siguientes:
Cerrar una ventana igual que en Windows.
Menú Sistemas Salir del Sistema
Imagen 1.4.6 Cerrar de SAP
4 | Salir del sistema
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Lecc ión :
Navegación ConceptosConoceremos como se estructuran las pantallas de SAP y aprenderemos a navegar
en el sistema.
Curso: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Inicial Unidad: Unidad 1: Introducción al Sistema SAP
CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas.
A continuación identificaremos las distintas partes que componen la pantalla principal de SAP.
Imagen 1.5.1 Pantalla SAP Easy Access
1 | Pantalla SAP Easy Access
SAP EASY ACCESS
Es la pantalla inicial de SAP desde la cual podremos acceder a realizar todas las operaciones en SAP.
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Barra de Menú: La barra de menú es la línea superior en cualquier ventana de SAP. Los distintos menús
visualizados en cada caso, dependerán de la transacción que se esté utilizando. Estas opciones de menú pueden
contener además, menús en cascada.
Barra de Comandos: SAP es un sistema transaccional, esto quiere decir que cada operación que debemos realizar
esta identificada con un código de transacción. La barra de comando nos permite digitar el código de transacción para
acceder a la misma.
Barra de Herramientas estándar: esta barra de herramienta estará siempre presente en cualquier pantalla de SAP,
dependiendo de la transacción, algunos iconos podrán estar o no habilitados para su uso. Los íconos que
encontraremos son los siguientes:
Continuar, este icono nos permite continuar con una operación. Se puede reemplazar presionando la tecla
Enter.
Nos permite Guardar o grabar una transacción.
La flecha verde nos permitirá volver una pantalla hacia atrás.
La flecha amarilla nos permitirá salir de una transacción
La cruz roja cancela una transacción u operación.
En determinadas pantallas (reportes o listas) nos permitirá realizar una impresión.
Nos permiten buscar un valor en la pantalla de SAP y buscar mas vuelve a buscar nuevos resultados conel mismo valor.
Permiten realizar avances y retrocesos de pagina o ir al inicio o final de una pantalla.
Abrir un nuevo modo o pantalla
Crea un acceso directo en SAP Logon
Ayuda, se puede obtener ayuda en cualquier campo presionando este icono o F1.
Ajustar dispositivo local, permite que el usuario pueda realizar configuraciones para la computadora donde seestá ejecutando SAP. Sólo es válido para ese equipo, ejemplo, colores, letras y tamaños para visualizar laspantallas de SAP.
Menú usuario: es una estructura jerárquica tipo árbol compuesta por el menú de transacciones disponibles para el
usuario.
Logotipo: sobre la derecha de la pantalla cada empresa puede guardar su propio logotipo. De manera estándar
SAP muestra una marca de agua.
Barra de Status: muestra información acerca del status actual del sistema, como mensajes de advertencia y de
error. Sobre la derecha de la pantalla se puede fijar una variante de visualización de modo que, por ejemplo se
visualice el código de la transacción que se está utilizando en ese momento, o el mandante o el usuario que esta
operando.
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El menú de usuario, que se encuentra representado por una estructura jerárquica de carpetas, contiene transacciones
agrupadas por módulos y procesos. El último eslabón de esta estructura, es una transacción. Haciendo doble clic sobre
la misma accederemos al programa que nos permitirá realizar la operación que estemos necesitando.
Imagen 1.5.2 Menú Usuario
En el ejemplo de la imagen anterior, vemos que la transacción seleccionada es FB50, éste es el código que debemos
tipear en la barra de comandos si queremos acceder a la misma de manera directa sin tener que navegar por las
carpetas del menú.
2 | Menú usuario
Visualizar nombres técnicos
Si no se visualiza el código de transacción en el menú, hay que acceder a la barra de Menú:
> Detalles |> Opciones Marcar la opción 4 |> Visualizar nombres técnicos
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Cuando estemos operando dentro de una transacción, nos encontraremos con otros elementos, los cuales debemos
conocer.
Imagen 1.5.3 Elementos dentro de una transacción
Barra de Títulos: nos indica el nombre de la transacción en la cual estamos operando.
Barra de herramienta de transacciones: son propias de cada transacción. Aquí nos podremos encontrar con una
gran variedad de iconos. A continuación enumeramos algunos:
Nuevo o entrada nueva
Visualizar
Modificar
Copiar
Eliminar
Existen muchos y diferentes iconos dentro de cada transacción. A medida que transcurra la carrera, los iremos
aprendiendo en los ejercicios de las distintas lecciones.
Casilla de selección: nos permite elegir múltiples opciones.
Botones de selección: solo nos permite elegir una de las opciones que se visualizan en pantalla.
Solapas: muchas veces llamadas "Vistas". Las transacciones pueden tener múltiples solapas y en cada una de
ellas habrá diferente información para ingresar o visualizar.
3 | Transacciones
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Siempre encontraremos el matchcode al lado de un campo habilitado para realizar una entrada. Dependiendo de la
versión y configuración de SAP Logon puede tener una forma tipo circulo o similar a un cuadradito.
Si la lista que queremos visualizar es muy extensa, la primera pantalla puede ser una pantalla de selección o filtro que
nos permita delimitar la lista de opciones. Si la lista es corta aparecerán directamente las opciones correspondientes al
campo en el que estemos posicionados.
Imagen 1.5.4 Delimitación de datos en Matchcode
4 | Lista de opciones
Matchcode
Es el símbolo que nos indica que hay una lista desplegable de opciones (también podemos accederpresionando F4).
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Si no tenemos conocimiento del valor exacto del campo, podemos utilizar asteriscos para facilitar la búsqueda.
Si escribimos, Juan* el sistema buscará todos los registros que comiencen con la palabra Juan
Si escribimos, *Juan el sistema buscará todos los registros que terminen con la palabra Juan
Si escribimos, *Juan* el sistema buscará todos los registros que contengan la palabra Juan, sin importar si esta alprincipio, en el medio o al final.
Además del Menú estándar, el usuario se puede se puede crear su propio menú con las transacciones más utilizadas.
Se puede armar una estructura de árbol, con carpetas, subcarpetas y transacciones.
Imagen 1.5.5 Insertar en Favoritos
Imagen 1.5.6 Visualización de Favoritos
5 | Menú Favoritos
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Hay diferentes formas de ingresar transacciones a favoritos
Haciendo clic de derecha y eligiendo la opción de Insertar transacción.
Desde la transacción del menú usuario haciendo clic de derecha y eligiendo la opción Añadir a Favoritos
Desde la transacción del menú usuario, seleccionamos la transacción y arrastramos hasta la carpeta defavoritos.
Cuando estemos trabajando en SAP podemos abrir varias ventanas para realizar más de una operación en simultáneo.
Cada ventana que se abra se denomina modo. Podemos tener hasta un máximo de 6 modos abiertos.
Imagen 1.5.7 Modos
Tenemos varias opciones para abrir nuevas ventanas:
Botón en la barra de tareas
Menú Sistemas Crear modo
Desde la barra de comandos colocando /o
6 | Modos (Múltiples sesiones)
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Lecc ión :
Introducción al Módulo FIEncontraremos una introducción al módulo de Finanzas de SAP y los submodulos
más importantes.
Curso: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Inicial Unidad: Unidad 1: Introducción al Sistema SAP
CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas.
El modulo de Gestión financiera es una parte integral de todos los procesos empresariales y permite a las empresas
cumplir con los numerosos requisitos legales.
SAP ERP Gestión financiera, es parte de la aplicación SAP ERP que combina las funciones principales de contabilidad
y gestión de informes financieros con las funciones de gestión de la cadena logística empresarial, gestión de tesorería,
gestión de rendimiento y gestión de conformidad en una única solución integrada, que facilita los procesos financieros,
reduce los costos operativos, gestiona el riesgo y el cumplimiento y proporciona una mejor y mas amplia vista
empresarial.
SAP ERP Gestión financiera da soporte de manera simultánea a los estándares de gestión de informes financieros
globales y en múltiples monedas e idiomas con más de 45 versiones específicas para cada país.
Imagen 1.7.1 Integración Módulo FI
1 | Introducción al Módulo de Gestión Financiera
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El módulo de Gestión Financiera FI satisface todas las necesidades nacionales e internacionales que debe cumplir el
departamento de gestión financiera de una empresa. Algunas de sus funciones son:
Gestión y representación de todos los datos de contabilidad, según el principio de registración por documentos.
Flujo de datos abiertos e integrados, asegurado por actualizaciones automáticas.
Disponibilidad de los datos en tiempo real y sincronización de las cuentas auxiliares con la contabilidad del LibroMayor.
Preparación de información operativa para ayudar a la toma de decisiones estratégicas.
Imagen 1.7.2 Integración de Submódulos con la Contabilidad General
2 | Contabilidad y Gestión Financiera
3 | Submódulos de FI
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El área funcional FI está compuesto por los siguientes submódulos:
Libro Mayor FIGL
La tarea central de la contabilidad principal es ofrecer un imagen global de la contabilidad. Al registrar todas lasoperaciones empresariales en un sistema de software completamente integrado con el resto de áreas operativasde la empresa, se garantiza que los datos de contabilidad sean íntegros y exactos.
Cuentas a pagar FIAP
Acreedores y cuentas a pagar es una parte integral del sistema de compras Módulo MM. En este submódulolas registraciones se realizan a través de cuentas de acreedores y se integran al libro mayor por medio decuentas asociadas.
Cuentas a cobrar FIAR
Clientes y cuentas a cobrar es una parte integral del sistema de ventas Modulo SD. En este submódulo lasregistraciones se realizan a través de cuentas de clientes y se integran al libro mayor por medio de cuentasasociadas.
Tesorería FITR
La administración de bancos, cheques, efectos, efectivo, previsión de liquidez, son actividades que se gestionanpor medio del Módulo de Tesorería.
Impuestos FITX
Este módulo cubre todo lo relacionado al calculo y determinación de impuestos. SAP posee localizaciones paramuchos países, esto quiere decir que prepara específicamente reportes, programas y/o forma de calculo deimpuestos de acuerdo a la legislación nacional de cada país. No están cubiertos la totalidad de países pero siuna gran parte.
Activos fijos FIAA
La contabilidad de activos fijos es un libro auxiliar del libro mayor y se utiliza para gestionar y documentar endetalle los movimientos de activos fijos. En la contabilidad principal, se contabiliza la amortización y los cambiosen los valores patrimoniales de los activos. También, para estos movimientos, se pueden realizar diferentesimputaciones en la contabilidad de costos Módulo CO.
Veremos en detalle el concepto de cuentas asociadas en la lección 1 de la unidad 2, pero en estalección quedémonos con la idea que es el nexo entre la contabilidad general y la contabilidad auxiliar.
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Lecc ión :
Estructura OrganizativaComenzaremos a conocer la parte macro del modulo de FI, describiremos los
elementos que forman parte de su estructura organizacional.
Curso: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Inicial Unidad: Unidad 1: Introducción al Sistema SAP
CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas.
En este punto mencionaremos los conceptos válidos en los que se basa el sistema SAP. Estos conceptos, como
elementos de organización, datos maestros y transacciones son elementos básicos diseñados con el fin de ser
utilizados para representar la estructura de una empresa y los procesos empresariales en SAP. Entre algunos de los
conceptos que se tratarán con más detalle en el transcurso de la carrera se incluyen:
Elementos organizativos
A los módulos o aplicaciones de SAP se les asigna una estructura organizativa mediante elementos deorganización. Estos elementos de organización son por ejemplo, la Sociedad para el módulo de GestiónFinanciera, Organizaciones de Venta para el módulo comercial, Organización de Compras para el módulologístico. Luego, a éstas estructuras se le asignan otros elementos.
Datos maestros
Los datos maestros son creados de forma centralizada y se encuentran disponibles para todas las aplicaciones ytodos los usuarios autorizados, los datos maestros tienen también un aspecto organizativo, ya que su informaciónse organiza en vistas, que a su vez se asignan a elementos de organización.
Transacciones
Las transacciones son programas de aplicación que ejecutan procesos empresariales en el sistema SAP. Cadaoperación que se realice en el sistema se hace por medio de una transacción.
1 | Conceptos válidos en todo el sistema
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Imagen 1.8.1 Unidades Organizativas en SAP
MandanteEs el nivel más elevado en la jerarquía del sistema mySAP ERP Financials. Las especificaciones o los datos válidos
para todas las unidades organizacionales se ingresan en el nivel del Mandante, lo que elimina la necesidad de que se
ingrese esa información más de una vez. (por ejemplo, tipos de cambio).
Sociedad FI: (con fines externos) Una sociedad representa una entidad financiera jurídicamente independiente.
Los balances contables exigidos por ley se pueden crear en el nivel de sociedad. Por lo tanto, la sociedad es la
estructura mínima necesaria en mySAP ERP Financials.
Divisiones: (con fines internos)Las divisiones son áreas independientes dentro de una organización que se pueden utilizar para todas las sociedades.
Constituyen entidades de compensación que pueden crear sus propios cierres con fines internos. Por lo tanto, es
posible generar balances para cada división. (por ejemplo, División Automotriz, División Motos, etc.).
2 | Estructura Organizativa FI
La definición de la unidad organizativa 'Sociedad' es obligatoria para poder operar en el modulo FI.
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En la siguiente imagen verás reflejado la relación de la estructura organizacional entre la sociedad FI y las Divisiones.
Imagen 1.8.2 Unidades Organizativas en SAP
Imagen 1.8.3 La moneda
La utilización de divisiones es opcional.
3 | Otras características que forman parte de la estructura organizacional
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MonedaCuando se da de alta una sociedad FI se debe definir la moneda en la cual se gestionaran los libros contables de
dicha sociedad. Esta moneda será adoptada como moneda local de la sociedad FI.
No obstante, el sistema permite además la asociación de dos monedas adicionales (moneda de grupo y moneda
fuerte según la terminología del sistema) para llevar las contabilizaciones paralelamente en dichas divisas.
Imagen 1.8.4 Ejercicio Contable
Ejercicio Contable:
Una característica a definir en la sociedad FI es el ejercicio contable que la misma empleará. La definición de esta
característica permitirá que las operaciones se puedan asignar a distintos períodos contables como así también obtener
reportes desagregados por este dato.
Cada periodo representa un intervalo definido de tiempo en el cual se pueden registrar contabilizaciones. SAP cuenta
además con 4 periodos especiales para registrar ajustes.
Imagen 1.8.5 Sociedad CO
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Sociedad COLa Sociedad CO es la unidad organizativa de una empresa que representa un sistema interno que se utiliza a efectos
de la contabilidad de costos. Una sociedad CO puede contener una o más sociedades FI asignadas.
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Lecc ión :
Introducción a Libro Mayor (GL)Se presenta una introducción a los registros maestros de las Cuentas de mayor a fin
de conocer cual es su estructura. Describiremos los conceptos importantes que
impactarán al momento de realizar operaciones contables.
Curso: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Inicial Unidad: Unidad 1: Introducción al Sistema SAP
CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas.
El plan de cuentas es el dato maestro que agrupa la totalidad de cuentas de mayor de la organización.
El Plan de Cuentas se identifica con un código alfanumérico de 4 dígitos y una descripción que lo identifica.
Cada Sociedad FI definida en el sistema se encuentra asignada a un plan de cuentas operativo, sin embargo, un
mismo plan de cuentas puede estar asignado a mas de una Sociedad FI.
Imagen 1.9.1 Asignación Plan de Cuentas a Sociedad
1 | Plan de Cuentas
La imagen del gráfico 1.9.1 muestra que las sociedades "1000" y "2000" utilizan el mismo plan decuentas, mientras que la sociedad "3000" utiliza un plan de cuentas diferente.
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Las operaciones se contabilizan y se gestionan a través de cuentas contables. Es preciso crear un dato maestro para
cada cuenta que se necesite. Este dato maestro contiene información que controla las imputaciones de las
operaciones y el proceso de los datos.
Cada cuenta de mayor incluida en el plan de cuentas está conformada por dos niveles o áreas de información: un área
propia del plan de cuentas y otra área específica de la cuenta de mayor en una sociedad en particular.
Nivel de plan de cuentas
En este nivel se incluye información propia de la cuenta de mayor y que es independiente de las sociedades enlas cuales recibe imputaciones. Por ejemplo: la numeración y la denominación de las cuentas son característicasa nivel del plan de cuentas, por lo que todas las sociedades que incluyan dicha cuenta compartirán los datoscargados en este nivel.
Nivel de sociedad
El área de una cuenta de mayor correspondiente a sociedad contiene datos válidos únicamente para la sociedaden la que se creó, como por ejemplo, la moneda en la que se puede contabilizar la cuenta.
Los grupos de cuentas son una característica clasificadora de la gestión financiera la cual permite agrupar a las
cuentas de mayor que presentan funciones y características similares. Ejemplo de Grupos de Cuenta: Caja y Bancos,
Cuentas de Pasivos, Cuentas de Resultado, etc.
2 | Cuenta de Mayor
3 | Segmentos
4 | Grupo de Cuentas
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El status campo permite controlar la visualización y actualización de cada uno de los campos adicionales que se
requieren al momento de imputar a una Cuenta de Mayor.
Cada campo posee alguna de las siguientes propiedades definidas en el sistema:
Oculto
Visualización
Entrada Obligatoria
Entrada opcional
Esto permitirá que al momento de la imputación de una cuenta contable el sistema no finalice con la grabación de la
operación sin antes completar la totalidad de los campos que se encuentran clasificados como obligatorios. Los campos
adicionales que mencionamos en este punto los iremos conociendo a medida que transcurra la carrera.
La clase de costo es la vinculación entre los módulos CO y FI y representa los costos planificados o reales. La clase
de costo primaria debe tener la misma codificación que la Cuenta de Mayor y puede crearse sólo si primero se ha
creado la cuenta de mayor en el plan de cuentas.
5 | Grupo de Status Campo
6 | Clase de Costo Primaria
Las únicas Cuentas de Mayor de FI que se crean como Clase de Costo Primaria son las cuentas deresultado.
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