Fortalecimiento de las Técnicas Operativas en Desarrollo Promovido por la Comunidad

15-19 de abril de 2002 Washington, D.C.

Diseño y Ejecución de Proyectos Mediante el Mecanismo de

Financiación Directa

Samantha De SilvaMurphy Kajumi

Identificación de Subproyectos

Comunicación a los interesados– Se comunica a las comunidades y demás partes

interesadas la disponibilidad de ayudas financieras para proyectos y cómo acceder a ellas

– Se hace hincapié en los objetivos, principios y criterios de elegibilidad del proyecto

– Se utilizan diversos canales de comunicación: prensa, radio, talleres con funcionarios del gobierno local, dirigentes y agentes facilitadores locales, etc.

Identificación de Subproyectos

Evaluación de las necesidades en el ámbito comunitario

– Los agentes facilitadores ayudan a las comunidades a evaluar sus necesidades y establecer un orden de prioridades

– La comunidad acuerda una necesidad prioritaria que sea susceptible de financiación por parte del organismo de apoyo (OA)

– La comunidad elige democráticamente un comité de gestión del proyecto (CGP) tras haber acordado solicitar ayuda financiera al OA

Identificación de Subproyectos

El CGP prepara detalladamente el proyecto - qué hay que hacer, ubicación, costos preliminares, etc. - y presenta la solicitud al OA o al departamento del gobierno local

1. Preparación del Subproyecto

Implica, entre otros elementos, la presentación/recepción de una solicitud por parte de una comunidad, la valoración y el cálculo de costos

Solicitud de la comunidad - un comité electo de gestión del proyecto prepara una solicitud (normalizada o no normalizada) y la presenta ante la OA

Preparación del Subproyecto – (cont.)

La solicitud de la comunidad contiene la siguiente información:– Componentes propuestos para el proyecto– Compromisos de autoayuda de la comunidad– Ubicación del proyecto– Aspectos medioambientales– Aspectos relativos al tema de la mujer– Compromiso a largo plazo de la comunidad en

cuanto a operación y mantenimiento

Valoración del Subproyecto

Valoración en tres fases– Valoración documental, implica una revisión de los siguientes

aspectos: Consonancia con los criterios de financiación del OA Requisitos de sostenibilidad Apoyo sectorial en cuanto a operación y mantenimiento cuando

sea necesario Consonancia con las normas y criterios sectoriales Alcance de la necesidad en comparación con otras comunidades Evidencia de la participación de la comunidad o beneficiarios en

la identificación del subproyecto Cumplimentación de toda la información necesaria

Valoración de campo del subproyecto

– Valoración de campo: se divide en dos partes, valoración social de la comunidad, y valoración técnica

– En general, se verificarán los siguientes puntos en ambos aspectos de la valoración de campo:

(a) Valoración de la comunidad si la comunidad o beneficiarios han participado en la

elección del proyecto - valoración rápida de las necesidades

si la comunidad entiende y está de acuerdo con el ámbito de aplicación del subproyecto propuesto

Valoración de Campo (cont.)

La comunidad entiende y se compromete a prestar sus propios servicios de autoayuda

El CGP es aceptado por la comunidad La representación en el CGP es aceptable - hombres, mujeres,

jóvenes Capacidad de la comunidad para llevar a cabo el proyecto - por

ejemplo niveles de alfabetización/conocimientos básicos de aritmética

(b) Valoración técnica– La ubicación es técnicamente viable para el proyecto– Se han identificado las actividades del subproyecto con efectos

medioambientales negativos y las medidas para su mitigación

Valoración de Campo (cont.)

Aspectos técnicos– Cálculo de los costos del subproyecto-materiales,

servicios, etc.– Disponibilidad de instalaciones bancarias o

alternativas para facilitar la financiación directa de la comunidad

Revisión y Aprobación del Subproyecto

Revisión y Aprobación - implica los siguientes puntos:

– Revisión y ratificación de la coherencia del subproyecto con los criterios de financiación del OA

– Cálculo detallado de los costos de los componentes del proyecto

– Aprobación de la financiación– Preparación de documentos-carta de aprobación, carta de

presentación al banco, acuerdo de financiación

Lanzamiento del Subproyecto

¿Se celebra un acto público para marcar el comienzo de la ejecución del proyecto?

Al menos el 50 por ciento de la población adulta debería asistir

¿El acto corre a cargo de personal del OA, del gobierno o de una ONG?

¿Existe una base para una mayor responsabilidad por el uso de fondos y por todo el proceso de ejecución del proyecto?

Lanzamiento del Subproyecto

Las actividades de preparación contemplan los siguientes puntos:– Formación del CGP- en materia de contabilidad

básica, gestión de la ejecución del proyecto, elaboración de informes financieros y de otro tipo

– Comunicación a todos los miembros de la comunidad y demás partes interesadas, por ejemplo agentes facilitadores y dirigentes locales, de la ceremonia de lanzamiento

Lanzamiento del Subproyecto

Ceremonia de Lanzamiento - en la cual hay que realizar:

– Una presentación de la selección de objetivos, plan y presupuesto del proyecto, por parte del personal del OA

– Una revisión y consenso sobre el contenido del acuerdo de financiación por parte del OA y la comunidad - ver el modelo de acuerdo de financiación

– Firma del acuerdo de financiación entre el OA y la comunidad, que marca la formalización del proceso de contratación entre el OA y la comunidad

Las comunidades gestionan la ejecución de los subpryectos, incluida la gestión de los fondos. Sin embargo, el Organismo de Apoyo (OA) debe ofrecer orientación en todas las áreas, y así:

- Desarrollar diseños técnicos estándar- Desarrollar directrices para los procesos de adquisición en el

ámbito de la comunidad- Diseñar medidas sobre gestión financiera que puedan utilizar

las comunidades- Garantizar que los temas de operación y mantenimiento sean

debidamente abordados

Ejecución de Subproyectos

¿Cómo hay que llevarlo a cabo?

El OA dedica personal (técnico, financiero, social) para la formación de las comunidades y servir de guía durante todo el proceso de ejecución.

Pueden prestar apoyo los empleaos del OA, equipos técnicos del gobierno del distrito, dirigentes comunitarios debidamente formados, ONGs, etc.

Los fondos del OA se canalizan directamente a la cuenta bancaria del proyecto comunitario divididos en tramos

El libramiento de los sucesivos tramos depende de la correcta justificación de los tramos anteriores

Diseños Técnicos

Desarrollar diseños técnicos sencillos y estándar de acuerdo con la capacidad técnica, gestora y financiera de la comunidad.

Utilizar los criterios del ministerio correspondiente pero incorporando las aportaciones de las comunidades en el caso de desarrollar o ajustar modelos.

El CGP, en quien delega la comunidad, es responsable de:– Gestionar y supervisar la ejecución del subproyecto– Manejar y rendir cuentas de los fondos del

subproyecto– La adquisición/contratación de los bienes y servicios

del subproyecto– Elaborar los informes (materiales y financieros) para

la comunidad y el OA

Adquisiciones por parte de las comunidades

El Manual Operativo debe contener la descripción de todos los métodos posibles.

– Nota- La adqusición de bienes para uso del OA, por ejemplo computadoras, vehículos, etc., se ajustarán a las Normas de Adquisición establecidas por el Banco

Los métodos utilizados deben ser sencillos y flexibles (es decir, la LPN puede no ser apropiada)

El Comité de Gestión del Proyecto (CGP) es el principal responsable de la compra de materiales y de la contratación de servicios de transporte, mano de obra y contratistas.

Métodos de adquisición en el ámbito comunitario

Bienes – Compra directa – siempre que los artículos se encuentren en

la lista de precios y los precios sean equiparables o inferiores a los provistos en la lista de precios

– Comparación de precios locales - el CGP debe consultar al menos tres proveedores para obtener precios competitivos

Servicios– Consultores - Los servicios de consultoría han de ser

contratados con el apoyo del OA (muy probablemente utilizando las Normas del Banco para la Selección de Consultores)

Métodos de adquisición en el ámbito comunitario-cont.

– Mano de obra especializada– en base a las tarifas indicadas en el contrato

– Contratistas - licitación local, contratación directa: se realiza una entrevista a una lista de licitantes seleccionados. Énfasis en los conocimientos técnicos y en la experiencia previa en trabajos similares.

Gestión Financiera

¿De qué es responsable el CGP y la comunidad?

- gestionar la cuenta corriente

- mantener un libro de caja

- archivar recibos, registro de horas de trabajo, etc.

- informar a la comunidad y al OA

- mantener un registro de existencias

- registrar las contribuciones comunitarias

Otros temas importantes:

Almacenaje- garantizar que existen instalaciones de almacenaje seguras y adecuadas para evitar malgastar

Transporte-las tarifas vendrán indicadas en el contrato. Sin embargo, el CGP debe comprobar los precios con varios proveedores de servicios de transportes

Costos de administración- se incluyen cifras razonables en el presupuesto del subproyecto - la comunidad aporta esta cantidad como parte de la contribución que le corresponde como contrapartida

Seguro- Considerar la posibilidad de asegurar las instalaciones que se están construyendo contra incidentes, como incendios

Supervisión y Evaluación

Supervisión por parte del OA

- Supervisión financiera y técnica-auditorías anuales/bianuales, supervisión técnica de la calidad

- Indicadores de rendimiento

- SIG

- Evaluaciones de beneficiarios

Supervisión y Evaluación -cont.

Implicación de las comunidades en la supervisión:- la comunidad elabora un plan de S/E- El CGP proporciona informes periódicos a la comunidad y al OA- El CGP pone a disposición los documentos contables para su inspección por parte de miembros de la comunidad y del OA- La comunidad entiende el Acuerdo de Financiación-Por medio de las evaluaciones de los beneficiarios, las comunidades contribuyen con información para reajustar los procedimientos de la estrategia de financiación directa

Terminación y Entrega

Hincapié en la terminación de los subproyectos a su debido tiempo

Justificación de todos los fondos relacionados con el subproyecto una vez finalizado

Cierre de la cuenta corriente del subproyecto / saldo bancario final

Presentación un informe final de terminación Emisión de un certificado de terminación

Operación y Mantenimiento

Actividades clave:

-elección y entrenamiento de un comité de mantenimiento

-elaboración de un plan sencillo de mantenimiento

-establecimiento de un fondo de mantenimiento

-preparación de un manual de mantenimiento para uso de la comunidad