FUNCIONES DEL SERVICIO DEL PROFESIONAL DEL SECRETARIADO

INTRODUCCIÓN

Las funciones del servicio del secretariado varía en función de:

Los requerimientos de la empresa para la que presta sus servicios, de su política, del sector al que pertenezca, del tamaño de la misma, etc.;

No obstante, lo deseable es que el profesional del secretariado domine distintas áreas comunes, esto le permitirá adquirir los conocimientos suficientes para posteriormente adaptarse al entorno de la empresa para la que trabaja.

La empresa actual demanda cada vez más profesionales altamente cualificados con un amplio abanico de conocimientos, de entre ellos los siguientes: Economía de empresa, Contabilidad, Tratamiento de la información escrita, Procesos de comunicación oral (atención interna y externa), Eventos y reuniones, Planificación y organización de viajes, Atención al cliente, Ofimática, Internet, Correo electrónico, Idiomas, etc.

LAS PRINCIPALES TAREAS A DESARROLLAR POR EL PROFESIONAL DEL SECRETARIADO

Política de empresa: será necesario conocer la política y cultura de la empresa en la que prestará sus servicios, ello conlleva a un fortalecimiento de la imagen de la empresa tanto interna como externamente.

Atención a visitas: se encargará de la recepción y atención de visitas, bien sean clientes, o cualquier otra persona ajena a la empresa.

Confección de la información escrita: deberá reconocer los distintos documentos que intervienen en una empresa ( oficiales y no oficiales), su formato, el uso ademado del lenguaje en cada uno de ellos que le permitan una correcta confección de los mismos: cartas, memorandos, informes, oficios, instancias, actas, etc.Archivo: conocer los distintos métodos de clasificación de la documentación, para poder usar aquellos que resulten más óptimos, pero además, deberá mantener y controlar el archivo de forma eficiente.

Atención telefónica: se encargará de recibir llamadas de forma efectiva y educada, filtrar las mismas y asignar las prioridades a cada una de ellas.

Gestión de la información: se encargará de la confección de documentos mercantiles, tales como: pedidos, albaranes, facturas, abonos, así como del control de la tesorería a través de sus documentos de pago y cobro, tales como: cheques, letras de cambio, recibos, etc.

Organización de la agenda de trabajo: deberá organizar correctamente la agenda de trabajo, tanto la suya como la de su superior.

Levantamiento de actas: Participará en reuniones y se encargará de levantar actas en las mismas, redactando y comprobando los acuerdos tomados en ellas.

Realización de tareas: en ausencia de su superior, éste podrá delegar determinadas tareas que tendrá que desempeñar de la mejor manera posible, aceptando la responsabilidad que ello implica.

Organización de eventos: Es necesario conocer los distintos protocolos de actuación y preparativos que sean necesarios según aquellos que se desee organizar: reuniones, actos sociales, viajes, etc.

ÁREAS DE ACTUACIÓN Y SUS FUNCIONES

FUNCIONES: Colaboración en la redacción y presentación de los distintos balances ( Balance Anual, de Sumas y Saldos, etc.).las cuentas de resultado (pérdidas y ganancias), los libros contables (libro diario y libro mayor) la memoria, los inventarios y presupuestos.

Control de la facturación (pedidos, albaranes, facturas, abonos, etc.), contratos de leasing (arrendamiento financiero), impuestos o arbitrios municipales (impuestos sobre sociedades, IVA, IRPF, etc.), etc.

Deberá conocer aquellos documentos que intervienen en el ámbito económico-financiero, los modelos oficiales, como por ejemplo el modelo que permite realizar la declaración y

Liquidación trimestral de IVA, también deberá manejar hojas de cálculo.

Área económico-financiera:Debe contar con conocimientos sobre economía de empresa, contabilidad, fiscalidad de la empresa, tributos, sistema financiero español, productos financieros, gestión de cobros y pagos, hojas de cálculo, etc.

Área científica: el profesional que se encuentre dentro de este campo podrá formar parte del departamento I+D (Investigación y Desarrollo) de la empresa (investigar o desarrollar a largo plazo nuevos productos o materiales potencialmente más avanzados.

FUNCIONES: Redacción de los distintos documentos e informes que se vayan produciendo (informe técnico).La gestión de documentos oficiales con la Administración Pública, la correspondencia, el control y el mantenimiento del archivo .Conocimientos sobre las ayudas y subvenciones por parte de la Administración en materia de I+D, así como los requisitos formales o los trámites burocráticos que se deberán seguir para solicitarlas.

Deberá contar con unos amplios conocimientos en materia de ofimática e Internet que le permitan localizar información o realizar trámites por este medio, también se hace muy patente el uso correcto del archivo para la guardia y custodia de los documentos que afectan a la investigación y el desarrollo de un determinado proyecto o proyectos sobre los que se esté trabajando.

Área jurídica: El profesional del secretariado presta labores de apoyo y, por tanto, deberá poseer conocimientos en materia de derecho también es importante conocer los diferentes documentos y comunicados oficiales (instancias, oficios, etc.), pero lo que resulta fundamental, es la clasificación correcta de los documentos y la absoluta seguridad y confiabilidad de los mismos( extensible a todas las áreas del secretariado). Es muy importante una adecuada planificación y control de la agenda.

FUNCIONES: Atención al cliente, planificación de la agenda de trabajo, elaboración de documentos y su posterior control, mantenimiento, confidencialidad y seguridad en la clasificación de los mismos, mantenimiento y actualización de las bases de datos, planificación de reuniones, etc.

Deberá disponer de buenas dotes organizativas, habilidades comunicativas y de relación con el entorno, ya que a menudo podrá mantener contactos en mayor o menor medida con profesionales como abogados, notarios, peritos, etc., estos contactos podrán ser internos o externos a la empresa.

Área de la Administración Pública: existen dos tipos de profesionales del secretariado: los vinculados con la alta dirección (conocimientos sobre Derecho Administrativo) y los que desempeñan distintas tareas dentro de la administración pública.En cualquier caso, se hace necesario que este tipo de profesionales aporte unos conocimientos sobre: jerarquía de normas, conocimientos de organigramas de la Administración Pública, actos y procedimientos administrativos, entre otros, comunes a cualquier profesional del secretariado.

FUNCIONES: En la alta dirección, dar apoyo administrativo, gestionar la agenda, mantener el archivo, planificar eventos, reuniones y viajes, asistencia en materia de protocolo, etc.Si hablamos del profesional que desarrolla diversas tareas dentro de la Administración Pública, al ser éstas muy variadas, las funciones también lo serán y tendrán un alto grado de especialización.

Área de Recursos Humanos: (se encarga de captar, seleccionar y contratar el personal de la empresa, interviene en los procesos de formación, resolución de conflictos laborales, mediación y otras áreas. El profesional del secretariado deberá conocer la política de la empresa para la que presta sus servicios en la materia de Recursos Humanos, los departamentos que integran la empresa, así como las necesidades de los mismos, se hace también apartar aptitudes para las relaciones humanas, ser un buen comunicador, tener una gran capacidad organizativa, se hace necesario disponer de los conocimientos necesarios en lo que a materia laboral se refiere: Derecho Laboral, LET ( Ley del Estatuto de los Trabajadores), convenios, modalidades de contratación, nóminas, Seguros Sociales, etc.

FUNCIONES: son fundamentalmente de apoyo logístico, deberá clasificar la información laboral de forma correcta y con un alto grado de confidencialidad ( currículos, contratos, informes laborales, etc.):además podrá colaborar en el proceso de captación y selección de personal de la empresa, dicha colaboración pasa por efectuar las correspondientes gestiones de captación, anuncios, prensa, gestiones en el INEM (Instituto Nacional de Empleo), etc., también se podrá encargar de efectuar las correspondientes llamadas telefónicas a los posibles candidatos, así como preparar la documentación necesaria para las pruebas de selección, como por ejemplo, los test. Otro aspecto a tener en cuenta es la colaboración en la preparación de cursos de formación de la empresa, manejado la documentación que ésta precise, planificando y organizando dicho evento para que éste se desarrolle de forma satisfactoria.

CONOCIMIENTOS QUE DEBERÁ APORTAR EL PROFESIONAL

Para poder abarcar todas y cada una de las tareas descritas anteriormente, el profesional del secretariado deberá disponer de una serie de conocimientos imprescindibles, entre los que podemos destacar:

FORMACIÓN ACADÉMICA

Estudios mínimos de bachillerato, aunque lo deseado sería titulaciones de grado medio o superior, sin descartar la posibilidad de estudios universitarios. Pero además se hace necesario disponer un buen nivel de cultura general, entre los que cabe destacar, especialmente, un buen nivel de lengua, ortografía, gramática o cálculo que permita desenvolverse en entornos empresariales.

TÉCNICAS SECRETARIALES

Cumplimentación de documentos administrativos y de origen mercantil: pedidos, albaranes, facturas, cheques, letras de cambio, recibos, etc.

Confección de otros documentos, tales como informes, actas, memorandos, circulares, etc.

Confección y cumplimentación de documentos oficiales: instancias, oficios y modelos oficiales para la presentación y liquidación de impuestos ( IVA, IBI, IRPF, etc).

Correspondencia comercial. Envío de distintos tipos de cartas.Mantenimiento del archivo. Gestión, clasificación y mantenimiento de los

documentos.Gestión de la agenda de trabajo. Reuniones, citas, establecimiento y

prioridades, etc.Organización y planificación de eventos corporativos y reuniones de

trabajo.Organización y planificación de viajes.Atención telefónica.Mecanografía.

CONOCIMIENTOS INFORMÁTICOS:Sistemas operativos.Procesadores de texto.Hoja de cálculo.Bases de datos.Presentaciones multimedia.Internet y correo electrónico.

CONOCIMIENTOS TÉCNICOSEconomía de empresa.Documentos oficiales que afectan a la empresa.Tributación e impuestos que afectan a la empresa.Conceptos generales sobre contabilidad.Derecho civil, mercantil, administrativo y laboral.Protocolo público y empresarial.

IDIOMAS

Deberá ser capaz de expresarse en al menos dos idiomas. Dentro del mundo empresarial la lengua inglesa se hace imprescindible.

Otros idiomas. Podrá adaptarlo al puesto de trabajo o a la empresa en la que presta sus servicios.

ACTITUDES DEL PROFESIONAL

Tener sentido de la lealtad, honradez, honestidad y dignidad profesional.Buena educación, cortesía, simpatía y buenos modales.Amplia capacidad de trabajo.Responsabilidad en el desempeño de sus funciones.Buena organización.Discreción en todos aquellos aspectos que afecten a la empresa, a sus

superiores, a sus compañeros o al suyo propio.Tener una buena imagen y decoro profesional.Buena capacidad comunicativa, tacto, empatía y don de gentes.Afán de superación intentando buscar siempre soluciones a los problemas.Disponer de iniciativa propia. Anticiparse.Capacidad de trabajo en equipo, asumiendo nuevos retos y compartiendo o

colaborando con el resto del equipo.Continua adaptación a los cambios técnicos, como por ejemplo la aplicación

de nuevas tecnologías, para ello, será necesario actualizar y aumentar progresivamente los conocimientos técnicos sobre las diversas áreas.

Deontología Profesional

La deontología es un conjunto de normas de comportamiento de los profesionales que tienen por objeto establecer un marco ético para su actuación. Un profesional lo es no sólo en base a su ciencia o conocimientos, sino también a su conciencia y conducta

El profesional del secretariado también dispone de un código que marcará la conducta a seguir, y por tanto, todo profesional de este gremio deberá conocer.

PRINCIPIOS GENERALESLos principios generales están relacionados con los siguientes aspectos:

● Dignidad: el profesional del secretariado deberá realizar su trabajo con honor y dignidad, no debiendo realizar comportamientos que vayan a suponer un descrédito para su persona.

● Integridad: deberá actuar con honradez, lealtad y buena fe en todas y cada una de sus actuaciones.

● Secreto profesional: deberá seguir de forma escrupulosa el principio de confidencialidad ante cualquier hecho o noticia que pueda llegar a conocer en el ejercicio de sus funciones, ya que además de un deber, se considera una obligación que está amparada por leyes que protegen el cumplimiento del secreto profesional.

Cualquier información o confidencia que realice un superior o a la que pudiese acceder por su cargo o por su actividad profesional.

Cualquier hecho de carácter confidencial o restringido que afecte a la organización para la que el profesional presta sus servicios o a algún miembro de dicha organización.

Cualquier información de la índole que sea cuando ésta se considere confidencial.

La documentación de carácter confidencial deberá ser guardada en los archivos correspondientes, sin que exista duplicidad de la misma y en el caso de que ésta se duplique, siempre deberá ser con el consentimiento de su superior.

Deberá comunicar a su superior cualquier información que pueda causar perjuicio o beneficio, tanto a las personas integrantes de una organización como a la empresa para la que presta sus servicios. La limitación de aquello que se puede o no divulgar vendrá marcado por el sentido de lealtad, no debiéndose confundir éste con el secreto profesional.

El secreto profesional comprende los siguientes elementos:

OBLIGACIONES CON LA EMPRESA

Éstas son algunas de las obligaciones que el profesional del secretariado deberá cumplir con la empresa.

Deberá evitar cualquier tipo de competencia desleal con sus compañeros.

La discreción deberá tener una importancia capital para el profesional del secretariado, dado que ésta es una característica inherente en el ejercicio de sus funciones, por tanto, deberá evitar comentar aspectos que afecten a su trabajo o a sus superiores con el resto de sus compañeros o con personas ajenas a la empresa.

Deberá prestar su cooperación o apoyo a todos sus compañeros de trabajo, siempre que dicha colaboración sea necesaria para evitar pérdidas de tiempo o retrasos en el trabajo, salvaguardando siempre los intereses de su empresa con un conocimiento de su política y los objetivos que ésta persigue.

No deberá aceptar ningún tipo de gratificaciones o contraprestaciones económicas por transmitir información, sólo aceptará su salario o los incentivos que la empresa le pueda satisfacer por motivos estrictamente laborales.

Deberá colaborar en todo lo posible para agilizar el trabajo.

OBLIGACIONES PROFESIONALES

Estas son las obligaciones profesionales que tendrá que tener el profesional del secretariado.

Deberá fomentar y actualizar sus aptitudes y conocimientos, adaptándose a las nuevas tecnologías con el objetivo de alcanzar un mayor rendimiento.

No deberá realizar práctica alguna que pueda suponer un descrédito para su profesión.

No deberá usar cualquier tipo de influencia, amistad o recomendaciones de sus superiores para conseguir ascensos o cualquier otra ventaja inmerecida.

Deberá defender y enaltecer al colectivo que representa.

Deberá respetar y difundir el Código Deontológico que afecta a su profesión, difundiendo los valores contenidos en el mismo.