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General

Fundamentos de Base de Datos: Una introducción a Windows, Mac

y bases de datos web

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¿Están usted y su empresa preparados para estar más organizados, ser más productivos y compartir de una forma mejor su información?

¡Si su respuesta es sí, entonces están preparados para una base de datos fácil de utilizar!

¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

Sin lugar a duda, usted está familiarizado con aplicaciones que tienen funciones

similares a una base de datos como agendas, iTunes, calendario, programas de

gestión de fotografías y más. A pesar de que son extremadamente útiles, estos

programas ejecutan un número limitado de funciones y almacenan una cantidad

limitada de información. Sin embargo, las bases de datos pueden archivar toda la

información que necesite y ver esta información de la manera que desee.

Usted probablemente tendrá información repartida en hojas de cálculo, un

procesador de textos, en papel, en notas, etc. Una base de datos le ayuda a tener toda

la información junta (y la de su equipo de trabajo) para poder estar más organizado y

ser más productivo.

Con una base de datos, usted puede fácilmente disponer y organizar toda la

información en un único sitio. Las bases de datos pueden almacenar todo tipo de

información - contactos, información de productos, gráficos, proyectos, facturas y

simplemente cualquier cosa que necesite llevar un seguimiento. Generalmente, la

gente empieza creando listas en hojas de cálculo o en procesadores de texto.

Los datos y las listas desarrolladas y guardadas en hojas de cálculo y procesadores de texto rápidamente se convierten en una tarea tediosa para organizar, gestionar y ordenar esa información.

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A medida que la cantidad de información crece, se hace más y más complicado

gestionar, organizar y ordenar esa información. La información rápidamente se

convierte en algo difícil de seguir o entender en este tipo de listados o formularios y

las opciones de compartir y buscar suelen estar limitadas. Es este el momento en el

que una base de datos se convierte en una herramienta necesaria.

Piense en una base de datos como en una enorme baraja de cartas, con muchos bits

de información en cada carta. Todos los tipos de información pueden ponerse en estas

cartas- texto, números, fechas, imágenes y enlaces web. Las cartas están organizadas

en listas o tablas. Puede guardar listas de clientes, proyectos en los que está trabajando

y elementos o imágenes que quiere organizar.

VENTAJAS DE UNA BASE DE DATOS

¿Por qué querría poner toda su información en una base de datos en vez, digamos

de una hoja de cálculo o un documento? Las bases de datos son mucho mejores

buscando y ordenando la información. Puede buscar rápidamente una base de datos

que le responda a preguntas como “¿Cuánta gente está registrada en el evento?” o

“¿Qué clientes compraron aquel producto?” y obtener una respuesta inmediata.

Todos los tipos de información se pueden guardar y organizar en una base de datos.

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HASTA EL ÚLTIMO DETALLE

Las bases de datos organizan su información en listas (como hojas de cálculo) pero, a diferencia de éstas, puede también ver la información como formularios. Los formularios proporcionan una estupenda manera de disponer de todos los detalles. Visualice todos sus proyectos en vista formulario. Los formularios pueden también hacer más sencilla la introducción de datos.

Base de datos en Vista Lista

Base de datos en Vista Formulario

Se puede buscar, ordenar o reordenar por cada categoría o pestaña con un simple clic del ratón.

Cambiando el modo vista, puede obtener más detalles de cada entrada o asunto

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COLABORE EN PROYECTOS

Las bases de datos también trabajan para mantener su información precisa y actualizada. Atractivas listas desplegables, campos de autointroducción y otras funciones que hacen la entrada de datos más rápida y consistente. Bases de datos plenamente equipadas (como FileMaker Pro) que permiten a muchos usuarios abrir y usar la misma base de datos al mismo tiempo. Funciones de seguridad que le permiten limitar el acceso a la información a sólo aquellos contactos que necesiten conocerla. Al tener la información guardada y compartida en una base de datos, los equipos de trabajo pueden acceder y actualizar registros desde una fuente permitiendo el control y la precisión de los datos en vez de estar compartiendo y reemplazando hojas de cálculo.

VINCULE INFORMACIÓN ENTRE SÍ

Cree una base de datos para conectar su información entre sí. Puede tener listas de

clientes y listas de artículos vendidos. Conectando (o relacionando) estas listas verá

todos los artículos que un cliente en particular ha comprado.

Utilice una base de datos para colaborar en proyectos donde todos los detalles pueden compartirse y actualizarse por el equipo de trabajo desde una fuente.

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Después vincule los registros de la base de datos con fotografías, archivos, películas

e incluso páginas web para organizar todo en una única base de datos. ¡Por qué no

prueba a hacer esto con una hoja de cálculo!

Vincule la información entre sí para obtener una visión general de sus datos desde un único sitio.

CREE Y COMPARTA INFORMES

Las bases de datos son muy útiles para crear informes. Saque el máximo partido

de su información con sencillas herramientas de informes. Lleve el seguimiento

de los resultados de ventas, publique métricas esenciales o cree informes al

momento con tan sólo unos pocos clics. Al poder compilar su información en

una fuente, puede desarrollar rápidamente diferentes tipos de informes que

necesite, simplemente seleccionando entre una presentación predefinida,

escogiendo los campos que quiere incluir y después organizando cómo quiere

mostrar o ver esa información. Cuando quiera compartir sus informes con otros,

puede hacerlo en formatos populares como Microsoft Excel o Adobe Acrobat.

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También puede ver y reportar datos desde otras aplicaciones creando informes de

bases de datos con información desde Microsoft SQL Server, Oracle o MySQl, o

desde aplicaciones personalizadas como soluciones de inventarios o programas de

contabilidad. Con su base de datos de escritorio y sin conocimientos de programación,

puede crear informes desde su almacén de datos corporativos o sistemas e-commerce

basados en SQL, importar pedidos de clientes desde su base de datos Oracle para

generar informes semanales.

Cree y publique todo tipo de informes desde una base de datos

Si quiere crear campañas de correo o informes formales, puede crear rápidamente

etiquetas, sobres y cartas formales desde su información. Esto es ideal para

enviar newsletters, noticias y mucho más. Puede incluir información específica del

destinatario para añadir personalización.

Oborem adiat. Henit nissecte tet, quisit luptatet aciliquat, velit wisl dolut ing exerostie facinis ad dunt auguer sum dip erilla alis at auguerc ipsusci blaoreet, sim quat. Um iureet volobore dolorper suscil ulputpat euguer si.

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Annual Sales Report

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Seleccione desde plantillas de etiquetas predefinidas para envíos, correos,

inventarios y más o seleccione entre comunes formatos de sobres.

Mantenga el contacto con sus clientes a través de su base de datos.

SAQUE PARTIDO A INTERNET

Las bases de datos de hoy en día se mueven más allá del escritorio y le permiten

aprovechar la información en la web. Puede extender su base de datos para publicar

formularios web básicos, estados, listas o disponer de información web en vivo

directamente en su base de datos, basándose en su información. Con el acceso web

puede realizar el seguimiento de los productos y proyectos directamente desde su

base de datos que puede a su vez estar vinculada directamente a páginas web de

fabricantes, documentación de producto, buscadores de comparativas de precios,

seguimiento de envíos, imágenes de productos, facturas de pedidos y mucho más.

Mantenga el contacto con sus clientes, diseñe formularios en la web desde su

base de datos y publíquelos en la web para registros a eventos, respuestas de

clientes, peticiones de servicios, encuestas y más. Capture su información y téngala

almacenada automáticamente en su base de datos, desde la que podrá ejecutar

informes siempre que quiera.

O use su base de datos y la web para proporcionar estados actualizados, como

tareas completadas o artículos enviados, entregar listas de horarios o listados de

tareas pendientes de proyectos o incluso añadir privilegios de acceso para sus

clientes o socios para limitar el acceso a la información.

Mike Abney102 Crisp HallMartin, TN 38238

Paul Acciavatti200 W KawiliHilo, HI 96720

Alethia Achee701 McAdoo WayWasilla, AK 99654

Elaine Adair1418 33rd AvenueGulfport, MS 39501

Nicholas Adams5075 Rebecca Fell DriveDoylestown, PA 18901

Stephen Adams4503 Lilac LaneVictoria, TX 77901

Naisha Ahsian7 West Street, Dillingham HallMontpelier, VT 5602

Art Allen1372 S 740 EOrem, UT 84097

Tess AlvisoPO Box 315Olympia, WA 98507

Sally Anderson161E St Charles Rd.Carol Stream, AL 60188

Steve AndersonNULLChicago, IL 60601

Dorothy Anderson2604 Elmwood AveRochester, NY 14618

Mark Andreasen90 N 100 ELogan, UT 84321

Greg Anixter10109 Masters Drive NEAlbuquerque, NM 87111

Alan Apel126 NW Jackson StTopeka, KS 66603-3310

Christine Appleby5201 Patrick Henry Dr.Santa Clara, CA 95054

john applebyp.o. box 606hardwick, VT 05843-0606

Frank Aprile167 Green Creek RdNorth Muskegon, MI 49445

Ron Armstrong87 Arlington StAsheville, NC 28801

Nancy Arnold4600 DeBarrAnchorage, AK 99519

RICHARD ARONER22553 SE 42ND CT.ISSAQUAH, WA 98029

Molly AsNULLAnchorage, AK 99504

Mark Astmann805 Newcomb RoadRidgewood, NJ 07450-5522

Verna AvarellPO Box 26Cedar Glen, CA 92321-0026

Jim Bageant4213 Navajo DriveWestminster, MD 21157

Victory Bailey2650 E. Northern Lights Blvd.Anchorage, AK 99508-4119

Clayton Bailey4357-G Park DrNorcross, GA 30093

David Baker162 Commercial Ave.Paw Paw, MI 49079

Scott Bakke1315 N. Quincy StArlington, VA 22201

Bill Bargagliotti7423 Wood Rail CvMemphis, TN 38119

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Vincule información en tiempo real en la Web, directamente a sus datos

PRÓXIMOS PASOS

Tal y como ha podido comprobar, las bases de datos hacen mucho más que sólo

guardar la información. Nos ayudan a resolver nuestros problemas, responder

preguntas y tomar decisiones. Puede crear fórmulas y cálculos para ayudarle

a analizar la información, y generar rápidamente informes para compartir esa

información. Las bases de datos ofrecen una fuente inacabable de distintas formas de

gestionar y utilizar su información, y las bases de datos de hoy en día lo hacen fácil.

Para más información sobre cómo puede empezar a trabajar con bases de datos hoy,

visite www.filemaker.com/es.

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RECURSOS ADICIONALES

¡Enhorabuena! Ya ha completado el primer paso hacia la gestión de tareas,

contactos, proyectos, activos y más - ¡de la forma más fácil!

Puede estar interesado en más recursos gratuitos, disponibles en la página web de

FileMaker en www.filemaker.com/es. Entre los recursos gratuitos encontrará:

• Versiones de prueba gratuitas del software de base de datos FileMaker.

• Soluciones prediseñadas y listas para usar para gestiones comunes de

información diaria.

• Guias gratuitas de cómo utilizar FileMaker Pro con aplicaciones Microsoft Excel y

Microsoft Office.

• Webinars y vídeos que le muestran paso a paso cómo utilizar las bases de datos

FileMaker para gestionar información y proyectos.

• Historias de clientes que puede leer para ver cómo otros usuarios en todo el

mundo utilizan FileMaker para gestionar mejor su información.

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