¿Gastamos más tiempo en hablar de los problemas que en afrontarlos?

“La  mayoría   de   las   personas   gastan   más   tiempo   y   energías   en   hablar   de   los   problemas   que   en  afrontarlos.”  Henry  Ford.

Si   nos   encontramos   ejecutando   el   proyecto,   es   frecuente   estar   inmersos   en   los   conocidos  “apagafuegos”,  quitando  la  atención  a  lo  realmente  importante  y  centrándonos  en  lo  urgente.Deberíamos  tener  en  mente  constantemente  la  matriz   que   refleja  como  atender   lo  Importante  vs  Urgente  para  que  nos   ayudase  en  la  gestión  operativa,  en  la  gestión  de  nuestro  tiempo  y  no  nos  desviase  de  los  objetivos  del  proyecto.

Pero….  ¿podemos  hacer  algo  para  evitar  los  problemas  o  conflictos  dentro  del  proyecto?Las  siete  fuentes   principales  del   conflicto  PMBook  ®,  por   orden  de   frecuencia   son  las  siguientes:  Cronogramas,   Prioridades   del   proyecto,   Recursos,   Opiniones   Técnicas,   Procedimientos  administrativos,  Costo  y  Personalidad,  que  si  las  analizamos  detenidamente  vemos  que  engloban  a  todos  los  problemas  que  nos  encontramos.

Me  voy  a  centrar  en  las  tres  primeras  que  son  las  más  frecuentes,  para  ver  como  podemos  evitarlas  o  minimizarlas:  -­‐   Cronogramas:   Ya   he   comentado   en  artículos   anteriores,   la   importancia   de   realizar   una   buena  estimación   y   planificación   de   las   actividades   a   realizar.   Para   evitar   problemas   derivados   del  cronograma  es  importante  contar  con  el  equipo  y  personas  que  puedan  aportarnos  ayuda  a  la  hora  de  realizar  una  estimación  realista.-­‐  Prioridades  del  proyecto:  Si   todos   los   implicados  en  el  proyecto,  tenemos   claras   las  prioridades  que   lo  guían  y  estas  están  documentadas,   evitaríamos   cuantiosas  pérdidas  de   tiempo  y  toma  de  decisiones  a  diferentes  niveles.-­‐  Recursos:  No  hay  nada  peor,  que   el  que   tener   que  “luchar”   con  la  Oficina  Técnica   para  que   te  asignen    un  recurso  clave  para  tu  proyecto  o  para  recuperar  a  otro  que  ha  salido.  En  este  sentido,  es  conveniente  realizar  el  correspondiente  Plan  de  RRHH  del  proyecto,  en  el  cual  establezcamos  las  necesidades,  los  perfiles  y  las  personas   idóneas  para  realizar  el  proyecto  con  éxito  y  cuando  van  a  intervenir.  Esto  nos  servirá  además  de  argumentario.

Debemos  también  paralelamente  a  lo  anterior,  prestar  más  atención  a  la  identificación  de  acciones  preventivas,   que   a   pesar   de   no   ser   tan   claro   como   las   correctivas   ya   que   requiere   de   más  experiencia  que  cálculos,   nos  permitirán  tratar   anticipadamente  posibles  problemas,  conflictos   o  desviaciones  que  podamos  encontrarnos.

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