Gerencia Consultoría & Proyectos Instructivo Gestión de Proyectos V1 0.pdf · Gerencia...
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Gerencia Consultoría &Proyectos
Instructivo para la Gestión de Proyectos
Instructivo para la gestión de proyectosCódigo: IT-02
Versión: 01
Aplicado a: Sistema de Gestión de Calidad Fecha: 04-04-2016
Gestión de Proyectos
MARCO TEÓRICO
Supuestos y Metodología de TrabajoConsultoría & Proyectos
Entendemos la consultoría como la agregación de valor, basado en un trabajo enequipo con nuestros clientes, donde nuestros colaboradores son fundamentales paraalcanzar los objetivos trazados y cumplir nuestros compromisos, agregando calidad.
Generamos conocimiento para transformarlo en valor para nuestros clientes
FocosDe
Desarrollo
SELLO KPAZ(MISIÓN, VISIÓN,
OBJETIVOS)
COLABORADORES KPAZ
(COMPETENCIAS)
SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD
ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA
Aspectos Clave – Meta Operacional
Meta OperacionalEntorno
Clientes
Rentabilidad y
CrecimientoImagen Pública
Filosofía y Valores
Filosofía y Valores: Trabajo en equipo, Orientación al Logro, Disposición al Cambio, Orientación alServicio, Comunicación Efectiva.
Entorno: Competitivo y demandante. Capacidad de respuesta.Rentabilidad y Crecimiento: Eficiencia operacional en nuestros proyectos.Imagen Pública: Principal valor de la organización. Reconocimiento por soluciones de calidad a
nuestros clientes.Clientes: Propósito de nuestra organización: satisfacer a los clientes y construir relaciones
de largo plazo.
Aspectos Clave – Consultores / JP
CONSULTORES
JEFES DE PROYECTO
Gerenciamiento de Personas
Pensamiento Estratégico
Liderazgo
Planificación y Seguimiento
Promover el desarrollo integral deequipo. Integración, formación devalores, dirección, comunicación.
Formular, alinear y gestionarestrategias para obtener los objetivostrazados.
Guiar con respeto y coherencia.Generar compromisos con laorganización y su resultados.
Definir objetivos, metas y planes deacción.Administrar recursos, aplicandomonitoreo y control.
Gestión de Proyectos
PROCEDIMIENTOS
Conforme al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001
Aspectos Clave – Mapa de Procesos (Prestación de Servicios)
CL
IEN
TE
PR-06 GESTIÓN
COMERCIAL
PR-07
PLANIFICACIÓN Y
ORGANIZACIÓN DE
SERVICIO
PR-08 EJECUCIÓN Y
ENTREGA DE
SERVICIO
PR-09 DISEÑO Y
DESARROLLO
CL
IEN
TE
PR-11 EVALUACION
SATISFACCIÓN
CLIENTES
Dropbox (KPaz Consultores SpA) 8 Sistema Gestión de Calidad (SGC) Procedimientos (PR)
PR-06PR-07PR-08PR-09PR-11
Aspectos Clave – Organización administrativa de proyectos en Dropbox
Dropbox (KPaz Consultores SpA)
(3) Proyectos en Ejecución
1. Propuesta Técnica
2. Administración del Proyecto
3. Antecedentes del Cliente
4. Desarrollo Proyecto
5. Entregables
Estructura de carpetas para la gestión de los proyectos KPAZ
Aspectos Clave – Conceptos
REGISTRO
Documento quepresenta resultadosobtenidos o proporcionaevidencia de actividadesdesempeñadas.
LUGAR DE ALMACENAMIENTO
Repositorio definidodonde se almacena elregistro relacionado alprocedimiento.
Responsable de laactividad y de asegurarque el registro estécompleto y en el lugarde almacenamientodesignado.
RESPONSABLEDIAGRAMA
DE FLUJO
Flujo de actividades querepresenta de formageneral el procedimiento.
Por definición y principios del Sistema de Gestión de Calidad, todos losproyectos Kpaz deben tener asociados los siguientes documentos y conceptos.
PR – 06: GESTIÓN COMERCIAL (resumen)
Identificación del
requerimiento
Análisis del requerimiento
Elaboración de propuesta técnica /
económica
Aceptación propuesta
Planilla de Gestión Comercial
Propuesta
- Orden de Compra - Contrato (según corresponda)- Carta de intención,correo o propuestafirmada
*Carpeta Gestión Comercial / Gerente ComercialGerente de Ventas
*Carpeta Propuestas / Gerente ComercialGerente de Ventas
*Carpeta Administración / Gerente ComercialGerente de Administración y Finanzas
* Sólo los responsables y colaboradores del área responsable poseen perfil deacceso a estas carpetas.
No aceptación propuesta
Encuesta Proyecto no Adjudicado
Sistema de EncuestaSatisfacción Clientes –Sub menú EncuestasRespondidas
Gerente Comercial ; Gerente de Ventas; Gestor Comercial
PR – 09: DISEÑO Y DESARROLLO(resumen)
Revisión de información entregada
Proceso de Diseño y
Desarrollo
Verificación y aprobación de
Diseño y Desarrollo
Planilla de Diseño y Desarrollo
* Carpeta Propuestas / Gerente ComercialGerente de Ventas
* Sólo los responsables y colaboradores del área responsable poseen perfil deacceso a estas carpetas.
PR – 06: Gestión Comercial
*Carpeta Propuestas / Gerente ComercialGerente de Ventas
- Propuesta Técnica
- Planilla de Diseño y Desarrollo
PR – 06: Gestión Comercial
PR – 07: PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO(resumen)
Análisis propuesta comercial
*Notificación de necesidad RRHH
Planificación Proyecto
Ficha del Proyecto
Correo electrónico de notificación de RR.HH y/o equipamiento
Carta Gantt delproyecto (para serviciode consultoría)
Carpeta Proyectos enEjecución (3) – sub-carpeta “Proyecto”–sub-carpeta (2)Administración delProyecto
* Sólo si aplica
PR – 06: Gestión Comercial
Gerente deConsultoría yProyecto ; Jefede Proyecto
Carpeta Proyectos enEjecución (3) – sub-carpeta “Proyecto”–sub-carpeta (2)Administración delProyecto
Gerente deConsultoría yProyecto ; Jefede Proyecto
PR – 08: EJECUCIÓN Y ENTREGA DEL SERVICIO(resumen)
Ejecución y seguimiento del proyecto
Control Interno de Proyectos
Cierre proyecto
Estado de Avance / Carta Gantt
Control de Proyectos
Encuesta Satisfacción Cliente
*Carpeta Comité deOperaciones (9)
Gerente deConsultoría yProyecto
Sistema de Encuesta deSatisfacción Clientes –Sub menú EncuestasRespondidas
Gerente Comercial ; Gerente de Ventas; Gestor Comercial
Coordinación actividades
proyecto
Calendario Outlook
Entregables
Carpeta Proyectos enEjecución (3) – sub-carpeta “Proyecto” –sub-carpeta (5)Entregables
Jefe de Proyecto
* Sólo el encargado del área responsable poseen perfil de acceso a estacarpeta.
Carpeta Proyectos enEjecución (3) – sub-carpeta “Proyecto” –sub-carpeta (2)Administración delproyecto
Jefe de Proyecto
PR – 11: EVALUACIÓN SATISFACCIÓN CLIENTES(resumen)
Aplicación Encuesta
Satisfacción Cliente:
1. Cierre de proyecto
2. Proyecto no Adjudicado
Tabulación de Encuestas
Revisión y análisis de resultados
Informe Satisfacción Clientes
Carpeta Sistema deGestión de la Calidad(8) – subcarpetaRegistros – subcarpetaClientes Externos
Gerente Comercial ; Gerente de Ventas; Gestor Comercial
1. Evaluación Satisfacción Cliente
2. Evaluación Proyecto no Adjudicado
Sistema de EncuestaSatisfacción Clientes –Sub menú EncuestasRespondidas
Gerente Comercial ; Gerente de Ventas; Gestor Comercial
* Sólo si aplica
*PR – 03: Acciones Correctivas / Preventivas
Gestión de Proyectos
MEJORA CONTÍNUA
Conforme al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001
CICLO DE MEJORA CONTÍNUA
Actuar
PlanificarControlar
Ejecutar
Esta metodología describe los cuatro pasosesenciales que se deben llevar de formasistemática, para lograr la mejora continua(disminución de fallos, aumento de laeficacia y eficiencia, solución de problemas,previsión y eliminación de riesgospotenciales, etc.).
Según la ISO 9001:2015, todosistema de Gestión de Calidaddebe aplicar la metodología demejora continua de formasistematizada, en los procesosdeterminados por el alcance dela certificación.
CICLO DE MEJORA CONTÍNUA
• Asegurar el tratamiento de las No Conformidades del Sistema de Gestión de Calidad.
• Indicar la forma de tratamiento de las No Conformidades mediante la aplicación de accionescorrectivas y preventivas .
No Conformidad: Corresponde al incumplimiento de algunas de las normas, procedimientos, contratos, estándares, acuerdos uotros niveles de desempeños internos acordados por la empresa.
Acción Correctiva: Acción que se define para eliminar la causa raíz de una No Conformidad y evitar su repetición. Esto implicarealizar una investigación para identificar la causa precisa.
Acción Preventiva: Acción implementada para eliminar la causa de una potencial No Conformidad, defecto u otra situaciónindeseable, a fin de prevenir su ocurrencia.
Servicio o producto No Conforme: Servicio o producto que no cumple con los requisitos acordados con los Clientes, por lo queestá fuera de las especificaciones.
PR – 03: ACCIONES CORRECTIVAS / PREVENTIVAS (AC/AP)
No Conformidades requieren una
AC/AP?
Determinar AC/AP
(responsable y plazo)
Seguimiento implementación
-Planilla de Seguimiento AC/ AP
-Planilla de Seguimiento AC/ AP
-Planilla de Seguimiento AC/ AP
Carpeta Sistema deGestión de la Calidad(8) – subcarpetaRegistros – subcarpetaMejora Continua
*Encargado /Coordinador deCalidad
Identificación de No
Conformidades
-Planilla de Seguimiento AC/ AP
-Planilla de Seguimiento AC/ AP
* Dado que la no conformidad puede encontrarse en cualquier aspecto de la organización (dentro delalcance de la certificación), el Encargado (proyecto, área, etc.) es el responsable de la identificación ycomunicación de la oportunidad de mejora y el Coordinador de Calidad, de su tratamiento.
Revisión eficacia de AC/AP
PR – 04: CONTROL DE PRODUCTO / SERVICIO NO CONFORME
Registro Producto o Servicio No Conforme
Determinar tratamiento Producto o Servicio No Conforme
Aplica AC/AP?
Planilla PSNC
Planilla PSNC
Detección de Producto o Servicio No Conforme
Planilla PSNC
Planilla PSNC
PR – 03: Acciones Correctivas / Preventivas
Carpeta Sistema deGestión de la Calidad(8) – subcarpetaRegistros – subcarpetaMejora Continua
*Encargado /Coordinador deCalidad
* Dado que la no conformidad puede encontrarse en cualquier aspecto de la organización (dentro delalcance de la certificación), el Encargado (proyecto, área, etc.) es el responsable de la identificación ycomunicación de la oportunidad de mejora y el Coordinador de Calidad, de su tratamiento.
APROBACIÓN
Revisado por: Representante de la DirecciónAprobado por: Gerente General