Gerencia proyectos Gestión de Costos
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Mar-09 Este material es propiedad de Hernan Ortiz A. PMP
Gerencia de Proyectos
Módulo V – Gerencia de Costos
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Objetivos del Módulo
• Conocer los procesos de Gerencia de Costos
• Entender el proceso de planificación de los costos
• Aprender las diferencias fundamentales de las técnicas de
estimación
• Entender los resultados de la aplicación de herramientas para
la evaluación económica de proyectos
• Conocer las principales Valor Ganado y el análisis de valor
ganado
• Revisar los detalles de procesos de control de costos
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Gerencia de ProyectosGerencia de ProyectosCapitulo 5 Capitulo 5 –– Gerencia de CostosGerencia de Costos
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•• La gestiLa gestióón de costos de proyectos propuesta n de costos de proyectos propuesta
por el PMI, incluye los procesos de por el PMI, incluye los procesos de
planificaciplanificacióón, estimacin, estimacióón, presupuestacin, presupuestacióón y n y
control de costos en el ciclo de vida del control de costos en el ciclo de vida del
proyecto.proyecto.
•• La gestiLa gestióón de costos se ocupa n de costos se ocupa
primordialmente de los costos de los recursos primordialmente de los costos de los recursos
(Costos Directos) que demandan las (Costos Directos) que demandan las
actividades programadas.actividades programadas.
Gerencia de Costos
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•• Los procesos incluidos en la gerencia de Los procesos incluidos en la gerencia de
costos son:costos son:
-- EstimaciEstimacióón de Costosn de Costos
-- Preparar el Presupuesto de costosPreparar el Presupuesto de costos
-- Control de CostosControl de Costos
Gerencia de Costos
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Gerencia de Costos
“La posibilidad de influir en los costos es mayor en las primerasetapas del proyecto … (PMBOK)”
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Estimación
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Que es un estimado para un proyecto?Que es un estimado para un proyecto?
Es el valor esperado de todo el trabajo necesario para completarEs el valor esperado de todo el trabajo necesario para completar el el
proyecto, incluyendo:proyecto, incluyendo:
•• Costos asociados directamente al trabajo del proyectoCostos asociados directamente al trabajo del proyecto
•• Costos asociados al riesgoCostos asociados al riesgo
•• Costos asociados a la calidadCostos asociados a la calidad
•• Costos de las actividades de gerencia de proyectosCostos de las actividades de gerencia de proyectos
•• GastosGastos
Estimación
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Answer 30-90 years
7.1 EstimarCostos
7.2 DeterminarPresupuesto
Diagrama de Flujo de Datos para Estimar Costos
11.2 IdentificarRiesgos
•Actualización Documentos
Organización
DocumentosProyecto
•Activos de Proceso•Factores ambientales
12.1PlanearCompras
6.5 DesarrollarProgramación
5.3 Crear WBS •Línea Base del Alcance
Estimación Duraciones
•Estimados de costos de actividades
•Soportes
•Programación
9.1 DesarrollarPlan RRHH
11.2 IdentificarRiesgos
•Plan RRHH
• Registro de Riesgos
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•• Entradas al proceso de estimaciEntradas al proceso de estimacióónn
�� DeclaraciDeclaracióón del alcancen del alcance
�� WBSWBS
�� Red y CronogramaRed y Cronograma
�� Hoja de Requerimientos de RecursosHoja de Requerimientos de Recursos
�� Tarifas de los recursosTarifas de los recursos
�� Estimado de duraciEstimado de duracióón de las actividadesn de las actividades
�� InformaciInformacióón histn históórica y estimados publicadosrica y estimados publicados
�� RiesgosRiesgos
�� PolPolííticas organizacionales y activos de procesos.ticas organizacionales y activos de procesos.
Estimación de Costos
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•• Importantes anotaciones acerca de los procesos de Importantes anotaciones acerca de los procesos de
ESTIMACION(1):ESTIMACION(1):
•• Las estimaciones deben estar basadas en el WBSLas estimaciones deben estar basadas en el WBS
•• Las estimaciones deberLas estimaciones deberíían ser realizadas por la persona que haran ser realizadas por la persona que haráá el el trabajotrabajo
•• InformaciInformacióón histn históórica es clave para mejorar los estimadosrica es clave para mejorar los estimados
•• Las lLas lííneas de base deberneas de base deberíían ser mantenidas y no cambiadas a menos que an ser mantenidas y no cambiadas a menos que exista un cambio aprobadoexista un cambio aprobado
•• Los estimados son mLos estimados son máás precisos si se estima sobre componentes mas s precisos si se estima sobre componentes mas pequepequeññas de trabajoas de trabajo
•• Un gerente de proyectos debe continuamente hacer estimados Un gerente de proyectos debe continuamente hacer estimados proyectados al fin del proyectoproyectados al fin del proyecto
•• Los planes deben ser revisados en la ejecuciLos planes deben ser revisados en la ejecucióónn
Estimación
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•• Importantes anotaciones acerca de los procesos de Importantes anotaciones acerca de los procesos de
ESTIMACION (2):ESTIMACION (2):
•• ““AcolchonamientoAcolchonamiento”” no es una buena prno es una buena prááctica de gerencia de proyectosctica de gerencia de proyectos
•• El gerente de proyectos debe saber como mantener realistas los El gerente de proyectos debe saber como mantener realistas los
estimadosestimados
•• Para hacer un estimado se debe utilizar la mejor tPara hacer un estimado se debe utilizar la mejor téécnica acorde al cnica acorde al
momentomomento
•• Los estimados implican supuestos que deben ser validados y contrLos estimados implican supuestos que deben ser validados y controladosolados
•• Las herramientas para estimar tiempos son las mismas que las queLas herramientas para estimar tiempos son las mismas que las que se se
utilizan para estimar costosutilizan para estimar costos
Estimación
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•• EstimaciEstimacióón de costos de los recursosn de costos de los recursos
�� Las herramientas mas comLas herramientas mas comúúnmente usadas nmente usadas
son:son:
•• EstimaciEstimacióón con un solo daton con un solo dato
•• EstimaciEstimacióón ann anáálogaloga
•• EstimaciEstimacióón paramn paraméétricatrica
•• EstimaciEstimacióón de 3 puntosn de 3 puntos
•• EstimaciEstimacióón de abajo a arriban de abajo a arriba
•• Propuestas de proveedoresPropuestas de proveedores
Estimación de Costos
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Estimación de Costos
Cuales son las ventajas de la Estimación Análoga ???
Cuales son las desventajas de la Estimación Análoga ???
Cuales son las ventajas de la Estimación de abajo a arriba ???
Cuales son las desventajas de la Estimación de abajo a arriba ???
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Que tipos de costos existen en los proyectos ?Que tipos de costos existen en los proyectos ?
•• Costos DirectosCostos Directos
•• Costos IndirectosCostos Indirectos
Estimación
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Taller 5: Estimando recursos
•• Paso 1: RePaso 1: Reúúna su equipo de trabajona su equipo de trabajo
•• Paso 2: Basado en la lista de actividades del WBS Paso 2: Basado en la lista de actividades del WBS
calcule los recursos de los paquete de trabajocalcule los recursos de los paquete de trabajo
•• Paso 3: Defina la lista de recursos y sus costosPaso 3: Defina la lista de recursos y sus costos
•• Paso 4: Estime cantidades y costos por actividadPaso 4: Estime cantidades y costos por actividad
•• Paso 5: Cuales recursos serPaso 5: Cuales recursos seráán comprados?n comprados?
•• Paso 6: Desarrolle la hoja de estimaciPaso 6: Desarrolle la hoja de estimacióón de recursosn de recursos
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7.2 DeterminarPresupuesto
7.3 ControlarCostos
Diagrama de Flujo de Datos para Determinar Presupuesto
12.2 Hacer Compras
•Actualización Documentos
Organización
DocumentosProyecto
•Activos de Proceso•Factores ambientales
12.1PlanearCompras
6.5 DesarrollarProgramación
5.3 Crear WBS •Línea Base del Alcance
•Requerimientos de Fondos
•Programación
9.2 ConseguirEquipo Trabajo
8.1 Plan de Calidad
•Calendario•Recursos
7.1 EstimarCostos
4.2 DesarrollarPlan de Proyecto
•Línea Base de Costos
Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP
•• Para desarrollar el presupuesto se utilizan las Para desarrollar el presupuesto se utilizan las
mismas herramientas que en la estimacimismas herramientas que en la estimacióón de n de
costoscostos
•• El presupuesto es utilizado para medir las varianzas El presupuesto es utilizado para medir las varianzas
y el rendimiento a travy el rendimiento a travéés de todo el proyectos de todo el proyecto
•• El presupuesto es manejado a nivel de paquete de El presupuesto es manejado a nivel de paquete de
trabajo del WBStrabajo del WBS
Determinar el presupuesto
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•• Recuerde que este presupuesto debe estar atado Recuerde que este presupuesto debe estar atado
al sistema contable a traval sistema contable a travéés de un plan de cuentass de un plan de cuentas
•• El presupuesto debe incluir todos los costos para El presupuesto debe incluir todos los costos para
realizar el trabajo esperado en el proyectorealizar el trabajo esperado en el proyecto
•• Igualmente debe incluir partidas para el plan de Igualmente debe incluir partidas para el plan de
respuesta al riesgorespuesta al riesgo
Determinar el presupuesto
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7.3Controlar Costos
Diagrama de Flujo de Datos para Control de Costos
•Actualización Documentos
Organización
DocumentosProyecto
•Activos de Proceso
10.5 ReportarRendimiento
4.3 Dirigir y Gerenciar Ejecución
4.2 DesarrollarPlan de Proyecto
•Plan de Proyecto
•Medidas de desempeño
•Información de desempeño del trabajo
4.5 RealizarControl de Cambios
7.2 DeterminarPresupuesto
•Solicitudes de cambio
Control de Costos
•Actualizar Activos de Proceso
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Valor Ganado
• La técnica de Valor Ganado es un método para medir el comportamiento del proyecto contra la línea de base.
• Muchos gerentes hacen ejercicios de varianza entre los costos reales y los presupuestados, lo cual es insuficiente de acuerdo a lo que veremos a continuación:
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•• PV PV –– Valor planeado, es el costo total de la Valor planeado, es el costo total de la
horas presupuestadas para una actividad que horas presupuestadas para una actividad que
ha sido programadaha sido programada
•• AC AC –– Valor real, es el costo incurrido hasta la Valor real, es el costo incurrido hasta la
fecha (incluyendo directos e indirectos) fecha (incluyendo directos e indirectos)
expresado en valor monetario ($$$)expresado en valor monetario ($$$)
•• EV EV –– Valor ganado, es una medida del progreso Valor ganado, es una medida del progreso
a la fecha o el valor del trabajo completado. a la fecha o el valor del trabajo completado.
Valor Ganado
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•• Ejercicio:Ejercicio:
En una tarea para el proyecto de En una tarea para el proyecto de
modernizacimodernizacióón de Santa Catalina, se n de Santa Catalina, se
pretende instalar 2.200 metros de red de pretende instalar 2.200 metros de red de
fibra fibra óóptica (TRABAJO) en cuatro semanas. ptica (TRABAJO) en cuatro semanas.
El presupuesto estimado para esta tarea es El presupuesto estimado para esta tarea es
850 millones de pesos. Se presenta a 850 millones de pesos. Se presenta a
continuacicontinuacióón la planeacin la planeacióón del trabajo:n del trabajo:
Valor Ganado
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720590510380Trabajo Semanal
124-144-147-150-155
102-118-120-123-127
88-102-104-106-110
65-72-75-87-81Trabajo Diario Presupuestado
22001480890380Trabajo Acumulado
Semana 4Semana 3Semana 2Semana 1
Plan de Trabajo
Valor Ganado
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$ 278 MM$ 227 MM$197 MM$146 MMPV semana
$ 850 MM$ 571 MM$ 343 MM$146 MMPV acumulado al final de la semana
Semana 4Semana 3Semana 2Semana 1
Valor Planeado
VALOR PLANEADO
0
200
400
600
800
1000
1 2 3 4
SEMANAS
MIL
LO
NE
S D
E P
ES
OS
Serie1
Valor Ganado
Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP
•• Dos medidas:Dos medidas:
En el dEn el díía 7 el equipo informa que el avance a 7 el equipo informa que el avance
del trabajo sobre los entregables es del 24% del trabajo sobre los entregables es del 24%
(528 metros)(528 metros)
En el dEn el díía 18 el equipo informa que el avance a 18 el equipo informa que el avance
del trabajo sobre los entregables es del 89% del trabajo sobre los entregables es del 89%
(1958 metros)(1958 metros)
Valor Ganado
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$92 MM152AC Semana
244244244152AC acumulado al final de la semana
Semana 4Semana 3Semana 2
Día 7
Semana 1
Valor Real (día 7 y día 18)
195243207152AC Semana
797602359152AC acumulado al final de la semana
Semana 4
Día 18
Semana 3Semana 2Semana 1
Valor Ganado
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$73 MM146PV Semana
219219219146PV acumulado al final de la semana
Semana 4Semana 3Semana 2
Día 7
Semana 1
Valor Planeado (día 7 y día 18)
160227197146PV Semana
732571343146PV acumulado al final de la semana
Semana 4
Día 18
Semana 3Semana 2Semana 1
Valor Ganado
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EV Semana
$204 MMAC acumulado al final de la semana
Semana 4Semana 3Semana 2
Día 7
Semana 1
Valor Ganado (día 7 y día 18)
EV Semana
$ 756 MMAC acumulado al final de la semana
Semana 4
Día 18
Semana 3Semana 2Semana 1
Valor Ganado
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•• EV EV -- Valor ganado (dValor ganado (díía 7) a 7)
$ (Miles)
1 2 3 4 5 6
PV=219
EV=204
AC=244
CV = 204 – 244= -40 SV = 204 – 219= -15
Valor Ganado
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•• EV EV -- Valor ganado (dValor ganado (díía 18) a 18)
$ (Miles)
1 2 3 4 5 6
PV=732
EV=756
AC=797
CV = 756 – 797= -41 SV = 756 – 732= 24
Valor Ganado
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�� CV= EV CV= EV –– AC (Si CV>0 estamos AC (Si CV>0 estamos
gastando menos de lo planeado)gastando menos de lo planeado)
�� SV= EV SV= EV –– PV (Si SV<0 estamos atrPV (Si SV<0 estamos atráás s
en el cumplimiento de la en el cumplimiento de la
programaciprogramacióón)n)
Valor Ganado
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Valor Ganado
HOY
PV
AC
BAC
EACETC
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•• EAC (EAC (EstimateEstimate atat CompletionCompletion))-- Estimado a la Estimado a la
finalizacifinalizacióón: Es un estimado de los costos al n: Es un estimado de los costos al
finalizar el proyecto, teniendo como base los finalizar el proyecto, teniendo como base los
resultados y desemperesultados y desempeñño a la fecha.o a la fecha.
•• Existen tres formulas para calcular EAC:Existen tres formulas para calcular EAC:
�� EAC=BAC/CPI (condiciones normales)EAC=BAC/CPI (condiciones normales)
�� EAC= AC + ETC (si el estimado inicial fallo)EAC= AC + ETC (si el estimado inicial fallo)
�� EAC= AC + (BAC EAC= AC + (BAC –– EV) (varianzas mejoran)EV) (varianzas mejoran)
�� EAC= AC + ((BAC EAC= AC + ((BAC –– EV)/CPI) (varianza EV)/CPI) (varianza
continua con el futuro)continua con el futuro)
Valor Ganado
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•• ETC (ETC (EstimateEstimate toto Complete)Complete)-- Estimado de lo Estimado de lo
que falta por ejecutar en el proyecto en que falta por ejecutar en el proyecto en
ttéérminos de costosrminos de costos
•• La formula para calcular ETC:La formula para calcular ETC:
�� ETC= EACETC= EAC-- ACAC
�� VAC (VAC (VarianceVariance atat CompletionCompletion) ) –– Varianza al Varianza al
final del proyecto.final del proyecto.
�� VAC=BACVAC=BAC--EACEAC
Valor Ganado
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Ejercicio Valor Ganado-1
1. Su proyecto tiene un presupuesto total de US $ 300,000. El asistente contable le informa que a la fecha Usted ha gastado 175,000. El equipo del proyecto ha completado el 40% del trabajo, pero cuando Usted revisa el cronograma, se entera que debería llevar el 50% del trabajo. Calcule: BAC, PV, EV, SV, CV, SPI y CPI
2. Usted esta manejando un proyecto de construcción de una carretera principal. Su presupuesto total es de 650,000 MM$ (pesos) y hay un total de 7,500 horas de trabajo programadas en el proyecto. Su departamento financiero, le informa que Usted ha gastado 400,000. De acuerdo a lo programado, su equipo debería haber laborado 4,500 horas, pero el supervisor le informa que con la autorización suya el equipo ha acumulado 5,100 horas de trabajo. Calcule: BAC, AC, PV, EV, CV, SV, SPI, CPI,
Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 19
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Ejercicio Valor Ganado-1
CPI:SPI:
1.0
1.2
1.3
1.1
0.9
0.8
Q1 Q2 Q3 Q4
Tomado de PMP Exam Prep – Rita Mulcahy
3. El índice de costo CPI y el índice de programación SPI pueden ser graficadosCada mes para mostrar la tendencia del proyecto. Basado en el gráfico adjuntoQue le preocuparía mas de este proyecto costo o programación?
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Ejercicio Valor Ganado-1
4. Usted tiene un proyecto para instalar una nueva RED local. La RED tiene cuatro segmentos, como se muestra en la tabla. Cada uno toma un día en implementar y el costo presupuestado es 10,000,000 por cada uno de los segmentos. El trabajo esta programado para hacerlos de manera secuencial. Estamos en el final del día tres. Usando el informe de estado presentado a continuación calcule EV. Cuando termine interprete las respuestas.
PS PFSegmento 4
PS S PF
Segmento 3
FS PFSegmento 2
S FSegmento 1
Día 4Día 3Día 2Día 1Actividad
Clave: S: Inicio Real; F: Final Real; PS: Inicio planeado; PF: Fin Planeado
1000 gastado
1200 gastado
50% hecho600 gastado
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Ejercicio Valor Ganado-1
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Ejercicio Valor Ganado-1
Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 21
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Ejercicio Valor Ganado-1
Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP
Selección de Proyectos
5. Que proyectos seleccionaría Usted si tuviera a la mano la siguiente información:
17 %13 %TIR
1,32,79Tasa Beneficio / Costo
21 meses16 mesesPeriodo repago
2,8 MM$3,5 MM$VPN
DecisiónBA
Tomado de PMP Exam Prep – Rita Mulcahy
Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 22
Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP
Ejercicio Áreas de Conocim.
Conseguir la gente del equipo del proyecto, desarrollarla y motivarla. Recompensarla por el trabajo bien hecho y resolviendo conflictos
Definir el trabajo que requiere ser realizado para su proyecto, asegurándose entregar los productos de acuerdo a lo acordado
Asegurar que todo el mundo conoce lo que necesita conocer para hacer su trabajo bien.
Encontrar los proveedores que nos ayuden a sacar el trabajo adelante (recursos), estableciendo la manera formal de interactuar con el equipo de proyecto.
Encontrar la manera de proteger el proyecto de cualquier evento que pudiese afectarlo. Manejar lo inesperado, cuando esto pase.
Coordinar todo el trabajo, para que las cosas sucedan de acuerdo a lo esperado. Asegundo que los cambios sean aprobados antes de implementar.
Saber cuanto estamos dispuestos a invertir en el proyecto y asegurar que los gastos se den acorde a lo planificado.
Conocer el tiempo que tomara hacer el trabajo y la secuencia de ejecución. Seguir las actividades para que se hagan a tiempo.
Establecer mecanismos que permitan hacer el trabajo eficientemente sin afectar los resultados o defectos en los productos.
Adaptado de Head First PMP.- Oreilly