GESTIÓN AVANZADA - Euskalit Kudeaketa Aurreratua · 2016. 3. 10. · Virtualware México S.R.L. de...

GESTIÓN AVANZADA

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Contenido

PRESENTACIÓN .............................................................................................................................................................. 2

ESTRATEGIA .................................................................................................................................................................... 5

E1. Cómo se gestiona la información necesaria para definir la estrategia .................................................................... 5

E2 Cómo se reflexiona y establece la estrategia ........................................................................................................... 6

E3 Cómo se comunica, despliega, revisa y actualiza la estrategia ............................................................................... 7

LÓGICA DE LOS RESULTADOS...................................................................................................................................... 8

RESULTADOS: R1 ESTRATEGIA .................................................................................................................................... 9

CLIENTES ....................................................................................................................................................................... 11

C1. Cómo gestionamos las relaciones con clientes .................................................................................................... 11

C2. Cómo se desarrollan y comercializan productos y servicios orientados hacia los clientes .................................. 12

C3. Cómo se producen y distribuyen nuestros productos y se prestan nuestros servicios ........................................ 13

C4. Cómo Gestionamos las relaciones con proveedores ............................................................................................ 14

RESULTADOS: R2 CLIENTES ....................................................................................................................................... 14

PERSONAS ..................................................................................................................................................................... 16

P1. Cómo seleccionamos, retribuimos y atendemos a las personas .......................................................................... 16

P2. Cómo desarrollamos el conocimiento y competencias de la personas ................................................................ 17

P3. Cómo comprometemos a las personas con la organización ................................................................................. 18

P4. Como ampliamos la capacidad de liderazgo de las personas .............................................................................. 19

RESULTADOS: R3 PERSONAS. .................................................................................................................................... 20

SOCIEDAD ...................................................................................................................................................................... 22

S1. Cómo gestionamos el compromiso con nuestro entorno social ............................................................................ 22

S2. Cómo impulsamos la sostenibilidad medioambiental ............................................................................................ 23

RESULTADOS: R4 SOCIEDAD ...................................................................................................................................... 23

INNOVACIÓN .................................................................................................................................................................. 24

I1. Cómo definimos nuestros objetivos y estrategias para innovar. ............................................................................ 24

I2. Cómo creamos el contexto interno para innovar. ................................................................................................... 25

I3. Cómo aprovechamos el potencial de nuestro entorno. .......................................................................................... 25

I4. Cómo gestionamos las ideas y proyectos innovadores. ......................................................................................... 26

RESULTADOS: R5 INNOVACIÓN .................................................................................................................................. 27

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PRESENTACIÓN El Grupo Virtualware es un grupo empresarial tecnológico con su sede central en Basauri y actividad empresarial en otros países y que se encuentra ahora en pleno proceso de internacionalización. La misión del Grupo Virtualware es “Desarrollar, crear y gestionar soluciones, productos y servicios tecnológicos para diferentes sectores profesionales entre los que destacan: Educativo, Sanitario, Cultural, Industrial, Servicios y Marketing. Aplicando siempre las tecnologías más adecuadas para conseguir un resultado que busca cubrir las más altas expectativas de los clientes.” Generamos soluciones, productos y servicios tecnológicos que responden a las necesidades y retos de nuestros clientes. El Grupo trabaja en tres ejes diferentes para conseguir sus objetivos:

1. Desarrolla nuevas tecnologías y aplica las tecnologías más innovadoras a través de programas y proyectos de I+D+i que le permiten adquirir el conocimiento adecuado para generar soluciones y productos de mercado.

2. Ofrece sus capacidades y experiencia tecnológica y de aplicación de la tecnología a los clientes y potenciales clientes para desarrollar soluciones a medida bajo contrato.

3. Diseña y desarrolla productos para ser comercializados bajo modelos de negocio de licenciamiento o servicio Nuestra fuerza es la de la experiencia acumulada, la escucha y la adaptación a cada necesidad, la capacidad de traducir el mundo de las personas; las necesidades y las respuestas a entornos tecnológicos, reinventar nuevos usos a herramientas existentes y fabricar nuevos dispositivos desde la hibridación y diseño centrado en las personas. Los valores sobre los que se sustenta la misión son:

- Compromiso Organizacional: La participación activa de todas las personas en la organización. - Responsabilidad, profesionalidad: Perseguimos reforzar un modo de trabajo que incentiva el liderazgo, la

autogestión y auto organización, con una visión compartida donde los objetivos de la empresa y los de las personas que trabajan en Virtualware se sientan alineados.

- Flexibilidad: Nuestra organización busca responder con eficacia a una realidad en proceso de cambio constante. Para esto necesitamos permanecer abiertos a las ideas y enfoques nuevos, atentos a las nuevas necesidades, a la evolución de las diferentes tecnologías y sus usos y explorar respuestas de valor en esta realidad compleja e interconectada.

La Visión: “Ser un Grupo de Empresas centradas en el desarrollo de soluciones (proyectos y productos) tecnológicas (Software y Hardware) interactivas que sean de referencia a nivel internacional. Trabajando de manera flexible y dinámica, permitiéndonos llegar a cualquier sector de forma rápida y eficiente, proporcionando un valor añadido a los clientes y mejorando la calidad de vida de las personas y fomentando el avance de esta sociedad.”

Historia Virtualware nace en el año 2004 a iniciativa de 3 Ingenieros Informáticos por la Universidad de Deusto, apasionados por las nuevas tecnologías y la realidad virtual. Después de un tiempo trabajando para empresas informáticas y con algunas experiencias como docentes, decidieron apostar juntos por lo que más les gustaba e iniciar una nueva aventura empresarial fundando la empresa Virtualware. La clave de Virtualware ha sido la capacidad de diversificación, adaptación y especialización a lo largo de su trayectoria, encontrando nuevas necesidades, tecnologías y usos hacia las que ha extendido su negocio. En un primer periodo, Virtualware se nutre del desarrollo de soluciones para el sector de la construcción y arquitectura. Esos años permitieron a los fundadores ir creando un equipo de trabajo y ampliando los nichos a los que dirigir la tecnología. En el año 2008, Virtualware inaugura la instalación de Realidad Virtual de la Cueva de Santimamiñe, un hito para la empresa ya que le permite obtener varios premios y reconocimientos en el exterior y posicionarse como una empresa puntera tecnológicamente. En el año 2010 Virtualware cambia de oficinas, pasando de un local compartido de apenas 150 metros cuadrados a unas oficinas propias con 400 metros cuadrados. Un equipo de 15 personas formaban la empresa y se habían dado ya los primeros pasos de profesionalización en la gestión de la compañía. Fruto de esa profesionalización es el plan estratégico 2010-2013, que guía las acciones de la empresa durante los siguientes años.

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El PE 2010-2013 se centraba fundamentalmente en conseguir la diversificación de la compañía entrando en sectores como el educativo o el sanitario, además de iniciar el proceso de internacionalización y creación de los primeros productos. El año 2011 supone un hito importante en cuanto al crecimiento de la compañía llegando a un volumen de negocio cercano a los 2 millones de euros fundamentalmente impulsados por las ventas en el ámbito educativo. A finales del año 2012 se presenta un nuevo plan estratégico, 2013-2016, que hace hincapié en la apuesta por el desarrollo de producto en ámbito sanitario y la internacionalización como eje clave del crecimiento de la empresa. En el ámbito internacional, en 2011 se crea la filial en Reino unido Virtualware UK Ltd. y en 2013 la filial en México Virtualware México S.R.L. de C.V. El año 2014 ha supuesto un nuevo hito en Virtualware, gracias a un volumen de negocio consolidado de 2,5 M de euros y un 40% de facturación exterior, lo cual ha permitido refrendar la apuesta de la empresa por la internacionalización. También en este año se ha constituido la filial de Virtualware en Chile. Estructura A nivel de estructura de sociedades, el Grupo está conformado de la siguiente manera: Por una parte dentro del conglomerado de Virtualware Group España estaría compuesto por las siguientes empresas - VIRTUALWARE 2007 S.A.

- INNODEVICES S.L.U. - FUNDACION VIRTUALWARE LABS

El sistema de Gestión Avanzada que se presenta a continuación abarca a estas sociedades únicamente y no tiene en cuenta las sociedades implantadas en otros países por estar todavía en consolidación y alguna de ellas sin personas asignadas en el país. - Las delegaciones internacionales constituidas como sociedades son:

- VIRTUALWARE MEXICO S.R.L. de C.V. (51%) - VIRTUALWARE UK Ltd. (100%) - VIRTUALWARE AGENCIA CHILE (100%) - VIRTUALWARE COLOMBIA (75%)

Estas delegaciones cuelgan todas de la matriz VIRTUALWARE 2007 S.A. En la siguiente línea del tiempo se puede ver como se han ido desarrollando los diferentes hitos societarios.

La plantilla del grupo está formada por 29 personas en España, 1 persona en Chile y 10 personas en México, a junio 2015, que se distribuyen en los siguientes grupos de trabajo: Corporativo, Desarrollo de negocio, Direcciónn de áreas, Dirección Técnica, Producción. Los accionistas del grupo Virtualware siguen siendo los tres socios fundadores, componiendo el 100% de las acciones entre los tres. Estrategia y Mercado El grupo Virtualware sigue una estrategia clara de generación de soluciones, productos y servicios innovadores, de alto valor añadido y basados en tecnologías inmersivas e interactivas. Mantiene una doble estrategia de penetración en los mercados de interés:

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- Creación de estructuras locales (filiales) para la comercialización y desarrollo de soluciones bajo contrato para clientes locales

- Establecimiento de un canal indirecto de comercialización de producto en zonas geográficas donde el grupo no dispone de estructuras locales.

Actualmente cuenta con estructuras locales en México, Chile y próximamente en Colombia (julio 2015). Además cuenta con distribuidores de producto en Australia, China, Japón, Singapur, Arabia Saudí y Emiratos Árabes entre otros. Los sectores cliente más representativos del grupo son el Sanitario, Turismo, Educación, y Seguridad, tanto a nivel público como privado. En este momento nos encontramos en el diseño de las líneas estratégicas claves para el nuevo plan 2016-2019. Rescatamos algunas de estas guidelines del plan 2013-2016:

- Internacionalización del grupo, a través de la consolidación de los mercados exteriores ya abordados y la creación de nuevas estructuras locales en países fundamentalmente de LATAM

- Aumentar de manera significativa la línea de negocio de producto, a través del desarrollo en el ámbito sanitario y la creación y consolidación de un canal indirecto de venta.

- Aumentar de manera significativa el tamaño medio de proyectos desarrollados bajo modelo contrato con clientes, entrando en nichos de alto valor añadido y oportunidad así como a través de la consecución de Clientes de relevancia.

Sistema de Gestión: En el año 2009 Virtualware realiza la primera Encuesta de clima Laboral con el fin poder conocer las inquietudes y opiniones de las personas que integran la empresa. Por aquel año solo éramos 13 personas en la empresa y estábamos en plena reflexión y desarrollo del sistema de Gestión. Una parte importante de esta reflexión fue que si queríamos avanzar y crecer necesitábamos un desarrollo organizativo muy centrado en las personas de la empresa, que nos permitiera aprovechar todo su potencial, con la participación y aportación de ideas y valor, desarrollar una cultura propia donde pudiéramos generar un sentimiento de arraigo y propiedad en las personas que pertenecen a Virtualware. Nuestra reflexión era doble:

- Conscientes de la necesidad de crecer queríamos hacerlo de manera sostenible y consciente, cuidando aspectos que nos definían como organización; pequeña, horizontal, corresponsable, con un muy buen ambiente de trabajo y un grado de implicación y sensación de pertenencia muy altos.

- Recopilando el saber de las personas para construir conocimiento más compartido y al servicio de procesos más ligados, alineados y sinérgicos. Esta organización refuerza, desde la confianza, a personas conectadas con su trabajo, exploradoras de nuevas posibilidades, y con diferentes grados de construcción de departamentos, áreas y equipos para la realización de un trabajo más colaborativo.

En Virtualware Group el cambio es constante. Los nombres de las áreas se ajustan, la participación en determinados órganos intermedios se rota,… Creemos clave mantener algunas constantes y para la construcción de nuestra estrategia nos gusta tener presente la definición que realizamos de manera participada hace unos años sobre nuestra Visión, Misión y Valores. Estos están redactados y visibles en las paredes de nuestras oficinas. Tener una visión compartida y consensuada por las personas de Virtualware Group nos permite tener claro un objetivo común, de la misma forma los valores compartidos nos permiten definir una cultura propia adaptada a las personas de Virtualware Group. Esa visión y cultura define los pilares de cada Eje estratégico y conforman la política de gestión de Virtualware Group. ANEXOS: Para entender mejor la organización y el sistema de Gestión de Virtualware Group incluimos los siguientes documentos

- ORGANIGRAMA Y DIAGRAMA FUNCIONAL (Manual de Calidad) - MAPA DE PROCESOS. - SISTEMA DE GESTION (POLITICA) - CERTIFICADO ISO 9001-2008 (RECONOCIMIENTOS).

Además un dossier corporativo con las soluciones y productos que desarrollamos para que se pueda entender nuestra actividad concreta de forma más clara.

- PDF CORPORATIVO SOLUCIONES Y PRODUCTOS

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ESTRATEGIA E1. Cómo se gestiona la información necesaria para definir la estrategia Virtualware Group en sus diez años de vida ha realizado dos planes estratégicos, 2010/2013 y 2013/2016, ahora se encuentra en pleno desarrollo del tercer plan estratégico 2016/2019. Desde el primer plan nos dimos cuenta de la importancia de generar espacios de participación para las diferentes personas que conforman Virtualware Group. Las personas de Virtualware Group son el principal Grupo de interés y por lo tanto el grado de implicación en el proceso estratégico de la compañía es fundamental. El sistema de gestión está basado en la participación continua de las personas que la integran como motor de desarrollo de la empresa. Virtualware Group es una empresa del Conocimiento y por lo tanto las personas que la integramos somos el centro.

Nuevas tecnologíííías y vigilancia tecnolóóóógica. En Virtualware Group se desarrolló en 2010 un programa de recogida de información a nivel global mediante el uso de las nuevas tecnologías. Nos dimos cuenta que hoy en día el mejor sistema de vigilancia que existe son las redes sociales así que pusimos en marcha un programa de incentivación del uso de las mismas, sobre todo Twiter y Facebook, formando a todo el personal en su uso y con pleno acceso. De esta forma podemos estar conectados y seguir grupos y o personas relevantes en diferentes ámbitos como tecnología, mercados, sectores, competencia, desarrollos técnicos, KOL (Key Opinion Liders) sectoriales (salud, museística, gestión, training,…),… En nuestra organización potenciamos el uso de redes sociales como lugar para la escucha personal y colectiva de nuevas tendencias en nuestro sector, espacio para compartir procesos de creación de nuevos productos, conversación con clientes y personas interesadas en nuestros desarrollos y difusión de hitos importantes a lo largo del año. Las personas de Virtualware Group tienen acceso a todas las redes y tiempo para navegar consiguiendo una riqueza y diversidad en las fuentes de información lo que nos permite estar al día de todo lo que nos interesa, tanto a nivel nacional como internacional y manejar la información necesaria. Además existen varios espacios dónde volcar y compartir esta información captada de manera más individual para el aprendizaje colectivo; wiki de producción, grupo en la red social DIIGO, twitter con mención a la empresa o uso de hashtag #virtualware, intranet y uso de menciones,… Clientes El otro punto importante para el desarrollo de la Estrategia, y dónde somos conscientes que debemos de aplicar estrategias más continuas y quizás diferentes, es la recogida de información de nuestros clientes. Hasta hoy las estrategias que hemos utilizado han sido:

- Jornadas de puertas abiertas donde invitamos a nuestros clientes a visitarnos, conocernos y compartir sus ideas y necesidades con nosotros, la última jornada de este tipo se realizó en noviembre 2012.

- Encuentros personales con clientes. Desde hace dos años tenemos habilitado en nuestras oficinas de Basauri y México un “Showroom” para mostrar nuestra tecnología. Se ha convertido en punto de encuentro de personas en formación, clientes, …

- Participación en Clusters (Gaia) - Asociaciones sectoriales como Basquegame y FENIN - Participación en eventos y congresos de diferente índole y a nivel internacional. - Convenios y acuerdos con Universidades. Actualmente por ejemplo tenemos acuerdos activos de colaboración

con Universidad de Deusto, Universidad Ingenieros Industriales, University College of London (UCL), Universidad politécnica de México D.F.

En este apartado también queremos destacar que la labor de la Fundación Virtualware Labs que al estar en permanente contacto con instituciones europeas de I+D+i, H2020, etc… es una fuente importante de captación de información acerca de prioridades temáticas estratégicas para la Comisión, nichos de oportunidades futuras, etc… Un ejemplo concreto es el tema de RIS3 y la apuesta del País Vasco, forzada desde Europa, por la fabricación Avanzada. Toda esta información es recogida y gestionada por cada persona de Virtualware y luego trasladada a los foros pertinentes tal y como se describe en nuestro sistema de Gestión y que formalmente son:

- Reuniones semanales de trabajo y reuniones directivas (semanales). - Reuniones de desarrollo de Negocio y Operaciones (mensuales) - Asambleas (cuatrimestrales)

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La recogida y gestión de esta información de forma semanal, mensual e incluso cuatrimestral permite a la empresa estar en continuo desarrollo y evaluar de forma sistemática la estrategia de la empresa y su posicionamiento así como los resultados obtenidos. Además toda la información generada en las reuniones se plasma en actas que están al alcance de todos los empleados y permiten llevar un seguimiento y evaluación detallada de las diferentes acciones y decisiones tomadas así como de la información generada en las mismas. Las actas permiten acceder a la información, las reuniones son el lugar dónde compartir información, alinear estrategias departamentales y personales y construir una cultura de adaptación e innovación permanente basada en la escucha al cliente y al mercado. E2 Cómo se reflexiona y establece la estrategia Virtualware Group desarrolla su modelo de gestión centrado en 3 ejes estratégicos principales, Eje de Negocio, Eje de Gestión y Eje de Organización A partir de estos Ejes se desarrollan los planes estratégicos. Para su desarrollo se han utilizado las dinámicas que se han considerado más adecuadas en función de la circunstancias de cada momento (situación económica, conocimiento del mercado, profesionalización de la empresa, necesidades del negocio, retos,…) de forma que se ha ido experimentando con diferentes dinámicas y métodos para el establecimiento de los planes, siempre dando importancia a la participación de las personas de Virtualware Group. Las reflexiones estratégicas siempre parten del planteamiento de un reto a todas las personas de Virtualware Group. Se les pide que definan donde quieren estar o cómo ven Virtualware Group al final de los tres años del plan estratégico correspondiente. Se plantea como un ejercicio de “sueño” donde se pide olvidar, de alguna manera, nuestra situación actual y soñar e imaginar cómo les gustaría ver Virtualware Group en 3 años. Toda esta información es recogida y agrupada por nuestro CEO y compartida con todas las personas y es el punto de partida para el desarrollo del plan estratégico. La metodología que se sigue para el desarrollo del plan estratégico es la siguiente:

- Identificación de los Guidelines o líneas estratégicas a seguir por la empresa: En este punto se pretende identificar cuáles son los retos o las líneas que se quieren desarrollar en los próximos años. Suelen ser planteamientos generales o amplios pero que indican donde se pretende poner el foco en los próximos años y deben ayudarnos a conseguir alcanzar los “sueños“ que hemos identificado en la dinámica anterior y alcanzar nuestra visión.

- Estrategia de Negocio, Gestión y Organización. A partir de aquí analizamos donde estamos, nuestro punto de partida, evaluamos el plan estrategia anterior y nos fijamos los nuevos retos estratégicos para los 3 ejes principales de gestión de forma que podamos alcanzar ese sueño y visión que tenemos.

- Resultados. En este punto vamos reflejando lo que queremos conseguir, la simulación de estados financieros, necesidades de inversión, necesidades de personal,… que se han ido detectando en la fijación de los objetivos del plan estratégico.

ANEXOS: - Como anexo se adjunta un documento visual donde se puede ver como se ha desarrollado este año la dinámica

de “imaginar” o “soñar” como nos gustaría ver Virtualware Group en 3 años.

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E3 Cómo se comunica, despliega, revisa y actualiza la estrategia La comunicación en Virtualware es un factor clave de nuestra cultura donde se prima la participación y el empoderamiento de las personas. En la siguiente tabla se muestra cómo se organiza la comunicación en Virtualware.

NIVEL TIPO DE COMUNICACIÓN VIRTUALWARE GROUP.

Nivel Informal

El lay-out y la organización de la oficina están pensadas desde un punto de vista de que exista mucha interactuación entre las personas, fomenten el trabajo en equipo y traspaso de la información. Desde un principio se ideó una estructura totalmente abierta, sin despachos o cubículos, exceptuando las salas de reuniones, de forma que se pudiera fomentar la comunicación entre las personas. Se idearon de forma que se pudiera escribir en cualquier superficie de la oficina, mamparas, paredes, de forma que cualquier lugar se puede utilizar para plasmar o mantener reuniones. Si el showroom nos permite interactuar con clientes y otras personas interesadas, el espacio más abierto para el encuentro más creativo e innovador sirve como lugar de teste de producto, reuniones más abiertas, asambleas, dinámicas de participación entorno a claves estratégicas, de definición y ajuste de procesos,…

Nivel formal

Asambleas: las asambleas son los lugares donde se comunican y explican los hechos más relevantes de Virtualware Group. Se realizan 3 asambleas al año (cuatrimestrales) y en estas se comunica desde la situación de la empresa en ese momento como retos, proyectos, inquietudes,… Reuniones: Formalmente están establecida en nuestro sistema de gestión las siguientes reuniones:

- Reunión directiva - Reunión Desarrollo de negocio - Reunión Operaciones

Espacios digitales

Además Virtualware Group posee las siguientes herramientas tecnológicas que le permiten comunicarse: Internamente

- Servidor de carpetas - Wiki - Intranet - Trello

Externamente - Canal Youtube - Canal Twiter y Facebook - Página WEB y microsites

La estrategia se presenta formalmente a todas las personas de Virtualware Group en las asambleas, explicando los puntos más importantes, guidelines, ejes estratégicos,… Además los documentos estratégicos se guardan en el servidor en carpetas completamente accesibles a cualquier persona de Virtualware. Por otra parte a través de nuestras redes sociales y la propia página WEB comunicamos nuestra estrategia e incluso en los últimos años en el mes de enero el periódico Estrategia Empresarial publica un artículo de Virtualware Group donde comunicamos resultados, expectativas, etc… El despliegue de la estrategia se hace a través de las dos grandes áreas operativas de Virtualware, El área de Desarrollo de Negocio que engloba toda la parte comercial, mercados, sectores, clientes,… Y el área Operacional que engloba el área de desarrollo de proyectos, ingeniería… junto con el Comité de Dirección y desde aquí se desarrollan los planes anuales de gestión. Compartimos algunas herramientas que utilizamos en este despliegue:

- PDE: Plan de Desarrollo de Empresa es el documento donde se plasman los objetivos de la empresa para ese año. De esta forma se permite que todo el mundo conozca de forma clara y concisa cuáles son los objetivos establecidos para ese año

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- PDG: Plan de Desarrollo Grupal, a partir del documento anterior se establecen los objetivos por departamentos, de forma que su consecución permitan conseguir los objetivos de empresa. En estos momentos se identifican 5 departamentos; Desarrollo de Negocio, Áreas, Dirección técnica, Desarrollo técnico, Corporativo.

- PDP: Planes de Desarrollo Personales, cada persona de Virtualware indica los objetivos a desarrollar.

El desarrollo de estos planes surge de la necesidad de acompañar el crecimiento profesional de cada persona de Virtualware Group y alinear esta evolución con las necesidades detectadas para la empresa del presente y del futuro. Esta planificación de desarrollo a tres niveles es clave en la socialización de la estrategia. No siempre el despliegue es desde lo global a lo individual, a veces son necesidades más personales y de equipos las que ajustan alguna línea de trabajo más corporativa.

- DOCUMENTOS DE GESTION: Son los documentos que nos van a permitir de forma mensual realizar un seguimiento de la situación y grado de cumplimiento de los planes de desarrollo de la empresa y consta principalmente de los siguientes archivos:

Una vez desplegada la estrategia a través de estos planes de gestión se realiza un seguimiento mensual de los indicadores y el avance en la consecución de los objetivos a través de los informes automáticos que se realizan en los Documentos de Gestión anteriormente mencionados. El seguimiento del despliegue así como la evaluación de la estrategia se desarrolla de la siguiente forma:

- Reuniones de Comité de Dirección: Se realiza semanalmente y se revisa y analizan temas estratégicos de diferente índole tomando decisiones al más alto nivel.

- Reunión Desarrollo de Negocio: De forma mensual se analiza la situación del área de Desarrollo de Negocio y se acuerdan acciones de mejora y actuaciones que permitan mejorar el área de Negocio.

- Reunión Operaciones: De forma mensual se analiza la parte operacional de la empresa y se acuerdan acciones de mejora.

De estas dos últimas reuniones se generan actas de las mismas que están al alcance de todo el mundo. ANEXOS:

- Artículo de Estrategia Empresarial publicado en abril 2015

LÓGICA DE LOS RESULTADOS. Virtualware Group ha ido desarrollando una metodología y calendario de recogida y presentación de datos adaptada a las necesidades de cada momento. Hoy en día gracias a la implantación de un ERP en el año 2012 somos capaces de generar los datos o estados financieros de las empresas del grupo en los primeros 10 días de cada mes de forma que a partir de esos datos y de forma automática, ya que lo tenemos programado, generamos informes y Documentos de Gestión como los que hemos indicado en el punto anterior entre los que destaca:

- PRESUPUESTO: Es el documento donde se fija por áreas de negocio los presupuestos del año. Este documento se automatiza con el ERP de la empresa de forma que extrae automáticamente los datos del mismo y podemos comparar en cualquier momento la situación de la empresa con la previsión o el presupuesto realizado, para la realización de este presupuesto se parte de los siguientes archivos:

o PRESUPUESTO VENTAS: Desde el área Desarrollo de Negocio se realiza tanto por negocio (Proyectos, Productos y Servicios) como por Áreas (Interactive, Salud, Training, Activa media e I+D) y por país (México, Chile, Colombia, ROW) la previsión de ventas del año. Esta previsión además se realizarla por cuentas de cliente lo que nos permite hacer un seguimiento muy exhaustivo de su desarrollo.

o PRESUPUESTO GASTOS: Se detallan los presupuestos de los gastos (Gastos de Explotación) de forma detallada por cuentas contables de forma que se realiza un seguimiento mensual.

- NECESIDADES FINANCIERAS: Necesidades financieras, gestión de la deuda, ratios de endeudamiento, etc…

se obtienen automáticamente de los estados financieros y desarrollamos hojas de control de amortizaciones y de interés.

Por otro lado Virtualware Group define un cuadro de indicadores anual de cada proceso clave que nos permite conocer el grado de avance de los diferentes procesos respecto a los objetivos marcados. Trimestralmente se realiza un informe completo con los diferentes ratios, indicadores y estados financieros que se presenta en el comité de dirección y en todas las reuniones mensuales, Desarrollo de negocio y Operaciones, para poder realizar una evaluación completa de la situación de la empresa en sus distintas facetas y poder acordar acciones de mejora.

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RESULTADOS: R1 ESTRATEGIA Como hemos indicado en la estrategia para Virtualware Group las personas que conforman la empresa son una parte muy importante en la definición de la Estrategia por lo tanto poder medir su satisfacción con la empresa, conocer sus inquietudes etc… es muy importante. Aunque luego en el apartado Personas explicaremos como trabajamos estos aspectos en Virtualware Group. Sin duda los siguientes resultados son estratégicos:

- Grado de Satisfacción con la empresa. Sobre una escala de 5, el objetivo que nos planteamos alcanzar es conseguir estar por encima del 70% de la puntuación (por encima del 3,5) Es importante también conocer la participación de personas en las encuestas que se aproximan al 100% de la plantilla.

Por otro lado los indicadores de Despliegue y consecución de logros y objetivos de la estrategia vendrían representados por los siguientes resultados:

- Facturación En el siguiente gráfico se puede observar cómo Virtualware Group ha ido creciendo en facturación de forma sostenible, exceptuando el bache de los años 2012 y 2013 debido sobre todo a la caída de proyectos de carácter público en áreas como educación o museística. Es importante también constatar que pese a esta caída de la facturación las personas de Virtualware se mantuvieron, fue la apuesta de la empresa por retener el conocimiento.

4 3,894,2 4,08

3,754

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

1 2 3 4 5 6

ENCUESTA CLIMA: Grado Satisfacción con la empresa

1418 20

25 2428

0

10

20

30

PERSONAS ENCUESTA

2009 2010 2011 2012 2013 2014

€317

€537

€822 €831

€1.425 €1.464

€1.971

€1.846 €1.807

€2.135

€-

€500

€1.000

€1.500

€2.000

€2.500

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014

Facturación (K€)

0 €

200 €

400 €

600 €

800 €

ESPAÑA MEXICO CHILE ROW

787,48

424,27

149,8054,54

Facturación Total por Paises 2014. (K€)

30%

11% 4%

55%45% Facturación exterior

0 €

500 €

1.000 €

1.500 €

2.000 €

2011 2012 2013 2014

Facturación en proyectos (K€)

Facturación Objetivo facturación

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En los gráficos anteriores se puede comprobar como la facturación en proyectos ha ido incrementándose lentamente en los años 2012 y 2013 hasta que en 2014 se ha dado un salto considerable debido, principalmente, a la facturación exterior. Línea desarrollada en el plan estratégico 2013-2016. Rentabilidad.

Para nosotros el indicador de facturación por persona es básico cuando manejamos como materia prima “horas hombre”. Consideramos que el indicador debe estar entre 75-100 K€.

Otra de las apuestas de Virtualware en su PE 2013/2016 es poder acceder a proyectos de más cuantía en los que la generación de Valor Añadido de Virtualware fuera mayor. En el gráfico se puede observar el resultado conseguido en el año 2014.

Inversión. Otra de las apuestas claras del PE era el desarrollo de productos, sobre todo en el área de salud, para la comercialización de Servicios bajo modelo de licenciamiento (SaaS: Software as a Service). En las siguientes gráficas se puede observar la inversión en productos desarrollado durante estos años.

-200 €-150 €

-100 €-50 €

0 €

50 €100 €

150 €200 €

2011 2012 2013 2014

EBIT

€-

€20

€40

€60

€80

€100

€120

2010 2011 2012 2013 2014

Facturación por persona (K€)

0 €

200.000 €

400.000 €

600.000 €

800.000 €

1.000.000 €

Consumos VA

Consumos y Generacion de Valor Añadido

2012 2013 2014

0

163%

110%

50%

0

0,5

1

1,5

2

2011 2012 2013 2014

Po

rcen

taje

de

inve

rsió

n

resp

ecto

al a

ño

an

teri

or

Evolución porcentual de inversión en desarrollo de producto respecto a años

anteriores

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CLIENTES C1. Cómo gestionamos las relaciones con clientes

Para Virtualware Group el cliente es el centro. En el siguiente diagrama se puede ver cómo la organización gira alrededor del cliente “customer centricity”. La relación con el cliente se inicia desde los procesos de Desarrollo de Negocio desde los cuales se va implicando al resto de áreas de la empresa con el objetivo final de que el cliente forme parte de nuestro equipo de trabajo. Virtualware Group cuenta además con un sistema CRM para la gestión de clientes y proveedores. Este sistema permite realizar una buena administración de los datos ayudándonos a una mejor clasificación y seguimiento de nuestros clientes: conocer todas las propuestas realizadas a un mismo cliente, lanzar campañas personalizadas o campañas sectoriales etc…

La gran diversificación que tenemos en el tipo de clientes (clientes de sectores tan diferentes como turismo, museística, salud, empresas industriales, entidades públicas, organismos oficiales,...) nos obliga a disponer de expertos responsables por áreas de negocio. De esta forma podemos dar un trato específico a cada cliente así como preparar una cartera de soluciones y tecnologías acordes a cada sector. Este trabajo es desarrollado por nuestros responsables de área o bussines unit managers, quienes manejan y hacen de nexo entre la parte de Desarrollo de Negocio, es decir la parte más comercial de Virtualware, y la parte de Desarrollo o parte productiva. En Virtualware definimos las fases de relación con los clientes y las herramientas que usamos de la siguiente forma:

FASES PARTES IMPLICADAS HERRAMIENTAS.

PRE (Captación) Área Desarrollo de Negocio, a través de comunicaciones digitales, eventos y ferias

CRM, Newsletter, redes sociales, noticias de proyectos, presentaciones en el Showroom

DURANTE Área Business Units y Desarrollo de proyectos y Productos (Producción)

Validación intermedia, documentos de Checklist, de expectativas de cliente. Planificación Agile.

POST Área Desarrollo de negocio. Encueta de satisfacción, seguimiento de la satisfacción del cliente,

Además una de las partes más importantes para Virtualware es la Relación con clientes en ámbito de innovación. Hay un acercamiento a otras organizaciones que busca contrastar productos e intuiciones y situamos en la frontera de la gestión de clientes y una apuesta por la innovación abierta. No se trataría tanto de “vender a” como de “vender con”. Contrastamos ideas, tendencias, prototipos con personas y entidades que pueden aportar su visión y ser clave en el desarrollo de productos/servicios futuros. Virtualware Group además cuenta con diferentes canales digitales como Website, Youtube, Twitter o Facebook y una intranet interna, para mostrar nuestras soluciones y productos, y para mantener a nuestros clientes y equipo de trabajo informados. Además, de forma mensual, publicamos y distribuimos un newsletter entre nuestros clientes, a través del cual pueden seguir las diferentes soluciones que desarrollamos y mantennos el contacto directo con nuestros clientes. Virtualware Group tiene establecido además un procedimiento de cierre de proyectos en el que se busca la evaluación del cliente final y su grado de satisfacción. Un procedimiento muy importante para nosotros ya que identificamos nuestros puntos fuertes y puntos de mejora. Esto lo realizamos a través de dos sistemas, uno formal y otro informal. En el sistema formal utilizamos una encuesta de satisfacción que se le envía al cliente una vez recibido el certificado de entrega del proyecto. El sistema informal consiste en la recogida de los comentarios, observaciones,… de los clientes a través de las comunicaciones telefónicas o vía mail…

de 27

Estas encuestas y observaciones son tratadas y analizadas en las reuniones mensuales de Desarrollo de Negocio y Operaciones. En ellas se extraen acciones de mejora que nos permiten seguir avanzando en nuestra relación con los clientes. A la finalización de cada proyecto, este es documentado mediante una ficha indicando entre otras cosas el tipo de proyecto realizado, los problemas abordados y como se han resuelto, las soluciones innovadoras que se han ofrecido,… De esta manera se va enriqueciendo el portfolio de proyectos y nos permite mostrar a los nuevos clientes los desarrollos innovadores realizados. ANEXOS:

- Newsletter de mayo - Encuesta de satisfacción - Ficha de proyecto acabado

C2. Cómo se desarrollan y comercializan productos y servicios orientados hacia los clientes Virtualware Group tiene abierta dos líneas de negocio claramente diferenciadas desde el plan estratégico

- Por un lado la venta de proyectos o soluciones a medida. - Por otro lado la venta de servicios basados en productos propios.

La forma de comercialización y desarrollo de los mismos es completamente diferente y por lo tanto la forma de realizar esta comercialización está procedimentada en dos procesos bien diferenciados:

- P09: Proceso de Desarrollo de Negocio, orientado a soluciones y proyectos a medida. - P10: Proceso de Relación de Servicio, orientado a servicios basados en productos propios.

En el Proceso Desarrollo de Negocio (P09) se identifican las oportunidades en función de las siguientes posibilidades: - Contactos realizados - Tendencias de mercado. - Soluciones creadas o productos tecnológicos nuevos que aparecen en el mercado. - Nuevas tecnologías. - Otras.

Una vez identificadas las oportunidades, las evaluamos. En esta evaluación participan los comerciales, desde el proceso de Desarrollo de Negocio (P09), así como los Responsables de Área, desde el proceso Áreas (P05), siempre que sea necesario. Estas nuevas oportunidades podrán terminar en ofertas formales o contactos. Además tenemos identificadas las siguientes tipos de campañas posibles, que exigen el desarrollo de estudios y documentación para su desarrollo. El objetivo y/o fin es generar nuevas oportunidades de negocio:

OBJETIVO SITUACIONES DOCUMENTACION A DESARROLLAR RESPONSABLES

El objetivo de estos procedimientos es conseguir abrir oportunidades nuevas.

Búsqueda de nuevos clientes.

- Definición de sector, área o mercado. - Identificación de los potenciales clientes. - Preparación de portfolio a presentarles - Agenda de contactos - Plan de comunicación - Establecimiento de objetivos a conseguir, - Indicadores de seguimiento.

Equipo DN / BU

Mantenimiento y apertura de nuevos leads con clientes conocidos.

- Preparación de portfolio a presentarles - Agenda de contactos - Plan de comunicación. - Establecimiento de objetivos a conseguir. - Indicadores de seguimiento.

Equipo DN / BU

Búsqueda de notoriedad, presencia en medios,….. - Plan de comunicación Equipo DN / BU

Otros - Plan de acción Equipo DN / BU

En el proceso de Relación de Servicio (P10) se pretende definir e identificar aquellos Servicios asociados a las soluciones y/o productos tecnológicos desarrollados por Virtualware. Desde este proceso, previo al desarrollo de esas soluciones y/o productos, se realiza un análisis completo que posibilite la definición del modelo de negocio del Servicio. Este análisis constar al menos de los siguientes puntos (DOC P10.01)

- Definición del Portfolio del SERVICIO - Cadenas de valor del SERVICIO

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- Estimación de Demanda del SERVICIO - Cuantificación del Negocio - Estimación de los costes

Para la realización de estos documentos analizamos el SERVICIO desde la perspectiva de los diferentes tipos de clientes que tenemos identificado, de acuerdo a la siguiente clasificación:

TIPO DE CLIENTE CARATERISTICAS CLIENTE

VALOR A APORTAR

SERVICIOS (PERSPECTIVA

CLIENTE)

CONDICIONES (POSICIÓN)

USUARIO Se refiere a la persona que va a hacer uso del SERVICIO.

Definimos los clientes en cada caso (quiénes son)

Valor que le aporta el SERVICIO a cada tipo de cliente.

Identificar los servicios que espera el cliente desde su perspectiva.

Desde la perspectiva del cliente qué condiciones deben cumplir los servicios.

CLIENTE FINAL

Empresa o entidad que ofrecen los SERVICIOS a sus clientes. Pueden ser públicas o privadas.

CLIENTE CANAL (Distribuidor)

Distribuidor del SERVICIO a Clientes finales y/o Usuarios.

La definición del SERVICO deberá cubrir las necesidades así como las obligaciones de cada tipología de cliente que se identifique. Puede ser que la venta del SERVICO solo se oriente a una tipología de cliente, ahora bien, como dueños del SERVICIO, deberemos definir las condiciones, mediante contratos, en que un cliente puede usar u ofrecer nuestro SERVICIO. En todos nuestros SERVICIOS se establecen estas condiciones a través de SLAs (Service Level Agreement). En estos contratos especificamos de forma concreta y explicita, el nivel y grado de servicio al que nos comprometemos. C3. Cómo se producen y distribuyen nuestros productos y se prestan nuestros servicios El desarrollo de los proyectos o soluciones a medida provenientes del P09, y el desarrollo de los productos provenientes del P10, se realizan en el área de Desarrollo y está estipulado en dos procesos:

- P04. Desarrollo de soluciones y proyectos a medida - P08. Desarrollo de productos y Productos Sanitarios

La metodología que se sigue en el desarrollo de los proyectos es Agile. Agile es una metodología que divide el proyecto en entregables o pequeñas partes, para que puedan ser mostradas al cliente, de forma que puedan ser validadas y permitan el avance positivo en el proyecto. Con esta metodología, desde el inicio del proyecto, los clientes pueden dar seguimiento y realizar validaciones que eviten llegar la final del mismo sin que el cliente haya participado o visto nada del proyecto, pudiendo no cumplir las expectativas. Todo el proceso de desarrollo está documentado a través de Historias de Proyecto (DOC P04.01) que son las partes en las que se dividen los proyectos. Cada Historia de Proyecto tiene los siguientes apartados:

- Requisitos funcionales - Otros Criterios de Aceptación - Programación. - Contenidos. - Interfaz de Usuario - modificaciones solicitadas por el cliente - Validación por el Business Unit (Cliente interno)

Virtualware Group trabaja con el concepto de Cliente interno en los desarrollos de proyectos y Productos. Para ello los responsables de área recogen la exigencia y requisitos de los clientes a través del documento de expectativas del cliente (DOC P05.02) ya mencionado anteriormente. Estos responsables de área son los representantes internos de los clientes, y quienes velan por sus intereses y por el cumplimiento de todos sus requisitos y expectativas. Además desde Septiembre del 2014, Virtualware cuenta con la licencia de fabricación de producto sanitario otorgada por la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios (AEMPS) que nos capacita para desarrollar aplicaciones médicas cumpliendo los reglamentos europeos e internacionales al respecto.

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C4. Cómo Gestionamos las relaciones con proveedores El proceso de compras y subcontrataciones de Virtualware Group P07, es el proceso que coordina la gestión de proveedores y subcontrataciones del grupo. En el CRM de Virtualware se gestionan los contactos de todos los proveedores y posibles proveedores teniendo una clasificación detallada de cada uno de ellos. Para la homologación de los proveedores se fijan unos criterios de aceptación genéricos en función del tipo de proveedor que sea. Todas las compras a proveedores se registran en el ERP o programa de gestión y son asociados al proyecto o centro de coste que corresponda. De esta forma se tienen identificados todas las compras realizadas y asociadas a sus proyectos. Los responsables de área son los que coordinan las compras para los proyectos que gestionan. También son quienes mantienen la relación con los proveedores. Generalmente cuando los materiales o servicios son muy específicos para un proyecto, al proveedor se le hace partícipe de este proyecto haciéndole llegar toda la información necesaria para que tenga en cuenta de las necesidades el proyecto. ANEXOS:

- Se incluye en los anexos los CRITERIOS DE ACEPTACION que usamos para la clasificación de los proveedores.

RESULTADOS: R2 CLIENTES

A continuación se presentan los resultados de ventas de proyectos desde el año 2011 hasta el año 2015, este último es la previsión, donde se puede ver la evolución en el volumen de ventas de Virtualware de proyectos y soluciones a medida y como esperamos este año doblar el volumen de ventas de proyectos.

En el gráfico siguiente presentamos la situación de las ventas durante este año 2015 tanto de proyecto como de Servicios de nuestros productos, sobre todo ámbito sanitario, con lo que esperamos alcanzar un volumen global de ventas de 2.448.000 €

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

- €

500 €

1.000 €

1.500 €

2.000 €

2.500 €

3.000 €

ESPAÑA CHILE MÉXICO ROW TOTAL

Ventas 2015 (K€)

OBJETIVO CONSEGUIDO A 31.05.2015

% CONSEGUIDO

537 € 629 €802 €

979 €

1.968 €

- €

500 €

1.000 €

1.500 €

2.000 €

2.500 €

VENTAS

Ventas Proyectos Soluciones a medida

2011 2012 2013 2014 2015

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Otra forma de ver los resultados del elemento Clientes es viendo el Ratio de oportunidades abiertas que se están gestionando. Este dato lo obtenemos del CRM automáticamente y nos permite en función del índice de aceptación de proyectos poder tener una previsión de entradas para los meses siguientes.

Ser un Proveedor de Referencia es uno de los pilares del Eje de Negocio, una de las formas que tenemos de medir este resultado es a través de la recurrencia de los clientes en trabajar con nosotros. En la siguiente gráfica se puede observar como el número de clientes recurrentes va aumentando en los últimos años.

Los Resultados de la encuesta de satisfacción del cliente nos da una información muy valiosa sobre lo que piensan los clientes y sobre todo la tendencia, a continuación se presentan los resultados de las encuestas realizadas durante el año 2015, hasta el 1 de junio del 2015, solo aquellas preguntas que tiene valoración.

Como se puede observar el único punto que se encuentra por debajo del objetivo es el punto sobre la apreciación de lo que paga el cliente, relación calidad-precio.

99

34 60

52

1224

53% 35%40%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

0

50

100

150

España Sin Region Internacionales

Oportunidades

Activas Nuevas (31/05/2015) % Nuevas

57 53

75

0

1728

0

20

40

60

80

2012 2013 2014

Nº de Clientes y Recurrentes

TOTAL CLIENTES TOTAL RECUR

4,13 4,134,50

4,004,38 4,25 4,13

4,635,00

2,75

4,504,88

4,27

0,00

1,00

2,00

3,00

4,00

5,00

6,00

¿C

uál fue tu primera im

presiónsobre nosotros?

Centrándonos en el proyecto, ¿

Qué

nota general le pondrías?

¿H

emos cum

plido tusexpectativas?

¿T

e ha gustado su diseño yestética?

¿Q

ué tal manejas la aplicación /

dispositivo ?

A nivel técnico ¿

Cuál es tu

impresión?

¿C

ómo valorarías el asesoram

ientoinicial que te hem

os ofrecido parallevar adelante el proyecto?

¿Y

la comunicación?

¿H

emos cum

plidos los plazos devalidación y entrega?

Hablando en relación calidad-

precio. ¿C

uanto crees que haspagado?

¿V

olveremos a trabajar juntos en el

futuro?

¿V

as a hablar bien de nosotros?

TO

TA

L ME

DIA

Encuesta Satisfaccion Cliente 2015

de 27

PERSONAS P1. Cómo seleccionamos, retribuimos y atendemos a las personas Encuesta clima laboral y acciones tras la escucha. Nuestro desarrollo organizativo está muy focalizado en el desarrollo de las personas. La encuesta de clima laboral se ha convertido en una herramienta de escucha muy importante de la situación de las personas de Virtualware. Ya en la primera encuesta en el año 2009 se recogieron inquietudes de las personas que se transformaron en un proyecto denominado CONECTANDO donde se desarrollaron diferentes dinámicas y trabajos buscando responder a estas demandas como un equipo e intentando romper con las dinámicas dónde una parte de la empresa pide y la otra da. Si vemos áreas de mejora, buscamos también responder juntos. Desde “Conectando” se crearon grupos de trabajo, como el Grupo de Proyectos Propios o Virtualware-Green entre otros, buscando dar respuesta a estas demandas. El proyecto “Conectando” estuvo vigente dese el año 2010 al 2013 con diversas iniciativas. En el año 2014 se decidió sistematizar e incluir las buenas prácticas e ideas desarrolladas en este proyecto en el sistema de gestión de Virtualware. Es decir con la experiencia acumulada y evaluando todas las iniciativas desarrolladas en estos grupos de trabajo periféricos sistematizar aquellas que creíamos interesantes, pasar de conectar a apoyar, de la periferia al centro. Desde el año 2014 existe un grupo denominado Coordinadores que aglutina a personas de diferentes áreas y/o departamentos que trabajan de forma concreta en el desarrollo y puesta en marcha de iniciativas que den respuesta a las preocupaciones o áreas de mejora identificadas por las personas en las encuestas de clima laboral, o inquietudes expresadas de forma más informal por las personas de Virtualware. Este Grupo de trabajo se reúne quincenalmente y se generan actas de sus reuniones.

Retribucióóóón En las Encuestas de Clima Laboral se observa que la Retribución es el área que recibe la menor aprobación por parte de las personas de Virtualware desde el comienzo de las encuestas en el año 2009. Por lo tanto siempre hemos sido conscientes de esto y se han realizado muchos esfuerzos en implementar modelos de retribución fija y variable más acordes y satisfactorios. Hoy en día la retribución en Virtualware Group consta de 2 partes, una parte fija y una variable para el 100% de los trabajadores de la plantilla que lleven más de un año en la empresa. Hasta llegar al modelo de retribución que tenemos hoy establecida hemos hecho muchas pruebas y ensayos con resultados dispares. Ya en el año 2010 cuando decidimos basar nuestro desarrollo organizacional en las personas buscando su integración e identificación con la empresa vemos la importancia que va a tener la definición y plasmación de la parte retributiva. Ya en ese año marcamos políticas retributivas claras para todo el mundo guiadas, en la parte fija, por lo que marca el convenio al que estamos suscritos y teniendo en cuenta siempre la importancia de la sostenibilidad de la empresa. Hay que tener en cuenta que en Virtualware el 60% del gasto de la empresa corresponde a los salarios. A la vez también vemos la necesidad de desarrollar sistemas de retribución variable que ayuden a incentivar a las personas y permitan mejorar su retribución. En el año 2011 decidimos implementar un sistema de retribución variable a través de planes de Desarrollo personales (PDP) donde se fijan objetivos para cada persona de Virtualware y en función de su cumplimiento se retribuye con un variable. Para ello también se realiza una primera clasificación de las personas de Virtualware donde se determina el % de variable acorde a la función y/o responsabilidad. Durante los años siguientes el sistema se ha idos desarrollando y mejorando tratando de solventar las diversas dificultades que nos aparecían como eran:

- Fijación de objetivos personales para el 100% de la plantilla. - Variables ligados o supeditados a resultados generales de la empresa lo que resultaba desmotivador. - Evaluación objetiva y ponderada de los Planes de Desarrollo.

En las encuestas de clima se nos apremiaba a buscar un sistema de retribución variable claro e incentivador. Así que en el año 2014, trabajándolo desde el grupo de coordinadores desarrollamos el plan actual de retribución variable con el que conseguimos ligar los variables del 100% de las personas de la siguiente forma:

- Objetivos de empresa: mediante el PDE se fijan los objetivos de la empresa para ese año en función de su

consecución repercutirá en el % de variable de la empresa. Por lo tanto hay un compromiso con el objetivo de empresa.

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- Objetivos de equipo: Los PDGs son los planes de desarrollo Grupales, cada departamento de Virtualware fija los objetivos a alcanzar y de la que todo el equipo se hace responsable. La consecución de estos objetivos influye en el variable de todas las personas.

- Los Objetivos personales: Los PDPs son los planes de desarrollo personales. Cada persona fija sus objetivos personales para el año en curso que luego posteriormente se autoevaluara.

Este diseño contribuye a la claridad, a la orientación y a la consecución de resultados y además incentiva la corresponsabilidad y la conciencia de la necesidad de trabajar en equipo.

La evaluación de estos objetivos se realiza cada año y se traslada a una hoja de cálculo donde se obtiene el variable calculado. Es importante recalcar que los PDPs los realiza cada persona y los autoevalúa ellos mismos, de esta forma fomentamos la responsabilidad y también el trabajo por objetivos. Además para la fijación de las retribuciones tanto fijas como variables se creó en 2014 un Comité de Retribución donde se analiza y evalúa la retribución de las personas así como sus desempeños y desarrollos profesionales. En este comité también se tiene en cuenta la diferencias salariales y se calculan ratios como la diferencia salarial entre el máximo y el mínimo, coste salarial medio en la empresa o por departamento,…

Construccióóóón plantilla Virtualware Group está formado por un perfil de personas jóvenes, media de edad a 19 de junio del 2015 es de 34,62 años, esto es debido principalmente a que su política de contratación está muy orientada a la incorporación de perfiles junior que captamos directamente de universidades o centros formativos, sobre todo perfiles técnicos como pueden ser ingenieros informáticos, técnicos de diseño y modelado,… Para ello Virtualware tiene convenios de colaboración con diferentes centros de formación como son Universidades (Deusto, UPV, Ingeniería,…), Centros de FP (Elorrieta, Tartanga, San Luis,…). La forma más habitual de captación es a través de programas de prácticas universitarias con los alumnos de forma que tenemos un periodo de formación y evaluación del alumno donde se decide su incorporación. Los parámetros que se tiene en cuenta para esta incorporación son principalmente dos:

- Adaptación a la cultura de Virtualware - Capacitación técnica para el puesto previsto (muchas veces esta capacitación no es todavía suficiente pero se

valora la capacidad de la persona para conseguir esa capacitación, sus aptitudes).

Estas evaluaciones se realizan de forma informal y se valora: - La necesidad de la empresa en la incorporación de personal a esos puestos. - La valoración por parte del tutor o persona responsable de su actitud y capacidad. - La adaptación y asimilación de la cultura de Virtualware Group.

Uno de los aspectos importantes que se incorporó a nuestros procesos de selección tras el desarrollo del plan de igualdad en el año 2012 fue la necesidad de buscar la incorporación de mujeres sobre todo a los departamentos más técnicos. Dentro del plan de igualdad se generó un grupo de trabajo para asegurar la aplicación de medidas que fomenten la incorporación de mujeres en los procesos de selección. Cuando se ve necesario la incorporación de profesionales senior con experiencia se realiza primero un documento con los siguientes tres apartados; funciones a desempeñar, competencias técnicas y personales y qué se ofrece. Mediante este documento se inicia la selección de la persona, se prioriza buscando de forma interna, si existe alguna persona que pueda cumplir estas funciones y promocionar internamente se cubriría la demanda así, en caso que no sea posible s busca entre la base de datos de Curriculums o personas conocidas que puedan cumplir el perfil. En caso de no encontrar el perfil se abre el proceso a través de empresas de selección. En este aspecto también juega un papel importante la Fundación Virtualware Labs ya que desde el año 2014 realiza cursos muy completos (800horas) en colaboración con Lanbide para la formación de personas en lenguajes de programación y tecnologías que necesitamos de forma que podemos formar profesionales a la medida de nuestras necesidades. P2. Cómo desarrollamos el conocimiento y competencias de la personas Virtualware Group desarrolla un plan estratégico de formación donde identifica las necesidades estratégicas y de desarrollo de las personas. Posteriormente de acuerdo a este documento estratégico se van identificando y concretando las acciones a realizar de formación. Las necesidades estratégicas de formación por lo tanto se obtienen de los siguientes documentos:

de 27

- Plan estratégico: Al marcar el foco y/o Guidelines de los próximos años podemos establecer las necesidades de formación para su consecución.

- PDE (Plan de Desarrollo Empresa): Este documento marca los objetivos del año de la empresa y está desarrollado por el comité de dirección

- PDGs (Planes de Desarrollo Grupales): En estos documentos se plasman los objetivos de cada departamento o área de Virtualware y está realizado por las personas de estos departamentos o áreas.

Además cada persona en el desarrollo de su PDP (Plan de Desarrollo Personal) plasma sus objetivos entre los que se encuentran acciones formativas que consideran necesarias para poder ayudar a conseguir los objetivos de los PDGs. Las acciones identificadas se pueden vehicular de diferentes formas:

- A través de cursos internos cuando consideramos que es una necesidad formativa de interés amplio que pueden participar varias personas. Estos cursos pueden ser impartidos por personas internas o personas externas.

- A través de ayudas o fondos de Tripartita en cursos externos organizados por entidades, normalmente empresas de formación.

- Búsqueda de cursos especializados (masters, cursos postgrado) en escuelas de negocio, o universidades mediante cursos presenciales (Executives) o también a distancia (Coursera, IES,…).

Todas las acciones formativas son siempre evaluadas, sobre todo las que se realizan internamente, con el fin de poder mejorarlas. El sector en el que trabajamos está en permanente cambio. La tecnología avanza a gran velocidad, las áreas en las que aportamos nuestro trabajo van evolucionando,… Esta realidad nos obliga a estar en permanente atención, escucha y preparación. Lo comentábamos en el apartado dedicado a Estrategia. La vigilancia tecnológica hoy en nuestra organización se realiza reforzando la capacidad de escucha personal de cada uno de sus trabajadores enfocados en sus tareas, sus pasiones, atentas siempre a los últimos movimientos en nuestro campo y además conectando esta información más personal a través de redes sociales, intranet, wiki, reuniones departamentales, asambleas,… Competencias transversales Además de las competencias técnicas o profesionales Virtualware Group trabaja una serie de competencias transversales para el desarrollo de las personas. En el proceso de personas (P03) se ha definido una serie de 7 competencias en función de los 3 pilares del Eje Organizativo que consideramos necesarias evaluar y desarrollar en las personas de Virtualware Group. Para una mejor evaluación de las competencias se dividió cada una en 6 niveles y se ha hecho una descripción de cada valoración de forma que se puedan evitar subjetividades o interpretaciones erróneas de otras valoraciones en forma numérica. La evaluación de las competencias se realiza mediante una autoevaluación donde cada persona fija su clasificación o grado de cumplimiento dentro de cada competencia de acuerdo a los niveles indicados. Por otra parte para cada departamento o área se fija el nivel ideal de cumplimiento u objetivos de las competencias resultando una matriz donde por un lado podemos ver el grado de cumplimiento de las competencias de las personas pertenecientes al departamento y por otro el nivel a alcanzar dentro de ese departamento. De esta forma obtenemos las diferencias entre los niveles ideales marcados como objetivos y la autoevaluación permitiéndonos saber dónde tenesmo que mejorar y poner el foco para el desarrollo de las competencias. Anualmente se autoevalúa las competencias por cada persona pudiendo ver los grados de mejora conseguidos permitiéndonos revisar la formación en estas competencias. P3. Cómo comprometemos a las personas con la organización El trabajo continuo de evaluación y revisión del desarrollo organizacional y el establecimiento de una cultura de empresa propia muy definida que se ha ido trabajando desde el año 2009 ha conseguido que Virtualware Group sea conocida por el compromiso de sus personas con la organización. Como resaltábamos anteriormente, desde esta estrategia consciente pretendemos reforzar los valores que estuvieron en el origen de la organización en el año 2005 y que creíamos podían resentirse en una estrategia de crecimiento.

de 27

Desde el año 2009 el trabajo organizacional se ha ido desarrollando en la búsqueda de una cultura propia de empresa que permita una identificación de pertenencia de las personas que la forman. La principal herramienta que se ha utilizado para conseguirlo es la escucha a las personas que forman la empresa a través de diferentes mecanismos, todos ellos guiados por la Encuesta de Clima Laboral. A partir de esa encuesta se han puesto en marcha diferentes iniciativas que han ido construyendo y desarrollando nuestra propia cultura. Como ya hemos comentado la primera encuesta de Clima Laboral fue efectuada en el año 2009 y a partir de allí se empezó a fomentar de manera más formal la participación y el desarrollo de las personas integrantes a través de diferentes programas y acciones. Hoy en día tenemos establecido formalmente los siguientes foros de participación y comunicación a las personas con los que se pretende desarrollar ese compromiso con la organización:

- ASAMBLEAS: Reuniones cuatrimestrales donde se realiza una presentación y explicación de la situación de la empresa (financiero, contable) y también sobre retos, proyectos u otros temas de interés para todo el mundo.

- COORDINADORES: Reunión de carácter quincenal donde se comentan y fomenta acciones para el desarrollo organizacional basados en los resultados de la encuesta de clima laboral o inquietudes que se detectan en las personas de Virtualware.

Conciliación Además Virtualware ha desarrollado medidas de conciliación de la vida personal con la laboral entre las que destacan horario continuo flexible, vacaciones Flexibles y posibilidad de trabajar desde casa.

En Virtualware Group ninguna persona ficha o tiene que dar cuenta por sus usos de los tiempos. El empoderamiento de las personas, motor de movimiento del Eje Organizativo, se basa en uno de sus pilares en la Profesionalidad y Responsabilidad de las personas integrantes por lo que siempre hemos considerado totalmente innecesario efectuar un control o seguimiento de las personas de Virtualware. La suma de participación interna, retribución variable con resultados conectados entre personas y departamentos, procesos de desarrollo profesional personalizados, formación alineada con estos objetivos, tiempo invertido en reuniones de escucha y contraste,… son estrategias de refuerzo de esta actitud comprometida con la organización. P4. Como ampliamos la capacidad de liderazgo de las personas En Virtualware Group la capacidad de liderazgo de las personas es algo básico en el desarrollo de la empresa. Todo el Eje organizativo de nuestro sistema de gestión está basado en la búsqueda del empoderamiento de la personas. En las competencias transversales desarrolladas en el proceso de personas, identificadas anteriormente en el punto P2, una de ellas es la del liderazgo y dirección de equipos por lo que se trabaja de forma sistemática su desarrollo. Todos los aspectos que estamos reflejando en este texto creemos que refuerzan esta intuición y apuesta. Quizás rescatar tres actuaciones concretas que aún no hemos recogido: En 2012 tres personas de diferentes niveles en la organización realizaron una formación expresa sobre liderazgo que impacto en su manera de facilitar. En 2013 celebramos unas jornadas formativas para el conjunto de las personas que integramos Virtualware sobre aspectos que consideramos clave para la mejora de nuestros procesos. Contamos con un grupo de profesionales expertos en diferentes áreas de trabajo y reflexionamos sobre; branding en empresas abiertas, reputación online y responsabilidad distribuida, comunicación, promesas y peticiones, roles de equipo desde el modelo Belbin,… Desde 2014 y en las reuniones de coordinadores un profesional externo trabajo con nosotros en calidad de coach de equipo devolviendo dinámicas más completas y ayudándonos a ser más conscientes de las relaciones que contribuimos en construir.

de 27

RESULTADOS: R3 PERSONAS. Encuesta de Clima Laboral La atención a las personas en Virtualware Group se realiza sobre todo escuchando a través de las Encuestas de Clima, a continuación se presentan los resultados de esas encuestas a lo largo de los años y también hemos destacado la línea de tendencias. Los objetivos marcados están entre 3,5 y 4,5 puntos. Como se puede observar el único punto que está por debajo desde el año 2009 es el de “Compensación y Retribución”

Dentro de esta encuesta en el apartado “Ideas y Comportamientos” es donde medimos la Cultura de Empresa. En la gráfica de la izquierda se puede comprobar los resultados concretos en este apartado de los últimos 3 años, estando también siempre entre los límites de 3,5 y 4,5 que consideramos aceptables.

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

5

2009 2010 2011 2012 2013 2014 2009-2014

00,51

1,52

2,53

3,54

4,5

Fomenta la cooperación así como el trabajo enequipo

Estilo de direccion es transparente y participativo

Apoya el comportamiento innovador y creativo, yanima a las personas para que propongan

nuevas ideas o mejoren la forma habitual dehacer la scosas

Promueve la satisfaccion de las personas que laintegran, impulsando su desarrollo humano y

profesional, con orgullo de pertenecia aVirtualware Group.

Existe coherencia entre las ideas quedefendemos y la forma de como después

actuamos

La cercania, orientación y compromiso con elcliente es una preocupación permanente en

nuestro trabajo

Promover la orientación al cliente.Virtualware Group promueve la identidad y

comunicación corporativa social derivada de suactividad

Virtualware Group esta realizando los esfuerzosnecesarios para convertirse en referente y serreconocidad como autoridad eb su actividad

(credibilidad, capacidad de influencia e…

Promueve la innovación en su sector, apostandoclaramente por el desarrollo de la innovación entodos los ambitos de la empresa y en todas las

personas de la misma.

Virtualware Group realiza esfuerzos por promoverla excelencia en la gestión; orientación el sistema

forma que garantice la máxima eficiencia y lainnovación en los procesos, utilizando las…

Virtualware Group está realizando los esfuerzosnecesarios para liderar el sector.

Promueve la satisfacción de sus proveedores através de una imagén de seriedad, rigurosidad ytransparencia en todos los procesos ligados a su

propia actividad.

IDEAS Y COMPORTAMIENTOS

2012 2013 2014

de 27

Competencias: La matriz de competencias donde se fijan los objetivos por cada departamento en el desempeño de las competencias transversales, estos objetivos son marcados desde el Comité de Dirección y supervisados por el consultor externo. Los niveles fijados van del 1 al 6 en cada una de las competencias y cada número corresponde a una descripción concreta de nivel.

Plan de Igualdad:

En el plan de igualdad realizado en el año 2012 se destacaba el gran desajuste entre mujeres y hombres en la plantilla de Virtualware. Aunque esto se achacaba al sector y las tecnologías con las que trabaja Virtualware, tecnologías videojuegos, por considerarse un sector preferentemente masculino Virtualware ha ido trabajando consiguiendo pasar de un 20% de la plantilla femenina a un 25% en 2 años. El objetivo mínimo que nos marcamos es llegar a una horquilla del 40% en el año 2019. El objetivo en el 2015 es llegar al 30%

Cumplimiento de los Planes de Desarrollo.

La evaluación en la consecución de los objetivos de los Planes de Desarrollo es un factor clave. Consideramos que la consecución de los mismos es aceptable cuando supera el 60% y pude llegar hasta el 120% considerando que se pueden superar los objetivos marcados. Un tema importante también es el aprendizaje en la realización y fijación de objetivos sobre todo cuando se quiere abarcar al 100% de la empresa.

Comité de Retribución

VIRTUALWARE GROUP DIFERENCIA SALARIAL 2014

OBJETIVO

Salario Bruto Anual (Diferencia más alto y más bajo) 5,01 DS<10 Salario coste de empresa Anual (Diferencia más alto y más bajo) 4,18 DS<10 Incremento Salarial 2015 respecto a 2014 (Bruto) 2,89% Incremento Salarial 2015 respecto a 2014 (Coste empresa) 2,37%

5 6 7

2018

21

0

5

10

15

20

25

2012 2013 2014

Mujeres Hombres

1 2 3 4 5 6 7

DIRECCION (OBJETIVO) 5 6 6 5 5 6 6

TOTAL (MEDIA) 5,67 5,00 5,33 5,67 6,00 4,67 4,67

PRODUCCION (OBJETIVO) 4 4 5 4 4 4 5

TOTAL (MEDIA) 3,33 3,33 3,58 4,00 3,75 3,08 3,67

AREA DESARROLLO NEGOCIO (OBJETIVO) 5 6 5 4 4 4 5

TOTAL 4,80 4,80 4,00 4,00 4,40 3,60 4,20

BUSINESS UNITS (OBJETIVO) 5 6 5 4 4 5 5

TOTAL 5,0 5,2 4,4 5,4 5,0 4,0 5,0

INGENIERIA (OBJETIVO) 4 5 5 4 4 4 5

TOTAL 4,00 4,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00

DIRECCION TECNICA (OBJETIVO) 4 5 5 4 4 5 5

TOTAL 4,00 5,00 4,00 4,00 5,00 4,00 4,00

AREA CORPORATIVA (OBJETIVO) 4 4 5 4 4 4 5

TOTAL 4,00 4,00 3,00 3,00 4,00 3,00 4,00

TOTAL 4,40 4,48 4,19 4,44 4,74 3,91 4,36

OBJETIVO 4,5 5 5 4,5 4,5 5 5

Competencia / NombreCOMPETENCIAS

0%20%40%60%80%

100%120%140%

PDE PDG PDP

PDE, PDGs y PDPs

2013 2014 Mínimo Máximo

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SOCIEDAD S1. Cómo gestionamos el compromiso con nuestro entorno social En la definición de nuestra visión hablamos de “mejorar la calidad de vida de las personas y fomentando el avance de esta sociedad”. Desde nuestra propia actividad: A veces cuando nos acercamos a la dimensión más social de nuestra labor pensamos en acciones separadas de nuestra actividad central, de nuestra actividad más productiva. Cuando en Virtualware Group revisamos nuestro compromiso social miramos a nuestros proyectos centrales y a nuestra apuesta por el desarrollo de soluciones tecnológicas a necesidades vinculadas con la salud, la educación y la cultura. Acompañamos en la construcción de nuevas respuestas desde nuevos usos de herramientas tecnológicas para responder a retos de nuestra sociedad en colaboración con organizaciones públicas y privadas. Aportamos nuestro conocimiento y capacidad de innovar en la construcción de sociedades inteligentes (SMART CITIES) Nuestro cliente final es la ciudadanía y en el ejercicio de responder a sus necesidades articulamos respuestas en muchos casos junto a organizaciones sociales con procesos que rescatan claves de Innovación Social. Destacamos en este aspecto la alianza con la asociación de Esclerosis Múltiple con la que hemos desarrollado aplicaciones propias y desarrollo de productos anteriores en un proceso de implicación total de clientes y profesionales de rehabilitación psicomotor. Además en la apuesta por la Innovación Tecnológica y de procesos en muchas ocasiones la sensación es la de estar diseñando productos y servicios para la sociedad de dentro de unos años. A menudo escuchamos de nuestros clientes demandas que se responde con tecnología que para nosotros fue novedad hace ya varios años. Nos reafirma en la sensación de estar contribuyendo en la construcción de la atención sanitaria, la educación y la cultura del futuro próximo. Virtualware tiene una trayectoria y una apuesta importante por la difusión de estas intuiciones. Compartimos nuestra experiencia, ideas y propuestas en diferentes congresos, charlas y talleres en colaboración con otras organizaciones y la administración pública. En los proyectos de I+D+i también hemos explorado como nuestros productos pudieran reforzar hábitos de consumo y alimentación más saludables, fomentar la participación ciudadana,… Dimensión Interna/Corporativa: Virtualware ha desarrollado políticas de conciliación, como ya se ha explicado en el área de personas, con horarios de trabajo flexibles y continuados que permiten a todas las personas de la empresa organizar y gestionar su tiempo de una forma flexible. Además Virtualware ha desarrollado espacios de participación fomentado el bien estar de las personas. El plan de Igualdad desarrollado en 2012 es un hito importante tal y como hemos señalado en algunos otros apartados de este texto. Lo rescatamos en este apartado para señalar que la perspectiva de género está integrada en nuestros desarrollos desde 2012. Contribuyendo a construir una sociedad donde las atribuciones de género en función del sexo sean más igualitarias. Generamos una breve guía de lenguaje (verbal y no verbal) igualitario y la compartimos en una sesión de formación. Dimensión Externa: Participamos de manera activa en la iniciativa DENBBORA impulsada por el Ayuntamiento de Bilbao y La Diputación Foral de Bizkaia cuyo objetivo es abrir el camino hacia una nueva cultura de relaciones socio-laborales que trabajen, entre otros, la innovación en la gestión del tiempo, la gestión empresarial, los valores de igualdad o los valores de innovación empresarial y de conciliación de la vida. Además participamos en entidades y asociaciones locales de forma muy activa como son:

- BASQUE GAME: Asociación de videojuegos de Euskadi de la que somos socios Fundadores - GAIA: Clúster de empresas electrónicas de la que somos miembro desde el año 2005 y estamos en la Junta

Directiva desde hace 4 años.

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S2. Cómo impulsamos la sostenibilidad medioambiental Tras la encuesta de clima del 2011 varias personas de la organización configuran el grupo de trabajo Virtualgreen. En este comienzan a reflexionar sobre nuestras necesidades en clave de sostenibilidad y a proponer líneas de trabajo en respuesta a estas. Pronto fuimos consciente de como sostenibilidad no implicaba únicamente “ecología”. Este fue el germen del desarrollo de estrategias importantes como fueron:

- Generar un entorno más saludable y ordenado en nuestra oficina. Reflexión- - Acción sobre los espacios de Virtualware. - Uso razonable de la electricidad en nuestras oficinas; aire acondicionado, apagado de equipos, luces,…

También a lo largo de este tiempo hemos desarrollado diferentes productos para la asociación AMBAR. En 2014 desarrollamos una aplicación móvil con licencia creative commons en un término de trueque de servicios entre la organización y Virtualware. Para equilibrar las horas de trabajo invertidas en el proyecto personas del equipo pudieron disfrutar de un viaje para el avivamiento de cetáceos en la costa vizcaína. Llegamos a diseñar estrategias de gamificación que consistían en alimentar una planta virtual que crecía o se marchitaba en función de los datos recogidos en las tablas de consumo eléctrico. Si funcionó un pequeño reto de orden y personalización de mesas de trabajo que ayudo a contribuir con un espacio. RESULTADOS: R4 SOCIEDAD Como resultados en la sociedad presentamos diferentes reconocimientos y premios otorgaos a Virtualware en los años anteriores:

- Reconocimiento como entidad Colaboradora en igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres

- FORO INTERNACIONAL DE CONTENIDOS DIGITALES 2011, se otorga a Virtualware por “mejor proyecto de Servicios al Ciudadano”.

- X Premios Solidarios ONCE Euskadi Abril 2015, se otorga a Virtualware en la categoría Empresa de Economía Social “Por la contribución a la promoción e inclusión laboral de aquellas personas en riesgo de exclusión con VirtualRehab”

Anexos:

- Reconocimientos otorgados

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INNOVACIÓN I1. Cómo definimos nuestros objetivos y estrategias para innovar. Virtualware Group es un grupo de empresas innovadores por definición. Desde su creación en el año 2004 la innovación ha sido parte vital del ADN de la empresa. El desarrollo y uso de la realidad virtual y nuevas tecnologías a diferentes sectores profesionales requiere de soluciones y proyectos innovadores. Pero Virtualware Group no es solo innovadora en el desarrollo de proyectos y/o productos sino que lleva la innovación a todos los ámbitos de la empresa ya que consideramos que si la innovación es parte de nuestro ADN debe estar en todas las áreas de la misma. Desde el modelo de gestión de Virtualware con una metodología de construcción del mismo propia a base de pruebas y errores, abriendo puertas y cerrándolas, sistematizando lo que consideramos que nos aporta valor y apartando lo que no. De esta forma hemos ido definiendo y estableciendo los Ejes estratégicos de la empresa con sus pilares, definiendo nuestros procesos de trabajo centrados en las personas que son las que deben desarrollarlos. Innovando en sistemas de participación de las personas en la empresa, generando lugares de encuentro y de comunicación como las Asambleas o como el Grupo de Coordinadores. En resumen definiendo una Cultura de la Innovación propia de Virtualware Group en la que destacamos y desarrollamos los siguientes modelos:

MODELOS CULTURA DE INNOVACION

DESCRIPCION

Modelo de Gerencia Profesional

Una gerencia profesional comprometida con el desarrollo de la empresa y como punto o Guide line del plan estratégico el desarrollo de una Gestión Avanzada

Modelos de Evaluación Retributiva Evaluación del Desarrollo profesional ligada a planes de retribución variables (PDPs).

Modelos de Información Red de información internacional a través del uso de las nuevas tecnologías (foros, blogs, KOL,…).

Modelos de Trabajo en Equipo

Establecimiento de objetivos por departamentos y objetivos de empresa fomentando el trabajo en equipo. (PDE y PDGs)

Modelos de Aplicación de conocimiento

Llevando el conocimiento a diferentes sectores, desarrollando diferentes modelos de negocio en función de ese conocimiento. (Turismo, museística, educación, training corporativo, salud,..)

Modelo de Formación Definiendo un plan estratégico de formación a partir dela estrategia de la empresa. Virtualware creo además en el año 2012 la Fundación Virtualware Labs como una unidad de I+d+i sin ánimo de lucro cuyo fin es generar productos y servicios TIC innovadores, basados en Tecnologías gráficas e Interactivas:

- Incorporando la sistemática de la innovación en las personas y en los procesos y productos de Virtualware. - Investigando y desarrollando innovadores productos y servicios adaptados a los requisitos de los clientes

reduciendo el “Time to Market”. - Afianzando alianzas estratégicas que permitan difundir las posibilidades del mercado de la Realidad Virtual y

Tecnologías Interactivas. - Contribuyendo al desarrollo económico y social como agente activo de innovación

La visión de la unidad de I+D+i es llegar a ser centro de referencia a nivel europeo para impulsar el desarrollo de innovadores productos y servicios TIC asociados a la emergente industria asociada a las Tecnologías gráficas e Interactivas, creando un ecosistema propicio para la gestión y transferencia del conocimiento, transversalmente a todos los sectores de la Sociedad que revierta en la modernización y creación de valor diferenciado para la industria vasca. Anualmente se realiza una memoria técnica donde se actualiza el estado del arte de las Áreas de Investigación así como los objetivos de la Fundación. La alineación de estos objetivos con el plan Estratégico identificando líneas nuevas de desarrollo y de posibles negocios es fundamental, además la participación de la Unidad Empresarial en foros de investigación a través de proyectos y consorcios tanto a nivel local como nacional y europeo permite a el Grupo Virtualware estar siempre a la vanguardia del conocimiento tanto de investigación como de desarrollo.

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I2. Cómo creamos el contexto interno para innovar. El origen de la empresa, cercano aun en el tiempo, es el del emprendizaje. Personas apasionadas por su trabajo que ponen en marcha su proyecto profesional. Ese espíritu pervive aun en Virtualware Group. Hemos compartido ya algunas de las claves que decidimos ir implementando para mantener esta cultura; refuerzo de la participación interna, definición de espacios abiertos y flexibles, acceso libre a internet, repositorios y espacios de interacción digital y analógica para la gestión del conocimiento, aperturas de proyecto con profesionales de diferentes perfiles, sesiones dónde compartimos nuevas tendencias y tecnología,… En el año 2010 se decide potenciar y generar el entorno y contexto para la innovación a través del proyecto CONECTANDO. Este proyecto trasversal desarrollado y liderado por la dirección con la ayuda de un consultor externo pretendía desarrollar, entre otros puntos:

• Optimizar la comunicación interna. • Crear canales de información. • Buscar la máxima efectividad en las coordinaciones y trabajo en equipo. • Sistematizar rastros (conversaciones) • Compartir información significativa interna y externamente • Diseño de nuestro propio proceso de innovación como organización • Reflexión y mejora gestión del conocimiento

Dentro de este proyecto transversal surge, a iniciativa personal de varios trabajadores, un grupo que buscaba formalizar dinámicas de intraemprendizaje y gestión de iniciativas personales. Este grupo denominado “Proyectos Propios” se marcaba los siguientes objetivos:

• Construir un proceso, espacio y tiempo para el desarrollo de proyectos y productos de iniciativa personal • Retomar encuentros periódicos con dinámica pensamiento y diseño • Optimizar proceso de producción de nuevos proyectos en Virtualware integrando: Creatividad, agilidad y estrategias

de prototipado. • Contrastar nuestro modelo con otras experiencias y reflexiones • Implicar a diferentes personas y procesos en esta reflexión/acción. • Sistematizar proceso y aprendizajes • Compartir nuestra reflexión con otras organizaciones y personas interesadas.

Este ejercicio fue un experimento que sirvió para lanzar algunas iniciativas y aprender sobre los límites de la puesta en marcha de iniciativas no vinculadas con los procesos de producción ligados a cliente. La cultura de la empresa, las dinámicas cotidianas para responder a los retos y, entre otros, esta iniciativa de “proyectos propios” son los lugares de dónde vamos obteniendo los aprendizajes que acabamos sistematizando en un proceso, P02 Proceso de innovación, que se encarga de cuidar y definir las condiciones que se deben dar para conseguir un entorno de trabajo propicio para la innovación. La Innovación en si es un proceso creativo difícil de sistematizar. Buscamos generar estructuras o contextos que los fomenten. Este proceso pretende crear las condiciones para incluirlo de manera consciente y ligado al resto de procesos del Sistema de Gestión Destacamos en este elemento la apuesta continua de la organización por dotar de dispositivos novedosos para la experimentación y el testeo. Buscamos nuevos usos de nuevas herramientas para responder a los retos que nos llegan por parte de nuestros clientes. El taller ocupa la mitad del espacio de oficina de Virtualware Group. Los dispositivos con los que trabajamos los testeamos en nuestras oficinas antes de instalarse en los espacios de nuestros clientes. Virtualware Group tiene ambiente y procesos de laboratorio. I3. Cómo aprovechamos el potencial de nuestro entorno. El aprovechamiento del entorno para el desarrollo de la innovación es imprescindible para Virtualware. Desde instituciones u organismos como Innobasque o DFB hasta los principales centros de investigación como son Tecnalia, Vicomtech-ik4,... Universidades como la UPV o Deusto a nivel local y también a nivel internacional, por ejemplo con centros como la UCL (University Collage of London), en general entidades e instituciones tractoras de proyectos de investigación así como de fondos para su financiación. Pero también la participación de otros agentes con una misión más convencional como pueden ser Hospitales, asociaciones de personas afectadas, despachos profesionales, clientes cercanos…sin los que Virtualware Group no

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hubiera podido desarrollar y generar productos, reafirmar estrategias en nuevos sectores, contrastar productos, ideas o soluciones orientadas a usuarios ya que Virtualware posee el conocimiento tecnológico pero no el conocimiento específico o sectorial necesario para la generación y creación de proyectos y servicios. Como ejemplos el desarrollo de los servicios dentro del área de Salud orientados a la rehabilitación (Virtualrehab), o al tratamiento de fobias (Virtualret) que se han ido desarrollando de la mano de los profesionales que trabajan a diario en estos casos. Proyectos del ámbito industrial como aplicaciones de Serious Games orientados al entrenamiento y simulación de procesos desarrollados con empresas como Iberdrola, etc.,, La metodología de desarrollo de nuevos proyectos o productos siempre parte de una visión, de una posibilidad de modelo de negocio, mediante el uso de nuevas tecnologías concretas. A partir de aquí la puesta en contacto con los agentes locales o internacionales (empresas, organismos o entidades,…) que consideramos especialistas y que deben orientarnos en la realización de los proyectos y/o productos así como en su validación y testeo es fundamental. La forma de gestionar estas colaboraciones está regulada a través de contratos o acuerdos marco, acuerdos de propiedad intelectual y de explotación,… en función de cada caso se desarrolla el acuerdo marco oportuno. I4. Cómo gestionamos las ideas y proyectos innovadores. La gestión de las ideas y/o proyectos innovadores de Virtualware se realiza de tres formas:

1. Generación de nuevo proyecto o Servicio dentro de un sector ya conocido. 2. Generación de un nuevo proyecto o Servicio dentro de un nuevo sector 3. Intraemprendizaje

En los últimos años, 2013-2015 nos hemos centrado en la generación de ideas y proyectos innovadores dentro de los sectores ya conocidos con el fin de buscar un portfolio de proyectos y Servicios más amplio y poder aprovechar de forma más extensiva los clientes que ya tenemos en estos sectores aportándoles un mayor valor añadido. Pero en los años previos sobre todo 2007-2013 se potenciaron los puntos 2 y 3. Por ejemplo en el año 2008 se presentó el proyecto de la Cueva Virtual de SantiMamiñe que supuso un hito dentro del área de turismo y patrimonio posicionando a Virtualware a la vanguardia europea en este tipo de proyectos (numerosos premios europeos avalan este hecho). Esto nos permitió desarrollar la línea de negocio de patrimonio y turismo diversificando los sectores de trabajo En el año 2010 también comenzamos a desarrollar los proyectos en el área de salud que dan lugar a nuevos productos y servicios y nos permite abrir una nueva área o sector de trabajo. Pero también Virtualware ha practicado el intraemprendizaje generando nuevas sociedades para la explotación de otros modelos de negocio. De esta forma se han creado las siguientes empresas:

- Innodevices S.L.U: Empresa que se crea en el año 2010 y que nace de la mano del desarrollo de un proyecto de innovación para la creación de un mirador con tecnología de Realidad Aumentada. La empresa se crea entre Virtualware y Tecnalia y en el año 2012 Virtualware compra la parte de Tecnalia y sigue con el desarrollo de la empresa. Hoy en día sigue funcionando dentro de Virtualware Group y es responsable de la fabricación de hardware interactivo (pantallas táctiles, videowalls, mesas táctiles,…)

- Hermeneus World S.L: Creada en el 2012 es una red social que pone en contacto a los consumidores con los productores de forma que permite realizar compras de forma directa. Fomente a los productores locales y la proximidad de los mismos a los consumidores. Virtualware posee una participación del 30% de esta empresa. El promotor e impulsor de la idea es un socio de Virtualware.

Estos proyectos anteriores todavía siguen en plena vigencia aunque también alguna otra iniciativa anterior como “Eventos Virtuales Temáticos” empresa creada en el año 2009 y que pretendía explotar el Simulador del Encierro de San Fermín, proyecto que tuvo un gran impacto en su momento por su avance tecnológico y capacidad de mostrar y poder explotar el patrimonio intangible, pero que resultó fallido. La gestión de estas ideas y proyectos no es aleatorio sino que viene determinado desde el plan estratégico, en los años 2007-2013 en el plan estratégico marcamos la necesidad de extender la tecnología a nuevos sectores permitiéndonos una diversificación mientras que en el plan estratégico 2013-2016 se busca una mayor penetración en los sectores que ya estamos con el desarrollo y generación de nuevos portfolio de productos o proyectos y se prioriza la internacionalización o expansión geográfica.

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RESULTADOS: R5 INNOVACIÓN Los proyectos de innovación desarrollados en los diferentes programas tanto Europeos como nacionales y locales nos dan una idea del grado de aplicación de la innovación y los resultados obtenidos.

Aproximadamente de media todos los años nos marcamos como objetivo unos 15 proyectos repartidos entre los diferentes organismos.

La facturación de Innodevices, empresa creada para la generación de hardware interactivo y la Fundación Labs durante estos años se muestra en el gráfico siguiente.

El resultado de la facturación en los productos creados por Virtualware cuya inversión se puede ver en los Resultados mostrados en el apartado de Resultados Estratégicos de este documento nos da un grado de cómo va evolucionando esta área de negocio y el volumen que puede llegar a alcanzar.

Otro Resultado importante de innovación, ya incluido en Resultados de la Estrategia, es el de generación de Valor Añadido.

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

2011 2012 2013 2014

Facturacuion Innodevices y Virtualware Labs (K€)

Innodevices VIRTUALWARE LABS

60

173

0

50

100

150

200

2013 2014

Facturacion en Productos creados (K€)

0

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4

6

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ProyectosEuropeos

ProyectosNacionales

Proyectos Locales TOTAL

Proyectos Innovacion Desarrollados 2014

GESTIÓN AVANZADA - Euskalit Kudeaketa Aurreratua · 2016. 3. 10. · Virtualware México S.R.L. de...

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