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GESTIÓN DE COMUNICACIONES
GAD 1 – 2015 - I
10.1.2 planificar la
gestión de las
comunicaciones:
Herramientas y
técnicas
A
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BLAS CHUQUIYAURI, DONELIA
A
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L
DIRECTOR DE PROYECTO
Debe considerar la cantidad de canales o vías de comunicación potenciales
NÚMERO DE CANALES DE COMUNICACIÓN n(n-1)/2
Donde “n” representa el número de interesados.
ANÁLISIS DE REQUISITOS DE COMUNICACIÓN
Organigramas
Relaciones de responsabilidad
de la organización del
proyecto y de los interesados
Disciplinas, departamentos
y especialidades involucradas en
el proyecto
Logística del número de
personas que participarán en el proyecto y en qué ubicaciones
Necesidades de información
interna
Requisitos de información y comunicación
de los interesados
provenientes del registro de interesados
FUENTES DE INFORMACIÓN UTILIZADAS EN EL
PROYECTO
BLAS CHUQUIYAURI, DONELIA
A
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TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN
FACILIDAD DE USO
DISPONIBILIDAD
DE
TECNOLOGIA
NECESIDAD
DE
INFORMACION
ENTORNO DEL PROYECTO.
SENSIBILIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
DE LA INFORMACIÓN
LOS FACTORES QUE PUEDEN INFLUIR EN LA
SELECCIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE COMUNICACIÓN
Consiste en usar técnicas que vayan
desde conversaciones breves hasta
reuniones prolongadas o desde
simples documentos escritos hasta
materiales extensos (p.ej.,
cronogramas, bases de datos y
sitios web)
Es preciso tener en cuenta la
urgencia, la frecuencia
y el formato de la información a
comunicar, ya que pueden variar
de un proyecto a otro y también
entre las etapas de un mismo
proyecto.
BLAS CHUQUIYAURI, DONELIA
DISPONIBILIDAD DE
TECNOLOGIA
YOUTUBE
MOBI ALL emplea el uso de las
redes sociales mas usadas
como forma de publicidad y
contacto, en ellas podemos
observar los productos
realizados, nuestros nuevos
proyectos y la proyección de
las ideas matrices que rigen la
empresa.
FACILIDAD DE USO
Es necesario asegurar que
la selección de las
tecnologías de
comunicación es adecuada
para los participantes del
proyecto y que se planifican
los eventos de capacitación
adecuados, cuando sea
pertinente.
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BLAS CHUQUIYAURI, DONELIA
El emisor es responsable de la transmisión del mensaje, asegurando que la información que está comunicando es clara y completa y confirmando que la comunicación es comprendida correctamente.
El receptor es responsable de cerciorarse de que la información sea recibida en su totalidad, comprendida correctamente y confirmada o respondida adecuadamente.
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MODELOS DE COMUNICACIÓN
BLAS CHUQUIYAURI, DONELIA
MODELO BÁSICO DE COMUNICACIÓN
REUNIONES SE DAN PARA PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES, DONDE SE NECESITAN QUE SEAN FORMALES, FECHA, HORA, LUGAR Y AGENDA, DONDE SE TIENE UNA LISTA DE ASUNTOS A DISCUTIR, ACOMPAÑADA CON UN ACTA Y DE INFORMACIÓN ADICIONAL ESPECÍFICA PARA CADA REUNIÓN.
MÉTODOS DE COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN INTERACTIVA
Em
pre
sa
INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN DE TIPO MULTIDIRECCIONAL
COMUNICACIÓN TIPO PUSH
COMUNICACIÓN DE TIPO PULL ENVIADA A RECEPTORES QUE NECESITAN
LA INFORMACIÓN, NO GARANTIZA SU LLEGADA NI ENTENDIMIENTO.
UTILIZADA PARA GRANDES AUDIENCIAS Y SE NECESITA QUE LOS USUARIOS TENGAN ACCESO A SU CRITERIO
A DICHA INFORMACIÓN.
VICTOR CAPUÑAY FARRO
MÉTODOS DE COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN INTERACTIVA
Em
pre
sa
NOSOTROS COMO EMPRESA UTILIZAREMOS EL TIPO DE COMUNICACIÓN
INTERACTIVA DE LA VIDEOLLAMADA, PARA ASÍ PODER TENER UN PANORAMA MAS CLARO DEL PROYECTO Y EVITAR POSIBLES ERRORES O MALOS ENTENDIDOS
VICTOR CAPUÑAY FARRO
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS
Em
pre
sa
REQUISITOS DE LA COMUNICACIÓN DE LOS INTERESADOS
LA INFORMACIÓN QUE DEBE SER COMUNICADA, INCLUIDOS EL IDIOMA, EL FORMATO, EL CONTENIDO Y EL NIVEL DE DETALLE
EL MOTIVO DE LA DISTRIBUCIÓN DE DICHA INFORMACIÓN
LA PERSONA RESPONSABLE DE COMUNICAR LA INFORMACIÓN
LA PERSONA O LOS GRUPOS QUE RECIBIRÁN LA INFORMACIÓN;
PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
VICTOR CAPUÑAY FARRO
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS
Em
pre
sa
LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO SUSCEPTIBLES DE ACTUALIZACIÓN INCLUYEN:
CRONOGRAMA DEL PROYECTO
REGISTRO DE INTERESADOS
EL PLAZO Y LA FRECUENCIA PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN REQUERIDA Y PARA LA RECEPCIÓN DE LA
CONFIRMACIÓN O RESPUESTA, SI CORRESPONDE
LA PERSONA RESPONSABLE DE AUTORIZAR LA DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
LOS MÉTODOS O TECNOLOGÍAS UTILIZADOS PARA TRANSMITIR LA INFORMACIÓN, TALES COMO MEMORANDOS, CORREO
ELECTRÓNICO Y/O COMUNICADOS DE PRENSA
VICTOR CAPUÑAY FARRO
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS
Em
pre
sa
UN GLOSARIO DE LA TERMINOLOGÍA COMÚN
RESTRICCIONES EN MATERIA DE COMUNICACIÓN, GENERALMENTE DERIVADAS
DE UNA LEGISLACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN, ETC.
LOS RECURSOS ASIGNADOS PARA LAS ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN,
INCLUIDOS EL TIEMPO Y EL PRESUPUESTO
VICTOR CAPUÑAY FARRO
EL PROCESO DE ESCALAMIENTO, CON IDENTIFICACIÓN DE LOS PLAZOS Y LA CADENA DE MANDO (NOMBRES) PARA EL
ESCALAMIENTO DE AQUELLOS INCIDENTES QUE NO PUEDAN RESOLVERSE A UN NIVEL INFERIOR
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS
Em
pre
sa
ACTUALIZACIÓN A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO SUSCEPTIBLES DE ACTUALIZACIÓN INCLUYEN:
CRONOGRAMA DEL PROYECTO REGISTRO DE INTERESADOS
VICTOR CAPUÑAY FARRO
EL MÉTODO PARA ACTUALIZAR Y REFINAR EL PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES A MEDIDA QUE EL PROYECTO AVANZA Y SE
DESARROLLA
DIAGRAMAS DE FLUJO DE LA INFORMACIÓN QUE CIRCULA DENTRO DEL PROYECTO, LOS FLUJOS DE TRABAJO CON LA POSIBLE
SECUENCIA DE AUTORIZACIONES, LA LISTA DE INFORMES Y LOS PLANES DE REUNIONES
GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
PLANIFICAR LA GESTION DE LAS
COMUNICACIONES
DESARROLLAR EL PLAN
PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO
DOCUMENTOS DEL PROYECTO
CONTROLAR LAS COMUNICACIONES
EMPRESAS ORGANIZACION
MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL
PROYECTO
Gestionar las Comunicaciones es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y realizar la disposición final de la información del proyecto con el fin de lograr un flujo de comunicaciones eficaz y eficiente entre los interesados del proyecto
GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y realizar la disposición final de la información
Procura asegurar que la información que se comunica haya sido generada adecuadamente, recibida y comprendida.
Las técnicas y consideraciones para
conseguir una gestión eficaz de las comunicaciones
• Elección del medio • Estilo de redacción • Técnicas de gestión de reuniones • Técnicas de presentación • Técnicas de facilitación • Técnicas de escucha
GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
1. PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICAIONES
2. INFORMES DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO
3. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA
4. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION
1. TECNOLOGIA DE LA COMUNICACION
2. MODELOS DE COMUNICACION
3. METODOS DE COMUNICACION
4. SISTEMAS DE GESTION DE LA INFORMACION
5. INFORMAR EL DESEMPEÑO
1. COMUNICACIONES DEL PROYECTO
2. ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO
3. ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO
4. ACTUALIZACIONES A LOS ACTIOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION
ENTRADAS HERRAMIENTAS Y TECNICAS SALIDAS
Este proceso va más allá de la distribución de información relevante y procura asegurar que la información haya sido generada adecuadamente, recibida y comprendida.
1. PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICAIONES
2. INFORMES DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO
3. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA
4. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION
ENTRADAS
1. El plan de gestión de las comunicaciones describe la forma en que se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto.
2. Los informes de desempeño del trabajo son una recopilación de información sobre el desempeño y el estado del proyecto que puede utilizarse para facilitar la discusión y crear comunicaciones. Para optimizar este proceso, es importante que los informes sean exhaustivos y exactos, y que estén disponibles de manera oportuna.
3. Los factores ambientales de la empresa específicos que pueden influir en el proceso Gestionar las Comunicaciones incluyen, entre otros:
• La cultura y la estructura de la organización, • Los estándares y las normativas gubernamentales o industriales, y • El sistema de información para la dirección de proyectos
4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir
en el proceso Gestionar las Comunicaciones incluyen, entre otros: • Las políticas, procedimientos, procesos y guías relativos a la gestión de las comunicaciones; • Las plantillas; y • La información histórica y lecciones aprendidas.
GESTIONAR LAS COMUNICACIONES:
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Tecnología de la comunicación
Modelos de la comunicación
Métodos de comunicación
• Los métodos utilizados para transferir información entre los interesados del proyecto. • Elección adecuada de la
información comunicada.
• Consta de dos partes: el emisor y el receptor. Vinculados por el medio tecnológico, pueden ser afectados por interferencias.
• Para que la comunicación sea eficaz, se asegura haber elegido el adecuado modelo para el proyecto a realizar.
• Asegurar que la información generada y distribuida haya sido recibida y comprendida.
MELE FEDERICA
GESTIONAR LAS COMUNICACIONES:
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Sistemas de gestión
de la información
Informar el desempeño
• Gestión de documentos impresos.
• Gestión de comunicaciones electrónicas.
• Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos.
• Recopilar y distribuir información de desempeño.
• Analizar datos reales, comunicar el avance y desempeño del proyecto.
Informes simples
Informes elaborados
• Información de desempeño • El porcentaje completado • Los indicadores de estado
• Análisis del desempeño pasado • Análisis de las proyecciones del proyecto • Estado actual de los riesgos e incidentes • Trabajo completado durante el período • Trabajo a completar en el siguiente período • Resumen de los cambios aprobados en el período • Otra información relevante que debe ser revisada y analizada.
MELE FEDERICA
TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN
Medios utilizados para transferir información
MELE FEDERICA
Telefonía móvil Computadoras Tablets
Servidores de Correos Paginas webs Idiomas a usar
MODELOS DE COMUNICACIÓN
Consta de emisor y receptor y están vinculados a través del medio tecnológico
EMISOR RECEPTOR MEDIO
El ruido puede ser afectado por interferencia generando en consecuencia una mala comunicación
La comprensión del idioma hacia otro diferente tiene que ser de la mejor manera adecuada
MELE FEDERICA
METODOS DE COMUNICACIÓN
MELE FEDERICA
Medios utilizados para transferir información
Comunicación interactiva: Entre dos o mas partes se realizan un intercambio de información de tipo multidireccional.
Comunicación tipo push: Enviada a receptores
específicos. Esto asegura la distribución mas no la correcta
recepción ni comprensión.
Comunicación tipo pull: Utilizada para grandes volumenes de informacion o para audiencias
muy grandes.
SISTEMAS DE GESTION DE LA INFORMACIÓN
La información se distribuye y gestiona mediante diferentes herramientas
DOCUMENTOS IMPRESOS
MELE FEDERICA
COMUNICACIÓN ELECTRONICA
HERRAMIENTAS ELECTRONICA
MELE FEDERICA
Comunicaciones del proyecto
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
GESTIONAR LAS
COMUNICACIONES: SALIDAS
COMUNICACIONES DEL PROYECTO
MELE FEDERICA
ACTIVIDADES PARA CREAR, DISTRIBUIR, RECIBIR, CONFIRMAR Y COMPRENDER LA INFORMACIÓN
Incluyen: • Los informes de desempeño • El estado de los entregables • El avance del cronograma y los
costos incurridos
Influenciadas por: • La urgencia • El impacto del mensaje • Su método de entrega • El nivel de confidencialidad
ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
Proporciona información sobre: • Las líneas base del proyecto • La gestión de las comunicaciones • La gestión de los interesados
Integra los parámetros relativos: • al alcance • al cronograma • a los costos del proyecto • técnicos • de calidad
LA LÍNEA BASE PARA LA MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO ES UN PLAN APROBADO DEL TRABAJO DEL PROYECTO.
GESTIONAR LAS
COMUNICACIONES: SALIDAS
ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO
GESTIONAR LAS
COMUNICACIONES: SALIDAS
Incluyen documentos como: • Registro de incidentes • Cronograma del proyecto • Requisitos de financiamiento del proyecto
ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN
Incluyen: • Notificaciones a los interesados
• Informes del proyecto
• Presentaciones del proyecto
• Registros del proyecto
• Retroalimentación de los interesados
• Documentación de lecciones aprendidas
Información sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado del proyecto
Describen el estado del proyecto e incluyen lecciones aprendidas, informes de cierre de proyecto
El equipo proporciona información de manera formal o informal a cualquier o todos los interesados del proyecto
Incluyen: correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto
La información relativa a las operaciones del proyecto que se recibe, se distribuye y utiliza para mejorar el desempeño futuro
MELE FEDERICA
Incluye las causas de los incidentes, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestión de las comunicaciones. Es importante documentar para que forme parte de los datos históricos del proyecto.