Gestión de Transferencias Documentales al Archivo Histórico Comunal...
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Gestión de Transferencias Documentales al Archivo Histórico Comunal de San Bernardo
Autor: Irma Acevedo Llanos Cargo: encargada Archivo Histórico Comunal de San Bernardo
Correo electrónico, [email protected] Institución: Ilustre Municipalidad de San Bernardo
El Archivo Histórico Comunal (2006 - ) perteneciente a la Ilustre Municipalidad
de San Bernardo, es el lugar donde se custodian documentos históricos de la
Comuna, cualquiera sean sus soportes, donados o adquiridos, cuyo contenido
es trascendente y memorable tanto para la institución a la que sirve como a la
historia local y nacional.
Observando la Norma Internacional de Archivos ISAD G, sus principales
funciones son las de conservar, organizar, clasificar, catalogar y difundir la
memoria documental, facilitando la investigación social, científica y cultural.
Objetivos Esquematizar los procedimientos que se deben observar para efectuar las
transferencias documentales de los archivos de gestión de las dependencias
municipales al Archivo Histórico
Metodología Descriptiva
Narrativa
Visual
Introducción Reseña histórica de la Ilustre Municipalidad de San Bernardo En 1855 fue constituida como Municipalidad del Departamento de La Victoria y
en 1894 cambió su nombre a Municipalidad de San Bernardo, denominación
que conserva hasta hoy. Originalmente incluía territorios que actualmente están
adscritos a las comunas de Lo Espejo, El Bosque, Cerrillos, La Granja, La
Cisterna, Pirque y Puente Alto, ahora sus límites son más acotados.
De acuerdo con la Ley Orgánica que las rige en el presente, las
municipalidades son corporaciones autónomas de derecho público, con
personalidad jurídica y patrimonio propio, cuya finalidad es satisfacer las
necesidades de la comunidad local y asegurar su participación en el progreso
económico, social y cultural de las respectivas comunas.
En el ámbito de su territorio, entre otras funciones, les corresponde elaborar,
aprobar y modificar los planes de Desarrollo Comunal (Pladeco) y Regulador
Comunal (PRC), promover el desarrollo comunitario, aplicar las disposiciones
sobre transporte y tránsito públicos, construcción, urbanización, aseo y ornato
de la Comuna.
En cuanto a su organización interna, las funciones y atribuciones de las
municipalidades son ejercidas por el Alcalde y el Concejo, disponiendo de una
Secretaría Municipal, de una Secretaría Comunal de Planificación y de otras
unidades encargadas del cumplimiento de funciones de prestación de servicios
y de administración interna, relacionadas con el desarrollo comunitario.
El Alcalde es la máxima autoridad de la municipalidad y en tal calidad le
corresponde su dirección y administración superior y la supervigilancia de su
funcionamiento. En la condición antedicha, debe presentar a la aprobación del
Concejo, el Plan Comunal de Desarrollo, el Presupuesto Municipal, el Plan
Regulador, las políticas de la Unidad de Servicios de Salud y Educación y
demás incorporados a su gestión, y las políticas y normas generales sobre
licitaciones, adquisiciones, concesiones y permisos.
El Concejo Municipal es una de las entidades de mayor relevancia en la
estructura municipal, de carácter normativo, resolutivo y fiscalizador. Está
integrado por ocho Concejales, quienes son elegidos a través de votación
directa mediante un sistema de representación proporcional. Las reuniones
ordinarias del Concejo son convocadas y presididas por el Alcalde, las
extraordinarias pueden ser realizadas mediante convocación de la autoridad
municipal o por un tercio de los Concejales en ejercicio.
A la Secretaría Municipal, principalmente le corresponde dirigir las actividades
de secretaría administrativa del Alcalde y del Concejo, y desempeñarse como
Ministro de Fe.
La Secretaría Comunal de Planificación, desempeña funciones de asesoría del
Alcalde y del Concejo, en materias de estudios y evaluación, propias a sus
respectivas competencias.
Los servicios municipales son seis: Administración y Finanzas, Tránsito y
Transporte Público, Obras Municipales, Aseo y Ornato, Operaciones y
Desarrollo Comunitario (DIDECO) destacándose esta última en proponer
medidas de de promoción social, tendientes a materializar acciones en este
ámbito.
Creación del Archivo Histórico Comunal
En el año 2006, se materializó una de las tantas aspiraciones municipales
relativas a dar un óptimo servicio a la Comunidad, la creación del Archivo
Histórico, mediante la gestión de las Direcciones de Desarrollo Comunitario
(DIDECO) y Secretaría Comunal de Planificación (SECPLA) dentro del Plan de
Desarrollo Comunal 2001 – 2010 (PLADECO).
Objetivos: Crear un espacio informativo documental de la historia de la Comuna Custodiar, resguardar, describir y clasificar (observando la norma ISAD
(G) ) sus documentos históricos, cualquiera sean sus soportes,
transferidos de reparticiones municipales, donados o adquiridos de
particulares, cuyo contenido sea valioso y memorable tanto para la
institución a la que sirve como a la historia local y nacional.
Difundir la memoria documental, facilitando la investigación social,
científica y cultural.
Transferencias Documentales
La Transferencia Documental es un procedimiento habitual de ingreso de
documentos en el Archivo Histórico (el que cumple también funciones de
Archivo Central), mediante el traslado de fracciones de series documentales
desde los archivos de gestión, una vez que éstas han cumplido el plazo de
permanencia fijado, en la normativa establecida por el Archivo Nacional.
La necesidad de liberar las áreas de trabajo del personal que labora en las
oficinas municipales y permitirles almacenar nuevos documentos requeridos
para la resolución de asuntos cotidianos, les obliga a seleccionar para luego
transferir los documentos con información relevante, al Archivo Histórico.
Bodega Casa de la Cultura
ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIÓN
Eliminación
Instalación
Ordenación
Documentos de apoyo ydocumentación informativa auxiliar
Archivo Centralo General
Hoja de transferencia
Transferencia
Documentos sin vigencia administrativa
ORGANIZACIÓN
Documentos en trámite o con vigenciaadministrativa
SEPARACIÓN DE DOCUMENTOS
Organización Documental
Previamente y para efectuar una transferencia documental, los archivos de
gestión municipales o de instituciones privadas localizadas en la Comuna de
San Bernardo, coordinan una visita en terreno con el Departamento de
Archivos Municipal (creado por Decreto Alcaldicio Exento Nº 2081 de
15/02/2012), para que se les realice un diagnóstico de la documentación a
transferir.
Luego de obtener la información derivada de la visita en terreno, el
Departamento de Archivo Municipal, envía a la oficina remitente o institución
privada (según sea el caso), una minuta con las recomendaciones técnicas
específicas, requeridas para aceptar la transferencia.
Recomendaciones Técnicas: Los documentos deberán remitirse organizados es decir, clasificados de
acuerdo a las series documentales existentes en la oficina o lugar de
procedencia, y ordenados de acuerdo a su número y fecha interna o en su
defecto, respetando la secuencia de su acumulación o producción.
Este procedimiento se aplica a los documentos registrados en cualquier tipo de
soporte:
Ejemplos
Manuscritos
Visuales
Gráficos
Este procedimiento no se aplica a los documentos ingresados por donación o
compra. En función del ciclo vital de los documentos, éstos pueden ser de
oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos:
SISTEMA DE ARCHIVOSEGÚN LA EDAD DE LOS DOCUMENTOS
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
ARCHIVO HISTÓRICO
Documentación Entre 0 y 25 años
Documentación de más de 25 años
Edad de los Documentos
Siguiendo esta pauta, las series documentales existentes se ordenarán
cronológicamente por tipos documentales:
Decretos Supremos
Decretos Exentos
Copias de Decretos
Resoluciones con Toma de Razón
Resoluciones Exentas
Copias de Resoluciones
Circulares Emitidas
Providencias
Ordenes Internas
Comunicaciones recibidas, como oficios, cartas y solicitudes.
Comunicaciones enviadas
Otros documentos
Simultáneamente, se realizarán tareas de limpieza extrayendo copias, tarjetas
sociales, papeles autoadhesivos, clips, grapas, elásticos o cualquier elemento
que pudiese dañarlos.
Los documentos se instalarán en cajas de archivo corrientes, identificadas y
etiquetadas: Fondo. Sección, Subsección, Nº de carpetas, Nº de la caja y
fechas extremas.
Caja de archivo
(Contenedor, generalmente en cartón que sirve para la conservación de una o varias unidades
documentales)
El día del traslado, se entregan las cajas con documentos y los formularios de
transferencia respectivos llenados previamente y el encargado (a) del Archivo
autoriza el ingreso de los documentos.
Donaciones: Otra forma de ingreso de documentos al Archivo Histórico son las donaciones
de particulares que desean resguardar el testimonio de sus vidas personales y
familiares, con la finalidad de apoyar a la investigación cultural y científica local.
Estas se efectúan mediante la firma de una carta de donación en la que se
consigna, los documentos donados y el nombre del donante. Las donaciones
constituyen la verdadera riqueza patrimonial del Archivo Histórico Comunal.
Conclusiones La Transferencia Documental permite descongestionar las áreas de
trabajo del personal en la medida que disminuye su frecuencia de
consulta, y a la vez facilita el resguardo de los documentos que se
tramitan periódicamente.
Para prevenir que el movimiento de los documentos limite sus
posibilidades de recuperación posterior, se requiere que las diferentes
unidades que los producen y mantienen, realicen dichos traslados de
manera planificada y controlada.
Las reparticiones municipales estarán en condiciones de establecer los
tiempos de permanencia de los documentos encada una de las unidades
que componen su sistema de archivo y asignarles responsabilidades
específicas para realizar las transferencias documentales
Facilita la oportuna localización de la información, ya sea para la toma
de decisiones de la propia administración o para el servicio de los
ciudadanos que así lo requiriesen.
Es importante señalar que las Transferencias Documentales realizadas
al Archivo Histórico, permiten mantener y custodiar el patrimonio
documental de la memoria colectiva de la Comunidad de San Bernardo
La donaciones de particulares aumentan y constituyen el rico patrimonio
documental del Archivo Histórico Comunal
ANEXO Organigrama Municipal
Alcaldía
Secretaría Municipal Administración Municipal
Asesoría Jurídica
Dirección de Control
Auditoria Interna Fiscalización y Control Legal
RRPP, Prensa y Comunicaciones
Deptos: Legal, Judicial y Fiscalía
Oficina de Partes e Informaciones
Secretaría Comunal de
Planificación
Departamento de Asesoría Urbana
Departamento de Estudios y Proyectos Departamento de Presupuesto
Dirección Desarrollo Comunitario
Dirección de Obras
Dirección de Administración y Finanzas
Dirección de Aseo y Ornato
Dirección de Tránsito y Transporte Público
Dirección de Operaciones
Asist. Social, Org. Comunit. Subsidio y Estratificación, Des. Loc. Sust., Dpto Cultura y Turismo
Contabilidad y Presupuesto, Tesorería, Recursos Humanos, Admin. Rentas y
Adquisiciones
Ing. de Tránsito, Licencias de Conducir, Permisos de Circulación.
Edificación, Urbanización, Ins.de Obras, Zon.y Catastro, etc.
Departamentos: Aseo y Técnico
Departamentos: Emergencia, Inspecciones
Consejo Económico y Social Comunal
Consejo Municipal
Juzgados de Policía Local
Departamento de Informática
Depto. de Archivos Sección Archivo Histórico