Gestion de Compras

2015

UNIVERSIDAD NACIONAL DE

INGENIERÍA POSGRADO DE FACULTAD DE INGENIERÍA MECÁNICA

LOGÍSTICA Y COSTOS DE MANTENIMIENTO

TEMA: GESTIÓN DE COMPRAS

GESTION DE COMPRAS Es la acción de adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada,

en el momento y al precio adecuado y del proveedor más

apropiado. Dentro de este concepto de empresa moderna las

compras se deben manejar por un departamento especializado que

debe formar parte de la propia organización de la compañía.

“Quien compra bien

vende bien”

CLIENTES MAS EXIGENTES

INTERNET Y LA TECNOLOGIA DIGITAL

INCREMENTO DE LA PRESION POR LA COMPETITIVIDAD

LA GLOBALIZACION – TLCs

USO DE ESTÁNDARES MUNDIALES

Ahora los clientes QUIEREN:

Velocidad – “al instante” – entregas rápidas

Servicio - entregas completas

Customización - a su medida

Mejores precios - ganar, ganar

GESTION DE COMPRAS

OBJETIVOS DE COMPRAS

ESTRATEGIAS DE COMPRAS

Los caminos de compras:

• Comprar por menos

• Comprar mejor

• Consumir mejor

• Vender mejor


1. Compra Apalancada

Volumen

Consolidación/Optimización

Basada en la compra

Puntos de

Apalancamiento

• Utilizar costos fijos del

proveedor al máximo

• Aprovechar

competitivamente la

estructura de abastecimiento

• Apalancar la participación de

mercado del proveedor

• Mejorar las capacidades de

negociación y contratación

• Términos y condiciones con

consideraciones más

amplias

NIVEL 1

2. Compra Conectada

Integración Proveedor /

Comprador

Minimización del costo de la

conexión

Puntos de

Apalancamiento

• Mejorar la coordinación /

predictibilidad y exactitud de

las proyecciones

• Flujos logísticos / roles de

aporte de valor optimizados

• Flujo óptimo de información

• Eliminar actividades

redundantes que no

agreguen valor

• Productividad mejorada del

costo del proveedor

• Compromisos para

posibilitar las inversiones del

proveedor

NIVEL 2

3. Compras Económicas

Gestión del Valor /

Optimización

Puntos de

Apalancamiento

• Participación temprana y

creciente del proveedor en el

diseño de la solución

• Complejidad reducida /

especificaciones

simplificadas

• Mayor estandarización

• Objetivos de tiempos de

respuesta

• Racionalización de

requerimientos

• Incentivos para lograr el

costo total

NIVEL 3

4. Ventas Integradas

Estrategia Comercial

Puntos de

Apalancamiento

• Integrar productos y

servicios multi-compañía y

portafolio de canales

• Compartir el riesgo

inteligentemente

• Maximizar las capacidades y

el potencial del proveedor

• Administra relaciones

complejas con el canal

• Utiliza en forma transversal

la estructura y los recursos

operativos de los distintos

participantes de la cadena

de abastecimiento

NIVEL 4

Comprar x Menos Comprar Mejor Consumir Mejor Vender Mejor

I M P A C T O

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE COMPRAS

1.Crear y mantener un registro actualizado de proveedores.

2.Generar y dar seguimiento a las solicitudes de Compra.

3.Recibir las solicitudes de compra provenientes de los usuarios y

encargados de otros departamentos

4.Elaboración de cotizaciones por proveedor, para la actualización de

tiempos de entrega y costos de los artículos.

5.Generar y dar seguimiento a las órdenes de compra.

6.Generar las órdenes de compra.

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE COMPRAS

7.Realizar órdenes de compras utilizando múltiples monedas.

8.Agilizar la recepción de la mercadería,

9.Realizar los procedimientos de Costeo de las órdenes de compras

(costeo estimado y costeo real).

10.Realizar la planeación de compras para un período dado.

11.Permitir la elaboración de un plan de compras.

ETAPAS BASICAS EN EL SISTEMA DE COMPRAS

IMPORTANCIA ECONÓMICA DE LAS COMPRAS

Una buena compra origina una buena venta, que permita tener costos inferiores a la competencia.

La operación eficiente de la empresa depende de la compra adecuada, en cuanto tiempo, calidad y cantidad.

Asesoramiento constante en cuanto a nuevos materiales, nuevas líneas de producción o cambios en las existentes.

Variación en las tendencias, ya sea en precios o cualquiera aspecto del negocio.

Aspectos relativos a las políticas de crédito de la empresa.

Gastos de traslados, envases embalajes, transporte, seguro.

ANÁLISIS ABC DE LAS COMPRAS

• FORMULACION DE CODIGOS

• Clasificación de acuerdo al costo del material o valor monetario:

CODIGO A

CODIGO B

CODIGO C


• CODIGO A:

Representa material fuertemente critico financieramente.

Indican compras en cantidades pequeñas

Ameritan monitoreo constante

bajo costo de inventario

• CODIGO B:

Representa material de un nivel intermedio financieramente.

Cantidades de compras normales de acuerdo a los requerimientos.

No ameritan monitoreo constante

Costos relativamente bajos de inventario

• CODIGO C: Representa material de poco impacto financiero

Cantidades de compras altas

Representan el 70% de los materiales en stock

No ameritan monitoreo constante

Aumentan los costos de inventario


FUERZA CRITICA FINANCIERA ( )

CA

NT

IDA

DE

S D

E M

AT

ER

IAL

ES

C

B

A

TIPOS DE COMPRAS

• SEGÚN LA NECESIDAD: COMPRAS ESPECIALES

COMPRAS ANTICIPADAS

COMPRAS ESTACIONALES

COMPRAS RUTINARIAS

COMPRAS DE OPORTUNIDAD

COMPRAS DE URGENCIA

MATRIZ DE KRALJIC

• Modelo bidimensional utilizado para clasificar los productos comprados por una empresa y los efectos que estos tienen sobre las compras y las finanzas de la empresa.

• Permite clasificar el proceso logístico de compras en cuatro categorías definidas a partir del criterio ABC.

MATRIZ DE KRALJIC

Categorías: 1. Materiales Especializados. 2. Materiales Estratégicos. 3. Materiales no Críticos. 4. Materiales Cuello de Botella.

MATRIZ DE KRALJIC • Análisis de Escenarios:

Principio de Pareto

• Los artículos Estratégicos y los Especializados representan usualmente

el 80% del presupuesto de compras.

• Los artículos No Críticos representan usualmente el 20% del

presupuesto de compras y utilizan el 80% de los recursos.

MATRIZ DE KRALJIC

ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA

1. Inicio

• El origen del proceso de compra en las empresas está determinado

por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente

interno (cualquier área de la empresa, pero principalmente el área

productiva o la que desarrolla la actividad económica de la empresa),

ya sea de bienes o servicios. Igualmente, se puede generar el proceso

cuando dentro de las políticas de la empresa está establecido que

debe mantenerse un nivel de inventario predeterminado por los

consumos calculados. En este caso las empresas deben contar con

una Programación de Compras y Adquisiciones a corto, mediano y

largo plazo.

2. Formalización de la solicitud

• Generalmente las empresas tienen ya establecidos los requisitos

formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios.

• Específicamente, se puede considerar un formato de requisición, en

donde deben identificarse perfectamente los ítems solicitados, la cantidad

o frecuencia (en caso de servicios), y las aprobaciones correspondientes.

• En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes cuenten

con una asignación presupuestal, o en caso contrario con la debida

autorización


REQUISICIÓN DE COMPRA • La requisición de la compra es el formato o registro en el cual el cliente

interno identifica y define las características y especificaciones requeridas para cumplir con los objetivos del proceso y/o el producto

3. Análisis de Proveedores

• Una de las etapas más fundamentales del

proceso de compras se refiere a un estudio

detallado de los proveedores que ofrecen los

bienes o servicios requeridos.

4. Solicitud de Cotizaciones

• Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los requisitos

de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se hace una solicitud

formal para cotizar los productos o servicios requeridos.


5. Aprobación de cotización o Factura Pro – Forma

• Cuando se ha evaluado debidamente la cotización recibida o la factura

pro forma remitida por el proveedor, con base en las políticas adoptadas

por la empresa, y éstas cumplen con los requisitos, se formaliza la

aceptación de las mismas mediante la generación de una Orden de

Compra, que debe conservar las características y condiciones de la

cotización o la factura pro forma.

• Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para

detallar las especificaciones de los ítems, los precios, cantidades,

firmas de aprobación y autorización, especificación de términos de

negociación y de entrega.


6. Procesamiento de la Orden de Compra y Despacho

• El proveedor de acuerdo a sus políticas internas y a los acuerdos

preestablecidos, debe evaluar y tramitar las órdenes de compra

recibidas y preparar los despachos correspondientes.

• Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental garantizar la

calidad de las comunicaciones entre comprador y proveedor, y la

agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta de ambas partes.

(Retroalimentación permanente).

7. Gestión Logística

• El entorno cada vez más competitivo del mercado ha hecho que el

éxito de la gestión en las áreas de compras y adquisiciones no sólo

dependa de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino

también de los sistemas de distribución física y la logística aplicados

para que los bienes o servicios lleguen de su origen a su destino en el

menor tiempo posible y en las condiciones requeridas. Las empresas

pueden optar por la creación de un área interna que asuma ésta

función, o por utilizar los servicios de intermediarios especializados.


8. Aspecto Financiero

• En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y

comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los

términos comerciales.

• Esto se refiere básicamente a definir si se efectúan pagos anticipados,

contra entrega, créditos a cierto plazo; si se requieren documentos

que soporten o garanticen los pagos, los términos de validez de las

ofertas, descuentos especiales, y todos aquellos puntos

que incidan en la negociación, que deben estar

contemplados previamente en las políticas de las

empresas.


PROCESO IDEAL: COMPRAS

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS

COMPRAS

ORDENES DE COMPRA

ORDENES DE COMPRAS NORMALES

• Son las ordenes que se realizan cumpliendo con todos los requisitos establecidos en el proceso de compras. En función de las actividades previstas en el presupuesto o en función de requisiciones generadas automáticamente por los sistemas de autorización de stocks.

• Las O/C rápidas son las que tiene que ser aceleradas por razones

Logísticas de producción.

• Las O/C de emergencia se realizan para la adquisición de un material

que puede solventar una avería en el proceso o algún otro insumo no

común en el stock de la organización.

• Consisten de aquellas requisiciones que surgen como consecuencia de:

a) Un deficiente control de inventarios.

b) Una mala planeación de la producción o presupuestos erróneos.

c) Una aparente falta de confianza en la capacidad del departamento de

compras de poder conseguir el material para la planta de una manera

oportuna.

d) La simple costumbre de anotar a las órdenes

el término de "urgente".

ORDENES RAPIDAS Y DE EMERGENCIA

• Es un contrato donde una parte (suministrador) se obliga a realizar a

favor de la otra (suministrado) entregas sucesivas y periódicas de una

determinada mercancía o servicio.

Cuando el suministrado es un industrial este contrato le asegura recibir

de forma periódica mercancías o materias primas de forma constante

que le es indispensable para su actividad de transformación

Si se trata de un comerciante mayorista o minorista porque se asegura

la provisión de mercaderías para comercializar mediante reventas.

También, por vía de este contrato se asegura el aprovisionamiento de

otros bienes consumibles, como el gas, agua, etc. necesarios para el

funcionamiento de una actividad industrial o comercial.

CONTRATOS DE APROVISIONAMIENTO

• Es una estrategia mas, en función de los riesgos de suministro e

impactos en el proceso y manejo de la competencia a través de un

proceso de compra estratégico. Un contrato de futuros es un contrato o

acuerdo que obliga a las partes contratantes a comprar o vender un

número determinado de bienes o valores (activo subyacente) en una

fecha futura y determinada y con un precio establecido de antemano

COMPRAS ANTICIPADAS

Establecimiento de indicadores de compras

Indicadores de innovación, que miden los nuevos materiales o

servicios utilizados y los nuevos proveedores.

Indicadores de servicios, que miden las cantidades entregadas y el

tiempo de entrega.

Indicadores de coste, que miden el coste de los productos y

servicios comprados, así como las evoluciones históricas de los

costes y las causas que provocan alteraciones.


Indicadores de calidad, que miden la calidad del producto o servicio

comprado.

Indicadores de flexibilidad, que miden la efectividad con la que los

productos o servicios comprados se integran en el flujo de materiales

propios de la empresa (tiempos de las entregas, flexibilidad de

repuesta a los cambios de plan, etc.).


Por otra parte, estos cinco grupos de indicadores tienen otras

versiones diferentes según las visiones que persiguen:

Los indicadores que miden la efectividad y la eficiencia de la función

de compras desde el punto de vista de sus clientes, que

seguramente son los más importantes.

Los indicadores que miden la efectividad y la eficiencia de la función

de compras desde el punto de vista interno del departamento.

# de Quejas y Reclamos de clientes internos y proveedores.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA

PRE-SELECCIÓN DE PROVEEDORES



ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA

PRE-SELECCIÓN DE PROVEEDORES 1. ÁREA DE CALIDAD

A. Características de la calidad (Especificaciones)

B. Certificaciones de Calidad (Respaldo)

C. Garantías de Calidad (Responsabilidades)

D. Especificaciones Técnicas (Normas Técnicas)

2. ÁREA FINANCIERA

A. Fortaleza Financiera (Manejo económico y estabilidad financiera)

B. Fluidez Financiera (Razón Corriente, Capital de Trabajo)

3. ÀREA TECNOLÓGICA

A. Manejo de la Tecnología (tiempos y calidad)

4. ÁREA DE TIEMPOS Y RESPUESTA

A. Tiempos y Movimientos (a mayor tiempo menor eficiencia)

B. Tiempos Pactados (relación de tiempo de cubrimiento y

tiempo comprometido)

5. ÁREA DE PRECIOS

A. Precios Pactados

B. Precios Competitivos


6. ÁREA ADMINISTRATIVA

A. Normatividad y legislación

B. Actitud Gerencial

C. Modelo de Comunicación

D. Experiencia y pericia gerencial

E. Proyección a Largo Plazo

F. Disponibilidad de Instalaciones

7. ÁREA DE INVENTARIOS

A. Establecimiento de parámetros de control de inventarios

B. Especificaciones de manipulación de los inventarios

8. ÁREA DE MERCADEO

A. Tradición e imagen de la marca

B. Tradición e imagen de la empresa

C. Inversiones en publicidad


CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE

PROVEEDORES (I)

EVALUACIÓN DE OFERTAS

VALORACIÓN DE PROVEEDORES

• Revisión periódica, cuantitativa y cualitativa del funcionamiento de los

proveedores en cuanto a resultados de los indicadores críticos

definidos por la empresa.

• Revisión con proveedores estratégicos, uno o dos veces al año y de

manera presencial.

• Objetivos específicos de este proceso son:

– Definir prioridades para siguientes períodos, indicadores a ser

utilizados, objetivos y límites

– Asegurar que los objetivos del comprador y del vendedor se

adaptan entre sí, a corto y largo plazo.

– Construir relaciones a largo plazo

Costo de los materiales, servicios y transporte

Calidad de las materias primas o módulos

Suministro en cantidad y tiempo

Capacidad tecnológica, tanto en los procesos de

los proveedores como en su participación en la

innovación de los productos del cliente,

Flexibilidad para adaptarse a los cambios del

cliente,

Estabilidad financiera o riesgo de que en el

futuro problemas financieros del proveedor

puedan poner en peligro su continuidad y

Estilo de gestión, medido como el grado de

coincidencia de la cultura y las estrategias de la

empresa proveedora con los de la compradora.

VALORACIÓN DE PROVEEDORES

Gracias!!!

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