Gestion de Proyectos - CAP 1

ESPECIALIZACION EN TELECOMUNICACIONES

Módulo:

Gestión y Administración de Proyectos

Presentado por:

MSc. Mauricio Tarazona Alvarez

Bucaramanga, Noviembre 17 y 24 de 2012

Agenda

1. Planificación de Proyectos (Marco de Referencia para la

Gestión y Administración de Proyectos)

a) Entendimiento de la practica en Gestión de

Proyectos.

b) Conceptos básicos

c) Haciendo proyectos sin brújula.

d) Examen de práctica

[1/xx] [1 – 1/27]

DRA. Martha Lennis Castro Castro

Sector Joyería en Santander

ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA

Establecimiento de una practica formal de proyectos

Situaciones comunes para abordar el desarrollo de una practica formal de proyectos:

Inicio de un macro proyecto que exige un desarrollo organizado de un sub conjunto de proyectos Desarrollo continuo de un conjunto de proyectos los cuales han venido presentando fallas importantes que afectan el logro de los objetivos de la empresa.

Problemas frecuentes en el desarrollo de proyectos:

Falta de Coordinación de recursos y actividades Falta de Comunicación con las partes interesadas, llevando a que los productos sean desarrollados por fuera de las especificaciones del cliente Estimación deficiente de la duración y los costos, llevando a que los proyectos tomen mas tiempo y cuesten mas de lo esperado. Planeación inadecuada de recursos, actividades y cronogramas

[2/xx] [1 – 2/27]




12 Errores causa del fracaso de los proyectos

• Proyectos que no son parte del plan estratégico.

• Falta de Soporte Ejecutivo

• Pobre Evaluación Tecnológica

• No Involucramiento del usuario

• Fallas en el alcance (Scope Creep)

• Pilotos Inválidos

• Pruebas Inadecuadas

• Planeación Pobre

• Despliegue en la fecha inadecuada

• Entrenamiento Limitado

• Subestimar el Impacto en el negocio

• Evitar el Análisis de Riesgos

[3/xx] [1 – 3/27]



ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA Que saben las organizaciones exitosas acerca de Gerencia de Proyectos

Entr

en

amie

nto

Aju

stad

o

al R

ol

Cre

ar P

lan

es

de

Car

rera

Ob

ten

er

y M

ante

ne

r e

l So

po

rte

Ej

ecu

tivo

Me

tod

olo

gías

Ve

rsát

iles

Impulsar Comunidades de Practica de Gerencia de Proyectos

Establecer practicas robustas de gestión del cambio.

[3/xx] [1 – 4/27]




Estándares de la Industria E

sta

nd

ar

de I

nd

us

tria

E

sta

nd

aré

s

Co

rpo

rati

vo

Proyecto XXX … … … Especificidad de la entrega

Activos e Inventario Organizacional

Marco Metodologico

Marco de Conocimientos

[5/xx] [1 – 5/27]




PMBOK: “Project Management Body Of Knowledge” Fuente: US – PMI – Project Management Institute Marco de Referencia sobre conocimientos en mejores prácticas de la disciplina de Gestión de Proyectos.

PRINCE 2: “PRojects IN Controlled Environments” Fuente: UK – CCTA – Central Computer & Telecommunications Agency PRINCE 2 es una metodología genérica de gestión de proyectos la cual se enfoca en los aspectos de la “Gestión” de un proyecto y separa estos aspectos de la tarea del “especialista” de entregar los productos del negocio.

Ten Steps: La gestión del proyecto Process® (“ TenStep Process" o " TenStep") ayudará a gestores de proyecto con éxito a manejar proyectos de todas las clases. El proceso de la gestión del proyecto TenStep proporciona la información que usted necesita ser gestor de proyecto acertado, incluyendo un acercamiento paso a paso, comenzando con los fundamentos y conseguir tan sofisticado como usted necesita para su proyecto particular.

Estándares en Gerencia de proyectos

[6/xx] [1 – 6/27]




Definición de Proyecto

Un Proyecto es un emprendimiento realizado por personas para crear un Producto o Servicio único, mediante la utilización de recursos limitados (Humanos, Físicos, Monetarios, tiempo, etc..).

• Ejecutar un Plan Estratégico • Explotar una Oportunidad de Negocio • Responder a requerimientos que no pueden ser

atendidos por las Operaciones habituales de la Organización

• El Producto o Servicio final se obtiene paso a paso, progresando continuamente a través de incrementos de valor

• El Producto o Servicio obtenido es único en cuanto a sus particularidades

• Tiene un principio y fin determinado

• Su duración es finita

• El equipo de trabajo es transitorio

• El fin se alcanza cuando se logran los objetivos propuestos o cuando se decide que los mismos no podrán ser concretados

Temporalidad Resultado Único Desarrollo Progresivo

Los Proyectos consisten en instrumentos que se utilizan para

[7/xx] [1 – 7/27]




Definición de Programa

[8/xx] [1 – 8/27]

Un Programa es un grupo de proyectos que permite gestionarlos de forma global.

Normalmente se definen programas para conseguir economías de escala y mayor y

mejor control sobre los recursos de la compañía.

Programa 1

Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Otros

Trabajos relacionados




Definición de un Portafolio

[9/xx] [1 – 9/27]

Un Portafolio es un grupo de programas y proyectos que permite gestionarlos con el

objetivo de alcanzar metas estratégicas del negocio.

Portafolio 1

Proyecto 1 Programa 1 Programa 2 Otros

Trabajos relacionados




Ejemplo: Caso Servientrega (Programa)

[10/xx] [1 – 10/27]

Servientrega tiene proyectos enfocados en aumentar su capacidad de transporte

terrestre.

Programa: Aumentar Capacidad de carga

de transporte terrestre.

Proyecto 1: Aumentar numero de camiones pequeños

Proyecto 2:

Compra de mas vehículos de carga

pesada

Proyecto 3:

Aumento camionetas de carga ligera dentro

de las ciudades

Disminuir el consumo de combustible.

Disminuir el consumo de llantas.




Ejemplo: Caso Servientrega (Portafolio)

[11xx] [1 – 11/27]

Portafolio: Maximizar las ganancias de la

compañia.

Programa: Aumentar Capacidad de carga de transporte terrestre.

Proyecto 1: Aumentar numero de camiones

pequeños

Proyecto 2:

Compra de mas vehículos de carga

pesada

Proyecto 3:

Aumento camionetas de carga ligera dentro

de las ciudades

Disminuir el consumo de combustible.

Disminuir el consumo de llantas.

Programa: Aumentar la capacidad de carga

aerea.

Construcción de mas centros de acopio en la ciudades medianas




[12/xx] [1 – 12/27]

Proyectos Programas y Portafolios




[13/xx] [1 – 13/27]

Proyectos Programas y Portafolios

Y su compañía ??




Definición de Proyecto – Proyecto Vs. Programa

•Características de un Programa •Características de un Proyecto

Vs.

“Un programa es un grupo de proyectos relacionados cuya dirección se realiza de manera

coordinada.” Fuente: PMBOK® Guide

•“Se Percibe” como un continúo

•Múltiples proyectos

•Metas amplias – capacidad de negocio

•Mayor Complejidad

•Presupuesto para múltiples esfuerzos

•Dirigido por un Director de

Programa/Proyectos (con múltiples gerentes

de proyecto que le reportan directamente)

•Comienzo y final definido

•Esfuerzo único

•Objetivos específicos

•Complejidad de las variables

•Presupuesto único

•Dirigido por un Gerente de Proyecto

[14/xx] [1 – 14/27]

Este ciclo de vida dura desde la concepción de un producto

hasta su retiro del mercado. Un producto puede requerir muchos

proyectos a lo largo de su vida.

[15/xx] [1 – 15/27]

Ciclo de Vida de un PRODUCTO

[16/xx] [1 – 16/27]

No importa cuan grande o pequeño sea, o lo sencillo o complejo,

el ciclo de vida de cualquier proyecto tiene las siguientes etapas:

a. Inicio

b. Planeación

c. Ejecución

d. Seguimiento y Control

e. Cierre

Ciclo de Vida de un Proyecto

[17/xx] [1 – 17/27]






• Un proyecto se caracteriza por su ciclo de vida y divide el trabajo en grandes fases, permitiendo mayores revisiones de estado y progreso (algunas veces resultando en Go/NoGo’s ) y revisiones de QA.

Procesos de Inicio

Procesos de Planeación

Procesos de Control

Procesos de Ejecución

Procesos de Cierre

Niv

el de A

ctivid

ad

Tiempo Fuente: PMBOK® Guide

[18/xx] [1 – 18/27]




Ciclo de Vida de un Proyecto – Ámbito del Éxito

Iniciación Planeación Ejecución Utilización Cierre Entrega

Ámbito del éxito de la

gestión del proyecto

Ámbito del éxito del proyecto

Gerente de Proyecto Negocio/Clientes

Algunas veces un proyecto es considerado no exitoso, aunque el gerente de

proyecto haya hecho un gran trabajo.

[19/xx] [1 – 19/27]



ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA Concepto de RESTRICCIONES en Gerencia de Proyectos

[20/xx] [1 – 20/27]



ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA Qué es una PMO?

La utilización de una PMO implica la

aplicación de metodologías y herramientas para gerenciar eficaz y eficientemente diferentes proyectos, controlando adecuadamente los riesgos y cumpliendo con los resultados esperados en términos de tiempo, costos, calidad y beneficios.

Administración de Proyectos Equipo y

Organizaciones

Proyectos múltiples

Tecnologías y aplicaciones

PMO

Oficina de Administración de Programas/Proyectos

(Program/Project Management Office ) El objetivo General de una PMO es coordinar e integrar óptimamente programas y proyectos, múltiples tecnologías, aplicaciones, equipos y organizaciones.

[21/xx] [1 – 21/27]

http://www.pmi.org/info/default.asp



ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA Cuáles son las principales actividades de una PMO?

Principales actividades de la PMO

Relacionar los Objetivos del proyecto con la estrategia de la organización, objetivos y programas estratégicos

Coordinar los proyectos para aprovechar sinergias, evitando

duplicación de esfuerzos

Proveer los procedimientos, estándares, formatos y mecanismos

requeridos para gestionar eficiente el Proyecto de manera que sea un

potenciador en el logro de los objetivos

Asegurar la alineación de los equipos de trabajo en la ejecución del proyecto y coordinar las actividades relacionadas

con la Administración del Cambio del proyecto

Identificar imprevistos / riesgos y hacer seguimiento a la solución. Prever y

controlar riesgos

Asegurar la elaboración y consistencia de los reportes de avance, plan de

trabajo y entregables.

[22/xx] [1 – 22/27]




Por qué implementar una PMO?

• Típicamente una organización que necesita una Oficina de Gerenciamiento de Proyectos (PMO) tiene:

Costos consistentemente más altos de los previstos

en sus proyectos.

Conflictos en el cumplimiento de los planes y cronogramas

relacionados a los recursos compartidos y las habilidades

más utilizadas de los mismos.

Procesos débiles de manejo de proyectos, ausencia de reportes

formales en los proyectos.

Problemas recurrentes en los proyectos, los cuales son tratados

de manera individual situación que impide tener una visión global de

la situación del proyecto.

Falta de homogeneidad en la calidad de los proyectos y,

dificultad para operar de forma eficiente entre las áreas involucradas.

[23/xx] [1 – 23/27]




Qué tipos de PMO se pueden implementar?

Múltiples iniciativas sin un esquema de integración común

Hoy

1. Operativa

3. Estratégica

2. Táctica

(Primer Nivel)

Administración

del Portafolio

Administración de Programas

Administración del Proyecto

Dependiendo de las necesidades especificas de cada organización, se pueden establecer desde una PMO Operativa hasta una estratégica:

(Nivel medio)

(Nivel Superior)

[24/xx] [1 – 24/27]

[25/xx] [1 – 25/27]

Influencia de la Organización en los proyectos

[26/xx] [1 – 26/27]

[27/xx] [1 – 27/27]

Gestion de Proyectos - CAP 1

Documents

Transcript of Gestion de Proyectos - CAP 1