Gestion de Recursos Ms Project 2007

5/17/2018 Gestion de Recursos Ms Project 2007 - slidepdf.com

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GESTION DE RECURSOSPROGRAMACION CON RECURSOS:• Programación condicionada por el esfuerzo:

herramientas/Opciones/programación

En Ms Project, el método de programación por omisión es laprogramación condicionada por el esfuerzo. Esta prolonga o disminuye la duración de una tarea paraadaptarla a cambios en los recursos, pero no modifica el trabajototal de la tarea (excepto en el caso de variar las Unidades deun mismo recurso en una tarea de Duración fijaEl trabajo total de una tarea está determinado por la duraciónesperada de una tarea y la asignación inicial de los recursos.



GESTION DE RECURSOSPROGRAMACION CON RECURSOS:• Tipos de tarea:

•Unidades fijas: tipo de tarea por omisión en Ms project.

Cuando se añaden o se suprimen recursos en una tarea deunidades fijas generalmente se modifica la duración de la tareamanteniéndose el número de horas total. ( se exceptúa el casode una tarea no condicionada por el esfuerzo). En este casoaumenta el número total de horas del proyecto.Ver/Más vistas/Entrada de tarea/ aplicar/Tipo de tarea:unidades fijas-

Añadir o modificar recursos en una tarea específicaAl añadir otra unidad del mismo recurso a una tarea deUnidades fijas, condicionada por el esfuerzo se comprobará quevaría la duración de la tarea, pero no el trabajo del recurso.




•Duración fija:.Si un tipo de tarea está configurada con el tipo de duración fija,

la duración de la tarea es siempre la misma cuando se añade oelimina un recurso. Las horas totales de una tarea de duraciónfija quedarán modificadas siempre excepto, en el caso que seañada una unidad de un recurso distinto a una tareacondicionada por el esfuerzo.Ver/Más vistas/Entrada de tarea/ aplicar/Tipo de tarea:Duración fija.

Añadir o modificar recursos en una tarea específicaEn este caso se asignará una unidad de recurso adicional a unatarea condicionada por el esfuerzo y duración fija y secomprobará que no varía la duración de la tarea ni el trabajodel recurso.




•Trabajo fijo:.

Si un tipo de tarea está configurada con el tipo de trabajo fijo,el trabajo total de la tarea será el mismo cuando se eliminen oañadan otros recursos. En una tarea de trabajo fijo, se modificala duración y las unidades de recursos. Una tarea de este tiposiempr debe estar condicionada por el esfuerzo.Ver/Más vistas/Entrada de tarea/ aplicar/Tipo de tarea: Trabajofijo.

Añadir o modificar recursos en una tarea específicaEn este caso se asignará una unidad de recurso adicional a unatarea condicionada por el esfuerzo y trabajo fijo y secomprobará que varía la duración de la tarea pero no el trabajototal del recurso.



GESTION DE RECURSOSPROGRAMACION CON RECURSOS:• Creación de perfiles de trabajo

Los perfiles que se pueden crear son los siguientes:

Uniforme: El número de horas de trabajo se distribuye de forma uniforme a lo largode la duración de la tareaCreciente: El número de horas de trabajo por período de tiempo es bajo al principioy se incrementa gradualmente hasta el 100% hacia el final de la tarea.Decreciente: El número de horas de trabajo por período de tiempo es del 100% alprincipio y disminuye gradualmente hasta el final de la tarea.Dos picos: El número de horas por período de tiempo se incrementa 2 veces hastael 100% a lo largo de la duración de la tarea.Pico inicial: El número de horas por período de tiempo se incrementa hasta el 100%en el primer cuarto de la duración de la tarea.

Pico final: El número de horas por período de tiempo se incrementa hasta el 100%en el último cuarto de la duración de la tarea. Campana: El número de horas por período de tiempo, se incrementa al 100% en lamitad de la duración de la tarea. Los % de trabajo inicial y final son bajos.Ver/Uso de recursos/doble click en tarea donde se asignó elrecurso/seleccionar perfil



GESTION DE RECURSOSGESTION DE LAS CARGAS DERECURSOS:•Al asignar recursos de las tareas de un proyecto, pueden darseconflictos en los recursos. Un conflicto de recursos se producecuando uno de ellos está programado para realizar más trabajo delque puede llevar en el período laborable disponible. Un conflicto derecursos puede darse como resultado de una asignación a una tareaindividual o de varias asignaciones.•Con Ms Project 2007 se pueden identificar rápidamente losconflictos de recursos usando varias vistas diferentes, ya quedestaca la información del conflicto en rojo y muestra un

identificador de redistribución .•Cuando se producen conflictos se puede usar Ms Project pararealizar ajustes automáticos de programación, retrasando odividiendo o dividiendo asignaciones de recursos o tareas.•También se pueden resolver de forma manual usando técnicas deprogramación dentro de Ms Project•Ver/Hoja de recursos/capacidad máxima/ modificar



GESTION DE RECURSOSGESTION DE LAS CARGAS DERECURSOS:

•Visualización de las cargas de trabajo de recursos y

asignación de tareas:

•Ayuda a identificar hasta que punto un recurso está sobrecargado oinfrautilizado.•Un recurso está sobre asignado cuando tiene asignado más trabajo delque puede realizar en su horario laboral previsto.•Cuando un recurso está sobre asignado el texto se destaca en rojo, y en

la vista de recursos se muestra un indicador de redistribución.•Ver/uso de recursos/



GESTION DE RECURSOSADMINISTRACION DE RECURSOS

• A continuación se describen los botones mas importantes de labarra de herramientas administración de recursos

•Vista Asignación de recursos:Muestra la vista uso de recursos en la parte superior y la vista gantt dedistribución en la parte inferior •Vista entrada de tarea:Muestra la vista entrada de tarea que consta de la vista diagrama deGantt en la parte superior y la vista formulario de tareas en la parteinferior.(donde se puede gestionar tipo de tarea.

•

Asignar recursos: Abre el cuadro de diálogo Asignar recuros. Desde acá se puedengestionar las asignaciones, marca el recurso utilizado en la tareavisualizada.Qué utilizan el recurso:Muestra tareas que utilizan un recurso específico (filtro)



GESTION DE RECURSOSADMINISTRACION DE RECURSOS

•Localización de cargas de trabajo en la vista Uso de recursos

•Ver/Uso de recursos/mas vistas/uso de recursos/ aplicar

En la barra de herramientas estandar ubicar icono desplazarse a tareas

Utilizando la función F5 hacer click en el cuadro que despliega el cuadroFecha, seleccionar la fecha a la que desea desplazarse y hacer click sobreel botón Aceptar.

•Localización de sobreasignación de recursos

•Ver/uso de recursos/ texto marcado en rojo



GESTION DE RECURSOS

ADMINISTRACION DE RECURSOS

•Resolución de conflictos de recursos

Los conflictos de recursos se producen cuando un recurso está sobre asignado enuna tarea o en un proyecto.

•Herramientas/Redistribuir recursos/cuadro de diálogo• Automática o manual

•Siempre que tenga una sobreasignación y project no pueda resolverla, aparecerá unmensaje indicando esta circunstancia, se pulsará Omitir tantas veces como aparezca.

•Las sobreasignaciones no resueltas deberán resolverse manualmente.

•Lo mas usual, incrementar la capacidad máxima del recurso: Esto reduce el número de horas que necesita trabajar cada unidad del recurso en la tarea.influye en los costos del proyecto .



GESTION DE RECURSOS

ADMINISTRACION DE RECURSOS

•Resolución de conflictos de recursos

•Programar la tarea que ha creado la asignación-•Añadir horas extras•Ajustar las dependencias o delimitaciones de las tareas•Suprimir el recurso si no es importante para la tarea•Sustituir el recurso sobre asignado por un recurso infrautilizado.•Ajustar el calendario para ampliar días y horas laborables del proyecto .•Disminuir la cantidad de trabajo asignado al recurso.•Incrementar la capacidad máximaVer /hoja de recursos/tabla/entrada/ el recurso en rojo cambiarcapacidad máxima hasta que desaparezca el color rojo



GESTION DE RECURSOS

PROGRAMACION DE LASDELIMITACIONES DE TAREASCuando se impone una delimitación en la fecha de comienzo o fin de

una tarea, disminuye la capacidad de esa tarea para adaptarse acambios en la programación. En Ms Project 2007, todas las tareasson programadas para que ocurran tan pronto como sea posible,sobre la base dada de comienzo de una fecha dada del proyecto. Sies necesario imponer limitaciones de fechas en las tareas, MsProject controlará la limitación de la propuesta y mostrará unmensaje en caso de que exista la posibilidad de que la redistribucióngenere un conflicto en la programación.

Una vez completada la preparación de la programación y anytes decomenzar la primera tarea del proyecto, tomará una instantánea delplan programado para su comparación posterior con las fechas encurso.



GESTION DE RECURSOS

APLICACIÓN DE LIMITACIONESFLEXIBLESEn Ms Project al introducir una tarea, por omisión se le asigna una

delimitación LAP Lo antes posible . La tarea comienza lo antesposible, basándose en otras delimitaciones y dependencias. Esflexible para todos los proyectos.

LMTP Lo mas tarde posibleNFAD No finalizar antes de ( se define fecha de terminación)NCAD No comenzar antes del ( inicia la tarea en la fecha fija)NFDD No finalizar después de

NCDD No comenzar después de

Ver/diagrama de Gannt/Información de la tarea (doble click)/ avanzado/cuadro de diálogo seleccionar tipo de delimitación.



FIN DE LA PROGRAMACION

DEFINICION DE UNA LINEA BASE

Una vez creada una programación de un proyecto y resueltos los

conflictos a nivel de recursos y tareas, la programación obtenidapresenta la mejor estimación de Cómo debe llevarse a cabo el proyecto,así como de los recursos que va a necesitar. Antes de comenzar la primera tarea del proyecto, es necesario definir una Línea de base.Una Línea de base es una grabación o “instantánea” tomada en unmomento específico del proyecto.Si se guarda una línea de base , antes de terminar la planificación, de la programación, se podrá grabar una nueva lineade base sobre la línea de base existente.

Herramientas/Seguimiento/establecer línea de base/ aceptar



FIN DE LA PROGRAMACION

DEFINICION DE UNA LINEA BASE

Visualización de estadísticas de una línea base:

Proyecto/Información del proyecto/estadísticas (abajo)En este cuadro se presenta el resumen del proyecto al inicioMostrando fecha de inicio, fecha de terminación, Presupuesto, Horasdisponibles de l proyecto, duración del proyecto.

Creación de planes provisionales:

Un plan provisional se guarda generalmente en ciertas fases del proyecto. Estos planes pueden compararse con el plan de Línea debase y con la programación actual Herramientas/Seguimiento/Línea de base/Establecer plan provisional



CONTROL DE UN PROYECTO

Seguimiento del progreso:

A partir de la Línea de base, el progreso de las tareas debe sercontrolado a lo largo de todo el proyecto.La frecuencia de la actualización depende del control que se necesite en

el Proyecto. Si se le controla el progreso frecuentemente, será más fácilidentificar los problemas y solucionarlos.Herramientas/seguimiento/Actualizar tareas.Hacerlo para cada tarea en progreso, se puede reflejar el progreso porporcentaje o por fecha real de inicio y fin.

Existen 5 tipos de datos reales que se pueden introducir:Fechas reales de comienzo y fin

-Porcentaje completado-Duración real y duración restante-Trabajo real y trabajo restante-Costos reales y costos restantes





Introducción del trabajo Real:

Se utiliza para introducir las horas de trabajo reales realizadas en una

tarea.Ver/uso de tareas.---Formato/Detalles/trabajo real Hacerlo para cada tarea en progreso, se puede reflejar el progreso porhoras de trabajo.

Pulsar la tecla F5 , escribir el identificador de la tarea que se deseeactualizar ,la fecha y hacer ClicK sobre el botón Aceptar

Hacer Click en el campo trabajo real del recurso a evaluar, pulsar la teclaTAB para seguir modificando campos a la derecha y Aceptar





Reprogramación de una tarea:

En esta aplicación, se dividirá una tarea en la que se va a interrumpir el

trabajo y se reprograma para su reanudación varios días desúés.

Ver/Diagrama de Gantt/seleccionar tarea que se va a dividir/usar iconodividir tarea en menu de herramientas estandar- Guardar archivo.

Actualización del resto del proyecto:

Las tareas que no tienen lugar según lo previsto deben ser actualizadas

antes que el resto de la programación, y las que tienen lugar según loprevisto deben ser actualizadas, usando el cuadro de diálogo:

Herramientas/Seguimiento/Actualizar Proyecto o Actualizar según programación





Comparación de la Línea de Base con los datos reales:

-La línea de base del proyecto Ofrece la base para comparar los costos,

trabajo y fechas para todas las tareas y recursos que se han identificadodentro de ël.

-Al comparar el progreso del proyecto con la Línea de base, este puedeser controlado para comprobar que las tareas se están desarrollandosegún programación realizada inicialmente.

-Se mostrará el Gantt de seguimiento:

-Ver / Gantt de seguimiento

-Exportación de valores a cumulados a Excel:- Archivo /guardar como/tipo: Libro de Microsoft Excel/Guardar





Comparación de la Línea de Base con los datos reales:

-La línea de base del proyecto Ofrece la base para comparar los costos,

trabajo y fechas para todas las tareas y recursos que se han identificadodentro de ël.

-Al comparar el progreso del proyecto con la Línea de base, este puedeser controlado para comprobar que las tareas se están desarrollandosegún programación realizada inicialmente.

-Se mostrará el Gantt de seguimiento:

-Ver / Gantt de seguimiento

-Exportación de valores a cumulados a Excel:- Archivo /guardar como/tipo: Libro de Microsoft Excel/Cuadro asistenteseguir/guardar




Seguimiento de Costos:

Esta aplicación nos permite analizar los costos del proyecto, afin de comparar, la evolución del costo real, y el presupuesto ocosto previsto del proyecto.

Ver/Diagrama de Gantt/Tabla/Costo.

Esta vista le permitirá cotejar, tarea por tarea, el costo total dela tarea, el costo previsto de la misma y la variación entreambos conceptos. Además detalla el costo real incurrido en latarea a la fecha de análisis.

En los encabezados de la tabla se puede ampliar la informaciónsobre cada uno de los conceptos de costos con la ayuda de MSproject




Técnica del Valor Ganado

Es una herramienta de seguimiento del proyecto, muy útil para eldirector de proyectos y su equipo.Ms Project ofrece la posibilidad derealizarlo con mayor facilidad, sin embargo, el programa requiere de unaserie de insumos que son fundamentales para poder ejecutarlo.

Proyecto/Información del proyecto/Marcar Fecha de estado

La fecha de estado corresponde a la fecha para la cual se desea conocerel valor ganado por el proyecto, pudiendo coincidir con la actual o no.

Una vez se ha cargado la fecha de estado. Ms Project está en condicionesde aplicar la técnica del valor ganado y determinar los 3 conceptos que ladefinen: el costo presupuestado,(CPTP) el costo real,(CRTR) y el valordel trabajo realizado,(CPTR) los cuales permiten determinar el índice dedesempeño en Agenda (IRP)y el Indice de desempeño en Costos. (IDC)

Ver/Tabla/más tablas/valor acumulado



INFORMES DEL PROYECTO

Aplicación de filtros y Ordenación de Datos

Durante un proyecto, es necesario ver información específica de unaplanificación tanto para evaluar áreas del plan , como para monitorear elprogreso del proyecto. Se puede usar el filtrado y la ordenación para

extraer rápidamente la información que se necesita. El filtrado y laordenación de datos permite mostrar la información específica de laprogramación de un proyecto.Se pueden aplicar filtros personalizados que se adapten a un proyecto,también se se pueden ordenar los datos por uno o más criterios paraorganizar la información del proyecto.

Filtrado de las Tareas y Recursos del Proyecto:

Los filtros permiten centrarse en tareas o recursos específicos de unproyecto. Solo muestra las tareas o Recursos que cumplen los criteriosde filtrado. Ms Project ofrece 30 filtros predefinidos para tareas y 21 pararecursos. La aplicación de un filtro no modifica los datos del proyecto.




Aplicación de Autofiltros:

Esta opción es accesible desde:Herramientas/Formato/Icono Autofiltro/Observar opciones en tablaizquierda

La opción autofiltro incluye 2 filtros comunes:Todas: Se utiliza para suprimir cualquier criterio de filtradoPersonalizado: Se usa para filtrar una columna por más de un criterio obien para aplicar operadores.

Uso de un filtro interactivo:Proyecto/Filtro para todas las tareas/ seleccionar la opción que deseo

filtrar…. Volver a todas las tareas para regresar.




Creación de un filtro personalizado:

Si un filtro pre-definido no satisface ciertos criterios, se podrácrear un filtro personalizado, bien creándolo desde cero, o bieneditando un filtro existente, o creando un nuevo filtro a partir

de un pre existente.

En esta aplicación se creará un nuevo filtro para tareas quecomiencen después de una fecha específica.

Ver/Diagrama de Gantt…Proyecto/Filtro para tarea/masfiltros/Nuevo/Nombre: Actividades comenzadas a partir de05/07/2011, se rellenan los campos pertinentes/Aceptar/Aplicar

Verificar : Proyecto/Agrupar/opcionesProyecto/Ordenar /opciones




Personalización de tablas Vistas e Informes:

Creación de una tabla personalizada:

Las tablas están formadas por una distribución de filas y

columnas que contienen la información que define laprogramación.

Pueden crearse a partir de cero, o bien a partir de lamodificación de una tabla existente.

Ver/Tablas/mas tablas/Nueva/Definir nombre/crear o eliminar campos/Aceptar/Aplicar




Personalización de tablas Vistas e Informes:

Creación de informe personalizado:

Pueden crearse a partir de cero, o bien a partir de la modificar

un informe existente o bien crear uno nuevo a partir de 4plantillas de informe: tarea, recurso,calendario mensual,calendario generalA partir de uno existente: (ejemplo)Informe/Informes/Informes personalizados/flujo decaja/copiar/En el cuadro columna, seleccionar trimestres-

En la pestaña Detalles, borrar Tareas de resumen y marcarvalores cero-En la pestaña Ordenar , seleccionar Costo como primer criterioDescendente y finalmente , Aceptar y cerrar



FIN DEL CURSO MS PROJECT 2007

En grupos de trabajo, hacer simulaciones con todas lasconsideraciones expuestas en este módulo de Gestión derecursos y Control-

Elaborar diferentes informes de control, utilizando filtros,exportar documentos a Excel, gestionar recursos y elaborarInformes desde el menú.

Simular diferentes fechas de control y verificar el comparatIvode tiempos y costos de lo programado vs lo ejecutado-

!PRACTICAR,,,PRACTICAR Y PRACTICAR!!!!

Gestionar proyecto y enviar archivo por correo explicando lasconsideraciones de planeación y control de tareas, recursos ycostos.!éxitos en la Gestión de sus Proyectos!Gracias.

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