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Gestión de Socios para asociaciones y ONG Programas de gestión de entidades no lucrativas Calle Riu Anoia 42-54, 08820 el Prat de Llobregat Teléfono: 93 474 74 74 - Fax: 93 474 43 56 www.suport.org

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Gestión de Socios

para asociaciones y ONG

Programas de gestión de entidades no lucrativas

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Teléfono: 93 474 74 74 - Fax: 93 474 43 56

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Índice

1.- Gestión de Socios: características y objetivos .................................... 3

2.-La ficha del socio ................................................................................. 4

2.1-Agrupación de socios .......................................................................... 5

2.2-Las cuotas ........................................................................................ 5

2.3- La gestión de recibos ........................................................................ 5

2.4- Registro de acciones ......................................................................... 6

2.5- Registro de incidencias ...................................................................... 6

3.- Responsables ..................................................................................... 7

4.- Actividades ......................................................................................... 8

5.- Facturación ........................................................................................ 9

5.1.- Previsión de facturación .................................................................... 9

5.2.- Proceso de facturación .................................................................... 10

Este documento sólo recoge algunas de las características del

programa. Para conocerlas todas, descargad gratuitamente la

versión demo desde www.suport.org.

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1.- Gestión de Socios: características y objetivos

El programa informático de Gestión de Socios permite llevar una gestión integral de

los datos de los asociados, así como de las actividades y otros aspectos de la gestión básica

de la entidad: emisión de recibos, gestión de impagados, envíos de cartas y correo

electrónico, etc.

De una forma ágil y sencilla, el programa automatiza los procesos más importantes

de la vida cotidiana de la entidad.

Programa preparado para la gestión de varias entidades, permitiendo guardar históricos

anuales.

Parametrización de tablas de clasificación. Gestión de socios: altas, bajas,

modificaciones…

Gestión de las actividades e inscripciones

Convocatorias y Actas de reuniones

Gestión de responsables (profesores, monitores, etc.)

Gestión de relaciones

Emisión de recibos en soporte magnético y seguimiento de impagados

Cartas y etiquetas personalizadas

Listados selectivos (socios, actividades, responsables...)

Traspasos automáticos a Contabilidad

Conectividad total con otros programas de SUPORT

Datos exportables a Microsoft Office (Word, Excel, Acces)

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2.-La ficha del socio

Esta ficha de abonado ha sido concebida como punto central de la aplicación, de

manera que la mayoría de operaciones diarias puede realizarse desde este punto.

A partir del registro de los datos y la captura directa de la fotografía del socio a

través de una cámara digital se podrá imprimir su carnet y activarlo para ser usado en caso

de contar con un control de accesos.

Desplegando el menú “Datos personales” accedemos a

la información más relevante sobre el socios, incluidas sus

cuotas vigentes, histórico de cuotas, recibos, recibos pendientes

de cobro, inscripciones, etc.

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2.1-Agrupación de socios

A través del dato “Clave” podemos vincular distintos socios en un mismo núcleo

familiar o grupo de socios: esto no sólo decidir la facturación a personas o grupos, sino que

además, desde el punto de vista de etiquetas y mailings, podremos decidirnos por envíos

personales o por unidades familiares.

2.2-Las cuotas

La ventana de “Cuotas y pagos pendientes” nos indica todos aquellos servicios que

están vigentes para ese abonado y que podrán ser facturados cuando se estime oportuno.

Un mismo socio puede tener cuotas de diferentes cadencias (mensuales, trimestrales,

anuales, de un solo pago) con distintos vencimientos (una licencia federativa anual en enero,

una taquilla trimestral en abril, una cuota de abono mensual).

Se dispone también de una ventana llamada “Histórico de cuotas”: toda cuota que

se desea eliminar puede ser enviada a este apartado para tener constancia de los cambios

de los socios.

2.3- La gestión de recibos

Desde la ficha del abonado se puede acceder a todos sus recibos y consultar su

contenido.

Desde la ventana de recibos pendientes se podrán revisar los recibos, cobrarlos por

mostrador o prepararlos para ser remesados al banco.

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2.4- Registro de acciones

Como complemento, podremos registrar las gestiones administrativas que se han

llevado a cabo mediante la agenda de acciones donde detallaremos fecha, gestión y nueva

fecha de aviso. A tal efecto dispondremos de listados de acciones realizadas y acciones

pendientes.

2.5- Registro de incidencias

Todas las gestiones que se lleven a cabo con los socios pueden ser registradas en

“Incidencias”, un sistema por el que se indican los datos de interés y permite imprimir un

formulario para archivo. Gestiones como la solicitud de un nuevo carnet, la solicitud de un

cambio de cuotas, el vencimiento de una baja temporal o promoción tienen cabida en este

apartado.

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3.- Responsables

En relación a las actividades de la entidad, no sólo se podrán designar a sus

responsables, sino que también se podrá llevar un completo control de los monitores y

personal técnico, incluyendo una relación de correspondencia (listados, etiquetas y fusiones

con tratamiento de textos), generación de carnets para llevar un control de accesos-

presencia.

En la ficha podremos tener también información sobre los estudios y la titulación de

los responsables, y sobre el tiempo de dedicación de cada uno a nuestra entidad (completa,

parcial, horas, etc.).

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4.- Actividades

El sistema de Actividades le permite gestionar las inscripciones en determinados

eventos (cursos, escuelas), controlando diferentes opciones de los abonados dentro de una

misma inscripción: control de plazas, listados de presencia, y por supuesto las cuotas

vinculadas.

La definición de la cuota básica de la actividad, así como los servicios opcionales con

sus importes, permiten calcular el precio de la actividad en función de cada inscripción y la

impresión de un justificante donde se detallan los servicios contratados.

También permite, entre otros, la emisión de listados de control para los responsables

en forma de plantillas, para el registro de las asistencias de los alumnos.

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5.- Facturación

5.1.- Previsión de facturación

Antes de generar un proceso de facturación es conveniente de emitir los listados de

previsión que permitirán revisar los importes a facturar para supervisar los importes y dar

nuestra conformidad.

A nivel económico todas las cuotas previstas del socio -junto con todos los servicios

prestados que no han sido pagados y provienen de recepción así como los apuntes

manuales- pueden ser revisadas a partir de los listados de previsión de facturación.

Estos listados nos permiten conocer por anticipado el detalle o resumen de cuotas

que se van a facturar, los bancos de ingreso o una simulación a un año vista de los ingresos.

En la pantalla de selección es posible acotar, además de por fecha de vencimiento, por

determinados aspectos de los socios o de las actividades.

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5.2.- Proceso de facturación

En momento de ejecutar el proceso de facturación podemos elegir, entre otros,

criterios de:

Fecha de vencimiento

Fecha de factura

Banco de remesa

Selección de socios/actividades

De esta manera, se podrán lanzar procesos de facturación que afecten sólo a una

actividad determinada (curso, escuela, campeonato) o unos determinados socios

(temporales, de empresa).

Al pasar la pantalla se solicita le realización de la copia de seguridad. Es un punto

muy importante ya que el proceso de facturación maneja gran cantidad de información,

cambia vencimientos, genera recibos y asientos contables, etc. La copia de seguridad lleva

muy poco tiempo y permite recuperar de forma casi instantánea la situación previa al

proceso.

A partir del proceso de facturación disponemos de listados estadísticos por

actividades y cuotas, seguimientos de recibos pendientes, fichas económicas, cartas de

detalle de recibos pendientes.

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Todos los movimientos económicos (generación de remesas, cobros de contado,

operaciones de caja, devoluciones) son registrados en una bolsa contable que puede ser

consultada y traspasada a nuestra aplicación de contabilidad según la pauta que

definamos en los parámetros de conexión.

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