Gestión documental

LOS ARCHIVOS SON GARANTÍALOS ARCHIVOS SON GARANTÍADE LOS DERECHOS CIUDADANOS

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Marco jurídico*Constitución política.

Artículos:8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,313

* Ley 4 de 1913.Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.

* Ley 47 de 1920.Protección del patrimonio documental y artístico.* Ley 47 de 1920.Protección del patrimonio documental y artístico.

* Ley 45 de 1923.(Art. 99 ) conservación de documentos bancarios.

* Ley 40 de 1932. Registros y reformas civiles de las personas.

* Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

E.TORRES

Marco jurídico

* Ley 163 de 1959. Protección del patrimonio cultural

* Ley 39 de 1981. Microfilmación y certificación de archivos.

* Ley 80 del 22 diciembre * Ley 80 del 22 diciembre 1989.Se crea el archivo general de la nación y se dictan otras disposiciones.

* Acuerdo 07 del 29 de Junio 1994. Se adopta y expide el reglamento general de archivos.

E.TORRES

Marco Jurídico

* Ley 200 del 28 de Julio 1995. Código único disciplinario: artículo 40, numerales: 1,5,24; artículo 41, numerales:7,9,16.

* Ley 594 de julio 14 de 2000. Ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.

Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

Sitio WEB:www.archivogeneral.gov.co

E.TORRES

Marco Jurídico• Código disciplinario único. • Artículo Señala los DEBERES de los servidores públicos • Numeral __. “ Custodiar y cuidar la documentación e información que

por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el ocultamiento o utilización indebidos ”

• Numeral __. “ Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y

• Numeral __. “ Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización ”

• Artículo __. señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos • Numeral __. “ Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los

asuntos a cargo de los servidores públicos o la prestación del servicio a que están obligados ”

• Numeral __. “ Causar daños o perdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones ”

E.TORRES

Conceptos

* Las TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Pueden ser generales o específicas.

• SERIE DOCUMENTAL es un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Hojas de vida, historias laborales, contratos, actas, informes ….

*TIPO DOCUMENTAL es la unidad documental simple.

E.TORRES

Conceptos

* PIEZA DOCUMENTAL es la unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Acta, oficio, informe.

* UNIDAD DOCUMENTAL es la unidad de análisis en los * UNIDAD DOCUMENTAL es la unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Esta puede ser SIMPLE cuando está constituida por un solo documento o COMPLEJA cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

E.TORRES

Conceptos

* CICLO VITAL DEL DOCUMENTO . Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

* DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración

* DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.

* VALORACIÓN DOCUMENTAL es el proceso por el cual se determinan los valores primarios o secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

E.TORRES

Conceptos

* PRODUCCIÓN DOCUMENTAL es la recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

* UNIDAD ADMINISTRATIVA es la unidad técnico-operativa de una institución.

* REGISTRO DE ENTRADA es el instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada.

* CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL es la labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental ( fondo, sección y subsección ) de acuerdo a la estructura orgánico de la entidad.

E.TORRES

Conceptos

* DESTRUCCIÓN de documentos es sinónimo de ELIMINACIÓN

* ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA es el conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites, regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina) , que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas. (oficina) , que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.

* DEPURACIÓN es la operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios

* ELIMINACIÓN de DOCUMENTOS es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

E.TORRES

Conceptos

* ASIENTO es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.

* ASUNTO: tema, motivo, argumento , materia, cuestión, negocio o * ASUNTO: tema, motivo, argumento , materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa.

* EXPEDIENTE es el conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una unidad archivistita. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

E.TORRES

Conceptos

• UNIDAD ARCHIVÍSTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales Puede ser unidad archivistita, entre otras: un expediente.

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Procesos

* Procesos técnicos en la gestión documental:

• Identificación • Valoración • Selección • Selección • Eliminación •

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Conceptos

Valores PRIMARIOS de los archivos administrativos.

* V. Administrativo: * V. Jurídico * V. Jurídico * V. Legal * V. Fiscal * V. Contable

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Metodología

• Pasos metodológicos para la elaboración y aplicación de las T.R.D.

*Investigación preeliminar sobre la institución. - Compilación de la información institucional. - Compilación de la información institucional. - Entrevistas

* Análisis e interpretación de la información recolectada.

* Elaboración y presentación de las T.R.D. * Aplicación

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Concepto

• Archivo de GESTIÓN o de oficina. En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa.

• Archivo CENTRAL o intermedio. Aquí son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya Aquí son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida.

• Archivo HISTÓRICO o permanente. Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

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Procedimiento

• Preparación física de la documentación:

* Limpieza de la documentación. * Eliminación del material metálico. * Identificación del material afectado por biodeterioro. * Identificación del material afectado por biodeterioro. * Revisión y foliación. *

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Ejercicio

SERIE SUBSERIE 1- Actas

- Comité de archivo - Comité de bienestar - Comité de capacitación

2-Acuerdos 3-Circulares 4- Contratos

-Prestación de servicios - Obra - Arrendamiento

5- Decretos / Resoluciones 6- Historias laborales

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Ejercicio

7- Informes - Organismos de control - de gestión

8- Licencias - Ambientales - Construcción - Transito

9- Procesos - Disciplinarios - Jurídicos - Judiciales

10-Plan de desarrollo

11- Plan de ordenamiento territorial E.TORRES

Ejercicio

• Serie CONTRATOS:

– Requerimiento – Términos de referencia – Minuta contrato – Certificación disponibilidad – Certificación disponibilidad – Pólizas – Publicación – Acta de iniciación – Informes – Acta de liquidación

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Ejercicio

- Serie PROCESO DISCIPLINARIO:

» Denuncia » Indagaciones » Descargos » Pruebas » Pruebas » Fallo / Sentencia

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Ejercicio

• Oficina productora: TESORERÍA

• SERIES:

» Orden de pago» Boletines diarios de caja y bancos » Cuentas corrientes » Libros de tesorería » Declaraciones tributarias » Certificados de disponibilidad presupuestal

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Ejercicio

Serie ORDEN DE PAGO:

– Solicitud de compra – Cotización – Certificación disponibilidad presupuestal – Registro de disponibilidad presupuestal – Registro de disponibilidad presupuestal – Factura de compra – Orden de compra – Entrada almacén - Recibido a satisfacción

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Importante

• DOCUMENTO DE APOYO Es aquel de carácter general ( leyes, decretos, manuales ) que inciden en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Puede ser generado en la misma institución o proceder de otras y no forma parte de las series documentales.

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Agradecimiento

• A cada uno de los participantes por el interés y los aportes, durante el proceso.aportes, durante el proceso.

• Frase célebre:

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