GESTION DOCUMENTAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE REGIONAL CAUCA

COMERCIO Y SERVICIOS

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FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL

DE LOS DOCUMENTOS

ELABORADO POR:

YAMILE HIDALGO URREA



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CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 4

2. OBJETIVOS 5

3. OBJETIVOS ESPECIFÌCOS 5

4. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS 6 5. CONCLUSIONES 21 6. BIBLIOGRAFÍA 22



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1. INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene como finalidad identificar la importancia de la gestión

documental y la aplicación del ciclo vital del documento en cada fase del archivo

desde su producción o recepción en la oficina hasta su disposición final, en otras

palabras el tiempo de permanencia en el archivo de gestión, archivo central y

archivo histórico.

Para aplicar el Ciclo Vital es necesario el análisis de los valores primarios y

secundarios de los documentos, lo cual determina la disposición final del mismo,

las herramientas utilizadas para su aplicación son las Tablas de Retención

Documental o Tablas de Valoración Documental.



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2. OBJETIVO GENERAL

Conocer los procesos y procedimientos relacionados con la formación de los archivos teniendo en cuenta del Ciclo Vital del Documento.

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar las etapas del ciclo vital del documento para la conformación de los archivos de gestión, central e histórico.

Conocer la importancia de las de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Conocer las actividades para las transferencias documentales primarias y secundarias en una entidad.

Determinar las actividades para la eliminación de los documentos que no

poseen valores primarios o secundarios.



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4. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

A continuación explicaremos algunos procedimientos de la gestión documental en una entidad pública: SENA- Comercio y Servicios (Regional Cauca) OLGA CARRASCAL Jefe de Archivo Dirección: Calle 4 No. 2-80 Teléfono: (2) 8244372 Línea Gratuita Nacional: 01 8000 910270 Popayán El SENA ofrece y ejecuta Formación Profesional Integral gratuita, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país. La Gestión Documental en el SENA es muy completa y sus archivos se encuentran organizados según la normatividad vigente, actualmente cuenta con las Tablas de Retención Documental que les permite definir los tiempos de retención de la documentación en cada fase del archivo. Cuentan con una Unidad de Correspondencia para las comunicaciones internas y externas de otras regionales, entidades y personas naturales.

Preguntas relacionadas con la Gestión Documental en el SENA:

1. ¿Tienen Tablas de Retención Documental? Si, desde hace varios años y actualmente estamos aplicando TRD versión 2011

2. ¿Tienen Manual de Archivo y Correspondencia?

Si existe un manual el cual contiene información sobre el manejo de las comunicaciones oficiales y de la gestión documental en general.



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3. ¿Tienen algún software para registro de comunicaciones oficiales? Actualmente están implementado el programa ON BASE este programa permite la racionalización de la gestión de sus documentos para una mayor eficiencia en la entidad.

4. ¿Cómo organizan los archivos de gestión? Los archivos de gestión están organizados de acuerdo con las TRD-

5. ¿Cuál es el proceso para transferencias documentales? Se realiza un cronograma de transferencias primarias en concordancia con las oficinas, solo se transfieren los documentos que hayan cumplido su tiempo de retención documental y que cumplan con todos los requisitos de organización (clasificación, ordenación y descripción)

6. ¿Cuál es el proceso de organización del Archivo Central? El archivo Central, recibe las transferencias, verifica la información y organiza las cajas por años, realizando un inventario con la identificación topográfica de las mismas.

7. ¿Tienen archivo histórico o fondo acumulado?

Actualmente contamos con dos personas que nos están colaborando con la organización del Fondo Acumulado.

8. ¿Tienen Tablas de Valoración Documental? Las Tablas de Valoración Documental se elaboraron para aplicarlas en el Fondo Acumulado.

9. ¿Cómo organizan las historias académicas? Las historias académicas deben contener los siguientes documentos: y se conservan en la oficina de Coordinación Académica mientras el estudiante termina su curso y luego pasan al Archivo Central cuando cumplen su tiempo de retención.



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10. ¿Quién actualiza las Tablas de Retención Documental? Las Tablas de Retención Documental las actualiza un grupo de profesionales de la Regional Bogotá y las envía a todas las regionales, se distinguen unas de otras por el código de la Regional.

A continuación explicaremos algunos procedimientos de la gestión documental en una entidad privada:

Productos Naturales de la Sabana Alquería Carlos Julio Sosa Jefe de Archivo Dirección: Km 5 vía Cajica, Tabio Cundinamarca Teléfono: 488 7000 Ext. 1056

El área de Gestión Documental en Alquería, desde hace un año está empezando

a implementar el PGD, sin embargo es un archivo en donde los documentos allí

enviados se encuentran debidamente organizados, de acuerdo a la Tabla de

Retención documental, la cual les indica el tiempo de vida del documento en cada

fase de archivo. Los documentos correspondientes a los años 2000 a 2010 se

encuentran archivados en bolsas debidamente marcadas y ubicados en estantes,

los pertenecientes al 2011, se digitaliza y se encarpeta.

Preguntas respecto a Gestión Documental.

1. ¿Cómo organizan los documentos?

Dependiendo del tipo de documento y a la serie que pertenezca, se le da un

orden cronológico, alfabético y/o mixto.

2. ¿Cómo almacenan los documentos?

Después de que el documento pasa por los procesos respectivos, se

encarpetan y se guardan en cajas x 300.

3. ¿Desde hace cuánto, cuentan con las Tablas de Retención Documental?



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Si, desde hace más de un año y con constantes cambios ya que en las

áreas pueden generan documentos nuevos.

4. ¿Qué sistema de trabajo utilizan?

Se lleva un trabajo en línea, pasando en primer lugar por el alistamiento, la

digitalización y finalmente a encarpetar. Se trabaja de esta manera ya que a

los colaboradores se les va midiendo el promedio a diario.

5. ¿Qué herramienta utilizan para la consulta de los documentos?

La empresa ha adquirido un software llamado ON BASE, el cual permite dar

una respuesta oportuna, eficiente y eficaz.

6. ¿Cuentan con manual de funciones?

Si, el cual se le da a la persona que ingrese al archivo para que conozca de

manera detallada el proceso respectivo de alistamiento del documento.

7. Las historias laborales, ¿qué tipo de organización tienen?

Se creó una base de datos y se organizan por consecutivo, no se hace

alfabéticamente ya que este documento se encuentra en constante cambio

y actualización.

DEFICION DE CONCEPTOS ARCHIVO TOTAL: Hace referencia al proceso integral de los documentos en cada una de las fases del archivo. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesa el

documento desde que se produce hasta su eliminación o integración en un archivo

permanente.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: El documento debe conservarse en el fondo

documental al que naturalmente pertenece.



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PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de mantener el orden interno de los

documentos con su fecha de producción.

FOLIO: Hoja de un libro o cuaderno.

LEGAJO: Atado de papeles, o conjunto de los que están reunidos por tratar de

una misma materia.

FONDO: Objeto de conservación institucional o de una entidad formada por el

mismo archivo, institución o persona.

SUBFONDO: Conjunto de documentos dentro de un fondo producido por una

unidad administrativa subordinada, que posee cierto grado de autonomía.

SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneo.

SUBSERIE: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una

serie, identificados de forma separada de ésta por su contenido y sus

características específicas.

VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la

institución o destinatario involucrados en el tema.

VALOR SECUNDARIO: Interesa a los investigadores de información

retrospectiva.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series, con sus

correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento.

TABLAS DE VALORACIÒN DOCUMENTAL: Es el producto o análisis y

organización de un fondo acumulado que presenta el listado de series

documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración y los

procedimientos para la disposición final de los documentos.



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TIPOS DOCUMENTALES: Son unidades de información contenidas en los documentos. Se clasifican en simples y compuestas, las simples forman un solo tipo documental ejemplo: oficio, carta, memorando, recibo, etc. y las compuestas estas formadas por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unida de información, se le conoce normalmente como expediente, como ejemplos podemos tomar, historia laboral, trámites de licencias, etc.

EJEMPLOS DE DOCUMENTOS CON VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS Valor Primario: REGISTROS: se conservan por dos años en el Archivo de Gestión y luego se elimina porque pierde su valor administrativo. INFORMES DE GESTIÒN: ese documento se maneja en original y en soporte electrónico, se conservan por un año en archivo de gestión y por cuatro años en el archivo central, se conserva el soporte electrónico y terminada su gestión se elimina porque no posee valores secundarios. CONVOCATORIAS: se conservan tres años en el archivo de gestión y 20 años en el archivo central, luego se realiza una selección y se eliminan por perdida de vigencia. Valor Secundario: CONTRATOS: Se conservan por un año en el archivo de gestión y diecinueve años en el archivo central, se microfilma y se elimina el soporte papel porque se conserva permanentemente en el microfilm. PROYECTOS: se conservan dos años en el archivo de gestión y tres años en el Central, se microfilma y se elimina el soporte papel porque se conserva permanentemente en el microfilm. ORDENES DE VIAJE: se conservan dos años en el archivo de gestión y tres años en el Central, se microfilma y se elimina el soporte papel porque se conserva permanentemente en el microfilm



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EJEMPLOS DE SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL SENA REGIONAL CAUCA

ACCIONES DE FORMACION PROFESIONAL Acciones de Formación Profesional de Cursos Titulados

Listado de Aspirantes

Aprendices participantes en una acción de formación

Actas de Ingreso con soporte (ficha de caracterización, ficha de matrícula, fotocopia de documento de identidad , diploma de bachiller)

SERVICIOS DE INFORMACIÒN Unidades de Información Técnica y Bibliotecas

Estadísticas sobre prestación del servicio

Consultas

Préstamos

EJEMPLOS DE SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL PRODUCTOS NATURALES DE LA SABANA ALQUERÍA

. Los documentos que se conservan por su valor primario son:

Facturas (IN)

Contratos

Tes (cartas bancos)

Extracto de acta.

Esta entidad no cuenta con documentos de valor secundario.

4. Ejemplos de series y subseries.

ÁREA TESORERÍA



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12141.11 CREDITOS ESPECIALES

12141.11.1 Bancoldex

- Certificación

- Declaración de exportación

- Facturas de venta

12141.11.2 Finagro

- Comprobante contable - Facturas en venta

- Pagaré único de contragarantía

12141.19 REGISTRO DE FIRMAS BANCOS

12141.19.1 Canceladas

- Carta cancelación.

- Orden de pago del saldo

12141.19.2 Vigentes

- Formularios

- Registro de firmas

- Pagares

ÁREA DE CONTABILIDAD

13212.1 ARQUEOS DE CAJA

13212.1.1 Caja menor

- Arqueo de caja bolívares

- Arqueo de caja dólares

- Arqueo de caja euros

13212.1.2 Caja general

- Arqueo de caja en pesos

- Arqueo de caja moneda extranjera

DOCUMENTOS QUE NO SE DEBEN ARCHIVAR



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Documentos de apoyo Folletos, revistas o volantes Documentos en papel fax, se debe sacar copia y archivar esta copia Tarjetas de invitación Borradores de documentos

PROCESO DE FOLIACIÒN Antes de realizar la foliación, la documentación debe estar previamente clasificada y ordenada según las Tablas de Retención documental o Tablas de Valoración Documental, este proceso consiste en numerar consecutivamente con lápiz de mina negra en la parte superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. Cuando son series documentales simples (acuerdos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por cada unidad documental y si es una serie documental compleja (contratos, historias laborales, historias académicas) cada unidad documental tendrá una sola foliación de forma consecutiva.



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PROCESO PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DENTRO DE LAS

CARPETAS

1. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

2. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites (principio de procedencia).

3. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma ( principio de orden original)

4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

Ejemplos: Facturas: se organizan por consecutivo (número de causación IN), máximo

250 folios en la carpeta.

Planillas de caja: por orden cronológico y la respectiva ciudad.



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Los comprobantes de egreso. Cheques; se le da orden cronológico, número

de cheque y seguido el banco al que corresponde.

RÓTULO DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN (CARPETAS) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere

RÓTULO DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN (CAJAS)



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Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

SENA

PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL

SENA

Archivo de Gestión

Producción

Distribución

Tramite



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Organización

Para la producción documental las oficinas del SENA, utilizan sus formatos

establecidos en el manual de archivo, posteriormente llevan la comunicación a la

oficina de correspondencia donde lo radican asignándole un numero consecutivo,

la oficina de correspondencia clasifica la documentación en sus casilleros y la

entregan en cada dependencia en una valija, después el destinatario

correspondiente toma su documento y realiza el trámite correspondiente según el

asunto.

Luego el documento se clasifica según su serie y se archiva en la carpeta o

expediente correspondiente.

Archivo Central

Organización

Conservación

Disposición final de los documentos

En el archivo central se encuentran los documentos transferidos de los diferentes

archivos de gestión cuando cumplen su tiempo de retención documental, se

organizan por fechas y series documentales, igualmente se les aplica las TRD

para determinar su disposición final.

Archivo Histórico

Organización Consulta Conservación Disposición final de documentos.

Los documentos que se encuentran en el archivo histórico son los transferidos del

Archivo Central de la entidad, cuando se requiere alguna información de este

archivo por lo general se saca copia al documento para no prestar el original y

poder mantener en buen estado. Su disposición final se determina según la TRD.



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Documento producido por una de las áreas SENA

OFICINA: GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS

Documento: Registros Contables

1. Se analiza y se verifica la información con sus soportes (Nota Contable)

2. Se registra en el sistema (finanzas 2012)

3. Verificar saldas y cuadres

4. Imprime el respectivo comprobante de contabilidad

5. Archiva el documento en la serie correspondiente

6. Se conserva por 3 años en el archivo de gestión, pasa al Central y

permanece durante 20 años y como disposición final se debe microfilmar.

PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL

PRODUCTOS NATURALES DE LA SABANA ALQUERÍA

Archivo de Gestión

Producción

Distribución

Tramite

Organización

Los documentos después de su producción y trámite son transferidos al archivo

central y allí son organizados según su serie, para ser consultados. Los

documentos no duran más de dos meses en el archivo de gestión.

Archivo Central



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Organización

Conservación

Disposición final de los documentos

En el archivo central, los documentos son organizados según las TRD, los

pertenecientes al año 2011 pasan por los procesos de alistamiento, digitalización y

posteriormente a su disposición final conforme a lo dispuesto en la TRD y/o TVD.

La entidad aún no cuenta con Archivo histórico

Documento producido por una de las áreas de Productos Naturales de la Sabana Alquería

OFICINA: CARTERA

Se tomó un documento del área

de cartera es una factura de

venta, se genera el documento

del cual sale un original y copia

para el cliente, quien se queda

con la copia y el original regresa

a la empresa para su respectivo

proceso en el área. Después

pasan al archivo central para su

respectivo proceso y su

conservación temporal,

permanente o su eliminación

según lo indicado en la TRD.



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CONCLUSIONES

Este trabajo sobre formación de archivos según el ciclo vital de los documentos es de gran utilidad para ampliar conocimientos acerca de los procesos en la gestión documental en una entidad pública y privada. Igualmente, se puede evidenciar que los procesos en todas las entidades son diferentes porque estos dependen la misión de cada una de ellas. Igualmente, entendimos que la valoración documental es un proceso muy importante y que se deben tener en cuenta sus valores primarios y secundarios para determinar su disposición en cada fase del archivo.



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WEBGRAFÍA

LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS. Tema10: EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. http://html.rincondelvago.com/el-ciclo-vital-del-documento.html

BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN. Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental. Bogotá: El Archivo General de la Nación de Colombia, 2006. Arturo Eduardo Reyes Ripoll. SEMINARIOS ANDINOS. Cómo organizar el Archivo en la Empresa (versión actualizada).

http://html.rincondelvago.com/el-ciclo-vital-del-documento.html

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