Los centros educativos cada vez cuentan con más trámites burocráticos que obligan a manejar una gran cantidad de documentación que hay que almacenar y archivar eficazmente, de tal modo que cualquier miembro del centro pueda acceder, consultar o cumplimentar en un momento dado.

Los centros educativos reciben y producen información de/hacia:

Los padres (nutrición especial, cuidados especiales, permisos, etc)

La Administración (de Educación, de Cultura, etc.)

Otros centros educativos (expedientes, informes…)

La Administración de Justicia (sentencias alejamiento, custodia, divorcio…)

Informes médicos y psicológicos

AMPA

Proveedores (material didáctico, actividades extra escolares, etc.)

Dicha información, en la mayoría de los casos, es en formato papel

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Las empresas invierten 17 € en tiempo de trabajo para guardar un documento, 100 € para encontrar un documento perdido y 200 € para reproducir un documento perdido.

7.5% de todos los documentos se pierden; del resto, el 3% se archivan de forma incorrecta (en un lugar que no corresponde).

Los profesionales invierten del 5 al 15% de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscándola.

Un documento es fotocopiado una media de 19 veces.

Fuente: AIIM (Association for Information and Image Management, Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen)

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La información, debe ser convenientemente archivada, por imperativos legales y durante un determinado número de años, mínimo.

Esto genera una serie de inconvenientes:

Burocracia

Seguridad /Confidencialidad de acceso a la información

Capacidad de almacenamiento físico

Manejabilidad de los datos

Eficacia

Errores

Incomodidades

Documentos de salida incompletos (Actas escolares, D.O.C.)

Falta de información de alumnos con necesidades especiales.

Operativa farragosa en la gestión de archivos.

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NUESTRO OBJETIVO: MEJORAR EL SERVICIO DEL CENTRO

Mantener disponible y localizable la documentación e información sobre alumnos y padres.

Lo que nuestra solución propone es facilitar las tareas administrativas y de gestión de un centro educativo, de manera que la información fluya entre los distintos departamentos y sea accesible de forma eficiente y eficaz.

El objetivo será facilitar las gestiones a los administradores, padres, alumnos y empleados del centro, permitiendo el acceso a la información, documentación y servicios de los que se dispone, previa definición de los diferentes niveles de seguridad

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Gestión documental con control de versiones.

Escaneo y digitalización de documentos.

Control de expedientes y documentación de los alumnos.

Acceso a la información de forma estructurada y organizada mediante árboles jerárquicos.

Gestión de avisos para controlar determinados eventos.

Generación de flujos de trabajo y envío de notificaciones mediante correo electrónico.

Seguimiento de actuaciones y tareas.

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El acceso al sistema se controla a través de login y contraseña. Existen diferentes perfiles que pueden ser configurados para permitir el acceso restringido a la información.

La identificación del usuario también permite el acceso a la plataforma en el idioma seleccionado.

FUNCIONALIDADES

La información se estructura en base a objetos que se relacionan entre sí. A través del árbol de objetos es posible visualizar la información de manera muy similar a como la visualizamos en un árbol de directorios de Windows.

De un objeto principal podemos visualizar toda la documentación relacionada de forma sencilla.

De este modo, el usuario trabaja con un entorno conocido, lo que facilita su adaptación.

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Los documentos pueden ser capturados desde diferentes orígenes (directorio, e-mail, escáner,…), pre-visualizados y catalogados antes de su procesado y archivado.

FUNCIONALIDADES

Una vez seleccionados los documentos se clasifican según su tipo (expediente, acta, notificaciones,…), en función de esto se introducirán los datos solicitados para su correcta clasificación (alumno, curso, tutor,..)

De este modo los documentos se archivarán correctamente facilitando su búsqueda posterior. Así mismo, se podrán introducir los datos de ubicación de un documento en el archivo físico del centro, para facilitar la búsqueda posterior del documento original.

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La agenda permite vincular cualquier acción relacionada con un documento, de tal modo que sea posible programar acciones posteriores para que el sistema nos avise automáticamente en la fecha indicada.

FUNCIONALIDADES

La integración con el correo electrónico permite que podamos recibir emails y dejarlos catalogados dentro del objeto correspondiente.

De este modo es posible recibir un correo de un padre de un alumno con un documento adjunto con una autorización y dejar éste vinculado no sólo con el correo del padre, si no con las autorizaciones propias del alumno.

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Plataforma web:

La plataforma web sirve de comunicación entre los usuarios del centro y los padres.

A través de ellas, es posible consultar la documentación habilitada dentro del sistema para su acceso por parte de los padres, así como servir de canal de intercambio de notificaciones entre padres y profesorado.

El sistema de comunicaciones permitirá que las notificaciones puedan ser entregadas tanto en formato correo electrónico, a través de la propia plataforma, como incluso a través de SMS:

FUNCIONALIDADES

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TODO A TRAVÉS DE UNA SOLUCION:

SENCILLA

ECONOMICA

DE FACIL MANEJO

PERSONALIZABLE

ESCALABLE

ROBUSTA

MULTIIDIOMA

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Con EducaDoc la gestión documental de su centro educativo será un juego de niños.

SOLUCIÓN INTEGRADORA

• No es intrusiva con otros sistemas de gestión del colegio. Puede convivir, e incluso integrarse con ellos para poder compartir información.

• Proporciona el acceso centralizado a la información del centro.

• Mejora el intercambio de información entre las distintas áreas.

• Permite unificar criterios en la toma de decisiones.

SOLUCIÓN INTEGRAL.

• Posibilita la gestión documental y el manejo de archivos dentro del centro.

• Proporciona una web de contenidos a través de un avanzado CMS capaz de interactuar con el resto de sistemas.

• Cuenta con un sistema de comunicaciones y gestión de avisos avanzado.

MADRID – MALAGA info@bygsoluciones.com www.bygsoluciones.com