Gestión eficaz tiempo

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GESTIONEFICAZ

DELTIEMPO

2

INTRODUCCIÓN

¿QUÉ ES EL TIEMPO?

"CONTINUO NO ESPACIAL EN EL

QUE OCURREN LOS

ACONTECIMIENTOS EN

SUCESIÓN, APARENTEMENTE

IRREVERSIBLE, DESDE EL

PASADO A TRAVÉS DEL

PRESENTE, HACIA EL FUTURO"

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" El tiempo es el recurso más importante. Quien no

es capaz de administrar bien el tiempo, no es capaz

de administrar ninguna cosa”.

PETER DRUCKER

INTRODUCCIÓN

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ALGUNOS DATOS ESTADÍSTICOS

100% JORNADA

IMPORTANTE NO IMPORTANTE

0

30%

0

50%

URGENTE

0

15%

LIBRE ELECCIÓN

0

30%

100% JORNADA 100% JORNADA 100% JORNADA

INTRODUCCIÓN

25%

5

PERCEPCION DEL TIEMPO

El tiempo no lo podemos ni alargar ni estirar , en definitiva no lo podemos modificar pero sí podemos controlarlo y sí podemos cambiar la percepción que tengamos de él

Un minuto de mi tiempo no es lo mismo que un minuto de tu tiempo.

INTRODUCCIÓN

La percepción del tiempo es subjetiva y ello provocaque en ocasiones el tiempo nos controle en lugar decontrolarlo nosotros.

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VARIABLES QUE INFLUYEN EN LA PERCEPCION DEL TIEMPO :

EDAD

EMOCIONALIDAD

OBJETIVO

INTRODUCCIÓN

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HABILIDAD

EL PROCESO PARA ADQUIRIR UNA NUEVA HABILIDAD SIEMPRE ES EL MISMO:

Interés Conocimiento Práctica

INTRODUCCIÓN

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HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DEL TIEMPO

RELOJ:REPRESENTA EL TIEMPO; SU MEDICIÓNSU ADMINISTRACIÓN

BRÚJULA:REPRESENTA EL NORTE; LA MISIÓNEL OBJETIVO

INTRODUCCIÓN

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CAUSAS DE LA MALA GESTION DEL TIEMPO

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CAUSAS DE LA MALA GESTION DEL TIEMPO

✔Exceso de información a analizar o información desordenada, imprecisa o tardía.

✔Hay tareas que nos gustan más que otras

✔Deficiencia en la comunicación

✔Adictos a la euforia del alto rendimiento

✔Aplazar la toma de decisiones

✔La inexistencia de objetivos previamente definidos

✔No distinguir entre lo importante y lo urgente

✔La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo

✔No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo.

✔La insuficiente delegación de tareas

✔Los ladrones del tiempo.

INTRODUCCIÓN

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LOS LADRONES DEL TIEMPO

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UN LADRÓN DEL TIEMPO ES UN FACTOR (HUMANO O MATERIAL)QUE PROVOCA, REITERADA Y AMPLIAMENTE, FUGAS EN NUESTRAS ASIGNACIONES ÓPTIMAS DE TIEMPO

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PAUTAS GENERALES DE COMPORTAMIENTO

¿TIENES UN MINUTO?

• ANALIZAR EL INTERÉS DE LA INTERRUPCIÓN

• MANTENER LA "DULZURA DE NUESTROS MODALES"

• TENER PREVISTA NUESTRA REACCIÓN

• CONTROLAR NUESTRA COMUNICACIÓN


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LAS VISITAS• FIJAR PERÍODOS DE CONTACTO Y NO CONTACTO CON EL EXTERIOR

• INFORMAR, AL PRINCIPIO DE LA VISITA, DEL TIEMPO DEL QUE DISPONEMOS

• EVITAR DESVIACIONES EN EL TEMA DE LA CONVERSACIÓN

• DISPONER DE ALGÚN TRUCO PARA UN "RESCATE DE EMERGENCIA"

• AL FINALIZAR LA VISITA, SACAR CONCLUSIONES


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EL TELÉFONO

☛ ¿PODEMOS PRESCINDIR DE LA LLAMADA?

☛ ¿SE LA PODEMOS CONFIAR A OTRA PERSONA?

☛ ¿PODEMOS UTILIZAR OTRO MEDIO? ¿NOS CONVIENE?

☛ ¿QUÉ HACEMOS SI NUESTRO INTERLOCUTOR NO ESTÁ

O ES DIFÍCIL DE LOCALIZAR?

☛ ¿PODEMOS AGRUPAR EN UN DETERMINADO MOMENTO

DEL DÍA (O DOS) TODAS LAS LLAMADAS QUE TENEMOS PREVISTAS?

☛ ¿RESULTARÍA ÚTIL PREPARAR BREVEMENTE LA LLAMADA

PARA QUE NO SE NOS OLVIDE NADA?


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NORMAS GENERALES DE ACTUACIÓN• DISPONER, SIEMPRE QUE SEA POSIBLE, DE UN COLABORADOR QUE FILTRE LAS LLAMADAS

• SER BREVE Y CONCISO

• AGRUPAR LAS LLAMADAS EN UNO (DOS) MOMENTOS DEL DÍA

• PREPARAR PREVIAMENTE A LLAMADA

• UBICAR LA DOCUMENTACIÓN NECESARIA

• "CERRAR" LA LLAMADA CON EL RESULTADO


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LAS REUNIONES• DISPONER DEL "ORDEN DEL DÍA"

• CONVOCAR SÓLO A AQUELLAS

PERSONAS CUYA PRESENCIA ESTÉ JUSTIFICADA

• CONOCER EL OBJETIVO DE LA REUNIÓN Y SU INTERÉS PARA NOSOTROS

• FIJAR, CLARAMENTE EL INICIO Y EL FIN DE LA REUNIÓN

• INTERVENIR SÓLO SI ES NECESARIO

• EVITAR ENTRADAS Y SALIDAS DE LOS PARTICIPANTES

• DIVIDIR EL TIEMPO DE LA REUNIÓN EN PARTES SEGÚN LOS TEMAS


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• CENTRAR EL TEMA,

NO DIVAGAR NI DISCUTIR INNECESARIAMENTE

• SI ES NECESARIO, CONVOCAR UNA NUEVA REUNIÓN

• BUSCAR UN AMBIENTE CÓMODO, PERO NO DEMASIADO

• UBICAR A LAS PERSONAS DE FORMA QUE TODOS PUEDAN PARTICIPAR

• PREPARAR DOCUMENTACIÓN CONCRETA Y CLARA

• COMUNICARNOS BIEN

• PRACTICAR LA ESCUCHA ACTIVA

• FINALIZAR LA REUNIÓN SI NO ESTÁ DANDO LOS RESULTADOS ESPERADOS

• RECOGER LAS CONCLUSIONES EN UN "ACTA DE LA REUNIÓN"

LAS REUNIONES (Cont.)


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EL PAPELEOTODO LO QUE LLEGA A NUESTRA MESA DEBERÁ PASAR POR UN FILTRO QUE NOS AYUDE A DETERMINAR EL DESTINO DEL PAPEL:

• LA PAPELERA• OTRAS PERSONAS• ARCHIVO• NUESTRA ATENCIÓN


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EL PAPELEO

• CADA PAPEL QUE MANEJEMOS DEBERÁ ESTAR RELACIONADO CON LA CONSECUCIÓN DE NUESTROS OBJETIVOS• NO APUNTARSE A LAS LISTAS DE "RECIBIR PAPELES"• INTENTAR UTILIZAR LOS PAPELES "SOLAMENTE UNA VEZ..."• MANTENGA CADA PAPEL EN SU SITIO• UTILICE CORRECTAMENTE SU MESA DE TRABAJO• MANTENGA SUS ARCHIVOS ORDENADOS Y ACTUALIZADOS


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ENFOQUES BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

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- COSAS

- TAREAS

- PERSONAS

- SISTEMAS DE ARCHIVO

- BANDEJA ENTRADA-SALIDA

- NOTAS RECORDATORIO

- BASES DE DATOS

ENFOQUE: ORGANÍCESE

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BASADO EN LA PRODUCCIÓN

TÉCNICAS

- AISLAMIENTO

- INDEPENDENCIA

- DELEGACIÓN

DON'T DISTURB

ENFOQUE DEL GUERRERO

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ASEGURATE DE LO QUE

QUIERES Y CONCENTRA

TUS ESFUERZOS ENLOGRARLO

TÉCNICAS

- PLANIFICACIÓN

- FIJAR METAS

- AUTOMOTIVACIÓN

- ACTITUD POSITIVA

ENFOQUE DE LA META

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AÑADE AL ENFOQUE DE

LA META LOS CONCEPTOS

DE SECUENCIA E IMPORTANCIA

TÉCNICAS

- CLARIFICACIÓN DE VALORES

- CLASIFICACIÓN DE TAREAS

ABC

A

ENFOQUE “A B C”

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LOS SISTEMAS Y ESTRUCTURAS

NOS AYUDAN A SER MAS

EFECTIVOS

TÉCNICAS

- UTILIZACIÓN DE CUALQUIER

TIPO DE TECNOLOGÍA

(Planificadores, agendas, PC's

teléfono móvil,.....)


ENFOQUE DEL “INSTRUMENTO MAGICO”

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APRENDIENDO A DEJARNOS "LLEVAR POR LA CORRIENTE" Y

VOLVIENDO A

LOS RITMOS NATURALES RECUPERAREMOS LA ESPONTANEIDAD Y

LA

SERENIDAD QUE SON PROPIAS DE NUESTRO SER.


ENFOQUE DE “DEJARSE LLEVAR POR LA CORRIENTE”

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HAY ESQUEMAS MENTALES PRODUCIDOS POR EL MEDIO, LA HERENCIA,

LA IMPOSICIÓN DE GUIONES Y OTRAS INFLUENCIAS QUE SE

MANIFIESTAN

COMO CONDUCTAS DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

CONTRAPRODUCENTES:

UN "PERFECCIONISTA" NO DELEGARÁ

ALGUIEN DESEOSO DE AGRADAR ASUMIRÁ DEMASIADOS

COMPROMISOS

......

LA SOLUCIÓN ES TOMAR CONCIENCIA

DE ESTOS ESQUEMAS Y CORREGIRLOS


ENFOQUE DEL “RESTABLECIMIENTO”

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MATRIZ DEL TIEMPO

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CI• Crisis• Problemas acuciantes• Proyectos con fecha de vencimiento, reuniones y preparaciones

CII• Preparación• Prevención• Planificación• Creación de relaciones• Verdadera recreación

CIII• Interrupciones• Papeleo• Reuniones improductivas• "Actividades populares"

CIV• Trivialidades, ajetreo• Correspondencia publicitaria• Algunas llamadas telefónicas• Actividades de escape

URGENTEIM

PO

RT

AN

TE

NO URGENTEN

O I

MP

OR

TA

NT

E

MATRIZ DEL TIEMPO

31

RESULTADOS

CI• ESTRÉS•AGOTAMIENTO•ADMINISTRACIÓN DE CRISIS•SIEMPRE APAGANDO INCENDIOS

CII

CIII CIV

MATRIZ DEL TIEMPO

32

RESULTADOS

CI CII

• CONCENTRACIÓN EN EL C/P• ADMINISTRACIÓN DE CRISIS• ATENTO A LA REPUTACIÓN• METAS Y PLANES NO VALEN LA PENA

• SIENTE IMPOTENCIA. EXCLUIDO DEL

CONTROL• RELACIONES FRÁGILES

CIII CIV

MATRIZ DEL TIEMPO

33

RESULTADOS

CI CII

CIII CIV• TOTAL IRRESPONSABILIDAD• ESTAR AL BORDE DEL DESPIDO• DEPENDENCIA ABSOLUTA DE OTROS

MATRIZ DEL TIEMPO

34

RESULTADOS

CI• VISIÓN Y PERSPECTIVA• EQUILIBRIO• DISCIPLINA• CONTROL• POCAS CRISIS

CII

CIII CIV

MATRIZ DEL TIEMPO

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EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

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PLANIFICAR: Decidir el QUÉ se va a hacer

PROGRAMAR: Decidir CUANDO Y COMO se va a hacer

PROGRAMACIÓN

La programación debe ser tan ágil y flexible como lo permita tu trabajo, para ello

debes establecer:

•Qué quieres alcanzar (al final del día, semana….)

•Qué tareas/actividades debes realizar

•Qué recursos has de utilizar

•En qué momento has de iniciar o terminar una actividad

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•LEY DE PARKINSON: todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar

todo el tiempo disponible para su completa realización

PROGRAMACIÓN

•LEY DE MURPHY: Nada es tan sencillo como parece.

Todo lleva más tiempo del pensado

Si algo puede ir mal, irá

LEYES DE LA PROGRAMACION

•PRINCIPIO DE PARETO: ley del 80/20

•LEY ES DE ACOSTA:

El tiempo que requiere una actividad, crece cuando la interrumpimos.

Siempre hay 1 minuto para una tarea corta

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DECÁLOGO DEL USO DEL TIEMPO

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I Determinar que acciones son las más importantes.Definir metas y objetivos

II Dar un orden de prioridad a cada una de las actividades

III Aprender a decir no a tareas que no sean importantes o que puedan realizar otras

personas.

IV Destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda. Ser

nosotros mismos los gestores de nuestro propio tiempo

V Aprender a utilizar correctamente el telefono, internet etc..

VI Agrupar acciones o asuntos que puedan tener cierta relación

VII Aprender a identificar lo no importante

VIII Identificar los ladrones del tiempo

IX No planifiques el 100%

X Aprender a delegar

DECÁLOGO DEL USO DEL TIEMPO

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ETAPA I:Determinar nuestra misión

UNA VEZ DEFINIDA LA MISIÓN, DEBEREMOS TENERLA SIEMPREMUY PRESENTE, RELEERLADE VEZ EN CUANDO Y REHACERLACUANDO CAMBIEN NUESTRAS CIRCUNSTANCIAS PROFESIONALES


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ETAPA II:Identificar nuestros roles

IDENTIFICAR LOS PAPELES QUE ASUMIMOS EN CADA PLANO DE NUESTRA VIDA Y QUE SUPONEN RESPONSABILIDADES, RELACIONES Y ÁREAS DE CONTRIBUCIÓN


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ETAPA III:Seleccionar las metas

LAS METAS DEFINEN A LAS PERSONAS, SON SU RAZÓN DE SER, PERO,PARA QUE RESULTEN EFICACES, HAN DE SER CONCRETAS, ESPECÍFICAS Y ESTAR CUANTIFICADAS, EN LA MEDIDA DE LO POSIBLE


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ETAPA III:Seleccionar las metas

AL FIJAR NUESTRAS METAS DEBEREMOS TENER EN CUENTA:

• NO ES NECESARIO FIJAR METAS EN TODOS LOS ROLES TODAS LAS SEMANAS

• DEBEREMOS UTILIZAR NUESTRA BRÚJULA MÁS QUE NUESTRO RELOJ

• FIJAR METAS ES CUESTIÓN DE IMAGINACIÓN, VOLUNTAD, CONCIENCIA Y AUTOCONOCIMIENTO

• DEBEMOS FIJAR METAS ALCANZABLES

• DEBEMOS SER DISCIPLINADOS E ÍNTEGROS EN SU CUMPLIMIENTO

• ES IMPRESCINDIBLE PLANTEARSE: ¿QUÉ?, ¿POR QUÉ? Y ¿CÓMO?


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ETAPA III:Seleccionar las metasCARACTERÍSTICAS DE LAS METAS EFECTIVAS:

☞ NO SON ALGO IMPUESTO

☞ GENERALMENTE SON ACTIVIDADES DEL CUADRANTE II

☞ SE HAYAN EN NUESTRO CENTRO DE ATENCIÓN


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ETAPA V:Mantener la planificación


• ANALIZAR Y PREVER EL DÍA

• PRIORIZAR

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ETAPA VI:Analizar los Resultados Obtenidos

¿QUÉ METAS LOGRÉ?¿CON QUÉ IMPREVISTOS ME ENCONTRÉ?

¿DE QUIEN PROVENÍAN?¿QUÉ DECISIÓN TOMÉ?

¿MANTUVE PRIMERO LO PRIMERO?


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ETAPA VI:Analizar los Resultados Obtenidos

SE TRATA, POR TANTO DE CERRAR EL CÍRCULO, DE APRENDER DE NUESTRAS PROPIAS EXPERIENCIAS:

ORGANIZAR

ACTUAR

EVALUAR


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¿CÓMO DEBE SER NUESTRA "AGENDA IDEAL"?

✎ COHERENCIA

✎ EQUILIBRIO

✎ CENTRARNOS EN EL CII

✎ DIMENSIÓN HUMANA

✎ FLEXIBILIDAD

✎ SER PORTÁTIL

✎ EFECTIVIDAD ANTES QUE EFICACIA


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