GICUV-Guía Auditorías Internas de Calidad.pdf

8/19/2019 GICUV-Guía Auditorías Internas de Calidad.pdf

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GUÍA AUDITORÍASINTERNAS DECALIDAD

Área de Calidad y MejoramientoOficina de Planeación y Desarrollo InstitucionalCiudad Universitaria MeléndezEdificio 301- Oficina 3016 3er. PisoTeléfono – Fax: 321 22 23

Consúltelo en http://gicuv.univalle.edu.co

2014

Sistema de Gestión Integtral de la Calidad de la Universidad del Valle



DEFINICIÓN ...................................................................................................................... 2

ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AUDITORIA ................................................... 3

Actividades y responsabilidades del equipo auditor........................................................ 3

Actividades y responsabilidades adicionales al auditor jefe ........................................... 4

Actividades y responsabilidades de los guías y observadores ....................................... 4

Sobre los expertos técnicos ........................................................................................... 5

CICLO PHVA AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD .................................................... 6

Gestión del programa de auditorias ................................................................................ 6

Actividades de la auditoría: plan ..................................................................................... 8

Actividades de la auditoría: preparación ......................................................................... 9

Actividades de la auditoría: ejecución de las auditorias internas de calidad ................. 11

Actividades de la auditoría: informe de auditoría .......................................................... 14

Actividades de la auditoría: reunión de cierre ............................................................... 17

Actividades de la auditoría: evaluación de desempeño del auditor ............................... 17

Actividades de la auditoría: establecimiento de acciones correctivas, preventivas y demejora. ......................................................................................................................... 19

Actividades de la auditoría: seguimiento. ..................................................................... 19

Actividades de la auditoría: informe final para la alta dirección ..................................... 19

LAS PRACTICAS DEL BUEN AUDITADO ..................................................................... 20

Preparar la auditoria ..................................................................................................... 20

Atender la auditoria ...................................................................................................... 21

Participar en el cierre de la auditoría, recibir el informe y aplicar las acciones requeridas ..................................................................................................................................... 23

Desarrollar el tratamiento de las debilidades u oportunidades, analisis de causas,ejecución y seguimiento de las acciones ...................................................................... 24



La palabra “auditoría” proviene del latín auditorios, que significa ‘oír’. Si bien sepuede considerar que se trata de un ejercicio de escucha, también es válido decir

que necesariamente incluye otro sentido esencial: la vista. Teniendo en cuentaestos dos aspectos, es posible afirmar que la auditoría es un ejercicio en el que secombinan audición y visión dentro de un marco de análisis.

Se suele afirmar que la auditoría proviene de tiempos antiquísimos, tanto quealgunos se atreven a sostener que el primer libro en donde se hace referencia aella es la Biblia, en el Génesis, en especial cuando Dios terminaba una de susmagníficas obras y “veía que era buena”

Las auditorías internas de calidad se realizan con los siguientes propósitos:

Determinar la conformidad del GICUV, con las disposiciones establecidas en ladocumentación del sistema.Proporcionar elementos de juicio para introducir programas de mejoramiento.

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias

que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del GICUV,con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de maneraeficaz, eficiente y efectiva1.

Proceso de autoevaluación y mejoramiento continuo, que obedece a un ejercicioindependiente, sistemático, de apoyo continuo al desarrollo de los mismos procesos,y no un ejercicio de evaluación del control sobre el desempeño de los mismos.(Factor diferenciador ente las auditorías de calidad y las auditorías de control).



Determinar la efectividad del GICUV para cumplir con los requisitosestablecidos en la norma y con los objetivos propuestos para un período detiempo específico.Evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestión delos distintos procesos, actividades, planes, proyectos y operaciones.

Promover la autoevaluación.

Aplicar los procedimientos y métodosde auditoría establecidos por la Universidad.

Ser independiente con relación al áreaauditada.

Planificar la auditoría y elaborar listade verificación.

Realizar la auditoría teniendo encuenta el alcance.

Recolectar y analizar la evidenciaobjetiva que sea pertinente y suficiente paraobtener conclusiones.Ser sensible a cualquier influencia que se pueda ejercer sobre su juiciomientras lleva a cabo una auditoría.Documentar las observaciones.Tratar la información confidencial con discreción.Reportar las debilidades encontradas.Verificar la implantación de las acciones correctivas, preventivas y demejora.Reportar cualquier obstáculo importante encontrado al ejecutar la auditoría.

Realizar reunión de cierre con el auditado, dándole a conocer losresultados de la auditoría.Realizar el seguimiento y cierre de las acciones correctivas tomadas por losprocesos auditados para subsanar las debilidades detectadas durante a laauditoría. Esta función solamente aplica para el auditor jefe.Utilizar los formatos de trabajo establecidos para registrar las actividades dela auditoría.Conocer los riesgos asociados a la auditoría.

Persona con la competencia requerida

para realizar auditorías.

Uno o más auditores que llevan a

cabo una auditoría.



Equilibrar las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo auditor.Realizar el plan de auditoría y hacer uso eficaz de los recursos durante laauditoría.Conocer y aplicar en la realización del plan de auditoría la metodología parala identificación y manejo de los riesgos de la Universidad.Velar por el bienestar y la protección de los miembros del equipo auditordurante la auditoría, incluyendo el aseguramiento del cumplimiento de losauditores con los requisitos pertinentes de salud, protección y seguridad.

Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor.Proporcionar dirección y orientación a los auditores en formación.Prevenir y resolver conflictos cuando seanecesario.Representar al equipo auditor en lascomunicaciones con la persona quegestiona el programa de auditoría y elauditado. Liderar al equipo auditor para alcanzarlas conclusiones de la auditoría.Preparar y completar junto al equipo

auditor el informe de auditoría.Realizar la evaluación a los integrantes del equipo auditor.

Responsable de encabezar al equipo auditor. El auditor jefe prepara el plan de laauditoría, conduce las reuniones, consolida las debilidades y oportunidades de

mejora de la auditoría y rinde el informe de la auditoría.

Persona que acompaña al equipo auditor, pero que no audita. Un observador no esparte del equipo auditor y no influye ni interfiere en la realización de la auditoría. Unobservador puede provenir del auditado, una autoridad reglamentaría u otra parte

interesada que testifica la auditoría. Los observadores pueden ser auditores decalidad en proceso de formación.

Persona designada por el auditado paraasistir al equipo auditor.

Organización que es auditada,corresponde al proceso o subprocesoobjeto del ejercicio de auditoría.



Los guías y observadores pueden acompañar al equipo auditor. No deben influir niinterferir en la realización de la auditoría.

Para los observadores, cualquier obligación en relacióncon la salud y la protección, la seguridad y la

confidencialidad deberán gestionarse entre el auditor jefe y el auditado.

Los guías, designados por el auditado, deberían apoyaral equipo auditor y actuar cuando lo solicite el jefe delequipo auditor. Sus responsabilidades incluyen:

Establecer los contactos y horarios para las entrevistas y velar porque loestablecido en el plan de auditoría se realice.

Acordar el acceso a ubicaciones específicas del auditado. Asegurarse de que las reglas concernientes a los procedimientosrelacionados con la protección y la seguridad de las ubicaciones sonconocidos y respetados por los miembros del equipo auditor y losobservadores.

Si el conocimiento y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en sutotalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer incluyendoexpertos técnicos.

Los auditores deberán recibir instrucciones sobre el rol de los expertostécnicos, incluyendo cualquier limitación en su participación en la auditoría.Cada experto técnico deberá estar bajo la responsabilidad de un auditorespecífico del equipo de auditoría.

A no ser que se hubiera acordado con el auditado o cliente de la auditoríade otra forma, el experto técnico debería estar siempre acompañado por unauditor.Si se considera necesario, se puede permitir al experto técnico larealización de entrevistas bajo la supervisión de un auditor.

Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor. Elconocimiento o experiencia específicos son los relacionados con la organización, elproceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural.



El auditor líder realiza la programación del ciclo de auditorías internas y ladefinición de su alcance y objetivos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Los objetivos establecidos por la dirección.El mapa de procesos.

P

H

V

A

Establecimiento del programa de

auditorías (alcance, objetivos,recursos, procedimientos, etc).

Implementar el programa(Competencia de auditores,actividades de auditoría).

Resultados acordes al programa. Suficiencia de recursos.

Satisfacción del auditado.

Acciones correctivas y preventivas al

programa o al proceso deauditorías... Etc.

Mejora del programa.

Informe a la gerencia.

Re-asignación de recursos. Cambios a los objetivos del programa.

Re-entrenamiento de auditores, etc.

P

H

V

A

Inicio de la auditoría.

Revisión de la

documentación. Preparación de actividades ensitio.

Realización de actividadesen sitio.

Preparación, aprobación ydistribución del informe. Finalización de la auditoría.

Actividades de seguimientode la auditoría.

Gestión del programa de auditoría

Actividades de auditoría

P

HV

A

Es una herramienta que se utiliza para establecer las situaciones que puedenocasionar riesgos (potenciales) y que obstaculicen el normal desarrollo delprograma de auditorías. La identificación, valoración y seguimiento de los riesgosen el Programa de Auditorías se realiza según lo establecido en el subproceso

Gestión de Riesgos del Proceso Planeación Institucional.

Responsable por la planeación,programación de los ciclos de lasauditorías.



Cambios organizacionales.Implantación de nuevos procesos o subprocesos.Cambios coyunturales (normativos, reestructuración de personal).

La priorización del programa de auditoría se realiza con base:

El estado del proceso y subproceso (Indicadores de gestión, PQRSencuesta de satisfacción anterior)La importancia de los procesos y subprocesos (riesgo para la organización,solicitud del responsable, impacto en la satisfacción del usuario).Los resultados obtenidos en auditorías previas (tiempo desde la últimaauditoría, resultados de auditorías anteriores y su seguimiento, accionescorrectivas, preventivas y de mejora no planteadas).

En cada ciclo de auditorías anual se priorizarán, de los procesos del nivel central,de las Facultades, Institutos Académicos y de las Sedes Regionales, lossubprocesos a auditar, cubriendo todos los procesos del GICUV durante el ciclo.

DÍA MES AÑO

OBJETIVO DEL PROGRAMA

ALCANCE DEL PROGRAMA

RECURSOS NECESARIOS

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

PROCESO SUBPROCESOFECHA

PROGRAMADAFECHAREAL

OBSERVACIONES

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Auditor Líder Coordinador Área de Calidad y Mejoramiento Representante de la DirecciónF-03-MP-13-01-01 Elaborado Por: Area de Calidad y Mejoramiento

V-03-2010 Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

FECHA DE ELABORACIÓN

AUDITADOEQUIPO AUDITOR

RECTORÍAOficina de Planeación y DesarrolloInstitucional

PROGRAMA DE AUDITORÍAS

Ciclo No. ________

La información de la programación de auditorias por ciclo esconsignada en el formato Programa de Auditorías, F-03-MP-13-01-01.



En el programa de auditoría se plantean las unidades a auditar de forma general,la aclaración del proceso, programa académico, grupo o proyecto de investigación,proyecto de extensión o proyecto de bienestar, serán definidos por designación delDecano, Director de Instituto Académico, Director de Sede, Consejo de la Facultado Comité de Calidad de las unidades a auditar.

La identificación de los riesgos asociados al programa sonestablecidos por el auditor líder y se encuentran incluidos en lamatriz de riesgos del proceso Gestión del Mejoramiento, la gestión delos riesgos identificados es realizada desde este proceso.

Los auditores internos de calidad realizan la planeación de cada auditoríaasignada, donde se deben definir: los requisitos del GICUV a auditar, los riesgosasociados al plan de auditorías, las preguntas de ayuda para verificar elcumplimiento de los requisitos y conocimiento general del subproceso a auditar.

Los criterios para realizar la auditoría incluyen principalmente:

Manuales de procedimientos y operaciones.Caracterizaciones de subproceso.Normativa que regula el subproceso a auditar.Registros asociados a los procedimientos.Política y objetivos de calidad.Norma NTCGP 1000.MECI.

P

HV

A

Extensión y límites de una auditoría. El alcance de la auditoría incluye generalmente unadescripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y losprocesos, así como el periodo de tiempo cubierto.

Conjunto de políticas, procedimientos o

requisitos usados como una referenciafrente a la cual se compara la evidenciade la auditoría.

Descripción de las actividades y de losdetalles acordados de una auditoría.



Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA).

Si en la revisión del Plan de auditorías internas, el auditado y/o los demásparticipantes de la auditoría objetan alguna o varias de sus disposiciones, éstas sedeben resolver entre las partes interesadas o con el auditor líder antes de iniciar la

auditoría.

Durante la preparación de la auditoría es importante realizaruna revisión documental que permita tener un conocimientoprevio del proceso y de la dependencia que será visitada, enesta etapa se puede tener en cuenta la siguiente información:

Estos documentos y cualquier otro que se considere relevante en elproceso pueden revisarse y ser insumo para la lista de verificación.

Durante la etapa de preparación, el equipo de la auditoría debe realizar la lista deverificación, esta lista permite:

Promover la planificación de la auditoría. Ayudar al control del tiempo de la auditoría, indicando lo que ha de cubrirseen cada subproceso.

Página web Manuales deprocedimientos

Plan de acción Matriz de riesgos delproceso

PQRS del proceso Resultados deauditorías anteriores

Encuestas desatisfacción

Normatividad delproceso /subproceso

Otros

P

HV

A



Recopilar las evidencias de la auditoría en un orden lógico.Facilitar el cubrimiento de cada actividad y el muestreo, obteniendorespuesta para los requerimientos.Facilitar la solicitud y revisión de los registros del proceso.Recopilar las notas y observaciones que servirán durante la realización del

informe.

La lista de verificación es una guía que presta apoyo en la planificación yejecución de la auditoría, pero que en ningún caso debe restringir la extensión de

las actividades del ejercicio, que pueden cambiarse como resultado de lainformación recopilada durante la visita en sitio.

Durante la preparación de la auditoría es importante definir los formatosque deberán ser diligenciados durante la ejecución y la asignación detareas para el equipo.

DÍA MES AÑO

PROCESO:SUBPROCESO:

Auditor o Equipo Auditor:

F-05-MP-13-01-01 Elaborado Por: Area de Calidad y M ejoramiento


FECHA DE ELABORACI N

COMENTARIOS / OBSERVACIONES /CONCLUSIONES

REQUISITO PREGUNTASDOCUMENTOS Y

REGISTROS

RECTORÍAOficina de Planeación y DesarrolloInstitucional

Área de Calidad y Mejoramiento

LISTA DE VERIFICACIÓN

La información de la lista de verificación es consignada en elformato Lista de verificación, F-05-MP-13-01-01.



Reunión de apertura:

La reunión de apertura tiene como propósitos:

La presentación de los participantes,incluyendo los observadores y los guías.

Una descripción general de las funcionesdel equipo auditor.

Ratificar el objeto y alcance de la auditoría,Definir la metodología a emplear para el

desarrollo de la misma.Resolver posibles dudas de los auditadosConfirmar los canales de comunicación

entre el equipo auditor y el auditado, Aclarar elproceso de presentación del informe.

Aclarar cualquier aspecto delicado oconfidencial.

Determinar aspectos o requisitos relacionados con la seguridad.

Visita de Campo:

Mediante las entrevistas con los auditados, observacióndirecta del desarrollo de las actividades, verificación deregistros, sistemas de información, revisión de bases dedatos y páginas web se reúnen las evidencias objetivasque permiten verificar y/o comprobar el desarrollo de lasactividades previstas y/o planificadas, y que se esténadelantando planes y acciones, orientadas al mejoramientodel desempeño del proceso y del GICUV.

En el contexto de las auditorías internasde calidad de la Universidad,corresponde al incumplimiento de unrequisito de la norma NTCGP1000 oISO 9001.

P

HV

A

En el contexto de las auditorías internasde calidad de la Universidad correspondea una situación que potencialmentepuede afectar al GICUV o que puedeavanzar a un estado mejor que el actual.

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otrainformación que son pertinentes para los criterios deauditoría y que son verificables.



Al comparar los criterios establecidos en el Plan, con las evidencias, sedeterminan los resultados positivos y las situaciones por mejorar. Los resultadospueden ser: fortalezas, debilidades u oportunidades de mejora.

Todo resultado obtenido en el desarrollo de una auditoría debe ser corroborado enel sitio de trabajo donde fue encontrado con evidencia clara y objetiva, la claridad

EVIDENCIAS

Documento

Personas

Entorno

Revisión Documental

Entrevista

Encuesta

Muestra

Observación

Visita en sitio

Recorrido

Inspección

Declaración dehechos

N confiable

CRITERIOS

Ley

Partes

Interesadas

Norma

Organización

Más graves



en las evidencias permitirá que las causas de las situaciones a mejorar sean másfácilmente identificables.

Si en el desarrollo de una auditoría, un equipo auditor detectadificultades para el logro de los objetivos inicialmente propuestos, debe

informar las razones al auditado para solucionarlas o comunicarlas alauditor líder.

Preguntas durante la auditoríaLos auditores participativos no solamente hacen preguntas que involucran alauditado, sino que también adoptan un estilo o tono que se ajusta a la intención desus preguntas.

Un auditor hace preguntas de manera que:El auditado sienta que el auditor está interesado sinceramente en larespuesta.

Es amable, amistoso y no es arrogante ni condescendiente.Es metódico y profesional, sin ser frio ni indiferente.Da tiempo al auditado para elaborar su respuesta, en vez de dispararpreguntas rápidamente una detrás de otra, lo que puede dar la sensaciónde un interrogatorio.

Actúa con naturalidad y de acuerdo con las declaraciones del auditado, envez de avanzar rígidamente a través de una larga lista de preguntaspredeterminadas que se deben responder, ya sean pertinentes o no.

OBJETIVO

EVIDENCIAS CRITERIOS

RESULTADOS

CONFORMIDAD FORTALEZA

POR MEJORAR POSITIVOS

OPORTUNIDAD DEBILIDADES

No se redactan en el

informe

¿Qué se quiere?

¿Cómo se está haciendo?

¿Qué se hace? ¿Qué se debe hacer?

Se establecen

acciones correctivas

SEGUIMIENTO

Comparación

Se establecen

acciones preventivas

o de mejora



Es firme y persistente con un auditado difícil o evasivo, y no deja que sedisperse.

El propósito de las preguntas es recolectar la información requerida, aclarar lasideas que se tienen del proceso y verificar la exactitud de lo que se ha oído, las

preguntas más apropiadas para facilitar esto es:

Preguntas abiertas: Las preguntas abiertas hacen que el auditado se sientacómodo y lo estimulan a expresar abiertamente sus opiniones o sugerencias ya hablar sobre la forma en que se realizan las tareas. Las preguntas abiertasusualmente comienzan con: Cómo, Qué, Cuándo, Por qué, Dígame,Muéstreme, Descríbame.Preguntas de sondeo: son preguntas abiertas diseñadas para extraerinformación específica y más profunda acerca de un tópico, estimulan alauditado a explicar con más detalle una afirmación que no es clara para elauditor. Usualmente comienzan por: Dígame más acerca de…, Que quiere

decir con…, Deme un ejemplo de…Preguntas cerradas: están diseñadas para obtener respuestas breves delauditado. Pueden ser muy útiles cuando el auditor está verificando que haentendido una afirmación hecha por el auditado. Las preguntas cerradas sedeberían utilizar en forma escasa, y no se usan para empezar una entrevista.

La calidad de la relación que se establezca entre el auditado y elauditor o equipo auditor, será la que facilite una comunicación abiertay directa. El objetivo es establecer una relación de colaboración en laque la comunicación fluya libremente y los auditados tengan confianzaen que el auditor está verdaderamente interesado en cómo realizan el

proceso y no solo desean sorprenderlos en sus errores.

Finalizada la etapa de recolección de las evidenciasobjetivas, el equipo auditor se reúne para realizar elbalance final de los resultados, determinar las evidenciasque constituyen tanto cumplimiento como incumplimientoen la gestión, y preparar las conclusiones de la auditoría.

Resultado de una auditoría, que proporciona

el equipo auditor tras considerar los

objetivos y criterios establecidos y todas las

debilidades y oportunidades de mejora de la

auditoría.

P

HV

A

Documento en donde se depositan lasconclusiones de la auditoría, es decirdonde se encuentran redactadas lasfortalezas, debilidades y oportunidades demejora encontradas.



Cada equipo auditor prepara y presenta el informe correspondiente, el cualconstituye el registro completo y conciso de los resultados de dicho ejercicio.

El informe de auditoría traduce fielmente los resultados obtenidos, recuerda elobjetivo y alcance, indica la fecha, establece la composición del equipo auditor,

referencia los documentos examinados, define debilidades y oportunidades demejora y relaciona los puntos fuertes del proceso auditado.

Para la redacción de los informes es importante tener en cuenta:

Redacción de FortalezasUna fortaleza debería expresar la situación positiva encontrada, acompañada deuna justificación de porque el auditor la considera como tal.

Redacción de Oportunidades de MejoraUna oportunidad de mejora debe expresar el riesgo encontrado acompañado deun concepto por parte del auditor de para qué le serviría al sistema laimplementación de dicha oportunidad de mejora, incluyendo cuál es el requisitodel GICUV que está en riesgo de ser incumplido.

Redacción de DebilidadesUna debilidad debe expresar la situación que presenta desviación frente a loscriterios establecidos, cuál es el criterio del GICUV que se está incumpliendo y quéevidencia clara y objetiva soporta la decisión de establecer una debilidad.

El informe puede presentar dos estados:Informe preliminarInforme final

FORTALEZA BENEFICIO

(¿Qué situación?) (¿Por qué?)

RIESGO BENEFICIO CONDICIONAL

(¿Qué situación?) (¿Para qué?, propósito)

DECLARACIÓN CRITERIO INCUMPLIDO

(Se observó, se encontró,

se evidenció, se identificó)

(Incumple, no se hizo,

fallo

EVIDENCIA

(Dónde, cuándo,

cuánto)



Informe preliminar de auditoría:Es aquel que documenta el auditor jefe en conjunto con el equipo auditor resultadode las auditorías en donde se toman muestras de unidades académico-administrativas. Los informes preliminares son documentos de uso exclusivo del

equipo auditor y no son presentados a los auditados.El Informe preliminar es utilizado cuando se realiza auditoría a varias unidadesacadémicas o administrativas de una Facultad, Instituto Académico o SedeRegional como muestra de la auditoria programada; estos informes preliminaresson consolidados en el Informe final por el Área de Calidad y Mejoramiento.

Informe final de auditoría: Es aquel en donde se consolida los resultados de la auditoría, para ello se tomacomo base los informes preliminares preparados por los equipos auditores.

Informe Preliminar Informe Final DÍA MES AÑO

No. Oportunidades

Equipo Auditor: Auditor Jefe / Líder:

F-07-MP-13-01-01 Elaborado Por: Área de Calidad y Mejoramiento


FECHA DE LA AUDITORIA

Debilidades

DOCUMENTOS EXAMINADOS

DESCRIPCIÓN

OBJETIVO

ALCANCE

EQUIPO AUDITOR

PROCESO SUBPROCESO

Auditado:

FORTALEZAS

OBSERVACIONES

RECTORÍAOficina de Planeación y Desarrollo Instit ucional Área de Calidad y Mejoramiento

INFORME DE AUDITORÍA

La redacción de los resultados de auditoría son consignados enel formato Informe de Auditoría, F-07-MP-13-01-01.



Cada auditor jefe deberá entregar al auditor líder todos los soportes yregistros de la auditoría llevada a cabo conjuntamente con el informe dela auditoría.

El auditor líder consolida la información de los informes preliminares en el informefinal y conserva los informes preliminares.

En la reunión de cierre, después de determinar lasdebilidades y oportunidades de mejora encontradas, serealizan las siguientes actividades:

Recuento del procedimiento seguido.Presentación de los resultados obtenidos en el desarrollo de la auditoría, detal manera que se garantice una comprensión clara de las debilidades yoportunidades de mejora detectadas.

Una vez se termine la reunión de cierre, en la cual se expone las debilidades yoportunidades de mejora encontradas y se aprueba verbalmente el documento, elauditado debe manifestar su aceptación de manera formal, con la firma del

documento o a través de la respuesta al correo enviado por el auditor jefe, en elcual se le hace entrega del informe.

Cualquier opinión divergente relativa a los resultados de la auditoríay/o conclusiones entre el equipo auditor y el auditado deben dediscutirse y si es posible resolverse. Si no se resolvieran, el auditorlíder mediará para llegar a algún acuerdo.

Terminada cada auditoría los auditados y el auditor jeferealizan la evaluación del equipo auditor, y este registroes entregado al auditor líder junto a los demás registrosde auditoría.

P

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A

P

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A



Esta evaluación sirve para detectar fortalezas y debilidades que permitandemostrar la competencia del auditor. Las debilidades deben ser analizadas por elauditor líder con el fin de determinar las acciones de mejoramiento.

A los auditores internos de calidad se les informa vía correo electrónico el

resultado de la evaluación finalizado el programa de auditoría. Con losauditores que fueron calificados por debajo de cuatro (4.0) o con los que elauditor líder considere con respecto al desempeño general, se programaráuna reunión individual con el fin de conocer la percepción que se tienerespecto a la evaluación y el plan de mejoramiento trazado paraincrementar la evaluación siguiente. De esta reunión debe quedar unregistro, al cual se le hará un seguimiento.

Quedará a consideración del auditor líder la exclusión de los auditores delgrupo de auditores activos, debido a bajas calificaciones y/o pocaparticipación en diferentes programas de auditorías.

Ciclo de Auditorías:

Auditor Evaluado:

Por favor califique de 1 a 5 los aspectos relacionados. 1No

aceptable2 Malo 3

Aceptable

4 Bueno 5Muy

bueno

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

1 Conocimiento técnico

2Relación con el auditado (am abilidad,atención, etc.

3 Puntualidad

4 Ética e imparcialidad

5 Mente abierta

6 Expresión verbal

7 Adminis tración adecuada del tiempo

8 Capacidad de escucha

9 Capacidad de percepción y de observación

10 Seguridad en las afirmaciones

11Persistente (Or ientado hacia e l logro de los

objetivos)12

Decidido (Alcanza conclusiones oportunas,basadas en el análisis)

13 Trabajo en Equipo

F-06-MP-13-01-01 Elaborado Por: Area de Calidad y Mejoramiento

V-06-2013 Oficina de Planeación y Desarrollo Instit ucional

Proceso Auditado:

Fecha de Finalización:

Firma Evaluador(Auditor jefe/líder):

PROMEDIO

Firma Evaluador(Auditado):

CALIFICACION AUDITADOTOTAL

OBSERVACIONES

Fecha de Inicio:

CALIFICACION AUDITOR JEFE/ LIDERNo. ASPECTO TOTAL

RECTORÍAOficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Área de Calidad y Mejoramiento

EVALUACIÓN AUDITORES INTERNOS DECALIDAD

La evaluación es realizada en el formato Evaluación de AuditoresInternos, F-06-MP-13-01-01.



El responsable de cada subproceso o dependenciaauditada lidera la adopción y aplicación de las acciones

correctivas, preventivas y de mejora pertinentes parasolucionar las debilidades y/o oportunidadesencontradas, mediante la aplicación de la metodologíaestablecida en el procedimiento 6.4. AccionesCorrectivas, Preventivas y de Mejoramiento del Manual

Gestión del Mejoramiento MP-13-01-01, el cual incluye la investigación eidentificación de las causas, el establecimiento de las acciones, y el seguimientode las acciones según las fechas propuestas.

El Auditado debe diligenciar el formato de acciones correctivas,preventivas y de mejora, para darle respuesta a los resultados de laauditoría y hacer entrega al auditor líder como máximo dentro de 45días después de entregado el informe de auditoría.

Con base en los resultados obtenidos, según las fechas deimplantación de las acciones correctivas determinadas por losauditados, los auditores internos asignados efectúan lasauditorías de seguimiento, para verificar la eficacia de lasacciones correctivas tomadas y el seguimiento realizado por losresponsables de los procesos.

El cierre de la auditoría interna de calidad de un proceso no se da hasta que lasacciones correctivas no han sido cerradas y se comprueba que han sido eficacespara dar solución a la debilidad detectada.

Como una actividad de acompañamiento la Oficina de Control Interno realizaráseguimiento a la ejecución y cierre de los ciclos de auditorías internas.

Una vez se ejecuta la totalidad del programa de auditoríasinternas de calidad, con base en los resultados de cadaauditoría realizada y las evaluaciones de los auditores internos,el auditor líder elabora el informe general para presentarlo a ladirección como información de entrada para la revisión por laDirección del Comité coordinador de control interno.

P

HV

A



Los datos e información recopilada en el informe general de auditoríasson analizados y se toman las acciones correctivas, preventivas o demejora necesarias para el mejoramiento continuo del Programa de

Auditorías.

Conocimiento del Plan de Auditoría y la preparación previaEl responsable del proceso auditado debe sacar pleno provecho de la fase depreparación de la auditoría:

Asegurando que todo su equipo de trabajoconozca qué se va auditar, con quépropósito se va a hacer la auditoría, cuandose va a auditar, con qué criterios… para queestén preparados, atiendan adecuadamentea los auditores y tengan la oportunidad deidentificar y desarrollar acciones de mejoraadicionales, antes de la auditoría.Interactuando con el auditor interno para proponer puntos adicionales opuntos en los cuales sea conveniente hacer énfasis durante la auditoría, ypara confirmar la fecha y condiciones de la auditoría, al igual que para

suministrar la información adicional que pueda requerirse.Destacando con todo su equipo la importancia que debe darse a laauditoría, como instrumento clave para el mantenimiento y mejora delproceso y del Sistema de Gestión Integral de Calidad de la Universidad.

Desempeño previoEl responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo(según se requiera):

Conozca y tenga claro el comportamiento previo desu proceso en cuanto a dificultades en el desarrollo de losprocesos (misionales), problemas, fallas, quejas, reclamoso incumplimientos, al igual que las acciones de respuestainmediata y a mediano plazo que se han tomado o queestán en curso.

Conozca y tenga claro los indicadores del proceso con sus respectivasmetas, al igual que sus tendencias, desempeño, y medidas adoptadas encasos de desviaciones de lo esperado.



Tenga claro y este en capacidad de sustentar en qué se ha mejorado.

Los documentosEl responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo(según se requiera):

Ubique, conozca, domine, tenga actualizados ydisponibles los documentos que definen reglasde juego, requisitos o especificaciones para elproceso, como: manuales, caracterizaciones,procedimientos, instructivos y demásdocumentos.Esté en capacidad de demostrar la continuaaplicación y cumplimiento de las disposicionesadoptadas.

Los registrosEl responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo(según se requiera):

Tenga organizados, archivados y disponibles los registrosque evidencian la conformidad y el desempeño adecuado delproceso.

Cumpla las disposiciones adoptadas con respecto a losregistros en cuanto a tiempos de retención, ubicación,disposición final y protección.

En la aperturaEl responsable del proceso auditado:

Participa en el momento de la apertura yconfirma con el auditor los aspectosformulados en el plan.

Asegura que el auditor tenga los recursos,

medios y apoyo requerido para prestar suservicio.Destaca con su equipo de trabajo laimportancia del servicio para la mejora de susprocesos, al igual que la disposición de apoyo.Soluciona los inconvenientes logísticos que se puedan presentar, haciendoénfasis en la importancia de cumplir los tiempos previstos en la agenda.



Durante el desarrollo de la entrevista y la observación de campo. Manejo delenfoque y de los requisitos

El responsable del proceso auditado y su equipo de trabajo (según se requiera):

Conocen, dominan y tienen presente el enfoque y ubicación del procesodentro del GICUV, según lo indicado en el manual de calidad, los manualesde procesos, las caracterizaciones y el mapa de procesos.Hacen énfasis en los resultados positivos, los logros y las mejorasobtenidas.Tienen claro cuáles son los requisitoslegales, contractuales o internosaplicables al proceso y está en capacidadde sustentar con evidencias sucumplimiento.Hacen permanente referencia al plan deauditoría para visualizar el cubrimientotemático, y para ir concluyendo acerca decada uno de los temas tratados.Dan respuesta en términos decorrecciones y de acciones correctivas (sies posible) a las debilidades encontradaspor el auditor.

Durante el desarrollo de la entrevista y la observación de campo en lorelacionado a las dificultades y el desarrollo de las acciones correctivas

El responsable por el proceso auditado y su equipo de trabajo (según se requiera):

Demuestran con evidencias objetivas que en los casos que se hanpresentado fallas o dificultades en el desarrollo de los procesos, se ha dadorespuesta inmediata sobre el efecto del problema (Tratamiento dedificultades, atención o respuesta a quejas y reclamos).

Demuestran con evidencias objetivas que enlos casos que se han presentado fallas o dificultadesen el desarrollo de los procesos, se han aplicadocriterios para priorizar, formular y desarrollaracciones correctivas que son el resultado deinvestigar las causas y determinar las mejoresalternativas para evitar la recurrencia de las fallas.

Durante el desarrollo de la entrevista y la observación de campo del proceso.Desarrollo de las acciones preventivas y de mejora




Demuestran con evidencias objetivas que para la mejor gestión del procesose identifican y analizan los riesgos, y se toman acciones preventivas quese anticipan a la ocurrencia de las fallas disminuyendo la magnitud de losriesgos.Tienen conocimiento y demuestran con evidencias objetivas las acciones

de mejora emprendidas para el proceso, considerando adicionalmente losindicadores de desempeño que muestran sus tendencias y logros.

Durante el cierre de cada tema y el cierre de la auditoría


Confirman con el auditor las debilidades yoportunidades de mejora encontradas y toman nota acercade las evidencias que lo sustentan. Analizan la naturaleza ymagnitud de los mismos.

Identifican cuáles son los temas del plan de auditoríaen los que se encontraron las debilidades u oportunidades.

Con respecto al trámite del informe y la gestión del servicio

El responsable del proceso auditado:Promueve la dinamización y entrega rápida del informe por parte del

auditor. Analiza en conjunto con su equipo de trabajo los resultados del informe.Objeta, si es necesario los planteamientos del informe, con el propósito deprecisar debilidades o evaluar el enfoque dado a un requisito.Participa en la evaluación del servicio de auditorías, y retroalimenta a susauditores, para que mejoren su desempeño.

Con respecto al tratamiento inmediato dado a las debilidades encontradaspreviamente

El responsable del proceso auditado:

Verifica que ya se hayan tomado lascorrecciones que den respuesta a lasdebilidades encontradas, o gestiona suejecución en el caso de que la debilidad nose hubiera planteado previamente. (Acciónsobre el efecto).



Con respecto al inicio en la formulación de las acciones correctivas opreventivas


Asigna las responsabilidades y participaen la investigación de las causas y laformulación/ aprobación de las accionescorrectivas o preventivas pertinentes.

Determina los tiempos previstos para laejecución de las acciones.

Asigna los recursos necesarios para lainvestigación de las causas, la formulación y laejecución de las causas.

Con respecto al tratamiento inmediato dado a las debilidades uoportunidades

El responsable del proceso auditado y los responsables de los procesos asociados(según se requiera):

Realizan un seguimiento a su cabal ejecución, en el caso en el que la

debilidad u oportunidad de mejora requiera un tiempo significativo para suimplementación.

Con respecto al seguimiento y cierre de las acciones


Evalúa el impacto del incumplimiento con laparticipación de su equipo de trabajo y segúnse requiera de los responsables de procesos

relacionados.Realiza un seguimiento personal sobre eldesarrollo y efectividad de las causas, dentrode los tiempos previstos. Confirma a través deevidencias que las causas que generarondichos incumplimientos, ya no existen o que losriesgos se han mitigado.



Asigna los recursos necesarios para resolver contingencias o eventos noprevistos durante el desarrollo de las acciones establecidas.Registra la culminación de las acciones, como punto de partida pararealizar auditorías de seguimiento y cierre final.

Con respecto a la estandarización de soluciones


Asegura que se documenten y oficialicen los cambios o documentos quepueda generar el desarrollo de las acciones.

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