GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE...
Transcript of GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE...
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Índice
Página
Presentación 3 Estructura Orgánica 5 Simbología 7 Procedimientos Oficina de Adquisiciones Licitación Pública Nacional 9 Licitación Simplificada 19 Adquisiciones por adjudicación directa 27 Tramite de pago para licitaciones públicas y simplificadas 31 Tramite de pago para adquisiciones directas 36 Oficina de Servicios Generales Contratación de obras públicas por adjudicación directa recurso SEFIPLAN 41 Contratación de obras públicas por adjudicación directa recurso FOSEG 47 Tramite de pago de estimaciones de obra pública 52 Mantenimiento de Edificios 56 Mantenimiento de Equipo 60 Oficina de Control de Inventarios Recepción de Bienes adquiridos por Licitación 66 Recepción de Bienes adquiridos por adjudicación directa 71 Autorización de requisiciones 77 Suministro de Bienes Muebles 80 Suministro de Bienes de Consumo 83 Oficina de Transportes Mantenimiento Vehicular 87 Recepción de Vehículos 92 Control de Plantilla Vehicular 96 Emplacamiento vehicular 100 Tenencia Vehicular 104
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Autorización de neumáticos 107 Revista vehicular 111 Tramite de facturas de ordenes de taller 115 Verificación vehicular 118 Directorio 121 Firmas de Autorización 122
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 3
Presentación Este documento describe en modo coherente, metódico y pormenorizado las tareas que efectúa esta Subdirección para proveer de los bienes y servicios que requiere la Institución para su operatividad. Para tal efecto expone en su: Estructura Orgánica , los puestos y jerarquías de la institución y área específica Simbología, la utilizada para representación gráfica de tareas Descripción de procedimientos, la narrativa de operaciones Diagramas de flujo, la representación gráfica de procedimientos Para su elaboración se requirió de examinar la forma de ejecución de las labores, para reconocer el quién, cómo, cuándo, dónde y para qué hemos de realizarlas. Es de trascendencia este manual, ya que su desarrollo y consulta contribuye a la consecución conforme a las reglas y de manera correcta en la forma de ejecutar los trabajos, inclina hacia mismas formas de realizarlos, evita procedimientos duplicados y localiza faltas o descuidos. Contribución para la Modernización Administrativa efectuada en el contexto del Programa Veracruzano de Desarrollo Administrativo 1999-2004. La metodología utilizada es la sugerida por la Contraloría General del Estado en su “Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos” en su segunda edición de mayo del 2001. En el mes de junio de 2003, los C.C. Secretario de Finanzas y Administración y Contralor General del Estado, aprueban oficialmente la Estructura Orgánica de esta Procuraduría, a la que se ciñe este manual y que establece:
? ? Que después de Subdirección el siguiente nivel jerárquico inferior es Oficina.
? ? Que todo el personal de la Oficina depende directamente de la jefatura de la misma.
Tal como se refleja en el apartado de estructura orgánica y en la estructura general de cada Jefatura de Oficina.
? ? Es de aclarar que las Oficinas de esta Subdirección llegan a contar hasta con 33 servidores, que la delegación de actividades es
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 4
requisito de la administración eficiente y que este documento trata reflejar el detalle de las acciones de esta Subdirección, por lo que se expresan actividades realizadas por áreas que reportan directamente a las Jefaturas de Oficina. Dichas áreas se explican a detalle en el Manual de Organización.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 5
PROCURADOR GENERAL
ÁREA DEL C. PROCURADOR
OFICINA DE CONTROL
FINANCIERO
OFICINA DE CONTROL
PRESUPUESTAL
OFICINA DE CAJA
OFICINA DE CONTABILIDAD
COORDINACIÓN REGIONAL DE POLICIA
MINISTERIAL
OFICINA DE OPERACION Y
CONTROL DE PAGOS
OFICINA DE NOMINA
OFICINA DE ORGANIZACION Y
METODOS
OFICINA DE CUSTODIA DE
DOCUMENTACION
COORDINACIÓN REGIONAL DE POLICIA
MINISTERIAL
OFICINA DE SERVICIOS
GENERALES
OFICINA DE TRANSPORTES
OFICINA DE ADQUISICIONES
OFICINA DE CONTROL DE INVENTARIOS
COORDINACIÓN REGIONAL DE POLICIA
MINISTERIAL
AGENTES DEL MINISTERIO
PUBLICO
AGENTES DEL MINISTERIO PUBLICO AUXILIARES DEL
SUBPROCURADOR
ENLACE DE ESTADISTICA E INFORMATICA
PROCURADOR GENERA
COORDINACIÓN REGIONAL DE POLICIA
MINISTERIAL
AGENTES DEL MINISTERIO
PUBLICO
AGENTES DEL MINISTERIO PUBLICO AUXILIARES DEL
SUBPROCURADOR
ENLACE DE ESTADISTICA E INFORMATICA
PROCURADOR GENERA
COORDINACIÓN REGIONAL DE POLICIA
MINISTERIAL
SUBDIRECTOR DE RECURSOS
FINANCIEROS
SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS
SUBDIRECTOR DE RECURSOS
MATERIALES
SUBPROCURADURIA REGIONAL ZONA
CENTRO VERACRUZ
SUBPROCURADURIA REGIONAL ZONA SUR
COATZACOALCOS
SUBPROCURADURÍA ESPECIALIZADA EN ASUNTOS DE LOS
SUBPROCURADURIA DE SUPERVISION Y
CONTROL
AGENTE DEL MINISTERIO PUBLICO
DICTAMINADOR
CONSULTOR JURIDICO DE
ASUNTOS AGRARIOS
AGENTES DEL MINISTERIO PUBLICO
ITINERANTES
AGENTES DEL MINISTERIO PUBLICO
VISITADORES
SUPERVISION DE VISITADURIA
DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y
DENUNCIAS
AGENTES DEL MINISTERIO
PUBLICO
AGENTES DEL MINISTERIO PUBLICO AUXILIARES DEL
SUBPROCURADOR
ENLACE DE ESTADISTICA E INFORMATICA
ENLACE DE CONTROL DE PROCESOS
AGENTES DEL MINISTERIO
PUBLICO
AGENTES DEL MINISTERIO PUBLICO AUXILIARES DEL
SUBPROCURADOR
ENLACE DE ESTADISTICA E INFORMATICA
ENLACE DE CONTROL DE PROCESOS
AGENTES DEL MINISTERIO
PUBLICO
AGENTES DEL MINISTERIO PUBLICO AUXILIARES DEL
SUBPROCURADOR
ENLACE DE ESTADISTICA E INFORMATICA
ENLACE DE CONTROL DE PROCESOS
SUBPROCURADURIA REGIONAL ZONA NORTE TUXPAN
SUBPROCURADURIA REGIONAL ZONA
CENTRO CORDOBA
SUBPROCURADURIA REGIONAL ZONA CENTRO XALAPA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DILECCIÓN GENERAL DE INVESTIGACIONES
MINISTERIALES
DILECCIÓN GENERAL DE CONTROL DE
PROCESOS
DILECCIÓN GENERAL JURÍDICO
DILECCIÓN GENERAL DE LA POLICÍA MINISTERIAL
DIRECCIÓN DE SERVICIOS
PERICIALES
VISITADURÍA ENCARGADA DE
DERECHOS HUMANOS
DIRECCIÓN DEL CENTRO DE
INFORMACIÓN
DIRECCIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN A
VÍCTIMAS DE DELITO
DIRECCIÓN DEL INSTITUTO DE FORMACIÓN PROFESIONAL
DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN Y
LOGÍSTICA
COORDINACIÓN GENERAL
OPERATIVA
GUARDIA OPERATIVA
SUPERVISIÓN REGIONAL
SUPERVISIÓN DE APOYO TÉCNICO
AGENTES DEL MINISTERIO PUBLICO
DICTAMINADORES
AGENTES DEL MINISTERIO PUBLICO
INVESTIGADORES
DEPARTAMENTO DE BIENES
ASEGURADOS
AREA DE CONTROL DE MANDAMIENTOS
JUDICIALES
AGENTES DEL MINISTERIO PUBLICO
DICTAMINADORES
AREA DE CONTROL DE CAUSAS PENALES
DEPARTAMENTO CONSULTIVO LEGISLACION
Y CONTENCIOSO
CONSULTOR JURIDICO
DEPARTAMENTO DE AMPAROS
DEPARTAMENTO DE ESTADISTICA
CRIMINAL
AGENTES DEL MINISTERIO PÚBLICO
DICTAMINADORES
AREA DE RECURSOS
ÁREA ACADÉMICA
A.M.P. VISITADOR ADJUNTO DE ATENCIÓN A QUEJAS DE
DERECHOS HUMANOS
AREA DE ESTADÍSTICA Y PROCESAMIENTO DE
DATOS
EJECUTIVO DE RECOMENDACIONES Y
RECURSOS IMPUGNADOS DE LA CNDH
EJECUTIVO DE RECOMENDACIONES Y
CONCILIACIONES DE LA CNDH
DEPARTAMENTO OPERATIVO Y APOYO EN
PROCESO DE INFORMACIÓN
DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE
INFORMACIÓN DE PROCURACIÓN DE JUSTICIA
ENLACE DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA
OFICINA DE TRABAJO SOCIAL
OFICINA CLÍNICA
OFICINA JURÍDICA
OFICINA DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL
ENLACES ADMINISTRATIVOS
Estructura Orgánica
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 6
Estructura Orgánica
PROCURADOR GENERAL
DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
SECRETARIA
OFICINA DE TRANSPORTES OFICINA DE SERVICIOS GENERALES
OFICINA DE ADQUISICIONES OFICINA DE CONTROL DE INVENTARIOS
MECANICO AUTOMOTRIZ
AYUDANTE DE MECANICO
OPERADOR DE MAQUINARIA PESADA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ANALISTA ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO
COTIZADOR
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SECRETARIA
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO
ALMACENISTA
CAPTURISTA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
MENSAJERO
OPERADOR DE CONMUTADOR
PINTOR
TECNICO DE TELEFONIA
INTENDENTE
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 7
Simbología Describir de manera breve el significado de los símbolos utilizados en el diagrama de flujo, antecedido por su imagen. Terminal.- Indica el inicio del procedimiento y el
final del mismo
Operación.- Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.
Decisión y/o alternativa.- Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).
Documento.- Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias
Archivo definitivo.- Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo documento y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones A alfabético N numérico C Cronológico
Archivo provisional.- Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.
Conector.- Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página.- Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 8
Dirección de flujo o líneas de unión.- Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.
Preparación.- Indica conexión del procedimiento con otro del mismo sistema; especificando en su interior el nombre del mismo.
Pasa el tiempo.- Representa una interrupción del proceso.
Sistema informático.- Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento
Efectivo o cheque.- Representa el efectivo o cheque que se reciba, genero o salga del procedimiento.
Aclaración.- Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento
Disquete.- Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 9
Procedimiento
Nombre: Licitación Pública Nacional. Objetivo: Atender los requerimientos de las áreas de forma oportuna y
eficiente, adquiriendo bienes y contratando servicios bajo la modalidad de Licitación Pública Nacional, conforme los umbrales normativos que establece el Decreto de Presupuesto.
Frecuencia: Según calendarización programada, mensual, bimestral,
trimestral, etc.
Normas
El área de Licitaciones será la encargada de realizar todos los procesos de Licitación. La realización de licitaciones será autorizada por el Director General de Administración y/o el Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas. Se podrán realizar licitaciones no programadas en caso de urgencia, previa autorización del Director General de Administración y Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas. La programación del concurso deberá ser de acuerdo con el calendario de licitaciones y el presupuesto aprobado. Las adquisiciones de bienes se deberán consolidar los que son de la misma naturaleza. Sólo el Director General de Administración podrá suscribir la convocatoria y bases de participación. Los oficios de invitación para funcionarios se turnarán con cinco días de anticipación. El “Grupo de Trabajo” formado por el “Comité para la licitación”, Cámaras de Comercio y funcionarios de la Contraloría Interna, Contraloría General del Estado y Secretaría de Finanzas y Planeación, se deberá reunir para el análisis del dictamen del concurso.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 10
Los contratos los suscribirá a nombre de la Dependencia el C. Director General de Administración La convocatoria se publicará un solo día, en dos periódicos de circulación estatal y uno de circulación nacional. Las bases se pondrán a disposición de los interesados a partir de la fecha de publicación y durante los cuatro días posteriores. Las preguntas de los proveedores para la junta de aclaraciones podrán recibirse mediante escrito original o vía fax. La junta de aclaraciones deberá celebrarse en un término no mayor al séptimo día hábil posterior a la publicación de la convocatoria. El acto de recepción y apertura de propuestas deberá efectuarse en un plazo máximo de diez días hábiles posteriores a la fecha de publicación de convocatoria. Se turnará juego de bases y convocatoria a la Coordinación General de Licitación de la Contraloría General del Estado para su revisión, con cinco días de anterioridad a la fecha programada de publicación. En los procedimientos en que la adjudicación se distribuya en distintos proveedores y el importe adjudicado a alguno de ellos sea menor de 20,000 pesos, no se le otorgará pedido y contrato, únicamente se le otorgará pedido.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 11
Licitación Pública Nacional
Área Actividad Descripción
Oficina de adquisiciones
1
Registra Convocatoria en el Sistema Electrónico para Contrataciones Gubernamentales CompraNet, elabora Bases de concurso en original , imprime y turna dichos documentos a la Contraloría General del Estado para su revisión y visto bueno
Pasa el tiempo
2 Recibe de la Contraloría General del Estado notificación verbal sobre la procedencia de la Convocatoria y las Bases de concurso
¿Procede?
En caso de no proceder:
2 A
Realiza modificaciones a la Convocatoria en el Compranet y a las Bases de Concurso de acuerdo a las observaciones señaladas por la Contraloría General del Estado
Conecta con la actividad Nº 3
En caso de proceder:
3
Elabora Oficio de reserva de recursos en original y copia, suscribe y turna el original a la Subdirección de Recursos Financieros para reservar el presupuesto que se va a requerir, archiva la copia de manera cronológica definitiva
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 12
4
Elabora Oficio de Publicación en original y copia y recaba firma del C. Director General de Administración en dicho documento, en la Convocatoria y Bases de Concurso
5
Turna Oficio de Publicación y Convocatoria en original y copia al Enlace Interinstitucional para su publicación y archiva de manera cronológica definitiva las copias de acuse del Oficio de Publicación y de la Convocatoria.
6 Fotocopia las Bases de Concurso para funcionarios y proveedores interesados y las archiva de manera cronológica temporal.
7
Transmite vía Internet Convocatoria y Bases de concurso a CompraNet e imprime Comprobante de transmisión FTP a SECODAM que contiene la fecha de transmisión al servidor, el cual se archiva de manera cronológica definitiva.
8
Obtiene del archivo cronológico temporal las fotocopias de las Bases de concurso, elabora Oficios de invitación para Funcionarios en original y copia, recaba en ellos firma del Director General de Administración, turna a los funcionarios el original y las fotocopias de las Bases de concurso y archiva de manera cronológica definitiva la copia del Oficio de invitación para Funcionarios
Pasa el tiempo
9 Recibe a los proveedores interesados a quienes vende Bases de concurso en copia los días establecidos en Convocatoria y Bases de concurso
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 13
10
Elabora Reporte de Proveedores Inscritos en la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales e inscritos en el Sistema Electrónico para Contrataciones Gubernamentales CompraNet, como control de las empresas concursantes, el cual archiva de manera cronológica definitiva
11
Elabora Oficio de ingresos por venta de bases en original y copia, el cual suscribe y turna original a la Subdirección de Recursos Financieros junto con el dinero, archiva la copia de dicho documento de manera cronológica definitiva
Pasa el tiempo
12 Recibe Preguntas en oficio original de los proveedores para el acto de junta de aclaraciones
13 Elabora Anexo de Preguntas y Respuestas de la Junta de Aclaraciones en original, mismo que archiva de manera cronológica temporal
Pasa el tiempo
14
Obtiene del archivo cronológico temporal el Anexo de Preguntas y Respuestas de la Junta de Aclaraciones en original y efectúa acto de junta de aclaraciones
15
Da lectura y levanta Acta de Junta de Aclaraciones en original y dos copias, entrega la segunda copia a los funcionarios y proveedores presentes y archiva de manera cronológica definitiva el acta original, la primera copia y el Anexo de Preguntas y Respuestas de la Junta de Aclaraciones
16 Notifica vía Compranet el Acta de junta de aclaraciones a los proveedores que no asistieron.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 14
Pasa el tiempo
17
Efectúa Acto de recepción y apertura de Propuestas técnicas y económicas, obtiene del archivo cronológico temporal Reporte de Proveedores Inscritos y verifica que cumplan con los requisitos.
¿Cumplen con los requisitos?
En caso de no cumplir con los requisitos:
17 A
Da a conocer al proveedor verbalmente las razones por las que se desecha la propuesta, las Propuestas técnicas y económicas desechadas se archivan de manera cronológica definitiva.
Conecta con la actividad 18
En caso de cumplir con los requisitos:
18
Da lectura en voz alta a la parte sustantiva de las Propuestas técnicas y económicas aceptadas, recaba firma de los funcionarios y proveedores presentes en todas las propuestas recibidas y las archiva de manera cronológica definitiva.
19
Levanta Acta de apertura de propuestas técnicas y económicas en original y 2 copias, entrega la segunda copia a los funcionarios y proveedores presentes, archiva de manera cronológica definitiva el acta original y la primera copia con el acuse de recibido de los participantes
20
Elabora el Dictamen del concurso de acuerdo a la ley, con base en el análisis técnico económico de las propuestas presentadas, para presentarlo al Grupo de Trabajo.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 15
Pasa el tiempo
21
Acuerda con el grupo de trabajo el Dictamen, lo suscriben en original y se fotocopia en dos tantos, entrega un tanto a los presentes y archiva de manera cronológica definitiva el original y el otro tanto con la copia de acuses de recibido.
22
Elabora Fallo de concurso en original y copia, recaba firma del Director General de Administración y entrega original a proveedores y funcionarios y archiva de manera cronológica definitiva la copia con acuse de recibido
23
Elabora el Pedido en original y dos copias y en su caso Contrato en dos tantos, coordina la suscripción de los mismos, entrega una copia del Pedido y un tanto del Contrato al proveedor, una copia del Pedido al almacén y archiva de manera cronológica definitiva el Pedido original y un tanto del Contrato .
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 16
Licitación Pública Nacional
COMPROBANTE DE TRANSMISION FTP O
COMPRANET
BASES DE CONCURSO O
COMPRANET
CONVOCATORIA
O
BASES DE CONCURSO O
BASES DE CONCURSO O
CONVOCATORIA
O
BASES DE CONCURSO O
CONVOCATORIA
O
1
OFICIO DE PUBLICACION O
COMPRANET
CONVOCATORIA
O
OFICINA DE ADQUISICIONES
INICIO
REGISTRA, ELABORA Y
TURNA PARA Vo. Bo.
RECIBE
NOTIFICACIÓN
¿PROCEDE?
REALIZA
MODIFICACIONES
1
1
OFICIO DE RESERVA DE RECURSOS O
ELABORA,
SUSCRIBE Y TURNA
ÁREAS DIVERSAS
ELABORA Y
RECABA FIRMA
1
CONVOCATORIA
O
1
OFICIO DE PUBLICACION
TURNA PARA Vo.
Bo.
BASES DE CONCURSO
FOTOCOPIA
ENLACE INTERINSTITUCIONAL
C
C
TRANSMITE E
IMPRIME
VERBAL
CONTRALORÍA GENERAL
VIA INTERNET
A SECODAM
1
OFICIO DE INVITACION O
BASES DE CONCURSO O
OBTIENE, ELABORA,
RECABA FIRMA Y TURNA
BASES DE CONCURSO O
RECIBE Y VENDE
A LOS
PROVEEDORES
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
1
C
FUNCIONARIOS
C
1
SÍ
NO
C
CONTRALORÍA GENERAL
DEL C. DIR. GRAL. ADMON.
C
FIRMA DEL C. DIR. GRAL. ADMÓN.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 17
BASES DE CONCURSO O
FUNCIONARIOS Y PROVEEDORES
C
PROPUESTAS TECNICAS Y ECONOMICAS O
FUNCIONARIOS Y PROVEEDORES
DINERO
COMPRANET
1
OFICIO DE INGRESOS POR VENTA DE BASES O
ELABORA,
SUSCRIBE Y TURNA
2
ACTA DE LA JUNTA DE ACLRACIONES 1
ANEXO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA JUNTA DE ACLARACIONES
O
ACTA DE LA JUNTA DE ACLRACIONES O
DA LECTURA Y
LEVANTA
NOTIFICA
C
REPORTE DE PROVEEDORES
ELABORA
1
OFICIO DE PREGUNTAS O
RECIBE
ANEXO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA JUNTA DE ACLARACIONES
O
ELABORA
ACTO DE JUNTA DE ACLARACIONES
ANEXO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA JUNTA DE ACLARACIONES
O
OBTIENE Y EFECTUA
C
SUBDIRECCION DE RECURSOS
FINANCIEROS
C
C
REPORTE DE PROVEEDORES INSCRITOS O
PROPUESTAS TECNICAS Y ECONOMICAS O
EFECTUA, OBTIENE Y VERIFICA
C
¿CUMPLE CON LOS
REQUISITOS?
DA A CONOCER
RAZONES
SÍ
NO
PROPUESTAS TECNICAS Y ECONOMICAS O
DA LECTURA EN
VOZ ALTA Y RECABA FIRMA
FUNCIONARIOS Y PROVEEDORES
2
1
ACTA DE PROPUESTAS TECNICAS Y ECONOMICAS O
LEVANTA Y ARCHIVA
C
2
2
2
DE
PROVEEDORES
C
A PROVEEDORES NO ASISTENTES
C
RAZONES POR QUE SE DESECHA
C
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 18
ALMACÉN
FUNCIONARIOS Y PROVEEDORES
DICTAMEN
O
ELABORA
1
1T
1T
DICTAMEN O
ACUERDO,
SUSCRIBE Y FOTOCOPIA
C
1
FALLO DE CONCURSO
O
ELABORA Y
RECABA FIRMA
C
CON GRUPO DE TRABAJO
PROVEEDOR
CONTRATO 1
PEDIDO 2
PEDIDO 1
CONTRATO O
PEDIDO O
ELABORA Y COORDINA
SUSCRIPCIÓN
C
DIR. GRAL. ADMÓN.
FUNCIONARIOS Y PROVEEDORES
FIN
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 19
Procedimiento
Nombre: Licitación Simplificada. Objetivo: Atender los requerimientos de las áreas de forma oportuna y
eficiente, adquiriendo bienes y contratando servicios bajo la modalidad de Licitación Simplificada, conforme los umbrales normativos que establece el Decreto de Presupuesto.
Frecuencia: Según calendarización programada, mensual, bimestral,
trimestral, etc.
Normas El área de Licitaciones será la encargada de realizar todos los procesos de Licitación. La realización de licitaciones será autorizada por el Director General de Administración y/o el Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas. Se podrán realizar licitaciones no programadas en caso de urgencia, previa autorización del Director General de Administración y Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas. La programación del concurso deberá ser de acuerdo con el calendario de licitaciones y el presupuesto aprobado. Se deben consolidar las adquisiciones de bienes de la misma naturaleza. Sólo el Director General de Administración podrá suscribir las bases de participación e invitaciones a proveedores. Se turnarán los oficios de invitación para funcionarios y proveedores con cinco días de anticipación. Se deberá reunir el “Grupo de Trabajo” formado por el “Comité para la licitación”, Cámaras de Comercio y funcionarios de la Contraloría Interna,
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 20
Contraloría General del Estado y Secretaría de Finanzas y Planeación, para el análisis del dictamen del concurso. Los contratos los suscribirá a nombre de la Dependencia el C. Director General de Administración Los proveedores podrán consultar sus dudas ante la Oficina de Adquisiciones después de haber recibido su invitación y hasta un día anterior al acto de recepción y apertura de propuestas técnicas y económicas. Se turnará juego de bases y convocatoria a la Coordinación General de Licitación de la Contraloría General del Estado para su revisión, con cinco días de anterioridad a la fecha programada de invitación a proveedores. En los procedimientos en que la adjudicación se distribuya en distintos proveedores y el importe adjudicado a alguno de ellos sea menor de 20,000 pesos, no se le otorgará pedido y contrato, únicamente se le otorgará pedido.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 21
Licitación Simplificada
Área Actividad Descripción
Oficina de adquisiciones
1
Elabora Bases de concurso en original , imprime y turna a la Coordinación General de Licitaciones de la Contraloría General del Estado para su revisión y visto bueno.
Pasa el tiempo
2
Recibe de la Coordinación General de Licitaciones de la Contraloría General del Estado notificación verbal sobre la procedencia de las Bases de concurso
¿Procede?
En caso de no proceder:
2 A Realiza modificaciones a las Bases de Concurso de acuerdo a las observaciones señaladas por la Contraloría General del Estado
Conecta con la actividad Nº 3
En caso de proceder:
3
Elabora Oficio de reserva de recursos en original y copia, suscribe y turna el original a la Subdirección de Recursos Financieros para reservar el presupuesto que se va a requerir, archiva la copia de manera cronológica definitiva
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 22
4
Elabora Oficio de Invitación para Funcionarios y Oficio de Invitación para Proveedores , en original y copia, recaba en ellos firma del Director General de Administración junto con las Bases de Concurso.
5 Fotocopia las Bases de Concurso para funcionarios y proveedores a invitar.
6
Turna a los funcionarios y proveedores el Oficio de Invitación para Funcionarios y el Oficio de Invitación para Proveedores, en original y copia y un juego de las Bases de Concurso, archiva de manera cronológica definitiva la copia del Oficio de Invitación para Funcionarios y del Oficio de Invitación para Proveedores.
Pasa el tiempo
7 Efectúa Acto de recepción y apertura de Propuestas técnicas y económicas y verifica que los proveedores cumplan con los requisitos.
¿Cumplen con los requisitos?
En caso de no cumplir con los requisitos:
7 A
Da a conocer al proveedor verbalmente las razones por las que se desecha la propuesta, las Propuestas técnicas y económicas desechadas se archivan de manera cronológica definitiva.
Conecta con la actividad 8
En caso de cumplir con los requisitos:
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 23
8
Da lectura en voz alta a la parte sustantiva de las Propuestas técnicas y económicas aceptadas, recaba firma de los funcionarios y proveedores presentes en todas las propuestas recibidas y las archiva de manera cronológica definitiva.
9
Levanta Acta de apertura de propuestas técnicas y económicas en original y 2 copias, entrega la segunda copia a los funcionarios y proveedores presentes, archiva de manera cronológica definitiva el acta original y la primera copia con el acuse de recibido de los participantes
10
Elabora el Dictamen del concurso de acuerdo a la ley, con base en el análisis técnico económico de las propuestas presentadas, para presentarlo al Grupo de Trabajo.
Pasa el tiempo
11
Acuerda con el grupo de trabajo el Dictamen, lo suscriben en original y se fotocopia en dos tantos, entrega un tanto a los presentes y archiva de manera cronológica definitiva el original y el otro tanto con la copia de acuses de recibido.
12
Elabora Fallo de concurso en original y copia, recaba firma del Director General de Administración y entrega original a proveedores y funcionarios y archiva de manera cronológica definitiva la copia con acuse de recibido
13
Elabora el Pedido en original y dos copias y en su caso Contrato en dos tantos, coordina la suscripción de los mismos, entrega una copia del Pedido y un tanto del Contrato al proveedor, una copia del Pedido al almacén y archiva de manera cronológica definitiva el Pedido original y un tanto del Contrato .
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 24
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 25
Licitación Simplificada
BASES DE CONCURSO O
1
OFICIO DE INVITACION PARA PROVEEDORES O
1
OFICIO DE INVITACION PARA FUNCIONARIOS O
PROVEEDORES
FUNCIONARIOS
BASES DE CONCURSO O
1
OFICIO DE INVITACION PARA PROVEEDORES O
1
OFICIO DE INVITACION PARA FUNCIONARIOS O
CONVOCATORIA
O
OFICINA DE ADQUISICIONES
INICIO
ELABORA,
IMPRIME Y TURNA
RECIBE
NOTIFICACIÓN
¿PROCEDE?
REALIZA
MODIFICACIONES
1
1
OFICIO DE RESERVA DE RECURSOS O
ELABORA,
SUSCRIBE Y TURNA
ELABORA Y
RECABA FIRMA
BASES DE CONCURSO O
FOTOCOPIA
C
VERBAL
COORD. GRAL. DE LICITACIONES DE
LA C.G.E.
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
1
1
SÍ
NO
C
TURNA
FUNCIONARIOS Y PROVEEDORES
C
PROPUESTAS TECNICAS Y ECONOMICAS O
PROPUESTAS TECNICAS Y ECONOMICAS O
EFECTUA Y VERIFICA
¿CUMPLE CON LOS
REQUISITOS?
DA A CONOCER
RAZONES
SÍ
NO
PROPUESTAS TECNICAS Y ECONOMICAS O
DA LECTURA EN
VOZ ALTA Y RECABA FIRMA
FUNCIONARIOS Y PROVEEDORES
2
1
ACTA DE PROPUESTAS TECNICAS Y ECONOMICAS O
LEVANTA Y ARCHIVA
C
1
1
COORD. GRAL. DE LICITACIONES DE
LA C.G.E.
PARA SU REVISIÓN Y
VO.BO.
DEL DIR. GRAL. DE ADMON.
ACTO DE RECEPCION Y APERTURA DE RROPUESTAS
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 26
ALMACÉN
FUNCIONARIOS Y PROVEEDORES
DICTAMEN
O
ELABORA
1
1T
1T
DICTAMEN
ACUERDO,
SUSCRIBE Y FOTOCOPIA
C
1
FALLO DE CONCURSO
O
ELABORA Y
RECABA FIRMA
C
CON GRUPO DE TRABAJO
PROVEEDOR
CONTRATO 1
PEDIDO 2
PEDIDO 1
CONTRATO O
PEDIDO O
ELABORA,
SUSCRIBE Y ENTREGA
C
DIR. GRAL. ADMÓN.
FUNCIONARIOS Y PROVEEDORES
FIN
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 27
Procedimiento
Nombre: Adquisiciones por adjudicación directa. Objetivo: Atender los requerimientos de las áreas de forma oportuna y
eficiente, adquiriendo bienes y servicios bajo la modalidad de Adjudicación Directa, conforme los umbrales normativos que establece el Decreto de Presupuesto.
Frecuencia: Diaria.
Normas El área de Adjudicación Directa será la encargada de realizar todas las adquisiciones a través de esta modalidad. El área de Adjudicación Directa será la encargada de realizar todas las adquisiciones por fondo revolvente. El área de Adjudicación Directa será la encargada de la consolidación de todos los requerimientos recibidos por la Oficina de Adquisiciones. El número de cotizaciones para la realización de una adquisición será determinada por el titular de la Oficina (mínimo una cotización). Todas las compras directas serán autorizadas invariablemente por el C. Director General de Administración además del titular de la Oficina de Adquisiciones, la autorización del titular de la Oficina de Adquisiciones podrá otorgarse también por el Subdirector de Recursos Materiales. Sólo se podrán efectuar adquisiciones directas cuando el importe de las mismas se encuentre por debajo de lo establecido por el Decreto de Presupuesto de Egresos para esta modalidad o en los supuestos que establece la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Administración de los Bienes Muebles del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz para estas compras. En adquisiciones excepcionales se podrá utilizar el formato de “vale al proveedor”, en tanto se realiza el pedido respectivo. Los formatos soporte de un pedido, deberán contener todas las firmas especificadas en los mismos. Sólo se efectuarán adquisiciones directas mientras exista saldo suficiente en la partida presupuestal correspondiente
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 28
Adquisiciones por Adjudicación Directa
Área Actividad Descripción
Oficina de adquisiciones
1 Recibe de las áreas de la Procuraduría Requerimientos menores en original para adquisición.
2 Solicita y recibe Cotización original de los bienes a comprar a un proveedor del ramo correspondiente y la analiza.
¿El costo es mayor a $500.00?
2 A En caso de no ser mayor:
Adquiere los bienes con cargo a fondo revolvente con el proveedor cotizado y los entrega al solicitante, archiva de manera cronológica definitiva la Cotización original y la Factura de compra.
Fin
En caso de ser mayor:
3 Solicita y recibe dos Cotizaciones más en original a proveedores del ramo.
4
Elabora Cuadro comparativo en original y copia, selecciona la mejor oferta, elabora Pedido en original y tres copias y junto con las tres Cotizaciones recaba firmas de autorización, archiva de manera cronológica definitiva las tres cotizaciones.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 29
5
Turna una copia del Pedido al proveedor adjudicado, otra al almacén, archiva de manera cronológica definitiva una copia del Pedido y del Cuadro comparativo y archiva de manera cronológica temporal el original del Pedido y del Cuadro comparativo para su posterior trámite de pago.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 30
Adquisiciones por Adjudicación Directa
CARGO A FONDO REVOLVENTE
CUADRO COMPARATIVO O
REQUERIMIENTOS MENORES O
OFICINA DE ADQUISICIONES
INICIO
RECIBE
¿COSTO > 500?
COTIZACION O
COTIZACION O
SOLICITA Y
RECIBE
PROVEEDOR
SÍ
NO
COTIZACION O
COTIZACION O
COTIZACION O
PEDIDO O-3
CUADRO COMPARATIVO O -1
ELABORA, SELECCIONA
MEJOR OFERTA Y RECABA FIRMAS
FACTURA O
COTIZACION O
C
AREAS DE LA PROCURADURIA
COTIZACIÓN
O
SOLICITA, RECIBE Y ANALIZA
PROVEEDOR
SOLICITANTE
FIN
ALMACÉN
PROVEEDOR
PEDIDO O
CUADRO COMPARATIVO 1
PEDIDO 3
PEDIDO 2
PEDIDO 1
TURNA
C
FIN
C
C
ADQUIERE Y
ENTREGA BIENES
FIN
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 31
Procedimiento
Nombre: Tramite de pago para licitaciones públicas y simplificadas Objetivo: Tramitar el pago de adquisiciones por licitaciones en tiempo y
forma Frecuencia: Según calendario de ministración de recursos
Normas El trámite de pago se efectuará con base en el calendario de ministraciones que determina la Subdirección de Recursos Financieros. El área de Trámites de Pago será la encargada de realizar los trámites de pago ante la Subdirección de Recursos Financieros. El área de Trámites de Pago será la encargada de recabar toda la documentación soporte para el trámite de pago ante la Subdirección de Recursos Financieros Sólo se tramitarán pagos cuya integración documental esté completa. Sólo se recibirán de los proveedores facturas que presenten todos los requisitos fiscales. Sólo se recibirán de los proveedores facturas que presenten los datos y el registro federal de causantes debidamente requisitados y sin borraduras o enmendaduras. Sólo se recibirán de los proveedores facturas que describan correctamente los bienes que se adquirieron y presente el debido desglose de impuestos.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 32
Trámite de pago de Licitaciones Públicas y Simplificadas
Área Actividad Descripción
Tramites de Pago
1
Recibe del jefe de Adquisiciones dos copias de la Notificación de fallo de concurso, del Contrato, del Cuadro comparativo y del Pedido , en original y copia la Factura sellada por las Oficinas de Almacén y Adquisiciones y en su caso original y copia de Reporte de Sanción y Nota de Crédito, requisita el formato Orden de pago en original y copia, archiva de manera cronológica temporal las dos copias de la Notificación de Fallo de concurso, del Contrato , del Cuadro comparativo y Pedido, el original y copia de la Factura, Reporte de Sanción , Nota de crédito y Orden de pago.
Pasa el tiempo
2
Obtiene del archivo cronológico temporal por cada trámite de pago de la última quincena las dos copias de la Notificación de fallo de concurso, del Contrato, del Cuadro Comparativo y Pedido , el original y copia de la Factura, Reporte de sanción , Nota de crédito y Orden de pago y elabora la Relación de ordenes de pago
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 33
3
Turna a la Subdirección de Recursos Financieros una copia de la Notificación de fallo de concurso, del Contrato, del Cuadro comparativo , Pedido , original de la Factura, Reporte de sanción, Nota de crédito y Orden de Pago, archiva de manera cronológica definitiva una copia de la Notificación de fallo de concurso, del Contrato, del Cuadro comparativo , Pedido, Factura, Reporte de sanción, Nota de crédito , Orden de pago y la relación de ordenes de pago
Pasa el tiempo
¿La documentación fue correcta?
En caso de no ser correcta
3 A Corrige los errores
Conecta con la actividad 2
En caso de ser correcta
4
Recibe de la Subdirección de Recursos Financieros la Relación de cheques de proveedores expedidos y notifica vía telefónica a los proveedores que deben realizar su cobro, archiva de manera cronológica definitiva la Relación de cheques.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 34
Trámite de pago de Licitaciones Públicas y Simplificadas
RELACION DE ORDENES DE PAGO 2
ORDEN DE PAGO 2
ORDEN DE PAGO 1
NOTA DE CREDITO 1
NOTA DE CREDITO O
REPORTE DE SANCION 1
REPORTE DE SANCION O
FACTURA 1
FACTURA O
PEDIDO 2
PEDIDO 1
CUADRO COMPARATIVO 2
CUADRO COMPARATIVO 1
CONTRATO 2
CONTRATO 1
NOTIFICACIÓN DE FALLO 2
NOTIFICACIÓN DE FALLO 1
AREA DE TRAMITES DE PAGO
INICIO
RECIBE
JEFATURA DE ADQUISICIONES
C
ORDEN DE PAGO 2
ORDEN DE PAGO 1
NOTA DE CREDITO 1
NOTA DE CREDITO O
REPORTE DE SANCION 1
REPORTE DE SANCION O
FACTURA 1
FACTURA O
PEDIDO 2
PEDIDO 1
CUADRO COMPARATIVO 2
CUADRO COMPARATIVO 1
CONTRATO 2
CONTRATO 1
NOTIFICACIÓN DE FALLO 2
NOTIFICACIÓN DE FALLO 1
OBTIENE Y ELABORA
C
1
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 35
RELACION DE CHEQUES O
1
ORDEN DE PAGO 2
NOTA DE CREDITO 1
REPORTE DE SANCION 1
FACTURA 1
PEDIDO 2
CUADRO COMPARATIVO 2
CONTRATO 2
NOTIFICACIÓN DE FALLO 2
ORDEN DE PAGO 1
NOTA DE CREDITO O
REPORTE DE SANCION O
FACTURA O
PEDIDO 1
CUADRO COMPARATIVO 1
CONTRATO 1
NOTIFICACIÓN DE FALLO 1
TURNA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
c
¿DOCUMENTACIÓN
CORRECTA?
SÍ
NO CORRIGE
1
RECIBE Y NOTIFICA
FIN
PROVEEDORES
c
1
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
DEBEN REALIZAR EL COBRO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 36
Procedimiento
Nombre: Tramite de pago para adquisiciones directas. Objetivo: Tramitar el pago de adquisiciones por adjudicación directa en
tiempo y forma. Frecuencia: Según calendario de ministración de recursos.
Normas El trámite de pago se efectuará con base en el calendario de ministraciones que determina la Subdirección de Recursos Financieros. El área de Trámites de Pago será la encargada de realizar los trámites de pago ante la Subdirección de Recursos Financieros. El área de Trámites de Pago será la encargada de recabar toda la documentación soporte para el trámite de pago ante la Subdirección de Recursos Financieros Sólo se tramitarán pagos cuya integración documental esté completa. Sólo se recibirán de los proveedores facturas que presenten todos los requisitos fiscales. Sólo se recibirán de los proveedores facturas que presenten los datos y el registro federal de causantes debidamente requisitados y sin borraduras o enmendaduras. Sólo se recibirán de los proveedores facturas que describan correctamente los bienes que se adquirieron y presente el debido desglose de impuestos.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 37
Tramite de pago para adquisiciones directas
Área Actividad Descripción
Tramites de Pago 1
Recibe del Jefe de Adquisiciones dos copias del Cuadro compar ativo y Pedido , en original y copia la Factura sellada por las Oficinas de Almacén y Adquisiciones, requisita el formato Orden e Pago en original y copia, archiva de manera cronológica temporal las dos copias del Cuadro Comparativo y Pedido, el original y copia de la Factura y de la Orden de Pago
Pasa el tiempo
2
Obtiene del archivo cronológico temporal por cada trámite de pago de la última quincena las dos copias del Cuadro comparativo y Pedido , el original y copia de la Factura y de la Orden de Pago y elabora la Relación de ordenes de pago
3
Turna a la Subdirección de Recursos Financieros una copia del Cuadro comparativo , Pedido , original de la Factura y de la Orden de pago , archiva de manera cronológica definitiva una copia del Cuadro Comparativo, Pedido, Factura, Orden de pago y Relación de ordenes de pago
Pasa el tiempo
¿La documentación fue correcta?
En caso de no ser correcta
3 A Corrige los errores
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 38
Conecta con la actividad 2
En caso de ser correcta
4
Recibe de la Subdirección de Recursos Financieros la Relación de cheques de proveedores expedidos y notifica vía telefónica a los proveedores que deben realizar su cobro, archiva de manera cronológica definitiva la Relación de cheques.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 39
Trámite de pago para adquisiciones directas
RELACION DE ORDENES DE PAGO 2
ORDEN DE PAGO 1
FACTURA 1
PEDIDO 2
CUADRO COMPARATIVO 2
RELACION DE ORDENES DE PAGO 2
ORDEN DE PAGO 2
ORDEN DE PAGO 1
FACTURA 1
FACTURA O
PEDIDO 2
PEDIDO 1
CUADRO COMPARATIVO 2
CUADRO COMPARATIVO 1
ORDEN DE PAGO 2
ORDEN DE PAGO 1
FACTURA 1
FACTURA O
PEDIDO 2
PEDIDO 1
CUADRO COMPARATIVO 2
CUADRO COMPARATIVO 1
AREA DE TRAMITES DE PAGO
INICIO
RECIBE
JEFATURA DE ADQUISICIONES
C
OBTIENE Y ELABORA
C
1
ORDEN DE PAGO 1
FACTURA O
PEDIDO 1
CUADRO COMPARATIVO 1
OBTIENE Y ELABORA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
C
1
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 40
RELACION DE CHEQUES O
1
¿DOCUMENTACIÓN
CORRECTA?
SÍ
NO CORRIGE
1
RECIBE Y NOTIFICA
FIN
PROVEEDORES
c
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
DEBEN REALIZAR EL COBRO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 41
Procedimiento
Nombre: Contratación de Obras Públicas por Adjudicación Directa recurso
SEFIPLAN. Objetivo: Construir o rehabilitar inmuebles necesarios para la Procuración
de justicia. Frecuencia: Según la fecha de disponibilidad de presupuesto, marzo, abril,
mayo, junio, etc.
Normas El área de Obras Públicas será la encargada de realizar todos los procesos de Adjudicación Directa de Obras Públicas. El proceso de Adjudicación Directa de Obras Públicas será autorizado por el Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas. Los contratos los suscribirá a nombre de la dependencia del C. Procurador de Justicia, asistido por el C. Director General de Administración y el C. Subdirector de Recursos Materiales. Sólo se podrán adjudicar de manera directa Obras Públicas, cuando el importe de las mismas se encuentre por debajo de lo establecido por el Decreto de Presupuesto de egresos para esta modalidad o en los supuestos que establece la Ley de Obras Públicas Sólo se adjudicarán Obras Públicas con presupuesto suficiente, autorizado y disponible
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 42
Contratación de Obras Públicas por Adjudicación Directa recurso SEFIPLAN
Área Actividad Descripción
Obra Publica 1
Requisita el formato OED POA en original y copia, que corresponde al programa operativo anual de obras y acciones, turna el original a la SEFIPLAN y la copia con acuse de recibido la archiva de manera cronológica temporal
Pasa el tiempo
2
Recibe oficio de asignación presupuestal para ajustar o corregir el OED POA inicial, elabora OED POA corregido, el original lo turna a la SEFIPLAN, la copia con acuse de recibido lar archiva de manera cronológica temporal igual que el oficio de asignación presupuestal
Pasa el tiempo
3
Recibe del a SEFIPLAN el formato DIP ANDP en original, que corresponde a la notificación de disponibilidad presupuestal, elabora Expediente técnico en original conforme los montos autorizados, requisita el formato OED PROG en original y copia, que corresponde a la cédula técnica programática, el DIP ANDP original lo archiva de manera cronológica definitiva
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 43
4
Presenta a revisión ante SEFIPLAN el Expediente técnico y se archiva de manera cronológica temporal, el OED PROG original se turna a la SEFIPLAN para dar de alta la obra y la copia con acuse de recibido se archiva de manera cronológica definitiva.
5
Obtiene del archivo el Expediente técnico original y elabora oficio de Invitación para presupuestar en origina y copia, los originales los turna a tres contratistas, la copia con acuse de recibo la archiva de manera cronológica definitiva
Pasa el tiempo
6 Recibe Presupuesto y analiza contra el Expediente técnico
¿Cumple?
En caso de no cumplir
6 A
Elabora nuevo oficio Invitación para otro contratista en original y copia, el original lo turna al contratista y la copia la archiva de manera cronológica definitiva, el Presupuesto original que no cumplió lo archiva de manera cronológica temporal.
Conecta con la actividad 5
En caso de sí cumplir
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 44
7
Elabora Dictamen en original con base en el análisis técnico y económico de las propuestas y elabora oficio de Notificación de fallo en original y copia, el original lo turna al contratista adjudicado, la copia con acuse de recibido y el Dictamen en original los archiva de manera cronológica definitiva
8
Elabora Contrato en dos tantos, coordina la suscripción del mismo, entrega un tanto al contratista y el otro lo archiva de manera cronológica definitiva
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 45
Contratación de Obras Públicas por Adjudicación Di recta recurso SEFIPLAN
1 CONTRATISTA
PRESUPUESTO O
C
INVITACIÓN 1
INVITACIÓN O
1
OED PROG O
1
OED POA O
OFICIO ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL O
1
EXPEDIENTE TÉCNICO O
PRESUPUESTO O
1
OED PROG O
EXPEDIENTE TÉCNICO O
1
OED POA O
AREA DE OBRA PUBLICA INICIO
REQUISITA
¿CUMPLE?
ELABORA
1
C
SÍ
NO
SEFIPLAN
EXPEDIENTE TÉCNICO O
DIP ANDP O
RECIBE,
ELABORA Y REQUISTA
PRESENTA SEFIPLAN
C
SEFIPLAN
INVITACIÓN 1
INVITACIÓN O
EXPEDIENTE TÉCNICO O
C
OBTIENE Y ELABORA
C
3 CONTRATISTAS
RECIBE Y ANALIZA
1
RECIBE Y ELABORA SEFIPLAN
SEFIPLAN
C
C
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 46
1
NOTIFICACIÓN DE FALLO 1
NOTIFICACIÓN DE FALLO O
DICTAMEN O
ELABORA
C
C
C
FIN
CONTRATO 2
CONTRATO 1
ELABORA
CONTRATISTAS
CONTRATISTA
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 47
Procedimiento
Nombre: Contratación de Obras Públicas por Adjudicación Directa recurso FOSEG. Objetivo: Construir o rehabilitar inmuebles necesarios para la Procuración de justicia. Frecuencia: Según la fecha de disponibilidad de presupuesto, marzo, abril, mayo, junio, etc.
Normas El área de Obras Públicas será la encargada de realizar todos los procesos de Adjudicación Directa de Obras Públicas. El proceso de Adjudicación Directa de Obras Públicas será autorizado por el Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas. Los contratos los suscribirá a nombre de la dependencia del C. Procurador de Justicia, asistido por el C. Director General de Administración y el C. Subdirector de Recursos Materiales. Sólo se podrán adjudicar de manera directa Obras Públicas, cuando el importe de las mismas se encuentre por debajo de lo establecido por el Decreto de Presupuesto de egresos para esta modalidad o en los supuestos que establece la Ley de Obras Públicas Sólo se adjudicarán Obras Públicas con presupuesto suficiente, autorizado y disponible.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 48
Contratación de Obras Públicas por Adjudicación Directa recurso FOSEG
Área Actividad Descripción
Obra Publica
1
Elabora Expediente técnico en original y dos copias, el original y una copia los turna al Fideicomiso FOSEG, la copia la almacena de manera cronológica temporal
Pasa el tiempo
2
Recibe del Fideicomiso FOSEG oficio de Autorización de recursos en original, elabora oficio de Solicitud de Liberación de Recursos en original y copia, el original lo turna al Fideicomiso FOSEG y la copia y el oficio de Autorización de recursos en original los archiva de manera cronológica definitiva
Pasa el tiempo
3
Recibe del Fideicomiso FOSEG oficio de Disponibilidad de Recursos, obtiene del archivo el Expediente técnico original y elabora oficio de Invitación para presupuestar en original y copia, los originales los turna a tres contratistas, la copia con acuse de recibo, el oficio de Disponibilidad de recursos los archiva de manera cronológica definitiva
Pasa el tiempo
4 Recibe Presupuesto y analiza contra el Expediente técnico
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 49
¿Cumple?
En caso de no cumplir
4 A
Elabora nuevo oficio Invitación para otro contratista en original y copia, el original lo turna al contratista y la copia la archiva de manera cronológica definitiva, el Presupuesto Original que no cumplió, se archiva de manera cronológica temporal.
Conecta con la actividad 4
En caso de sí cumplir
5
Elabora Dictamen en original con base en el análisis técnico y económico de las propuestas y elabora oficio de Notificación de fallo en original y copia, el original lo turna al contratista adjudicado, la copia con acuse de recibido y el Dictamen en original los archiva de manera cronológica definitiva
6
Elabora Contrato en dos tantos, coordina la suscripción del mismo, entrega un tanto al contratista y el otro lo archiva de manera cronológica definitiva
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 50
Contratación de Obras Públicas por Adjudicación Directa recurso FOSEG
PRESUPUESTO O
C
INVITACIÓN 1
INVITACIÓN O
INVITACIÓN O
INVITACIÓN 1
EXPEDIENTE TÉCNICO O
DISPONIBILIDAD DE RECURSO O
SOLICITUD LIBERACIÓN RECURSOS O
2
1
EXPEDIENTE TÉCNICO O
PRESUPUESTO O
SOLICITUD LIBERACIÓN RECURSOS 1
AUTORIZACIÓN DE RECURSOS O
EXPEDIENTE TÉCNICO
INICIO
ELABORA
¿CUMPLE?
ELABORA
1
SÍ
NO
FOSEG
RECIBE Y ANALIZA
RECIBE Y ELABORA
FOSEG
C
1
AREA DE OBRA PUBLICA
RECIBE,
OBTIENE Y ELABORA
C
C
C 3 CONTRATISTAS
1
1 CONTRATISTA
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 51
1
NOTIFICACIÓN DE FALLO 1
NOTIFICACIÓN DE FALLO O
DICTAMEN O
ELABORA
C
C
C
FIN
CONTRATO 2
CONTRATO 1
ELABORA Y COORDINA
SUSCRIPCION
CONTRATISTAS
CONTRATISTA
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 52
Procedimiento
Nombre: Tramite de pago de estimaciones de obra pública. Objetivo: Pagar con toda oportunidad las estimaciones de obra pública. Frecuencia: Conforme los contratos de obra pública, abril, mayo, junio,
julio, agosto, etc.
Normas
El área de Obras Públicas será la encargada de realizar todos los tramites de pago de estimaciones. Las estimaciones deberán desglosar las deducciones e impuestos. Las facturas deberán contener todos los requisitos fiscales. Solo se tramitarán estimaciones que expresen clara y detalladamente los generadores de obra. Solo se tramitarán las estimaciones que presenten los conceptos autorizados y verificados por la dependencia
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 53
Tramite de pago de estimaciones de obra pública
Área Actividad Descripción
Obra Publica 1
Recibe del contratista Estimación en original y copia, verifica números generadores de cada uno de los conceptos estimados
¿es correcta?
En caso de no ser correcta
1 A Devuelve al contratista Estimación en original y copia para su corrección
Pasa el tiempo
Conecta con al actividad 1
En caso de ser correcta
2 Firma de aceptada la Estimación en original y copia, entrega la copia al contratista y verifica
¿recurso SEFIPLAN o FOSEG?
En caso de ser recurso SEFIPLAN
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 54
2 A
Requisita en original y copia los formatos OED CL que corresponde a cuenta por liquidar y el OED TEC que corresponde al reporte de ejercicio presupuestal, conforme la Estimación original, los formatos OED CL y OED TEC originales se turnan a la SEFIPLAN para la liberación del pago, las copias y la Estimación original se archivan de manera cronológica definitiva.
FIN
En caso de ser recurso FOSEG
3
Requisita en original y copia los formatos OED CL que corresponde a cuenta por liquidar y el OED TEC que corresponde al reporte de ejercicio presupuestal, conforme la Estimación original de la que se agrega una copia, los formatos OED CL y OED TEC originales y la copia de la Estimación se turnan al FOSEG para la liberación del pago, las copias de los formatos OED CL y OED TEC y la Estimación original se archivan de manera cronológica definitiva
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 55
Tramite de pago de estimaciones de obra pública
ESTIMACIÓN O
ESTIMACIÓN O
EXPEDIENTE TÉCNICO O
OED TEC 1
OED CL 1
EXPEDIENTE TÉCNICO 1
OED TEC O
OED CL O
EXPEDIENTE TÉCNICO O
OED TEC 1
OED CL 1
OED TEC O
1
ESTIMACIÓN O
1
ESTIMACIÓN O
INICIO
RECIBE Y VERIFICA
¿ES CORRECTA?
DEVUELVE
1
SÍ
NO FIN
AREA DE OBRA PUBLICA
CONTRATISTA
1
ESTIMACIÓN O
FIRMA Y
VERIFICA
CONTRATISTA
1
CONTRATISTA
OED CL O
¿RECURSO FOSEG O
SEFIPLAN?
REQUISITA
FOSEG
SEFIPLAN
SEFIPLAN
c
REQUISITA
c
FOSEG
FIN
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 56
Procedimiento
Nombre: Mantenimiento de Edificios. Objetivo: Proporcionar mantenimiento a los inmuebles que ocupa la
Institución para que se encuentren en condiciones operativas. Frecuencia: Diario.
Normas Las solicitudes de mantenimiento deberán justificar las causas y motivos por los que requiere los trabajos. Para que proceda un mantenimiento se deberá contar con presupuesto disponible para tal efecto. Los mantenimientos deberán planearse a través de proyectos presupuestados. Se dispondrá de los materiales con que se cuenta en almacén, procurando hacer uso racional de los mismos. Sólo se solicitarán adquisiciones cuando la causa así lo justifique. Se supervisara cotidianamente la ejecución de los trabajos de manera que se ejecuten en apego al proyecto de mantenimiento y bajo criterios de racionalidad. A la entrega de los mantenimientos se recomendará a los usuarios de dichas instalaciones el cuidado de los trabajos.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 57
Mantenimiento de Edificios
Área Actividad Descripción
Encargado de supervisión de mantenimiento de edificios
1
Recibe de las diversas áreas de la Institución Solicitud de Mantenimiento en original, elabora Proyecto de mantenimiento y lo presenta al Jefe de la Oficina de Servicios Generales para autorización
¿Autoriza?
En caso de no autorizar
1 A
Notifica al interesado las razones por las que no fue autorizado, archiva de manera cronológica definitiva la Solicitud de Mantenimiento y el Proyecto de Mantenimiento
FIN
En caso de sí autorizar
2
Elabora conforme el Proyecto de Mantenimiento, Solicitud de Materiales para Almacén y/o solicitud de Materiales para Adquisición, en original y copia, los originales los turna a las Oficinas de Almacén y/o Adquisiciones, las copias con acuse de recibido las archiva de manera cronológica temporal junto con el Proyecto de Obra, el original de la Solicitud de Mantenimi ento la archiva de manera cronológica definitiva.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 58
Pasa el tiempo
3
Recibe de las Oficinas de Almacén y/o Adquisiciones los materiales, obtiene del archivo cronológico temporal el Proyecto de Mantenimiento, turna los materiales e instrucciones al auxiliar de mantenimiento comisionado para la ejecución de los trabajos conforme el Proyecto de Mantenimiento
4 Supervisa la ejecución de los trabajos conforme el Proyecto de Mantenimiento hasta el término de los mismos.
5 Levanta y suscribe Recibo de conformidad que junto con el Proyecto de Mantenimiento archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 59
Mantenimiento de Edificios
ACTA DE ENTREGA O
PROYECTO DE MANTENIMIENTO O
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO O
PROYECTO DE MANTENIMIENTO O
SOLICITUD DE MATERIALES PARA ADQUISICIONES 1
SOLICITUD DE MATERIALES PARA ALMACEN 1
SOLICITUD DE MATERIALES PARA ADQUISICIONES O
SOLICITUD DE MATERIALES PARA ALMACEN O
PROYECTO DE MANTENIMIENTO O
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO O
PROYECTO DE MANTENIMIENTO O
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO O
INICIO
RECIBE, ELABORA
Y PRESENTA
¿AUTORIZA?
ELABORA
NO
MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS
AREAS DIVERSAS
c
FIN
JEFE DEL OFICINA DE SERVICIOS GENERALES
NOTIFICA LAS
CAUSAS
SI
ALMACEN
ADQUISICIONES
c c
RECIBE, ELABORA
Y PRESENTA AUXILIAR DE MANETNIMENTO
c
PROYECTO DE MANTENIMIENTO O
SUPERVISA TRABAJOS
PROYECTO DE MANTENIMIENTO O
LEVANTA Y
SUSCRIBE
FIN
c
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 60
Procedimiento
Nombre: Mantenimiento de Equipo. Objetivo: Proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo al equipo
diverso que utiliza la Institución para prolongar la vida útil del mismo.
Frecuencia: Diario.
Normas
Solo se dará mantenimiento a los equipos cuyo costo de mantenimiento sea menor al precio de adquisición nuevo y el equipo se encuentre en buen estado físico. Se procurará proporcionar el mantenimiento con los materiales disponibles y la mano de obra de la Institución. En el caso de que se requiera proveedor externo, se deben solicitar tres presupuestos a prestadores de servicios del ramo correspondiente. Los equipos que no sean susceptibles de mantenimiento correctivo, se notificará al usuario para que inicie el tramite de baja del bien.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 61
Mantenimiento de Equipo
Área Actividad Descripción
Encargado de servicios administrativos
1 Recibe de las diversas áreas de la Institución Solicitud de Mantenimiento de Equipo en original y el equipo, analiza.
¿Requiere proveedor externo?
En caso de no requerir proveedor externo
1 A Presenta el equipo ante el Jefe de la Oficina de Servicios Generales para autorización
¿Autoriza?
En caso de no autorizar
1 B Notifica al interesado las razones por las que no fue autorizado, archiva de manera cronológica definitiva la Solicitud de Mantenimiento de Equipo
FIN
En caso de sí autorizar:
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 62
2 A
Elabora Solicitud de Materiales para Almacén y en su caso Solicitud de Materiales para Adquisición , ambos en original y copia, los originales los turna a las Oficinas de Almacén y Adquisiciones respectivamente, las copias con acuse de recibido las archiva de manera cronológica temporal, el original de la Solicitud de Mantenimiento de equipo la archiva de manera cronológica definitiva
Pasa el tiempo
3 A
Recibe de las Oficinas de Almacén y Adquisiciones los materiales, turna los materiales y el equipo al auxiliar de mantenimiento, ya sea preventivo y correctivo.
4 A
Recibe del auxiliar de mantenimiento de equipo el bien motivo de mantenimiento y lo entrega al usuario mediante Recibo de conformidad en original y copia, entrega la copia al usuario y el original lo archiva de manera cronológica definitiva.
FIN
En caso de sí requerir proveedor externo
2
Solicita y recibe tres Presupuestos a proveedores del giro correspondiente, elabora Cuadro comparativo , elige el mejor presupuesto y lo presenta ante el Jefe de la Oficina de Servicios Generales para su autorización.
¿Autoriza?
En caso de no autorizar
2 C Notifica al interesado las razones por las que no fue autorizado, archiva de manera cronológica definitiva la Solicitud de Mantenimiento de Equipo
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 63
FIN
En caso de sí autorizar:
3 Turna equipo al proveedor seleccionado recibiendo Orden de Servicio, misma que archiva de manera cronológica temporal.
Pasa el tiempo
4
Recibe del Proveedor de Servicios la Factura en original y el equipo, mismo que entrega al usuario mediante Recibo de Conformidad en original y copia, el original lo archiva de manera cronológica definitiva y la copia la entrega al usuario.
5
Elabora Orden de Pago en original y copia, obtiene del archivo cronológico temporal la Orden de Servicio, el Cuadro Comparativo y los tres Presupuestos mismos que fotocopia, turna a la Subdirección de Recursos Financieros los originales de la Orden de pago, Orden de servicio, Cuadro comparativo y los tres Presupuestos, archiva de manera cronológica temporal las copias de los mismos documentos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 64
Mantenimiento de Equipo
ADQUISICIONES
ALMACEN
SI
c c
CUADRO COMPARATIVO O
PRESUPUESTOS O
CUADRO COMPARATIVO O
PRESUPUESTOS O
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO O
SOLICITUD DE MATERIALES PARA ADQUISICIONES 1
SOLICITUD DE MATERIALES PARA ALMACEN 1
SOLICITUD DE MATERIALES PARA ADQUISICIONES O
SOLICITUD DE MATERIALES PARA ALMACEN O
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO O
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO O
INICIO
RECIBE EQUIPO
Y ANALIZA
¿REQUIERE PROVEEDOR EXTERNO?
NO
MANTENIMIENTO DE EQUIPO
AREAS DIVERSAS
PRESENTA
EQUIPO
JEFE DE SERVICIOS GENERALES
¿AUTORIZA? NO
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO O
FIN
NOTIFICA LAS
CAUSAS
c PRESENTA
EQUIPO
2
SOLICITA,
RECIBE, ELABORA Y PRESENTA
¿AUTORIZA?
NO
SI
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO O
FIN
NOTIFICA LAS
CAUSAS
c
1
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 65
RECIBO DE CONFORMIDAD O
RECIBO DE CONFORMIDAD 1
PRESUPUESTOS 1
FACTURA 1
CUADRO COMPARATIVO 1
ORDEN DE SERVICIO 1
ORDEN DE PAGO 1
PRESUPUESTOS O
FACTURA O
CUADRO COMPARATIVO O
ORDEN DE SERVICIO O
ORDEN DE PAGO O
RECIBO DE CONFORMIDAD O
ORDEN DE SERVICIO O
2
1
CUADRO COMPARATIVO O
PRESUPUESTOS O
TURNA EQUIPO
PROVEEDOR DE SER VICIOS
c
c
RECIBO DE CONFORMIDAD 1
FACTURA O
RECIBE EQUIPO Y
ENTREGA
USUARIO
ELABORA, OBTIENE Y
TURNA EQUIPO
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
c
FIN
RECIBE
MATERIALES Y TURNA CON
EQUIPO
ALMACEN
ADQUISICIONES
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO
DE EQUPO
RECIBE EQUIPO Y
ENTREGA USUARIO
c
FIN
PROVEEDOR DE SER VICIOS
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 66
Procedimiento
Nombre: Recepción de Bienes adquiridos por Licitación. Objetivo: Verificar y registrar todos los bienes que ingresan al almacén para control de los mismos. Frecuencia: Diaria.
Normas Se podrán recibir entregas parciales El ingreso de bienes se verificara contra las muestras, catálogos o folletos presentados en concurso. Se verificarán los importes, cantidades y artículos. Se verificarán los números de serie, modelo, marca, medidas, estado y características generales de los bienes
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 67
Recepción de Bienes adquiridos por Licitación
Área Actividad Descripción
Encargado de Recepción
1
Recibe del Proveedor los bienes y la Factura en original y copia o Nota de Remisión en original y copia en su caso, y verifica los bienes contra muestras, catálogos o folletos y el Cuadro de Adjudicación.
¿Son correctos?
En caso de no ser correctos:
1 A Devuelve los bienes y notifica verbalmente a la Oficina de Adquisiciones.
Conecta con la actividad Nº 1
En caso de ser correctos:
2 Acusa de recibido la Factura original y dos copias o la Nota de Remisión en original y dos copias en su caso, entrega el original al proveedor.
¿Son bienes de consumo?
En caso de no ser bienes de consumo
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 68
2 A
Obtiene del encargado de bienes inventarios números de inventario y elabora y registra en el Sistema de Control de Almacén el Alta de Almacén en original y dos copias, que describe y clasifica los bienes recibidos, en base a la Factura o la Nota de Remisión según sea el caso.
3 A
Turna una copia de la Factura o Nota de Remisión según sea el caso y copia del Alta de Almacén al encargado de bienes inventarios para su registro en el Sistema de Control de Bienes Inventarios y pirograbado, turna una copia del Alta de Almacén a la Oficina de Adquisiciones y almacena de manera cronológica definitiva una copia de la Factura y una del Alta de Almacén.
FIN
En caso de serlo
3
Elabora y registra en el Sistema de Control de Almacén el Alta de Almacén en original y dos copias, que describe y clasifica los bienes recibidos, en base a la Factura o la Nota de Remisión según sea el caso.
4
Turna una copia de la Factura y copia del Alta de Almacén al encargado de bienes de consumo para su posterior entrega conforme las necesidades de la Institución, turna una copia del Alta de Almacén a la Oficina de Adquisiciones y almacena de manera cronológica definitiva una copia de la Factura y una del Alta de Almacén.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 69
Recepción de Bienes adquiridos por Licitación
NOTA DE REMISION 2
FACTURA 2
ALTA DE ALMACEN O-2
SISTEMA DE CONTROL DE ALMACEN
NOTA DE REMISION 2
FACTURA 2
NOTA DE REMISION O
FACTURA O
NOTA DE REMISION O-2
FACTURA O-2
ENCARGADO DE RECEPCION
INICIO
RECIBE Y VERIFICA
PROVEEDORE
¿SON CORRECTOS
?
ACUSA Y ENTREGA
NO
PROVEEDOR
¿SON BIENES DE
CONSUMO?
OBTIENE NO INVENTARIO, ELABORA Y REGISTRA
NO
SI
2
1
DEVUELVE Y NOTIFICA
1
1
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 70
NOTA DE REMISION 2
FACTURA 2
ALTA DE ALMACEN 2
NOTA DE REMISION 1
FACTURA 1
ALTA DE ALMACEN 1
ALTA DE ALMACEN 0
2
TURNA
ENCARGADO DE
BIENES INVENTARIOS
OFICINA DE ADQUISICIONES
C
FIN
1
NOTA DE REMISION 2
FACTURA 2
ALTA DE ALMACEN O-2
SISTEMA DE CONTROL DE ALMACEN
ELABORA Y REGISTRA
NOTA DE REMISION 2
FACTURA 2
ALTA DE ALMACEN 2
NOTA DE REMISION 1
FACTURA
ALTA DE ALMACEN 1
ALTA DE ALMACEN 0
TURNA
ENCARGADO DE
BIENES DE CONSUMO
OFICINA DE ADQUISICIONES
C
FIN
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 71
Procedimiento
Nombre: Recepción de Bienes adquiridos por adjudicación directa. Objetivo: Verificar y registrar todos los bienes que ingresan al almacén para
control de los mismos. Frecuencia: Diaria.
Normas Se podrán recibir entregas parciales El ingreso de bienes se verificara contra el pedido correspondiente. Se verificarán los importes, cantidades y artículos. Se verificarán los números de serie, modelo, marca, medidas, estado y características generales de los bienes.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 72
Recepción de Bienes adquiridos por adjudicación directa
Área Actividad Descripción
Encargado de Recepción
1 Recibe de la Oficina de Adquisiciones Pedido en copia o Vale de Proveedor en copia y lo archiva de manera cronológica temporal.
Pasa el tiempo
2
Recibe del Proveedor los bienes, la Factura en original y copia o Nota de Remisión en original y copia en su caso, obtiene del archivo cronológico temporal el Pedido en copia o Vale de Proveedor en copia y conforme este verifica los bienes.
¿Son correctos?
En caso de no ser correctos:
2 A
Devuelve los bienes y notifica verbalmente a la Oficina de Adquisiciones, archiva de manera cronológica temporal el Pedido en copia o Vale de Proveedor en copia según sea el caso.
Conecta con la actividad Nº 1
En caso de ser correctos:
3
Acusa de recibido la Factura original y dos copias o la Nota de Remisión en original y dos copias en su caso, entrega el original al proveedor, archiva de manera cronológica definitiva el Pedido en copia o Vale de Proveedor en copia según sea el caso.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 73
¿Son bienes de consumo?
En caso de no ser bienes de consumo
3 A
Obtiene del encargado de bienes inventarios números de inventario y elabora y registra en el Sistema de Control de Almacén el Alta de Almacén en original y dos copias, que describe y clasifica los bienes recibidos, en base a la Factura o la Nota de Remisión según sea el caso.
4 A
Turna una copia de la Factura o Nota de Remisión según sea el caso y copia del Alta de Almacén al encargado de bienes inventarios para su registro en el Sistema de Control de Bienes Inventarios y pirograbado, turna una copia del Alta de Almacén a la Oficina de Adquisiciones y almacena de manera cronológica definitiva una copia de la Factura y una del Alta de Almacén.
FIN
En caso de serlo
4
Elabora y registra en el Sistema de Control de Almacén el Alta de Almacén en original y dos copias, que describe y clasifica los bienes recibidos, en base a la Factura o la Nota de Remisión según sea el caso.
5
Turna una copia de la Factura y copia del Alta de Almacén al encargado de bienes de consumo para su posterior entrega conforme las necesidades de la Institución, turna una copia del Alta de Almacén a la Oficina de Adquisiciones y almacena de manera cronológica definitiva una copia de la Factura y una del Alta de Almacén.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 74
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 75
Recepción de Bienes adquiridos por adjudicación directa
VALE AL PROVEEDOR 1
PEDIDO 1
VALE AL PROVEEDOR 1
PEDIDO 1
VALE AL PROVEEDOR 1
PEDIDO 1
NOTA DE REMISION 2
FACTURA 2
ALTA DE ALMACEN O-2
SISTEMA DE CONTROL DE ALMACEN
NOTA DE REMISION 2
FACTURA 2
NOTA DE REMISION O
FACTURA O
NOTA DE REMISION O-2
FACTURA O-2
ENCARGADO DE RECEPCION
INICIO
RECIBE Y VERIFICA
MATERIALES
PROVEEDORE
¿SON CORRECTOS
?
ACUSA Y ENTREGA
NO
PROVEEDOR
¿SON BIENES DE
CONSUMO?
OBTIENE NO INVENTARIO, ELABORA Y REGISTRA
NO
SI
2
1
DEVUELVE Y NOTIFICA
1
1
RECIBE
c
c
c
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 76
NOTA DE REMISION 2
FACTURA 2
ALTA DE ALMACEN 2
NOTA DE REMISION 1
FACTURA 1
ALTA DE ALMACEN 1
ALTA DE ALMACEN 0
2
TURNA
ENCARGADO DE
BIENES INVENTARIOS
OFICINA DE ADQUISICIONES
C
FIN
1
NOTA DE REMISION 2
FACTURA 2
ALTA DE ALMACEN O-2
SISTEMA DE CONTROL DE ALMACEN
ELABORA Y REGISTRA
NOTA DE REMISION 2
FACTURA 2
ALTA DE ALMACEN 2
NOTA DE REMISION 1
FACTURA 1
ALTA DE ALMACEN 1
ALTA DE ALMACEN 0
TURNA
ENCARGADO DE
BIENES DE CONSUMO
OFICINA DE ADQUISICIONES
C
FIN
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 77
Procedimiento
Nombre: Autorización de requisiciones. Objetivo: Analizar las requisiciones contra existencias y consumos para
autorizarlas bajo criterios de racionalidad. Frecuencia: Diaria.
Normas
Las diversas áreas de la Procuraduría deberán presentar sus requisiciones conforme el calendario de entregas. Sólo se autorizarán requisiciones extraordinarias que comprueben las causas y motivos que las justifiquen. Toda requisición deberá autorizarse bajo el análisis de las existencias, los consumos y criterios de racionalidad. Toda requisición deberá ser autorizada por el Jefe de la Oficina de Control de Inventarios. La autorización de requisiciones deberá ser congruente con el origen de la adquisición.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 78
Autorización de requisiciones
Área Actividad Descripción
Jefe de la Oficina de Control de Inventarios
1 Recibe de las diversas áreas de la Institución Requisiciones de bienes.
2
Analiza las Requisiciones contra Reporte de existencias y Reporte de consumos que emite los sistemas de Control de Almacén y de Control de Inventarios y autoriza cantidades.
3
Turna las Requisiciones autorizadas según sea el caso al encargado de bienes inventariables o al encargado de bienes de consumo, para el tramite de salida de almacén y entrega de los bienes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 79
Autorización de requisiciones
JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL DE INVENTARIOS
REQUISICIÓN DE BIENES O
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
SISTEMA DE CONTROL DE ALMACEN
REQUISICIÓN DE BIENES O
REPORTE DE CONSUMOS O
FIN
INICIO
REQUISICIÓN DE BIENES O
RECIBE
JEFE DEL OFICINA DE
CONTROL DE INVENTARIOS
TURNA
REPORTE DE EXISTENCIAS O
ANALIZA Y AUTORIZA
CANTIDADES
C
ENCARGADO DE BIENES DE CONSUMO
ENCARGADO DE BIENES DE INVENTARIABLES
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 80
Procedimiento
Nombre: Suministro de Bienes Muebles. Objetivo: Suministrar en tiempo y forma a las áreas, los bienes muebles
para el buen desempeño de sus actividades y logro de sus objetivos.
Frecuencia: Diaria.
Normas
Solo se dará salida de almacén a bienes autorizados por el Jefe de la Oficina de Control de Inventarios y soportados por requisición correspondiente. No se dará salida de almacén a bienes que no estén debidamente identificados mediante número de inventario. Se deberán ingresar los datos del bien, usuario y área destino además del registro inventario en el Sistema de Control de Inventarios. El usuario que recibe el bien, deberá identificarse con credencial oficial al momento de la firma del resguardo
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 81
Suministro de Bienes Muebles
Área Actividad Descripción
Encargado de Bienes Inventarios
1
Recibe del encargado de recepción de bienes un tanto del Alta de Almacén y un tanto de la Factura o Nota de Remisión según sea el caso, ingresa ambos documentos al Sistema de Control de Inventarios y pirograba el bien conforme el número de inventario registrado en el Alta de Almacén , almacena de manera cronológica definitiva el Alta de Almacén y de manera cronológica temporal la Factura o Nota de Remisión según sea el caso.
Pasa el tiempo
2 Recibe del Jefe de la Oficina de Control de Inventarios Requisición de bienes en original autorizada.
3
Elabora en base a los datos del Sistema de Control de Inventarios la Salida de Almacén y Resguardo , ambos en original y copia, obtiene del archivo cronológico temporal la copia de la Factura o Nota de Remisión según sea el caso y fotocopia un tanto más, entrega el bien al usuario mediante acuse de recibido en original de Salida de Almacén y Resguardo, le entrega una copia de la Factura o Nota de Remisión según sea el caso y copia de la Salida de Almacén y Resguardo, los originales con acuse de recibido de la Salida de Almacén y Resguardo con el original de la Requisición de bienes y la copia de la Factura o Nota de Remisión los almacena de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 82
Suministro de Bienes Muebles
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
REQUISICIÓN DE BIENES O
NOTA DE REMISION 1
FACTURA 1
RESGUARDO O
SALIDA DE ALMACEN O
NOTA DE REMISION 1
FACTURA 1
RESGUARDO 1
SALIDA DE ALMACEN 1
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
NOTA DE REMISION 1
FACTURA 1
ALTA DE ALMACEN 1
FIN
c
ENCARGADO DE BIENES
INICIO
RECIBE,
INGRESA Y PIROGRABA
ENCARGADO DE RECEPCIÓN DE
BIENES BIEN
REQUISICIÓN DE BIENES O
RECIBE
JEFE DEL OFICINA DE
CONTROL DE INVENTARIOS
AUTORIZADA
ELABORA, OBTIENE Y ENTREGA
C
USUARIO
C
c
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 83
Procedimiento
Nombre: Suministro de Bienes de Consumo. Objetivo: Suministrar en tiempo y forma a las áreas, los bienes de consumo
para el buen desempeño de sus actividades y logro de sus objetivos.
Frecuencia: Diaria.
Normas
Los materiales de consumo se suministrarán conforme el calendario de entregas. Las áreas solicitantes deberán presentar sus requisiciones por escrito y en disco magnético. Solo se dará salida de almacén a materiales de consumo fuera del calendario de entregas cuando las causas y motivos estén debidamente justificados. No se dará salida de almacén a materiales que no fuesen solicitados por escrito. La documento No suministrado deberá ser autorizado por el Jefe de la Oficina de Control de Inventarios
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 84
Suministro de Bienes de Consumo
Área Actividad Descripción
Encargado de Bienes de Consumo
1
Recibe del Jefe de la Oficina de Control de Inventarios Requisición de materiales en original autorizada, analiza, archiva de manera cronológica definitiva.
¿Totalidad en existencia?
En caso negativo
1 A
Elabora documento No suministrado en original y copia, el original lo turna a la Oficina de Adquisiciones autorizado por el Jefe de la Oficina de Control de Inventarios, la copia con acuse de recibido lo archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo
2 A Recibe del encargado de recepción los materiales surtidos por la Oficina de Adquisiciones
Conecta con la actividad 2
En caso positivo
2
Elabora Salida de Almacén en original y copia, entrega los materiales y la copia al usuario, archiva de manera cronológica definitiva el original con acuse de recibido.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 85
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 86
Suministro de Bienes de Consumo
1
NO SUMINISTRADO O
FIN
ENCARGADO DE BIENES DE CONSUMO
INICIO
REQUISICIÓN DE MATERIALES O
RECIBE
JEFE DEL OFICINA DE
CONTROL DE INVENTARIOS
AUTORIZADA
¿TOTALIDAD EN
EXISTENCIA?
ELABORA Y
TURNA
NO
SI
OFICINA DE ADQUISICIONES
C
1
SALIDA DE ALMACEN 1
ELABORA Y ENTREGA
MATERIALES
USUARIO
C
AUTORIZADO POR EL JEFE DEL OFICINA
1
C
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 87
Procedimiento
Nombre: Mantenimiento Vehicular. Objetivo: Proporcionar el mantenimiento preventivo y correctivo a los
vehículos de la Institución en esta zona, para mantenerlos en condiciones operativas y prolongar su vida útil.
Frecuencia: Diaria
Normas
Para que un mantenimiento mecánico proceda deberá contar con la solicitud escrita del usuario y ser factible conforme el diagnóstico previo descrito en el procedimiento de recepción de vehículos. El reporte mecánico deberá describir la relación de refacciones que se requieran. La Oficina de Transportes sólo podrá adquirir balatas con un costo menor a quinientos pesos. La solicitud de compra de refacciones para la Oficina de Adquisiciones deberá ser soportada por la solicitud del usuario, el reporte mecánico y copia de la bitácora de la unidad
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 88
Mantenimiento Vehicular
Área Actividad Descripción
Encargado de mantenimiento vehicular
1
Recibe del encargado de recepción de vehículos la unidad y la Solicitud de mantenimiento en original, misma que archiva de manera cronológica temporal.
2 Elabora Reporte Mecánico en original y copia y analiza
¿Refacciones existentes?
En caso de no existir la totalidad de las refacciones
¿Solo balatas?
En caso de no requerirse solo balatas
2 B
Elabora Solicitud de refacciones en original y copia, obtiene del archivo un copia de la Solicitud de Mantenimiento y Bitácora que junto con el original de la Solicitud de Refacciones y una copia del Reporte Mecánico, turna a la Oficina de Adquisiciones para su compra, archiva de manera cronológica temporal la copia con acuse de recibido de la Solicitud de refacciones
Pasa el tiempo
3 B Recibe de la Oficina de Control de Inventarios las refacciones, mediante Salida de Almacén , que archiva de manera cronológica temporal
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 89
Conecta con la actividad 3
En caso de sí solo requerir balatas
2 A
Adquiere balatas, la Factura original de la compra, junto con la Solicitud de mantenimiento que obtiene del archivo cronológico temporal y el Reporte mecánico las turna a la Oficina de Adquisiciones para comprobación de fondo revolvente, archiva de manera cronológica copia de la Factura con acuse de recibido.
Conecta con la actividad 3
En caso de sí existir las refacciones suficientes
3 Turna refacciones y vehículo al mecánico comisionado para los trabajos y supervisa la ejecución de los mismos
Pasa el tiempo
4
Recibe del mecánico el vehículo reparado, notifica al usuario, elabora Orden de servicio en original, obtiene del archivo el documento de Recepción entrega de Vehículos
5
Entrega el vehículo al usuario, recaba acuse de recibido del usuario en la Orden de servicio en original y en el documento de Recepción entrega de Vehículos que obtiene del archivo cronológico temporal, mismos que archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 90
Licitación Pública Nacional
FACTURA 1
REPORTE MECANICO 1
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO 1
SOLICITUD DE REFACCIONES 1
REPORTE MECANICO 1
BITACORA 1
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO 1
SOLICITUD DE REFACCIONES O
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO O
ENCARGADO DE MANTENIMIENTO
VEHICULAR
INICIO
RECIBE UNIDAD
ENCARGADO DE RECEPCIÓN DE
VEHICULOS
REPORTE MECANICO O
ELABORA Y ANALIZA
¿REFACCIONES EXISTENTES?
SÍ
NO ¿SOLO
BALATAS?
SÍ
NO ELABORA, OBTIENE Y
TURNA
OFICINA DE
ADQUISICIONES
C
FACTURA O
2
1
C
OFICINA DE
ADQUISICIONES
C
TURNA REFACCIONES,
VEHÍCULO Y SUPERVISA
MECANICO
1
1
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 91
RECEPCIÓN ENTREGA VEHICULO 1
ORDEN DE SERVICIO 0
FIN
2
SALIDA DE ALMACEN 1
RECIBE REFACCIONES
1
1
RECIBE VEHÍCULO
REPARADO, YELABORA
MECANICO
C
C
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 92
Procedimiento
Nombre: Recepción de Vehículos. Objetivo: Verificar el estado de los vehículos que ingresan al taller de
vehículos. Frecuencia: Diario .
Normas Todos los vehículos que ingresen a la Oficina de Transportes deberán ser verificados en su estado general fuese cual fuese el motivo por el que ingresan. El mismo documento de recepción de vehículos será empleado para dar salida a las unidades. Los vehículos que ingresan para mantenimiento recibirán diagnóstico a su ingreso para evaluar la factibilidad y tiempo de ejecución del mantenimiento. La Oficina de Transportes podrá resguardar unidades que se utilizan para diferentes comisiones o en periodos vacacionales.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 93
Recepción de Vehículos
Área Actividad Descripción
Oficina de Transportes
1 Recibe del usuario el vehículo, verifica y elabora Recepción Entrega de Vehículos que indica el estado general de la unidad.
¿Es para reparación?
En caso negativo
1 A Resguarda unidad en las instalaciones y entrega copia al usuario de Recepción Entrega de Vehículos
FIN
En caso positivo
2 Efectúa diagnóstico previo y lo notifica al usuario
¿Se queda la unidad?
En caso negativo
2 B Devuelve el vehículo al usuario y archiva de manera cronológica definitiva el documento Recepción Entrega de Vehículos
FIN
En caso positivo
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 94
Conecta con el procedimiento MANTENIMIENTO VEHICULAR
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 95
Recepción de Vehículos
RECEPCIÓN ENTREGA DE VEHÍCULOS 1
RECEPCIÓN ENTREGA DE VEHÍCULOS O
OFICINA DE TRANSPORTES
INICIO
RECIBE
VEHÍCULO, VERIFICA Y ELABORA
¿ES PARA REPARACION
?
RESGUARDA
UNIDAD
USUARIO
SÍ
NO
FIN
USUARIO
EFECTUA
DIAGNOSTICO PREVIO Y NOTIFICA
USUARIO
RECEPCIÓN ENTREGA DE VEHÍCULOS O
¿SE QUEDA LA UNIDAD?
DEVUELVE VEHICULO
SÍ
NO
C
MANTENIMIENTO
VEHICULAR
FIN
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 96
Procedimiento
Nombre: Control de Plantilla Vehicular. Objetivo: Mantener actualizada la plantilla vehicular y responsabilizar
al usuario del uso de la unidad. Frecuencia: Semanal.
Normas
Solo se elaborarán resguardos de vehículos no asegurados, los resguardos de los vehículos asegurados los emite el Departamento de Bienes Asegurados. El Jefe de la Oficina de Transportes recibirá instrucciones del C. Director General de Administración a través del C. Subdirector de Recursos Materiales para cambios de usuario o asignaciones de primera vez. La Oficina de Transportes no entregará ninguna unidad que no tenga debidamente firmado el resguardo. Todos los movimientos se capturarán en cómputo para la actualización de la plantilla vehicular
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 97
Control de Plantilla Vehicular
Área Actividad Descripción
Encargado de control vehicular
1 Recibe instrucciones del Jefe de la Oficina de Transportes para la asignación de vehículos o cambio de resguardante
¿1er resguardo?
En caso de no ser el primer resguardo
1 A Recibe del usuario anterior el vehículo y verifica su estado conforme el documento Recepción entrega de vehículos
¿Es correcto?
En caso de no ser correcto el estado del vehículo
1 B Notifica a la autoridad y archiva de manera cronológica temporal el documento Recepción entrega de vehículos
FIN
En caso de ser correcto el estado del vehículo
Conecta con la actividad 2
En caso de ser el primer resguardo
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 98
2
Elabora y entrega Vehículo, recaba firma en Resguardo original y copia, entrega copia al usuario y el original lo archiva de manera cronológica definitiva.
3 Captura en cómputo los movimientos para Control de Plantilla Vehicular
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 99
Control de Plantilla Vehicular
CONTROL DE PLANTILLA VEHICULAR
RESGUARDO O
6 RECEPCIÓN ENTREGA DE VEHICULOS 1
ENCARGADO DE CONTROL VEHICULAR
INICIO
RECIBE INSTRUCCIONES
JEFE DEL OFICINA DE VEHICULOS
RECIBE VEHÍCULO Y VERIFICA
SÍ
NO
¿1ER RESGUARDO
?
1
ASIGNACIÓN O CAMBIO DE
RESGUARDANTE
¿ES CORRECTO?
NO
RECEPCIÓN ENTREGA DE VEHÍCULOS 1
NOTIFICA
AUTORIDAD
c
FIN
1
RESGUARDO 1
ELABORA Y ENTREGA VEHICULO
USUARIO
c CAPTURA
FIN
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 100
Procedimiento
Nombre: Emplacamiento vehicular. Objetivo: Emplacar los vehículos adquiridos por la Procuraduría para que se
encuentren en condiciones de circular. Frecuencia: Conforme las adquisiciones vehiculares
Normas El trámite de emplacamiento deberá incluir el engomado fiscal y la tarjeta de circulación La tarjeta de circulación original permanecerá bajo el resguardo de la Oficina de Transportes Al usuario deberá entregarse copia certificada de la tarjeta de circulación
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 101
Emplacamiento vehicular
Área Actividad Descripción
Encargado de control vehicular
1 Recibe del C. Director General de Administración notificación para emplacamiento vehicular
2 Obtiene de la Oficina de Adquisiciones Factura en copia de la unidad a emplacar
3
Elabora Resguardo Provisional en original y copia, Solicitud de Emplacamiento en original y copia, turna los originales y la copia de la Factura a la SEFIPLAN y las copias las archiva de manera cronológica definitiva
Pasa el tiempo
4
Recibe de la SEFIPLAN placas, engomado fiscal, tarjeta de circulación provisional y contrarecibo de los mismos, archiva de manera cronológica definitiva el contrarecibo.
5 Coloca placas, engomado fiscal y entrega tarjeta de circulación provisional
6
Elabora resguardo en original y copia, recaba firma del usuario en el original que archiva de manera cronológica definitiva, entrega la copia al usuario y entrega el vehículo.
Pasa el tiempo
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 102
7
Recibe de la SEFIPLAN Tarjeta de circulación y Contrarecibo de la misma, fotocopia y certifica la Tarjeta de Circulación y entrega la copia certificada al usuario, Archiva de manera cronológica definitiva la Tarjeta de circulación y Contrarecibo de la misma.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 103
Emplacamiento vehicular
AREAS
TERJETA DE CIRCULACION C
CONTRARECIBO O
RESGUARDO O
RESGUARDO 1
SOLICITUD DE EMPLACAMIENTO 1
RESGUARDO PROVISIONAL 1
SOLICITUD DE EMPLACAMIENTO O
RESGUARDO PROVISIONAL O
FACTURA 1
FACTURA 1
TERJETA DE CIRCULACION O
CONTRARECIBO
ENCARGADO DE CONTROL VEHICULAR
INICIO
RECIBE NOTIFICACIÓN
RECIBE
DIR. GRAL. ADMÓN.
OBTIENE
USUARIO
COLOCA Y ENTREGA
EMPLACAMIENTO
c
PLACAS, ENGOMADO FISCAL Y TARJETA DE
CIRCULACIÓN PROVISIONAL
RECIBE Y CERTIFICA
OFICINA DE ADQUISICIONES
ELABORA Y TURNA
SEFIPLAN
SEFIPLAN
PLACAS, ENGOMADO FISCAL Y TARJETA DE
CIRCULACIÓN PROVISIONAL
ELABORA Y
RECABA FIRMA
USUARIO
c
SEFIPLAN
c
IFIN
c
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 104
Procedimiento
Nombre: Tenencia Vehicular. Objetivo: Tramitar la tenencia vehicular para mantener en
condiciones regulares de circulación las unidades. Frecuencia: Anual
Normas La tenencia se tramitara conforme las especificaciones del oficio circular que para tal efecto emite cada año la SEFIPLAN. Todas las unidades a las que se tramite tenencia deberán contar con resguardo actualizado.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 105
Tenencia Vehicular
Área Actividad Descripción
Encargado de control vehicular
1 Recibe de la SEFIPLAN Oficio Circular para la actualización de usuarios y trámite de tenencia
2
Elabora Resguardos Actualizados conforme el registro actualizado del área de cómputo de la Oficina de Transportes, recaba firmas del resguardante y del titular de la Procuraduría y obtiene dos copia más.
3
Elabora Solicitud de Tenencia en original y copia, obtiene la firma del C. Director General de Administración y turna el original junto con dos tantos de los Resguardos Actualizados al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la SEFIPLAN, la copia con acuse de recibido de la Solicitud de Tenencia la archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo
4 Recibe de la SEFIPLAN los engomados fiscales y Contrarecibo de los mismos, archiva de manera cronológica definitiva el contrarecibo.
5
Elabora documento Envío de engomados en original y copia, turna el original con los engomados a los usuarios de las unidades y la copia la archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNA CIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 106
Tenencia Vehicular
ENVIO ENGOMADOS 1
ENVIO ENGOMADOS O
SOLICITUD DE TENENCIA 1
RESGUARDO ACTUALIZADOS 2
RESGUARDO ACTUALIZADOS O -2
OFICIO
AREAS
CONTRARECIBO
ENCARGADO DE CONTROL VEHICULAR
INICIO
RECIBE
RECIBE
ELABORA Y
TURNA
c
ENGOMADO FISCAL
SEFIPLAN
ELABORA Y RECABA FIRMAS
SEFIPLAN
SEFIPLAN
USUARIOS
IFIN
USUARIO Y TITULAR DE LA PROCURADURIA
SOLICITUD DE TENENCIA O
ELABORA, OBTIENE Y
TURNA
c
DIR. GRAL. ADMÓN.
c
ENGOMADO FISCAL
c
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 107
Procedimiento
Nombre: Autorización de neumáticos. Objetivo: Autorizar la reposición de neumáticos bajo criterios de eficiencia. Frecuencia: Eventual.
Normas La solicitud de neumáticos deberá expresar la descripción del vehículo al cual se montarán, firma del resguardante y de jefe del área. Se deberán verificar físicamente los neumáticos que se pretende reemplazar. Se cotejará la bitácora de la unidad y no procederán las solicitudes en que la última dotación fue hace menos de 30,000 kms. o de un año, salvo situaciones excepcionales que deberán justificarse en forma suficiente. Se otorgará orden de taller para alineación y/o balanceo a todos los usuarios que reciban neumáticos nuevos
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 108
Autorización de neumáticos
Área Actividad Descripción
Encargado de control mantenimiento vehicular
1 Recibe neumáticos y Solicitud de neumáticos , verifica el estado físico
¿Procede autorización?
En caso de que no proceda la autorización
1 A Notifica la causa y devuelve neumáticos y Solicitud de neumáticos
FIN
En caso de que sí proceda la autorización
2 Consulta a la Oficina de Transportes existencias
¿Existe en almacén?
En caso de no existir en la Oficina de Transportes
2 B Notifica al usuario y devuelve neumáticos y Solicitud de neumáticos
FIN
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 109
En caso de sí existir en la Oficina de Control de Inventarios
3 Autoriza Solicitud de neumáticos y la entrega al usuario
Pasa el tiempo
4
Recibe del usuario copia de Salida de Almacén que describe los neumáticos y elabora Orden de Taller para alineación y/o balanceo en original y copia, registra en bitácora y archiva de manera cronológica definitiva la copia de la Salida de Almacén, entrega al usuario la Orden de taller para alineación y/o balanceo en original y archiva de manera cronológica definitiva la copia
Pasa el tiempo
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO DE TRAMITE DE FACTURAS DE ORDENES DE TALLER
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 110
Autorización de neumáticos
SOLICITUD DE NEUMÁTICOS O
ORDEN DE TALLER O
ORDEN DE TALLER 1
SALIDA DE ALMACEN 1
SOLICITUD DE NEUMÁTICOS O
SOLICITUD DE NEUMÁTICOS O
ENCARGADO DE MANTENIMIENTO
VEHICULAR
INICIO
RECIBE NEUMÁTICOS Y
VERIFICA
USUARIO
¿SUFICIENTES?
SÍ
NO
¿PROCEDE AUTORIZACIO
N?
NO NOTIFICA LA CAUSA Y
DEVUELVE
C
CONSULTA EXISTENCIAS
ESTADO DE LOS NEUMATICOS
USUARIO
FIN
ALMACEN
SOLICITUD DE NEUMÁTICOS O
NOTIFICA LA CAUSA Y
DEVUELVE
FIN
USUARIO
SOLICITUD DE NEUMÁTICOS O
AUTORIZA
USUARIO
SOLICITUD DE NEUMÁTICOS O
AUTORIZA
USUARIO
RECIBE, ELABORA Y REGISTRA
TRAMITE DE
FACTURAS DE ORDEN DE TALLER
C
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 111
Procedimiento
Nombre: Revista vehicular. Objetivo: Verificar la situación que guarda la plantilla vehicular. Frecuencia: Semestral
Normas Se efectuará en dos periodos por año la revista vehicular conforme al programa autorizado Se verificará el estado general de la unidad y su situación legal para circular. Se turnará oficio circular a los usuarios de las unidades para que pongan a disposición de la Oficina de Transportes las unidades y sean revistadas.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 112
Revista vehicular
Área Actividad Descripción
Encargado de control vehicular
1 Elabora Programa de Revista vehicular en original y copia y lo presenta para autorización ante el C. Director General de Administración
¿Autoriza?
En caso de no autorizar
1 A Modifica Programa de Revista vehicular y presenta para autorización del C. Director General de Administración
Conecta con la condicional de la actividad 1
En caso de sí autorizar
2
Turna el original del Programa de Revista vehicular a las distintas áreas de la Institución y archiva de manera cronológica definitiva la copia con acuse de recibido
3
Se traslada a las diferentes zonas de la Entidad en que se encuentran oficinas de esta Procuraduría, efectúa la revista a las unidades, elabora Revista en original , recaba firma del usuario, elabora Comprobante de Revista que entrega al usuario, la Revista en original se archiva de manera cronológica definitiva.
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 113
4
Elabora Informe de Revista en original y copia, el original lo turna al Subdirector de Recursos Materiales y la copia la archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 114
Revista vehicular
INFORME DE REVISTA 1 1
AREAS
PROGRAMA DE REVISTA VEHICULAR 1
PROGRAMA DE REVISTA VEHICULAR O
PROGRAMA DE REVISTA VEHICULAR 1
COMPROBANTE DE REVISTA O
REVISTA O
PROGRAMA DE REVISTA VEHICULAR O
ENCARGADO DE CONTROL VEHICULAR
INICIO
ELABORA Y PRESENTA
MODIFICA Y PRESENTA
SÍ
¿AUTORIZA?
1
C
DIR. GRAL. ADMÓN.
TRASLADA, EFECTUA REVISTA, ELABORA,
YRECABA FIRMA
FIN
DIFERENTES ZONAS
NO
DIR. GRAL. ADMÓN.
1
PROGRAMA DE REVISTA VEHICULAR 1
PROGRAMA DE REVISTA VEHICULAR O
TURNA
c
USUARIO
INFORME DE REVISTA O O
ELABORA
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES
C
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 115
Procedimiento
Nombre: Tramite de facturas de ordenes de taller. Objetivo: Tramitar las facturas de ordenes de taller con que se dio mantenimiento a vehículos de la Institución para su pago oportuno. Frecuencia: Diaria
Normas Solo se tramitarán las facturas que se encuentren debidamente soportadas por la orden de taller y la solicitud del usuario. Solo se tramitarán las facturas que cumplan con los requisitos fiscales y los datos fiscales, descripción y precios sean correctos. Solo se tramitarán las facturas de ordenes de servicio que fuesen previamente autorizadas por autoridad competente o por el Jefe de la Oficina de Transportes. La Oficina de Transportes solo tramitará las facturas correspondientes a la zona Xalapa
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 116
Tramite de facturas de ordenes de taller
Área Actividad Descripción
Encargado de control vehicular
1
Recibe del Proveedor de servicios Factura y Orden de Taller original y copia, que revisa contra la Solicitud del usuario que obtiene del archivo cronológico temporal en original y copia.
Factura correcta
En caso de no ser correcta la factura
1 A Devuelve al proveedor de servicios Factura y Orden de Taller original y copia
Pasa el tiempo
Conecta con la actividad 1
En caso de sí ser correcta la factura
2
Elabora Solicitud de Comprobación de recursos en original y copia, el original lo turna junto con el original de la Factura y las copias de la Orden de Taller y la Solicitud del usuario a la Subdirección de Recursos Financieros, los originales de la Orden de Taller, Solicitud del usuario, las copias de la Factura y la Solicitud de Comprobación los archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 117
Tramite de facturas de ordenes de taller
SOLICITUD COMPROBACION 1
SOLICITUD DEL USUARIO O
ORDEN DE TALLER O
FACTURA 1
SOLICITUD DEL USUARIO 1
ORDEN DE TALLER 1
FACTURA O
SOLICITUD COMPROBACION O
ORDEN DE TALLER O-1
FACTURA O-1
SOLICITUD DEL USUARIO O-1
ORDEN DE TALLER O-1
FACTURA O-1
ENCARGADO DE CONTROL VEHICULAR
INICIO
RECIBE Y REVISA
PROVEEDOR DE SERVICIOS
DEVUELVE
SÍ
NO ¿FACTURA
CORRECTA?
1
1
C
C
PROVEEDOR DE SERVICIOS
RECIBE Y REVISA
FIN
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 118
Procedimiento
Nombre: Verificación vehicular. Objetivo: Cumplir con la verificación de contaminantes para mantener en los niveles adecuados las emisiones contaminantes de la plantilla vehicular. Frecuencia: Conforme calendario de verificación oficial.
Normas
La Oficina de Transportes tramitará las verificaciones de los vehículos de la zona Xalapa. Las Subprocuradurías Regionales deberán observar el cumplimiento de la verificación vehicular de las áreas de su adscripción Se deberán tramitar las verificaciones conforme el calendario oficial
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 119
Verificación vehicular
Área Actividad Descripción
Encargado de control vehicular
1 Obtiene de un taller autorizado, el Calendario Oficial de Verificación
2
Elabora Solicitud de Autorización de verificaciones en original y copia, el original junto con el Calendario Oficial de Verificación lo presenta ante el C. Director General de Administración para su autorización, la copia la archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo
3
Recibe del C. Director General de Administración Oficio de Autorización, elabora Circular de Verificación en original y copia y recaba firma del C. Director General de Administración
4
Turna a las distintas áreas de la Procuraduría la Circular de Verificación en original y una copia del Calendario Oficial de Verificación, archiva de manera cronológica definitiva la copia de la Circular de Verificación.
Pasa el tiempo
5 Recibe del usuario solicitud verbal de verificación vehicular, elabora y entrega Orden de Taller para verificación.
Pasa el tiempo
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO DE TRAMITE DE FACTURAS DE ORDENES DE TALLER
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 120
Verificación vehicular
ORDEN DE TALLER O
CIRCULAR DE VERIFICACIÓN 1
CALENDARIO OFICIAL DE VERIFICACIÓN O
CIRCULAR DE VERIFICACIÓN O
SOLICITUD DE AUTORIZACION 1
CALENDARIO OFICIAL DE VERIFICACIÓN O
AREAS
CIRCULAR DE VERIFICACIÓN O-1
OFICIO DE AUTORIZACION O
CALENDARI O OFICIAL DE VERIFICACIÓN O-1
ENCARGADO DE CONTROL VEHICULAR
INICIO
OBTIENE
C
RECIBE, ELABORA Y
RECABA FIRMA
DISTINAS AREAS
TALLER AUTORIZADO
SOLICITUD DE AUTORIZACION O
ELABORA Y PRESENTA
USUARIO
TURNA
DIR. GRAL. ADMÓN.
c
DIR. GRAL. ADMÓN.
DIR. GRAL. ADMON.
RECIBE
SOLICITUD Y ELABORA
TRAMITE DE
FACTURAS DE
ORDENNES
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 121
Directorio Relación de los principales funcionarios que componen la estructura de la Dirección. Arq. Jesús Antonio Gogeascoechea Trejo Subdirector de Recursos Materiales C.P. Lucila Pérez Pucheta Jefe de la Oficina de Adquisiciones C. José Manuel Hernández Anel Jefe de la Oficina de Servicios Generales Asej. Raymundo Martínez Morales Jefe de la Oficina de Control de Inventarios C. Ernesto Andrade Ayala Jefe de la Oficina de Transportes
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISÓ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO / 2004 122
Firmas de Autorización
Elaboró
Arq. Jesús Antonio Gogeascoechea Trejo Subdirector de Recursos Materiales
Revisó
Mtro. Alejandro Dávila Vera. Director General de Administración.
En ejercicio de la facultad que me confiere el Artículo 12 fracción XVI, de la Ley número 58, Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, y el artículo 26 de la Ley Número 852 Orgánica de la Procuraduría General de Justicia del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave publicada en la Gaceta Oficial número 138 de fecha 12 de Julio del presente año, expido el presente Manual de Procedimientos. Dado en la Ciudad de Xalapa, Enríquez, Veracruz a los 30 días del mes de Agosto del 2004.
Autorizó
Mtro. Pericles Namorado Urrutia. Procurador General de Justicia.