GPN6 BPM v6
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GPN6 BPMGestor de Procesos de Negocio
“Una herramienta para automatizar rápidamente procesos de negocio”
“Procesos estándar como soluciones o procesos a medida de sus necesidades”
Contenidos
• Qué es un proceso• Calidad, productividad, eficiencia• GPN6 Soluciones• GPN6 Componentes• GPN6 en directo
QUÉ ES UN PROCESOEl enfoque y la visión de GPN6
Qué es un proceso de negocio
• Proceso de negocio
«Conjunto de actividades, que se realizan de forma coordinada y que
están encaminadas a obtener un resultado.»
Definir un proceso • Proceso de negocio
Es una serie de actividades que se pueden definir por un conjunto de
• EstadosEstán contenidos entre uno inicial y otro final. En cada estado pueden realizarse
• OperacionesLas operaciones están predefinidas. Las realizan uno o varios
• RolesSon personas que tienen asignada una determinada función el el proceso. Una operación especial es la
• Transición entre estadosPara la que deben cumplirse una serie de reglas y en la que pueden realizarse acciones o enviarse avisos
Ejemplos
Gestionar un proceso de selección de personal
Emitir una reclamación a una instancia
Llevar a cabo un proceso de formación
Gestionar una campaña de marketing
Gestionar la elaboración de presupuestos
Registrarse en una web para poder operar desde la misma
CALIDAD, PRODUCTIVIDIDAD Y EFICIENCIAEl enfoque y la visión de GPN6
VALOR NEGOCIO
Definir los procesos es un paso importante hacia la
Calidad
Automatizar los procesos es un avance importante
en la Productividad
Monitorizar los procesos mejora la Eficiencia
Implementar rápidamente cambios: imprescindible para la
Competitividad
GPN6Normalizar, organizar y
automatizar procesos de negocio.
Claves de la necesidad• El trabajo en las empresas se
basa en los procesos– Los procesos, en muchas
ocasiones, no están descritos, están en la cabeza de las personas que los ejecutan y cada una de ellas los interpreta de forma diferente
– Cuando la persona abandona la organización se pierde conocimiento
Definir los procesos es un paso importante hacia la Calidad
CALIDAD PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
GPN6
Claves de la necesidad• Automatizar procesos es
productivo– Cuando un proceso se
automatiza un porcentaje importante de las tareas (evaluación de reglas, cambios de estatus, envío de alertas) las realiza el propio sistema
– El sistema ayuda a los usuarios en la gestión y realización de sus tareas pendientes
Automatizar los procesos es un avance importante en la productividad
CALIDAD PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
GPN6
Claves de la necesidad• El control y la medición
ayudan a evaluar– Un proceso normalizado es
susceptible de ser medido– Podemos definir indicadores
sobre las métricas de un proceso
– Los indicadores nos dan información sobre la eficiencia de un proceso
– Conociendo que va mal podemos actuar para corregirlo
Monitorizar los procesos mejora la eficiencia
CALIDAD PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
GPN6
Claves de la necesidad• Las organizaciones
innovadoras necesitan reorganizar sus procesos para mejorarlos– Cada vez es más necesario
modificar la forma de trabajar para poder sobrevivir
– Es necesario permiten implementar cambios en los procesos sin grandes y costosos desarrollos
Implementar rápidamente cambios es imprescindible para la competitividad
CALIDAD PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
GPN6
Propuesta de valor Aleph SoftwareGPN6, una herramienta BPM para la
Automatización de Procesos de Negocio.
Normalizar, organizar y automatizar procesos de negocio.
CALIDAD PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
GPN6
SOLUCIONES CON GPN6Soluciones estándar y soluciones a medida
Propuesta de valor GPN6
• GPN6 es una suite BPM que dispone de herramientas de Modelado, Ejecución de Procesos y Monitorización, y que permite operar desde un entorno WEB, PDA, TABLET.
• Soluciones especificas– GPN6 Atención al cliente– GPN6 Atención al ciudadano– GPN6 Incidencias Urbanas
– GPN6 RRHH es una especialización BPM para el área de recursos humanos que cuenta con 50 procesos de negocio específicos para automatización del área RRHHGPN6
Movilidad
BPMRRHH
Utilización por áreas
Financiera
Administración
RRHH
Fabricación
Operaciones
Marketing y Ventas
• I+D• Diseño• Producción• Control calidad
• Selección• Incorporación• Formación• Administración• Desempeño• Riesgos Laborales • Relación canal ventas
• Campañas marketing• Generación de leads• Pre-cualificación• Preventas• Negociación y cierre
• Contratos• Alquileres• Calidad procesos
• Recepción• Compras• Ventas• Envíos• Devoluciones
• Planificación• Presupuestos• Reporting• Solicitud inversión• Auditoria
Valor para los actoresCon GPN6 los usuarios conocen los procesos en los
que participan, los expedientes que tienen vivos y las operaciones que deben realizar en cada expediente. Pueden coordinar las actividades suyas y las que implican a otros.
Con GPN6 los expertos de negocio diseñan procesos y analizan los resultados y pueden adaptar las políticas de gestión por aspectos tácticos o estratégicos.
Con GPN6 los responsables de TI pueden integrar sus sistemas actuales conectándolos con el BPM. Cuentan con una herramienta muy ágil para poner en marcha nuevos procesos o modificar los que existen.
Con GPN6, la empresa tiene procesos de negocio definidos, controlados, medibles y previsibles.
GPN6 COMPONENTES “Para modelar y automatizar rápidamente procesos”
Mejora continua
GPN6
Análisis Procesos
Modelado
Ejecución
Feedback
DepartamentosUsuarios NegocioUsuarios TI
Usuarios NegocioUsuarios TI
Usuarios Centros
Usuarios Negocio
FACTORES CLAVE GPN6
ORIENTACION A PROCESOSAGILIDAD
CALIDADPRODUCTIVIDADEFICIENCIACOMPETITIVIDAD
Claves de la solución
Diseño procesos
Modelo de organización•Usuarios•Centros•Roles
Modelo de Procesos de negocio•Procesos, estados, transiciones
•Documentos y formularios
Ejecución Expediente
sEjecutar procesos•Crear expedientes•Documentar expedientes•Cambiar de estado
Comunicar•Enviar avisos•Automatizar cambios•Recibir ordenes desde móvil
Monitorización Procesos
expedientes
Controlar los expedientes y su estado•Cuantos expedientes•En que estados•Tiempos previstos
Análisis rendimiento y cambios en el modelo•Replantear procesos•Reorganizar recursos
Diseñar
• Modelo de procesos• Qué procesos, qué requisitos, qué reglas de negocio
• Modelo de organización• Quiénes participan, con qué roles, qué
responsabilidades
Identificar necesidades de
proceso
• Documentar en GPN6 los procesos, los estados y las transiciones, las reglas de negocio
• Diseñar plantillas de documentos• Documentar en GPN6 el modelo de organización
Modelar Procesos
• Construir los formularios específicos• Programar reglas especificas• Prototipo para validación• Ajustes del modelo• Poner en producción
Construcción, prueba
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Operar
• Acceso de usuarios a sus expedientes• Ejecución de las operaciones previstas en cada
expediente por cada usuarioExpedientes
GPN6
• Gestión automatizada de transiciones entre estados• Gestión de comunicación de avisos a las personas y
usuarios que participan en un expedienteAutomatización de procesos
• Completar información asociada a los expedientes y que es empleada por los mismos
• Captura de datos desde otros sistemas
Mediante las aplicaciones corporativas
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Monitorizar
• Procesos vivosMonitor GPN6
• Informes e indicadores de procesos• Evaluar reasignaciones• Controlar la calidad operacional
Business Performance
• Revisar plantillas de procesos• Mejora procesos• Redefinir procesos de negocio
Analizar
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Algunas DefinicionesDefinición Descripción Ejemplo
Proceso de Negocio Conjunto de definiciones de un proceso de negocio a automatizar.
Alta de un empleado, Liquidación de un empleado, Adquisiciones
Estados Conjunto de pasos que definen un proceso.Siempre hay un estado de inicio y otro de finalización
Factura emitida pendiente de visar, liquidación autorizada.
Operaciones Actividades que se realizan en un estado y que conforman las tareas a llevar a cabo en un proceso.
Firmar, documentar, dictaminar, rellenar cuestionario, aprobar, comentar, riesgo
Rol Función que desempeñan un conjunto de empleados en un proceso de negocio.
Gerente de centro, gerente regional, administrativo de ventas, jefe de compras,
Transición Variación controlada de un expediente cuando cambia de estado y que desencadena unas acciones y unos avisos de comunicación.
Enviar a departamento asociado, enviar a contabilidad., pasar al estado de confirmar
Expediente Caso real de un expediente que responde a un flujo de trabajo concreto.
La liquidación del empleado Nº1234, Garantía gestionada, compra realizada
Usuario Usuarios del sistema que interviene en los procesos de negocio en un estado concreto del expediente. Un usuario puede asumir más de un rol.
Usuario al cargo del registro. Jefe de sección, Gerente, mecánico, entrevistador
Personas/empresas Personas externas, empresa externas o personal interno que participan en el proceso pero no intervienen en la operativa
Personal convocado a cursos, candidatos selección , empresas transportistas, externos
Ejemplos de Procesos
PROCESOS
Organización del Modelado
ORGANIZACION
PERSONAS
USUARIOS
Sustituciones
Región
CENTROROLES
GRUPOS DE USUARIOS
PROCESO
ESTADO
TRANSICION
Fases Documentos Riesgos Scores listas reglas avisos
Operaciones Roles Destinatarios Nombramientos
Reglas transición Acciones transición Avisos transición
PERSONAS/ EMPRESAS PAPEL que desempeñan
Directivos región
Directivos centro
Cuestionarios
ORGANIZACIÓNLos roles están relacionadosCon los procesos y con lasOperaciones y documentosQue se gestionan en cada Expediente.
Los centros están en relaciónCon los expedientes que se Encuentran en ejecución de Cada proceso.
La seguridad de quiénDesempeña un rol o quiénTiene autoridad para accederA un centro depende de los Grupos que configuran el rolO el centro y de los usuariosAsignados a cada grupo.
Los usuarios se identificanMediante el login del sistemaO mediante un login propioDe GPN6
Estructura OrgánicaEstructura Funcional
Modelo de organización
Región
CENTRO
ROLESDirectivos región
Directivos centro
Área
Departamento
Directivos Área
Directivos Departamento
Grupos de usuarios
Grupos de usuarios para
Roles
Grupos de usuarios para
Centros
Grupos de usuarios para
Directivos
usuarios
Internos Externos Sustituciones
sustituye
SeguridadA través de login se detecta Identifica el usuario y seObtiene a que gruposPertenece.
En función de los grupos aLos que pertenece se Determina que rolesDesempeña, lo que permiteIdentificar su responsabilidadEn cada proceso.
También se determina a que Centros tiene acceso a travésDe los grupos relacionados Con el centro.
Lo mismo ocurre con los Directivos.
Las sustituiones permiten Acceder al sistema en nombre De otro usuario para realizarSus funciones. Todo quedaGrabado.
Estructura OrgánicaEstructura FuncionalRegión
CENTRO
ROLESDirectivos región
Directivos centro
Área
Departamento
Directivos Área
Directivos Departamento
Grupos de usuarios
Grupos de usuarios para
Roles
Grupos de usuarios para
Centros
Grupos de usuarios para
Directivos
usuarios
Internos Externos Sustituciones
sustituyeusuarios
usuarios
usuarios
Modelo de organización
EN DIRECTO“Una demostración de las capacidades de modelado y ejecución”
Demostración Práctica
• Modelo de organización
• Modelo de procesos
Demostración GPN6
MODELADO
• Nuevo expediente• Gestión de un
expediente
Demostración GPN6
EXPEDIENTES
Roles
Centros
Procesos
Un proceso
Un estado. Operaciones permitidas
Transiciones entre estados
Ejemplos de pantallas de Personas/empresas
Procesos de un usuario
Expedientes de un proceso
Alta de un nuevo expediente
Operaciones en el estado
Adjuntar documento
Datos scores
Cambio de estado
GPN6 movilidad
Proceso y expedientes
Operaciones
Operaciones con scores
Muchas Gracias
Para ampliar información comercial pueden contactar con
Aleph Software, s.a.C/ Buganvilla 5, 1º Oficina A
+34 91 383 [email protected]