CAPÍTULO 5: LECCIÓN 1

Usando un nuevo correo electrónico en el trabajo

INTEGRANTES

Matheus Villamar Joan Baidal María Alejandra Moggia Luis Carlos Ayerve Camila Lanata Adriana Matheus

DEFENSAS CONTRA MALWARE, ENGAÑOS Y OTROS ATAQUES

Una buena defensa tiene varias capas que trabajan juntas. Como son:

la concienciación de los usuarios finales. administradores de sistema bien informado. y programas informáticos que bloquean programas maliciosos

en la red. ¿Qué Pueden Hacer los Administradores de Sistema? Debe proporcionar un ambiente accesible para que los

usuarios puedan hacer su trabajo, pero a la vez restringido para proteger a aquellos usuarios de los intrusos maliciosos o distracciones no deseadas.

HERRAMIENTAS QUE PUEDEN UTILIZAR PARA AYUDAR A PROPORCIONAR UN ENTORNO SEGURO, INCLUYENDO LOS SIGUIENTES:

Software de seguridad firewall y hardware para escanear los paquetes entrantes y salientes en busca de problemas conocidos y para las categorías generales de las comunicaciones no deseadas.

Establecer grupos de usuarios que tienen diferentes niveles de acceso a los recursos del sistema o las comunicaciones fuera de la red.

Actualizar determinado software regularmente en los servidores y computadoras individuales.

Comprobar los equipos de la red en busca de software sin licencia. Realizar copias de seguridad de archivos de datos vitales en lugar seguro. El uso de recursos de red de monitoreo en busca de la actividades no

autorizadas. Advertir a los usuarios de fraudes y de otras amenazas de seguridad. Proporcionar capacitación a los usuarios sobre prácticas de seguridad. Cifrar las comunicaciones de red inalámbricas. Proporcionar conexiones privadas virtuales seguras para los trabajadores fuera

de la red.

¿QUÉ PUEDEN HACER LAS PERSONAS?

Proteger tu contraseña. Realizar frecuentemente copias de seguridad de archivos importantes. Proteger tu información personal. Confirma la identidad del sitio e investiga sobre su reputación antes de

hacer negocios. Evita actividades ilegales. Mostrarse alerta ante un engaño. Usar software de seguridad. Actualizar el software del sistema operativo automáticamente. Detén el uso de tu computadora con fines financieros si es que sospechas

que la seguridad de tu computadora ha sido comprometida. Utiliza el software de seguridad para escanear la computadora en búsqueda

de malware. Si es que eso no funciona, busca ayuda profesional de una compañía de servicios informáticos.

USANDO UN CORREO ELECTRÓNICO EN EL TRABAJO (JOAN BAIDAL)

El correo electrónico está siendo sustituido por los mensajes de texto, mensajería instantánea, publicaciones en sitios sociales para comunicaciones personales fuera del lugar de trabajo, pero todavía es un método muy importante de la comunicación en el trabajo.

Un correo electrónico puede ser usado para compartir documentos y archivos multimedia. Además, crea un registro para realizar un seguimiento de la historia de una comunicación.

Servidores de Correo Electrónico Un espacio de trabajo tiene mucho más control sobre un correo electrónico que el que lo

tiene un individuo. Esto se da porque todos los empleados tienen el mismo cliente de correo electrónico y servidor que operan detrás de un software firewall, separado del resto del Internet.

Administrar grandes cantidades de correo electrónico Es muy común que una persona reciba más mensajes de correo electrónico de los que

tiene tiempo para leer en un día de trabajo. Afortunadamente, existen herramientas que hacen que esta tarea sea manejable.

Filtrar correo basura (Valentina) Las personas que trabajan fuera de la protección firewall de una organización tienen que

confiar en su propio software de filtrado. Microsoft Outlook 2010 tiene varias opciones para tratar con correo no solicitado – correo basura.

Pre clasificar Correo Electrónico El programa puede desviar mensajes clasificados como correo basura a una carpeta.

Reconoce el correo basura haciendo referencia a un conjunto de reglas que identifican características de publicidad o mensajes no solicitados que han sido reenviados muchas veces. Puedes definir tus propias reglas para la preclasificación del correo de entrada y colocar mensajes en las carpetas que elijas. Puede configurar reglas para filtrar algunos mensajes y la marcar otros como importante. Una opción útil es separar el mail de entrada basado es si es que fue enviado a ti como destinatario principal o si se te envió como copia o copia oculta.

Aviso Fuera-de-Oficina Si es que estás fuera del trabajo u otra razón y no esperas responder a mensajes de

correo electrónico, puedes establecer una auto-respuesta automática para informar a las personas que no deben esperar una respuesta oportuna. Como alternativa, puedes hacer que el mensaje se auto-reenvíe a alguien que se está haciendo cargo mientras no estás.

Categorizar Mensajes de Correo Electrónico (Camila) Clasificar el correo entrante en carpetas separadas por lo

general requiere que revises los mensajes a menudo. Se asignan nombres de categorías a diferentes colores, y luego signas esos colores a varias categorías de correos electrónicos para que sea más fácil identificarlos.

Ordenar los Mensajes de Correo Electrónico La lista de mensajes de correo electrónicos puede ser

ordenada de forma ascendente o descendente en cualquiera de las columnas. Para cambiar el orden de clasificación, haz clic en el título nuevamente. Los mensajes que no han sido vistos están en la lista con fuente negrita y aquellos que han sido vistos por lo menos una vez tienen fuente normal.

Buscar Mensajes de Correo Electrónico Para encontrar un mensaje que contiene una palabra o

fecha en particular, puedes ingresar el contenido que quieres que coincida en el cuadro Buscar, y luego presiona Enter

ADMINISTRAR LOS RECURSOS DE CORREO ELECTRÓNICO (VILLAMAR)

Los servidores de correo electrónico almacenan mensajes y sus archivos adjuntos. Los mensajes antiguos pueden llenar el espacio de almacenamiento disponible en el disco duro. Hay muchas prácticas que los trabajadores pueden usar que permitirán al administrador de red gestionar los recursos.

Usar Referencias en lugar de Datos Adjuntos o Medios Integrados Muchas empresas proporcionan espacio de almacenamiento en un servidor de red al cual acceden grupos

de personas dentro de sus organizaciones. . En un correo electrónico, proporcionas la ubicación donde el archivo está almacenado.

Reenviar un Correo Electrónico en Cadena Antes del Internet, se distribuían cartas que contenían un mensaje instando a cada destinatario para que

escribiera 10 cartas duplicadas a sus amigos. Estas cartas se llamaban cartas en cadena. El proceso se ha transferido al Internet como correo electrónico en cadena, pero es magnificado por la facilidad con la que la gente puede reenviar mensajes a sus amigos.

Eliminar Correos Electrónicos Para borrar un mensaje de correo electrónico, selecciónalo, luego haz clic derecho sobre él y selecciona

Eliminar del menú desplegable o haz clic en el botón Eliminar de la barra de herramientas del cliente de correo, dos opciones; también puede presionar Suprimir en el teclado. El mensaje ha sido movido a la carpeta Elementos Eliminados, de la cual todavía puede ser recuperado.

USO PROFESIONAL Y EFECTIVO DE CORREO ELECTRÓNICO

El principal propósito es intercambiar información eficiente y efectivamente. Línea de Asunto Cuando escribes un email en el trabajo, ten presente que a la persona a la que le estas enviando el mensaje

tiene que lidiar con cientos de mensajes. En la línea Asunto, escribe una descripción breve del contenido o del propósito del mensaje.

Saludo Un saludo es un reconocimiento cortés con el que se inicia un mensaje. Es importante usar el grado correcto de

formalidad en el saludo. Muchas veces el mejor ser más formal de lo necesario que serlo menos de lo esperado. Cuerpo El cuerpo de un mensaje de correo electrónico debe tener las siguientes características. Mantén el mensaje lo más corto posible. Utiliza párrafos cortos, con espaciado simple con una línea en blanco entre los párrafos. Enfócate en el tema central, como lo definiste en el Asunto. Si es que tienes más de un tema, utiliza títulos o etiquetas para separarlos. Si es que estás respondiendo a una serie de preguntas, enumera o etiqueta las respuestas. Incluye el texto del mensaje previo para proporcionar contexto a tu respuesta – la mayoría de programas de

correo electrónico hacen esto por defecto cuando respondes.

Cierre El cierre debe coincidir con el saludo. Bloque de Firma El nombre del remitente y su información opcional de contacto debe seguir al cierre. Si es que tu dirección de correo electrónico muestra

completamente tu nombre en la parte del mensaje De: y el mensaje es informal, puedes solo utilizar tu primer nombre. Documentar Reuniones y Conversaciones Telefónicas Para evitar la confusión que podría resultar el problemas posteriores, puedes tomar notas durante una reunión y luego circularlas en un

mensaje de correo electrónico en el cual resumes los puntos principales de la discusión. La Importancia de Habilidades de Lectura Cuando te estás preparando para enviar un correo electrónico a personas que no tienen otra forma para conocerte, asegúrate de

demostrarles que valoras su opinión tomándote el tiempo para hacer lo siguiente: Verifica la dirección para asegurarte que sea la correcta para que el mensaje llegue acorde a lo esperado. Muestra consideración con las personas ocupadas limitando el uso de copias. Muestra consideración con las personas ocupadas haciendo que el Asunto sea corto y descriptivo. Escoge el nivel apropiado de formalidad en el saludo y cierre. Si es que no estás seguro de cómo manejar una situación, toma como

referencia una guía de estilo para escritura de negocios. Utiliza la opción de Revisar Ortografía para encontrar alguna palabra mal escrita que el programa reconoce como errores. Revisa la gramática y el uso de mayúsculas. Muchos clientes de correo electrónico tienen programas de revisión ortográfica pero pocos tienen

revisión de gramática. Si es que ésta área no es tu fuerte, escribe tu mensaje en un programa procesador de palabras avanzado que tenga revisión ortográfica y de gramática, como Microsoft Word. Revisa el texto y luego pégalo en el cuerpo del correo electrónico.

Muestra consideración con las personas ocupadas evitando largos párrafos de texto. Utiliza viñetas o listas numeradas para realizar puntos concisos.

Ten en cuenta tu audiencia. Evita utilizar modismos, abreviaciones, o referencias culturales que pueden no ser entendidas. Si es que un mensaje es muy importante, o si es que eres el representante de una organización frente a personas de afuera, pide a alguien

más que le dé una segunda revisión. Una perspectiva fresca encontrará errores o identificará debilidades. Debes estar preparado para de igual manera, devolver el favor. El seguir estas reglas demostrará al destinatario que valoras su opinión – el primer paso en causar una buena impresión.